KAMUDA BÜROKRASİNİN AZALTILMASI VE İŞ SÜREÇLERİ ANALİZİNDE HİZMET ENVANTERİ YÖNETİM SİSTEMİNİN (HEYS) ÖNEMİ

Transkript

1 KAMUDA BÜROKRASİNİN AZALTILMASI VE İŞ SÜREÇLERİ ANALİZİNDE HİZMET ENVANTERİ YÖNETİM SİSTEMİNİN (HEYS) ÖNEMİ Gamze Hicran ÇETİN * Türkiye'de kamu kurum ve kuruluşlarında yaşanan bürokrasi işkencesinden hemen hemen herkes şikayetçidir. İşlerin aksamasının en büyük nedenlerinin başında da bürokrasi gösterilmektedir. Ülkemizde kamu bürokrasisinin sorunları temel olarak; yetkilerin üst basamaklarda toplanması, otorite hiyerarşisinin katı olması, gizlilik, siyasi ve idari güç ile uzmanlık gücü arasındaki çatışma, kuralların fazlalığı, takdir yetkisinin daraltılması, rekabetin yokluğu ve bu sebeplerden kaynaklanan verimsizlik şeklinde sıralanabilir. Bu sorunların nedeni olarak da, esas itibarıyla Türkiye'nin siyasal ve yönetimsel rejiminin, yerinden yönetim için yetki devrine fazla açık olmaması gösterilmektedir. Bürokrasi, çoğu kez yetki ve sorumlulukların sağlıklı belirlenmemesinin ve yönetimde merkezileşmenin bir sonucudur. Genellikle, Kamu Yönetiminde etkinliğin artırılması için bürokrasinin azaltılması konusunda görüş birliği olmakla birlikte bürokrasinin azaltılması için Kamu Yönetiminde köklü bir reforma gidilmesi gerektiği de göz ardı edilmemelidir. Bir iş için bir kurumdan diğer bir kuruma, istediğimiz bilgileri elde edemeden ya da işlemi tamamlamadan gönderildiğimizde, çeşitli belgelerden birinin eksik ya da yanlış doldurulduğu gerekçesiyle geri çevrildiğimizde veya bir iş için çok sayıda yönetici ve memurun imzası gerektiğinde, idarenin yapısı, işleyişi ve tabi olduğu norm düzeni yerine genellikle bürokrasiden şikayet edilir. İdarenin yapısındaki sorunlar, eksiklikler ve işleyişte aksamalar yaşandıkça bürokrasi, modern devletlerin sürekliliğini sağlayan kurum olmaktan çıkmakta; kırtasiyecilik, idari yükler, gereksiz maliyetler, vatandaşın memnuniyetsizliğine yol açan bir mekanizma şeklinde bir anlam yüklenmektedir. Ülkemizin kamu yönetimi sisteminde de bu bahsedilen sorunlar kronikleşmiş şekilde fazlasıyla bulunmaktadır. Ülkemizde kamu yönetiminin geliştirilmesi, idari usul ve işlemlerin kolaylaştırılması ve sadeleştirilmesi, ulusal refahın ve ülkemizin rekabet gücünün artırılmasının sağlanması için Bürokrasinin Azaltılması ve İdari Basitleştirme projesi çalışmaları Başbakanlığın koordinasyonunda yürütülmekte ve Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığı tarafından bu konuda çalışmalar yapılmaktadır. Yapılan bu çalışmalarla, vatandaşlar ve işletmeler üzerindeki idari yüklerin(izin almak, form doldurmak, bilgi, belge, rapor vermek gibi) azaltılması ve kırtasiyeciliğin önlenmesi ve hizmet talep eden gerçek veya tüzel kişilere hızlı, kaliteli, basit ve en düşük maliyetle hizmet sunularak vatandaş memnuniyetinin attırılması ile birlikte kamu idarelerinin etkin, verimli, hesap verebilir, vatandaş güvenine dayanan ve şeffaf bir yönetim oluşturmaları hedeflenmektedir. Bir kamu kurumu tarafından verilen belgenin veya elde edilen bilginin diğer kamu kurumları tarafından ayrıca istenmemesi, bu bilgi ve belgelerin bütün kamu kurumları arasında paylaşılması ve bu paylaşımın internet aracılığı ile sunulması çalışmaları yapılmaktadır. Bazı hizmetlerde belge istenilmesi yerine beyan esasına geçilmesi, gereksiz bilgi ve belge istenmesinin önüne geçilmesi, kamu hizmetlerinin hizmet alanlara en yakın birimlerde verilmesi, işlemlerin ilk başvuru yapılan yerde tamamlanması, usullerin sadeleştirilmesi, bürokratik kademelerin azaltılması amaçlanmaktadır. Bu çalışmalarda, kamu idareleri hizmet sunumunda; - Yetki devri yapılması, - Hizmet sunumu için istenen belgelerin azaltılması, * Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığı, Geçici Personel (Mühendis)

2 - Kurum içi ve kurumlar arası yazışmaların gözden geçirilerek hizmet sunum sürecinin kısaltılması, - Kamu hizmet standartlarının tespit edilerek vatandaşa duyurulması gibi hususlar üzerinde yoğunlaşılmıştır. Bu amaçla yapılan çalışmaların hem kalıcı olması hem de bütün kamu idareleri açısından bir düzen içerisinde yürütülebilmesi için hazırlanan Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uygulanacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik Bakanlar Kurulu nca tarihinde kabul edilerek tarih ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanmıştır. Bu Yönetmelikte temel olarak; 1. Kamu Hizmet Envanterinin Hazırlanmasını, 2. Kamu Hizmet Standartları Oluşturulması öngörülmüştür. Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığı tarafından ilk olarak 2006 yılında Hizmet Envanteri çalışmalarına başlamış ve tüm kamu kurumlarına doldurulmak üzere Hizmet Envanteri Tabloları gönderilmiştir. Söz konusu çalışmalarda tablolara kaydedilen hizmetler, belirlenen 32 farklı hizmet türüne göre tasnif edilmiştir yılında hazırlanan Hizmet Envanteri Tablolarındaki eksikliklerin giderilmesi ve daha fazla amaçlarla kullanılabilmesi için 2008 yılında yeniden çalışmalar başlatılmıştır yılında yürütülen Hizmet Envanteri çalışmaları kapsamında yaklaşık hizmet kaydı toplanmıştır. Bu kayıtlar İdareyi Geliştirme Başkanlığı tarafından Bürokrasinin Azaltılması ve İşlemlerin Sadeleştirilmesi Projesi, Kamuda Yetki Devri Projesi, Hizmet Standartları Projesi kapsamında kullanılmıştır. Yapılan çalışmaların yayınlanmasıyla; 72 hizmette yetki devri yapılmış, 46 yetki merkezden taşraya, 26 yetki valilik ve bölge müdürlüğünden alt kademelere devredilmiştir. 215 hizmette noter onayı kaldırılarak, 421 değişik belge işlemden kaldırılmıştır. Artık vatandaştan alınan beyan üzerine sabıka kayıtları kurum tarafından temin edilecek, nüfus kayıt örneği ve ikametgah belgesi yerine sadece T.C Kimlik numarası istenecektir. Örneğin, huzurevlerine başvuran yaşlılardan, nüfus cüzdanı örneği, ikametgâh belgesi, gelir durumunu gösterir belgenin getirilmesi istenmeyecek, sadece T.C Kimlik numarası istenecektir. Böylece çalışmanın devamında, bazı Kurumların verdikleri hizmetlerde istedikleri belgeler de azaltılacaktır. Ayrıca çalışma sonucunda; 170 kurum yönetmeliğinde yapılan değişiklik yayıma hazırlanmıştır. Görüleceği üzere, bu projelerde Hizmet Envanteri Tablolarının kullanılmasıyla beklenen faydanın elde edildiği görülmüştür. Bu nedenle Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmeliğin 5 inci maddesi ile Hizmet Envanteri Tablolarının bir kere hazırlanıp bırakılması yerine bilgilerin kurumlar tarafından sürekli güncel tutulması ve kurumsal internet siteleri ile e-devlet Kapısı ndan ( yayınlanması zorunlu tutulmuştur. Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığı kurumlar tarafından hazırlanacak Hizmet Envanteri Tablolarında standardın sağlanması, tablolarda yer alacak bilgilerden en yüksek düzeyde fayda sağlanması, hizmetler arasındaki karşılıklı etkileşimin belirlenmesi ve tüm tabloların tek bir merkezde toplanması amacıyla Hizmet Envanteri Veri Tabanı Uygulamasının geliştirilmesi planlanmıştır yılında tekrar hız verilen proje ile tüm kurum ve kuruluşlarda hizmet girişlerinin tamamlanması için yoğun çalışmalar yapılmıştır. Ancak, zaman zaman kurum teşkilat yapılarında sık sık değişiklik olması ve birim ve iş değişiklikleri nedeniyle süreç kesintiye uğramıştır. İşte bu noktada, kurumlarda standart süreçlerin tanımlanarak uygulanır hale getirilmesi ve hem kişisel inisiyatife dayalı uygulamalar, hem de kurumların dağıtık yapısından kaynaklanan değişkenliklerin engellenmesi konusunda Hizmet Envanteri Yönetim Sisteminin başarıyla hayata geçirilmesinin önemi ortaya çıkmaktadır. Mevcut durumda hizmet envanteri sistemi kapsamında kurumlarda ana hizmetlerin sisteme tanımlanması büyük ölçüde tamamlanmış olup, yazılım geliştirmeleri ile kullanıcılar için de büyük kullanım kolaylığı sağlanan veri tabanı hizmet girişlerinin en kısa sürede tamamlanması hedeflenmektedir.

3 Kamuda İş Süreçleri Analizinde Hizmet Envanteri Yönetim Sisteminin(HEYS) Önemi Kamu hizmetlerinin ya da idarenin basitleştirilmesi; idari düzenlemelerin temel hedefleri korunurken, idari süreçlerin etkinleştirilerek vatandaş, iş dünyası ve kamu yönetiminin birlikte çalışma ve uyum maliyetlerinin azaltılması için mevcut düzenlemelerin yeniden yapılandırılması sürecidir. Kamuda bürokrasinin azaltılması, gerekli yerlerde yeniden yapılandırmanın sağlanması ve hizmet kalitesinin arttırılması için iş süreçleri modelleme, kurumların süreçlerini yeniden tasarlamak, yaygınlaştırmak, etkinleştirmek ve süreç otomasyonunu sağlamak gibi amaçlarla kullanılan bir araçtır. Süreç modelleme yöntemleri, mevcut süreçleri daha iyi anlamak, sorunları ortaya çıkarmak için kamuda iş süreçlerinin analizini yapmak ve olması gereken süreçleri belirlemek için gereklidir. Son yıllarda süreç modelleme faaliyetleri özel sektörde olduğu gibi kamu kurumları tarafından da sıklıkla gerçekleştirilmeye başlanmıştır. İş süreçleri kurumlarda kurumsal stratejiler, kalite yönetimi ve bilgi sistemleri ile ilişkili temel bir yapıdır. Kurumun süreçlerinin yeniden oluşturularak kullanılabilmesi, hem işgücünden tasarruf edilmesini hem de gereksiz işlerin azaltılmasını sağlayacaktır. İdari yükler, ülkelerin refah düzeyini düşürmekte, rekabet düzeyini azaltmakta, kaynakların ve iş gücünün verimsiz kullanımına ve zaman kaybına neden olmaktadır. Bunların yanında idari yükler, toplumun düzenlemelere uyumunu zorlaştırmakta, mevzuatın uygulanma düzeyini düşürmekte, düzenlemelerin temel sosyal ve iktisadi amaçlarıyla da uyuşmamaktadır. İş süreçlerinin standart halde tanımlanması, işletilmesi ve iyileştirilmesi ile kanun ve yönetmeliklere uygunluk, verimlilik, azalan bürokrasi ve performans odaklılık sağlanacak, iş süreçleri kurumsal hafıza ve kurumsal öğrenmeyi geliştirdiği için hizmet kalitesi artışında da önemli bir rol oynayacaktır. Türkiye de kamu kurumlarında iş süreçlerinin analizi ve iyileştirilmesi konusundaki istekliliğe rağmen bunu destekleyecek mevcut yapısal yöntemlerin eksikliği nedeniyle çalışmalardan beklenen verim alınamamakta ve bu durum da gereksiz iş tekrarlarına yol açabilmektedir. Yapılan çalışmalar göstermektedir ki süreç modellemeleri farklı kişiler tarafından farklı şekillerde gerçekleştirilmektedir. Süreç tanımları, tanımlamayı yapan kişinin yaptığı işlere ve bakış açısına göre değişmekte, dolayısıyla farklı açılardan bakılan süreçler farklı şekilde tanımlanabilmektedir. İş süreçleri modellemede ortak bir dil ve gösterim kullanımı sadece uygulamayı gerçekleştiren kurum içinde değil, birbiri ile entegre olmuş kurumlar arasında da büyük önem kazanmaktadır. Bu nedenle de öncelikle kurumların mevcut durumda kurum bünyesinde yer alan tüm hizmet envanterlerinin tanımlanması ve buradan yola çıkılarak iş süreçlerinin doğru bir şekilde analiz edilerek süreç iyileştirmeyi gerçekleştirecek iş modellerinin oluşturulabilmesi gereklidir. Bu aşamadan sonra birbiri ile çalışan kurumlar arasındaki iş süreçlerinin mevcut durumlarının ne olduğu ve nasıl olması gerektiğinin çalışması yapılabilecektir. İşte bu noktada kurumların tüm hizmetlerinin kayıtlı olacağı Hizmet Envanteri Yönetim Sistemi (HEYS)nin ne kadar önemli olduğu açığa çıkmaktadır. Envanter çıkarmak, basit nitelikteki bir işletmenin bile mutlaka yapması gereken bir iş ise, devlet gibi bir yapının sunmuş olduğu hizmetlerin envanterinin çıkarılması kadar doğal ve gerekli bir husus yoktur. Ne var ki devlet gibi büyük bir organizasyonun asla özel sektör gibi yönetilemeyeceği ya da benzer bir örgütlenmeye sahip olamayacağı düşünüldüğünde, envanterin kamudaki uygulaması da hizmet envanteri olarak karşımıza çıkmaktadır (Karagöz, 2013). HEYS in başarıya ulaşması, kamu için belki de en önemli hedeflerden biri olan bürokrasiyi azaltacak etkin hizmet süreçlerinin belirlenmesinin gerçekleşmesini sağlayacaktır. Tüm Kurumların iş süreçlerinin ve birbirleriyle olan entegrasyon noktalarının iyi analiz edilebilmesi için Hizmet Envanteri Yönetim Sistemi (Hizmet Envanteri Veri Tabanı projesi) temel teşkil etmektedir.

4 Çünkü tüm hizmetlerin tanımlandığı ortak bir veri tabanı olmadan bu bilgilerin elde edilmesi ve sağlıklı bir analiz yapılması mümkün olmamaktadır. Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığı tarafından geliştirilen "Hizmet Envanteri Yönetim Sistemi" nde, kamu kurumlarında sunulan tüm hizmetlerin tespit edilmesi için, kurum içi, kurumlar arası, özel sektör ve vatandaşa sunulan, tüm ana ve yardımcı hizmetler tek bir veri tabanı üzerinde tanımlanmaktadır. İşte iş adımlarına göre yapılan bu hizmet tanımlamalarından çıkarılacak iş süreçlerinin değerlendirilmesi sonucunda kamuda yapılan işlemlerin hızlandırılması, bürokrasinin azaltılması, hizmetlerin daha kaliteli sunulması ve bu hizmetlerin elektronik ortamda yapılmasının sağlanması amaçlanmaktadır. Hizmet Envanteri Yönetim Sisteminde kamu hizmetlerine başvuracaklara, bu başvurularını nereye ve hangi belgeler ile yapacakları gösterildikten sonra ortalama ne kadar sürede hizmetlerini alabilecekleri bilgisi verilmektedir. Ayrıca söz konusu başvurunun alınmasından sonraki süreç kurum içi ve kurum dışı yazışmalar ile paraf listesi aracılığıyla açıklanmaktadır. Yani kısaca Hizmet Envanteri çalışması ile kamuda şeffaflaşma sağlanacaktır. Kamu kurumu sistemlerinin şeffaf hale gelmesi, ama aynı zamanda daha hızlı hizmet vermesi ihtiyaçlarının bir araya gelmesi, sık değişen kanun ve yönetmeliklere uygunluğu sürekli kılmayı zor hale getirmiştir. Hızlı değişen sistemler, süreçler arası çelişkileri ortaya çıkarabilmektedir. Değişen kamu sistemleri nedeni ile sürekli iyileştirilen yüksek hizmet kalitesi zorunlu hale gelmiştir. Bu da kamu kurumlarında verimli ve tekrarlanabilir süreçler işletme ihtiyacını ortaya çıkarmaktadır. Süreçlerin bu şekilde sürdürülebilmesi, süreçlerin tanımlı hale gelmesi ve birbirleri arasındaki çelişkilerin ve verimsiz noktaların ortaya çıkarılması ile mümkündür. Dinamik ve verimli süreç işleyişlerinin sürekli kılınabilmesi için bilgi sistemlerindeki süreçlerin de hızlı şekilde uyumlandırılabilmesi gereklidir. Dolayısıyla, hizmet envanteri yönetim sisteminin dinamik bir proje olması ve kurumlar tarafından sürekli güncel tutulması gerek teşkilat yapısında, gerek kurum ve birim içi iş değişikliklerinde ve gerekse mevzuat değişikliklerinde bilgilerin hemen güncellenmesini sağlayacak ve böylece süreç entegrasyonları ve bu sisteme bağlı diğer projeler için sağlıklı bir veritabanı oluşturacaktır. Böylelikle kurumlarda bilişim sistemlerinin iş süreçlerini destekleyecek şekilde geliştirilmesinin de önemi ortaya çıkmaktadır. Bu sistemde öncelikle kamu kurumlarında verilen tüm hizmet ve faaliyetlerin yasal dayanakları, başvurulu bir hizmetse başvuruların nereye ve hangi belgelerle yapılacağı, iç ve dış yazışmaların amacı ve bu yazışmaların yapıldığı yerler, yapılan işlerin minimum ve maksimum süreleri girileceğinden, Hizmet Envanteri Yönetim Sistemi bu sisteme bağlı Hizmet Standartları Yönetim Sistemi, Devlet Belge Yönetim Sistemi gibi diğer önemli sistemlerin altyapısını oluşturacaktır. Bu nedenle, verilerin doğru ve eksiksiz girilmesi diğer tüm sistemler için temel altyapıyı ve hizmetlerin etkinliği için sürelerin yeniden belirlenebilmesini sağlayacaktır. Hizmete ilişkin bu veri tabanından çekilecek ve özellikle hizmetlerin tamamlanma sürelerini kapsayan bilgilerle hizmet standartları tabloları oluşturularak kamu kurum ve kuruluşlarının web sayfalarına link verilecektir. Hizmetler arasındaki bağlantının ortaya konulmasında ve iş süreçlerinin tespit edilebilmesinde kurum içi ve kurum dışı yazışmalar ile başvuruda istenen belgelerin büyük önemi bulunmaktadır. Başvurularda istenen belgeler, söz konusu belgenin düzenlendiği hizmet ile başvurusunda istenen belge arasında bağlantı kurmaktadır. İşte bu noktada, Devlet Belge Yönetim Sisteminde başvuruda istenen belgelerin, hizmet sonunda düzenlenen belgelerin hangileri olduğunun tanımlanması ve HEYS ile bağlantılı çalışmasının önemi ortaya çıkmaktadır. Aynı şekilde kurum içi ve kurumlar arası yapılan yazışmalarda, yazının gönderilmesine neden olan hizmet ile yazının muhatabı birimde/kurumda yazı gereğince yapılan hizmet arasında bağlantı sağlamaktadır. Öncelikle kurum içinde birimler arasında yapılan yazışmalardan birbiriyle bağlantılı olan hizmetler ve işlem adımları tespit edilerek kurum içi iş süreçleri çıkarılabilecektir. Bunun ardından HEYS de kayıtlı hizmetlerde karşılıklı dış yazışma yapan kurumların birbirleri ile yapacakları hizmet eşleştirmesi yolu ile kurum dışı süreç entegrasyonu sağlanacaktır. Böylece kurum içi/dışı süreç entegrasyonu tamamlandığında başta bürokrasinin azaltılması olmak üzere kamu hizmetlerinin sunumunun geliştirilmesinde bütüncül bir anlayışa ulaşılacaktır.

5 Sonuç olarak Hizmet Envanteri Yönetim Sistemi ile 1- Kamu hizmetlerine ilişkin süreçlerin belirlenmesi ve kurum içi/dışı hizmet süreçlerinin tespit edilmesi, 2- Belirlenecek süreçlerin aksamasına sebep olabilecek alt süreçlerin tespit edilmesi, 3- Hizmetler arasındaki bağlantılar ortaya konularak, birbirleri arasındaki interaktif etkileşimin tespit edilmesi ve böylece bürokrasinin azaltılması sağlanarak vatandaşın kapı kapı dolaşmasının engellenmesi, 4- Hizmetlerin sunumunda izlenen süreçlerin, tamamlanma sürelerinin, mevzuat dayanaklarının tanımlanmış olması ve geliştirilecek raporlama teknikleri aracılığıyla kamu hizmetlerinde basitleşme ve sadeleştirilme çalışmalarının yapılabilmesi, 5- Hangi mevzuatın hangi hizmetlere dayanak teşkil ettiğinin ve yetersiz kalan veya mevzuat dayanağı bulunmayan hizmetlerin tespit edilmesi, 6- Sunulan kamu hizmetlerinin ortalama tamamlanma süreleri ile varsa mevzuatındaki en geç tamamlanma sürelerinin karşılaştırılarak kamu hizmetlerinin sunumunun hızlandırılması sağlanacaktır. KAYNAKÇA KARAGÖZ Uğur, Kamu Sektöründe Yeni Bir İnovasyon Girişimi: Hizmet Envanteri Veri Tabanı (HEVT) Projesi, Türk İdare Dergisi, Haziran 2013, Sayı:476 arlar (