İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI

Transkript

1 Değerli Mesai Arkadaşlarım, İç kontrol; kurumların hedeflerine ulaşması, misyonlarını gerçekleştirebilmesi ve bu yolda ilerlerken önlerine çıkabilecek belirsizliklerin en aza indirilmesi amacıyla uygulanan bir süreçtir Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile; mahalli idarelerde iç denetim sisteminin kurulmasını, uygulanmasını, izlenmesini ve denetiminin yapılmasını sağlanmak görevleri, üst yönetici olarak belediye başkanlarına verilmiştir. Bu kanun çerçevesinde, belediyemizde, İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planları 2011 yılından bu yana aralıksız olarak hazırlanmış ve tavizsiz bir şekilde uygulanmıştır yılları arasını kapsayacak olan Sancaktepe Belediyesi İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı da, Maliye Bakanlığı tarafından yayımlanan; kamu idarelerinde iç kontrol sisteminin oluşturulması, uygulanması, izlenmesi ve geliştirilmesini belirleyen genel nitelikte 18 standart ve bu standartlar için gerekli 79 genel şart hükümlerini kapsayan Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği ne uygun olarak, yine aynı bilinç ve ilkeler doğrultusunda hazırlanmıştır. İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı nda yer alan genel şartlar ve standartlar ile belediyemizin mevcut durumunun göz önüne alınması sureti ile bunlara ilave edilen eylemlerin kararlı bir şekilde uygulanacağından, bu eylem ve kontrollerin belediyemizde rutin işler haline geleceğinden, çalışmalarımızın her zamanki gibi insan odaklı, şeffaf ve dürüstlükten taviz vermeden yapılacağından en ufak bir şüphem dahi yoktur. Bu duygu ve düşüncelerle, hazırlanan planın hayırlı olmasını diliyor; emeği geçen tüm personelimize teşekkür ediyorum. İsmail ERDEM Sancaktepe Belediye Başkanı 1

2 İÇ KONTROL EYLEM PLANI HAKKINDA GENEL BİLGİLER tarih ve Sayılı Resmi gazetede yayımlanan 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 55. Maddesinde ''İç kontrol; idarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan malî ve diğer kontroller bütünüdür'' şeklinde tanımlanmıştır. Yine aynı kanunun 56. Maddesine göre İç Kontrolün Amacı : a) Kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yönetilmesini, b) Kamu idarelerinin kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet göstermesini, c) Her türlü malî karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesini, d) Karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi edinilmesini, e) (Değişik: 22/12/ /10 md.) Varlıkların kötüye kullanılması ve israfını önlemek ve kayıplara karşı korunmasını, sağlamaktır. 57. Maddede tanımlanan kontrolün yapısı ve işleyişi ile ilgili ise; Kamu idarelerinin malî yönetim ve kontrol sistemleri; harcama birimleri, muhasebe ve malî hizmetler ile ön malî kontrol ve iç denetimden oluşur. Yeterli ve etkili bir kontrol sisteminin oluşturulabilmesi için; mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayışına sahip olunması, malî yetki ve sorumlulukların bilgili ve yeterli yöneticilerle personele verilmesi, belirlenmiş standartlara uyulmasının sağlanması, mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesi ve kapsamlı bir yönetim anlayışı ile uygun bir çalışma ortamının ve saydamlığın sağlanması bakımından ilgili idarelerin üst yöneticileri ile diğer yöneticileri tarafından görev, yetki ve sorumluluklar göz önünde bulundurulmak suretiyle gerekli önlemler alınır. denilmektedir Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununda yer alan tanımlara göre ; Mahallî idare: Yetkileri belirli bir coğrafi alan ve hizmetlerle sınırlı olarak kamusal faaliyet gösteren belediye, il özel idaresi ile bunlara bağlı veya bunların kurdukları veya üye oldukları birlik ve idareleri 2

3 Bütçe: Belirli bir dönemdeki gelir ve gider tahminleri ile bunların uygulanmasına ilişkin hususları gösteren ve usulüne uygun olarak yürürlüğe konulan belgeyi, Kamu kaynakları: Borçlanma suretiyle elde edilen imkânlar dahil kamuya ait gelirler, taşınır ve taşınmazlar, hesaplarda bulunan para, alacak ve haklar ile her türlü değerleri, Kamu gideri: Kanunlarına dayanılarak yaptırılan iş, alınan mal ve hizmet bedelleri, sosyal güvenlik katkı payları, iç ve dış borç faizleri, borçlanma genel giderleri, borçlanma araçlarının iskontolu satışından doğan farklar, ekonomik, malî ve sosyal transferler, verilen bağış ve yardımlar ile diğer giderleri, Kamu geliri: Kanunlarına dayanılarak toplanan vergi, resim, harç, fon kesintisi, pay veya benzeri gelirler, faiz, zam ve ceza gelirleri, taşınır ve taşınmazlardan elde edilen her türlü gelirler ile hizmet karşılığı elde edilen gelirler, borçlanma araçlarının primli satışı suretiyle elde edilen gelirler, sosyal güvenlik primi kesintileri, alınan bağış ve yardımlar ile diğer gelirleri, Harcama birimi: Kamu idaresi bütçesinde ödenek tahsis edilen ve harcama yetkisi bulunan birimi, Kamu malî yönetimi: Kamu kaynaklarının tanımlanmış standartlara uygun olarak etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasını sağlayacak yasal ve yönetsel sistem ve süreçleri, Malî kontrol: Kamu kaynaklarının belirlenmiş amaçlar doğrultusunda, ilgili mevzuatla belirlenen kurallara uygun, etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılmasını sağlamak için oluşturulan kontrol sistemi ile kurumsal yapı, yöntem ve süreçleri, Stratejik plan: Kamu idarelerinin orta ve uzun vadeli amaçlarını, temel ilke ve politikalarını, hedef ve önceliklerini, performans ölçütlerini, bunlara ulaşmak için izlenecek yöntemler ile kaynak dağılımlarını içeren planı, ifade eder denilmektedir tarih ve Sayılı Resmi gazetede yayımlanan İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar'a göre; Üst Yönetici: Bakanlıklarda müsteşarı, Millî Savunma Bakanlığında bakanı, diğer kamu idarelerinde en üst yöneticiyi, il özel idarelerinde valiyi, belediyelerde belediye başkanını, Ön Malî Kontrol: İdarelerin gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerine ilişkin malî karar ve işlemlerinin; idarenin bütçesi, bütçe tertibi, kullanılabilir ödenek tutarı, harcama programı, finansman programı, merkezi yönetim bütçe kanunu ve diğer malî mevzuat hükümlerine uygunluğu ve kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılması yönlerinden yapılan kontrolünü, 3

4 Görüş Yazısı: Ön malî kontrol sonucunda malî karar ve işlemlerin uygun bulunup bulunmadığı yönünde verilen yazılı görüşü veya dayanak belge üzerine yazılan şerhi, Malî Hizmetler birimi: Kamu idarelerinde 5018 sayılı Kanunun 60 ıncı maddesinde belirtilen görevleri yürüten birimi, ifade eder. İç kontrol standartları, merkezi uyumlaştırma görevi çerçevesinde Bakanlık tarafından belirlenir ve yayımlanır. İdareler, malî ve malî olmayan tüm işlemlerinde bu standartlara uymakla ve gereğini yerine getirmekle yükümlüdür. Kanuna ve iç kontrol standartlarına aykırı olmamak koşuluyla, idarelerce görev alanları çerçevesinde her türlü yöntem, süreç ve özellikli işlemlere ilişkin standartlar belirlenebilir. İç kontrolün temel ilkeleri şunlardır: a) İç kontrol faaliyetleri idarenin yönetim sorumluluğu çerçevesinde yürütülür. b) İç kontrol faaliyet ve düzenlemelerinde öncelikle riskli alanlar dikkate alınır. c) İç kontrole ilişkin sorumluluk, işlem sürecinde yer alan bütün görevlileri kapsar. d) İç kontrol malî ve malî olmayan tüm işlemleri kapsar. e) İç kontrol sistemi yılda en az bir kez değerlendirilir ve alınması gereken önlemler belirlenir. f) İç kontrol düzenleme ve uygulamalarında mevzuata uygunluk, saydamlık, hesap verebilirlik ve ekonomiklik, etkinlik, etkililik gibi iyi malî yönetim ilkeleri esas alınır. İç kontrolün unsurları ve genel koşulları şunlardır: a) Kontrol ortamı: İdarenin yöneticileri ve çalışanlarının iç kontrole olumlu bir bakış sağlaması, etik değerlere ve dürüst bir yönetim anlayışına sahip olması esastır. Performans esaslı yönetim anlayışı çerçevesinde görev, yetki ve sorumlulukların uzmanlığa önem verilerek bilgili ve yeterli kişilere verilmesi ve personelin performansının değerlendirilmesi sağlanır. İdarenin organizasyon yapısı ile personelin görev, yetki ve sorumlulukları açık bir şekilde belirlenir. b) Risk değerlendirmesi: Risk değerlendirmesi, mevcut koşullarda meydana gelen değişiklikler dikkate alınarak gerçekleştirilen ve süreklilik arz eden bir faaliyettir. İdare, stratejik planında ve performans programında belirlenen amaç ve hedeflerine ulaşmak için iç ve dış nedenlerden kaynaklanan riskleri değerlendirir. c) Kontrol faaliyetleri: Önleyici, tespit edici ve düzeltici her türlü kontrol faaliyeti belirlenir ve uygulanır. 4

5 d) Bilgi ve iletişim: İdarenin ihtiyaç duyacağı her türlü bilgi uygun bir şekilde kaydedilir, tasnif edilir ve ilgililerin iç kontrol ile diğer sorumluluklarını yerine getirebilecekleri bir şekilde ve sürede iletilir. e) Gözetim: İç kontrol sistem ve faaliyetleri sürekli izlenir, gözden geçirilir ve değerlendirilir. İç kontrole ilişkin yetki ve sorumluluklar Üst yöneticiler, iç kontrol sisteminin kurulması ve gözetilmesinden, harcama yetkilileri ise görev ve yetki alanları çerçevesinde, idari ve malî karar ve işlemlere ilişkin olarak iç kontrolün işleyişinden sorumludur. İdarelerin malî hizmetler birimi, iç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapar ve ön malî kontrol faaliyetini yürütür. Muhasebe yetkilileri, muhasebe kayıtlarının usulüne ve standartlara uygun, saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasından sorumludur. Üst yöneticiler, harcama yetkilileri ve diğer yöneticiler, mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayışına sahip olunmasından, malî yetki ve sorumlulukların bilgili ve yeterli yöneticilerle personele verilmesinden, belirlenmiş standartlara uyulmasının sağlanmasından, mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesinden, kapsamlı bir yönetim anlayışıyla uygun bir çalışma ortamının ve saydamlığın sağlanmasından görev ve yetkileri çerçevesinde sorumludurlar. Üst yöneticiler ve bütçe ile ödenek tahsis edilen harcama yetkilileri, her yıl, iş ve işlemlerinin amaçlara, iyi malî yönetim ilkelerine, kontrol düzenlemelerine ve mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirildiğini içeren iç kontrol güvence beyanını düzenler ve birim faaliyet raporları ile idare faaliyet raporlarına eklerler. İç kontrol düzenlemeleri ve iç kontrol sisteminin işleyişi, yöneticilerin görüşü, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınarak yılda en az bir kez değerlendirmeye tâbi tutulur ve gerekli önlemler alınır. denilmekte olup, tarih ve Sayılı resmi gazetede yayımlanan Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliğin 28. Maddesinde İç kontrol sistemi ve standartları Strateji geliştirme birimleri, iç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapar ve çalışma sonuçlarını üst yöneticiye sunar. Kanuna ve Bakanlıkça belirlenen standartlara aykırı olmamak şartıyla, idarece gerekli görülen her türlü yöntem, süreç ve özellikli işlemlere ilişkin standartlar strateji geliştirme birimleri 5

6 tarafından hazırlanır ve üst yöneticinin onayına sunulur. şeklinde ifade edilmektedir tarih ve Sayılı İç Denetçilerin Çalışma Usul Ve Esasları Hakkında Yönetmelik'te İç denetim: Kamu idaresinin çalışmalarına değer katmak ve geliştirmek için kaynakların ekonomiklik, etkililik ve verimlilik esaslarına göre yönetilip yönetilmediğini değerlendirmek ve rehberlik yapmak amacıyla yapılan bağımsız, nesnel güvence sağlama ve danışmanlık faaliyetini, şeklinde tanımlanmış ve 5 Maddede İç denetim faaliyetinin amacı ; (1) İç denetim faaliyeti; kamu idarelerinin faaliyetlerinin amaç ve politikalara, kalkınma planına, programlara, stratejik planlara, performans programlarına ve mevzuata uygun olarak planlanmasını ve yürütülmesini; kaynakların etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasını; bilgilerin güvenilirliğini, bütünlüğünü ve zamanında elde edilebilirliğini sağlamayı amaçlar. İç denetim faaliyeti sonucunda, kamu idarelerinin varlıklarının güvence altına alınması, iç kontrol sisteminin etkinliği ve risklerin asgarîye indirilmesi için kamu idaresinin faaliyetlerini olumsuz etkileyebilecek risklerin tanımlanması, gerekli önlemlerin alınması, sürekli gözden geçirilmesi ve mümkünse sayısallaştırılması konularında yönetime önerilerde bulunulur. (2) İç denetim, nesnel güvence sağlamanın yanında, özellikle risk yönetimi, kontrol ve yönetim süreçlerini geliştirmede idarelere yardımcı olmak üzere bağımsız ve tarafsız bir danışmanlık hizmeti sağlar. Danışmanlık hizmeti, idarenin hedeflerini gerçekleştirmeye yönelik faaliyetlerinin ve işlem süreçlerinin sistemli ve düzenli bir biçimde değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önerilerde bulunulmasıdır. (3) (Değişik: 24/12/ /4151 K.) Nesnel güvence sağlama; kurumun risk yönetimi ile kontrol ve yönetim süreçlerinin etkin bir şekilde işlediğine, üretilen bilgilerin doğruluğuna ve tamlığına, faaliyetlerin etkili, ekonomik, verimli ve mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirildiğine, varlıklarının korunduğuna dair kurum içine ve kurum dışına yeterli güvencenin verilmesidir. denmiştir. 11. Maddede ise İç Denetimin İç Kontrol ile ilişkisi; 1) İç denetim, iç kontrol sisteminin yeterliliği, etkinliği ve işleyişiyle ilgili olarak yönetime bilgiler sağlar, değerlendirmeler yapar ve önerilerde bulunur. (2) İç denetçiler, iç kontrol sisteminin düzenlenmesi ya da uygulanması süreçlerine ve iç kontrol tedbirlerinin seçimine dâhil edilemez. Kamu idaresinde etkin bir iç kontrolün kurulması ve 6

7 sürdürülmesinden üst yönetici sorumludur. Üst yönetici iç denetçilerden, iç kontrol ilkelerine ve iç kontrol sisteminin oluşturulmasına yönelik görüş alabilir. şeklinde sayılmıştır tarih ve sayılı resmi gazetede yayımlanan Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği ile Kamu İç Kontrol Standartları aşağıda yer alan şekli ile belirlenmiştir. 7

8 ORGANİZASYON ŞEMASI 8

9 İÇ KONTROL İZLEME VE YÖNLENDİRME KURULU VE KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI HAZIRLAMA GRUBU Belediyemizin yıllarına ait İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planının hazırlanması ve hazırlanan planın uygulanmasını sağlamak amacı ile İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu ve Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubu oluşturulmuştur. İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu; Adı Soyadı Tarık Yusuf UÇAR Hilmi YAZICI Yüksel ÇELİK Mehmet ÇELİK Ünvanı Başkan Yardımcısı Strateji Geliştirme Müdürü Destek Hizmetleri Müdürü İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürü Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubu; Adı Soyadı Seyfeddin ERGİN Yusuf GİRGİN Mustafa TEPE Ünvanı Teftiş Kurulu Müdürü Mali Hizmetler Müdürü Yazı İşleri Müdürü 9

10 MİSYONUMUZ Halkımızın, belediyecilik anlamında müşterek ihtiyaçlarını karşılamak, yaşayanlara ve gelecek nesillere modern bir kent hazırlamak. VİZYONUMUZ Sorunlara çözüm üreten, yarınları inşa eden belediye olmak. TEMEL DEĞERLER Planlı, etkin ve verimli çalışmak, Adil, güler yüzlü ve kalite esaslı hizmet üretmek, Şeffaf ve hesap verebilir olmak, Bilgi ve teknolojiden azami düzeyde faydalanmak, Çevreye karşı sorumlu, sağlıklı ve sürdürülebilir kentleşmeyi sağlanmak, Belediye hizmetlerinde vatandaş memnuniyetini sağlamak, Karar ve uygulamalara vatandaşların ve çalışanların katılımını sağlamak, Sosyal güçsüzlerin desteklenmesine önem vermek, Kent ve kent halkının değerlerini ve haklarını korumak, Diğer kurum, kuruluş ve sivil toplum kuruluşları ile koordinasyonu güçlendirmek Kent hizmetlerinde gönüllü katılımı teşvik etmek AMAÇ VE HEDEFLER Sancaktepe Belediyesi Stratejik Planında 3 stratejik alan belirlenmiş bulunmaktadır. Bunlar; 1. Kurumsal yapının mükemmelleştirilmesi 2. Kente yönelik hizmetler 3. Topluma yönelik hizmetlerdir. 10

11 1 KONTROL ORTAMI STANDARTLARI 11

12 12

13 Standart 1- Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. Genel Şart 1.1: İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. Mevcut Durum: Belediyemizde İç Kontrol Sisteminin kurulması üst yönetim tarafından sahiplenilmiş ve benimsenmiştir yıllarını kapsayan İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı tüm harcama birimi yetkililerinin katkıları ile hazırlanmakta ve gerekli çalışmalar yapılmaktadır İç Kontrol Eylem Planı işleyişi ve sonuçları hakkında Üst Yöneticiye Bilgi verilmesi Sağlanacaktır İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı uygulama rehberi hazırlanacak ve İlgili birimlere verilecektir İç Kontrol Eylem Planı ile ilgili bilgilendirme faaliyetleri yapılacak. Plan harcama birimlerine dağıtılacak ve Belediyemizin web sitesinde yayınlanacaktır. Genel Şart 1.2: İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdır. Mevcut Durum: Belediyemizde İç kontrol sistemi yöneticiler tarafından sahiplenilmiş ve uygulanmaktadır. Bunun devamının sağlanmasına yönelik çalışmalar yapılmaktadır Belediye Başkanı, Başkan Yardımcıları ve Birim Müdürleri arasında yapılan şubat ve ağustos ayları koordinasyon toplantısında İç kontrol konusu gündeme getirilecek ve bir önceki 6 aylık iç kontrol sonuç raporunun ve önümüzdeki aylarda yapılacak olan iç kontrol çalışmalarının değerlendirilmesi sağlanacaktır İç Kontrol İzleme ve Değerlendirme Kurulu her yıl çalışma ve birim performans değerlendirme toplantısı yapacaktır. 13

14 Genel Şart 1.3: Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır. Mevcut Durum: Belediyemizde 5176 Sayılı Kamu Görevlileri Etik Kurulu Kurulması Hakkında kanun hükümlerine göre kurulmuş olan Etik Komisyonumuz mevcuttur. Kamu görevlileri Etik Davranış İlkeleri ile başvuru usul ve esasları hakkında yönetmelik ilkeleri doğrultusunda çalışmalarımız devam etmekte olup; Etik kurallar personel tarafından bilinmektedir. Yeni işe giren Personele Etik Kurallar bildirilmektedir Belediyemizin Etik Komisyon üyeleri ve Etik Kuralları yeniden gözden geçirilecek ve gerekli görülmesi halinde güncellenecektir Etik Komisyonunun işleyişi, görevleri, iletişim bilgileri ile Belediyemizin etik kuralları harcama birimlerine üst yazı ile bildirilecek ve personellere tebliği sağlanacaktır Etik Kurallar yeni işe giren personellere bildirilecek ve bildirimin yapılıp yapılmadığı belirli periyotlarla kontrol edilecektir Belediyemizin Etik Kuralları web sitemizde yayınlanacaktır. Genel Şart 1.4: Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır. Mevcut Durum: Belediyemizin Stratejik Plan, Faaliyet Raporu, Performans Programı, Bütçe vb. diğer raporları ilgili birimlere dağıtılmakta ve Belediyemizin internet sitesinde yayınlanmaktadır. Gerçek ve tüzel kişilerin birimlerimize veya Çözüm Masa bürosuna başvurmaları halinde istedikleri bilgi ve belgelere 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu'nda belirlenen istisnalar dışında ulaşabilmektedirler. Belediyemiz ayrıca Sayıştay Başkanlığı ve diğer denetim organlarının denetimine açıktır. Genel Şart 1.5: İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır. Mevcut Durum: Personele ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmaktadır. Hizmetlerden yararlanan tüm vatandaşların şikayet ve önerileri ilgili birimlerce değerlendirilmekte ve gerekli 14

15 önlemler alınmaktadır. İnternet ortamında ve telefon ile vatandaşların görüşleri alınmakta ve cevaplanmaktadır Bir öz değerlendirme yapılabilmesi için personelin görüş ve önerilerini almayı amaçlayan bir anket uygulaması yapılacaktır Genel Şart 1.6: İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır. Mevcut Durum: Belediyemizin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmakla birlikte doğabilecek en küçük hataları engellemek üzere gerekli düzenlenmelerin yapılması sağlanmaktadır. Faaliyetlere ilişkin bilgi ve belgeler zamanında düzenlenmekte ve istenilen her an ilgililere verilebilir halde tutulmaktadır. Belediyemizde belgelerin elektronik ortamda kayıt altına alınarak paylaşılması sağlanmaktadır Her yıl düzenlenen Faaliyet Raporu ekinde bulunan İç Kontrol Güvence Beyanı üst yönetici ve harcama yetkilileri tarafından imzalanacaktır. Standart 2- Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. Genel Şart 2.1: İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır. Mevcut Durum: Belediyemiz misyon ve vizyonu Stratejik Planı ile İçişleri Bakanlığına, Kalkınma Bakanlığına ve diğer paydaşlara gönderilmiştir. Belediyemiz web sitesinde yayınlanarak kamuoyunun bilgisine sunulmuştur. Ayrıca diğer çeşitli yazılı ve görsel iletişim araçları ile duyurusu yapılmıştır. 15

16 Mevcut durum şimdilik yeterli görüldüğü için tarihine kadar bir eylem öngörülmemiştir. Genel Şart 2.2: Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır. Mevcut Durum: Birimler ve alt birimlerce yürütülecek görevler tanımlanmıştır. Bu görevler değişen mevzuat ve yeni kamu yönetimi anlayışı çerçevesinde yeniden gözden geçirilmektedir birimlere ve alt birimlere ait iş analizleri yapılacak ve bunlar yazılı hale getirilerek personele tebliğ edilecektir Harcama Birimleri tarafından Görev ve Çalışma Yönetmelikleri gözden geçirilerek, değişiklik yapıldığı takdirde; Meclis Kararından sonra ilgili personellere yeni görevlendirme yazıları tebliğ edilecektir. Yeni Görev ve Çalışma Yönetmelikleri Belediyemiz web sitesinde yayınlanacaktır. Genel Şart 2.3: İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir. Mevcut Durum: İç Kontrol Eylem Planlarımız çerçevesinde Personellerin görevleri belirlenmiş ve kendilerine tebliğ edilmiştir. Görev değişiklikleri halinde güncellemeler yapılmaktadır Birim bazında personel yetki ve sorumluluklarını içeren görev dağılım çizelgesi yapılmış olup yılda 1 defa gözden geçirilecektir Yeni işe giren veya görevi değişen personellerin görevlerinin personele yazılı olarak tebliğ edilip edilmediği kontrol edilecektir. Genel Şart 2.4: İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir. Mevcut Durum: Belediyemiz birimlerinin teşkilat şeması bulunmaktadır. 16

17 2.4.1 Harcama Birimleri kendi birimlerinin teşkilat şemasını hazırlamış olup, her yıl kontrol edilecek ve gerekli değişiklikler yapılacaktır Belediyemiz Teşkilat Şemasında meydana gelebilecek değişikliklerin Harcama birimlerine gönderildiği ve web sitemizde yayınlandığı kontrol edilecek Genel Şart 2.5: İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmalıdır. Mevcut Durum: Birimlerin Organizasyon yapısı hesap verebilirlik ve raporlama ilişkisi dikkate alınarak yapılmaktadır Müdürlükler hesap verilebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlama sistemlerini oluşturacaktır. Genel Şart 2.6: İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır. Mevcut Durum: Belediyemiz yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemiştir. Prosedürlerin her yıl gözden geçirilmesi sağlanmaktadır Birim yöneticileri hassas görevleri belirleyip listelerini çıkarmış olup, her yıl gözden geçirilecek ve değişiklik yapılması halinde Strateji Geliştirme ne bildirim sağlanacaktır Vatandaş ile doğrudan temas halinde bulunan birimlerde görevli personellere ihtiyaçlar doğrultusunda eğitimler verilmeye devam edilecektir. Genel Şart 2.7: Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır. Mevcut Durum: Yöneticilerin verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturulmuş olup bunların geliştirmesi sağlanmaktadır Verilen görevin sonucunu izlemeye yönelik olarak Belediyemizde Otomasyon sistemi ve diğer yazılım programları kullanılmakta olup, geliştirilerek kullanılmaya devam edilecektir. 17

18 2.7.2 Belediyemizde EBYS sisteminin tam olarak kullanılmaya başlanması sağlanacaktır Süreli yazışmalara ilişkin EBYS kapsamında sitem üzerinde uyarı mekanizmaları oluşturulacaktır. Standart 3- Personelin yeterliliği ve performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. Genel Şart 3.1: İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik olmalıdır. Mevcut Durum: İnsan kaynağı ihtiyacı birimlerin talepleri doğrultusunda sağlanmaktadır. Birimlerin ihtiyaçları doğrultusunda personel eğitimleri gerçekleştirilmektedir Harcama birimleri her yıl İnsan Kaynakları ve Eğitim ile koordineli olarak personel ihtiyacını veya fazlasını tespit edecektir Personelin İhtiyaca göre birimlere dengeli dağılımı sağlanacaktır. Genel Şart 3.2: İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Mevcut Durum: Belediyemizin yönetici ve personellerinin görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmaları için gereken çalışmalar yapılmaktadır. Genel Şart 3.3: Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir. Mevcut Durum: Belediyemizde mesleki yeterliliğe önem verilmekte ve her görev için en uygun personel seçilmektedir. Uzmanlaşmanın öneminin artması hedeflenmektedir Personel İstihdamında göreve uygun personellerin seçilmesine önem verilecektir. Eğitim Programları ile Personelin etkinliği ve yetkinliği geliştirilecektir. Genel Şart 3.4: Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır. 18

19 Mevcut Durum: Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmakta ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmaktadır ve bulundurulmaya devam edilmektedir Görevde yükselme ve ilerlemelerde liyakat ve bireysel performans göz önünde bulundurulacaktır. Genel Şart 3.5: Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir. Mevcut Durum: Belediyemizde birimlerden gelen eğitim ihtiyaç taleplerine göre eğitim planlaması yapılmaktadır birimlerin ihtiyaç duyduğu eğitim konuları tespit edilerek gerekli eğitimlerin verilmesi sağlanacaktır. Genel Şart 3.6: Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir. Mevcut Durum: Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yönetici tarafından sürekli değerlendirilmektedir Yöneticiler personelin yeterliliği ve performansını geliştirmek üzere önceden belirlenip personele duyurulan kriterler çerçevesinde her yılın Aralık ayında ve yönetimin uygun gördüğü diğer zamanlarda da değerlendirmeler yapacaklardır Değerlendirmeler sırasında tespit edilen yetersizlikler ve eksiklikler o işten sorumlu olan kişiye bildirilecek ve ilgili kişiye gerekli önerilerde bulunulacaktır. Genel Şart 3.7: Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir. Mevcut Durum: Performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmaktadır. Yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmektedir. 19

20 3.7.1 Birimlerce periyodik olarak yapılan performans değerlendirmeleri gözden geçirilecek yetersiz bulunan personelin performansını artırmaya yönelik çözümler üretilecek gerekiyorsa çeşitli eğitim programlarına katılmaları sağlanacaktır Yapılan performans değerlendirmelerinde yüksek performans gösteren personelin mevzuat çerçevesinde ödüllendirilmesi sağlanacaktır. Genel Şart 3.8: Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır. Mevcut Durum: Personel istihdamı, üst görevlere atanma, eğitim, özlük hakları gibi önemli hususlar yazılı olarak personele duyurulmaktadır Personel istihdamı - Yer Değiştirme Usulü - Üst Görevlere Atanma Usulü - Performans Değerlendirmesi - İzin kullanma Esasları -Yetki Devri ile ilgili hususlar yazılı olarak belirlenecek ve önemli olan hususlar personele tebliğ edilecektir. Standart 4- Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. Genel Şart 4.1: İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır. Mevcut Durum: İş Akış Süreçleri gözden geçirilerek imza yetkilileri yönergesine uygunluğu sağlanmaktadır İmza yetkilileri yönergesinin iş akış süreçlerine uygunluğu sağlanacaktır. Gerekli görülmesi halinde İş akış süreçleri güncellenecektir. Genel Şart 4.2: Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir. 20

21 Mevcut Durum: Yetki devirleri üst yöneticinin onayı ile yapılmaktadır. Mevcut durum şimdilik yeterli görüldüğü için tarihine kadar bir eylem öngörülmemiştir. Genel Şart 4.3: Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır. Mevcut Durum: Yetki devrinde yetkinin kapsamı tam olarak belirtilmektedir. Mevcut durum şimdilik yeterli görüldüğü için tarihine kadar bir eylem öngörülmemiştir. Genel Şart 4.4: Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Mevcut Durum: Yetki devrinde personelin gerekli bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olması dikkate alınmaktadır. Mevcut durum şimdilik yeterli görüldüğü için tarihine kadar bir eylem öngörülmemiştir. Genel Şart 4.5: Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır. Mevcut Durum: Yetki devirlerinde devreden ile devir alan arasında bilgi akışı sağlanmaktadır. Mevcut durum şimdilik yeterli görüldüğü için tarihine kadar bir eylem öngörülmemiştir. 21

22 22

23 2 RİSK DEĞERLENDİRME 23

24 24

25 Standart 5- Planlama ve Programlama: İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. Genel Şart 5.1: İdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlamalıdır. Mevcut Durum: 5393 ve 5018 sayılı kanunların ilgili maddelerinin öngördüğü şekilde Belediyemizin stratejik hazırlanarak tarih ve 116 Sayılı Meclis kararı ile kabul edilerek yürürlüğe girmiştir. Kanun gereği 2019 yılında yapılacak olan Mahalli idareler seçimleri sonrası yeni Stratejik Planın yapılma zorunluluğu vardır Mahalli idareler Seçimlerini müteakip 6 ay içerisinde önümüzdeki 5 yıllık dönemi kapsayacak olan Sancaktepe Belediyesi Stratejik Planı hazırlanacaktır. Genel Şart 5.2: İdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlamalıdır. Mevcut Durum: Belediyemizde her yıl Stratejik Plana uygun olarak Performans Programı hazırlanmakta ve uygulanmaktadır. Genel Şart 5.3: İdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performans programlarına uygun olarak hazırlamalıdır. Mevcut Durum: Belediyemiz Bütçesinin Stratejik Plan ve Performans Programına uygun olarak hazırlanması sağlanmaktadır. Genel Şart 5.4: Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır. 25

26 Mevcut Durum: Faaliyetlerin ilgili mevzuat ve Performans Programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğu bütçeler ve uygulamalar aracılığı ile sağlanmaktadır. Genel Şart 5.5: Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmalıdır. Mevcut Durum: Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemektedir. Genel Şart 5.6: İdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır Birim personelleri ile birlikte Stratejik Plan ve Performans Programına uygun hedefleri gerçekleştirmeye yönelik toplantı ve çalışmalar yapılacaktır. Mevcut Durum: Sancaktepe Belediyesi Stratejik Planında, idarenin ve bağlı birimlerin stratejik amaçları ile belirlenen yönetim dönemi için spesifik, ölçülebilir hedefler ortaya konularak, her birim için sayısal performans göstergeleri belirlenmiştir. Mevcut Durum: Belediyemiz her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirtmektedir. Standart 6- Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi: İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. Genel Şart 6.1: İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir Üst yönetici veya görevlendireceği Başkan Yardımcısı başkanlığında Risk Belirleme ve Değerlendirme Komisyonu oluşturulacaktır Kurumumuzun amaç ve hedeflerine yönelik risklerin belirlenmesi için tüm birimlerce yetkili ve yetkin risk belirleme ekibi oluşturulacaktır Birimlerde oluşan ekipler tarafından amaç ve hedeflere yönelik riskler belirlenerek Strateji Geliştirme ne gönderilecektir. 26

27 6.1.4 Oluşturulan Risk Belirleme ve Değerlendirme Komisyonu Birimlerden gelen risk analizlerinin değerlendirmesini yaparak Belediyenin risklerini ortaya koyacaktır Risk Belirleme ve Değerlendirme Komisyonu tarafından son hali belirlenen kurumumuzun riskleri harcama birimlerine yazılı olarak bildirilecektir. Genel Şart 6.2: Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir. Mevcut Durum: Riskler Yılda en az 1 kez analiz edilmektedir Risk Belirleme ve Değerlendirme Komisyonunca, yılda en az bir kez olmak üzere, periyodik olarak risk analiz çalışmaları yürütülecektir Belediyemizin Risk Haritası oluşturulacaktır. Genel Şart 6.3: Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluşturulmalıdır. Mevcut Durum: Belirlenen risklere karşı giderici ve önleyici işlemleri kapsayan eylem planı hazırlanmaktadır Risk Belirleme ve Değerlendirme Komisyonu tarafından belirlenmiş olan riskleri giderici ve önleyici işlemlerle ilgili eylem planları hazırlanacaktır. 27

28 28

29 3 KONTROL FAALİYETLERİ 29

30 30

31 Standart 7- Kontrol stratejileri ve yöntemleri: İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. Genel Şart 7.1: Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır. Mevcut Durum: Her bir faaliyet ve riskler için uygun kontrol strateji ve yöntemleri belirlenmektedir birimlere ait faaliyet ve riskler ile ilgili strateji ve yöntemler yazılı şekilde belirlenecek ve personele duyurulacaktır. Genel Şart 7.2: Kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır. Mevcut Durum: Kontroller; işlem öncesi kontrolü, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsayacak şekilde yapılmaktadır birimler için süreç yönetimi çalışmaları yapılacaktır Harcama Belgeleri Yönetmeliği ile iş ve işlemlere ait İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol İşlemlerinin gerçekleştirilmesi sağlanacaktır. Genel Şart 7.3: Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır. Mevcut Durum: Belediyemizde ilgili mevzuat çerçevesinde varlık ve yükümlülüklerin üzerinde kontrol faaliyetleri sürdürülmektedir. 31

32 7.3.1 Belirlenen Periyotlar içerisinde kayıt ve belgeler dikkate alınmak suretiyle (Muhasebe kayıtları, taşınır, taşınmaz kayıtları vb.) varlıkların güvenliğini de kapsayacak şekilde tüm varlıkların tespit ve sayımları yapılacaktır. Genel Şart 7.4: Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamalıdır. Mevcut Durum: Belirlenen kontrol yönteminin maliyetinin beklenen faydayı aşmaması sağlanmaktadır. Standart 8- Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi: İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri, hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır. Genel Şart 8.1: İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir. Mevcut Durum: Belediyemiz faaliyetleri ile ilgili mali karar ve işlemler hakkında yazılı prosedürler oluşturulmuştur Birimler faaliyetleri ile ilgili mali karar ve işlemler hakkında yazılı prosedürler gözden geçirilecek ihtiyaç var ise güncellenecektir. Genel Şart 8.2: Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır. Mevcut Durum: Prosedürlerin ve ilgili dokümanların faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsaması sağlanmaktadır Birimler tarafından belirlenen prosedürler ve ilgili dokümanlar faaliyet veya mali karar ve işlemin başlangıcından sonuçlandırılmasına kadar olan bütün aşamaları kapsayacak şekilde yapılacaktır. Gelir Gider işlemleri Belediye Otomasyon Programı üzerinden yapılacaktır. Genel Şart 8.3: Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır. 32

33 Mevcut Durum: Prosedürler ve ilgili dokümanların, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olması sağlanmaktadır Prosedürler ve ilgili dokümanlar iç ve dış denetim sonuçları da dahil edilerek hazırlanarak ilgili personellere duyurulacaktır. Standart 9- Görevler ayrılığı: Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır. Genel Şart 9.1: Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir. Mevcut Durum: Kurumumuzda her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmektedir. Genel Şart 9.2: Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerin yöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır. Mevcut Durum: Kurumumuzda Personel sayısının yeterli olması sayesinde görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı durumlar bulunmamaktadır. Standart 10- Hiyerarşik kontroller: Yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir. Genel Şart 10.1: Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmalıdır. Mevcut Durum: Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmaktadır Yöneticiler personelin iş ve işlemlerini periyodik aralıklarla kontrol edecek, tespit ettiği hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için söz konusu personeller uyarılacak gerekli tedbirlerin alınması sağlanacaktır. 33

34 Genel Şart 10.2: Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermelidir. Mevcut Durum: Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemekte ve onaylamaktadır. Standart 11- Faaliyetlerin sürekliliği: İdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır. Genel Şart 11.1: Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır. Mevcut Durum: Belediyemizde bu şarta genel olarak uyum sağlanmaktadır. Genel Şart 11.2: Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir. Mevcut Durum: Belediyemizde bu şarta genel olarak uyum sağlanmaktadır. Genel Şart 11.3: Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır. Mevcut Durum: Belediyemizde bu şarta genel olarak uyum sağlanmaktadır. Standart 12- Bilgi sistemleri kontrolleri: İdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir. Genel Şart 12.1: Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır. Mevcut Durum: Belediyemizde kullanılmakta olan yazılımların sürekliliği ve güvenirliliğini temin için gerekli genel güvenlik prosedürleri takibine ilişkin hizmet sağlanmaktadır Belediyenin bilgi sistemlerinin envanteri çıkarılarak, sistemin sürekliliğini ve güvenirliğini sağlayacak kontrol mekanizmalarının yazılı olarak belirlenmesi ve uygulanmasına devam edilecektir. 34

35 ISO Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi standartlarına geçiş sağlanacaktır. Genel Şart 12.2: Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulmalıdır. Mevcut Durum: Birimlerde kullanılan bilgi sistemlerinde güvenlik her kullanıcı için ayrı şifreleme yapmak sureti ile gerçekleştirilmektedir. Belediye Otomasyon Sistemine giriş yetkisi her kullanıcı için ayrı ayrı verilmektedir. Her kullanıcının yetkilendirmeleri farklı düzeylerdedir. Genel Şart 12.3: İdareler bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalar geliştirmelidir. Mevcut Durum: Bilişim Yönetişimini sağlayacak mekanizmalar geliştirilmektedir Bilişim yönetimi ve bilgi sistemlerini geliştirmek üzere çalışmalar yapılacak, Bunun için Belediyemizde ihtiyaç duyulan program ve yazılımların alınması ve güncellenmesi sağlanacaktır. 35

36 36

37 4 BİLGİ VE İLETİŞİM 37

38 38

39 Standart 13- Bilgi ve iletişim: İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet Genel Şart 13.1: İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır. Mevcut Durum: Belediyemizde yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli iletişim çalışmalarımız devam etmektedir Yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli iletişim sistemi kurulması çalışmalarına devam edilecektir. (Birimler arası yazılı ve sözlü iletişim, e-posta, Kurum internet sitesi, bülten vb.) Çözüm masasında ve çağrı merkezinde çalışan personellere birimlerin görev, yetki ve sorumluluklarını içeren brifing verilecektir. Genel Şart 13.2: Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmelidir. Mevcut Durum: Kurumumuz personelinin görevleri için gerekli bilgi ve belgelere hızlı ve etkin bir şekilde ulaşması sağlanmaktadır Müdürlüklerin görev ve çalışma yönetmeliklerinin güncel hallerinin belediyemiz web sitesinde yayınlanması sağlanacak ve yılda bir kez çalışma yönetmeliklerinde değişiklik ihtiyaçları gözden geçirilecektir Üst yönetim için gerekli olan mali raporlar düzenli bir şekilde çıkarılacaktır Belediyemizde yazılı kağıt ortamında bulunan dokümanlar elektronik belge haline dönüştürülecektir. Belgelerin belirlenen iş akışları ile dolaşımı yönetilerek bu belgelerin doküman ambarları içerisinde güvenli bir şekilde saklanması ile belge ve bilgi kaynaklarına hızlı ve etkin ulaşım sağlanacaktır. 39

40 Genel Şart 13.3: Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır. Mevcut Durum: Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporu Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre Birim ve İdare faaliyet raporlarımız hazırlanmakta, İç Kontrol Güvence Beyanları ilgililerince imzalanmakta, Kesin hesap Kanunu hükümlerine göre Kesin Hesaplarımız çıkarılmaktadır. Genel Şart 13.4: Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmelidir. Mevcut Durum: Performans Programına yöneticiler ve ilgili personeller tarafından zamanında erişim imkanı sağlanmış olup bunun sürdürülmesi sağlanmaktadır Performans Programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgiler bütün harcama birimlerine gönderilecektir Performans Programı ve Bütçenin uygulanması ve takibinin Belediye otomasyon programı ile yapılabilmesi ve ilgili personellerin kullanımına açılması sağlanacaktır. Genel Şart 13.5: Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanmalıdır. Mevcut Durum: Yönetim bilgi sisteminin geliştirilmesine yönelik çalışmalar devam etmektedir Kurumun Yönetim bilgi sistemlerinin, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde uygulanmasına devam edilecektir. Genel Şart 13.6: Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir. Mevcut Durum: Belediyemizde Uygulanmakta olan Kalite yönetim sistemi uygulamaları ile her personelin görevleri misyon, vizyon ve amaçlar çerçevesinde iş akış süreçlerine göre belirlenmiş ve kendilerine tebliğ edilmiştir. 40

41 Genel Şart 13.7: İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır. Mevcut Durum: Belediyemizin yatay ve dikey iletişim sistemi ile personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmeleri sağlanmaktadır Belediyemizde personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarının belirlenebilmesi için anket çalışmaları ve yüz yüze görüşmeyi sağlayacak toplantılar yapılacaktır. Standart 14- Raporlama: İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır. sistemine sahip Genel Şart 14.1: İdareler, her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans programlarını kamuoyuna açıklamalıdır. Mevcut Durum: Belediyemizde her yıl ilgili yasal düzenlemelerine uygun olarak yapılan Performans Programı ve Faaliyet Raporları ile amaçlar, hedefler, stratejiler, varlıklar, yükümlülükler ve bunları uygulama sonuçları belirlenmektedir. Faaliyet Raporumuz ve Performans Programlarımız Belediyemiz web sitesinde yayınlanarak kamuoyuna açıklanmaktadır. Genel Şart 14.2: İdareler, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna açıklamalıdır. Mevcut Durum: 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu nun 30. maddesinde hesap verebilirlik ve mali saydamlık ilkesi gereği; Genel Yönetim kapsamındaki idarelerin, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefleri ile faaliyetlerini kamuoyuna açıklaması gerekmektedir. Bu amaçla kurumumuz tarafından bütçenin ilk altı aylık uygulama sonuçları ve ikinci altı aya ilişkin beklentiler, hedefler ve faaliyetlere ilişkin ilgili yıla ait kurumsal ve mali beklentiler raporu hazırlanarak kamuoyunun bilgisine sunulmaktadır Belediyemiz bütçesinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ve ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlere ilişkin kurumsal ve mali durum beklentiler raporu hazırlanacak ve kurumumuzca kamuoyuna açıklanacaktır. 41

42 Genel Şart 14.3: Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare faaliyet raporunda gösterilmeli ve duyurulmalıdır. Mevcut Durum: Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler faaliyet raporunda gösterilmekte ve kamuoyuna duyurulmaktadır. Genel Şart 14.4: Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, birim ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir. Mevcut Durum: Belediyemizde yazılı raporlama ağı oluşturulması sağlanmaktadır birimlerde yatay ve dikey raporlama sisteminin uygulanmasına devam edilecektir. Mevcut Durum: Kayıt ve dosyalama sistemi belediye içi haberleşmeyi sağlamaktadır. Standart 15- Kayıt ve dosyalama sistemi: İdareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır. Genel Şart 15.1: Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsamalıdır. Genel Şart 15.2: Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır. Mevcut Durum: Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olup, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilmekte ve izlenebilmektedir 'Standart Dosya Planı'' çalışmaları tamamlanarak EBYS'ye entegre edilecektir. Genel Şart 15.3: Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenliği ve korunmasını sağlamalıdır. Mevcut Durum: Kayıt ve dosyalama sistemi, Kişisel verilerin güvenliği ve korunmasını sağlamaktadır. 42

43 ISO Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi kapsamında kişisel verilerle ilgili de gerekli tedbirler alınacaktır. Genel Şart 15.4: Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun olmalıdır. Mevcut Durum: Kayıt ve dosyalama, Başbakanlıkça belirlenen standart dosya planına ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine uyumlu olarak yapılmaktadır. Genel Şart 15.5: Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılmalı ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmelidir. Mevcut Durum: Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmekte olup, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılmakta ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmektedir. Genel Şart 15.6: İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi Mevcut Durum: Her birimde içinde bulunulan yıla ait dosyalar saklanmakta olup, yıl sonunda Yazı İşleri bünyesinde oluşturulmuş olan Belediye arşivine gönderilmektedir. Mevcut Durum: Hata usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri ve bu konudaki Standart 16- Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi: İdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır. Genel Şart 16.1: Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenmeli ve duyurulmalıdır. yaptırımlar hakkında eğitim çalışmaları yapılmaktadır Belediyemiz personellerine hata usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri ve bu konudaki yaptırımlar hakkında eğitim çalışmalarımız devam edecektir. 43

44 Genel Şart 16.2: Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi yapmalıdır. Mevcut Durum: Bildirilen hata usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında Yöneticiler tarafından yeterli inceleme yapılmaktadır. Genel Şart 16.3: Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamalıdır. Mevcut Durum: Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamaktadır. 44

45 5 İZLEME 45

46 46

47 Standart 17- İç kontrolün değerlendirilmesi: İdareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir. Genel Şart 17.1: İç kontrol sistemi, sürekli izleme veya özel bir değerlendirme yapma veya bu iki yöntem birlikte kullanılarak değerlendirilmelidir. Mevcut Durum: Belediyemiz iç kontrol sistemi sürekli olarak izlenerek değerlendirilmektedir İç kontrol sisteminin işleyişi 6 aylık periyotlarla değerlendirilecek ve üst yöneticiye sunulacaktır Genel Şart 17.2: İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntem belirlenmelidir. Mevcut Durum: İç kontrolle ilgili ortaya çıkan eksikliklere karşı gerekli önlemler alınmaktadır İç kontrol sisteminin değerlendirilmesi neticesinde ortaya çıkan eksiklikler ve uygun olmayan kontrol yöntemleri için gerekli önlemler alınacak ve bunların giderilmesi sağlanacaktır. Genel Şart 17.3: İç kontrolün değerlendirilmesine idarenin birimlerinin katılımı sağlanmalıdır. Mevcut Durum: Uygulamalar katılımcılık anlayışı çerçevesinde sürmekte olup, tüm harcama birimleri iç kontrol sürecine dahil edilmektedir harcama birimlerinin iç kontrol sürecine dahil edilmesi sağlanacaktır İç kontrol soru formunun doldurulmasında tüm birimlere rehberlik sağlanacaktır. 47

48 Genel Şart 17.4: İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınmalıdır. Mevcut Durum: İç kontrolün değerlendirilmesinde yönetici ve personel görüşleri ile denetim raporları dikkate alınmaktadır Yöneticilerin iç kontrol sistemine ilişkin değerlendirmeleri dikkate alınacak ve gerekli önlemler uygulanacaktır. Genel Şart 17.5: İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenmeli ve bir eylem planı çerçevesinde uygulanmalıdır. Mevcut Durum: İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenmiştir ve bir eylem planı çerçevesinde uygulanmaktadır Harcama birimleri bünyesinde yapılacak değerlendirmeler dikkate alınarak İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulunun uygun görüşü ve alınması gereken tedbirler belirlenecek olup, üst yöneticinin onayı ile Belediyemiz eylem planı uygulanacaktır. Standart 18- İç denetim:idareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır. Genel Şart 18.1: İç denetim faaliyeti İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde yürütülmelidir. Mevcut Durum: Kurumumuzda İç Denetçi olmadığı için tarihine kadar bir eylem öngörülmemiştir. Kurumumuzda İç Denetçi olduğu takdirde İç denetim faaliyeti İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde yürütülecektir. Genel Şart 18.2: İç denetim sonucunda idare tarafından alınması gerekli görülen önlemleri içeren eylem planı hazırlanmalı, uygulanmalı ve izlenmelidir. 48

49 Mevcut Durum: Kurumumuzda İç Denetçi olmadığı için tarihine kadar bir eylem öngörülmemiştir. Kurumumuzda İç Denetçi olduğu takdirde İç denetim sonucunda idare tarafından alınması gerekli görülen önlemleri içeren eylem planı hazırlanacak ve uygulanacaktır. Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel tarafından tarihinde yayımlanan Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi'nin II Yöntem Bölümü 6. Maddesine göre Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planında ekli tablo kullanılarak en az aşağıdaki bilgilere yer verilmesi uygun olacaktır belirtilmiştir : - Kamu İç Kontrol Standardı Bileşeni - Kamu İç Kontrol Standardı Kod Numarası - Kamu İç Kontrol Standardı - Kamu İç Kontrol Standardının genel şartı - Mevcut Durum - Eylem Kod Numarası - Yapılması öngörülen eylem veya eylemler - Eylemlerin gerçekleştirilmesinden sorumlu birimler/harcama birimlerinden konusunda uzman personelin katılımıyla oluşturulacak çalışma grupları - Sorumlu birim/çalışma grupları ile işbirliği yapacak birim/çalışma grupları - Eylemin gerçekleştirilmesinden elde edilecek çıktı veya sonuç (kanun veya yönetmelik taslağı, tebliğ, genelge, yönerge, talimat, idare ayrıntılı iç kontrol standartları, şema, rapor, çizelge, eğitim programı, eğitim materyali, eğitim faaliyeti, rehber, bülten, broşür, el kitabı, yazılım, kontrol listeleri, ve benzeri ) - Eylemin tamamlanması için öngörülen tarih - Açıklama Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi'nin II Yönetim Bölümünde yer alan ; 7. Madde de Kamu İç Kontrol Standartlarından veya bu standartlara ilişkin genel şartlardan bir kısmını karşılayan ve iç kontrol sisteminin öngördüğü makul güvenceyi sağlayan mevcut düzenleme veya uygulamaların bulunması halinde, bunlara Eylem Planının mevcut durum bölümünde, bu düzenleme veya uygulamaların makul güvence sağladığı ve bu nedenle yeni bir düzenleme veya uygulamaya gerek bulunmadığı hususuna da açıklama bölümünde yer 49

50 verilmesi gerekmektedir. Öte yandan, Kamu İç Kontrol Standartlarından veya bu standartlara ilişkin genel şartlardan bir kısmını karşılayan ve iç kontrol sisteminin öngördüğü makul güvenceyi sağlayan mevcut bir düzenleme veya uygulama bulunmadığı halde, çeşitli nedenlerle bu alanlara ilişkin çalışmaların plan döneminden sonraki bir tarihe bırakılması halinde de bu duruma nedenleriyle birlikte açıklama bölümünde yer verilmesi gerekmektedir. 8. Madde de Bu çerçevede hazırlanan Rapor ve eki Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Taslağı, İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu tarafından görüşülür. Kurul, Eylem Planı Taslağında mevcut bir eylemin çıkarılması veya yeniden değerlendirilerek geliştirilmesi veya Taslakta bulunmayan bir eylemin eklenmesi gerektiği sonucuna varırsa, bu değişikliği yapabileceği gibi, gerekçesi ile birlikte Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Taslağı Hazırlama Grubuna gönderebilecektir. 9. Madde de İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu tarafından uygun bulunan rapor ve Eylem Planı üst yöneticinin onayına sunulur. Eylem Planında önerilen çalışmalar üst yönetici tarafından değerlendirilir, varsa gerekli görülen değişiklikler bu aşamada yapılır. Bu suretle son şekli verilen Eylem Planı üst yönetici tarafından onaylanarak yürürlüğe konulur. Eylem Planında öngörülen çalışmaların gerçekleştirilmesi sırasında ortaya çıkan ihtiyaçlar doğrultusunda üst yöneticinin onayıyla Eylem Planı her zaman revize edilebilecektir. 10. Madde de Üst yönetici tarafından onaylanan Eylem Planında öngörülen çalışmaları gerçekleştirmekle görevli birim veya çalışma grupları tarafından hazırlanan taslak düzenlemeler, Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubunun uygun görüşüyle İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulunun değerlendirilmesine sunulur. İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulunun değerlendirmeleriyle son şekli verilen taslak düzenlemeler üst yöneticinin onayına sunulur. 11. Madde de Bu çerçevede hazırlanan taslak düzenlemelerden üst yönetici tarafından uygun bulunanlar onaylanarak yürürlüğe konulur ve uygulanır. 12. Madde de Eylem Planında öngörülen faaliyet ve düzenlemelerin gerçekleşme sonuçları, idarelerin strateji geliştirme birimleri tarafından en az altı ayda bir olmak üzere düzenli olarak izlenir, değerlendirilir ve eylem planı formatında üst yöneticiye raporlanır. 13.Madde de İç kontrol sistemine ilişkin yürürlüğe konulan düzenlemelerin, İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esasların 27 nci maddesi uyarınca, üst yöneticinin onayını izleyen on işgünü içinde Bakanlığımıza (Bütçe ve Mali Kontrol Genel ) gönderilmesi gerekmektedir. 50

51 Kamu idareleri, Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı hazırlık ve uygulama çalışmalarını, bu Rehberde belirtilen ilke ve yöntemler çerçevesinde organizasyon yapıları, idari kapasiteleri, çalışma yöntemleri ve benzeri özelliklerini dikkate alarak yürüteceklerdir. denilmektedir. Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel tarafından tarihinde yayımlanan İç Kontrol Standartlarına Uyum Genelgesi'nin 7. Maddesinde ; İlk defa veya yeniden hazırlanacak eylem planlarının dönemi 2 yılı geçmemek üzere idareler tarafından belirlenecektir. 13. Maddesinde; İdareler tarafından hazırlanan Eylem Planlarında öngörülen eylemlerin gerçekleşme sonuçları, idarelerin strateji geliştirme birimleri tarafından her yılın Haziran ve Aralık ayı sonu itibari ile 2 dönem halinde ve eylem planı formatında üst yöneticiye sunulacak ve birer nüshası bilgi için 10 iş günü içerisinde Bakanlığımıza gönderilecektir. denilmektedir. İç Kontrole İlişkin Yasal Mevzuat tarihsel gelişimine göre belirtilmiştir sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ( tarih ve sayılı Resmi Gazete) İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar ( tarih ve sayılı 3. Mükerrer Resmi Gazete) Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik ( tarih ve sayılı Resmi Gazete) İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik ( tarih sayılı Resmi Gazete) Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği ( tarih ve sayılı Resmi Gazete) Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi ( tarih) Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Genelgesi ( tarih) 51

52 COSO NEDİR? Treadway Komisyonu olarak bilinen Sahte Mali Raporlama Ulusal Komisyonu, 1985 yılında kurulmuştur. Treadway Komisyonunun en önemli hedefi; sahte mali raporların nedenlerini belirlemek ve meydana gelme olasılığını azaltmaktır. Komisyonunun himayesinde iç kontrol literatürünün yeniden gözden geçirilmesi için bir çalışma grubu oluşturulmuş, sponsor kurumların iç kontrol sisteminin kurulması ve etkinliğinin değerlendirilmesi için genel kabul görecek standartlar belirleyen bir projeyi üstlenmesi kararlaştırılmıştır. Bu amaçla Treadway Komisyonunu Destekleyen Kuruluşlar Komitesi İç Kontrol Bütünleşik Çerçeve raporu nu 1992 de yayımlamıştır. Bu rapor, COSO iç kontrol modeli olarak bilinmektedir. COSO İÇ KONTROL MODELİNİN UNSURLARI NELERDİR? 1.Kontrol Ortamı: Kontrol ortamı, iç kontrolün temel unsurudur, iç kontrolün başarılı ya da başarısız olması, iç kontrol sürecinin yer aldığı kontrol ortamına bağlıdır. Kontrol ortamı, kurumun iş görme biçimini ifade eder. İç kontrolün gerçekleştirilmesinde en önemli rolü çalışanlar oynadığı için, kurum bünyesindeki her bireyin sorumluluklarını ve yetkilerinin sınırını iyi bilmesi gerekmektedir. Çalışanlar, kişisel ve mesleki dürüstlüğü, etik değerleri sürdürüp sergilemek ve yürürlükteki davranış kurallarına her zaman uymak durumundadır. Yönetim ve çalışanların, iç kontrole yönelik pozitif ve destekleyici bir ortam oluşturması ve sürdürmesi büyük önem taşımaktadır. 2.Risk Değerlendirme: Kurumun hedeflerini gerçekleştirmesini engelleyen önemli riskleri tespit ve analiz etme, bunlara uygun yanıtlar verilmesini belirleme sürecidir. İç kontrol faaliyeti risk esaslı olarak gerçekleştirilmelidir. Buna göre sistemin zayıf ve güçlü yönlerine ilişkin olarak analiz yapılması, risk alanlarının belirlenmesi ve kontrol faaliyetlerinin bu alanlarda yoğunlaştırılması gerekmektedir. Risk değerlendirmesi değişen koşulları devamlı takip ederek fırsatları, riskleri tespit ve analiz etmek ve koşulların değişmesine bağlı olarak meydana gelen risklerle başa çıkabilmek üzere iç kontrolde sürekli değişiklik yapmayı ifade eder. 3.Kontrol Faaliyetleri: Kontrol faaliyetleri kurumun amaçlarına ulaşmasına yönelik risklerle başa çıkmak ve kurumun hedeflerini gerçekleştirmek üzere uygulamaya konulan politikalar ve prosedürlerdir. Kontrol faaliyetleri kurumun bütün kademelerine ve faaliyetlerine yayılmalıdır. Kontrol faaliyetlerine örnek olarak; yetki devri ve onay prosedürleri, görevlerin birbirinden ayrılması, kaynaklara ve resmi kayıtlara erişim konusunda kontroller gösterilebilir. 4.Bilgi Ve İletişim: Etkin bir iç kontrol sistemi kurmak ve kurumun hedeflerini gerçekleştirmek için bir kurumun bütün kademelerinde bilgiye ihtiyaç duyulur. Çalışanların sorumluluklarını yerine getirebilmeleri için iç kontrolle ilgili bilgiler anında kaydedilmeli, sınıflandırılmalı ve personele duyurulmalıdır. Güvenilir ve uygun bilgilerin sağlanabilmesi için işlemlerin anında kaydedilmesi ve düzgün biçimde sınıflandırılması gerekmektedir. 52

53 5.İzleme: İzleme, iç kontrol faaliyetinin belirli zaman aralıklarıyla kalitesinin, kontrollerin tasarımı ve isleyişinin ve alınması gereken önlemlerin değerlendirilmesinden oluşan süreçtir. İç kontrol sisteminin, değişen hedeflere, ortama, kaynaklara ve risklere ayak uydurabilmesi için yönetim tarafından değerlendirilmesi gerekmektedir. COSO PİRAMİDİ İç kontrol unsurlarının birbirleriyle ilişkisini gösterir. Kontrol ortamı temelde yer alır, kontrol faaliyetleri ve risk değerlendirme yapılırken bilgi ve iletişim kanalları kullanılarak gözetimin ihtiyaç duyduğu bilgiler sağlanır. COSO KÜPÜ İç kontrol unsurlarının, iç kontrolün amaçları ve faaliyetlerle ilişkisini gösterir. Faaliyet ve birimler, hedefler ve iç kontrolün unsurları bir küpün farklı yüzeylerini oluşturur ve ayrılmaz bir bütündür. faaliyet ve birimler; faaliyetlerin etkinliği ve etkililiği, bilgilerin güvenilirliği ve mevzuata uygunluk hedeflerine ulaşmak amacıyla iç kontrolün beş unsurundan yararlanır. 53

54 İç Kontrol Alanında Standartlar ve İç Kontrol Sisteminin Bileşenleri İç Kontrol alanında uluslararası uygulamalarda esas alınabilecek birden fazla standart bulunmaktadır. Maliye Bakanlığınca çıkarılan Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği 26 Aralık 2007 tarihli ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanmıştır. Söz konusu tebliğ uluslararası standartlardan COSO ve INTOSAI İç Kontrol standartlarını esas almıştır. Diğer bir ifade ile Türkiye de kamu mali yönetim ve Kontrol sistemini düzenleyen 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve ikincil mevzuat, COSO modelini esas alan bir İç Kontrol sisteminin kurulmasını öngörmektedir. Maliye Bakanlığınca çıkarılan tebliğde (5) başlık altında toplam (18) standart ve her bir standart için gerekli genel şartlar belirlenmiş bulunmaktadır. Bunlar sırasıyla; 54

55 1- Kontrol Ortamı Standartları (4 adet standart) Standart: 1. Etik Değerler ve Dürüstlük Standart: 2. Misyon, organizasyon yapısı ve görevler Standart: 3. Personelin yeterliliği ve performansı Standart: 4. Yetki Devri 2- Risk Değerlendirme Standartları (2 adet standart) Standart: 5. Planlama ve Programlama Standart: 6. Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi 3- Kontrol Faaliyetleri Standartları (6 adet standart) Standart: 7. Kontrol stratejileri ve yöntemleri Standart: 8. Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi Standart: 9. Görevler ayrılığı Standart: 10. Hiyerarşik kontroller Standart: 11. Faaliyetlerin sürekliliği Standart: 12. Bilgi sistemleri kontrolleri 4- Bilgi ve İletişim Standartları (4 adet standart) Standart: 13. Bilgi ve iletişim Standart: 14. Raporlama Standart: 15. Kayıt ve dosyalama sistemi Standart: 16. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi 5- İzleme Standartları (2 adet standart) Standart: 17. İç kontrolün değerlendirilmesi Standart: 18. İç denetim. Sancaktepe Belediyesi Hakkında Genel Bilgiler Yetki, Görev ve Sorumluluklar Türkiye de, belediyelerin görev, sorumluluk ve yetkileri 5393 sayılı Belediye Kanunu nda düzenlenmiştir sayılı 14. maddesine göre belediyelerin görev ve sorumlukları: Madde 14- Belediye, mahallî müşterek nitelikte olmak şartıyla; a) İmar, su ve kanalizasyon, ulaşım gibi kentsel alt yapı; coğrafî ve kent bilgi sistemleri; çevre ve çevre sağlığı, temizlik ve katı atık; zabıta, itfaiye, acil yardım, kurtarma ve ambulans; şehir içi trafik; defin ve mezarlıklar; ağaçlandırma, park ve yeşil alanlar; konut; kültür ve sanat, turizm ve tanıtım, gençlik ve spor orta ve yüksek öğrenim öğrenci yurtları (Bu Kanunun 75 inci maddesinin son fıkrası, belediyeler, il özel 55

56 idareleri, bağlı kuruluşları ve bunların üyesi oldukları birlikler ile ortağı oldukları Sayıştay denetimine tabi şirketler tarafından, orta ve yüksek öğrenim öğrenci yurtları ile Devlete ait her derecedeki okul binalarının yapım, bakım ve onarımı ile tefrişinde uygulanmaz.); sosyal hizmet ve yardım, nikâh, meslek ve beceri kazandırma; ekonomi ve ticaretin geliştirilmesi hizmetlerini yapar veya yaptırır. (Mülga son cümle: 12/11/ /17 md.) ( )(Ek cümleler: 12/11/ /17 md.) Büyükşehir belediyeleri ile nüfusu in üzerindeki belediyeler, kadınlar ve çocuklar için konukevleri açmak zorundadır. Diğer belediyeler de mali durumları ve hizmet önceliklerini değerlendirerek kadınlar ve çocuklar için konukevleri açabilirler. (1) b) ( )(2) Devlete ait her derecedeki okul binalarının inşaatı ile bakım ve onarımını yapabilir veya yaptırabilir, her türlü araç, gereç ve malzeme ihtiyaçlarını karşılayabilir; sağlıkla ilgili her türlü tesisi açabilir ve işletebilir; mabetlerin yapımı, bakımı, onarımını yapabilir; kültür ve tabiat varlıkları ile tarihî dokunun ve kent tarihi bakımından önem taşıyan mekânların ve işlevlerinin korunmasını sağlayabilir; bu amaçla bakım ve onarımını yapabilir, korunması mümkün olmayanları aslına uygun olarak yeniden inşa edebilir. (Değişik ikinci cümle: 12/11/ /17 md.) Gerektiğinde, sporu teşvik etmek amacıyla gençlere spor malzemesi verir, amatör spor kulüplerine ayni ve nakdî yardım yapar ve gerekli desteği sağlar, her türlü amatör spor karşılaşmaları düzenler, yurt içi ve yurt dışı müsabakalarda üstün başarı gösteren veya derece alan öğrencilere, sporculara, teknik yöneticilere ve antrenörlere belediye meclisi kararıyla ödül verebilir. Gıda bankacılığı yapabilir. (3) (Ek fıkra: 12/11/ /17 md.; Değişik: 12/7/ /100 md.) Belediyelerin birinci fıkranın (b) bendi uyarınca, sporu teşvik etmek amacıyla yapacakları nakdi yardım, bir önceki yıl genel bütçe vergi gelirlerinden belediyeleri için tahakkuk eden miktarın; büyükşehir belediyeleri için binde yedisini, diğer belediyeler için binde on ikisini geçemez. (İptal fıkra: Anayasa Mahkemesi nin 24/1/2007 tarihli ve E. 2005/95, K. 2007/5 sayılı Kararı ile. ) Hizmetlerin yerine getirilmesinde öncelik sırası, belediyenin malî durumu ve hizmetin ivediliği dikkate alınarak belirlenir. Belediye hizmetleri, vatandaşlara en yakın yerlerde ve en uygun yöntemlerle sunulur. Hizmet sunumunda engelli, yaşlı, düşkün ve dar gelirlilerin durumuna uygun yöntemler uygulanır. (4) Belediyenin görev, sorumluluk ve yetki alanı belediye sınırlarını kapsar. Belediye meclisinin kararı ile mücavir alanlara da belediye hizmetleri götürülebilir sayılı Organize Sanayi Bölgeleri Kanunu hükümleri saklıdır. (Ek fıkra: 1/7/ /29 md.) Sivil hava ulaşımına açık havaalanları ile bu havaalanları bünyesinde yer alan tüm tesisler bu Kanunun kapsamı dışındadır. 56

57 5393 sayılı kanunun 15. maddesine göre, belediyenin yetkileri ve imtiyazları: a) Belde sakinlerinin mahallî müşterek nitelikteki ihtiyaçlarını karşılamak amacıyla her türlü faaliyet ve girişimde bulunmak. b) Kanunların belediyeye verdiği yetki çerçevesinde yönetmelik çıkarmak, belediye yasakları koymak ve uygulamak, kanunlarda belirtilen cezaları vermek. c) Gerçek ve tüzel kişilerin faaliyetleri ile ilgili olarak kanunlarda belirtilen izin veya ruhsatı vermek. d) Özel kanunları gereğince belediyeye ait vergi, resim, harç, katkı ve katılma paylarının tarh, tahakkuk ve tahsilini yapmak; vergi, resim ve harç dışındaki özel hukuk hükümlerine göre tahsili gereken doğal gaz, su, atık su ve hizmet karşılığı alacakların tahsilini yapmak veya yaptırmak. e) Müktesep haklar saklı kalmak üzere; içme, kullanma ve endüstri suyu sağlamak; atık su ve yağmur suyunun uzaklaştırılmasını sağlamak; bunlar için gerekli tesisleri kurmak, kurdurmak, işletmek ve işlettirmek; kaynak sularını işletmek veya işlettirmek. f) Toplu taşıma yapmak; bu amaçla otobüs, deniz ve su ulaşım araçları, tünel, raylı sistem dâhil her türlü toplu taşıma sistemlerini kurmak, kurdurmak, işletmek ve işlettirmek. g) Katı atıkların toplanması, taşınması, ayrıştırılması, geri kazanımı, ortadan kaldırılması ve depolanması ile ilgili bütün hizmetleri yapmak ve yaptırmak. h) Mahallî müşterek nitelikteki hizmetlerin yerine getirilmesi amacıyla, belediye ve mücavir alan sınırları içerisinde taşınmaz almak, kamulaştırmak, satmak, kiralamak veya kiraya vermek, trampa etmek, tahsis etmek, bunlar üzerinde sınırlı aynî hak tesis etmek. i) Borç almak, bağış kabul etmek. j) Toptancı ve perakendeci hâlleri, otobüs terminali, fuar alanı, mezbaha, ilgili mevzuata göre yat limanı ve iskele kurmak, kurdurmak, işletmek, işlettirmek veya bu yerlerin gerçek ve tüzel kişilerce açılmasına izin vermek. k) Vergi, resim ve harçlar dışında kalan dava konusu uyuşmazlıkların anlaşmayla tasfiyesine karar vermek. l) Gayrisıhhî müesseseler ile umuma açık istirahat ve eğlence yerlerini ruhsatlandırmak ve denetlemek. m) Beldede ekonomi ve ticaretin geliştirilmesi ve kayıt altına alınması amacıyla izinsiz satış yapan seyyar satıcıları faaliyetten men etmek, izinsiz satış yapan seyyar satıcıların faaliyetten men edilmesi sonucu, cezası ödenmeyerek iki gün içinde geri alınmayan gıda maddelerini gıda bankalarına, cezası ödenmeyerek otuz gün içinde geri alınmayan gıda dışı malları yoksullara vermek. n) Reklam panoları ve tanıtıcı tabelalar konusunda standartlar getirmek. o) Gayrisıhhî işyerlerini, eğlence yerlerini, halk sağlığına ve çevreye etkisi olan diğer işyerlerini kentin belirli yerlerinde toplamak; hafriyat toprağı ve moloz döküm alanlarını; sıvılaştırılmış petrol gazı (LPG) 57

58 depolama sahalarını; inşaat malzemeleri, odun, kömür ve hurda depolama alanları ve satış yerlerini belirlemek; bu alan ve yerler ile taşımalarda çevre kirliliği oluşmaması için gereken tedbirleri almak. p) Kara, deniz, su ve demiryolu üzerinde işletilen her türlü servis ve toplu taşıma araçları ile taksi sayılarını, bilet ücret ve tarifelerini, zaman ve güzergâhlarını belirlemek; durak yerleri ile karayolu, yol, cadde, sokak, meydan ve benzeri yerler üzerinde araç park yerlerini tespit etmek ve işletmek, işlettirmek veya kiraya vermek; kanunların belediyelere verdiği trafik düzenlemesinin gerektirdiği bütün işleri yürütmek. r) (Ek: 12/11/ /18 md.) Belediye mücavir alan sınırları içerisinde 5/11/2008 tarihli ve 5809 sayılı Elektronik Haberleşme Kanunu, 26/9/2011 tarihli ve 655 sayılı Ulaştırma, Denizcilik ve Haberleşme Bakanlığının Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname ve ilgili diğer mevzuata göre kuruluş izni verilen alanda tesis edilecek elektronik haberleşme istasyonlarına kent ve yapı estetiği ile elektronik haberleşme hizmetinin gerekleri dikkate alınarak ücret karşılığında yer seçim belgesi vermek, s) (Ek: 4/4/ /84 md.) Belediye sınırları içerisinde, yapı ruhsatı veya yapı kullanma izni hangi idare tarafından verilmiş olursa olsun, hizmete sunulacak olan asansörlerin tescilini yapmak, ilgili teknik mevzuat çerçevesinde yıllık periyodik kontrollerini yapmak ya da yetkilendirilmiş muayene kuruluşları aracılığıyla yaptırmak, gerekli hâllerde asansörleri hizmet dışı bırakmak. (Ek fıkra: 4/4/ /84 md.) (s) bendi uyarınca asansörlerin yıllık periyodik kontrolünü yapacak belediyeler ile yetkilendirilmiş muayene kuruluşlarının sahip olması gereken şartlar, yıllık periyodik kontrol esasları ile yıllık periyodik kontrol ücretleri Türkiye Belediyeler Birliği, Türk Mühendis ve Mimar Odaları Birliği ve Türk Standardları Enstitüsü temsilcilerinin de yer alacağı bir komisyon tarafından belirlenir. Konuya ilişkin düzenlemeler, komisyon kararları doğrultusunda Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı tarafından yapılır. (Ek fıkra: 12/11/ /18 md.) (r) bendine göre verilecek yer seçim belgesi karşılığında alınacak ücret Ulaştırma, Denizcilik ve Haberleşme Bakanlığınca belirlenir. Ücreti yatırılmasına rağmen yirmi gün içerisinde verilmeyen yer seçim belgesi verilmiş sayılır. Büyükşehir sınırları içerisinde yer seçim belgesi vermeye ve ücretini almaya büyükşehir belediyeleri yetkilidir. (l) bendinde belirtilen gayrisıhhî müesseselerden birinci sınıf olanların ruhsatlandırılması ve denetlenmesi, büyükşehir ve il merkez belediyeleri dışındaki yerlerde il özel idaresi tarafından yapılır. Belediye, (e), (f) ve (g) bentlerinde belirtilen hizmetleri Danıştayın görüşü ve İçişleri Bakanlığının kararıyla süresi kırkdokuz yılı geçmemek üzere imtiyaz yoluyla devredebilir; toplu taşıma hizmetlerini imtiyaz veya tekel oluşturmayacak şekilde ruhsat vermek suretiyle yerine getirebileceği gibi toplu taşıma hatlarını kiraya verme veya 67 nci maddedeki esaslara göre hizmet satın alma yoluyla yerine getirebilir. 58

59 İl sınırları içinde büyükşehir belediyeleri, belediye ve mücavir alan sınırları içinde il belediyeleri ile nüfusu 'i geçen belediyeler, meclis kararıyla; turizm, sağlık, sanayi ve ticaret yatırımlarının ve eğitim kurumlarının su, termal su, kanalizasyon, doğal gaz, yol ve aydınlatma gibi alt yapı çalışmalarını faiz almaksızın on yıla kadar geri ödemeli veya ücretsiz olarak yapabilir veya yaptırabilir, bunun karşılığında yapılan tesislere ortak olabilir; sağlık, eğitim, sosyal hizmet ve turizmi geliştirecek projelere İçişleri Bakanlığının onayı ile ücretsiz veya düşük bir bedelle amacı dışında kullanılmamak kaydıyla taşınmaz tahsis edebilir. (Ek cümle: 12/11/ /18 md.) Belediye ve bağlı idareler, meclis kararıyla mabetlere indirimli bedelle ya da ücretsiz olarak içme ve kullanma suyu verebilirler. Belediye, belde sakinlerinin belediye hizmetleriyle ilgili görüş ve düşüncelerini tespit etmek amacıyla kamuoyu yoklaması ve araştırması yapabilir. Belediye mallarına karşı suç işleyenler Devlet malına karşı suç işlemiş sayılır sayılı Devlet İhale Kanununun 75 inci maddesi hükümleri belediye taşınmazları hakkında da uygulanır. Belediyenin proje karşılığı borçlanma yoluyla elde ettiği gelirleri, şartlı bağışlar ve kamu hizmetlerinde fiilen kullanılan malları ile belediye tarafından tahsil edilen vergi, resim ve harç gelirleri haczedilemez. (Ek fıkra: 10/9/ /121 md.) İcra dairesince haciz kararı alınmadan önce belediyeden borca yeter miktarda haczedilebilecek mal gösterilmesi istenir ( ). On gün içinde yeterli mal beyan edilmemesi durumunda yapılacak haciz işlemi, alacak miktarını aşacak ( ) şekilde yapılamaz sayılı kanunun 16. maddesine göre, belediyeye tanınan muafiyetler: Belediyeye tanınan muafiyet Madde 16- Belediyenin kamu hizmetine ayrılan veya kamunun yararlanmasına açık, gelir getirmeyen taşınmazları ile bunların inşa ve kullanımları katma değer vergisi ile özel tüketim vergisi hariç her türlü vergi, resim, harç, katılma ve katkı paylarından muaftır. 59

60 60

61 SANCAKTEPE BELEDİYESİ İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI 1 - KONTROL ORTAMI Standart Kod No KOS1 Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. Tamamlanma Tarihi Açıklama KOS 1.1 İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. Belediyemizde İç Kontrol Sisteminin kurulması üst yönetim tarafından sahiplenilmiş ve benimsenmiştir yıllarını kapsayan İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı tüm harcama birimi yetkililerinin katkıları ile hazırlanmakta ve gerekli çalışmalar yapılmaktadır İç Kontrol Eylem Planı işleyişi ve sonuçları hakkında Üst Yöneticiye Bilgi verilmesi Sağlanacaktır. İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı uygulama rehberi hazırlanacak ve İlgili birimlere verilecektir. İç Kontrol Eylem Planı ile ilgili bilgilendirme faaliyetleri yapılacak. Plan harcama birimlerine dağıtılacak ve Belediyemizin web sitesinde yayınlanacaktır. Strateji Geliştirme Strateji Geliştirme Strateji Geliştirme Özel Kalem Müdürlükler Müdürler İç Kontrol Sonuç Raporu Uygulama Rehberi a- İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı b- Web sitesinde yayınlanacaktır sağlanmamaktadır. Bu nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür. KOS 1.2 İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin Belediyemizde İç kontrol sistemi Belediye Başkanı, Başkan Yardımcıları ve Birim Yöneticiler sağlanmamaktadır. Bu 61

62 uygulanmasında personele örnek olmalıdır. yöneticiler tarafından sahiplenilmiş ve uygulanmaktadır. Bunun devamının sağlanmasına yönelik çalışmalar yapılmaktadır. Müdürleri arasında yapılan şubat ve ağustos ayları koordinasyon toplantısında İç kontrol konusu gündeme getirilecek ve bir önceki 6 aylık iç kontrol sonuç raporunun ve önümüzdeki aylarda yapılacak olan iç kontrol çalışmalarının değerlendirilmesi sağlanacaktır. Strateji Geliştirme Koordinasyon toplantısı katılım listesi nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür İç Kontrol İzleme ve Değerlendirme Kurulu her yıl çalışma ve birim performans değerlendirme toplantısı yapacaktır. Strateji Geliştirme Yöneticiler KOS 1.3 Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır. Belediyemizde 5176 Sayılı Kamu Görevlileri Etik Kurulu Kurulması Hakkında kanun hükümlerine göre kurulmuş olan Etik Komisyonumuz mevcuttur. Kamu görevlileri Etik Davranış İlkeleri ile başvuru usul ve esasları hakkında yönetmelik ilkeleri doğrultusunda çalışmalarımız devam etmekte olup; Etik kurallar personel Belediyemizin Etik Komisyon üyeleri ve Etik Kuralları yeniden gözden geçirilecek ve gerekli görülmesi halinde güncellenecektir. Etik Komisyonunun işleyişi, görevleri, iletişim bilgileri ile Belediyemizin etik kuralları harcama birimlerine üst yazı ile bildirilecek ve personellere tebliği sağlanacaktır. Etik Kurallar yeni işe giren personellere İnsan Kaynakları ve Eğitim İnsan Kaynakları ve Eğitim İnsan Kaynakları Strateji Geliştirme Etik Komisyonu Etik Komisyonu a- Etik Komisyon Üyeleri listesi b- Etik Kuralları Listesi Kamu görevlileri etik sözleşmesi sağlanmamaktadır. Bu nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür. 62

63 KOS 1.4 Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır. tarafından bilinmektedir. Yeni işe giren Personele Etik Kurallar bildirilmektedir. Belediyemizin Stratejik Plan, Faaliyet Raporu, Performans Programı, Bütçe vb. diğer raporları ilgili birimlere dağıtılmakta ve Belediyemizin internet sitesinde yayınlanmaktadır. Gerçek ve tüzel kişilerin birimlerimize veya Çözüm Masa bürosuna başvurmaları halinde istedikleri bilgi ve belgelere 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu'nda belirlenen istisnalar dışında ulaşabilmektedirler. Belediyemiz ayrıca Sayıştay Başkanlığı ve diğer denetim organlarının denetimine açıktır bildirilecek ve bildirimin yapılıp yapılmadığı belirli periyotlarla kontrol edilecektir. Belediyemizin Etik Kuralları web sitemizde yayınlanacaktır. ve Eğitim İnsan Kaynakları ve Eğitim Bilgi İşlem Kamu görevlileri etik sözleşmesi. Sancaktepe Belediyesi etik rehberi sağlanmaktadır. Bu nedenle yeni bir düzenleme veya uygulamaya gerek duyulmamıştır. 63

64 KOS 1.5 KOS 1.6 İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır. İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır. Personele ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmaktadır. Hizmetlerden yararlanan tüm vatandaşların şikayet ve önerileri ilgili birimlerce değerlendirilmekte ve gerekli önlemler alınmaktadır. İnternet ortamında ve telefon ile vatandaşların görüşleri alınmakta ve cevaplanmaktadır. Belediyemizin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmakla birlikte doğabilecek en küçük hataları engellemek üzere gerekli düzenlenmelerin yapılması sağlanmaktadır. Faaliyetlere ilişkin bilgi ve belgeler zamanında düzenlenmekte ve istenilen her an ilgililere verilebilir halde tutulmaktadır. Belediyemizde belgelerin elektronik ortamda kayıt altına alınarak paylaşılması sağlanmaktadır Bir öz değerlendirme yapılabilmesi için personelin görüş ve önerilerini almayı amaçlayan bir anket uygulaması yapılacaktır Her yıl düzenlenen Faaliyet Raporu ekinde bulunan İç Kontrol Güvence Beyanı üst yönetici ve harcama yetkilileri tarafından imzalanacaktır. İnsan Kaynakları ve Eğitim Strateji Geliştirme Üst Yöneticiler Yöneticiler Anket formu ve katılımcı listesi İç Kontrol Güvence Beyanları sağlanmamaktadır. Bu nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür. sağlanmamaktadır. Bu nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür. 64

65 KOS2 Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. KOS 2.1 İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır. Belediyemiz misyon ve vizyonu Stratejik Planı ile İçişleri Bakanlığına, Kalkınma Bakanlığına ve diğer paydaşlara gönderilmiştir. Belediyemiz web sitesinde yayınlanarak kamuoyunun bilgisine sunulmuştur. Ayrıca diğer çeşitli yazılı ve görsel iletişim araçları ile duyurusu yapılmıştır. sağlanmaktadır. Bu nedenle yeni bir düzenleme veya uygulamaya gerek duyulmamıştır. KOS 2.2 Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır. Birimler ve alt birimlerce yürütülecek görevler tanımlanmıştır. Bu görevler değişen mevzuat ve yeni kamu yönetimi anlayışı çerçevesinde yeniden gözden geçirilmektedir birimlere ve alt birimlere ait iş analizleri yapılacak ve bunlar yazılı hale getirilerek personele tebliğ edilecektir Harcama Birimleri tarafından Görev ve Çalışma Yönetmelikleri gözden geçirilerek, değişiklik yapıldığı takdirde; Meclis Kararından sonra ilgili personellere yeni görevlendirme yazıları tebliğ edilecektir. Yeni Görev ve Çalışma Yönetmelikleri Belediyemiz web sitesinde yayınlanacaktır. Strateji Geliştirme Müdürlükler Müdürlükler Strateji Geliştirme İş Analizleri sağlanmamaktadır. Bu nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür. Görev ve Çalışma Yönetmeliği, Personel Görev Tebliğ yazıları sağlanmamaktadır. Bu nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür. 65

66 KOS 2.3 KOS 2.4 İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir. İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir. İç Kontrol Eylem Planlarımız çerçevesinde Personellerin görevleri belirlenmiş ve kendilerine tebliğ edilmiştir. Görev değişiklikleri halinde güncellemeler yapılmaktadır. Belediyemiz birimlerinin teşkilat şeması bulunmaktadır Birim bazında personel yetki ve sorumluluklarını içeren görev dağılım çizelgesi yapılmış olup yılda 1 defa gözden geçirilecektir Yeni işe giren veya görevi değişen personellerin görevlerinin personele yazılı olarak tebliğ edilip edilmediği kontrol edilecektir Harcama Birimleri kendi birimlerinin teşkilat şemasını hazırlamış olup, her yıl kontrol edilecek ve gerekli değişiklikler yapılacaktır. Müdürlükler Müdürlükler Müdürlükler İnsan Kaynakları ve Eğitim İnsan Kaynakları ve Eğitim İnsan Kaynakları ve Eğitim Görev Dağılım Çizelgesi Görev Tebliğ Yazısı Teşkilat Şeması sağlanmamaktadır. Bu nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür sağlanmamaktadır. Bu nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür Belediyemiz Teşkilat Şemasında meydana gelebilecek değişikliklerin Harcama birimlerine gönderildiği ve web sitemizde yayınlandığı kontrol edilecek İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlükler Yeni Teşkilat Şeması tebliğ yazıları sağlanmamaktadır. Bu nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür KOS 2.5 İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmalıdır. Birimlerin Organizasyon yapısı hesap verebilirlik ve raporlama ilişkisi dikkate alınarak yapılmaktadır Müdürlükler hesap verilebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlama sistemlerini oluşturacaktır. Müdürlükler Üst Yönetim sağlanmamaktadır. Bu nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür. 66

67 KOS 2.6 KOS 2.7 İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır. Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır. Belediyemiz yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemiştir. Prosedürlerin her yıl gözden geçirilmesi sağlanmaktadır. Yöneticilerin verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturulmuş olup bunların geliştirmesi sağlanmaktadır Birim yöneticileri hassas görevleri belirleyip listelerini çıkarmış olup, her yıl gözden geçirilecek ve değişiklik yapılması halinde Strateji Geliştirme ne bildirim sağlanacaktır Vatandaş ile doğrudan temas halinde bulunan birimlerde görevli personellere ihtiyaçlar doğrultusunda eğitimler verilmeye devam edilecektir Verilen görevin sonucunu izlemeye yönelik olarak Belediyemizde Otomasyon sistemi ve diğer yazılım programları kullanılmakta olup, geliştirilerek kullanılmaya devam edilecektir Belediyemizde EBYS sisteminin tam olarak kullanılmaya başlanması sağlanacaktır Süreli yazışmalara ilişkin EBYS kapsamında sitem üzerinde uyarı mekanizmaları oluşturulacaktır. Müdürlükler İnsan Kaynakları ve Eğitim Bilgi İşlem Yazı İşleri Bilgi İşlem İnsan Kaynakları ve Eğitim Üst Yöneticiler Müdürlükler Müdürlükler Müdürlükler Hassas Görevler Listesi Eğitim Katılımcı Listesi sağlanmamaktadır. Bu nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür sağlanmamaktadır. Bu nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür sağlanmamaktadır. Bu nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür

68 KOS3 Personelin yeterliliği ve performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. KOS 3.1 İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik olmalıdır. İnsan kaynağı ihtiyacı birimlerin talepleri doğrultusunda sağlanmaktadır. Birimlerin ihtiyaçları doğrultusunda personel eğitimleri gerçekleştirilmektedir Harcama birimleri her yıl İnsan Kaynakları ve Eğitim ile koordineli olarak personel ihtiyacını veya fazlasını tespit edecektir Personelin İhtiyaca göre birimlere dengeli dağılımı sağlanacaktır. İnsan Kaynakları ve Eğitim İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlükler Üst Yönetim sağlanmamaktadır. Bu nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür KOS 3.2 KOS 3.3 KOS 3.4 İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir. Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve Belediyemizin yönetici ve personellerinin görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmaları için gereken çalışmalar yapılmaktadır. Belediyemizde mesleki yeterliliğe önem verilmekte ve her görev için en uygun personel seçilmektedir. Uzmanlaşmanın öneminin artması hedeflenmektedir. Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat Personel İstihdamında göreve uygun personellerin seçilmesine önem verilecektir. Eğitim Programları ile Personelin etkinliği ve yetkinliği geliştirilecektir Görevde yükselme ve ilerlemelerde liyakat ve bireysel performans göz önünde bulundurulacaktır. İnsan Kaynakları ve Eğitim İnsan Kaynakları ve Eğitim Yöneticiler Yöneticiler sağlanmaktadır. Bu nedenle yeni bir düzenleme veya uygulamaya gerek duyulmamıştır sağlanmamaktadır. Bu nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür sağlanmamaktadır. Bu nedenle ilgili 68

69 KOS 3.5 KOS 3.6 KOS 3.7 bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır. Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir. Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir. Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin ilkesine uyulmakta ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmaktadır ve bulundurulmaya devam edilmektedir. Belediyemizde birimlerden gelen eğitim ihtiyaç taleplerine göre eğitim planlaması yapılmaktadır. Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yönetici tarafından sürekli değerlendirilmektedir. Performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik birimlerin ihtiyaç duyduğu eğitim konuları tespit edilerek gerekli eğitimlerin verilmesi sağlanacaktır Yöneticiler personelin yeterliliği ve performansını geliştirmek üzere önceden belirlenip personele duyurulan kriterler çerçevesinde her yılın Aralık ayında ve yönetimin uygun gördüğü diğer zamanlarda da değerlendirmeler yapacaklardır Değerlendirmeler sırasında tespit edilen yetersizlikler ve eksiklikler o işten sorumlu olan kişiye bildirilecek ve ilgili kişiye gerekli önerilerde bulunulacaktır Birimlerce periyodik olarak yapılan performans değerlendirmeleri gözden geçirilecek yetersiz İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürler Müdürler Müdürler Müdürlükler İnsan Kaynakları ve Eğitim İnsan Kaynakları ve Eğitim Üst Yönetim Eğitim Katılımcı Listesi eylemler öngörülmüştür. Sürekli sağlanmamaktadır. Bu nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür sağlanmamaktadır. Bu nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür sağlanmamaktadır. Bu nedenle ilgili 69

70 KOS 3.8 KOS4 performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir. Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır. önlemler alınmaktadır. Yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmektedir. Personel istihdamı, üst görevlere atanma, eğitim, özlük hakları gibi önemli hususlar yazılı olarak personele duyurulmaktadır. Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. bulunan personelin performansını artırmaya yönelik çözümler üretilecek gerekiyorsa çeşitli eğitim programlarına katılmaları sağlanacaktır Yapılan performans değerlendirmelerinde yüksek performans gösteren personelin mevzuat çerçevesinde ödüllendirilmesi sağlanacaktır Personel istihdamı - Yer Değiştirme Usulü - Üst Görevlere Atanma Usulü - Performans Değerlendirmesi - İzin kullanma Esasları -Yetki Devri ile ilgili hususlar yazılı olarak belirlenecek ve önemli olan hususlar personele tebliğ edilecektir. Müdürlükler İnsan Kaynakları ve Eğitim Üst Yönetim Müdürlükler eylemler öngörülmüştür sağlanmamaktadır. Bu nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür. KOS 4.1 İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır. İş Akış Süreçleri gözden geçirilerek imza yetkilileri yönergesine uygunluğu sağlanmaktadır İmza yetkilileri yönergesinin iş akış süreçlerine uygunluğu sağlanacaktır. Gerekli görülmesi halinde İş akış süreçleri güncellenecektir. Strateji Geliştirme Müdürlükler İş Akış Şemaları Cetveli - İmza Yetkileri Yönergesi sağlanmamaktadır. Bu nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür. 70

71 KOS 4.2 KOS 4.3 Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir. Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır. Yetki devirleri üst yöneticinin onayı ile yapılmaktadır. Yetki devrinde yetkinin kapsamı tam olarak belirtilmektedir. sağlanmaktadır. Bu nedenle yeni bir düzenleme veya uygulamaya gerek duyulmamıştır. sağlanmaktadır. Bu nedenle yeni bir düzenleme veya uygulamaya gerek duyulmamıştır. KOS 4.4 Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Yetki devrinde personelin gerekli bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olması dikkate alınmaktadır. sağlanmaktadır. Bu nedenle yeni bir düzenleme veya uygulamaya gerek duyulmamıştır. 71

72 KOS 4.5 Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır. Yetki devirlerinde devreden ile devir alan arasında bilgi akışı sağlanmaktadır. sağlanmaktadır. Bu nedenle yeni bir düzenleme veya uygulamaya gerek duyulmamıştır. 72

73 2 - RİSK DEĞERLENDİRME Standart Kod No RDS5 RDS 5.2 RDS 5.3 RDS 5.4 Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama Planlama ve Programlama: İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. İdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlamalıdır. İdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performans programlarına uygun olarak hazırlamalıdır. Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır. Belediyemizde her yıl Stratejik Plana uygun olarak Performans Programı hazırlanmakta ve uygulanmaktadır. Belediyemiz Bütçesinin Stratejik Plan ve Performans Programına uygun olarak hazırlanması sağlanmaktadır. Faaliyetlerin ilgili mevzuat ve Performans Programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğu bütçeler ve uygulamalar aracılığı ile sağlanmaktadır. sağlanmaktadır. Bu nedenle yeni bir düzenleme veya uygulamaya gerek duyulmamıştır. sağlanmaktadır. Bu nedenle yeni bir düzenleme veya uygulamaya gerek duyulmamıştır. sağlanmaktadır. Bu nedenle yeni bir düzenleme veya uygulamaya gerek duyulmamıştır. 73

74 RDS 5.5 RDS 5.6 RDS6 RDS 6.1 Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmalıdır. İdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır. Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemektedir. Sancaktepe Belediyesi Stratejik Planında, idarenin ve bağlı birimlerin stratejik amaçları ile belirlenen yönetim dönemi için spesifik, ölçülebilir hedefler ortaya konularak, her birim için sayısal performans göstergeleri belirlenmiştir Birim personelleri ile birlikte Stratejik Plan ve Performans Programına uygun hedefleri gerçekleştirmeye yönelik toplantı ve çalışmalar yapılacaktır. Müdürlükler İnsan Kaynakları ve Eğitim Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi: İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir. Belediyemiz her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirtmektedir Üst yönetici veya görevlendireceği Başkan Yardımcısı başkanlığında Risk Belirleme ve Değerlendirme Komisyonu oluşturulacaktır. Kurumumuzun amaç ve hedeflerine yönelik risklerin belirlenmesi için tüm birimlerce yetkili ve yetkin risk belirleme ekibi oluşturulacaktır. Üst Yönetim + Strateji Geliştirme Müdürlükler Müdürlükler Strateji Geliştirme Risk Belirleme Değerlendirme Komisyonu oluşturulması yazısı Birim Risk Belirleme Ekipleri yazıları sağlanmamaktadır. Bu nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür sağlanmaktadır. Bu nedenle yeni bir düzenleme veya uygulamaya gerek duyulmamıştır. sağlanmamaktadır. Bu nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür. 74

75 RDS 6.1 RDS 6.2 İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir. Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir. Belediyemiz her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirtmektedir. Riskler Yılda en az 1 kez analiz edilmektedir Birimlerde oluşan ekipler tarafından amaç ve hedeflere yönelik riskler belirlenerek Strateji Geliştirme ne gönderilecektir. Oluşturulan Risk Belirleme ve Değerlendirme Komisyonu Birimlerden gelen risk analizlerinin değerlendirmesini yaparak Belediyenin risklerini ortaya koyacaktır. Risk Belirleme ve Değerlendirme Komisyonu tarafından son hali belirlenen kurumumuzun riskleri harcama birimlerine yazılı olarak bildirilecektir. Risk Belirleme ve Değerlendirme Komisyonunca, yılda en az bir kez olmak üzere, periyodik olarak risk analiz çalışmaları yürütülecektir. Belediyemizin Risk Haritası oluşturulacaktır Müdürlükler Strateji Geliştirme Strateji Geliştirme Strateji Geliştirme Strateji Geliştirme Strateji Geliştirme Üst Yönetim Müdürlükler Müdürlükler Müdürlükler Birim Riskleri Belediyemiz Riskleri Belediyemiz Riskleri sağlanmamaktadır. Bu nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür sağlanmamaktadır. Bu nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür. Risk Haritası RDS 6.3 Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluşturulmalıdır. Belirlenen risklere karşı giderici ve önleyici işlemleri kapsayan eylem planı hazırlanmaktadır Risk Belirleme ve Değerlendirme Komisyonu tarafından belirlenmiş olan riskleri giderici ve önleyici işlemlerle ilgili eylem planları hazırlanacaktır. Risk Belirleme ve Değerlendirme Komisyonu + Strateji Geliştirme Strateji Geliştirme Belediyemiz Risk Haritası sağlanmamaktadır. Bu nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür. 75

76 Standart Kod No KFS7 KFS 7.2 KFS 7.3 KFS 7.4 Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Kod No 3 - KONTROL FAALİYETLERİ Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama Kontrol stratejileri ve yöntemleri: İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. Kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır. Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır. Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamalıdır. Kontroller; işlem öncesi kontrolü, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsayacak şekilde yapılmaktadır. Belediyemizde ilgili mevzuat çerçevesinde varlık ve yükümlülüklerin üzerinde kontrol faaliyetleri sürdürülmektedir. Belirlenen kontrol yönteminin maliyetinin beklenen birimler için süreç yönetimi çalışmaları yapılacaktır. Harcama Belgeleri Yönetmeliği ile iş ve işlemlere ait İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol İşlemlerinin gerçekleştirilmesi sağlanacaktır. Belirlenen Periyotlar içerisinde kayıt ve belgeler dikkate alınmak suretiyle (Muhasebe kayıtları, taşınır, taşınmaz kayıtları vb.) varlıkların güvenliğini de kapsayacak şekilde tüm varlıkların tespit ve sayımları yapılacaktır. Müdürlükler Mali Hizmetler Destek Hizmetleri - Emlak ve İstimlak Üst Yönetim Müdürlükler Müdürlükler Sürekli sağlanmamaktadır. Bu nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür sağlanmamaktadır. Bu nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür. sağlanmaktadır. Bu nedenle yeni bir düzenleme 76

77 KFS8 faydayı aşmaması sağlanmaktadır. veya uygulamaya gerek duyulmamıştır. Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi: İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır. KFS 8.1 KFS 8.2 KFS 8.3 KFS9 İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır. Belediyemiz faaliyetleri ile ilgili mali karar ve işlemler hakkında yazılı prosedürler oluşturulmuştur. Prosedürlerin ve ilgili dokümanların faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsaması sağlanmaktadır. Prosedürler ve ilgili dokümanların, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olması sağlanmaktadır Birimler faaliyetleri ile ilgili mali karar ve işlemler hakkında yazılı prosedürler gözden geçirilecek ihtiyaç var ise güncellenecektir. Birimler tarafından belirlenen prosedürler ve ilgili dokümanlar faaliyet veya mali karar ve işlemin başlangıcından sonuçlandırılmasına kadar olan bütün aşamaları kapsayacak şekilde yapılacaktır. Gelir Gider işlemleri Belediye Otomasyon Programı üzerinden yapılacaktır. Prosedürler ve ilgili dokümanlar iç ve dış denetim sonuçları da dahil edilerek hazırlanarak ilgili personellere duyurulacaktır. Müdürlükler Müdürlükler Müdürlükler Mali Hizmetler Mali Hizmetler Mali Hizmetler sağlanmamaktadır. Bu nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür. sağlanmamaktadır. Bu nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür. sağlanmamaktadır. Bu nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür. Görevler ayrılığı: Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır. 77

78 KFS 9.1 KFS 9.2 Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir. Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerin yöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır. Kurumumuzda her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmektedir. Kurumumuzda Personel sayısının yeterli olması sayesinde görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı durumlar bulunmamaktadır. KFS10 Hiyerarşik kontroller: Yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir. sağlanmaktadır. Bu nedenle yeni bir düzenleme veya uygulamaya gerek duyulmamıştır. sağlanmaktadır. Bu nedenle yeni bir düzenleme veya uygulamaya gerek duyulmamıştır. KFS 10.1 KFS 10.2 Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmalıdır. Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermelidir. Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmaktadır. Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemekte ve onaylamaktadır Yöneticiler personelin iş ve işlemlerini periyodik aralıklarla kontrol edecek, tespit ettiği hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için söz konusu personeller uyarılacak gerekli tedbirlerin alınması sağlanacaktır. Yöneticiler Müdürlükler sağlanmamaktadır. Bu nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür. sağlanmaktadır. Bu nedenle yeni bir düzenleme veya uygulamaya gerek duyulmamıştır. 78

79 KFS11 Faaliyetlerin sürekliliği: İdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır. KFS 11.1 KFS 11.2 KFS 11.3 Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır. Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir. Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır. Belediyemizde bu şarta genel olarak uyum sağlanmaktadır. sağlanmaktadır. Bu nedenle yeni bir düzenleme veya uygulamaya gerek duyulmamıştır. KFS12 Bilgi sistemleri kontrolleri: İdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir. KFS 12.1 Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır. Belediyemizde kullanılmakta olan yazılımların sürekliliği ve güvenirliliğini temin için gerekli genel güvenlik prosedürleri Belediyenin bilgi sistemlerinin envanteri çıkarılarak, sistemin sürekliliğini ve güvenirliğini sağlayacak kontrol mekanizmalarının yazılı olarak belirlenmesi ve uygulanmasına devam edilecektir. Bilgi İşlem Müdürlükler sağlanmamaktadır. Bu nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür. 79

80 takibine ilişkin hizmet sağlanmaktadır ISO Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi standartlarına geçiş sağlanacaktır. Bilgi İşlem Müdürlükler Sertifika KFS 12.2 Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulmalıdır. Birimlerde kullanılan bilgi sistemlerinde güvenlik her kullanıcı için ayrı şifreleme yapmak sureti ile gerçekleştirilmektedir. Belediye Otomasyon Sistemine giriş yetkisi her kullanıcı için ayrı ayrı verilmektedir. Her kullanıcının yetkilendirmeleri farklı düzeylerdedir. sağlanmaktadır. Bu nedenle yeni bir düzenleme veya uygulamaya gerek duyulmamıştır. KFS 12.3 İdareler bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalar geliştirmelidir. Bilişim Yönetişimini sağlayacak mekanizmalar geliştirilmektedir Bilişim yönetimi ve bilgi sistemlerini geliştirmek üzere çalışmalar yapılacak, Bunun için Belediyemizde ihtiyaç duyulan program ve yazılımların alınması ve güncellenmesi sağlanacaktır. Bilgi İşlem Müdürlükler sağlanmamaktadır. Bu nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür. 80

81 BİS13 BİS BİLGİ VE İLETİŞİM Bilgi ve iletişim: İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır. İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır. Belediyemizde yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli iletişim çalışmalarımız devam etmektedir Yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli iletişim sistemi kurulması çalışmalarına devam edilecektir. (Birimler arası yazılı ve sözlü iletişim, e-posta, Kurum internet sitesi, bülten vb.) Çözüm masasında ve çağrı merkezinde çalışan personellere birimlerin görev, yetki ve sorumluluklarını içeren brifing verilecektir. Bilgi İşlem - Yazı İşleri Halkla ilişkiler Müdürlükler Müdürlükler Sürekli sağlanmamaktadır. Bu nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür. BİS 13.2 Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmelidir. Kurumumuz personelinin görevleri için gerekli bilgi ve belgelere hızlı ve etkin bir şekilde ulaşması sağlanmaktadır Müdürlüklerin görev ve çalışma yönetmeliklerinin güncel hallerinin belediyemiz web sitesinde yayınlanması sağlanacak ve yılda bir kez çalışma yönetmeliklerinde değişiklik ihtiyaçları gözden geçirilecektir. Üst yönetim için gerekli olan mali raporlar düzenli bir şekilde çıkarılacaktır. Müdürlükler Mali Hizmetler Bilgi İşlem - Strateji Geliştirme Üst Yönetim Sürekli sağlanmamaktadır. Bu nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür. 81

82 BİS 13.3 Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır. Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Roporu Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre Birim ve İdare faaliyet raporlarımız hazırlanmakta, İç Kontrol Güvence Beyanları ilgililerince imzalanmakta, Kesin hesap Kanunu hükümlerine göre Kesin Hesaplarımız çıkarılmaktadır Belediyemizde yazılı kağıt ortamında bulunan dokümanlar elektronik belge haline dönüştürülecektir. Belgelerin belirlenen iş akışları ile dolaşımı yönetilerek bu belgelerin doküman ambarları içerisinde güvenli bir şekilde saklanması ile belge ve bilgi kaynaklarına hızlı ve etkin ulaşım sağlanacaktır. Yazı İşleri Müdürlükler sağlanmaktadır. Bu nedenle yeni bir düzenleme veya uygulamaya gerek duyulmamıştır. BİS 13.4 Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmelidir. Performans Programına yöneticiler ve ilgili personeller tarafından zamanında erişim imkanı sağlanmış olup bunun sürdürülmesi sağlanmaktadır Performans Programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgiler bütün harcama birimlerine gönderilecektir. Strateji Geliştirme - Mali Hizmetler Müdürlükler 2019 yılı Performans Programı ve Bütce Kitapçıkları 2020 yılı Performans Programı ve Bütce Kitapçıkları sağlanmamaktadır. Bu nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür. 82

83 Performans Programı ve Bütçenin uygulanması ve takibinin Belediye otomasyon programı ile yapılabilmesi ve ilgili personellerin kullanımına açılması sağlanacaktır. Bilgi İşlem Strateji Geliştirme 2019 yılı Performans Programı 2020 yılı Performans Programı BİS 13.5 Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanmalıdır. Yönetim bilgi sisteminin geliştirilmesine yönelik çalışmalar devam etmektedir Kurumun Yönetim bilgi sistemlerinin, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde uygulanmasına devam edilecektir. Mali Hizmetler - Bilgi İşlem - Yazı İşleri Müdürlükler sağlanmamaktadır. Bu nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür. BİS 13.6 Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir. Belediyemizde Uygulanmakta olan Kalite yönetim sistemi uygulamaları ile her personelin görevleri misyon, vizyon ve amaçlar çerçevesinde iş akış süreçlerine göre belirlenmiş ve kendilerine tebliğ edilmiştir. sağlanmaktadır. Bu nedenle yeni bir düzenleme veya uygulamaya gerek duyulmamıştır. BİS 13.7 İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır. Belediyemizin yatay ve dikey iletişim sistemi ile personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmeleri sağlanmaktadır Belediyemizde personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarının belirlenebilmesi için anket çalışmaları ve yüz yüze görüşmeyi sağlayacak toplantılar yapılacaktır. İnsan Kaynakları ve Eğitim Bilgi İşlem sağlanmamaktadır. Bu nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür. 83

84 BİS14 Raporlama: İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır. BİS 14.1 BİS 14.2 İdareler, her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans programlarını kamuoyuna açıklamalıdır. İdareler, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna açıklamalıdır. Belediyemizde her yıl ilgili yasal düzenlemelerine uygun olarak yapılan Performans Programı ve Faaliyet Raporları ile amaçlar, hedefler, stratejiler, varlıklar, yükümlülükler ve bunları uygulama sonuçları belirlenmektedir. Faaliyet Raporumuz ve Performans Programlarımız Belediyemiz web sitesinde yayınlanarak kamuoyuna açıklanmaktadır Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu nun 30. maddesinde hesap verebilirlik ve mali saydamlık ilkesi gereği; Genel Yönetim kapsamındaki idarelerin, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı Belediyemiz bütçesinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ve ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlere ilişkin kurumsal ve mali durum beklentiler raporu hazırlanacak ve kurumumuzca kamuoyuna açıklanacaktır. Mali Hizmetler - Bilgi İşlem Üst Yönetim sağlanmaktadır. Bu nedenle yeni bir düzenleme veya uygulamaya gerek duyulmamıştır. sağlanmamaktadır. Bu nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür. 84

85 BİS 14.3 BİS 14.4 Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare faaliyet raporunda gösterilmeli ve duyurulmalıdır. Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, aya ilişkin beklentiler ve hedefleri ile faaliyetlerini kamuoyuna açıklaması gerekmektedir. Bu amaçla kurumumuz tarafından bütçenin ilk altı aylık uygulama sonuçları ve ikinci altı aya ilişkin beklentiler, hedefler ve faaliyetlere ilişkin ilgili yıla ait kurumsal ve mali beklentiler raporu hazırlanarak kamuoyunun bilgisine sunulmaktadır. Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler faaliyet raporunda gösterilmekte ve kamuoyuna duyurulmaktadır. Belediyemizde yazılı raporlama ağı oluşturulması sağlanmaktadır birimlerde yatay ve dikey raporlama sisteminin uygulanmasına devam edilecektir. Müdürlükler İnsan Kaynakları ve Eğitim sağlanmaktadır. Bu nedenle yeni bir düzenleme veya uygulamaya gerek duyulmamıştır. sağlanmamaktadır. Bu nedenle ilgili 85

86 BİS15 birim ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir eylemler öngörülmüştür. Kayıt ve dosyalama sistemi: İdareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır. BİS 15.1 Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsamalıdır. Kayıt ve dosyalama sistemi belediye içi haberleşmeyi sağlamaktadır. sağlanmaktadır. Bu nedenle yeni bir düzenleme veya uygulamaya gerek duyulmamıştır. BİS 15.2 Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır. Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olup, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilmekte ve izlenebilmektedir 'Standart Dosya Planı'' çalışmaları tamamlanarak EBYS'ye entegre edilecektir. Yazı İşleri Müdürlükler sağlanmamaktadır. Bu nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür. BİS 15.3 Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenliği ve korunmasını sağlamalıdır. Kayıt ve dosyalama sistemi, Kişisel verilerin güvenliği ve korunmasını sağlamaktadır ISO Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi kapsamında kişisel verilere ilgili de gerekli tedbirler alınacaktır. Bilgi İşlem Müdürlükler sağlanmamaktadır. Bu nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür. 86

87 BİS 15.4 Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun olmalıdır. Kayıt ve dosyalama, Başbakanlıkça belirlenen standart dosya planına ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine uyumlu olarak yapılmaktadır. sağlanmaktadır. Bu nedenle yeni bir düzenleme veya uygulamaya gerek duyulmamıştır. BİS 15.5 Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılmalı ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmelidir. Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmekte olup, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılmakta ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmektedir. sağlanmaktadır. Bu nedenle yeni bir düzenleme veya uygulamaya gerek duyulmamıştır. BİS 15.6 İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturulmalıdır. Her birimde içinde bulunulan yıla ait dosyalar saklanmakta olup, yıl sonunda Yazı İşleri bünyesinde oluşturulmuş olan Belediye arşivine gönderilmektedir. sağlanmaktadır. Bu nedenle yeni bir düzenleme veya uygulamaya gerek duyulmamıştır. BİS Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi: İdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır. 87

88 BİS 16.1 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenmeli ve duyurulmalıdır. Hata usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri ve bu konudaki yaptırımlar hakkında eğitim çalışmaları yapılmaktadır Belediyemiz personellerine hata usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri ve bu konudaki yaptırımlar hakkında eğitim çalışmalarımız devam edecektir. İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlükler Sürekli sağlanmamaktadır. Bu nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür. BİS 16.2 Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi yapmalıdır. Bildirilen hata usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında Yöneticiler tarafından yeterli inceleme yapılmaktadır. sağlanmaktadır. Bu nedenle yeni bir düzenleme veya uygulamaya gerek duyulmamıştır. BİS 16.3 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamalıdır. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamaktadır. sağlanmaktadır. Bu nedenle yeni bir düzenleme veya uygulamaya gerek duyulmamıştır. 88

89 5 - İZLEME İS17 İç kontrolün değerlendirilmesi: İdareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir İS 17.1 İç kontrol sistemi, sürekli izleme veya özel bir değerlendirme yapma veya bu iki yöntem birlikte kullanılarak değerlendirilmelidir. Belediyemiz iç kontrol sistemi sürekli olarak izlenerek değerlendirilmektedir İç kontrol sisteminin işleyişi 6 aylık periyotlarla değerlendirilecek ve üst yöneticiye sunulacaktır Strateji Geliştirme Müdürlükler İç Kontrol Eylem Planı Sonuç Raporu sağlanmamaktadır. Bu nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür İS 17.2 İS 17.3 İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntem belirlenmelidir. İç kontrolün değerlendirilmesine idarenin birimlerinin katılımı sağlanmalıdır. İç kontrolle ilgili ortaya çıkan eksikliklere karşı gerekli önlemler alınmaktadır. Uygulamalar katılımcılık anlayışı çerçevesinde sürmekte olup, tüm harcama birimleri iç kontrol sürecine dahil edilmektedir İç kontrol sisteminin değerlendirilmesi neticesinde ortaya çıkan eksiklikler ve uygun olmayan kontrol yöntemleri için gerekli önlemler alınacak ve bunların giderilmesi sağlanacaktır. harcama birimlerinin iç kontrol sürecine dahil edilmesi sağlanacaktır. İç kontrol soru formunun doldurulmasında tüm birimlere rehberlik sağlanacaktır. Strateji Geliştirme Strateji Geliştirme Strateji Geliştirme Müdürlükler Müdürlükler Müdürlükler İç Kontrol Soru Formu sağlanmamaktadır. Bu nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür. Sürekli sağlanmamaktadır. Bu nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür. 89

90 İS 17.4 İS 17.5 İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınmalıdır. İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenmeli ve bir eylem planı çerçevesinde uygulanmalıdır. İç kontrolün değerlendirilmesinde yönetici ve personel görüşleri ile denetim raporları dikkate alınmaktadır. İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenmiştir ve bir eylem planı çerçevesinde uygulanmaktadır Yöneticilerin iç kontrol sistemine ilişkin değerlendirmeleri dikkate alınacak ve gerekli önlemler uygulanacaktır. Harcama birimleri bünyesinde yapılacak değerlendirmeler dikkate alınarak İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulunun uygun görüşü ve alınması gereken tedbirler belirlenecek olup, üst yöneticinin onayı ile Belediyemiz eylem planı uygulanacaktır. Strateji Geliştirme Strateji Geliştirme Üst Yönetim Müdürlükler Sürekli sağlanmamaktadır. Bu nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür. sağlanmamaktadır. Bu nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür. İS18 İç denetim: İdareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır. İS 18.1 İS 18.2 İç denetim faaliyeti İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde yürütülmelidir. İç denetim sonucunda idare tarafından alınması gerekli görülen önlemleri içeren eylem planı hazırlanmalı, uygulanmalı ve izlenmelidir. Kurumumuzda İç Denetçi olmadığı için tarihine kadar bir eylem öngörülmemiştir. Kurumumuzda İç Denetçi olduğu takdirde İç denetim faaliyeti İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde yürütülecektir. Kurumumuzda İç Denetçi olmadığı için tarihine kadar bir eylem öngörülmemiştir. Kurumumuzda İç Denetçi olduğu takdirde İç denetim sonucunda idare tarafından alınması gerekli görülen önlemleri içeren eylem planı hazırlanacak ve uygulanacaktır. 90

91 SANCAKTEPE BELEDİYESİ İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI DAĞILIM CETVELİ (3.DÜZEY) KOS1 KOS 1.1 KOS KONTROL ORTAMI Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdır. ÖNGÖRÜLEN EYLEM SAYISI KOS 1.3 Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır. 4 KOS 1.4 Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır. 0 KOS 1.5 İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır. 1 KOS 1.6 KOS2 KOS 2.1 KOS 2.2 KOS 2.3 KOS 2.4 KOS 2.5 KOS 2.6 KOS 2.7 KOS3 KOS 3.1 KOS 3.2 KOS 3.3 KOS 3.4 KOS 3.5 KOS 3.6 İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır. Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır. Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır. İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir. İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir. İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmalıdır. İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır. Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır. Personelin yeterliliği ve performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik olmalıdır. İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir. Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır. Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir. Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir ÖNGÖRÜLEN EYLEM SAYISI ÖNGÖRÜLEN EYLEM SAYISI

92 KOS 3.7 KOS 3.8 Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir. Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır. 2 1 KOS4 KOS 4.1 KOS 4.2 Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır. Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir. ÖNGÖRÜLEN EYLEM SAYISI KOS 4.3 Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır. 0 KOS 4.4 KOS 4.5 Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır RİSK DEĞERLENDİRME RDS5 RDS 5.1 RDS 5.2 Planlama ve Programlama: İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. İdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlamalıdır. İdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlamalıdır. ÖNGÖRÜLEN EYLEM SAYISI 1 0 RDS 5.3 RDS 5.4 RDS 5.5 RDS 5.6 RDS6 RDS 6.1 RDS 6.2 İdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performans programlarına uygun olarak hazırlamalıdır. Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır. Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmalıdır. İdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır. Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi: İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir. Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir ÖNGÖRÜLEN EYLEM SAYISI RDS 6.3 Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluşturulmalıdır

93 3 - KONTROL FAALİYETLERİ KFS7 KFS 7.1 Kontrol stratejileri ve yöntemleri: İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır. ÖNGÖRÜLEN EYLEM SAYISI 1 KFS 7.2 KFS 7.3 Kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır. Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır. KFS 7.4 Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamalıdır KFS8 KFS 8.1 KFS 8.2 KFS 8.3 KFS9 KFS 9.1 Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi: İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır. İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır. Görevler ayrılığı: Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır. Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir. ÖNGÖRÜLEN EYLEM SAYISI ÖNGÖRÜLEN EYLEM SAYISI 0 KFS 9.2 KFS10 KFS 10.1 KFS 10.2 KFS11 KFS 11.1 Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerin yöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır. Hiyerarşik kontroller: Yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir. Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmalıdır. Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermelidir. Faaliyetlerin sürekliliği: İdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır. Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır. 0 ÖNGÖRÜLEN EYLEM SAYISI 1 0 ÖNGÖRÜLEN EYLEM SAYISI KFS 11.2 Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir. 0 0 KFS 11.3 Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır. 0 93

94 KFS12 KFS 12.1 Bilgi sistemleri kontrolleri: İdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir. Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır. ÖNGÖRÜLEN EYLEM SAYISI 2 KFS 12.2 Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulmalıdır. KFS 12.3 İdareler bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalar geliştirmelidir BİLGİ VE İLETİŞİM BİS13 Bilgi ve iletişim: İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır. ÖNGÖRÜLEN EYLEM SAYISI BİS 13.1 İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır. BİS 13.2 Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmelidir. 3 BİS 13.3 Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır. 0 BİS 13.4 BİS 13.5 BİS 13.6 BİS 13.7 BİS14 BİS 14.1 BİS 14.2 BİS 14.3 BİS 14.4 BİS15 BİS 15.1 BİS 15.2 BİS 15.3 Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmelidir. Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanmalıdır. Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir. İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır. Raporlama: İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır. İdareler, her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans programlarını kamuoyuna açıklamalıdır. İdareler, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna açıklamalıdır. Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare faaliyet raporunda gösterilmeli ve duyurulmalıdır. Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, birim ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir. Kayıt ve dosyalama sistemi: İdareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır. Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsamalıdır. Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır. Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenliği ve korunmasını sağlamalıdır. BİS 15.4 Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun olmalıdır ÖNGÖRÜLEN EYLEM SAYISI ÖNGÖRÜLEN EYLEM SAYISI

95 BİS 15.5 BİS 15.6 BİS16 BİS 16.1 BİS 16.2 BİS 16.3 Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılmalı ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmelidir. İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturulmalıdır. 16. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi: İdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenmeli ve duyurulmalıdır. Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi yapmalıdır. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamalıdır. 0 0 ÖNGÖRÜLEN EYLEM SAYISI İS17 İS 17.1 İS İZLEME İç kontrolün değerlendirilmesi: İdareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir. İç kontrol sistemi, sürekli izleme veya özel bir değerlendirme yapma veya bu iki yöntem birlikte kullanılarak değerlendirilmelidir. İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntem belirlenmelidir. İS 17.3 İç kontrolün değerlendirilmesine idarenin birimlerinin katılımı sağlanmalıdır. 2 İS 17.4 İS 17.5 İS18 İS 18.1 İS 18.2 İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınmalıdır. İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenmeli ve bir eylem planı çerçevesinde uygulanmalıdır. İç denetim: İdareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır. İç denetim faaliyeti İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde yürütülmelidir. İç denetim sonucunda idare tarafından alınması gerekli görülen önlemleri içeren eylem planı hazırlanmalı, uygulanmalı ve izlenmelidir. TOPLAM ÖNGÖRÜLEN EYLEM SAYISI 75 ÖNGÖRÜLEN EYLEM SAYISI ÖNGÖRÜLEN EYLEM SAYISI

96 SANCAKTEPE BELEDİYESİ İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI DAĞILIM CETVELİ (2.DÜZEY) KOS1 KOS2 KOS3 KOS4 1 - KONTROL ORTAMI Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. Personelin yeterliliği ve performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. ÖNGÖRÜLEN EYLEM SAYISI ÖNGÖRÜLEN EYLEM SAYISI ÖNGÖRÜLEN EYLEM SAYISI ÖNGÖRÜLEN EYLEM SAYISI TOPLAM RDS5 RDS6 KFS7 KFS8 KFS9 KFS10 KFS11 KFS RİSK DEĞERLENDİRME Planlama ve Programlama: İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi: İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. ÖNGÖRÜLEN EYLEM SAYISI ÖNGÖRÜLEN EYLEM SAYISI TOPLAM KONTROL FAALİYETLERİ Kontrol stratejileri ve yöntemleri: İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi: İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır. Görevler ayrılığı: Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır. Hiyerarşik kontroller: Yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir. Faaliyetlerin sürekliliği: İdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır. Bilgi sistemleri kontrolleri: İdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir. ÖNGÖRÜLEN EYLEM SAYISI ÖNGÖRÜLEN EYLEM SAYISI ÖNGÖRÜLEN EYLEM SAYISI ÖNGÖRÜLEN EYLEM SAYISI ÖNGÖRÜLEN EYLEM SAYISI ÖNGÖRÜLEN EYLEM SAYISI TOPLAM

97 BİS13 BİS14 BİS15 BİS16 İS17 İS BİLGİ VE İLETİŞİM Bilgi ve iletişim: İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır. Raporlama: İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır. Kayıt ve dosyalama sistemi: İdareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır. 16. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi: İdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır. ÖNGÖRÜLEN EYLEM SAYISI ÖNGÖRÜLEN EYLEM SAYISI ÖNGÖRÜLEN EYLEM SAYISI ÖNGÖRÜLEN EYLEM SAYISI TOPLAM İZLEME İç kontrolün değerlendirilmesi: İdareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir. İç denetim: İdareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır. ÖNGÖRÜLEN EYLEM SAYISI ÖNGÖRÜLEN EYLEM SAYISI TOPLAM 6 TOPLAM ÖNGÖRÜLEN EYLEM SAYISI SANCAKTEPE BELEDİYESİ İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI DAĞILIM CETVELİ (1.DÜZEY) BİLEŞEN STANDART SAYISI ÖNGÖRÜLEN EYLEM SAYISI % 1 - KONTROL ORTAMI , RİSK DEĞERLENDİRME , KONTROL FAALİYETLERİ , BİLGİ VE İLETİŞİM , İZLEME 2 6 8,00 TOPLAM ,00 97

98 Sancaktepebeltr Abdurrahmangazi mah. Enderun cad. No:2 Sancaktepe/İSTANBUL T F Gelişimin Adresi Sancaktepe 98