T.C. İZMİR BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI BİLGİ İŞLEM DAİRESİ BAŞKANLIĞI ENTEGRE SİSTEMLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNERGE

Transkript

1 T.C. İZMİR BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI BİLGİ İŞLEM DAİRESİ BAŞKANLIĞI ENTEGRE SİSTEMLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNERGE BİRİNCİ BÖLÜM Genel Hükümler Amaç ve kapsam MADDE 1- (1) Bu Yönerge, Entegre Sistemler Şube Müdürlüğünün sorumluluğu kapsamındaki faaliyetleri, iş ve işlemlerin gerçekleştirilmesini, Entegre Sistemler Şube Müdürlüğünün yönetici ile personellerinin görev, yetki ve sorumluluklarını belirleyerek Müdürlüğün çalışma usul ve esaslarını düzenlemek amacıyla hazırlanmıştır. Dayanak MADDE 2- (1) Bu Yönerge, İzmir Büyükşehir Belediye Meclisinin gün ve 993 sayılı kararı ile uygun görülüp onaylanan Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliğe dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar MADDE 3- (1) Bu Yönergede ifade edilen; a) Başkanlık: İzmir Büyükşehir Belediye Başkanlığını, b) İBB/Belediye/Kurum: İzmir Büyükşehir Belediyesini, c) Üst Yönetim: Başkanlık, Genel Sekreterlik ve Genel Sekreter Yardımcılıklarını, ç) Daire Başkanlığı: Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığını, d) Daire Başkanı: Bilgi İşlem Dairesi Başkanını, e) Şube Müdürü: Entegre Sistemler Şube Müdürünü, f) Kurum Personeli: Büyükşehir Belediye Başkanlığı bünyesinde çalışan personeli, g) Daire Personeli: Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığında çalışan personeli, ğ) Personel: Entegre Sistemler Şube Müdürlüğüne bağlı olarak görev yapan memurları, sözleşmeli personelleri, daimi işçileri ve şirket personellerini, h) Yönetmelik: Bu Yönergenin dayanağı olan Daire Başkanlığının Yönetmeliğini, ı) Yönerge: Bu Yönergeyi, i) Kanun: Bu Yönergenin dayanağı olan Kanunları, j) Servis: Entegre Sistemler Şube Müdürlüğü nün müdürlük servislerini, k) Servis Sorumlusu: Müdürlük servislerinde yönetim tarafından belirlenmiş sorumlu kişiyi l) SGK: Sosyal Güvenlik Kurumunu, m) EBYS: Elektronik Belge Yönetim Sistemini, n) İYS: İtfaiye Yönetim Sistemini, o) BBYS: Belediye Bilgi Yönetim Sistemini tanımlar. İKİNCİ BÖLÜM Teşkilat, Organlar, Görev, Yetki ve Sorumluluklar Teşkilat MADDE 4- (1) Müdürlük, Daire Başkanlığına bağlı olarak İdari ve Mali İşler Servisi, EBYS Destek Bu belge, Servisi 5070 ve sayılı Proje Elektronik Yönetim İmza Servislerinden Kanununa göre oluşmaktadır. Güvenli Elektronik İmza ile imzalanmıştır. Evrak sorgulaması Entegre Sistemler Şube Müdürlüğünün görev, yetki ve sorumlulukları adresinden yapılabilir. MADDE 5- (1) Entegre Sistemler Şube Müdürlüğü'nün Görev, Yetki ve Sorumlulukları şunlardır; 1

2 a) Talepler doğrultusunda belediye birimleri ve bağlı kuruluşların ilgili birimleriyle işbirliği yaparak BBYS dışındaki yazılım ve donanım sistemleri için gerekli entegrasyonların koordinasyonunu sağlamak, b) Müdürlükçe takibi yapılan yazılım ve donanım entegrasyon projeleri veya belediye birimlerince talep edilen proje entegrasyonları için dış paydaşlar ile yapılacak koordinasyon ve işbirliği esaslarını belirlemek, c) Müdürlüğün görev alanına giren projelerde, sistemler arası çevrim içi ve çevrim dışı veri akışını ve koordinasyonunu sağlamak, ç) Akıllı şehirciliğe örnek teşkil edecek projeler hazırlamak, bu tarz çalışmalara paydaş olmak, gerekli koordinasyonu sağlamak, d) Teknik şartnamesine katkıda bulunduğu sistem entegrasyonu projeleri kapsamında proje sürecini yönetmek, ilgili birim ile birlikte testlerde bulunmak ve kabul sürecinde destek olmak, e) Belediye birimlerine sistem entegrasyonları hakkında danışmanlık yapmak ve teknik konularda destek vermek, f) Sistem entegrasyonu projeleri kapsamında yapılan protokoller çerçevesinde yazılımların ve servislerin birbirleri ile bütünleşik halde çalışmasını ve ortak veri paylaşımını sağlamak, g) Bilişim teknolojisindeki gelişmelere uygun olarak elektronik belge yönetim yazılımlarını kurmak, buna yönelik yazılımları geliştirmek ve güncellemek, ğ) EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) kapsamında kullanıcı yetki taleplerini intranet üzerinden oluşturulmuş yazılım aracılığıyla veya resmi yazı ile almak; bu talepler doğrultusunda kullanıcı yetkilerini düzenlemek, h) EBYS kapsamında Elektronik İmza (E-imza) istek, yenileme ve iptal taleplerini değerlendirmek ve işlemlerini yürütmek, İdari ve Mali İşler Servisinin görev ve sorumlulukları MADDE 6- (1) İdari ve Mali İşler Servisinin görev ve sorumlulukları şunlardır; a) İdari görevlere ilişkin işleri yürütmek, b) Müdürlük kadrosunda bulunan personellere ödeme, SGK bildirim iş ve işlemlerini yapmak, c) Müdürlüğün ihtiyaçları doğrultusunda avans, ödenek, bütçe, periyodik faaliyet, stratejik plan raporlamaları iş ve işlemlerinin hazırlanması, veri girişleri ve takibini yapmak, ç) Müdürlük tarafından yürütülen hizmetler gereği yapılması gereken alımları, bakım, onarım iş ve işlemleri ile ilgili hazırlık ve ödeme işlemlerinin takip etmek ve sonuçlandırmak, d) Satın alma yöntemi ile yürütülen hizmetlere ait ödeme evraklarının hazırlanması ve imza takibi iş ve işlemlerini yapmak, e) Alımı yapılan demirbaş/sarf malzemelere ait detay bilgileri kaydetmek, f) Taşınır işlem fişi (Dayanıklı Taşınır) Taşınır Mal Kayıt Takip Şube Müdürlüğüne gönderilerek demirbaş yazılımında bilgileri güncellemek, g) Müdürlükte bulunan, ekonomik ömrü dolmuş ve teknolojik anlamda yetersiz kalan demirbaş için Kayıttan Düşme Teklif ve Onay belgesini hazırlamak. Proje Yönetim Servisinin görev ve sorumlulukları MADDE 7- (1) Proje Yönetim Servisinin görev ve sorumlulukları şunlardır; a) Müdürlük sorumluluğunda bulunan projeleri yürütmek, b) Belediye birimlerine sistem entegrasyonları hakkında danışmanlık yapmak ve teknik konularda destek vermek, c) Talepler doğrultusunda Belediye birimleri ve bağlı kuruluşların ilgili birimlerinde kullanılan, Belediye Bilgi Yönetim Sistemi dışındaki yazılım ve donanım sistemlerinin birbirleri ile uyumlu çalışması için gerekli koordinasyonu sağlamak, ç) Takibi yapılan yazılım ve donanım entegrasyon projeleri veya talep edilen proje entegrasyonları için dış paydaşlar ile yapılacak işbirliğinin esaslarını belirlemek, d) Sistem entegrasyonu projelerinde, taleplere istinaden sistemler arası çevrim içi ve çevrim dışı veri akışını ve koordinasyonunu sağlanmak, Bu belge, 5070 e) sayılı Akıllı Elektronik şehirciliğe İmza Kanununa örnek teşkil göre edecek Güvenli projeler Elektronik hazırlamak, İmza ile imzalanmıştır. bu tarz çalışmalara paydaş olmak, Evrak sorgulaması gerekli koordinasyonu sağlamak, adresinden yapılabilir. 2

3 f) Teknik şartnamesine katkıda bulunduğu sistem entegrasyonu projeleri kapsamında, ilgili birim ile birlikte testlerde bulunmak ve talep edilirse kabul sürecinde destek olmak, g) Müdürlük çalışma alanı ile ilgili sektörel toplantı, seminer, konferans ve fuarlara katılarak gelişen teknolojileri takip eder ve bu teknolojilerden faydalanılması konusunda görüş ve önerilerde bulunmak, ğ) Müdürlüğümüz projelerinin satın alınması ile ilgili, şartname oluşturma, satın alma, kabul süreci ve hakediş aşamalarını gerçekleştirmek. EBYS Destek Servisinin görev ve sorumlulukları MADDE 8- (1) EBYS Destek Servisinin görev ve sorumlulukları şunlardır; a) EBYS yazılımının telefonla veya gerektiği durumlarda yerinde desteğini vermek, kullanıcılardan alınan sorunları ilk aşamada gidermek, giderilemeyen problemlerin çözülmesi için yüklenici firmaya ileterek problemin giderilmesini sağlamak, b) EBYS kullanımına ilişkin eğitimleri organize etmek ve vermek, c) Resmi yazı ile Müdürlüğümüz uzmanlığına başvurulan konularda görüşte ve/veya katkıda bulunmak, ç) Birimlerin talebi üzerine yapılan geliştirmeleri sisteme entegre etmeden önce test etmek veya ilgili birim kullanıcılarına test ettirmek, d) EBYS yazılımında, yeni kullanıcı açılması veya kullanıcıların yetkilerinin yürürlükteki bir prosedür çerçevesinde verilmesini sağlamak, e) EBYS yazılımında, personel hareketlerine göre gerektiğinde kullanıcıların yetkilerinin yürürlükteki bir prosedür çerçevesinde düzenlenmesi veya alınmasını sağlamak, f) Talepler doğrultusunda birimlerde kullanılan yazılımların EBYS ile uyumlu çalışması için gerekli entegrasyonu sağlamak, g) Kurum personellerinden gelen Elektronik İmza istek, yenileme ve iptal taleplerini değerlendirmek ve ilgili sertifikasyon kuruluşu ile iş ve işlemleri yürütmek, ğ) BYS yazılımına ilişkin yönetimin talep ettiği proje dokümanı ve analiz raporlarını hazırlamak, h) EBYS yazılımı kapsamında analiz, tasarım, geliştirme ve destek hizmetlerini sağlamak ve/veya yükleniciye sağlatmak, ı) Müdürlüğümüz uzmanlığına başvurulan konularda yöneticinin bilgisi dahilinde görüşte ve/veya katkıda bulunmak, i) EBYS yazılım analiz ve geliştirme hizmeti satın alınması ile ilgili, şartname oluşturma, satın alma, kabul süreci ve hakediş aşamalarını gerçekleştirmek. İdari ve Mali İşler Servisi personelinin görev ve sorumlulukları MADDE 9- (1) İdari ve Mali İşler Servisi Personelinin görev ve sorumlulukları şunlardır; a) Müdürlük idari işleri ve yazışmaları yapar, demirbaş ve sarf malzeme kayıtlarını tutar, b) Müdürlük adına gelen ve giden evrakları Elektronik Belge Yönetim Sistemi üzerinden takip eder, c) Bilgi Edinme birimlerinden gelen bilgi edinme taleplerini Bilgi Edinme Hakkı Kanunu kapsamındaki süreler içerisinde sonuçlandırır, ç) Müdürlük personelinin yurt içi ve yurt dışı geçici ve sürekli yol harcırahları işlemlerini yapar, d) Müdürlük kadrosunda bulunan stajyer öğrenci, memur personel, sözleşmeli personel ve şirket personellerine ait arazi tazminatları, fazla mesai, bordro ödemeleri, SGK bildirim iş ve işlemlerini yapar, e) Müdürlüğün ihtiyaçları doğrultusunda avans çekme ve avans kapama, ödeneklerin takibi, aktarımı, bütçe hazırlıkları, periyodik faaliyet raporlamaları, stratejik plan raporlamaları iş ve işlemlerinin hazırlanması, veri girişleri ve takibini yapar, f) Müdürlük tarafından yürütülen hizmetler gereği yapılması gereken mal ve hizmet alımları, periyodik bakım, onarım iş ve işlemleri ile ilgili hazırlık (şartname kontrolü, başkanlık oluru, malzeme sipariş formu) ve ödeme (fatura temini, mal muayene kabul işleri, ödeme evrakının hazırlanması ve imza aşamasının takibi) işlemlerinin takibini ve sonuçlandırılmasını yapar, g) Daire Başkanlığı Müdürlüklerince talebi yapılmış ve satın alma yöntemi ile yürütülen hizmetlere ait aylık ödemeler ile ilgili ödeme evraklarının hazırlanması ve imza takibi ile ödeme sonrası ilgili birime Bu belge, ödemeye 5070 sayılı ait dekontların Elektronik İmza ulaştırılması Kanununa iş göre ve işlemlerini Güvenli Elektronik yapar, İmza ile imzalanmıştır. Evrak sorgulaması ğ) Taşınır Mal Kayıt Takip Şube Müdürlüğü tarafından demirbaş yazılımına adresinden kaydedildikten yapılabilir. Alımı yapılan demirbaş/sarf malzemeler sonra cihaza ait detay bilgilerini kaydeder, 3

4 h) Demirbaş/sarf malzemeleri, talep eden birimlere Demirbaş Zimmet Tutanağı ile teslim eder. Demirbaş zimmeti yapılan birime devir işlemlerini yapar. İlgili birimden gelen Taşınır İşlem fişini Taşınır Mal Kayıt Takip Şube Müdürlüğüne göndererek demirbaş yazılımında ilgili bilgileri günceller, ı) Müdürlükte bulunan, ekonomik ömrü dolmuş ve teknolojik anlamda yetersiz kalan demirbaş için Kayıttan Düşme Teklif ve Onay belgelerini hazırlar. Proje Yönetim Servisi personelinin görev ve sorumlulukları MADDE 10- (1) Proje Yönetim Servisi Personelinin görev ve sorumlulukları şunlardır; a) Müdürlük sorumluluğunda bulunan projelerin yürütülmesi çalışmalarını yapar, b) Diğer birimlerin sistem entegrasyonları hakkında danışmak istediği teknik konularda amirinin bilgisi dahilinde destek verir, c) Talepler doğrultusunda Belediye birimleri ve bağlı kuruluşların ilgili birimlerinde kullanılan, Belediye Bilgi Yönetim Sistemi dışındaki yazılım ve donanım sistemlerinin birbirleri ile uyumlu çalışması için gerekli koordinasyonu sağlar, ç) Takibi yapılan donanım sistem entegrasyonu projeleri veya talep edilen proje entegrasyonları için belediye birimleri ve dış paydaşlar arasında yapılacak işbirliğinin esaslarını belirler, d) Sistem entegrasyonu projelerinin görev alanına giren konularda, sistemler arası çevrim içi veya çevrim dışı veri akışını ve koordinasyonunu sağlar, e) Akıllı şehirciliğe örnek teşkil edecek projeler hazırlar, bu tarz çalışmalara paydaş olur, gerekli koordinasyonu sağlar, f) Teknik şartnamesine katkıda bulunduğu sistem entegrasyonu projeleri kapsamında, ilgili birim ile birlikte testlerde bulunur ve talep edilirse kabul sürecinde destek çalışması yapar, g) Müdürlük çalışma alanı ile ilgili sektörel toplantı, seminer, konferans ve fuarlara katılarak gelişen teknolojileri takip eder ve bu teknolojilerden faydalanılması konusunda görüş ve önerilerde bulunur, ğ) Müdürlüğümüz projelerinin satın alınması ile ilgili, şartname oluşturma, satın alma, kabul süreci ve hakediş aşamalarını gerçekleştirir. EBYS Destek Servisi personelinin görev, yetki ve sorumlulukları MADDE 11- (1) EBYS Destek Servisi Personelinin görev ve sorumlulukları şunlardır; a) EBYS yazılımının telefonla veya gerektiği durumlarda yerinde desteğini verir, kullanıcılardan alınan sorunları giderir, giderilemeyen problemleri çözülmesi için yüklenici firmaya iletir ve problemin firma tarafından giderilmesi sürecini takip eder, b) EBYS yazılımının kullanıcı ve yönetici eğitimlerini organize eder ve verir, c) Resmi yazı ile müdürlüğümüz uzmanlığına başvurulan konularda görüş ve/veya katkıda bulunur, ç) Birimlerin talebi üzerine yapılan geliştirmeleri ve yazılım güncellemelerini sisteme entegre etmeden önce test eder veya ilgili birim kullanıcılarına test ettirir, d) EBYS yazılımında, yeni kullanıcı açılması veya kullanıcıların yetkilerinin yürürlükteki bir prosedür çerçevesinde verilmesini sağlar, e) EBYS yazılımında, gerektiğinde birim personellerinin yetkilerinin yürürlükteki bir prosedür çerçevesinde düzenler ve/veya alır, f) Talepler doğrultusunda birimlerde kullanılan yazılımların EBYS ile uyumlu çalışması için gerekli entegrasyonu sağlar, g) Kurum personellerinden gelen Elektronik İmza istek, yenileme ve iptal taleplerini değerlendirir ve ilgili sertifikasyon kuruluşu ile iş ve işlemleri yürütür, ğ) EBYS yazılımına ilişkin amirinin talep ettiği proje dokümanı ve analiz raporlarını hazırlar, h) EBYS yazılımı kapsamında analiz, tasarım, geliştirme ve destek hizmetlerini sağlar ve/veya yükleniciye sağlatır, ı) Müdürlüğümüz uzmanlığına başvurulan konularda amirinin bilgisi dahilinde görüşte ve/veya katkıda bulunur, i) EBYS yazılım analiz ve geliştirme hizmeti satın alınması ile ilgili, şartname oluşturma, satın alma ve kabul süreci ve hakediş aşamalarını gerçekleştirir, Bu belge, 5070 Denetim sayılı Elektronik İmza Kanununa göre Güvenli Elektronik İmza ile imzalanmıştır. Evrak sorgulaması MADDE (1) Müdürlük Çalışmaları ve sonuçları, Müdürlüğün bağlı bulunduğu adresinden yapılabilir. Genel Sekreter Yardımcısı tarafından denetlenir. Gerekli görülen durumlarda denetim, Genel Sekreter veya Belediye 4

5 Başkanı tarafından da yapılabilir. (2) Müdürlük, Üst Yönetimin talimatı üzerine, çalışmaları ile ilgili her türlü bilgi ve belgeyi inceleme ve denetlemeye esas olmak üzere sunmakla yükümlüdür. (3) Belediyenin denetleme organı tarafından yapılacak inceleme ve denetim yalnızca şefliğin işlemleri, defter ve kayıtları ile bunlara ilişkin idari ve mali sonuçları kapsar. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Entegre Sistemler Şube Müdürlüğünün Çalışma Usul ve Esasları Müdürlüğün çalışma usul ve esasları MADDE 13- (1) Entegre Sistemler Şube Müdürlüğünün çalışma usul ve esasları şunlardır; a) Belediye birimleri ve bağlı kuruluşların ilgili birimlerinden gelen yazılım ve donanım sistemi entegrasyon talebi teknik olarak değerlendirilir. Entegrasyon teknik açıdan yapılabilir ise gerekli onay süreci işletilir. Onay sürecini takiben iki sistem arasında planlanan entegrasyon için gerekli teknik altyapı ve standartlar taraflara bildirilerek gerekli koordinasyon sağlanır. b) Müdürlükçe takibi yapılan yazılım ve donanım entegrasyon projeleri veya belediye birimlerince talep edilen proje entegrasyonları için dış paydaşlar ile yapılacak entegrasyon süreci ve bu süreç içerisinde yapılacak çalışmaların esasları belirlenerek kurum entegrasyon esaslarının standartlaşması sağlanır. c) Müdürlüğün görev alanına giren projelerde, sistemler arası çevrim içi ve çevrim dışı veri akışının sağlanması için ilgili birim yetkilileri ve teknik personellerle görüşülür, görüşmeler neticesinde kurumun veri akışı ile ilgili esasları belirlenir. ç) Teknik şartnamesine katkıda bulunduğu sistem entegrasyon proje süreçlerinde proje yetkilileri ile beraber entegrasyonların yöntemleri hakkında görüşmeler yapılır. Entegrasyonun teknik şartnamedeki isterlere uygun hazırlanması sağlanır. Kabul aşamalarında gerekli testlerin yapılarak entegrasyonun teknik isteklere uygunluğu denetlenir. d) Sistem entegrasyonları için hazırlanan protokoller çerçevesinde servislerin çalışması denetlenir. Çalışmayan servisler hakkında ilgili birimler uyarılarak veri paylaşımının sürekliliği sağlanır. e) Birimlerden yazılı olarak gelen sistem entegrasyonları hakkında bilgi talepleri teknik açıdan değerlendirilir. Değerlendirme neticesi birimlere yazılı olarak bildirilir. f) EBYS kapsamında kullanıcı yetki taleplerini intranet üzerinden oluşturulmuş yazılım aracılığıyla veya resmi yazı ile alınır; bu talepler doğrultusunda kullanıcı yetkileri düzenlenir. g) EBYS kapsamında Elektronik İmza (E-imza) istek ve yenileme talepleri için talebi yapan kullanıcı tarafından sertifikasyon kuruluşunun internet sayfasında bulunan talep bölümü doldurulur ve başvuru tamamlanır. Başvurunun çıktısı alınarak imzalanır ve müdürlüğe gönderilir. Müdürlüğe gelen talep sertifikasyon kuruluşuna iletilerek süreç takip edilir. İdari ve Mali İşler Servisinin çalışma usul ve esasları MADDE 14- (1) İdari ve Mali İşler Servisinin çalışma usul ve esasları şu şekildedir; a) Müdürlük adına gelen ve giden evraklar İBB uygulamalar evrak programına kaydedilerek Müdürlükçe yapılan havale sonrası ilgili servis veya kişiye iç zimmet evrakı ile teslim edilir. Resmi yazışmalarda uyulacak esas ve usuller hakkında yönetmeliğe uygun ve Bilgi Edinme Hakkı Kanunu kapsamındaki süreler içerisinde sonuçlandırılır. b) Müdürlük kadrosunda bulunan stajyer öğrenci, memur personel, sözleşmeli personel ve şirket personellerine ait arazi tazminatları, fazla mesai, bordro ödemeleri, SGK bildirim iş ve işlemleri uygulamadaki usullere göre yapılarak sonuçlandırılır. c) Müdürlük personelinin yurt içi ve yurt dışı geçici ve sürekli yol harcırahları işlemleri yapılır, ç) Müdürlüğün ihtiyaçları doğrultusunda avans çekme ve avans kapama, ödeneklerin takibi, aktarımı, bütçe hazırlıkları, periyodik faaliyet raporlamaları, stratejik plan raporlamaları iş ve işlemlerinin hazırlanması, veri girişleri ve takibi yürürlükteki ilgili yönetmelik ve yönergelere göre yapılır. d) Müdürlük tarafından yürütülen hizmetler gereği yapılması gereken mal ve hizmet alımları, Bu belge, periyodik 5070 sayılı bakım, Elektronik onarım İmza iş Kanununa ve işlemleri göre ile Güvenli ilgili Elektronik hazırlık (şartname İmza ile imzalanmıştır. kontrolü, başkanlık oluru, malzeme Evrak sorgulaması sipariş formu) ve ödeme (fatura temini, mal muayene kabul işleri, ödeme evrakının adresinden hazırlanması yapılabilir. ve imza 5

6 aşamasının takibi) işlemlerinin takibi ve sonuçlandırılması yürürlükteki ilgili yönetmelik ve yönergelere göre yapılır. e) Daire Başkanlığı Müdürlüklerince talebi yapılmış ve satın alma yöntemi ile yürütülen hizmetlere ait aylık ödemeler ile ilgili ödeme evraklarının hazırlanması ve imza takibi ile ödeme sonrası ilgili birime ödemeye ait dekontların ulaştırılması iş ve işlemleri ilgili mevzuatlara göre yapılır. f) Alımı yapılan demirbaş/sarf malzemeleri Taşınır Mal Kayıt Takip Şube Müdürlüğü tarafından cihaz demirbaş yazılımına kaydedildikten sonra cihaza ait detay bilgiler Müdürlük Ambar/Demirbaş Personeli tarafından aynı programda kaydedilir. g) Demirbaş talep eden Müdürlüklere Demirbaş Zimmet Tutanağı ile teslim edilir. Demirbaş zimmeti yapılan Müdürlüğe devir işleri için devir talebi yapılır. İlgili müdürlükten Taşınır İşlem fişi (Dayanıklı taşınır) gelir. Taşınır işlem fişi (Dayanıklı Taşınır) Taşınır Mal Kayıt Takip Şube Müdürlüğüne gönderilerek demirbaş yazılımında bilgiler güncellenir. ğ) Müdürlükte bulunan, ekonomik ömrü dolmuş ve teknolojik anlamda yetersiz kalan demirbaş için Ambar/Demirbaş Personeli tarafından Kayıttan Düşme Teklif ve Onay belgesi hazırlanır. Taşınır Mal Kayıt Takip Şube Müdürlüğü tarafından demirbaş düşüm işleri yapılır. Proje Yönetim Servisinin çalışma usul ve esasları MADDE 15- (1) Proje Yönetim Servisinin çalışma usul ve esasları şu şekildedir; a) Müdürlük sorumluluğunda bulunan projelerin şartname hazırlıkları yapılarak Satınalma Dairesi Başkanlığına gönderilir. Satınalma Dairesi Başkanlığının talebi doğrultusunda yaklaşık maliyet ve ihale aşamalarında görev yapılır. Satın alım işlemleri tamamlanan projenin gerçekleştirme ve kabul aşamalarında denetleme faaliyetleri yapılır. Satın alınan işin teknik şartnamenin gerektirdiği şekilde yapılması sağlanır. İşin yapımı sırasında tespit edilen teknik şartname ile uyumsuz imalat, yazılım veya cihazlar hakkında kayıtlar tutulur ve yüklenici firmaya düzeltme çalışmaları yaptırılır. b) Birimlerden gelen danışmanlık talebi değerlendirilir. Bilgi talebi istenen konu servisin sorumluluk ve ihtisas alanı içerisinde ise amirlerin bilgisi dahilinde gerekli açıklama karşı tarafa yapılır. c) Birimlerde kullanılan farklı iki yazılımın birbiri ile uyumlu çalışması için birimlerden gelen yazılı talep değerlendirilir. Değerlendirme neticesinde iki yazılımın hangi yöntemlerle entegre edileceği ve gereksinimler belirlenir. Gereksinimlerin durumlarına ve miktarlarına uygun şekilde entegrasyon takvimi hazırlanarak karşılıklı olarak imza altına alınır. Birimlerin kararlaştırılan takvime uygun olarak ilerlemeleri ve entegrasyon sonuçları takip edilerek gerekli dokümantasyon işlemleri yapılır. ç) Takibi yapılan donanım sistem entegrasyonu projeleri veya talep edilen proje entegrasyonları için belediye birimleri ve dış paydaşlar arasında yapılacak işbirliğinin esasları belirlenir. Belirlenen esaslar takibi yapılan projeler için şartnameye eklenir. Birimlerin talep ettiği proje entegrasyonlarında ise izlenecek yol ve esaslar yazılı olarak birime iletilir. d) Sistem entegrasyonu projelerinin görev alanına giren konularda, yukarıda belirtilen esaslara uygun olarak veri akışında aksama olmaması amacıyla koordinasyon çalışmaları yapılır. e) Yurt içinde ve yurt dışında yapılan akıllı şehir çalışmaları incelenerek yeni projeler geliştirilir. Birimlerin akıllı şehirler projelerinin hayata geçirilmesi esnasında aynı verinin birbirinden bağımsız kullanılmasının yaratacağı yoğunluk ve maliyetin engellenmesi çalışmaları yapılarak birimlere uyarılarda bulunulur. f) Teknik şartnamesine katkıda bulunduğu sistem entegrasyonu projeleri kapsamında, ilgili birim ile birlikte testler yapılır. Testlerde ortaya çıkan sonuçlar birime yazılı olarak bildirilir. Birimlerden gelen yazılı talebe istinaden kabul faaliyetlerine destek olunur. g) Müdürlük çalışma alanı ile ilgili sektörel toplantı, seminer, konferans ve fuarlara katılarak gelişen teknolojileri takip edilir ve bu teknolojilerden faydalanılması konusunda görüş ve önerilerde bulunulur. ğ) Müdürlüğümüz projelerinin satın alınması ile ilgili, şartname oluşturma, satın alma, kabul süreci ve hakediş aşamaları gerçekleştirilir. EBYS Destek Servisi çalışma usul ve esasları MADDE 16- (1) EBYS Destek Servisinin çalışma usul ve esasları şu şekildedir; a) Kullanıcı tarafından yapılan değişiklik ve geliştirme talepleri Intranet Yazılım Talep sayfası Bu belge, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununa göre Güvenli Elektronik İmza ile imzalanmıştır. Evrak sorgulaması üzerinden alınır. EBYS destek personeli tarafından değerlendirilen talep amirinin onayı adresinden doğrultusunda yapılabilir. analiz edilerek sonuçlandırılır veya yüklenici tarafından sonuçlandırılması sağlanır. 6

7 b) Kullanıcı tarafından telefon aracılığıyla EBYS destek personeline iletilen talep/sorun kullanıcının bilgisayarına uzaktan erişim sağlanarak karşılanmaya/çözülmeye çalışılır. Talebin veya sorunun sonuçlandırılamadığı durumlarda yerinde destek verilir. Giderilemeyen veya karşılanamayan talep/sorunun çözülmesi için yüklenici firmaya iletilir firma tarafından karşılanması/giderilmesi süreci takip edilir. c) Birimlerden gelen eğitim talebi kayıt altına alınır. Gelen talepler değerlendirilerek eğitim tarih, saat ve yer organizasyonu yapılır. Eğitim tarih, saat ve yer bilgisi birimlere duyulur. Belirtilen tarih ve yerde eğitim verilir. Eğitime katılan personeli ilişkin katılımcı imza listesi oluşturulur. ç) Resmi yazı ile müdürlüğe gelen görüş talepleri değerlendirilir. Değerlendirme resmi yazı ile ilgili birime iletilir. d) Birimlerin talebi üzerine yapılan geliştirmeler ve yazılım güncellemeleri değerlendirilir. Uygun görülmesi durumunda analiz edilerek gerekli geliştirme ve/veya güncelleme yapılır. Yapılan işlem sisteme entegre edilmeden önce EBYS destek personelleri tarafından veya ilgili birim kullanıcılarıyla birlikte test edilir. Aksaklık görülmesi durumunda gerekli düzenlemeler yapılır veya yükleniciye yaptırılır. Uygun görülmeyen talepler açıklaması ile birlikte ilgili birime iletilir. e) EBYS yazılımında, yeni kullanıcı açılması için veritabanında Bilgi İşlem Şube Müdürlüğü tarafından kullanıcı hesabı oluşturulması sağlanır. Ardından kurum bilgi yönetim sistemleri üzerinden kullanıcılar tanımlanır. Kullanıcılar EBYS üzerine entegrasyonla aktarılır. Kullanıcıların EBYS yetkileri verilir. f) EBYS yazılımında, personel hareketlerine göre Intranet üzerinden gelen talepler doğrultusunda BBYS üzerinden gerekli kontroller yapılarak yetkileri düzenlenir ve/veya alınır, g) Birimlerden gelen EBYS entegrasyon talebi değerlendirilir. İlgili birim ile entegrasyonun yapılabilirliği teknik olarak incelenir. Entegrasyon yazılımsal olarak yapılabilir ise karşılıklı tutanak altına alınarak yüklenici firmalara talep iletilir ve takibi yapılır. ğ) E-imza talepleri resmi yazı ile müdürlüğümüze iletilir. Toplanan talepler listelenerek Kurum E- imza Yetkilisi tarafından sertifikasyon merkezine iletilir. Sertifikasyon merkezi tarafından listede bilgisi bulunan personele e-posta üzerinden sertifikasyon doğrulama linki gönderilir. Personel bu link üzerinden başvurusunu yaparak çıktısını alır ve Kurum E-imza Yetkilisine elden iletir. E-imza Sertifikasyon Merkezi tarafından personele posta yolu ile iletilir. Kullanıcı E-imzasını aldıktan sonra şifre işlemlerini yapar. h) EBYS yazılımına ilişkin amirinin talep ettiği proje doküman ve analiz raporlarını hazırlanır. ı) EBYS yazılımı kapsamında analiz, tasarım, geliştirme ve destek hizmetleri yüklenici firma ile sağlanır. i) Birimler tarafından resmi yazı ile Müdürlüğümüz uzmanlığına başvurulan konularda amirin bilgisi dahilinde görüşte ve/veya katkıda bulunulur, j) EBYS yazılım analiz ve geliştirme hizmeti satın alınması ile ilgili, şartname oluşturulur, satın alma, kabul süreci ile hakediş aşamalarında görev alınır. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Çeşitli ve Son Hükümler Yürürlük MADDE 17- (1) Bu Yönerge, Üst Yönetici tarafından onaylandığı tarihten itibaren yürürlüğe girer. Yürütme MADDE 18- (1) Bu Yönergenin hükümlerini Üst Yönetici adına Bilgi İşlem Dairesi Başkanı yürütür. O L U R E-İmzalıdır Dr. Buğra GÖKCE Başkan a. Genel Sekreter Bu belge, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununa göre Güvenli Elektronik İmza ile imzalanmıştır. Evrak sorgulaması adresinden yapılabilir. 7