EĞİTİMDE SÜREÇ ODAKLI YÖNETİM H.Ömer Gülseren > ogulseren@gmail.com

Transkript

1 EĞİTİMDE SÜREÇ ODAKLI YÖNETİM H.Ömer Gülseren > Yönetimde kalite; sonuç odaklı denetim yerine, süreç odaklı sorgulamaya dayalı iyileştirme ve geliştirmeyi esas alır. Giriş Bilim, genel anlamda temel bilimler ve uygulamalı bilimler olarak sınıflandırılır. Bu sınıflandırma içinde eğitim, uygulamalı bir çalışma alanı olarak görülerek uygulamalı bir bilim dalı olarak adlandırılır. Uygulamalı bilim ise, kamusal ve pratik yararı fazla olan bir ürün veya hizmet geliştirmeye yönelmiş bilgiye ulaşmak olarak tanımlanır. Bilim dallarına amaçları boyutunda da bakılabilir. Temel bilimler, yeni kuramlar geliştirerek bunları bir açılım olarak sunarken, uygulamalı bilimler yararlı ve uygulamaya yönelik bilgiyi problem çözmede kullanmayı amaç edinir. Uygulamalı bilimler aynı zamanda, temel bilimlerin alanında yapılan araştırmalarla keşfedilen yeni kuram ve açılımlarla hız kazanarak kendini tekrar etmekten kurtulur. Bu nedenle gerek temel bilim gerekse uygulamalı bilim dalları birbirine hep ihtiyaç duyarlar. Uygulamalı bilim tanımındaki pratik yararı olan bir ürün veya hizmet geliştirme çabaları süreç odaklı bir yönetimle doğrudan ilişkilidir. Eğitim biliminin alt alanlarından biri olan eğitim yönetimi, eğitim bilimine ve kamusal politikalar oluşturulmasına katkıda bulunan bir çalışma ve uygulama alanıdır. Uygulama alanında önemli olan eğitim politikalarının oluşturulması ve uygulamalarda yaşanan sorunların çözümüdür. Bununla birlikte; Yönetim anlayışlarında yaşanan değişimler, Birey ve toplum beklentilerinin artması ve çeşitlenmesi, Yönetim alanına yeni kuram ve kavramlar girmesi eğitim yönetimini de ilgilendirmektedir. Bütün bunların eğitim yöneticilerince izlenmesi ve bilinmesi eğitim alanında yeni politikalar oluşturulmasına ve tanımlanan problemlere çözüm üretmesine katkı sağlayabilir. Bu yazıda, yukarıda ifade edilen bakış açılarından yola çıkarak Süreç Odaklı Yönetim in ne anlama geldiği, içeriği ve uygulama adımları, eğitim yönetimi alanındaki uygulamalarla ilişkilendirilerek değerlendirilmektedir. Kalite ayrıntıda saklıdır; bu nedenle özen gerektirir. Süreç Yönetimi Süreç yönetimi, bir işin nasıl yapıldığının sorgulanmasıdır. Ölçülemeyen bir hizmeti geliştirmek ve yönetmek zordur. İster hizmet veya eğitim sektöründe isterse üretim sektöründe olsun, bir kurumun/kuruluşun başlangıçtan sonuca kadar her faaliyetinin ölçülebilir duruma getirilmesiyle süreç yönetimi işlemeye başlar. Süreç kavramı genel olarak faaliyetler akışı ve etkinlikler bütünü olarak tanımlanabilir. Aşağıda sıralanan süreç tanımlarının çeşitliliği, bu kavramın daha iyi anlaşılmasını sağlamanın yanında farklı sektörlerde uygulamaya yansımalarının bir sonucu olarak değerlendirilebilir. Süreç, yapılan faaliyetler/işlemler sonucunda girdilerin bir ürüne/çıktıya dönüşümüdür. Süreç; bir girdiyi alıp, ona bir değer katarak, müşteri için bir ürün/sonuç/çıktı ortaya koyan etkinlikler bütünüdür. Süreç, müşterinin istek ve beklentilerini karşılayan koordineli etkinlikler bütünüdür.

2 Süreç; bir girdiyle başlayan ve bu girdiye katma değer katılarak belirli bir çıktı üreten birbiriyle bağlantılı etkinlikler dizisidir. Müşterilerin ihtiyaçları ve kararları hakkında bilgi toplayan, bu doğrultuda gerekli sonuçları almak üzere kaynakları harekete geçiren kurumsal sinir sistemidir. Süreç; tanımlanabilir, ölçülebilir, tekrarlanabilir, kontrol edilebilir, katma değer oluşturabilir, belgelenebilir olma özellikleri taşıyan faaliyetler, etkinlikler zinciridir. Süreç; Bir ürün/hizmet üretmek isteyen bir kurumun belirli girdileri bir dizi işlemlerden geçirerek bir dönüşüme uğratıp, bu ürünü/hizmeti müşteriye sunmaya kadar geçen adımlar bütünüdür. Yukarıda sıralanan tanımlar şekil 1 de bir bütünlük içerisinde ifade edilmeye ve birçok unsur gösterilmeye çalışılmıştır. Şekil 1. Süreç Yönetimi Çerçevesi n Sesi Süreç Performansının Ölçümü ve Geribildirim Girdiler Bilgi, Metot, Sermaye, İşgücü, Zaman, Öğretim programları, Öğretim elemanı, Ortam, Araç-gereç/donanım, Destek hizmetleri, Hizmet alanın talebi vb. Standartlar F Faaliyet(ler) F Süreç Müşterinin Sesi Ürünler Rapor, Bilgi, Beceri, Tutum, Davranış, Değer, Hizmet vb. Şekil 1 de tedarikçilerin sağladıklarıyla birlikte oluşan girdiler gösterilmektedir. Girdileri, tanımlanmış standartlara uygun gerçekleşen faaliyetler, iş ve işlemler izlemektedir. Sonuçta hizmet alanların beklentilerini karşılayan bir ürün elde edilmesine kadar oluşan zincirin bir süreç olduğu açıklanmaya çalışılmaktadır. Elde edilen ürünün beklentileri ne kadar karşılayıp karşılamadığı sorgulanarak hem girdilere hem de süreç faaliyetlerine geribildirim sağlandığı belirtilmektedir. Faaliyetler dizisinden elde edilerek girdilere sağlanan geribildirim sürecin sesi dir. Önemli bir geribildirim de ürünü son noktada kullanan hizmet alanların görüş ve önerileridir. Buna da müşterinin sesi ifadesiyle şekilde yer verilmiştir. Tüm geribildirimler sürecin performansının ölçülerek iyileştirilmesi ve geliştirilmesiyle ilgilidir. İşi siz mi yönetiyorsunuz, yoksa iş mi sizi yönetiyor? İşi biz yönetiyoruz diyebiliyorsanız süreç yönetimi var demektir. Süreç Odaklı Yönetimin Önemi Kurumlar, amaçları doğrultusunda etkili olmak ve varlıklarını sürdürmek için insan ve madde kaynaklarını kullanırlar. Kurumsal etkililik ile kuruma kazandırılan değerler arasında bir ilişki kurulduğunda süreç odaklı yönetimin önemi ortaya çıkar. Bir kurumun etkililiği; girdilerin ürüne/çıktıya dönüştürülmesi sürecinde bu girdilere ne derece artı değer kazandırıldığıyla ilişkilidir. Aynı sektörde çalışan kurumun emsallerine göre kendini farklı kılan yönleri,

3 ürünlerine veya hizmetlerine kattıkları değerlerde saklıdır. Eğitim sektöründe bir okulun, akademik, sportif, kültürel, sanatsal vb. alanlarda emsallerine göre başarılarının geri planında, eğitim hizmetine kattığı değerler vardır. Bu değerler; ilgi, sevgi, yönlendirme, birebir takip, sorumluluk kazandırma vs. olabilir. Bu durumdan şu sonuç çıkarılabilir: Süreçlerini en iyi şekilde sorgulayan, standartlarını geliştiren, kritik başarı faktörlerini iyi analiz edip gerekli iyileştirme ve geliştirmeleri yapanlar daha etkili, verimli ve başarılı olurlar. Süreç Odaklı Yönetimin Amacı Süreç odaklı yönetimin amacı; kalıcı hale gelebilen standartlar geliştirerek değişkenliği azaltmak, sürdürülebilir iyileşme ve gelişmeye yol açmaktır. Süreç odaklı yönetimin daha birçok faydası sıralanabilir. Bir kurumda süreç odaklı yönetim olursa; Müşterinin beklentilerine odaklanmış yönetim anlayışı gelişir. Kurumda ben yerine biz anlayışı oluşur. Tüm faaliyetler şeffaf ve ölçülebilir duruma getirilir. Öncelikler belirlenir. Sürekli iyileşme ve gelişme sistematik hale getirilir. Kararlar daha hızlı alınır. Kaynaklar daha etkili ve verimli kullanılır. Kurumun başarısı performans göstergeleriyle izlenir. Sorumluluklar tanımlandığı için hiçbir iş ortada kalmaz. Eğitimde Süreç Odaklı Yönetim Uygulama Adımları Kurumsal kaynakların, bilgi birikiminin, işbirliği yapılarak sağlanan desteklerin etkin ve verimli kullanılmasını sağlayacak biçimde süreçler oluşturulur. Süreçleri oluşturma çalışmaları kurumun amaçları, misyonu ve vizyonuyla doğrudan ilgi kurularak başlatılır. Kurum yönetim ekibi ve süreç sorumluluğu üstlenecek çalışanların süreç yönetim sistemi hakkında eğitilmeleri başlangıç aşamasında önemlidir. Süreçlerle ilgili birçok kavramın süreç yönetimi anlayışını benimseyen yöneticiler tarafından bilinmesi de gerekir. Sistematik bir şekilde uygulama adımları şunlardır: 1- Süreçlerin Tanımlanması: Süreç yönetiminin ilk basamağı kurumun iş ve görev alanıyla ilgili süreçlerinin hiyerarşik ve niteliksel sınıflamaya uygun olarak tanımlanmasıdır. Hiyerarşik sınıflandırmadaki temel/ana, alt ve detay süreçler, üstten alta doğru kademeli bir yapı oluştururlar. Temel/ana süreç; kurumun varoluş amacına doğrudan hizmet eden süreçtir. Alt süreç; temel sürecin altında yer alan ve temel sürece hizmet üreten süreçtir. Detay süreç; alt sürecin ayrıntılı açılımını ortaya koyan ve temel süreçle ilgili yapılacak faaliyetlerin belirginleşmesini sağlayan süreçtir. Niteliksel sınıflandırma, kurumda yapılan iş ve işlemlerin niteliğine ve sorumluluk alanlarına göre yapılır. Bunlar genel anlamda; yönetsel, operasyonel/işlevsel ve destek hizmet süreçleri olabilir. Yönetsel süreç; kurum yönetimini ilgilendirilen, yönetim görevi üstlenenlerin sorumluluğunda olan süreçtir. Operasyonel süreç; kurumun asıl amaçları doğrultusunda uygulamaları içine alan süreçtir. Destek hizmet süreci; diğer süreçlere destek hizmeti veren süreçtir. Tablo 1 de bir dershanede olması muhtemel süreçler tanımlanmıştır. Tablo 1. Dershane Süreçleri Süreç Çeşidi Temel Süreçler Alt Süreçler n sahibi

4 Yönetsel Süreçler Operasyonel Süreçler Destek Hizmetler Yönetim İşleri Eğitim-Öğretim Genel Rehberlik Hizmetleri Reklam Tanıtım Personel İşleri Muhasebe İşleri Bina Bakım, Onarım ve Donanım Öğrenci Kayıt Seviye Belirleme ve Sınıf Oluşturma Öğrenci İşleri Öğretim Yılına Hazırlık Planlanan Eğitimin Uygulanması Öğrencinin Derse Devam ve Takip İşleri Ölçme ve Değerlendirme Ders Takviyesi Anlık Ders Destek Öğrenciyi Tanıma ve Motivasyon Ders Başarılarını Takip Sosyal Etkinlikler ÖSS Tercihleri Destek Süreç tanımlamada, her bir alt sürecin ayrıntılı olarak tanıtım kartlarının hazırlanması gerekir. Hazırlanan tanıtım kartları ile süreçlerin izlenmesi ve değerlendirilmesi sistematik olarak yapılabilir. Tablo 2 de bir alt sürecin tanıtım kartı verilmiştir. Tablo 2. Süreç Tanıtım Kartı Süreç No 11 n Adı Ölçme ve Değerlendirme Müdür Yardımcısı n Sorumlusu Sınıf Rehber Öğretmenleri Mevzuat Yıllık Çalışma Takvimi Sınav Takvimi Süreç Girdisi Sınav Kitapçıkları Sınavlar Ölçme ve Değerlendirme Uzmanı Öğrenci Sınav Notları Süreç Çıktısı Sınav başarısının sınıfa ve tüm katılanlara göre dağılım cetveli Zümre Öğretmenler Kurulu Süreç Tedarikçisi Ölçme Değerlendirme Birimi n Hedefi Eksiklerini tespit ederek öğrenci başarısını artırmak n Müşterisi Öğrenci, Veli

5 n Performans Göstergesi Süreç Performansını Ölçüm Sıklığı ve Tarihi Süreç İyileştirme Tarihi Onaylayan - Sınava katılan öğrenci sayısı Konu bazında öğrencilerin kazanımları Bir önceki sınava göre başarı yüzdesi Netlerini artıran öğrenci sayısı ve oranı Ayda bir sınav sonuçlarını değerlendirme toplantısı - Süreç tanıtım kartları uygulama sonuçlarına, beklentileri karşılama durumuna ve gelişmelere göre güncellenebilir. 2- Süreç Sahiplerinin Belirlenmesi: Süreç odaklı yönetimde, temel ve alt süreçlerin sahiplerinin belirlenmesi ile sorumlulukların paylaşımı sağlanır. Tanımlanan süreçlerin sahiplerinin belirlenmesi, işin ortada kalmaması ve sorumlulukların paylaşımı demektir. Süreçle ilgili ve deneyimli olanların süreç sorumlusu olması gerekir. 3- Süreçler Arası İlişkilerin Tanımlanması: n diğer süreçlerle ilişkisinin kurulması, sürecin etkilediği ve sürecin etkilendiği diğer süreçlerin bilinmesini sağlar. Böylece sürecin başarısına etki derecesi ortaya konarak gerekenlerin yapılması mümkün olur. 4- Kilit Süreçlerin Belirlenmesi: Kilit süreçler kurumun başarısında temel rol oynayan süreçtir. Kurumun/kuruluşun asıl faaliyet alanına giren İstek ve beklentilere doğrudan cevap veren süreçler kilit süreçlerdir. Bir eğitim kurumu için eğitim ve öğretim süreci kilit sürece bir örnektir. 5- Süreç Performans Göstergelerinin Belirlenmesi: n başarısını ölçülebilir hale getirebilmenin aracı performans göstergeleridir. Göstergeler iyileştirme ve geliştirme fırsatlarının yakalanmasını sağlar. 6- Süreçlerin Uygulanması: Tanımlanan ve süreç kartlarıyla detaylı olarak hazırlanan süreçlerin uygulanması gerekir. 7- Kritik Süreçlerin Belirlenmesi: Kritik süreçler; kurumun amaçlarına ve hedeflerine etkisi yüksek olan, ancak kurumsal öz-değerlendirme sonucu performansı düşük görülen süreçlerdir. Eğitim kurumlarında okul-veli ilişkileri süreci veya ölçme ve değerlendirme süreci kritik süreç olabilir. Kritik süreç, eğitim kurumunun tanımladığı kritik başarı faktörleriyle de ilgili olabilir. Kritik başarı faktörü; kurumu, daha fazla iyileştirme ve geliştirme çalışmalarına yönelten, kurumsal başarının dışa yansıtılmasına odaklı hedeflerdir. Öğrencileri, ÖSS ve OKS de derece yapabilecek hale getirmek veya gözde fakültelere/liselere daha fazla öğrenci yerleştirmek birer örnek olabilir. Kritik süreçlerin belirlenmesi gerekli iyileştirmelerin yapılmasına fırsat verir. Bu nedenle kritik süreçler birer kilometre taşı olma özelliği taşıyabilir. 8- Süreçlerin İzlenmesi ve Değerlendirilmesi: Süreçlerin, süreç sorumluları ve kurum yönetim tarafından izlenmesi ve değerlendirilmesi gerekir. İzleme ve değerlendirme; yeni süreç tasarımları ve güncellemeler yapma, hatta işlevsel olmayan sürecin sonlandırılması için önemlidir. 9- Süreçlerin İyileştirilmesi ve Geliştirilmesi: Süreç odaklı yönetimde yönetim kalitesini artırmak için iyileştirme ve geliştirmeyi performans sonuçlarına dayalı olarak yapmak gerekir. Kritik süreçlerin belirlenmesi de bir iyileştirme ve geliştirme adımının atılmasını ve planlanmasını sağlar. İyileştirme ve geliştirme çalışmaları sürecin başarısını artırır. 10- Süreç İyileştirme Ekiplerinin Kurulması ve İyileştirme Planlarının Yapılması: İzleme ve değerlendirme sonucunda, temel süreçlerin ve alt süreçlerin etkin, verimli, ekonomik

6 olmadığı, istenilen performansı göstermediği ortaya çıkmışsa ilgili ve bilgili kişilerden oluşturulacak ekiple iyileştirme çalışması başlatılır. İyileştirme ekibi bir iyileştirme planı hazırlayarak; hedefini, hangi yöntem ve teknikleri kullanacağını, çalışma takvimini ve zaman çizelgesini belirleyerek işe başlar. Yapılan çalışma sonucuna göre süreçte yapılması gereken değişiklikler yapılır, gerekli onaylar alındıktan sonra yeni süreç uygulamaya konulur. Sonuç ve Öneriler Süreç yönetimi, kurumsal yönetimi sorgulama ve geliştirme aracıdır. Aracın amaç haline getirilmemesi gerekir. Süreç odaklı yönetim uygulamaları ile etkili ve verimli bir yönetim hedeflenir. Bu hedefe yolculuk kurumda yapılan işlerin nasıl yapıldığının sorgulanmasıyla başlar. Kurumda yapılan işlerin yani süreçlerin tanımlanması, süreç sorumlularının belirlenmesi, her bir sürecin performans göstergelerinin tespit edilmesi gibi adımlarla oluşturulan bir sistemin kurulması ve işletilmesiyle devam edilir. Süreç yönetimi uygulamalarıyla işin kalitesi, verimliliği, hızı vs. artarak hizmet alanların memnuniyetinin sağlanması beklenir. Bu durum ise etkili ve verimli bir yönetim göstergesidir. Kaynakça ARAS, AKÇAL, A. (2005) Sürdürülebilir Süreç Yönetimi. Kalder Yayınları, İstanbul. ESİN, A. Süreç Yönetimi Seminer Notları, MEB, Beşevler/Ankara ŞİMSEK, H. (2005) Eğitim Yönetimi Bilimin Neresinde? ( ) Tepum Sigma İş süreçleri Yönetimi ERP Projelerinde Süreç Optimizasyonu sunusu, 2005 VURAL, C., GÜLSEREN, H.Ö. ve Diğerleri. (2007) Eğitimde Kalite Ödülü El Kitabı. ( )