zmir B³y³k ehir Belediyesi olarak hazrladmz bu þ Kontrol Eylem Plan, kurumumuzun

Transkript

1

2

3

4

5 zmir B³y³k ehir Belediyesi olarak hazrladmz bu þ Kontrol Eylem Plan, kurumumuzun faaliyetlerini y³r³t³rken benimsedii y netim anlay nn, þada standartlara g re dei imi ve ilerleyi inin bir belgesi niteliindedir. Hizmetlerinde ve faaliyetlerinde nc³ belediye olmak hedefinden hareketle, hzl bir ekilde yol aldmz ve kurumumuzun hizmet anlay n geli tireceini d³ ³nd³³m³z bu þal ma, þ Kontrol SistemiÆnin amaþlarna en uygun ekilde hazrlanm tr. Bilindii gibi, faaliyetlerinde kôr amac g³tmeyen kamu kurumlarnn þal ma performansn yalnzca mali veriler ³zerinden deerlendirmek yetersiz kalmaktadr. Kurumlar faaliyetlerini y³r³t³rken etkinlik, verimlilik ve ekonomiklik kavramlarn da g z n³nde bulundurmaldr. Biz de, y³r³tt³³m³z faaliyetleri, hedeflerimizi gerþekle tirmeye y nelik ekilde organize edecek kadar etkin, en az kaynakla en þok i i ³retecek kadar verimli ve ekonomik savurganl engelleyecek kadar ekonomik olmay þ Kontrol Sistemi þal malarnn odak noktas olarak belirlemi bulunmaktayz. Bu kapsamda, faaliyetlerimizde hem insan kaynamz hem de dier maddi kaynaklarmz kullanrken, etik deerleri, effafl, g³venilirlii esas almakta ve kar kar ya kaldmz riskleri de y netmeyi nemli bir y netim arac haline getirmeyi hedeflemekteyiz. lk admlarn geþtiimiz yllarda attmz ve nemli ilerlemeler kaydettiimiz þ Kontrol sistemi kurulum þal malarnn, n³m³zdeki d nemde de ayn heyecan ve istekle devam etmesini, sonuþlarndan hem kurumumuzun hem de hizmet alan vatanda larmzn memnun kalmasn diler, bu s³reþte emei geþen t³m þal ma arkada larma te ekk³r ederim. Aziz KOCAOLU zmir B³y³k ehir Belediye Ba kan 1

6 2

7

8 4

9 KOS 1 KOS 1.1 EYLEM KODU KONTROL ORTAMI KAMU Ã KONTROL STANDARDI VE GENEL ARTI Etik Deerler ve D³r³stl³k: Personel davran larn belirleyen kurallarn personel tarafndan bilinmesi salanmaldr. þ kontrol sistemi ve i leyi i y netici ve personel tarafndan sahiplenilmeli ve desteklenmelidir Eylem Plannn maddesi gerei, Hizmet iþi eitimler kapsamnda 25 Nisan 2012 tarihinde kurum personellerine Ín Mali Kontrol ve þ Kontrol Sistemini kapsayan þ Kontrol Eitimi verilmi tir yl Eylem Plannn maddesinde ng r³len þ kontrol sistemini tantmn amaþlayan bro ³rler tasarlanm ve datm gerþekle tirilmi tir Eylem Plannn maddesi gerei, þ Kontrol sisteminin tantmn amaþlayan intranet sayfas yaynlanm, þ kontrol sistemi þal malarn anlatan d k³manlar, yasal mevzuat ve sunumlar intranet sayfasna eklenmi tir Eylem Plannn maddesi gerei, þ Kontrol Sistemi Koordinasyon Kurulu'na yaplan þal malarla ilgili 2 ayda bir ilerleme raporu sunulmaktadr Temmuz tarihinden itibaren ilerleme raporlar kurula 3 ayda bir sunulacaktr. þ kontrol sistemi ve i leyi i y netici ve personel tarafndan sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. SORUMLU BRM YA DA ÃALI MA GURUBU YELER BRL YAPILACAK BRM ÃIKTI / SONUÃ TAMAMLANMA TARH AÃIKLAMA Orta ve ³st d³zey y neticilere þ Kontrol Sistemi ve yaplan þal malar hakknda bilgilendirme toplants d³zenlenecektir. þ Kontrol ube M³d³rl³³ 1 Bilgilendirme Toplants þ Kontrol Proje Ekibi'nin gerþekle tirdii ve gerþekle tirecei þal malarla ilgili kurum personeline bilgilendirme sunumu yaplacaktr. þ Kontrol ube M³d³rl³³ nsan Kaynaklar Eitimi ube Md. 1 Bilgilendirme Sunumu iþ Kontrol sistemini tantmak amaþl tasarlanan bro ³rler baslp datlacaktr. þ Kontrol ube M³d³rl³³ 1000 Bro ³r

10 KOS 1 KOS 1.2 risk 2011 KOS 1 KOS ile ile

11 KOS 1 KOS

12 KOS 1 KOS

13 KOS 1 KOS

14 KOS 2 KOS KOS 2 KOS

15 KOS 2 KOS ile KOS 2 KOS

17 KOS 2 KOS

18 KOS 3 KOS 3.1 KOS 3 KOS

19 KOS 3 KOS KOS 3 KOS 3.4 ise 15

20 KOS 3 KOS

21 KOS 3 KOS 3.6 KOS 3 KOS ile ile 17

25

26 22

27 RDS 5 RDS 5.1 RDS 5 RDS 5.2 s³reler

28 RDS 5 RDS 5.3 RDS 5 RDS

29 RDS 5 RDS 5.5 RDS 5 RDS

30 RDS 6 RDS 6.1 risk ile risklerinin ile RDS 6 RDS

31 RDS 6 RDS risk ile 27

32 28

33

34 30

35 KFS 7 KFS risk riskleri risk KFS 7 KFS risk risklere risk riskler

36 KFS 7 KFS 7.3 KFS 7 KFS

37 KFS 8 KFS 8.1 ile

38 KFS 8 KFS

39 KFS 8 KFS 8.3 KFS 9 KFS 9.1 ilkesi 35

40 KFS 9 KFS 9.2 KFS 10 KFS 10.1 risklerini ile 36

44 KFS 12 KFS

45

46 42

47 kesin ile 43

48 44

49 45

50 ile 46

51 ile 47

52 BS 14 BS 14.4 BLG VE LET M KAMU Ã KONTROL STANDARDI VE GENEL ARTI Raporlama: darenin amaþ, hedef, g sterge ve faaliyetleri ile sonuþlar, saydamlk ve hesap verebilirlik ilkeleri dorultusunda raporlanmaldr. Faaliyetlerin g zetimi amacyla idare iþinde yatay ve dikey raporlama a yazl olarak belirlenmeli, birim ve personel, g revleri ve faaliyetleriyle ilgili hazrlanmas gereken raporlar hakknda bilgilendirilmelidir. Faaliyetlerin g zetimi amacyla idare iþinde yatay ve dikey raporlama a belirlenmi tir. Faaliyet Raporu kapsamnda yer alan birimlere ait ilerleme verileri d³zenli olarak Stratejik Bilgi Y netim Sistemine girilmekte olup,ilerlemeler ilgili ³st y netime ve yatay d³zlemde de Strateji Geli tirme ube M³d³rl³³'ne raporlanmaktadr. Birimlerin þ Kontrol Standartlarna Uyum Eylem Plan þerþevesinde sorumlu olduu faaliyetlere ili kin ilerlemeleri hem þ Kontrol ube M³d³rl³³'ne hem de þ Kontrol Koordinasyon st Kurulu'na d³zenli olarak raporlanmaktadr. þ Denetim Birim Ba kanl tarafndan yaplan birim denetim raporlar ³st y netime sunulmaktadr. 48

53

54 50

55 51

56 nin

57

58 54

59

60 56

61 Risk risk

62 2011 ile ile Risklerin 58

63

64

65 STANDART KONTROL ORTAMI EYLEM KODU ÍNGÍR LEN EYLEM YA DA EYLEMLER Orta ve ³st d³zey y neticilere þ Kontrol Sistemi ve yaplan þal malar hakknda bilgilendirme toplants d³zenlenecektir. þ Kontrol Proje Ekibi'nin gerþekle tirdii ve gerþekle tirecei þal malarla ilgili kurum personeline bilgilendirme sunumu yaplacaktr. Etik deerlerin ihlaline ili kin ba vuru ve deerlendirme s³recinin admlar belirlenerek i ak hazrlanp tamim halinde yaynlanacaktr. Vatanda a y nelik, kurumumuzun proje ve hizmetlerini lþmeye y nelik anket uygulamalar ve deerlendirmeleri yaplacaktr T³m personele " Kurum K³lt³r³ ve Aidiyet Eitimi" verilecektir Y neticilere ve zellikle vatanda la muhatap olunan b l³mlerde þal an personele "leti im Teknikleri" Eitimi verilecektir. ISO Bilgi G³venlii Y netim Standart artlarna uygun bilgi g³venlii þal malar tamamlanacaktr. Ãal ma Y nergesi hazrlanmas ile ilgili kapsaml bir eitim alnacaktr. Birimlerin mevcut þal ma y nergeleri g³ncellenecek olup standart bir ablona aktarlacaktr G rev tanmlarnn hazrlanmasyla ilgili eitim alnacaktr Pozisyon baznda g rev tanmlar olu turulacaktr þ Kontrol sistemi taslak rehberinde belirtilen kriterlere g re b³t³n s³reþler deerlendirilerek hassas g revler belirlenecektir Belirlenmi hassas g revlere ili kin prosed³rler olu turulacaktr Elektronik Belge Y netim Sistemi (EBYS) ile ilgili eitimler d³zenlenecektir. Yaz leri b. Md., Memur Personel b. Md., Kurum Ar ivi b. Md. þ Kontrol b. Md. Ve Bilgi lem ve Veri Y netimi ube Md.'l³³ personellerinden olu acak olan bir komisyon kurulacaktr. Kurumun i ak lar ve s³reþleri incelenerek EBYS ile entegreli olarak þal mas iþin gerekli analizler yaplacaktr. Bilgi lem ve Veri Y netimi ube M³d³rl³³ ba ta olmak ³zere Bilgi Teknolojileri Daire Ba kanlna bal 4 m³d³rl³k pilot birim olacak ekilde EBYS test edilecektir. Sistem test edilerek ba arl olunmas halinde t³m kuruma entegre edilecektir. KOS nolu eylem dahilinde yaplmas ng r³len g rev tanmlar kapsamnda her pozisyon iþin yeterli eitim d³zeyi planlanacaktr. KOS kapsamnda hazrlanacak olan yllk eitim planlarna mesleki yeterlilii arttracak eitimlerde dahil edilecektir. Eitim ihtiyaþlarn belirlemek ³zere personellerden eitim talepleri toplanacaktr. Yllk eitim ihtiyaþlar belirlendikten sonra bu talepleri kar layacak d³zeyde eitimler planlanp Yllk Eitim Plan olu turulacaktr. Yllk Eitim Plan t³m birimlere hem yazl olarak hem de kurum intraneti ³zerinden duyurulacaktr. SORUMLU BRM YA DA ÃALI MA GURUBU YELER þ Kontrol ube M³d³rl³³ þ Kontrol ube M³d³rl³³ Memur Personel b. Md. Strateji Geli tirme b. Md. nsan Kaynaklar Eitim ube M³d³rl³³ nsan Kaynaklar Eitim ube M³d³rl³³ Bilgi lem ve Veri Y netimi ube M³d³rl³³ nsan Kaynaklar ve Eitim Dairesi Ba kanl nsan Kaynaklar ve Eitim Dairesi Ba kanl nsan Kaynaklar ve Eitim Dairesi Ba kanl nsan Kaynaklar ve Eitim Dairesi Ba kanl þ Kontrol ube M³d³rl³³ þ Kontrol ube M³d³rl³³ Bilgi Teknolojileri Daire Ba kanl Bilgi Teknolojileri Daire Ba kanl Bilgi Teknolojileri Daire Ba kanl Bilgi Teknolojileri Daire Ba kanl Bilgi Teknolojileri Daire Ba kanl nsan Kaynaklar ve Eitim Dairesi Ba kanl nsan Kaynaklar Eitimi ube M³d³rl³³ nsan Kaynaklar Eitimi ube M³d³rl³³ nsan Kaynaklar Eitimi ube M³d³rl³³ nsan Kaynaklar Eitimi ube M³d³rl³³ BRL YAPILACAK BRM ÃIKTI / SONUÃ TAMAMLANMA TARH nsan Kaynaklar Eitimi ube Md. 1 Bilgilendirme Toplants 1 Bilgilendirme Sunumu þ Kontrol b. Md. ak ve Tamim T³m Birimler nsan Kaynaklar Eitimi b. Md. T³m Birimler nsan Kaynaklar Eitimi b. Md. þ Kontrol ube M³d³rl³³ þ Kontrol Sistemi Koordinasyon Kurulu nsan Kaynaklar Eitimi b. Md. Anket Sonuþlar Eitim Eitim ISO Bilgi G³venlii Y netim Standart artlarna uygun bir sistem Eitim Ãal ma y nergeleri Eitim G rev tanmlar Hassas g revler Prosed³r EBYS Eitimi EBYS Komisyonu þ Kontrol b. Md EBYS Pilot Denemesi T³m Birimler EBYS T³m Birimler Eitim Komisyonu G rev tanmlar Mesleki Yeterlilii Arttrmaya Y nelik Eitimler Yllk Eitim Talepleri Eitim Komisyonu Yllk Eitim Plan Bilgi lem ve Veri Y netimi ube M³d³rl³³ Yazl Yllk Eitim Plan D k³man

66 STANDART Bilgi ve leti im Kontrol Faaliyetleri KONTROL ORTAMI Risk Deerlendirme EYLEM KODU ÍNGÍR LEN EYLEM YA DA EYLEMLER Yetki devirlerinin hangi kanunlara g re ne ekilde ve hangi snrlar dahilinde yaplacana dair bir dok³man hazrlanacaktr. Yetki devirlerine y nelik hazrlanacak dok³man intranet ortamnda birim baznda yayna alnacaktr. SORUMLU BRM YA DA ÃALI MA GURUBU YELER nsan Kaynaklar ve Eitim Dairesi Ba kanl nsan Kaynaklar ve Eitim Dairesi Ba kanl mza yetkileri y nergesi hazrlanacaktr. þ Kontrol b.md.l³³ Belirlenen s³reþlere ili kin riskler ilgili birim y neticileri ve þal ma grubu ³yeleri ile birlikte ylda en az 1 kez analiz edilecektir S³reþ baznda belirlenen riskler iþin kontrol faaliyetleri atanacaktr Atanan kontrol faaliyetlerinin izlemesi yaplacak, geri bildirimler salanacaktr Mali faaliyetlere/i lemlere ili kin prosed³rler hazrlanacaktr Prosed³rlerle ilgili somut g r³ ve neri alnacaktr Alnan somut g r³ ve neri sonrasndan prosed³rlerin hazrlanmasna y nelik planlama yaplacaktr. þ Kontrol ube M³d³rl³³ þ Kontrol ube M³d³rl³³ þ Denetim Birimi Muhasebe ube M³d³rl³³ þ Kontrol ube M³d³rl³³ þ Kontrol ube M³d³rl³³ nsan Kaynaklar ve Personelin y neticileri tarafndan kolayca anla lmas ve sorunlarn Eitimi Dairesi payla abilmesi iþin ikayet kutular, anket þal malar ve bireysel Ba kanl - Bilgi g r³ meler yaplacaktr. Teknolojileri Dairesi Ba kanl EBYS'nin kurulum þal malarn y nlendirecek bir komisyon kurulacaktr EBYS iþin gerekli olan ablon dok³manlar belirlenecektir EBYS'nin test edilmesi amacyla, Bilgi Teknolojileri Dairesi Ba kanl'na bal d rt m³d³rl³³n ve Yaz leri b.md.l³³n³n yer ald pilot þal ma yaplacaktr. Bilgi Teknolojileri Dairesi B k.l Bilgi lem ve Veri Y netimi b.md. Bilgi Teknolojileri Dairesi Ba kanl BRL YAPILACAK BRM ÃIKTI / SONUÃ TAMAMLANMA TARH 1. Hukuk M³ avirlii Bilgi ve leti im Teknolojileri Dairesi Ba kanl nsan Kaynaklar ve Eitim Dairesi Ba kanl T³m Birimler T³m Birimler þ Kontrol ube M³d³rl³³ Mali Hizmetler Dairesi Ba kanl T³m Birimler Bilgi lem ve Veri Y netimi b.md. T³m Birimler Bilgi lem ve Veri Y netimi b.md. Corafi Bilgi Sistemleri b.md. Bilgi Alar b.md.l³³ Adres ve Numaralama b.md.l³³ Yetki devri dok³man Yetki devri ile ilgili intranet sayfas mza Yetkileri Y nergesi Analiz edilmi risk þal malar S³reþlere Ait Kontrol Faaliyetleri S³reþlere Ait Kontrol Faaliyetlerinin zleme ve Deerlendirme Raporlar Mali Karar ve i lemler hakknda yazl prosed³rler Anket Ãal mas, ikayet Kutusu / Personel verimliliin artmas, katlmc þal ma ortamnn yaratlmas EBYS Komisyonu ablon Dok³manlar EBYS Pilot Uygulamas zleme T³m birimlere ncelikli evraklarn snflandrlmas ve saklanmasna y nelik bilgilendirme yaplacaktr. Doal afet, yangn, sabotaj gibi durumlarda evraklarn korunmas ve kurtarlmasna ili kin t³m birimlere bilgilendirme yaplacaktr. Tefti Kurulu Ba kanl tarafndan hata, usuls³zl³k ve yolsuzluklarn bildirim y ntemleri intranet aracl ile t³m personele duyurulacaktr. En uygun izleme ve deerlendirme y ntemi katlmc bir ekilde belirlenecektir. Kurum Ar ivi ube M³d³rl³³ tfaiye Daire Ba kanl Sivil Savunma Birimi Tefti Kurulu Ba kanl þ Denetim Birim Ba kanl Yaz leri b.md.l³³ T³m Birimler Ínlem Plan Bilgi lem ve Veri Y netimi ube M³d³rl³³ þ Kontrol ube M³d³rl³³ Hata, usuls³zl³k ve yolsuzluklarla ilgili bildirim y ntemlerinin yer ald intranet sayfas zleme ve deerlendirme modeli