PROJEDE iletişim YöNETiMi

Ebat: px

Şu sayfadan göstermeyi başlat:

Download "PROJEDE iletişim YöNETiMi"

Ilhami Sançar
8 yıl önce
İzleme sayısı:

1 GÜZ YARIYILI PROJE YAPIM YÖNETİMİ DERSİ PROJEDE iletişim YöNETiMi T.GAMZE ÇELİK

2 Proje İletişim Yönetimi, proje bilgilerinin zamanında ve uygun şekilde üretilmesi, toplanması, dağıtılması, saklanması, erişilmesi ve nihai olarak tanzim edilmesi için gereken süreçleri içerir. Proje yöneticileri zamanlarının büyük bir bölümünü hem organizasyon içi hem de organizasyon dışı proje paydaşları ile iletişim kurmaya ayırırlar.

3 Etkin bir iletişim, farklı kültürel ve organizasyonel geçmişleri, farklı deneyim düzeylerini ve farklı bakış açılarını birleştirerek projeyle ilişkili çok farklı özelliklere sahip paydaşlar arasında bir köprü oluşturur.

açılarını birleştirerek projeyle ilişkili çok farklı

4 Proje İletişim Yönetimi süreçleri şu şekildedir; 1.Paydaşların Belirlenmesi (Initializing) : Bu süreç içersinde projeden pozitif veya negatif etkilenecek bütün paydaşlar belirlenir. Bu paydaşlar proje üzerinde olabilecek etkileri ve sorumlulukları bazında gruplanırlar. 2.İletişimin Planlanması (Planning) : Bu süreç içersinde daha önceden belirlenmiş paydaşlar ile ne şekilde, ne zaman iletişimin gerçekleştirileceği planlanır. 3.Bilgilerin Dağıtılması (Execution) : Bu süreç içersinde iletişim proje esnasında planlanmış şekilde yürütülür. 4.Paydaş Beklentilerinin Yönetilmesi (Control) : Bu süreç içersinde gerçekleşen veya gerçekleşebilecek paydaş beklentilerinin yönetilir. 5.Performansın Raporlanması (Reporting) : Bu süreç içersinde özellikle projenin performans raporlamasının nasıl ve hangi sıklıkla yapılacağı belirlenir ve gerçekleştirilir.

İletişimin Planlanması (Planning) : Bu süreç içersinde daha önceden belirlenmiş paydaşlar ile ne şekilde, ne zaman iletişimin gerçekleştirileceği planlanır. 3.

5 1. Paydaşların Belirlenmesi: Paydaşların belirlenmesi projeden etkilenen tüm kişi ve organizasyonların belirlenmesi ve onların çıkarlarına, projeyle ilişkilerine ve projenin başarısı üzerindeki etkilerine ilişkin bilgilerin belgelenmesi sürecidir. 2. İletişimin Planlanması: İletişimin planlanması süreci, paydaşların bilgi ve iletişim ihtiyaçlarına yanıt vermek için yürütülür; örneğin, kimin hangi bilgiye ne zaman ihtiyaç duyacağı, bu bilgilerin onlara nasıl ve kimin tarafından verileceği gibi konularda kararlar alınır. Proje bilgilerinin iletişimi tüm projeler için ortak bir ihtiyaç olmakla birlikte, bilgi ihtiyaçlarında ve bilgi dağıtımı metodlarında büyük farklılıklar görülür.

İletişimin Planlanması: İletişimin planlanması süreci, paydaşların bilgi ve iletişim ihtiyaçlarına yanıt vermek için yürütülür; örneğin, kimin hangi bilgiye ne zaman

6 3. Bilgilerin Dağıtılması: Bilgilerin dağıtılması planlandığı şekilde ilgili bilgilerin proje paydaşlarına sunulması sürecidir. Proje yaşam döngüsünün tamamı boyunca ve tüm yönetim süreçlerinde yerine getirilir. Ancak odaklanılması gereken süreç, iletişim yönetim planının uygulanmasını ve beklenmedik bilgi taleplerine yanıt verilmesini de içeren yürütme sürecidir. Bilgilerin Dağıtılması sürecinin olağan çıktıları şu şekildedir; Paydaş Bildirimleri Proje Raporları Proje Sunumları Proje Kayıtları Paydaşlardan gelen geribildirimler Alınan derslere ilişkin belgeler

Ancak odaklanılması gereken süreç, iletişim yönetim planının uygulanmasını ve beklenmedik bilgi taleplerine yanıt verilmesini de içeren

7 4. Paydaş Beklentilerinin Yönetilmesi: Paydaş beklentilerinin yönetilmesi, paydaşların ihtiyaçlarını karşılamak ve ortaya çıkan sorunları ele almak üzere onlarla iletişim kurma ve birlikte çalışma sürecidir. Beklentilerin yönetilmesi, paydaşların projenin faydalarını ve risklerini anlamalarını sağlayarak projenin başarı olasılığını arttırır. Böylece paydaşların projenin aktif destekçileri olmaları ve projedeki seçeneklerin risk değerlendirmelerine yardım etmeleri sağlanır. Kişilerin projeye tepkileri tahmin edilirse, bu kişilerin desteklerini kazanmaya ya da potansiyel negatif etkileri en aza indirmeye yönelik önleyici eylemlerde bulunabilinir. Proje yöneticisi paydaş beklentilerinin yönetiminden sorumludur. Paydaş beklentilerinin aktif şekilde yönetilmesi, çözülmemiş paydaş sorunları yüzünden projenin amaçlarına ve hedeflerine ulaşmaması riskini azaltır ve proje boyunca yaşanabilecek kesintileri sınırlar.

Böylece paydaşların projenin aktif destekçileri olmaları ve projedeki seçeneklerin risk değerlendirmelerine yardım etmeleri sağlanır.

8 5. Performansın Raporlanması: Performansın raporlanması, durum raporları, ilerleme ölçümleri ve öngörüler gibi performans bilgilerinin toplanması ve dağıtılması sürecidir. Performans raporlaması süreci, gerek projedeki ilerlemenin ve performansın anlaşılması ve iletilmesi gerekse proje sonuçlarının öngörülmesi amacıyla temel çizgi verilerinin ve gerçekleşen verilerin karşılaştırmalı olarak periyodik bir şekilde toplanmasını ve analiz edilmesini içerir. Performans raporları, hedef kitlenin her bir üyesine uygun düzeyde bilgi sağlamalıdır. Format, basit bir durum raporundan daha ayrıntılı raporlara kadar değişiklik gösterebilir.

Performans raporlaması süreci, gerek projedeki ilerlemenin ve performansın anlaşılması ve iletilmesi gerekse proje sonuçlarının öngörülmesi amacıyla temel

9 Proje, paydaşlarının belli bir amaç doğrultusunda geçici bir süre bir araya geldikleri bir ortam olduğundan, iletişim çok önem kazanmaktadır. Uzun süre bir arada yaşamış ve yaşayacak olan insanların örneğin bir aile içinde Veya hiyerarşik yapıdaki bir iş ortamında bir şekilde denge gelmiş bir iletişim mekanizması vardır. Fakat projede belirli bir süre içinde performans göstermesi gereken farklı yapıdaki insanların arasında etkin bir iletişim ortamı kurmak gerekmektedir. Bu olgu proje iletişim yönetimini ve iletişim planını önemli kılar.

Uzun süre bir arada yaşamış ve yaşayacak olan insanların örneğin bir aile içinde Veya hiyerarşik yapıdaki bir iş ortamında bir şekilde

10 Bir projenin iletişim planının merkezinde proje lideri bulunmalıdır. Doğru olan, tüm bilgilerin proje liderine akması ve onun tarafından dağıtılmasıdır. Proje uygulamalarında ise buna aykırı bir çok uygulamaya rastlanmaktadır. Örneğin proje liderinin rapor ettiği kişinin, (genellikle sponsorun) ekipten birisine doğrudan bir talimat vermesi çok rastlanan bir olaydır. Veyahut müşteri, ekip elemanlarından herhangi birine isteklerini iletme yetkisini görür, onun sözlerini de bir taahhüt olarak alır.

Proje uygulamalarında ise buna aykırı bir çok uygulamaya rastlanmaktadır.

11 Bazen olayları hızlandırdığı için faydalı olabilen bu tür davranışlar sonunda olumsuzluklar doğurur.bu nedenle eğer tüm bilgiyi proje lideri tarafından akıtmak mümkün olamıyorsa bile onun yokluğunda olan olayları en kısa zamanda kendisine ulaştırmak gerekir. Bu noktada, proje paydaşlarının beklentilerini irdelemeye ve iletişim yönetimine yansımalarına bakılmaya çalışılacaktır.

bu nedenle eğer tüm bilgiyi proje lideri tarafından akıtmak mümkün olamıyorsa bile onun

12 MÜŞTERİ Müşteri, projenin zamanında ve kendi kalite beklentisine uygun olarak tamamlanmasını beklemektedir. Bu nedenle kendisine, belli aralıklarla İşlerin onun istediği doğrultuda gittiğine veya beklentilerini değiştirmesi için işlerin yolunda gitmediğine dair bilgi verilmelidir. Müşteriye düzenli sürelerde (sürenin ne olacağı her bir proje ve Müşteri için özel olarak belirlenmelidir) proje hakkında yazılı veya sözlü geri bildirimde bulunulmalıdır. Bu genelde proje gelişim raporu olarak adlandırılır. Projenin belirli aşamalarına, kilometre taşlarına ulaşıldığında müşteri İle birlikte proje değerlendirme toplantısı yapılmalı ve projenin durumu beraberce gözden geçirilmelidir.toplantının sonunda bir toplantı notunun yayınlanması unutulmamalıdır.

Müşteriye düzenli sürelerde (sürenin ne olacağı her bir proje ve Müşteri için özel olarak belirlenmelidir) proje hakkında yazılı veya sözlü geri bildirimde bulunulmalıdır.

13 SPONSOR Projenin zamanında ve öngörülen kaynaklarla bitmesini, olumsuz bir sürprizle karşılaşmamayı, problemleri çözülmüş olarak önüne gitmenizi ve onun vaktini fazla almamanızı bekler. Buna karşılık proje ekibinin sponsordan beklentisi,sponsorun projeye destek olması, ekibin yaptığı iyi işleri görmesi ve olası ek kaynak İhtiyacına olumlu yanıt vermesidir. Sponsora belli frekanslarla proje hakkında yazılı veya sözlü geri bildirimde bulunulmalıdır. Projenin planlanandan sapmalarını (olumlu veya olumsuz yönde) belli aralıklarla, gerçekçi olarak ve somut sayılarla sponsora bildirilmelidir.

Buna karşılık proje ekibinin sponsordan beklentisi,sponsorun projeye destek olması, ekibin yaptığı iyi işleri görmesi ve olası ek kaynak İhtiyacına

14 PROJE EKİBİ Proje ekibinin kendi içindeki iletişim, tahmin edebileceği gibi en iyi kurgulanması gerekendir. Proje ekibi farklı kültürlerden farklı birimlerden geçici bir süre için bir araya gelmiş bir gruptur. Hem kendi üzerlerine düşen görevi en iyi şekilde yapmak, hem de kendi yaptıkları işi diğer ekip üyelerinin işleri ile koordineli yapmak durumundadır. Proje ekip üyeleri, projenin genel gidişi hakkında bilgilenmek, ortaya çıkan problemler hakkında görüş alış verişinde bulunmak ve kendi ürettiklerinin projenin tümü içindeki yerini görmek isterler. Proje liderinin ekipten beklentisi, işlerin vaktinde ve kaliteli olarak tamamlandığını duymaktır.

Hem kendi üzerlerine düşen görevi en iyi şekilde yapmak, hem de kendi yaptıkları işi diğer ekip üyelerinin işleri ile koordineli yapmak durumundadır.

15 Belli aralıklarla tüm proje ekibinin bir araya geldiği bir toplantı düzenlenmelidir. Bu toplantı kesinlikle gerekenden uzun olmamalıdır. Proje liderinin ve ekip elemanlarının birbirlerini bilgilendirmeleri ve bir sonraki periyotta çıkacak problemleri tartışma toplantısıdır. Özel sorunlar çıktığında bu sorunun çözümü için yalnızca konuya katkıda bulunabileceklerin katılımıyla toplantı düzenlenmelidir.

Proje liderinin ve ekip elemanlarının birbirlerini bilgilendirmeleri ve bir sonraki periyotta

16 Paydaşların birbirinden kopuk olduğu projelerin başarı şansının daha düşük olduğuna karşılık proje tümüyle bir sürekli iletişim platformuna da dönüşmemelidir. Bu nedenle; İletişimin azı kadar, fazlası da verimi düşürür, Verimli toplantı yönetimi ile ilgili kuralların unutulmaması gerekir.

17 KAYNAKÇA; PROJE YÖNETİMİ GENEL BİLGİLENDİRME Semineri-İpek KOSTAK İLERİAK Çevre Mühendisi - Yönetim Danışmanı 2.Proje ve Yapım Yönetimi Kongresi 2012 İzmir Türesoy, M., Yapı Üretiminde Süre Tahmini ve Yapım Süresini Etkileyen Faktörler, Yüksek Lisans Tezi, İ.T.Ü. Fen Bilimleri Enstitüsü, İstanbul. Can Atuf Kansu-Proje Yönetimi 4.Newton,Richard,1964,Çeviren:İlker Gülfidan, Adım Adım Proje Yönetimi, Optimist Yayın seminer.metu.edu.tr/notlar/908/proje_ pdf Proje-yönetimi-nedir.metaarama.com-

Can Atuf Kansu-Proje Yönetimi 4.Newton,Richard,1964,Çeviren:İlker Gülfidan, Adım Adım Proje Yönetimi, Optimist Yayın seminer.metu.edu.

Benzer belgeler

3- PROJENIN BAŞLATıLMASı: PROJE KAPSAM YÖNETIMI

3- PROJENIN BAŞLATıLMASı: PROJE KAPSAM YÖNETIMI Y R D. D O Ç. D R. K E N A N G E N Ç O L PROJE BAŞLATMA BELGESININ OLUŞTURULMASı Proje başlatma belgesinin oluşturulması, projeyi resmi olarak onaylayan