ELAZIĞ DEFTERDARLIĞI HAZİNE TAŞINIR VE TAŞINMAZLARINA AİT İŞ VE İŞLEMLERİN HIZLANDIRILMASI PROJESİ

Transkript

1 ELAZIĞ DEFTERDARLIĞI HAZİNE TAŞINIR VE TAŞINMAZLARINA AİT İŞ VE İŞLEMLERİN HIZLANDIRILMASI PROJESİ Mayıs 2013

2 PROJE PROJENİN ADI : MEOP Veri Tabanlı Hazine Taşınır ve Taşınmazlarına Ait İş ve İşlemlerin Hızlandırılması İşlemleri PROJENİN KONUSU : Devletin Hüküm ve tasarrufu altında bulunan yerler ile mülkiyeti Hazine adına tescilli taşınmazlara ait Milli Emlak Müdürlüğünce yürütülen işlemlerde etkinliğin sağlanması, bilgilerin elektronik ortamda giriş, takip ve kontrolün sağlanması, hesap verilebilirlik ve saydamlık ilkelerine uygun hizmet sisteminin geliştirilmesi, bilgi ve belgelere ulaşmada etkinliğin sağlanmasına ilişkin işlemlerin MEOP ortamına aktarılmasına ilişkin uygulama. PROJENİN AMACI : Kamuya ait taşınır ve taşınmaz malların yönetiminde etkinlik sağlamak, Zaman tasarrufu sağlanarak, bireysel ve kurumsal olarak iş hacmini genişletmek, Yürütülen iş ve işlemlerin yönetici kademesince daha hızlı ve etkin şekilde takip ve kontrolünü gerçekleştirmek üzere elektronik takip sistemi oluşturmak, Hesap verilebilirlik ve saydamlık ilkelerine uygun hizmet standartlarını geliştirmek, Bilgi ve belgelere ulaşmada etkin ve hızlı tekniklerin kullanılmasını sağlamak, Hiyerarşik koordinasyonla birlikte sorunların çözümüne işlerlik kazandırmak, Karşılaşılabilecek güncel sorunlara karşı değişken unsurları harekete geçirecek geniş altyapı ağı oluşturmak, Kamu taşınır ve taşınmazlarına ilişkin yürütülecek iş ve işlemler esnasında devletvatandaş işbirliğinin sağlanarak etkin geribildirim mekanizmaları oluşturmak ve harekete geçirmek, Gerçek yada Tüzel kişiler tarafından verilen dilekçe yahut evrakların, taslak proje ile birleştirilebilir ve uyarlanabilir şekilde hazırlanacak ayrı bir vatandaş giriş modülü projesi ile yapılan işlemlerin safahat ve sonuçları hakkında bilgi edinebilmelerini sağlama, PROJE PLANI VE BİLEŞENLERİ : Devletin hüküm ve tasarrufu altında bulunan (Hazine adına tescil edilmemiş) yerler ile mülkiyeti Hazineye ait taşınır ve taşınmazlar, Projenin uygulanması için gerekli ortam MEOP (Milli Emlak Otomasyon Projesi) modülünde bulunmaktadır. Projenin uygulanabilirliği için mevcut sisteme eklenmesi gereken teknik alet ve argümanlara ihtiyaç duyulmaktadır. Devletin hüküm ve tasarrufu altında bulunan yerler ile Hazine adına tescilli bulunan taşınmazlar MEOP modülünde ayrı taşınmaz numaraları üzerinden kaydedilmektedir.

3 Özel ve Tüzel kişiler tarafından dilekçe yahut internet üzerinden e-posta yoluyla iletilen taleplerin (satış, kiralama, tahsis, irtifak v.s.) Milli Emlak Müdürlüğü Evrak servisince tarayıcıdan geçirilmek suretiyle kaydının yapılması Kaydı yapılan taleplerin aşağıda görüldüğü üzere, MEOP modülü üzerinde yer alan Evrak kısmına girişinin yapılması gerekmektedir. Girişi yapılan evraklara verilecek otomatik bir numara ile daha önceden yetkilendirilmiş üst yöneticilerin gelen evrağı görüntülemesi sağlanacaktır. Aşağıda gösterildiği üzere, gelen evrakın kayıt altına alınması ile birlikte Gelen Evrak butonu aktif hale gelecek ve yönetici tarafında görüldü şeklinde onaylandıktan sonra söz konusu evrak kendiliğinden bir alt yöneticinin ekranına aktarılacaktır.

4 Bu süreç, hiyerarşik olarak ilgili memura gelinceye kadar devam edecektir. İlgili memur elektronik ortamda kendine havale edilen evrakla birlikte, işlemi başlatacak ve işlemin hangi aşamada olduğunu ekranda görülen adımları gör menüsündeki seçeneklerden işleme uygun olanı kutucuğu işaretleyecektir.

5 İlgili memur tarafından işlemin hangi aşamada olduğunun belirlenmesi üzerine, üst yöneticiler gelen evrağın hangi aşamada olduğunu her aşamada görebilecek ve aktif olarak süreci takip ve kontrol edebileceklerdir. Sürecin tıkanmaması için, evrak hakkında işlem yapan memurun gelen evrağın aşamalarını sürece uygun olarak girmesi gerekmektedir. İçsel ve dışsal nedenlerle sürecin herhangi bir aşamada sekteye uğraması halinde, üst yöneticiler tarafından sürece anında müdahale edilebilecek ve sorunun çözümünde aktif çözümler uygulanma imkanı bulacaktır.

6 Sürecin etkin şekilde işletilmesi, öncelikle işlemi gerçekleştiren ilgili memurun işlemin aşamalarını her evrede takip ederek, sürecin hangi aşamada olduğunu belirtmesine bağlıdır. Bu itibarla, saydamlık ve hesap verilebilirlik ilkelerine uygun zemin oluşturulacaktır. Yapılan işlemlerin sürecini gösteren aşamalar güncel mevzuat hükümlerine göre değiştirilebilir ve eklenebilir şekilde tasarlanmıştır.

7 Bununla birlikte, aşaması belirlenen evrağın girişi yapıldıktan sonra ilgili kısım seçildiğinde, yukarıda görüldüğü üzere meop modülünde daha önce tanımlanan satış kısmına doğrudan geçiş yapılabilecektir. Meop modülünde tanımlanan satış bilgileri ekranına geçişte izlenen yol diğer tüm işlemlerde de tanımlanacaktır. Devletin hüküm ve tasarrufu altında bulunan yerler ile Hazine adına tescilli taşınmazlar için Meop sisteminde oluşturulan taşınmaz numaraları ile elektronik ortamda gelen ve giden evrak irtibatın sağlanması ise oluşturulan ekrandaki taşınmaz kısmından sağlanacaktır. Evraklar elektronik ortamda ayrı bir numara ile kaydedildikten sonra, taşınmaz kısmı ile irtibatlandırılıp meop modülüne geçiş sağlanabilir. Meop modülündeki taşınmaz kısmına eklenecek e-evrak bölümünden, işlem yapılan taşınmaz için daha önceden elektronik ortamda gelen ve giden evrakların görünmesi sağlanabilecektir. Diğer kamu kurum ve kuruluşlarıyla birlikte oluşturulacak ortak sistem ve ortak altyapı ile birlikte evrakların elektronik ortamda gönderilmesi işlemleri sağlanarak yazışmalara ilişkin süreçler çok daha hızlı ve etkin hale getirilebilir. Vatandaşlar tarafından verilen satış, kiralama, irtifak hakkı kurulması ve benzeri talep içerikli dilekçeler meop modülünde ilgili talep kısmına kaydedilmekte ve istenildiği zaman modül içerisinde yer alan Rapor/İstatistik bölümünden görülebilmekte ve çıktı alınabilmektedir.

8 Tüm Türkiye çapında ilgili Milli Emlak Müdürlüklerine ait ihalelerin yayınlandığı eweb.milliemlak.gov.tr sitesinden online olarak yapılan satış, kiralama ve benzeri taleplerin ilgili müdürlüklerdeki sistem sorumlularına iletilmesi sırasında izlenilen yöntem değiştirilip geliştirilerek oluşturulacak altyapı ağı ile meop modülündeki gelen evrak kısmına doğrudan aktarılması sağlanacak ve yukarıda süreçleri arzolunan aşamalar izlenecektir.

9 PROJEDEN BEKLENEN FAYDALAR : Devletin Hüküm ve Tasarrufu altında bulunan yerler ile Hazine adına tescil edilen taşınmalara yönelik Milli Emlak Müdürlüğünce yürütülen iş ve işlemlerin kayıt altına alınması işlemleri daha hızlı ve etkin şekilde yapılarak zamandan tasarruf sağlanılacaktır. Yöneticilerin Milli Emlak Müdürlüğünce yürütülen işlemlerin safahatı ve sonucu hakkında anında bilgi sahibi olma ve sürece anında müdahale edebilme imkan ve şartları geliştirilecektir. Meop veri tabanlı uygulama projesi ile ilişkilendirilerek oluşturulan proje, diğer kurumların mevcut uygulamaları ile de koordine edilerek, işlemlerin sonuçlandırılması hızlandırılacaktır. Saydamlık, açıklık ve hesap verilebilirlik ilkelerine paralel olarak toplam kalite yönetimi ve yönetişim anlayışına uygun zemin oluşturacaktır. İşlemlerin hızlandırılması, vatandaşların ekonomiye sağladıkları artı değeri arttıracak ve Devletin doğrudan ve dolaylı yollarla gelir kazanmasına imkan sağlayacaktır. Vatandaşların çeşitli işlemlerdeki zaman kazanımları (kiralama, irtifak hakkı tesisi vb.) kişisel gelirin arttırılması ve taşınmazlardan elde edilecek gelir miktarını arttıracaktır. PROJENİN MALİYETİ VE GETİRİSİ Proje için hazırlanacak programın materyalleri dışında öngörülen herhangi bir maliyeti bulunmamaktadır. Etkili bir taşınmaz yönetimi oluşacak, taşınmazın her bir safhası birim amirlerince görüntülenecek ve bu y olla vatandaşlarda anında bilgi sahibi olabilecektir. Proje ile sürece kazandırılacak ivme ile birlikte kazanılan zaman, personel tarafından başka alanlara kaydırılarak kümülatif olarak pozitif bir etki sağlayacaktır. PROJENİN RAPORLANMASI : Projenin her safhası, uygun görülen zamanlarda ve gereken bilgiler dahilinde raporlanabilir, kontrol edilip işlem yapılabilir durumdadır. SONUÇ : MEOP Veri Tabanlı Hazine Taşınır ve Taşınmazlarına Ait İş ve İşlemlerin Hızlandırılması uygulaması sayesinde kamu taşınmazlarına ilişkin olarak ilgili müdürlük bünyesinde yürütülen işlemlerin daha etkin, hızlı ve sistematik olarak yürütülmesi sağlanarak kırtasiye, emek ve zaman tasarrufu sağlanacaktır. Hazırlayan Hakan BOYDAK Yasemin BOYDAK Defterdarlık Uzman Yard. Defterdarlık Uzman Yard.

10 Proje Danışmanı Erdoğan YILDIRANER Defterdar