AĠLE VE SOSYAL POLĠTĠKALAR BAKANLIĞI ĠÇ KONTROL STANDARTLARI EYLEM PLANI (Revize )

Transkript

1 AĠLE VE SOSYAL POLĠTĠKALAR BAKANLIĞI ĠÇ KONTROL STANDARTLARI EYLEM PLANI (Revize ) STRATEJĠ GELĠġTĠRME BAġKANLIĞI

2 SUNUġ 3 ĠÇ KONTROL STANDARTLARININ AMACI 4 KONTROL ORTAMI STANDARTLARI...5 RĠSK DEĞERLENDĠRME STANDARTLARI...37 KONTROL FAALĠYETLERĠ STANDARTLARI.50 BĠLGĠ VE ĠLETĠġĠM STANDARTLARI..75 ĠZLEME STANDARTLARI 101 İÇİNDEKİLER

3 Bilindiği gibi 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunuyla, kamu yönetiminde etkin bir iç kontrol sisteminin oluģturulması amaçlanmıģtır. Ġç kontrol sisteminin oluģturulması, uygulanması, izlenmesi ve geliģtirilmesi amacıyla gerekli standartlar ise Kamu Ġç Kontrol Standartları Tebliği ile belirlenmiģtir. Kamu idarelerinin, mali ve mali olmayan tüm iģlemlerinde, bu standartlara uymaları ve gereğini yerine getirmeleri yasal bir yükümlülüktür. Kamu Ġç Kontrol Standartları Tebliği ve Standartlara Uyum Planı Rehberi uyarınca; Kamu idarelerinin iç kontrol sistemlerinin, bu standartlara uyumunu sağlamak üzere yapılması gereken çalıģmaların belirlenmesi, eylem planına bağlanması ve hazırlanan Eylem Planının Maliye Bakanlığına gönderilmesi gerekmektedir. Bu doğrultuda Bakanlığımızda, Strateji GeliĢtirme BaĢkanlığının koordinatörlüğü, Ġç Denetim Birimi BaĢkanlığının danıģmanlığı ve tüm birimlerin katılımı ile Ġç Kontrol Sisteminin oluģturulması çalıģmaları 2012/11 sayılı Genelge ile tarihinde baģlamıģtır. Bakanlığımız Ġç Kontrol çalıģmalarını koordine etmek, yürütmek, uygulamak ve izlemek üzere Ġç Kontrol Koordine Birimi, Ġç Kontrol Ġzleme ve Yönlendirme Kurulu, Ġç Kontrol Yürütme Ekibi ve Ġç Kontrol Alt Ekip Üyelerini belirlemiģ ve bunların çalıģma usul ve esaslarını belirlemiģtir. SunmuĢ olduğumuz çalıģmada tüm birimlerin alt ekip üyelerinin katılımı ile öncelikle mevcut durum tespiti yapılmıģ, öngörülen eylemler bir takvime bağlanmıģ, Ġç Kontrol Yürütme Ekibi ve Ġç Kontrol Ġzleme ve Yönlendirme Kurulunun görüģlerine sunulduktan sonra üst yöneticini onayıyla 17/07/2012 tarihinde uygulamaya konulmuģtur SUNUŞ

4 Ġç kontrol standartları, idarelerin, iç kontrol sistemlerinin oluģturulmasında, izlenmesinde ve değerlendirilmesinde dikkate almaları gereken temel yönetim kurallarını göstermekte ve tüm kamu idarelerinde tutarlı, kapsamlı ve standart bir kontrol sisteminin kurulmasını ve uygulanmasını amaçlamaktadır. İÇ KONTROL STANDARTLARININ AMACI 4

5 KONTROL ORTAMI STANDARTLARI HAZĠRAN

6 ÇalıĢanların, kurumun amaçlarını bildikleri, Kendi görev ve sorumluluklarını tam olarak anladıkları, Ġnsan kaynakları uygulamalarının yazılı olarak objektif kurallara bağlandığı, ÇalıĢanlar arasında ayrımcılığın söz konusu olmadığı, ÇalıĢanların yeterliğinin artırılması için gerekli eğitim ve donanımın tahsis edildiği, Yöneticilerin kontrollere uygun davranarak çalıģanlara örnek olduğu, Kurum çalıģanları ile birimleri arasında raporlama ve hiyerarģik iliģkilerin açık ve net olarak belirlendiği, bir ortamı ifade eder. Etik değerler ve dürüst bir yönetim Görev, yetki ve sorumlulukların bilgili ve yeterli kiģilere verilmesi Personelin performansının değerlendirilmesi Ġdarenin organizasyon yapısı Personelin görev, yetki ve sorumluluklarının açık bir Ģekilde belirlenmesi KONTROL ORTAMI 6

7 Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranıģlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. KOS1 7

8 1. Kontrol Ortamı KOS 1. Etik Değerler ve Dürüstlük KOS 1.1. Ġç kontrol sistemi ve iģleyiģi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. Personel ve yöneticiler, iç kontrol sistemi, iģleyiģi ve bu konudaki bazı kavramlar konusunda yeterli bilgi birikimine sahip değildir. Konu ile ilgili iç kontrol sistemi kurulma çalıģmaları Bakanlık Genelgesi ile baģlamıģ olup üst yönetim ve iç kontrol alt ekip üyelerini kapsayan bilgilendirme ve sistemin kurulma çalıģmalarına baģlanmıģtır. Henüz Bakanlığın tamamına yaygınlaģtırılmamıģtır. KOS Yöneticiler için Ġç Kontrol ile ilgili bilgilendirme toplantısı düzenlenmesi, ÇalıĢma gruplarıyla Ġç Kontrol ve Risk Yönetimi ile ilgili ÇalıĢtaylar yapılması, Alt birim çalıģma ekiplerine bilgilendirme toplantısı ve iç kontrol eylem planı taslağının tüm birimlerin katılımıyla hazırlanması, Bakanlık web sayfasında Ġç Kontrol mevzuatının paylaģılması ile Ġç kontrol çalıģmalarının seyri ve yapılan çalıģmaların yayınlanması, Ġç Kontrol sistemi çalıģmalarının daha iyi anlaģılması, benimsenmesi ve kurum kültürü haline getirilmesi, amacı ile hizmet içi eğitim ve görevde yükselme programlarına iç kontrol sisteminin dahil edilmesi SGB, Ġç Denetim Birimi BaĢk. Eğitim ve Yayın Dairesi BaĢk SGB, Ġç Denetim Birimi BaĢk. Eğitim ve Yayın Dairesi BaĢk SGB SGB SGB Tüm Birim Yöneticileri Bilgi ĠĢlem Daire BaĢk Personel Daire BaĢk., Eğitim ve Yayın Daire BaĢk Bilgilendirme Toplantıları-Toplantı Katılım Çizelgeleri ÇalıĢtay sonuç raporları-katılım Çizelgeleri Bilgilendirme Toplantısı-Katılım Çizelgeleri Web sayfası Hizmet içi eğitim programı Sürekli Sürekli Tamamlandı Tamamlandı Tamamlandı. 8

9 1. Kontrol Ortamı KOS 1. Etik Değerler ve Dürüstlük KOS 1.2. Ġdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdır Ġç kontrol sistemi kurulma aģamasında olduğundan yöneticiler sistem hakkında yeterli bilgi ve eğitime sahip değillerdir. Bakanlık yöneticileri iç kontrol sisteminin kurulması ve uygulanmasında personele örnek davranma hususunda gereken hassasiyeti göstermekte olup, tüm birimlerde birliktelik sağlanması amacıyla yapılacak eylemler planlanmıģtır. KOS Ġç kontrol sisteminin anlamı, önemi ve gerekliliği konusunda yöneticilerin tamamına eğitimler verilecektir. Üst Yöneticinin iç kontrol konusundaki beklentilerini anlatan bir yazının her yıl en az bir defa yayınlanıp, tüm personel tarafından bilinmesi sağlanacaktır. SGB-Eğitim ve Yayın Dairesi BĢk. Tüm Birim Yöneticileri Ġç Kontrol Sistemi Eğitimi, Bilgilendirme Toplantıları, Üst Yönetici Beklenti Yazısı, Sürekli 9

10 1. Kontrol Ortamı KOS. 1. Etik Değerler ve Dürüstlük KOS.1.3.Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır. Bakanlığımız etik komisyonu kurulmuģ olup bu konuda çalıģmalar yürütülmektedir. Etik haftası nedeniyle Bakanlık merkez birimleri yöneticilerine etik eğitimi verilmiģ, gerekli afiģler asılmıģtır. Etik kuralların bilinmesi konusunda tüm personel yeterli bilgi ve kültüre sahip değildir. KOS Bakanlığa ait etik kurallar oluģturulacak, personele duyurulacak, web sitesi oluģturulacak, etik dıģı davranıģların bildirilmesine iliģkin etkin kanallar oluģturulacak, etik kurulunun sekretaryası güçlendirilecek ve her türlü konuda yapılan eğitimlerin programlarına etik dersi eklenerek etik kurallarının bilinmesi ve yaygınlaģtırılması sağlanacaktır. Ayrıca merkez ve taģra teģkilatında bir temsilciye etik eğitimi eğitici eğitimi verilecektir. SGB- Bakanlık Etik Komisyonu-Eğitim ve Yayın Dairesi BĢk. Etik Beyannamesi, Etik Eğitimi

11 1. Kontrol Ortamı KOS. 1. Etik Değerler ve Dürüstlük KOS.1.4. Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır. Bakanlık, mevzuatla kendisine verilmiģ görevleri kalkınma planları, stratejik planlar ve programlar doğrultusunda yürütmekte olup, Stratejik Planda da belirtilen Güvenilirlik, Alenilik ve Hesap Verebilirlik ilkeleri çalıģmalarında öncelikli olarak benimsemektedir. Bakanlık Ġdare Faaliyet Raporu ve birimlerin birim faaliyet raporları her yıl kamuoyuna açıklanmakta olup, ayrıca kurum SayıĢtay tarafından dıģ denetime, Ġç Denetim Birim BaĢkanlığı ve Denetim Hizmetleri BaĢkanlığı tarafından da iç denetime tabidir. Ayrıca, gerek TBMM tarafından verilen soru önergeleri gerekse bilgi edinme mevzuatı çerçevesinde ilgililerden gelen talepler karģılanmakta ve böylece faaliyetlerimizde Ģeffaflık ve hesap verebilirlik sağlanmaktadır. Ancak Bakanlık beģ ayrı birimin tek çatıda toplanıp icracı Bakanlık olması nedeniyle mevzuat ve teģkilatın yapısı bakımından henüz kurulma aģamasında olduğundan bazı mükerrer ve çakıģan iģlemler olabilmektedir. KOS Faaliyetlerde saydamlık ve hesap verilebilirliği sağlayacak standart kontrol faaliyetleri geliģtirilecektir. SGB Tüm Birim Yöneticileri Faaliyet Raporu-Stratejik Plan-Performans Programı-Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporu-Ġç denetim ve Denetim Hizmetleri Raporları-SayıĢtay denetim sonuçları, mevuzat düzenlemeleri, Sürekli 11

12 1. Kontrol Ortamı KOS.1. Etik Değerler ve Dürüstlük KOS.1.5.Ġdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eģit davranılmalıdır. Gerek personele karģı gerekse hizmet verilenlere adil ve eģit davranılıp davranılmadığı hususu sürekli olarak gözetilmektedir. Kurum içi ve kurum dıģından yazılı ya da sözlü Ģikâyet ve önerilerin kaydı, değerlendirilmesi ve raporlanması ile hata usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirimleri yapılabilmektedir. KOS.1.5.1Yasal düzenleme (Hata, Usulsüzlük, Yolsuzluk ve Ayrımcılığın Önlenmesi konulu Genelge doğrultusunda ġikayet ve Öneri Sistemi ile ilgili yazılımlar hazırlanacak ve Bakanlık Merkez Birimlerinin web sitelerinde yayınlanacaktır.), teknik alt yapı ve eğitimlerle adalet ve eģitlik değerlerinin tüm personel tarafından benimsenmesi sağlanacaktır. SGB-Eğitim ve Yayın Dairesi BĢk. Bilgi ĠĢlem Daire BaĢk, Denetim Hizmetleri BaĢk, Hukuk MüĢavirliği, Tüm Birim Yöneticileri ve Personelleri Etik Eğitimi, Personel memnuniyeti anketi, vatandaģ memnuniyeti anketi-kamu Hizmet Standartları, Genelge, Yazılım

13 1. Kontrol Ortamı KOS. 1. Etik Değerler ve Dürüstlük KOS.1.6.Ġdarenin faaliyetlerine iliģkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır. Ġdarenin faaliyetlerine iliģkin bilgilerin doğruluğu ve güvenilirliği konusunda tereddütler bulunmamaktadır. KOS.1.6.1Bakanlığın tüm verilerinin tek veri tabanında toplandığı Aile Bilgi Sistemi veri tabanı oluģturulacaktır. SGB - Bilgi ĠĢlem Daire BaĢk. Tüm Birim Yöneticileri ve Personelleri Aile Bilgi Sistemi Veri Tabanı Yazılımı

14 Misyon ve organizasyon yapısı ve görevler: Ġdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluģturulmalıdır. KOS2 14

15 1. Kontrol Ortamı KOS.2. Misyon, organizasyon yapısı ve görevler KOS.2.1.Ġdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır. Ġdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmiģ fakat personel tarafından henüz yeterli düzeyde benimsenmemiģtir. KOS Stratejik planın yayınlanması ile idarenin misyonu, her türlü iletiģim aracı kullanılarak personele duyurulacaktır. SGB Bilgi ĠĢlem Dai.BĢk. Stratejik Plan

16 1. Kontrol Ortamı KOS. 2.Misyon, organizasyon yapısı ve görevler KOS. 2.2.Misyonun gerçekleģtirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır. Misyonun gerçekleģtirilmesini sağlamak üzere idari birimlerin ve alt birimlerin yürüteceği görevler tanımlanmıģ ve gerekli duyurular yapılmıģtır.ancak standart olmayan alanlar olduğu görülmüģtür. KOS Ġdare Birimleri ve alt birimlere iliģkin görevler revize edilerek tüm personele duyurulacaktır. SGB- Birimlerin çalıģma usul ve esaslarına iliģkin yönergeler, organizasyon Ģemaları

17 1. Kontrol Ortamı KOS. 2. Misyon, organizasyon yapısı ve görevler KOS. 2.3.Ġdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere iliģkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluģturulmalı ve personele bildirilmelidir. Bazı Ġdare birimlerinde personelin görevleri, yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgeleri oluģturulmamıģtır. KOS Birimler bazında eksiklikler belirlenerek personelin görevleri, yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgeleri, iģ tanımları, süreçler, süreç künyeleri oluģturulacaktır. SGB- ĠĢ Tanımı Belgeleri-ĠĢ Süreç Künyeleri-Görev Dağılım Çizelgeleri

18 1. Kontrol Ortamı KOS.2. Misyon, organizasyon yapısı ve görevler KOS.2.4.Ġdarenin ve birimlerinin teģkilat Ģeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir. Ġdarenin ve birimlerinin organizasyon Ģemaları mevcuttur ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmiģtir. Ancak fonksiyonel görev dağılımında revize edilmesi gereken alanlar bulunmaktadır. KOS Organizasyon Ģemaları hazırlanacak ve fonksiyonel görev dağılımları yapılacaktır. SGB- Organizasyon Ģemaları, Görev Dağılım Çizelgeleri

19 1. Kontrol Ortamı KOS.2. Misyon, organizasyon yapısı ve görevler KOS.2.5.Ġdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama iliģkisini gösterecek Ģekilde olmalıdır. Ġdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama iliģkisini gösterecek düzeyde değildir. KOS Birimler bazında eksiklikler belirlenerek organizasyon yapısı idarenin tüm birimleri bazında detaylandırılarak, hesap verilebilir ve uygun raporlamayı sağlayacak Ģekilde oluģturulacaktır. SGB- Organizasyon ġemaları-yetki Devirleri-Süreç Künyelerinde yetki ve sorumluları gösteren liste

20 1. Kontrol Ortamı KOS.2. Misyon, organizasyon yapısı ve görevler KOS.2.6.Ġdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere iliģkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır. Ġdarede hassas görev tanımları ve standartları henüz belirlenmemiģtir. KOS Hassas görevler belirlenecek, iģleyiģ biçimi dökümante edilecek ve personele duyurulacaktır. SGB- Hassas Görevlere ĠliĢkin YazıĢmalar ve Raporlama, Hassas Görev Envanteri

21 1. Kontrol Ortamı KOS. 2. Misyon, organizasyon yapısı ve görevler KOS. 2.7.Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluģturmalıdır. Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemekte ancak sistematik bir yaklaģım bulunmamaktadır. KOS Görevlerin sonuçlarını izlemeye yönelik etkin bir performans izleme sistemi oluģturulacaktır. SGB-Bilgi ĠĢlem Dai.BĢk. Faaliyet Raporu-Ġç denetim ve Denetim Hizmetleri Raporları-SayıĢtay denetim sonuçları - Performans Bilgi Sistemi üzerinden alınan tüm dokümanlar

22 Personelin yeterliliği ve performansı: Ġdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliģtirilmesine yönelik önlemler almalıdır. KOS3 22

23 1. Kontrol Ortamı KOS. 3.Personelin yeterliliği ve performansı KOS.3.1.Ġnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleģmesini sağlamaya yönelik olmalıdır. Ġnsan kaynağı ihtiyaç analizi ve insan kaynağının optimum dağılımına iliģkin çalıģmalar yetersizdir. KOS Tüm birimlerle iģbirliği ve koordine sağlanarak açıktan atama kontenjanının tespit edilmesi, KPSS ile personel alımı ile ilgili ihtiyaçların belirlenmesi, bunun sonucuna göre; insan kaynağı ihtiyaç analizi ve insan kaynağının optimum dağılımına iliģkin çalıģmaların yapılması sağlanacaktır. Personel Daire BaĢkanlığınca insan kaynakları yönetimine iliģkin Bakanlığın mevcut durumunu ortaya koyan ve çözüm önerileri geliģtiren bir rapor Üst Yöneticiye sunulacaktır. Personel Daire BaĢk. Ġnsan Kaynakları Yönetim Raporu

24 1. Kontrol Ortamı KOS.3. Personelin yeterliliği ve performansı KOS.3.2.Ġdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir Ģekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Bakanlık yönetici ve personelinin görevlerini en iyi Ģekilde yürütebilmesi için gerekli olan bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmaları maksadıyla, görev alanları ile ilgili gerek yurt içi ve gerek yurt dıģı toplantı, seminer, konferans, çalıģma ziyaretleri vb. aktiviteler ile ilgili faaliyetler ve etkinlikleri takip ederek katılımlarının sağlanması hususunda tüm birimlerce gereken hassasiyet gösterilmektedir. Her görev için iģ tanımı ve gerekleri belgeleri hazırlanmamıģtır. KOS Her görev için iģ tanımı ve gerekleri belgeleri hazırlanacak, yöneticiler ve personel bu tanımlardaki niteliklere göre hizmet içi eğitim programlarına tabi tutulacaktır. SGB-Eğitim ve Yayın Dairesi BĢk.-Personel Dai.BĢk. ĠĢ Tanımı ve Gerekleri Belgeleri, Hizmetiçi Eğitim, Performans artıģı

25 1. Kontrol Ortamı KOS.3. Personelin yeterliliği ve performansı KOS.3.3.Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir. Mesleki yeterliliğe önem verilmekle birlikte, her görev için en uygun personel seçimi yapılamamaktadır. KOS ĠĢ Tanımı ve Gerekleri Belgeleri hazırlanacak ve personel seçimi bu tanımlara göre yapılacaktır. SGB-Eğitim ve Yayın Dairesi BĢk.-Personel Dai.BĢk. ĠĢ Tanımı ve Gerekleri Belgeleri, Personel Seçme ve YerleĢtirme Sistemi, Performans Sistemi

26 1. Kontrol Ortamı KOS. 3. Personelin yeterliliği ve performansı KOS. 3.4.Personelin iģe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır. Yazılı olarak kayıt altına alınmıģ performans ve kariyer planlaması sistemleri bulunmamaktadır. KOS Görevde ilerleme ve yükselmelerde, her kademede liyakat ilkesine uyulacak, yönetim ve performans sistemleri kurulacaktır. Personel Dai. BĢk-Eğitim ve Yayın Dairesi BĢk. Bilgi ĠĢlem Daire BaĢk. Personel Seçme, YerleĢtirme ve Yükselme Sistemi Sürekli 26

27 1. Kontrol Ortamı KOS. 3. Personelin yeterliliği ve performansı KOS. 3.5.Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir. Gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmekte, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmekte ancak her görev için yeterli olmamaktadır. KOS Her göreve ait eğitim ihtiyaçları spesifik olarak belirlenecek ve belirlenen eğitimler yıl içinde gerçekleģtirilecektir. Eğitim ve Yayın Dairesi BĢk Hizmetiçi Eğitim Sistemi-Yıllık Eğitim Programı Çizelgesi Sürekli 27

28 1. Kontrol Ortamı KOS 3. Personelin yeterliliği ve performansı KOS.3.6.Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüģülmelidir. Personelin yeterliliği bakımından bağlı olduğu yöneticisi tarafından performans değerlendirmesi yapılmamamaktadır. KOS Bireysel Performans Değerlendirme kriterleri tanımlanacak, Performans Bilgi Sistemi üzerinden tüm personelin performans dokümanları alınabilecek ve değerlendirme sonuçları personel ile paylaģılacaktır. Ödül mekanizması iģler hale getirilecek. SGB-Personel Dai.BĢk.-Bilgi ĠĢlem Dai.BĢk. Eğitim ve Yayın Dairesi BĢk Bireysel Performans Değerlendirme Kriterleri -Performans Bilgi Sistemi üzerinden tüm personelin performans dökümanları -Ödül ve BaĢarı Belgeleri

29 1. Kontrol Ortamı KOS.3. Personelin yeterliliği ve performansı KOS.3.7.Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliģtirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliģtirilmelidir. Personelin performans değerlendirilmesi katılımcı yöntemlerle ve yazılı olarak yapılmamaktadır. KOS Performans Bilgi Sistemi oluģturulacak, performans geliģtirmeye yönelik önlemler alınarak,ödüllendirme mekanizması sağlanacak, performansı düģük olan personelin gerekli eğitimleri alması sağlanacaktır. SGB-Personel Dai.BĢk.-Bilgi ĠĢlem Dai.BĢk.-Eğitim ve Yayın Dairesi BĢk Bireysel Performans Değerlendirme Kriterleri -Performans Bilgi Sistemi üzerinden tüm personelin performans dökümanları -Ödül ve BaĢarı Belgeleri

30 1. Kontrol Ortamı KOS. 3. Personelin yeterliliği ve performansı KOS..3.8.Personel istihdamı, yer değiģtirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine iliģkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiģ olmalı ve personele duyurulmalıdır. Personel istihdamı, yer değiģtirme, eğitim gibi konularda yazılı olarak belirlenmiģ hususlar olmakla birlikte Bakanlığın yeni kurulmasından dolayı bu konulara iliģkin mevzuatların çalıģmaları devam etmektedir. Bunun yanısıra üst görevlere atanma ve performans değerlendirmesi yazılı olarak belirlenmemiģ ve personele duyurulmamıģtır. KOS.3.8.1Ġnsan Kaynakları Yönetim Sistemine iliģkin mevzuat hazırlanacaktır. Personel Dai. BĢk Ġnsan Kaynakları Yönetim Sistemi, ĠĢe Seçme, YerleĢtirme ve Yükselme Sistemi, Bireysel Performans Değerlendirme Sistemi

31 Yetki Devri: Ġdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. KOS4 31

32 1. Kontrol Ortamı KOS.4.Yetki Devri KOS.4.1.ĠĢ akıģ süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır. ĠĢ akıģ süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmiģ ve personel tarafından bilinmektedir. Ancak tüm iģ akıģ süreçleri yazılı değildir. KOS Tüm iģ ve iģlemlere iliģkin iģ akıģ Ģemaları çıkartılacak, kontrol/paraf/imza/onay mercileri iģ akıģ Ģemalarında gösterilecektir. Tüm birimler ĠĢ AkıĢ ġemaları, kontrol/paraf/imza/ onay Noktaları

33 1. Kontrol Ortamı KOS.4. Yetki Devri KOS.4.2.Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek Ģekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir. Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek Ģekilde yazılı olarak belirlenmiģ ve ilgililere bildirilmiģtir. KOS Yetki devrine iliģkin iç genelge ve onay çıkmıģtır. Üst Yönetici-Yönetim Kademeleri-Tüm birimler Onay-Ġç Genelge - Yetki Devri Formu

34 1. Kontrol Ortamı KOS.4. Yetki Devri KOS.4.3.Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır. Yetki, hiyerarģik kademeler içinde kademe atlamadan ve devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olarak yapılmaktadır. Tüm birimler Tüm birimler Yetki Devri Formu

35 1. Kontrol Ortamı KOS 4. Yetki Devri KOS.4.4.Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Kurum bazında yapılacak olan yetki devirleri iģlemleri için deneyim ve yeteneğe sahip olma kriterleri kapsamında sübjektif değerlendirme yapılması ve önüne geçilmesi adına hazırlanmıģ yazılı ve standart bir süreç tanımlanmamıģtır. Bilgi deneyim ve yeteneğe sahip olma kriterleri yetki sahibi tarafından standart bir süreç dahilinde olamadan değerlendirilmektedir. KOS Yetki devrinin sistematik bir yapıda gerçekleģtirilmesi için yetki devredilen Bakanlık personelinin devredilecek iģi yapabilmesi için sahip olması gereken eğitim seviyesi, tecrübesi, görev yapma süresi vb. özellikler tanımlanacaktır. Yetki devri yapılacak personel bu kriterleri sağlama koģullarına göre belirlenecektir. Ayrıca vekil atanacak iģin gerektirdiği özellikler açıkça tanımlanacaktır. Onay-Ġç Genelge - Yetki Devri Formu - Vekalet Verme Ġç Yönergesi

36 1. Kontrol Ortamı KOS 4. Yetki Devri KOS 4.5.Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına iliģkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır. Bakanlık Ġmza Yetkileri Yönergesi gözden geçirilerek gerektiğinde değiģtirilmekte ve değiģiklikler personele bildirilmekte olup, yetki devralanın yetki devredene belli periyotlarla bilgi vermesi sözlü olarak gerçekleģtirilmektedir. KOS Yetki devreden ve devralan arasında uygun raporlama iliģkisi oluģturulacaktır. Yetki Devri Bilgilendirme Raporları

37 RİSK DEĞERLENDİRME STANDARTLARI HAZĠRAN

38 Kamu kurumlarınca sunulan hizmetlerin ve faaliyetlerin çeşitliliği dikkate alınırsa; Kurumun hizmet sunmasını engelleyecek veya hizmetin kalitesini düģürecek, Halkın kuruma olan güvenini sarsabilecek, Yolsuzluk yapılmasına meydan verecek, Faaliyetlerin mevzuata aykırı yürütülmesine neden olabilecek, Kaynak kaybına neden olabilecek, her türlü olay risk olarak adlandırılabilir. -Ġç kontrol faaliyeti risk esaslı olarak gerçekleģtirilmelidir. -Risk, idarenin hedeflerine ulaģılmasını olumsuz yönde etkileyebilecek durum ya da olaylardır. -Risk değerlendirme, önemli risklerin tespit ve analiz edilmesi, bunlara uygun yanıtların belirlenmesi sürecidir. RİSK DEĞERLENDİRMESİ 38

39 Planlama ve Programlama: Ġdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleģtirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluģturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. RDS5 39

40 2.Risk Değerlendirme RDS 5. Planlama ve Programlama RDS 5.1.Ġdareler, misyon ve vizyonlarını oluģturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlamalıdır. Stratejik plan katılımcı bir yöntemle hazırlanmıģtır. SGB Stratejik Plan

41 2.Risk Değerlendirme RDS 5. Planlama ve Programlama RDS 5.2.Ġdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlamalıdır. Performans programı hazırlanmaktadır, Bakanlık Bütçesiyle birlikte yürürlüğe girecektir. SGB Performans Programı-Bütçe Sürekli 41

42 2.Risk Değerlendirme RDS5. Planlama ve Programlama RDS 5.3.Ġdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performans programlarına uygun olarak hazırlamalıdır. Stratejik Plana göre bütçeleme yapılmakta ancak Orta Vadeli Mali Plan mevcut duruma kısıtlamalar getirebilmektedir. Ġdareler, Stratejik planlarına göre hazırlanan Performans programı ve Bütçe tekliflerini; Orta Vadeli Program ve Orta Vadeli Mali Planı da dikkate alarak oluģturacaklardır. SGB Bütçe ve Kesin Hesap-Belirlenen stratejik hedeflere ve performans programına uygun bütçe Sürekli 42

43 2.Risk Değerlendirme RDS 5. Planlama ve Programlama RDS 5.4.Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır. Her birim yöneticisi çerçevesini kendi belirlediği usullerle faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programlarıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamaya yönelik çalıģmalar gerçekleģtirmektedir. SGB Mevcut durum makul güvence sağlamaktadır. 43

44 2.Risk Değerlendirme RDS 5. Planlama ve Programlama RDS 5.5.Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmalıdır. Yöneticiler idarenin hedeflerine uygun birim alt hedeflerini tam olarak belirlememiģlerdir. Tüm yöneticilerin stratejik amaçları benimsemesi sağlanacak ve idarenin amaçlarına uygun birim alt hedefleri belirlenecek, yeni eylem ve faaliyet geliģtirmelerine imkan tanınacaktır. Personele duyurulacaktır. Ġdarenin amaçlarına uygun birim alt hedefleri Sürekli 44

45 2.Risk Değerlendirme RDS 6. Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi RDS 5.6.Ġdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaģılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır. Birimlerin hedeflerinin bir çoğu, spesifik, ölçülebilir, ulaģılabilir ve süreli değildir. Ġdarecilere Stratejik hedef, performans hedefi belirleme konusunda eğitim verilecektir. SGB ve Eğitim ve Yayın Dairesi Hedef Belirleme Eğitimi, risk yönetimi temelli hedefler Sürekli 45

46 Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi: Ġdareler, sistemli bir Ģekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleģmesini engelleyebilecek iç ve dıģ riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. RDS6 46

47 2.Risk Değerlendirme RDS 6. Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi RDS 6.1.Ġdareler, her yıl sistemli bir Ģekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir. Amaç ve hedeflere iliģkin Risk Değerlendirme ÇalıĢtayları devam etmektedir. Risk yönetimi konusunda hizmetiçi eğitim düzenlenecektir. Amaç ve hedeflere yönelik riskler katılımcı ve bilimsel yöntemlerle her yıl sistemli bir Ģekilde belirlenecektir. SGB, Ġç Denetim Birim BĢk. Risk Yönetimi Eğitimi, Risk Değerlendirme raporu Sürekli 47

48 2.Risk Değerlendirme RDS 6. Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi RDS 6.2.Risklerin gerçekleģme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir. Amaç ve hedeflere yönelik risk değerlendirme, etki ve olasılıkları çalıģtaylar yapılarak belirlenmektedir. Risklerin ortaya çıkma olasılığı ve Ģiddeti analiz edilecektir.risleri gerçekleģme olasılığı ve muhtemel etkileri her yıl analiz edilecektir. SGB, Ġç Denetim Birim BĢk. Risk Derecelendirme Matrisi-Risk Analiz Raporları Sürekli 48

49 2.Risk Değerlendirme RDS 6. Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi RDS 6.3. Risklere karģı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluģturulmalıdır. Risklere karģı alınacak önlemler için risk eylem planı çalıģmaları baģlamıģtır. Risklere karģı alınacak önlemler için risk eylem planı oluģturulacaktır. Risk Eylem Planı Sürekli 49

50 KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARI HAZİRAN

51 Kontrol faaliyetleri idarenin amaçlarına ulaģmasına yönelik risklerle baģa çıkmak üzere uygulamaya konulan politikalar ve prosedürlerdir. Kontrol faaliyetleri kurumun bütün kademelerine ve faaliyetlerine yayılmalıdır. Kontrol faaliyetlerine örnek olarak; Yetki devri ve onay prosedürleri, Görevlerin birbirinden ayrılması, Kaynaklara ve resmi kayıtlara eriģim konusunda kontroller Risklerin çeşidine göre, önleyici, tespit edici ve düzeltici her türlü kontrol faaliyeti belirlenir ve uygulanır. KONTROL FAALĠYETLERĠ 51

52 Kontrol stratejileri ve yöntemleri: Ġdareler, hedeflerine ulaģmayı amaçlayan ve riskleri karģılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. KFS7 52

53 3.KONTROL FAALĠYETLERĠ STANDART BĠLEġENĠ KFS 7. Kontrol stratejileri ve yöntemleri: Ġdareler, hedeflerine ulaģmayı amaçlayan ve riskleri karģılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. GENEL ġart KFS.7.1.Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karģılaģtırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır. Birimler hedeflerinin bu hedeflere bağlı risklerinin ve kontrollerinin remi ve yazılı bir dokümantasyonunu oluģturmamıģtır Her faaliyetin iģlem süreci tanımlanacak, kontrol mekanizmaları oluģturulacak, yetki ve sorumluluklar tespit edilecektir SORUMLU BĠRĠM/ÇALIġMA GRUBU SGB Ġġ BĠRLĠĞĠ YAPILACAK BĠRĠM VEYA BĠRĠMLER Süreç Tanımları, ĠĢ AkıĢ ġemaları, Kritik Kontrol Noktaları, Kontrol Yöntemleri TAMAMLAMA TARĠHĠ

54 3.KONTROL FAALĠYETLERĠ STANDART BĠLEġENĠ KFS 7. Kontrol stratejileri ve yöntemleri: Ġdareler, hedeflerine ulaģmayı amaçlayan ve riskleri karģılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. GENEL ġart KFS.7.2.Kontroller, gerekli hallerde, iģlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve iģlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır. Bazı iģ ve iģlemelerde iģlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve iģlem sonrası kontroller vardır. KFS Tüm birimlerin faaliyetleri için iģlem öncesi, iģlem sırasında ve sonrasında periyodik kontrol noktaları belirlenecektir. SORUMLU BĠRĠM/ÇALIġMA GRUBU SGB Ġġ BĠRLĠĞĠ YAPILACAK BĠRĠM VEYA BĠRĠMLER Kontrol Standartları TAMAMLAMA TARĠHĠ

55 3.KONTROL FAALĠYETLERĠ KFS 7. Kontrol stratejileri ve yöntemleri: Ġdareler, hedeflerine ulaģmayı amaçlayan ve riskleri karģılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. KFS.7.3.Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır. Bakanlık YBS.net sistemleri içerisinde taģınır ve taģınmaz varlıklar modülü mevcut olup, bilgiler bu sistem üzerinden takip edilmektedir. KFS Bakanlık taģınır ve taģınmaz varlıkları takibi için KBS sistemi üzerinden takibi yapılacaktır. SGB- SGB TaĢınır Sisteminden Alınan Tüm Cetveller Sürekli 55

56 3.KONTROL FAALĠYETLERĠ KFS 7. Kontrol stratejileri ve yöntemleri: Ġdareler, hedeflerine ulaģmayı amaçlayan ve riskleri karģılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. KFSS.7.4.Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aģmamalıdır. Mevcut kontrol maliyetleri beklenen faydayı aģmamaktadır. Ancak bu konuda yeterli standart ölçüler bulunmamaktadır. KFSS Kontrollerin yarattığı fayda maliyet analizi yapılacaktır. SGB Fayda Maliyet Analiz Raporları

57 Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi: Ġdareler, faaliyetleri ile mali karar ve iģlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara iliģkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin eriģimine sunmalıdır. KFS8 57

58 3.KONTROL FAALĠYETLERĠ RDS 8. Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi: Ġdareler, faaliyetleri ile mali karar ve iģlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara iliģkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin eriģimine sunmalıdır. RDS.8.1.Ġdareler, faaliyetleri ile mali karar ve iģlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir. Ġdari ve mali karar ve iģlemler için yazılı standartlar büyük ölçüde belirlenmiģtir. RDS Yazılı tanımı olmayan idari ve mali karar ve iģlemler tanımlanacak ve güncellenecektir. SGB Ġdari ve Mali Karar ve ĠĢlemlere Ait ĠĢ tanımı ve gerekleri belgeleri

59 3.KONTROL FAALĠYETLERĠ KFS 8. Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi: Ġdareler, faaliyetleri ile mali karar ve iģlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara iliģkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin eriģimine sunmalıdır. KFS.8.2.Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve iģlemin baģlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aģamalarını kapsamalıdır. Tanımlar ve ilgili dokümanlar, idari ve mali karar ve iģlemlerin baģlama, uygulama ve sonuç aģamalarını büyük ölçüde kapsamaktadır. KFS Tanımlar insiyatife yer bırakmayacak Ģekilde detaylandırılacak ve gözden geçirilerek gereksiz detaylardan arındırılacaktır. SGB Ġdari ve Mali Karar ve ĠĢlemlere Ait Tanımlar

60 3.KONTROL FAALĠYETLERĠ KFS 8. Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi: Ġdareler, faaliyetleri ile mali karar ve iģlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara iliģkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin eriģimine sunmalıdır. KFS.8.3.Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaģılabilir ve ulaģılabilir olmalıdır. Tanımlar ve ilgili dokümanlar, büyük ölçüde güncel, kapsamlı mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaģılabilir ve ulaģılabilirdir. KFS Mevcut durum genel Ģartı sağlamakla birlikte katılımcı bir anlayıģla güncellenecektir. SGB Ġdari ve Mali Karar ve ĠĢlemlere Ait Güncel, Kapsamlı ve Mevzuata Uygun Tanımlar

61 Görevler ayrılığı: Hata, eksiklik, yanlıģlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve iģlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaģtırılmalıdır. KFS9 61

62 3.KONTROL FAALĠYETLERĠ KFS 9. Görevler ayrılığı: Hata, eksiklik, yanlıģlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve iģlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaģtırılmalıdır. KFS.9.1.Her faaliyet veya mali karar ve iģlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kiģilere verilmelidir. Her idari ve mali karar ve iģlemin uygulanmasında özellikle küçük(taģra) birimlerde yetersizlikler bulunmaktadır. KFS Birimlerin iģ yükü analizi yapılarak norm kadro belirlenecek ve personel ihtiyaçları bu doğrultuda temin edilecektir SGB-Personel Dai.BĢk. ĠĢ yükü analizi, Norm Kadro ÇalıĢması

63 3.KONTROL FAALĠYETLERĠ KFS 9. Görevler ayrılığı: Hata, eksiklik, yanlıģlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve iģlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaģtırılmalıdır. KFS.9.2.Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerin yöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır. Görevler ayrılığı ilkesine genel olarak uyulmakla birlikte personel sayısının yetersizliği mevcuttur. KFS Yöneticiler birimlerinde optimal çalıģan sayılarına ulaģılamaması nedeniyle oluģacak risklere karģı gerekli önlemleri alacaklardır. SGB-Personel Dai.BĢk. Görevler Ayrılığı Ġlkesine Uygun Kontrol Faaliyeti

64 Hiyerarşik kontroller : Yöneticiler, iģ ve iģlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir Ģekilde kontrol etmelidir. KFS10 64

65 3.KONTROL FAALĠYETLERĠ KFS 10. HiyerarĢik kontroller: Yöneticiler, iģ ve iģlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir Ģekilde kontrol etmelidir. KFS.10.1.Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir Ģekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmalıdır. Gerekli kontroller tanımlarına uygun olarak büyük ölçüde yapılmakta ancak tanımlanmamıģ olan faaliyetler için sistematik bir yaklaģım bulunmamaktadır. KFS Tüm iģ ve iģlemlere iliģkin iģ akıģ Ģemaları çıkartılacak, kontrol, paraf, imza ve onay mercileri iģ akıģ Ģemalarında gösterilecektir. Tüm süreçlerin tanımı yapılacak ve kontrol noktaları belirlenecektir. SGB ĠĢ AkıĢ ġemaları, Kontrol /Paraf/Ġmza / Onay Noktaları,Süreç Tanımları, Kritik Kontrol Noktaları

66 3.KONTROL FAALĠYETLERĠ KFS 10. HiyerarĢik kontroller:yöneticiler, iģ ve iģlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir Ģekilde kontrol etmelidir. KFS.10.2.Yöneticiler, personelin iģ ve iģlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatlar vermelidir. Yöneticiler, personelin iģ ve iģlemlerini izlemekte ve onaylamakta, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermektedir. Mevcut durum makul güvence sağlamaktadır. 66

67 Faaliyetlerin sürekliliği: Ġdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır. KFS11 67

68 3.KONTROL FAALĠYETLERĠ KFS 11. Faaliyetlerin sürekliliği: Ġdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır. KFS.11.1.Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiģ, yöntem veya mevzuat değiģiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karģı gerekli önlemler alınmalıdır. Faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karģı gerekli önlemler alınmakla birlikte; emeklilik ve tayin sonucunda ayrılan kiģi yerine yeterli eleman temin edilmesi konusunda zorluklar yaģanmaktadır. KFS Ġdareciler iģi yürüten personelin yerine bakacak kiģinin yetiģtirilmesini sağlayacaktır. SGB-Personel Dai.BĢk., Eğitim D.B. Ġzin Formaları, Yetki Devir Formu Sürekli 68

69 3.KONTROL FAALĠYETLERĠ RDS 11. Faaliyetlerin sürekliliği: Ġdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır. RDS.11.2.Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir. Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmektedir. Mevcut durum makul güvence sağlamaktadır. 69

70 3.KONTROL FAALĠYETLERĠ RDS 11. Faaliyetlerin sürekliliği: Ġdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır. RDS.11.3.Görevinden ayrılan personelin, iģ ve iģlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır. Görevinden ayrılan personelin iģ ve iģlemlerinin durumunu içeren rapor hazırlama uygulaması yoktur. RDS Görevinden ayrılan personelin iģ ve iģlemlerinin durumunu belirten raporlama sistemi oluģturulacaktır. SGB Görev Devri Formu

71 Bilgi sistemleri kontrolleri : Ġdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliģtirmelidir. KFS12 71

72 3.KONTROL FAALĠYETLERĠ KFS 12. Bilgi sistemleri kontrolleri:ġdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliģtirmelidir. KFS.12.1.Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır. Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmemiģtir ancak fiilen kontroller gerçekleģtirilmektedir. KFS Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenecek, yönergeler hazırlanacak ve bilgi güvenliği denetimi yaptırılacaktır. Gerekli bilgi sistem yazılımları yapılacaktır. SGB-Bilgi -ĠĢlem Dai.BĢk. Bilgi Sistemleri Kontrollerine ĠliĢkin Yönerge, Bilgi Güvenliği Denetim Raporu

73 3.KONTROL FAALĠYETLERĠ KFS 12. Bilgi sistemleri kontrolleri:ġdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliģtirmelidir. KFS.12.2.Bilgi sistemine veri ve bilgi giriģi ile bunlara eriģim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluģturulmalıdır. Bilgi sistemine veri ve bilgi giriģi ile bunlara eriģim konusunda yetkilendirmeler yapılmakta, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi amacıyla mekanizmalar bulunmaktadır. Mevcut durum makul güvence sağlamaktadır. 73

74 3.KONTROL FAALĠYETLERĠ KFS 12. Bilgi sistemleri kontrolleri: Ġdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliģtirmelidir. KFS.12.3.Ġdareler biliģim yönetiģimini sağlayacak mekanizmalar geliģtirmelidir. BiliĢim yönetimini sağlayacak mekanizmalar kısmen mevcut olmakla birlikte yetersizdir. KF Aile Bilgi Sistemi oluģturulacak ve veri tabanındaki bilginin güncel olması sağlanacak, kapasitesi artırılacak ve yetkilendirme yolu ile daha fazla personelin eriģimi sağlanacaktır. SGB-Bilgi -ĠĢlem Dai.BĢk. Aile Bilgi Sistemi, Aile Veri Tabanı

75 BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI HAZĠRAN

76 Ġç kontrol sisteminin işleyişini ve hedeflere ulaşılmasını sağlamak için bir kurumun bütün kademelerinde bilgiye ihtiyaç duyulur. Bilgi; ÇalıĢanların görev ve sorumluluklarını yerine getirebilmesi, Sağlıklı karar alınabilmesi, ġeffaf ve hesap verebilir bir Ģekilde raporlama yapılabilmesi, Amaçların gerçekleģme performansının takip edilebilmesi, Risklerin yönetilebilmesi, için gereklidir. Yönetim Bilgi Sistemleri, kurum içi ve dışından aldığı verileri, sınıflandırır, işler, bilgiye dönüştürür ve yöneticilere karar alma sürecinde yardımcı olur. BİLGİ VE İLETİŞİM 76

77 Bilgi ve iletişim: Ġdareler, birimlerinin ve çalıģanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir Ģekilde iģleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletiģim sistemine sahip olmalıdır. BİS13 77

78 4-BĠLGĠ VE ĠLETĠġĠM BĠS.13.Bilgi ve iletiģim: Ġdareler, birimlerinin ve çalıģanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir Ģekilde iģleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletiģim sistemine sahip olmalıdır. BĠS.13.1.Ġdarelerde, yatay ve dikey iç iletiģim ile dıģ iletiģimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletiģim sistemi olmalıdır. Birimlerimizin iletiģim altyapısı mevcuttur. ĠletiĢim ve bilgi aktarımı; yazılı metin, telefon, fax veya e-posta ortamında sağlanmaktadır. BĠS Elektronik ortamda imza, doküman ve iletiģim sistemi yaygınlaģtırılacaktır. Ġç ĠletiĢim sağlayacak Bilgilendirme Toplantıları yapılacaktır. SGB-Bilgi ĠĢlem Dai.BĢk. Elektronik ĠletiĢim Sistemi-Bilgilendirme Toplantıları Makul güvence sağlamaktadır. 78

79 4-BĠLGĠ VE ĠLETĠġĠM BĠS.13.Bilgi ve iletiģim: Ġdareler, birimlerinin ve çalıģanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir Ģekilde iģleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletiģim sistemine sahip olmalıdır. BĠS.13.2.Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaģabilmelidir. Yöneticiler ve personelin, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaģılması ve tüm bilgilerin yer aldığı bir web portalı mevcut değildir. BĠS Bakanlık içinde daha etkili bir bilgi sistemi oluģturulacaktır. Bu sistemde yer alacak veriler tespit edilerek konu ile ilgili sorumlu birimler belirlenecek, güncel veri giriģi sağlanacaktır. Bu veri ve yazılımlar tek bir portalda toplanacaktır. SGB-Bilgi ĠĢlem Dai.BĢk. Gerekli, yeterli ve zamanında ulaģılabilir bilgi, Web Portalı

80 4-BĠLGĠ VE ĠLETĠġĠM BĠS.13.Bilgi ve iletiģim: Ġdareler, birimlerinin ve çalıģanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir Ģekilde iģleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletiģim sistemine sahip olmalıdır. BĠS.13.3.Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanıģlı ve anlaģılabilir olmalıdır. Birimlerin web sitlerinde yer alan bilgilerin güncel, güvenilir ve anlaģılabilirliği konusunda bazı eksiklikler olmakla birlikte, gerekli çalıģmalar devam etmektedir. BĠS Birimlerin web sayfalarının sürekli güncel, güvenilir, tam, kullanıģlı ve anlaģılabilir olması sağlanacaktır. -Bilgi ĠĢlem Dairesi BaĢkanlığı Doğru, güvenilir, tam, kullanıģlı ve anlaģılabilir bilginin olduğu web portalı Sürekli 80

81 4-BĠLGĠ VE ĠLETĠġĠM BĠS.13.Bilgi ve iletiģim: Ġdareler, birimlerinin ve çalıģanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir Ģekilde iģleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletiģim sistemine sahip olmalıdır. BĠS.13.4.Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına iliģkin diğer bilgilere zamanında eriģebilmelidir. Bakanlığımız kaynak kullanıma iliģkin bilgilere KBS, e-bütçe ve YBS üzerinden takibini yapabilmektedir. Ayrıca performans programı ve bütçe rakamları web'de yayınlanmaktadır. BĠS Elektronik ortamda imza, doküman ve iletiģim sistemi yaygınlaģtırılacaktır. Ġç ĠletiĢim sağlayacak Bilgilendirme Toplantıları yapılacaktır. Mevcut durum makul güvence sağlamaktadır. 81

82 4-BĠLGĠ VE ĠLETĠġĠM BĠS.13.Bilgi ve iletiģim: Ġdareler, birimlerinin ve çalıģanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir Ģekilde iģleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletiģim sistemine sahip olmalıdır. BĠS.13.5.Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak Ģekilde tasarlanmalıdır. Yönetim Bilgi Sistemine iliģkin çalıģmalar bulunmakla birlikte aksaklıklar yaģanmakta rapor üretebilecek ve analiz yapabilecek imkana sahip değildir. BĠS Bakanlık içinde daha etkili bir yönetim bilgi sistemi oluģturulacaktır. Yönetim bilgi sisteminde kaydedilen bilgiler sorgulanabilir ve raporlanabilir olacaktır. SGB-Bilgi ĠĢlem Dai.BĢk. Yönetim Bilgi Sistemi

83 4-BĠLGĠ VE ĠLETĠġĠM BĠS.13.Bilgi ve iletiģim: Ġdareler, birimlerinin ve çalıģanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir Ģekilde iģleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletiģim sistemine sahip olmalıdır. BĠS Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir. Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları hakkında personeli bilgilendirmektedirler ancak kullanılan yöntemler yeterince etkili değildir. BĠS Bilgilendirme elektronik sistem üzerinden yapılacak, misyon ve vizyonun benimsenmesi sağlanacaktır. Web, Kitapçık, Dergi, BroĢür vs

84 4-BĠLGĠ VE ĠLETĠġĠM BĠS.13.Bilgi ve iletiģim: Ġdareler, birimlerinin ve çalıģanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir Ģekilde iģleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletiģim sistemine sahip olmalıdır. BĠS.13.7.Ġdarenin yatay ve dikey iletiģim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır. Yatay ve dikey iletiģimin durumu Bakanlık birimlerine göre değiģmektedir. Personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmeleri için bir iletiģim sistemi bulunmamaktadır. BĠS Bakanlık genelinde personel anket formları, elektronik dilek ve Ģikayet kutuları oluģturulacaktır. Memnuniyet anket formları-dilek ve ġikayetler-personelin sorun, öneri ve değerlendirme iletim sistemi - toplantılar

85 Raporlama : Ġdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır. BİS14 85

86 4-BĠLGĠ VE ĠLETĠġĠM BĠS.14.Raporlama:Ġdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır. BĠS.14.1.Ġdareler, her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans programlarını kamuoyuna açıklamalıdır. Tüm birimler adına amaçlar, hedefler, stratejiler, varlıklar, yükümlülükler ve performans programları kamuoyuna Bakanlık tarafından açıklanmaktadır. SGB-Üst Yönetim Stratejik Plan-Performans Programı-Faaliyet Raporları Mevcut durum makul güvence sağlamaktadır. 86

87 4-BĠLGĠ VE ĠLETĠġĠM BĠS.14.Raporlama:Ġdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır. BĠS.14.2.Ġdareler, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya iliģkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna açıklamalıdır. Tüm birimler adına, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya iliģkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetler kamuoyuna bakanlık tarafından açıklanmaktadır. SGB-Üst Yönetim Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporu Mevcut durum makul güvence sağlamaktadır. 87