SELÇUK ÜNĠVERSĠTESĠ REKTÖRLÜĞÜ Öğrenci ĠĢleri Daire BaĢkanlığı Otomasyon ġube Müdürlüğü

Transkript

1 1-YENĠ KAYIT ÖSYS SÜRECĠ SELÇUK ÜNĠVERSĠTESĠ REKTÖRLÜĞÜ SÜREÇ ADI Yeni Kayıt-ÖSYS Süreci SÜREÇ NO 1 SÜREÇTEN SORUMLU ġube MÜDÜRLÜĞÜ SÜRECĠN SORUMLULARI SÜREÇ ORGANĠZASYON ĠLĠġKĠSĠ ÜST SÜRECĠ SÜRECĠN AMACI SÜRECĠN SINIRLARI,, Bilgi ĠĢlem Daire BaĢkanlığı, Fakülte Dekanlıkları, Yüksekokul ve Meslek Yüksekokulu Müdürlükleri ve Öğrenci. ÖSYM BaĢkanlığı, Selçuk Üniversitesi Rektörlüğü, Öğrenci ĠĢleri Daire BaĢkanlığı, Ve Bilgi ĠĢlem Daire BaĢkanlığı. Öğrenci ĠĢleri Süreci ÖSYM ve Özel Yetenek Sınav Sonuçlarına göre yerleģtirilen öğrencilerin kayıtlarının yapılması. Sınav Sonuçlarına Göre YerleĢtirilen Öğrencilerin Kayıt Duyurusunun Yapılması, Öğrencinin Kaydının yapılması. - ÖSYM Ve Özel Yetenek Sınav Sonuçlarına Göre YerleĢtirilen Öğrencilere Kayıt Duyurusu Yapılır. - YerleĢtirilen Öğrencilerin Bilgileri OSYM Sisteminden Üniversitemiz Öğrenci Bilgi Sistemine Aktarılır. - Öğrencilerin Kayıt Günleri Duyurulur. SÜREÇ ADIMLARI - Belirtilen Günde Aday Bizzat Kendisi Okulundaki Kayıt Bürosuna Gelir. - Öğrenci, Kayıt Ġçin Ġstenen Belgeleri Kayıt Bürosunda Görevliye Teslim Eder. - Öğrencinin Kaydı Yapılır. Öğrenciye Kimliği ve Öğrenci Belgesi Verilir. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERĠ Performans Göstergesi Kayıt Olan Öğrenci Sayısı BaĢarılı Bir ġekilde Tamamlanan Kayıt Süreci.

2 Öğrenci Yeni Kayıt-ÖSYM Süreci AkıĢ ġeması ÖĞRENCİ YENİ KAYIT İŞLEMİNİ BAŞLAT ÖSYM Ve Özel Yetenek Sınav Sonuçlarına Göre yerleģtirilen Öğrencilere Kayıt Duyurusu Yapılır. Sınav Sonuçlarına Göre YerleĢen Öğrencilerin Bilgileri ÖSYM den Öğrenci ĠĢleri Genel Sabitlerine Aktarılır. Öğrencilerin Kayıt Günleri Ve Getirmesi Gereken Evraklar Duyurulur. Öğrenci Belirlenen Günlerde Kayıt Ġçin Gerekli Evraklarla Okulundaki Kayıt Bürosuna Gelir. Öğrenci Kayıt Bürosundaki Görevliye Evraklarını Eksiksiz Teslim Eder. Görevli Personel Tarafından Öğrencinin Kaydı Yapılır. Öğrenciye Öğrenci Kimlik Kartı Ve Öğrenci Belgesi Verilir. ĠġLEM SONU

3 2-KAYIT YENĠLEME DERS ALMA SÜRECĠ SÜREÇ ADI Kayıt Yenileme Ders Alma Süreci SÜREÇ NO 2 TARĠH 2015 SÜREÇTEN SORUMLU ġube MÜDÜRLÜĞÜ SÜRECĠN SORUMLULARI SÜREÇ ORGANĠZASYON ĠLĠġKĠSĠ ÜST SÜRECĠ SÜRECĠN AMACI SÜRECĠN SINIRLARI, Otomasyon ġube Müdürlüğü, Bilgi ĠĢlem Daire BaĢkanlığı, Fakülte Dekanlıkları, Yüksekokul ve Meslek Yüksekokulu Müdürlükleri Öğrenci DanıĢmanları ve Öğrenci.,, Bilgi ĠĢlem Daire BaĢkanlığı, Öğrenci ĠĢleri Öğrenci ĠĢleri Süreci Öğrencilerin Kayıt Yenileme ve Ders Alma ĠĢlemleri Okulların Okutulacak Eğitim Öğretim Yılındaki Ders Bilgilerini Tanımlamalarıyla BaĢlayıp, Onaylanan Kaydın Sisteme Aktarılmasıyla Biter. Okullar Bölümlerin Belirlediği Dersleri Bölüm Programında Tanımlarlar. - Okulların Ders Kontenjanı Ve Dersin Hocasını Belirledikleri Dersleri Web de Ders Kaydı Sayfasında Güncelleyerek Ġnternet Ortamında Öğrencilere Ders Alma Hakkı Verilir. SÜREÇ ADIMLARI - Dersi Alan Öğrencilerin DanıĢmanlarınca Ders Ekleme Çıkarma Yapılarak Dersleri Onaylanır. - Belirtilen Süre Sonunda GerçekleĢen Bu Onaylama Sonrasında OluĢturulmuĢ Olan Kütükler Öğrenci ĠĢleri Sabitlerine Aktarılır. - Öğrenci ĠĢleri Kullanıcılarına Açık Hale Getirilir. - Bu AĢamada Hocaların Web Sayfalarında Ders Yoklama Listeleri Atılır. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERĠ Performans Göstergesi GerçekleĢtirilen Kayıt Yenileme Süreci Sayısı

4 Kayıt Yenileme Ders Alma Süreci AkıĢ ġeması Bölümler Dersleri Tanımlarlar. Okullarca Dersleri Alacak Öğrenci Kontenjanları Belirlenir. Okullarca Dersin Hocası Atanır. Tanımlı Dersler Webde Yayınlanır. Öğrenciler Derslerini Seçerler. DanıĢmanlarınca Ekleme Çıkarma Yapılır. Onaylanan Dersler Sisteme Atılarak Ders Listesi OluĢturulur. ĠġLEM SONU

5 3-ġARTLI GEÇER SÜRECĠ SÜREÇ ADI ġartlı Geçer Süreci SÜREÇ NO 3 SÜREÇTEN SORUMLU ġube MÜDÜRLÜĞÜ SÜRECĠN SORUMLULARI SÜREÇ ORGANĠZASYON ĠLĠġKĠSĠ ÜST SÜRECĠ SÜRECĠN AMACI SÜRECĠN SINIRLARI,, Bilgi ĠĢlem Daire BaĢkanlığı, Fakülte Dekanlıkları, Yüksekokul ve Meslek Yüksekokulu Müdürlükleri, Öğrenci ĠĢleri Süreci Dönemlik/Yıllık Not Ortalaması 2:00 Ve Üzerinde Olan Derslerin Harfinin BaĢarılı Yapılması. Tüm Notların Girilmesiyle BaĢlar ġartlı Geçer Yapılması Ġle Son Bulur. - Okullar Dönemlik/Yıllık Notların Tamamını Girdiklerini Belirtirler. SÜREÇ ADIMLARI - Sistemde Olan Not Ortalamaları 2:00 ve Üzerinde Olanlar Sistemden Taranır. - BaĢarısız DD-DC Olan Harfler BaĢarılıya Çevrilir. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERĠ Performans Göstergesi Kayıt Olan Öğrenci Sayısı BaĢarılı Bir ġekilde Tamamlanan Kayıt Süreci.

6 ġartlı Geçer Süreci AkıĢ ġeması Okullar Dönemlik/Yılık Notların Tamamını ĠĢlerler. Notların Sisteme Girildiğini Belirtir Üst Yazı Ġle Bildirirler. Okulların Yazılarına Ġstinaden Ders Not Listesi Alınır. Alınan Ders Notlarının Ortalaması 2 ve Üzeri Olanların Tespiti Yapılır. Bu ġekilde Olan Notların DD-DC Olanların Harfi BaĢarılı Yapılır. ĠġLEM SONU

7 4-BÖLÜM-PROGRAM BĠLGĠLERĠNĠN GÜNCELLEME SÜRECĠ SÜREÇ ADI Bölüm-Program Bilgilerinin Güncelleme Süreci SÜREÇ NO 4 SÜREÇTEN SORUMLU ġube MÜDÜRLÜĞÜ SÜRECĠN SORUMLULARI,, Bilgi ĠĢlem Daire BaĢkanlığı. SÜREÇ ORGANĠZASYON ĠLĠġKĠSĠ ÜST SÜRECĠ SÜRECĠN AMACI SÜRECĠN SINIRLARI ÖSYM. BaĢkanlığı, S.Ü Rektörlüğü, Öğrenci ĠĢleri Daire BaĢkanlığı, Ve Bilgi ĠĢlem Daire BaĢkanlığı. Öğrenci ĠĢleri Süreci OSYM Ve Özel Yetenek Sınav Sonuçlarına Göre YerleĢtirilen Bölüm-Programların Güncelleme Yapılması. ÖSYM Kontenjan Kılavuzunda Yayımlanmasıyla BaĢlar Sisteme Girilmesiyle Son Bulur. - OSYM Ve Özel Yetenek Sınav Sonuçlarına Göre Tercih Alan Bölüm-Programlar Ösym Kontenjanlar Kılavuzunda Yayınlanır SÜREÇ ADIMLARI - Yayınlanan Bölüm-Programlar Listesi Alınır - Sistemimizde Kayıtlı Olan Bölüm-Program Listesi Alınır. - ÖSYM Bölüm-Program Numaraları Kontrol Edilerek DeğiĢikler Sistemde Düzenlenir. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERĠ Performans Göstergesi Bölüm-Program Bilgilerinin BaĢarılı Bir ġekilde Üniversite Kayıtlarından Önce Sisteme Girilmesi Ve Hatasız Olması Süreci.

8 Bölüm-Program Bilgilerinin Güncelleme Süreci AkıĢ ġeması OSYM Ve Özel Yetenek Sınav Sonuçlarına Göre Tercih Alan Bölüm- Programlar Yayınlanır. Yayınlanan Bölüm-Program Listeleri Alınır. Sistemimizdeki Bilgilerle EĢleĢtirilir. Ekleme-Çıkarma Yapılarak DeğiĢiklikler Yapılır. İŞLEM SONU

9 5-AKADEMĠK KURUM SĠCĠLĠ VE ġġfre VERĠLME SÜRECĠ SÜREÇ ADI Akademik Kurum Sicilli Ve ġifre Verilme Süreci SÜREÇ NO 5 SÜREÇTEN SORUMLU ġube MÜDÜRLÜĞÜ SÜRECĠN SORUMLULARI,, SÜREÇ ORGANĠZASYON ĠLĠġKĠSĠ ÜST SÜRECĠ SÜRECĠN AMACI SÜRECĠN SINIRLARI,. Öğrenci ĠĢleri Süreci Akademik Personelin Sistemi Güvenli Bir ġekilde Kullanabilmesi. Personelin Atanmasının Bildirilmesiyle BaĢlayıp Kullanıcı ġifresinin Bildirilmesi Ġle Son Bulur. - Tarafımıza Ataması Yapılan Akademik Personelin Bilgileri Bildirilir. SÜREÇ ADIMLARI - Ataması Yapılan Akademik Personelin KiĢisel Bilgileri Sisteme Tanımlanır. - Sicil Numarası Belirlenen Kullanıcıya ġifre Ve Kontrol 1 ġifreleri Sisteme Girilir. - Verilen Bu ġifreler Kullanıcıya Bildirilir. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERĠ Performans Göstergesi Personelin Kaydı ve Güvenli Bir Ģekilde ġifrelerinin Ġletilmesi Süreci.

10 Akademik Kurum Sicilli Ve ġifre Verilme Süreci AkıĢ ġeması Ataması Yapılan Personelin Bilgileri Bildirilir. Personelin Bilgileri Sisteme Tanımlanır. Sicili Belirlenerek ġifreleri Verilir. ġifreler Kullanıcısına Bildirilir. ĠġLEM SONU

11 6-DĠPLOMA SÜRECĠ SÜREÇ ADI Diploma Süreci SÜREÇ NO 6 TARĠH 2015 SÜRECĠN SORUMLULARI SÜREÇ ORGANĠZASYON ĠLĠġKĠSĠ ÜST SÜRECĠ SÜRECĠN AMACI SÜRECĠN SINIRLARI, Fakülte Dekanlıkları, Yüksekokul ve Meslek Yüksekokulu Müdürlükleri. S.Ü Rektörlüğü,, Otomasyon ġube Müdürlüğü. Öğrenci ĠĢleri Süreci Mezun Olan Öğrencilere Verilen Diplomaların Sistemde Hatasız Düzenlenmesi. Rektör, Dekan Veya Müdür DeğiĢikliği Ġle BaĢlayıp Sisteme Tanımlanması Ġle Son Bulur. - Rektör DeğiĢikliğinde Sistemdeki Eski Rektör Yerine Yeni Rektör Tanımlanır. SÜREÇ ADIMLARI - Okullara Atanan Dekan Yada Müdürler Tarafımıza Bildirilir. - Okullara Ait Olan Diplomalardaki Dekan/Müdür Bilgileri Güncellenir. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERĠ Performans Göstergesi Rektör, Dekan Veya Müdürlerin DeğiĢikliğinin Sistemde Hatasız Ve Zamanında Güncellenme Süreci.

12 Diploma Süreci AkıĢ ġeması Rektör DeğiĢikliği Sistemde Güncellenir. Ataması Yapılan Dekan/Müdürlerin Tarafımıza Bilgilendirilir. Bilgiler Güncellenerek Sistemde Düzeltme Yapılır. ĠġLEM SONU

13 7-DĠPLOMA ġekġl, FORMAT SÜRECĠ SÜREÇ ADI Diploma ġekil, Format Süreci SÜREÇ NO 7 TARĠH 2015 SÜRECĠN SORUMLULARI S.Ü Rektörlüğü,, Otomasyon ġube Müdürlüğü. SÜREÇ ORGANĠZASYON ĠLĠġKĠSĠ ÜST SÜRECĠ SÜRECĠN AMACI SÜRECĠN SINIRLARI S.Ü.Rektörlüğü,, Otomasyon ġube Müdürlüğü. Öğrenci ĠĢleri Süreci Diploma ġekil Ve Ġçerik Düzenleme. Rektörlük Makamınca Düzenleme Emriyle BaĢlar Diplomanın Oluru Ġle Son Bulur. - Rektörlük Makamından Diploma ġekil Yada Ġçerik Konusunda Emirleri Alınır. SÜREÇ ADIMLARI - Bilgiler Çerçevesinde Diploma ġekil Ve Ġçerikleri Örnekler ġeklinde Düzenlenir. - Rektörlük Makamınca Onaylanan Diploma Yeni Bir DeğiĢiklik Olana Kadar Devam Eder. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERĠ Performans Göstergesi Diploma Format Ya da ġekil DeğiĢikliği En Kısa Zamanda Ve Ġstenilen Biçimde Düzenleme Süreci.

14 Diploma ġekil, Format Süreci AkıĢ ġeması Rektörlükten Diploma DeğiĢiklik Emirleri Alınır. Bilgiler ve Ġstekler Çerçevesinde Örnekler OluĢturulur. Rektörlük Oluruna Sunulur. Rektörlükçe Oluru Alan Diploma Yeni Bir DeğiĢikliğe Kadar Devam Eder. ĠġLEM SONU

15 8-KURUM ĠÇĠ VE KURUMLAR ARASI YATAY GEÇĠġ SÜRECĠ SÜREÇ ADI Kurum Ġçi ve Kurumlar Arası Yatay GeçiĢ Süreci SÜREÇ NO 8 SÜREÇTEN SORUMLU ġube MÜDÜRLÜĞÜ SÜRECĠN SORUMLULARI SÜREÇ ORGANĠZASYON ĠLĠġKĠSĠ ÜST SÜRECĠ SÜRECĠN AMACI SÜRECĠN SINIRLARI,, Fakülte Dekanlıkları, Yüksekokul ve Meslek Yüksekokulu Müdürlükleri S.Ü Rektörlüğü,, Otomasyon ġube Müdürlüğü, Fakülte Dekanlıkları, Yüksekokul ve Meslek Yüksekokulu Müdürlükleri Öğrenci ĠĢleri Süreci Öğrencilerin Kabul Edilen Bölümlerine Kayıtlarının Sağlanması. Kontenjanların Ġlanı Ġle BaĢlar Öğrencinin Kayıt Olması Ġle Son Bulur. - Rektörlükçe Kurum Ġçi ve Kurumlar Arası Yatay GeçiĢ Kontenjanları ve ġartları Ġlana Çıkarılır. SÜREÇ ADIMLARI - Belirtilen Tarihlerde Müracaat Edip ġartları Tutan Öğrencilerin Yatay GeçiĢleri Kabul Edilen Öğrenciler Belirlenir. - Bu Öğrencilerin Sisteme Girebilmesi Ġçin Okullarca Tarafımıza Gelen Bilgiler Sisteme Kaydedilir. - Öğrenci Okulundan Kaydını Yaptırır. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERĠ Performans Göstergesi Yatay GeçiĢ Kontenjanı, BaĢarılı Bir ġekilde Tamamlanan Kayıt Süreci.

16 Kurum Ġçi ve Kurumlar Arası Yatay GeçiĢ Süreci AkıĢ ġeması Yatay GeçiĢ Kontenjanları Ġlan Edilir. Belirlenen Tarihlerde Müracaatlar Yapılır. ġartları Tutan, Kontenjan Dahilinde Sıralamaya Giren Öğrenciler Belirlenir. Belirlenen Öğrenciler Tarafımıza Bildirilir. Sisteme Bilgileri Girilen Öğrenciler Ġçin Okullara Yetki Verilir. Okul Kullanıcılarınca Öğrencinin Kaydı Yapılır. ĠġLEM SONU

17 9-KURUM DIġI DERS VERECEK KĠġĠNĠN SĠCĠL VE ġġfre SÜRECĠ SÜREÇ ADI Kurum DıĢı Ders Verecek KiĢinin Sicil Ve ġifre Süreci SÜREÇ NO 9 SÜREÇTEN SORUMLU ġube MÜDÜRLÜĞÜ SÜRECĠN SORUMLULARI SÜREÇ ORGANĠZASYON ĠLĠġKĠSĠ ÜST SÜRECĠ SÜRECĠN AMACI SÜRECĠN SINIRLARI,, Fakülte Dekanlıkları, Yüksekokul ve Meslek Yüksekokulu Müdürlükleri.,. Sicil ve ġġfre Süreci Alanında UzmanlaĢmıĢ KiĢilerden Yararlanma. KiĢinin Ders Verebilmesine Karar Verilmesiyle BaĢlayıp Bilgilerin Sisteme Girilerek Yetkilendirilmesi Ġle Son Bulur. - Okul Tarafından Uzmanlığından Faydalanılması Gerektiğine Karar Verilen Fakat Kadrosu Üniversitemizde Olmayan KiĢinin Bilgileri Tarafımıza Bildirilir. SÜREÇ ADIMLARI - Tarafımıza Yapılan Ġstek KarĢılığında DıĢardan Derse Girecek KiĢinin Bilgileri Sisteme Girilir. - KiĢiye Ait Kurum DıĢı Sicil ve ġifreleri Sisteme Girilir. - Kullanıcıya Sicil Ve ġifresi Verilir. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERĠ Performans Göstergesi DıĢardan Ders Verecek KiĢinin BaĢarılı Bir ġekilde Sisteme Girilme Süreci.

18 Kurum DıĢı Ders Verecek KiĢinin Sicil Ve ġifre Süreci AkıĢ ġeması Okul Tarafından KiĢiye Ait Sicil ġifre Talep Edilir. Talepte Bulunulan KiĢinin Bilgileri Sisteme Kaydedilir. KiĢiye DıĢardan Sicil Ve ġifre Verilir. ĠġLEM SONU

19 10-OTOMASYON KULLANICILARI TANIMLAMA SÜRECĠ SÜREÇ ADI Otomasyon Kullanıcıları Tanımlama Süreci SÜREÇ NO 10 SÜREÇTEN SORUMLU ġube MÜDÜRLÜĞÜ SÜRECĠN SORUMLULARI SÜREÇ ORGANĠZASYON ĠLĠġKĠSĠ ÜST SÜRECĠ SÜRECĠN AMACI SÜRECĠN SINIRLARI,, Fakülte Dekanlıkları, Yüksekokul ve Meslek Yüksekokulu Müdürlükleri ve Otomasyon Kullanıcıları.,. Öğrenci ĠĢleri Süreci Otomasyon Kullanıcısı Açma Ve Yetkilendirme. Okulların Dekan, Müdür, Bölüm ve Öğrenci ĠĢleri Kullanıcısı talebi Ġle BaĢlar Kullanıcı Tanımlaması ve ġifre Vermesi Ġle Son Bulur. - Okullar Dekan, Müdür, Bölüm Yada Öğrenci ĠĢleri Kullanıcılarından Ġhtiyaç Duydukları Kullanıcılar Ġçin Yetki Talebinde Bulunurlar. SÜREÇ ADIMLARI - Talepte Bulunulan Kullanıcı Ġle Ġlgili KiĢiye Ait Bilgileri Ġçeren Kullanıcı Açılır. - Ġstenilen Kullanıcıya Göre Yetki Ve ġifresi Kullanıcıya Verilir. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERĠ Performans Göstergesi Otomasyon Kullanıcısı Açılması Kayıt Süreci.

20 Otomasyon Kullanıcıları Tanımlama Süreci AkıĢ ġeması Okullar Kullanıcı Ġsteğinde Bulunur. KiĢinin Bilgileri Sisteme Girilerek Ġstenilen Yetkilere Göre Kullanıcı OluĢturulur. Açılan Kullanıcıya Yetki ve ġifresi Verilir. ĠġLEM SONU