UDOS TA DEĞİŞİKLİKLER

Transkript

1 UDOS TA DEĞİŞİKLİKLER 1. GENEL BİLGİLER tarih 6102 sayılı Türk Ticaret kanununun maddesine uyarınca kurumumuzda da kurumlar arası evrak gönderimi elektronik posta yöntemiyle yapılacağından UDOS ta yeni düzenlemeler yapılmıştır. Bu amaçla kurumumuza KEP(Kayıtlı E-Posta) adresleri alınmış ve UDOS yazılımına entegre edilmiştir. KEP mesajlarının içine Başbakanlık standartlarına uygun hazırlanmış evrak bilgi, ek ve imzaları içeren EYP (Elektronik yazışma paketi) paketleri eklenmektedir. Gelen EYP Paketleri içindeki evrak bilgileri, PDF formattaki evrak ve ekleri ile birlikte UDOS a otomatik olarak kaydedilmektedir. Bu durum Evrak Kayıt görevlileri ile evrak yazıcılarını etkileyeceğinden yeni yapılacak işlemlere ilişkin yapılacak uygulamalar aşağıda anlatılmıştır. KEP hesapları Rektörlük ve Suam adına alınmış olup, evraklar bu birimlerin evrak kayıt listelerine kaydedilecektir. 2. GELEN EVRAK İŞLEMLERİ 2.1. EVRAK KAYDETME Yeni Gelen EYP Paketi KEP ile gelen evraklar UDOS a Evrak Kayıt Gelen Evrak listesine otomatik olarak düşmektedir. Ancak mail ya da ekindeki EYP paketi açılamadığı durumlarda evrak bilgisayara indirilerek bu sayfadan yeni gelen EYP paketi olarak kaydedilir. Standart dosya plan kodu EYP paketi içinden alınamadığından evrak kayıt görevlisi tarafından belirlenerek kaydedilmesi gerekmektedir.

2 Yeni Gelen Evrak Oluştur Eğer gelen KEP postasında EYP paketi yok yada açılamıyorsa posta içindeki PDF dosya Yeni Gelen Evrak Oluştur sayfasından kayıtlı kurum seçilerek ve evrak ekine eklenerek kaydedilir EVRAK SEVK ETME KEP ile gelen ve otomatik kaydolmuş evrakların standart dosya plan kodu boş geldiğinden ilk olarak bu alanların doldurulması ve sonra sevk edilmesi gerekmektedir EVRAK DAĞITMA ve ARŞİVLEME

3 3. GİDEN EVRAK İŞLEMLERİ 3.1. EVRAK HAZIRLAMA Genel Bilgileri Ek Ekleme İlgi Ekleme Gideceği Yer Ekleme Kurumların Kayıtlı Kurum Sekmesinden ana kurum ve kurum adına göre aranarak eklenmesi gerekmektedir. Ancak bu şekilde yazı KEP gönderisi ile diğer kuruma ulaşacaktır.

4 Seçilen kurum için adres bilgisi otomatik olarak gelmektedir. Kurum Adı ve dağıtım yapılacaksa Dağıtım Kısmında Görünecek alanları evrak yazıcı tarafından uygun şekilde doldurulmalıdır Paraf/Onay Ekleme 3.2. EVRAK ONAY/İMZALAMA Evrak Onay Evrak İmzalama Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik gereği yazıların e-imza ve mobil imza ile imzalanması gerekmektedir. Bu sebeple Sistem Onayı butonu kaldırılmıştır. Ancak e-imza cihazının başvuru, kayıp, yenileme durumlarında yeni e-imza cihazı gelene kadar Rektörlükten alınacak yazılı izinle ilgili imzacıya geçici bir süreliğine sistem onayı izni verilir EVRAK KAYIT POSTALAMA/KAŞELEME Evrak Kayıt Postalama Evrak Kayıt Kaşeleme Evrak kaşelerken, eğer KEP ile gönderilecek kurum varsa ekranın sağ alt tarafında bu kurumların listesi görünecektir. Tamamla butonuna basıldığında KEP ile postalanması gereken ve birimlere gidecek evraklar başka bir işlem yapmanıza gerek kalmadan UDOS tarafından gönderilecektir.

5 KEP dışı gönderim varsa; yine Evrak yazdır, Başlıkları yazdır ve Etiket yazdır butonları gelecektir. Bu listelerde gördüğünüz yerlere evrakları çıktılarını alıp postalamanız gerekmektedir Evrak Kayıt KEP İletim Logları Gönderilen Kep iletilerini ve durumlarını bu sayfadan kontrol edebilirsiniz. İletildi: 1 olması durumunda ilgili kep adresine evrak ulaşmıştır. İletim Açıklama: Herhangi bir hata oluşmuşsa ya da alıcı tarafın kep adresinden kaynaklı bir sorun varsa buradan takip edilir. Soruna ilişkin hata mesajı bu alanda gösterilir. Okundu : 1 olması evrak alıcı tarafından açıldığını(okunduğunu) gösterir. Okundu Açıklama: Okunma süresinin aşıldığı durumda ilgili hata mesajı bu alanda gösterilir. İletilememesi ve okunamaması durumlarında alıcı kurumdan kaynaklı bir sorun olduğundan ilgili kurumla iletişime geçilmesi gerekmektedir.

6

7 4. AYARLAR 4.1. DAĞITIM LİSTELERİM Şablon Düzenleme Kurum kayıtları için Kayıtlı Kurum seçeneği geldiğinden bundan önce oluşturduğunuz dağıtım şablonlarında bulunan Kurumları Kayıtlı Kurum olarak değiştirmeniz gerekmektedir. Ancak bu şekilde yazılarınız KEP gönderisi olarak bilgisayar ortamında gönderilecektir. Kayıt ve düzenleme işlemi teker teker Listenin üzerindeki alanda yapılmalıdır. İlk olarak tür seçilmeli ve gerekli alanlar eksiksiz doldurulmalıdır.