AĞRI İBRAHİM ÇEÇEN ÜNİVERSİTESİ

Transkript

1 1 AĞRI İBRAHİM ÇEÇEN ÜNİVERSİTESİ KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI Doğudan Yükselen Işık Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı TEMMUZ 2014 AĞRI 1

2 Ağrı İbrahim Çeçen Üniversitesi Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Yönetici Özeti.. 3 Giriş 4 A- İç Kontrolün Tanımı, Özellikleri ve Genel Esasları..5 B- İç Kontrol Alanında Standartlar ve İç Kontrol Sisteminin Bileşenleri...9 C- İç Kontrol Sisteminde Görevliler ve Sorumlulukları D- Maliye Bakanlığınca Belirlenen Standartlar ile Üniversitemizde İç Kontrol Sisteminin Oluşturulması İçin Yapılacak Çalışmalar, Çalışmaları Yürütecek Görev Grupları Kontrol ortamı standartları Risk değerlendirme standartları Kontrol faaliyetleri standartları Bilgi ve iletişim standartları İzleme standartları..25 Sonuç...27 EK: Ağrı İbrahim Çeçen Üniversitesi Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı 2

3 Ağrı İbrahim Çeçen Üniversitesi Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Yönetici Özeti Günümüzde Avrupa Birliği nde ve diğer birçok ülkede kamu mali yönetim ve kontrolü anlayışında önemli değişiklikler yaşanmış, merkezi kontrolden iç kontrole geçişler olmuştur. Avrupa ve diğer ülkelerde meydana gelen finansal mali krizler, skandallar, gerek mali gerekse mali olmayan iş ve işlemlerde sağlam bir iç kontrol sisteminin oluşturulması gerektiğini ini ortaya koymuştur. Ülkemizde Avrupa Birliği Mali Mevzuatına Uyum çerçevesinde tarihinde kabul edilerek yasalaşan an 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununda, İç Kontrol Sistemi düzenlenmiştir. Kanunun nci maddelerinde iç kontrol sistemine ilişkin hükümlere yer verilmiştir. Bu çerçevede, Üniversitemiz İç Kontrol Standartları sistemlerinin Kamu İç Kontrol Standartlarına uyumunu sağlamak üzere yapılması gereken çalışmaların belirlenmesi, bu çalışmalar için oluşturulması gereken eylem planının hazırlanması gerekliliği vurgulanmıştır. Oluşturulacak İç ç Kontrol Eylem Planı, Üniversitemizin kendi içyapısındaki güçlü ve zayıf yönlerinin analiz edilmesine ve Üniversitemizin diğer organizasyonlar karşısındaki durumunu tespit etmeye imkân sağlayacaktır. Üniversitemizin amaç ve hedeflerine ulaşmasını engelleyecek risklere karşı risk eylem haritaları, risk analizleri ile birlikte daha sağlam bir iç kontrol sisteminin oluşturulması hazırlanan eylem planlarının uygulanmasıyla sağlanacaktır Yılında hazırlanan Kamu İç ç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı günün değişen ve gelişen koşullarına göre yeniden revize edilerek uygulanmaya konulmuştur. Tüm birimizde görev yapan çalışma arkadaşlarıma Kamu İç ç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planın uygulanmasında gösterecekleri hassasiyet için teşekkür ediyor, çalışmalarında başarılar diliyorum. Prof. Dr. İrfan ASLAN Rektör 3

4 Ağrı İbrahim Çeçen Üniversitesi Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı GİRİŞ 5018 sayılı kanunun birinci maddesinde, Strateji Geliştirme nin görevleri belirlenerek İç Kontrol sisteminin kurulması, standartların uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapmak hükmüne yer verilmiştir. Bu hüküm doğrultusunda Üniversitemiz Strateji Geliştirme Birimi İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı çalışmalarını yürütmektedir. Maliye Bakanlığı tarafından yayımlanan 26/12/2007 tarihli ve sayılı Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği ile 04/02/2009 tarihli ve 1205 sayılı genel yazı ve ekinde yayımlanan Kamu İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı Rehberi doğrultusunda hazırlanan Üniversitemiz Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı yine Maliye Bakanlığının 02/12/2013 tarihli ve sayılı Genelgesinde yer alan..eylem planını Maliye Bakanlığına gönderdikleri halde öngördükleri eylemleri öngörülen tarihlerde tamamlayamayan kamu idarelerinin de eylem planlarını buna göre revize etmesi gerekmektedir. Ancak söz konusu revize çalışmalarında sadece tamamlanamayan eylemlerin değil eylem planlarında öngörülen tüm eylemlerin Kamu İç Kontrol Standartları ve bu standartların sağlanması için belirlenmiş genel şartlar çerçevesinde yeniden değerlendirilmesi uygun olacaktır. Tamamlanmış olan eylemlere rağmen kamu iç kontrol standardı ve ilgili genel şartlar kapsamında halen makul güvence sağlanamadığı sonucuna varılmış ise yeniden eylem öngörülmesi hususu değerlendirilmelidir. Eylem planlarında yer verildiği halde gerçekleştirilemeyen eylemlerin gerçekleşmeme nedenleri araştırılmalı ve bu çerçevede; eylemin revize edilmesi, eylemin tamamlanma tarihinin revize edilmesi, eylemden vazgeçilmesi, yeni bir eylem öngörülmesi gibi seçeneklerden birine veya birkaçına karar verilmelidir ve. Makul güvencenin sağlanamadığı anlaşılan standartların bulunması halinde ise, Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi ile bu Genelgede yer alan açıklamalar çerçevesinde yeni bir eylem planının hazırlanması ve üst yöneticinin onayı ile uygulamaya konulması gerekmektedir. hükmünce././2014 tarih ve numaralı Rektörlük oluru ile yeniden revize edilerek tüm birimlerimizce uygulanmak yürürlüğü konulmuştur. Aşağıda, iç kontrolün tanımı, özellikleri ve genel esasları, iç kontrol alanında Maliye Bakanlığı tarafından belirlenen standartlar ve iç kontrol sisteminin bileşenleri, iç kontrol 4

5 Ağrı İbrahim Çeçen Üniversitesi Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı sisteminde görevliler ve sorumluluklarına ilişkin genel değerlendirme yapılmakta, Üniversitemizin iç kontrol sistemi bakımından mevcut durumu, Üniversitemizde kurulacak iç kontrol sistemi standartları ve revize edilen eylem planı sunulmaktadır. A. İç Kontrolün Tanımı, Özellikleri ve Genel Esasları: 5018 sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunun İç Kontrol Sistemi başlıklı beşinci kısmının nci maddeleri arasındaki başlıklar itibariyle iç kontrolün tanımı ve amacı, kontrolün yapısı ve işleyişi, ön mali kontrol, mali hizmetler birimi (Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı), muhasebe hizmeti ve muhasebe yetkilisinin yetki ve sorumlulukları, muhasebe yetkilisinin nitelikleri ve atanması, iç denetim, iç denetçinin görevleri, iç denetçilerin nitelikleri ve atanması, İç Denetim Koordinasyon Kurulu ve İç Denetim Koordinasyon Kurulunun görevleri hususlarına yer verilmiştir sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunun 55 inci maddesinde iç kontrol; "İdarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, mali bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan mali ve diğer kontroller bütünü" olarak tanımlanarak, mali yönetim ve iç kontrol süreçlerine ilişkin standartlar ve yöntemlerin Maliye Bakanlığınca, iç denetime ilişkin standartlar ve yöntemlerin ise İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenip, geliştirileceği ve uyumlaştırılacağını, ayrıca Maliye Bakanlığı ve İç Denetim Koordinasyon Kurulunun da sistemlerin koordinasyonunu sağlayarak kamu idarelerine rehberlik hizmeti vereceğini düzenlemiştir. Kanunun5018 sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunun 56 ncı maddesinde iç kontrolün amaçları; Kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yönetilmesini, 5

6 Ağrı İbrahim Çeçen Üniversitesi Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Kamu idarelerinin kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet göstermesini, Her türlü mali karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesini, Karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi edinilmesini, Varlıkların kötüye kullanılması ve israfını önlemek ve kayıplara karşı korunmasını, sağlamak olarak belirlenmiştir. Kanunun5018 sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunun 57 inci maddesinde ise, kamu idarelerinin mali yönetim ve kontrol sistemlerinin harcama birimleri, muhasebe ve mali hizmetler ile ön mali kontrol ve iç denetimden oluştuğu belirtilmiş, yeterli ve etkili bir kontrol sisteminin oluşturulabilmesi için; Mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayışına sahip olunması, Mali yetki ve sorumlulukların bilgili ve yeterli yöneticilerle personele verilmesi, Belirlenmiş standartlara uyulmasının sağlanması, Mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesi, Kapsamlı bir yönetim anlayışı ile uygun bir çalışma ortamının ve saydamlığın sağlanması, bakımından ilgili idarelerin üst yöneticileri ile diğer yöneticileri tarafından görev, yetki ve sorumluluklar göz önünde bulundurulmak suretiyle gerekli önlemlerin alınması öngörülmüştür. Diğer taraftan; 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 55, 56, 57 ve 58 inci maddelerine dayanılarak hazırlanan İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar tarihli ve sayılı 3 üncü mükerrer Resmi Gazetede yayımlanmıştır. Yönetmeliğin "İç kontrol standartları" başlıklı 5 inci maddesinde, iç kontrol standartlarının, merkezi uyumlaştırma görevi çerçevesinde Maliye Bakanlığı tarafından belirlenip yayımlanacağı, kamu idarelerinin mali ve mali olmayan tüm işlemlerinde bu standartlara 6

7 Ağrı İbrahim Çeçen Üniversitesi Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı uymakla ve gereğini yerine getirmekle yükümlü bulunduğu, kanuna ve iç kontrol standartlarına aykırı olmamak koşuluyla, idarelerce görev alanları çerçevesinde her türlü yöntem, süreç ve özellikli işlemlere ilişkin standartlar belirlenebileceği belirtilmiştir. Yönetmeliğin 7 nci maddesinde ise iç kontrolün unsurları ve genel koşulları aşağıda belirtildiği gibi yer almıştır. a) Kontrol Ortamı: İdarenin yöneticileri ve çalışanlarının iç kontrole olumlu bir bakış sağlaması, etik değerlere ve dürüst bir yönetim anlayışına sahip olması esastır. Performans esaslı yönetim anlayışı çerçevesinde görev, yetki ve sorumlulukların uzmanlığa önem verilerek bilgili ve yeterli kişilere verilmesi ve personelin performansının değerlendirilmesi sağlanır. İdarenin organizasyon yapısı ile personelin görev, yetki ve sorumlulukları açık bir şekilde belirlenir. b) Risk Değerlendirmesi: Risk değerlendirmesi, mevcut koşullarda meydana gelen değişiklikler dikkate alınarak gerçekleştirilen ve süreklilik arz eden bir faaliyettir. İdare, stratejik planında ve performans programında belirlenen amaç ve hedeflerine ulaşmak için iç ve dış nedenlerden kaynaklanan riskleri değerlendirir. c) Kontrol Faaliyetleri: Kontrol faaliyetleri kurumun amaçlarına ulaşmasını etkileyebilecek her türlü riskle başa çıkabilmesini sağlayan önleyici, tespit edici ve düzeltici politika ve prosedürlerdir. Kontrol faaliyetleri, riskleri makul düzeye indirgemek amacıyla kullanılır. d) Bilgi ve İletişim: Bilgi ve iletişim, idarenin ihtiyaç duyacağı her türlü iç ve dış bilgilerin belirlenmesi, elde edilmesi, işlenmesi, idare içerisindeki ve dışarısındaki ilgilileri doğru, eksiksiz ve zamanında iletilmesidir. Bu çerçevede bilgi, uygun bir şekilde kaydedilir, tasnif edilir ve ilgililerin iç kontrol ile diğer sorumluluklarını yerine getirebilecekleri bir şekilde ve sürede iletilir. Ayrıca bilgi ve iletişim, çalışanların görev ve sorumluluklarını yerine getirebilmesi, sağlıklı karar alınabilmesi, performansın takip edilmesi için gereklidir. e) İzleme: İzleme, iç kontrol sisteminin kuruluşu ve işleyişinin düzenli aralıklarla değerlendirilmesi ve alınması gereken önlemlerin ve yapılması gereken değişikliklerin tespit edilmesi sürecidir. Bu çerçevede iç kontrol sisteminin kuruluş ve işleyişi sürekli izlenip, gözden geçirilerek yönetim kararlarında meydana gelebilecek zafiyet, yolsuzluk ve usulsüzlükler önlenebilir. 7

8 Ağrı İbrahim Çeçen Üniversitesi Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı 5018 sayılı Kanunun yukarıdaki hükümleri ve iç kontrole ilişkin uluslararası standartlardan temel bir çerçeve belge olan COSO raporu bağlamında iç kontrol; Bir amaç değil, idareyi hedeflerine ulaştırmak amacıyla kullanılan bir yönetim aracıdır. Sadece form, belge ve el kitabı şeklindeki çalışmalar değil, teşkilatı, personeli ve yönetim tarzını da içeren, süreklilik arz eden ve sistematik bir nitelik taşıyan uygulamalar bütünüdür. Süreçler içerisinde yerleşiktir ve süreçlerde rol alan görevlilerce uygulanır. Bir olay değil, sürekli ve sistematik bir nitelik taşır. Bir yönetim aracı olarak risk esaslıdır. Makul bir güvence sağlar. Bu durumda; Üniversitemizde kurulacak bir iç kontrol sisteminden beklenilen katma değerin oluşturulabilmesi için gerek uluslararası standart ve uygulamalar gerekse konuya ilişkin yasal ve idari düzenlemeler uyarınca iç kontrolün; Yalnızca mali kontrolü değil, mali kontrol ile birlikte Üniversitemiz tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçler ile birlikte diğer kontroller de dâhil olmak üzere içine alan, Üniversitemizin mali olsun veya olmasın tüm faaliyet ve işlemlerini kapsadığının, bu noktada iç kontrolün belli mali işlemler üzerinde gerçekleştirilen ön mali kontrole indirgenmemesi gerektiğinin, ön mali kontrolü de içine alacak şekilde geniş kapsamlı faaliyet ve süreçlerin tamamını kapsadığının, Amaç değil amaca giden yol olduğunun, sadece kitapçık ve formlardan değil, Üniversitemizin her seviyesindeki uygulamaların bütününü oluştuğunun, Makul ancak kesin olmayan güvence verdiğinin, Süreçlere ilave olarak yapılan işler şeklinde algılanmamasının, aksine iç kontrolün süreçlerin bir parçası olarak ele alınması gerektiğinin, 8

9 Ağrı İbrahim Çeçen Üniversitesi Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Etkili bir şekilde kurulmasının ancak üniversitemiz çalışanlarının sorumluluklarını ve yetkilerini anladıkları ve etik davranmayı üstlendikleri zaman mümkün olabileceğinin, Sadece kontrol faaliyetlerini değil, karar alınmasından işin sonuçlandırılmasına kadar geçen süreçte izlenen tüm prosedürleri kapsadığının, Üniversitemiz Akademik ve İdari birimlerinde çalışan her personelin iç kontrol sisteminde rol alması gerektiğinin, Üst Yöneticinin sorumluluğu ve gözetiminde, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının teknik desteği ve koordinatörlüğünde, harcama birimlerinin uygulamasıyla ve İç Denetim Biriminin danışmanlık desteğiyle oluşturulacağının; kabulü ile Üniversitemiz tüm birimlerinde çalışanlar üzerinde bu hususlarda farkındalığın sağlanması ile kurulabileceği ve etkin bir şekilde işleyebileceği aşikardır. Kurulacak iç kontrol sisteminde süreçlere yerleşik kontroller sadece gerektiği kadar olmalı, fazlası işlerin aksamasına neden olabileceği gibi yetersiz kontroller de usulsüzlüklerin ortaya çıkmasına neden olabilecektir. Bu haliyle kontroller, gerektiği yer ve zamanda gerektiği kadar yapılacak şekilde süreçlerle bütünleşmiş olmalıdır. Gerekli kontrol mekanizmalarının tesis edilmediği organizasyonlar; yolsuzluğa maruz kalabilir, olumsuz imaj oluşabilir veya açılan davalarla uğraşmak durumunda kalınabilir. Kamu İç Kontrol Standartları, idarelerin iç kontrol sistemlerinin oluşturulmasında, izlenmesinde ve değerlendirilmesinde dikkate almaları gereken temel yönetim kurallarını göstermekte ve tüm kamu idarelerinde tutarlı, kapsamlı ve standart bir kontrol sisteminin kurulmasını ve uygulanmasını amaçlamaktadır. B. İç Kontrol Alanında Standartlar ve İç Kontrol Sisteminin Bileşenleri İç kontrol alanında uluslararası uygulamalarda esas alınabilecek birden fazla standart bulunmaktadır. Maliye Bakanlığınca çıkarılan Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği 26 Aralık 2007 tarihli ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanmıştır. Söz konusu tebliğ uluslararası standartlardan COSO ve INTOSAI iç kontrol standartlarını esas almıştır. 9

10 Ağrı İbrahim Çeçen Üniversitesi Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Diğer bir ifade ile Türkiye de kamu mali yönetim ve kontrol sistemini düzenleyen 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve ikincil mevzuat, COSO modelini esas alan bir iç kontrol sisteminin kurulmasını öngörmektedir. Maliye Bakanlığınca çıkarılan tebliğde (5) başlık altında toplam (18) standart ve her bir standart için gerekli genel şartlar belirlenmiş bulunmaktadır. Bunlar sırasıyla; 1-Kontrol Ortamı Standartları (4 adet standart) Standart: 1. Etik değerler ve dürüstlük Standart: 2. Misyon, organizasyon yapısı ve görevler Standart: 3. Personelin yeterliliği ve performansı Standart: 4. Yetki devri 2- Risk Değerlendirme Standartları (2 adet standart) Standart: 5. Planlama ve programlama Standart: 6. Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi 3- Kontrol Faaliyetleri Standartları (6 adet standart) Standart: 7. Kontrol stratejileri ve yöntemleri Standart: 8. Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi Standart: 9. Görevler ayrılığı Standart: 10. Hiyerarşik kontroller Standart: 11. Faaliyetlerin sürekliliği Standart: 12. Bilgi sistemleri kontrolleri 4- Bilgi ve İletişim Standartları (4 adet standart) Standart: 13. Bilgi ve iletişim 10

11 Ağrı İbrahim Çeçen Üniversitesi Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Standart: 14. Raporlama Standart: 15. Kayıt ve dosyalama sistemi Standart: 16. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi 5- İzleme Standartları (2 adet standart) Standart: 17. İç kontrolün değerlendirilmesi Standart: 18. İç denetim şeklindedir. Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği ile belirlenen (5) bileşen ve her bileşen altındaki toplam (18) standart aşağıdaki gibi şema halinde gösterilebilir. 11

12 Ağrı İbrahim Çeçen Üniversitesi Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı İÇ KONTROL STANDARTLARI ŞEMASI KONTROL ORTAMI STANDARTLARI RİSK DEĞERLENDİRME STANDARTLARI KONTROL FAALYETLERİ STANDARTLARI BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI İZLEME STANDARTLRI Etik Değerler ve Dürüstlük Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Kontrol Stratejileri ve Yöntemleri Bilgi ve İletişim İç Kontrolün Değerlendirilmesi Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler Planlama ve Programlama Prosedürlerin Belirlenmesi ve Belgelendirilmesi Raporlama İç Denetim Personelin Yeterliliği ve Performansı Görevler Ayrılığı Kayıt ve Dosyalama Sistemi Yetki Devri Hiyerarşik Kontroller Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi Faaliyetlerin Sürekliliği Bilgi Sistemleri Kontrolleri 12

13 Ağrı İbrahim Çeçen Üniversitesi Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı C. İç Kontrol Sisteminde Görevliler ve Sorumlulukları Üniversitemizde kurulması gereken iç kontrol sistemine ilişkin sorumluluk; Üst Yönetici, Harcama Yetkilileri, süreç sahipleri, Kontrol Standartlarının oluşturulması için oluşturulacak komisyonlar ile Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ve İç Denetim Birimindedir sayılı Kanunun 11 inci maddesi ile üst yöneticilere, idarelerinin mali yönetim ve iç kontrol sisteminin kurulması, işleyişinin gözetim ve izlenmesi, iç kontrol sisteminin bir gereği olarak yazılı prosedür ve talimatların oluşturulması gibi düzenlemelerin yapılması görevleri verilmiş ve Üst Yöneticiye bu hususlarda Bakana karşı hesap verme sorumluluğu yüklenmiştir. Üst yönetici bu sorumluluğun gereklerini, harcama yetkilileri, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ve iç denetçiler aracılığıyla yerine getirecektir. İç kontrolün temel ilkelerinin sayıldığı İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esasların; 6. maddesinde, iç kontrol faaliyetlerinin idarenin yönetim sorumluluğu çerçevesinde yürütüleceği, iç kontrole ilişkin sorumluluğun, işlem sürecinde yer alan bütün görevlileri kapsayacağı, 8. maddesinde ise, üst yöneticilerin; iç kontrol sisteminin kurulması ve gözetilmesinden, harcama yetkililerinin; görev ve yetki alanları çerçevesinde, idari ve mali karar ve işlemlere ilişkin olarak iç kontrolün isleyişinden sorumlu olacağı, idarelerin mali hizmetler birimlerinin (Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı); iç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapacağı ve ön mali kontrol faaliyetini yürütecekleri, muhasebe yetkililerinin; muhasebe kayıtlarının usulüne ve standartlara uygun, saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasından sorumlu olacakları, ayrıca üst yöneticilerin, harcama yetkililerinin ve diğer yöneticilerin, mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayışına sahip olmasından, mali yetki ve sorumlulukların gerekli yeterliliğe sahip personele verilmesinden, belirlenmiş standartlara uyulmasının sağlanmasından, mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesinden, kapsamlı bir yönetim anlayışıyla uygun bir çalışma ortamının ve saydamlığın sağlanmasından görev ve yetkileri çerçevesinde sorumlu olacakları belirtilmiştir. 13

14 Ağrı İbrahim Çeçen Üniversitesi Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Diğer taraftan; yukarıda yer alan hükümler dâhilinde üst yöneticinin 5018 sayılı Kanunla getirilen sorumluluğunu yerine getirebilmesi için kendisine makul bir güvence verecek etkin bir iç denetime ihtiyaç duyacağı, iç denetimin etkin olabilmesi ise iç kontrol sisteminin etkin bir şekilde kurulmasıyla mümkün olabileceği açıktır sayılı Kanunun 63 ve 64 üncü maddelerinde ise; iç denetçilerin iç kontrol alanındaki görev ve sorumlulukları düzenlenmiştir. Açıklanan tüm hususlar sonucunda; 5018 sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu uyarınca; Üniversitemizde kurulması gereken iç kontrol sistemine ilişkin sorumluluk bakımından aktörlerin; Üst Yönetici; iç kontrol sisteminin kurma ve gözetim altında bulundurulmasından, Harcama Yetkilileri; görev ve yetki alanları çerçevesinde, idari-mali karar ve işlemlere ilişkin olarak iç kontrolün isleyişinden, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı; iç kontrol sisteminin kurulması ve standartların uygulanması çalışmalarında teknik destek ve koordinasyon ile ön mali kontrol hizmetlerinden, İç Denetim Birimi; denetiminden, kurulmuş iç kontrol sisteminin değerlendirilmesi ve Personel; iç kontrolü yaşama geçirerek katkıda bulunurlar. Personel, işlemleri yürüten, gözden geçiren ve yanlış uygulamaları düzelten ön cephedeki kişiler olup görevlendirmelerin gerçekleşmesinde kontroller aracılığıyla sorunları tespit ederler. Faaliyet sorunları, sosyal davranış kurallarına ve etik değerlere aykırılıklar ve politika ihlalleri ile ilgili raporlamadan, sorumlu oldukları görülmektedir. Ayrıca, Maliye Bakanlığı tarafından yayımlanan İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar" uyarınca üst yönetici ve harcama yetkilileri tarafından iş ve işlemlerin, amaçlara, iyi mali yönetim ilkelerine, kontrol düzenlemelerine ve mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirildiğini içeren iç kontrol güvence beyanı her yıl düzenlenerek idareye ait faaliyet 14

15 Ağrı İbrahim Çeçen Üniversitesi Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı raporuna eklenecektir. Üst yönetici tarafından verilecek güvence beyanında Üniversitemize tahsis edilmiş kaynakların planlanmış amaçlara ve iyi mali yönetim ilkelerine uygun olarak kullanıldığı, Üniversitemizde uygulanan iç kontrol sisteminin işlemlerin yasallık ve düzenliliği konusunda yeterli güvenceyi sağladığı ve üretilen bilgilerin doğruluğu hususları yer alacaktır. Üst Yöneticinin tüm bu görevlerinden dolayı 5018 sayılı Kanun kapsamında hesap verme sorumluluğu ve yönetim sorumluluğu bulunmaktadır. D. Maliye Bakanlığınca Belirlenen Standartlar ile Üniversitemizde İç Kontrol Sisteminin Oluşturulması İçin Yapılacak Çalışmalar, Çalışmaları Yürütecek Görev Grupları Kamu İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı her yıl Haziran ve Aralık aylarında İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu tarafından izlenerek izleme raporları Üst Yönetime sunulacaktır. 15

16 Ağrı İbrahim Çeçen Üniversitesi Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı 1- KONTROL ORTAMI STANDARTLARI Standart 1: Etik Değerler ve Dürüstlük Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar: İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdırlar Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır. Standart-2: Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar: İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır. 16

17 Ağrı İbrahim Çeçen Üniversitesi Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmalıdır İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır. Standart-3:Personelin Yeterliliği ve Performansı İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar: İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik olmalıdır İdarelerin yöneticileri ve personelleri görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır. 17

18 Ağrı İbrahim Çeçen Üniversitesi Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır. Standart -4:Yetki Devri İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar: İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır. 18

19 Ağrı İbrahim Çeçen Üniversitesi Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı 2- RİSK DEĞERLENDİRME STANDARTLARI Standart-5: Planlama ve Programlama İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar: İdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlamalıdır İdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlamalıdır İdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performans programlarına uygun olarak hazırlamalıdır Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmalıdır İdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır. Standart-6: Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. 19

20 Ağrı İbrahim Çeçen Üniversitesi Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Bu standart için gerekli genel şartlar: İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluşturulmalıdır. 3- KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARI Standart-7:Kontrol Stratejileri ve Yöntemleri İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar: Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır Kontroller, gerekli hallerde işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamalıdır. Standart-8: Prosedürlerin Belirlenmesi ve Belgelendirilmesi İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır. 20

21 Ağrı İbrahim Çeçen Üniversitesi Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Prosedürlerin Belirlenmesi ve Belgelendirilmesi İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır. Standart-9: Görevler Ayrılığı Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar: Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerin yöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır. Standart-10: Hiyerarşik Kontroller Yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir. Bu standart için gerekli genel şartlar: Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmalıdır. 21

22 Ağrı İbrahim Çeçen Üniversitesi Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermelidir. Standart-11: Faaliyetlerin Sürekliliği İdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar: Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele verilmesi yönetici tarafından sağlanmalıdır. Standart-12: Bilgi Sistemleri Kontrolleri İdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir. Bu standart için gerekli genel şartlar: Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulmalıdır İdareler bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalar geliştirmelidir. 22

23 Ağrı İbrahim Çeçen Üniversitesi Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı 4- BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI Standart-13: Bilgi ve İletişim İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar: İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmelidir Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmelidir Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanmalıdır Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır. Standart-14: Raporlama İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar: İdareler, her yıl amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans programlarını kamuoyuna açıklamalıdır İdareler, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna açıklamalıdır. 23

24 Ağrı İbrahim Çeçen Üniversitesi Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare faaliyet raporunda gösterilmeli ve duyurulmalıdır Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, birim ve personel görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir. Standart-15: Kayıt ve Dosyalama Sistemi İdareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar: Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsamalıdır Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamalıdır Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun olmalıdır Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılmalı ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmelidir İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturulmalıdır. 24

25 Ağrı İbrahim Çeçen Üniversitesi Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Standart-16: Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi İdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar: Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenmeli ve duyurulmalıdır Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi yapmalıdır Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamalıdır. 5- İZLEME STANDARTLARI Standart-17: İç Kontrolün Değerlendirilmesi İdareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir. Bu standart için gerekli genel şartlar: İç kontrol sistemi, sürekli izleme veya özel bir değerlendirme yapma veya bu iki yöntem birlikte kullanılarak değerlendirilmelidir İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntem belirlenmelidir İç kontrolün değerlendirilmesine idari birimlerin katılımı sağlanmalıdır İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikayetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınmalıdır. 25

26 Ağrı İbrahim Çeçen Üniversitesi Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenmeli ve bir eylem planı çerçevesinde uygulanmalıdır. Standart-18: İç Denetim İdareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar: İç denetim faaliyeti İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde yürütülmelidir İç denetim sonucunda idare tarafından alınması gerekli görülen önlemleri içeren eylem planı hazırlanmalı, uygulanmalı ve izlenmelidir. 26

27 Ağrı İbrahim Çeçen Üniversitesi Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı SONUÇ Söz konusu yasal düzenlemeler gereğince, Kamu İç Kontrol Standartları na uyum çalışmaları; Üniversitemiz Akademik nde her bölüm/programdan en az bir Akademisyen ile Fakülte/Yüksekokul Sekreterlerinden, İdari Birimlerde ise, İdari Birim sorumlusu ile birlikte en az iki personel olmak üzere üç personelin katılımı ile oluşturulacak komisyon tarafından yürütülecektir. Üniversitemiz Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ndan oluşan çalışma ekibi de çalışmaların koordinasyonunu ve destek hizmetini yürütecektir. 18 standardın Üniversitemizde oluşturulması için görev alacak tüm akademik ve idari personelden oluşan komisyonun oluşturulmasını müteakip (18) standarttan birbiri ile ilgili olanların gruplandırılarak eylem planının modüllere ayrılması ve her bir modüle ilişkin olarak komisyonların, konusuna göre uzman personelle desteklenerek çalışmaları yürütülmesi sağlanacaktır. Standartların oluşturulması sırasında alt çalışma grupları belirlendikten sonra her çalışma grubu kendisine verilen standartların oluşturulması için kendi çalışma takvimlerini oluşturarak düşünce ve paylaşım toplantıları ve üniversitemiz tüm personelinin katılımını sağlayacak yöntemler izleyerek standartların kurulması için çalışmalara başlayacaklardır. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının teknik desteği ve koordinatörlüğünde çalışmalarını yürüten komisyonların belli aralıklarla toplanarak değerlendirme yapmaları sağlanacaktır. 27

28 1- KONTROL ORTAMI Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim İşbirliği veya Çalışma grubu Yapılacak Birim üyeleri Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama KOS1 Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. KOS İç Kontrol Sistemi ile ilgili temel ilke ve kavramların benimsenmesi, ortak kavram birliğinin oluşturulması amacıyla yöneticilerle toplantılar düzenlenecek SGDB Toplantı tutanakları KOS 1.1 İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. İç Kontrol Sistemi, gerekleri, işleyişi ve yararları hakkında yöneticiler ve personel yeteri kadar bilgiye sahiptir. Ancak bu bilgiler güncel mevzuat çerçevesinde yeniden ele alınmalıdır Sayılı KMYKK İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar Strateji Geliştirme nin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik Kamu İç Kontrol Standartları Tebliğ KOS KOS KOS Tüm yönetici ve personele yönelik İç Kontrol Sistemi bilgilendirme toplantısı ve nitelikli eğitimler düzenlenecek Hizmet içi eğitim programlarına İç Kontrol Eğitimi dâhil edilecek Tüm yönetici, personel ve dış paydaşlara yönelik İç Kontrol el kitabı ve İç Kontrol broşürü hazırlanıp basılacak ve üniversitemizin web sayfasında yayınlanacak SGDB PDB Toplantı tutanakları, Eğitim programları PDB SGDB Eğitim programları SGDB Basın-Yayın Bürosu, BİDB, İMDB El kitabı, Broşür KOS İç Kontrol ile ilgili yürütülen çalışmalar, uygulamalar ve bunların sonuçları ve değerlendirmeler ile İç Kontrol ile ilgili tüm bilgi ve dokümanlar SGDB web sayfasında yer alacak SGDB BİDB Web sayfasına içerik eklenmesi KOS 1.2 İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdır. Yöneticiler iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olma konusunda kararlı bir tutum içerisindedir Sayılı Bakanlıkların Kuruluş ve Görevleri Hakkında Kanun 217 Sayılı Devlet Personel Başkanlığı Kuruluş ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname İdarelerin teşkilat yapısını düzenleyen mevzuat Kamu idareleri için Stratejik Planlama Kılavuzu KOS KOS Yöneticilerin iç kontrol sistemi, ilkeleri ve uygulanması konusunda bilgilendirilmelerini sağlamak amacıyla toplantılar düzenlenecek Yöneticiler personeli ile iç kontrol sistemi uygulamalarını paylaşma, izleme ve değerlendirme toplantıları yapacaktır. Üst Yönetim SGDB, SGDB Yönetici Bilgilendirme Toplantıları,Toplantı Tutanakları Birim Toplantıları, Toplantı Tutanakları, Değerlendirme Raporları Sürekli

29 KOS 1.3 KOS 1.4 Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalı Etik konusu tüm personel tarafından yeterince bilinmektedir. Ancak önemine binaen pekiştirilmesi gerekmektedir. 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu 251 Sayılı Kamu Görevlerinden Ayrılanların Yapamayacakları İşler Hakkında Kanun 3628 Sayılı Mal Bildiriminde Bulunulması, Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Kanunu 5176 Sayılı Kamu Görevlileri Etik Kurulu Kurulması ve Bazı Kanunlarda Değişiklik Yapılması hakkında Kanun Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri ile Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik Kamu Görevlileri Etik Rehberi Konuya İlişkin Başbakanlık Genelgeleri Kamu Görevlileri Etik Kurulu İlke Kararları Üniversitemiz tarafından elde edilen ve kamu hizmeti için kullanılan tüm kaynaklar genel muhasebe sistemi ilkelerine göre kaydedilmekte ve her ay say2000i sistemi üzerinden mali veriler raporlanmaktadır. Stratejik planlama ile kıt kaynakların öncelikli ihtiyaçlara tahsisi sağlanmaktadır. Mevcut ödenekler ile en yüksek düzeyde hizmet çıktısının sağlanmasına çalışılmaktadır. Birim faaliyet raporları ve idare faaliyet raporu hazırlanmakta, kurum içinde ve dışında paylaşılmaktadır. Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır Sayılı KMYK 5176 Sayılı Kamu Görevlileri Etik Kurulu Kurulması ve Bazı Kanunlarda Değişiklik Yapılması Hakkında Kanun 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu 4735 Sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu 3071 Sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun Stratejik Plan Performans Programı Birim ve İdare Faaliyet Raporları KOS KOS Kurum Etik Kurulu ve Alt Etik Kurulları kurulacak Etik Kurulu Çalışma Yönergesi oluşturulacak Üst Yönetim KOS Kurum Etik Kuralları belirlenecek Etik Kurulu KOS KOS KOS KOS KOS KOS Hizmet içi ve aday memurların eğitim programlarına Etik Eğitimi dâhil edilecek Kurumun etik kuralları broşür halinde basılarak tüm yönetici ve personele dağıtılacak Kurum etik kurulu ve kuralları internet sayfasında yayınlanacak 6 (altı) ayda bir akademik ve idari kurum öz değerlendirme toplantıları yapılacak Her birim hazırlamış olduğu faaliyet raporlarını birimlerinin web sayfasında yayınlayacak Üniversitemizin belirlenen amaç ve hedefleri ile ilgili periyodik olarak raporlama yapılacak ve değerlendirmeye tabi tutulacak. Hazırlanan raporlar düzenli olarak çeşitli iletişim araçlarıyla kamuoyuna duyurulacak Genel Sekreterlik Etik Kurulu ve Etik Alt Kurulları Etik Kurulu Üst Yönetim Etik çalışma yönergesi Üst Yönetim, Hukuk Müşavirliği Kurum Etik Kuralları PDB Etik Kurulu Eğitim programları Etik Kurulu Etik Kurulu Üst Yönetim Tüm Birimler İMİDB,Basın ve Halkla İlişkiler Bürosu BİDB BİDB Üst Yönetim SGDB Raporlar Etik kurallar broşürü Web sayfasına içerik eklenmesi Toplantı tutanakları Web sayfasına içerik eklenmesi Yılda İki Kez Yılda İki Kez

30 KOS 1.5 KOS 1.6 İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır. İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır. İdare personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit KOS davranma konusunda gerekli çabayı göstermektedir. 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu 2914 Sayılı Personel Kanunu 78 Sayılı Öğretim Kurumları ve Öğretim KOS Elemanlarının Kadroları Hakkında KHK Sözleşmeli Personel Çalıştırılmasına İlişkin Esaslar Öğretim Üyeliğine Yükseltme ve Atama Yönetmeliği Üniversitemiz, faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgelerin, doğru, tam ve güvenirliğini sağlamaya büyük çaba sarf etmektedir. Üniversitemiz bu doğrultuda İdare ve Birim Faaliyet Raporları, Stratejik Plan ve Performans Programı hazırlamakta ve bunları internet ortamında kamuoyuna duyurmakta, Say2000i, E-bütçe, KBS, HYS ve EBYS sistemlerini kullanmaktadır Sayılı Yükseköğretim Kanunu 2914 Sayılı Personel Kanunu 657 Sayılı DMK İç Kontrol Güvence Beyanı KOS Yöneticilere yönelik yöneticilik eğitimi verilecek Personelin ve hizmetten yararlananların şikâyet ve önerilerinin değerlendirilmesi ve Üst Yönetim, PDB, şikâyetlerle ilgili gerekli önlemlerin BİDB alınmasına yönelik bir sistem geliştirilecek Tüm personel ve hizmetten yararlananlara adil ve eşit davranılması amacıyla standartlar geliştirilecek Üst Yönetim, PDB Tüm Birimler Eğitim programları Üst Yönetim, PDB, Hukuk Müşavirliği, Genel Sekreterlik Web sayfasına içerik eklenmesi Personel ve hizmet standardı Mevcut durum yeterli güvenceyi sağlamaktadır. Bu nedenle yeni bir düzenleme veya uygulamaya gerek bulunmamaktadır. KOS2 Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. KOS 2.1 İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır. Üniversitemizin misyon ve vizyonu belirlenmiş olup Stratejik Planında, Faaliyet Raporlarında ve Performans Programında yer verilmiş ayrıca üniversitemiz web sayfasında yayınlanmak suretiyle tüm birimler ile ilgili kamu kurum ve kuruluşlarına duyurulmuştur Sayılı Kanun 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu 124 Sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında KHK Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik KOS KOS KOS Hizmet içi eğitim programlarına misyon ve vizyon eğitimi dahil edilecek Yeni kurulan Akademik ve İdari birimlerin misyon ve vizyonları belirlenecek İdari ve Akademik tüm birimlerin misyon ve vizyonları web sayfalarında ve ilan panolarında yayınlanarak tüm personele ve paydaşlara duyurularak benimsenmesi sağlanacak SGDB PDB Eğitim programı Genel Sekreterlik Genel Sekreterlik Yeni Kurulan Birimler, BİDB Misyon ve vizyon belirlenmesi Web sayfasına içerik eklenmesi

31 KOS 2.2 Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır. İdare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanıp birimlerin web sayfaları aracılığıyla duyurulmamıştır Sayılı Kanun 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu 124 Sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında KHK Stratejik Plan Performans Programı Birim ve İdare Faaliyet Raporları KOS n görev tanımları yapılarak birim web sayfasında yer alması sağlanacak BİDB Görev tanımları,web sayfasına içerik eklenmesi KOS 2.3 İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir. Tüm idari birimlerde personelin görevlerini ve bu görevlerle ilgili yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılımı çizelgesi oluşturulmuş ve personele dağıtılmıştır. Mevcut Mevzuatlar: 657 Sayılı DMK 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu 2914 Sayılı Personel Kanunu 78 Sayılı Yükseköğretim Kurumları Öğretim Elemanlarının Kadroları Hakkında Kanun Sözleşmeli Personel Çalıştırılmasına İlişkin Esaslar Öğretim Üyeliğine Yükseltilme ve Atama Yönetmeliği Doçentlik Sınav Yönetmeliği Mevcut durum yeterli güvenceyi sağlamaktadır. Bu nedenle yeni bir düzenleme veya uygulamaya gerek bulunmamaktadır. KOS 2.4 KOS 2.5 İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir. İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmalıdır. İdarenin ve birimlerinin görev dağılımı ile ilişkilendirilmiş fonksiyonel teşkilat şeması bulunmaktadır. Mevcut Mevzuatlar: 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu 124 Sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında KHK Birim ve İdari Faaliyet Raporu İdare teşkilat Şeması İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde düzenlenmiştir. Mevcut Mevzuatlar: 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu 124 Sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında KHK Birim ve İdari Faaliyet Raporu İdare teşkilat Şeması Mevcut durum yeterli güvenceyi sağlamaktadır. Bu nedenle yeni bir düzenleme veya uygulamaya gerek bulunmamaktadır. Mevcut durum yeterli güvenceyi sağlamaktadır. Bu nedenle yeni bir düzenleme veya uygulamaya gerek bulunmamaktadır.

32 KOS 2.6 İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır. Faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürler belirlenip personele duyurulmamıştır. Mevcut Mevzuatlar: 657 Sayılı DMK 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu 124 Sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında KHK KOS KOS KOS İdari ve Akademik birimlerde hassas görevler belirlenecek Hassas görevlere ilişkin işlem süreçleri belirlenecek Hassas görevler ilgili personele duyurulacak Tüm Birimler Genel Sekreterlik Birim hassas görevler listesi Genel Sekreterlik Süreç akış şemaları Genel Sekreterlik Tebliğ yazısı KOS 2.7 Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır. Her düzeydeki yöneticinin Say2000i, Personel Otomasyon Sistemi, E-bütçe, KBS, HYS ve EBYS üzerinden vermiş oldukları görevlerin sonucunu izlemesine yönelik mekanizmalar mevcuttur. KOS KOS Görevlerin izlenmesinin kolaylaştırılması için uygun iş takip programı geliştirilecek Hassas görevlerle ilgili kontrol listeleri oluşturulacak SGDB İş takip programı/yazılımı SGDB Kontrol listeleri KOS3 Personelin yeterliliği ve performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. KOS 3.1 Çağdaş bir insan kaynakları yönetimi ve buna ilişkin prosedürler mevcuttur. İdare çağdaş bir insan kaynakları yönetimi ve buna ilişkin prosedürlerin oluşturulması konusunda son derece kararlıdır. KOS Mevcut Mevzuat; 657 Sayılı DMK 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu 2914 Sayılı Personel Kanunu İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve 78 Sayılı Yükseköğretim Kurumları Öğretim hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya Elemanlarının Kadroları Hakkında KHK KOS yönelik olmalıdır. Sözleşmeli Personel Çalıştırılmasına İlişkin Usul ve Esaslar Öğretim Üyeliğine Yükseltilme ve Atama Yönetmeliği Doçentlik Sınav Yönetmeliği 190 Sayılı Genel Kadro Ve Usulü Hakkında KHK, Kariyer Meslek Gruplarına İlişkin Yönetmelik KOS Unvan Değişikliği ve Atama Yönetmeliği Tüm birimler her yıl personel ihtiyacı analizi yaparak ilgili birime gönderecek ve bu doğrultuda üniversite birimlerinin personel ihtiyacı nitelik ve nicelik yönünden yeniden değerlendirilecek PDB bünyesinde İnsan Kaynakları Birimi Kurulacak Üst Yönetim İdarenin amaç ve hedeflerinin en iyi şekilde gerçekleştirilmesi için personele göre değil, Üst Yönetim, PDB işe göre personel atamaları yapılacak PDB PDB Personel İhtiyaç Analiz raporu PDB altında kurulan İnsan Kaynakları Birimi İşe uygun personel alımı

33 KOS 3.2 İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek yeterli bilgi, deneyim ve yeteneğe sahiptir. Ancak bilgiler sürekli olarak güncellenmelidir. Mevcut Mevzuat; 657 Sayılı DMK 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu 2914 Sayılı Personel Kanunu 78 Sayılı Yükseköğretim Kurumları Öğretim KOS Elemanlarının Kadroları Hakkında KHK Sözleşmeli Personel Çalıştırılmasına İlişkin Esaslar Öğretim Üyeliğine Yükseltilme ve Atama Yönetmeliği Doçentlik Sınav Yönetmeliğ 190 Sayılı Genel Kadro ve Usulü Hakkında KHK Kariyer Meslek Gruplarına İlişkin Yönetmelik Unvan Değişikliği ve Atama Yönetmeliği Tüm yönetici ve personele kadro görev tanımlarına uygun hizmet içi eğitimlerinin verilmesi sağlanacak PDB Eğitim programı Mevcut durumun makul güvenceyi sağlamakla KOS 3.3 Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir. Mesleki yeterliliğe önem verilmeye çalışılmakta ancak KPSS sonuçlarına göre gelen personelin niteliği ilgili göreve uygun olmayabilmektedir. Mevcut Mevzuat; 657 Sayılı DMK 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu 2914 Sayılı Personel Kanunu 78 Sayılı Yükseköğretim Kurumları Öğretim Elemanlarının Kadroları Hakkında KHK Sözleşmeli Personel Çalıştırılmasına İlişkin Esaslar Öğretim Üyeliğine Yükseltilme ve Atama Yönetmeliği Doçentlik Sınav Yönetmeliği 190 Sayılı Genel Kadro ve Usulü Hakkında KHK Kariyer Meslek Gruplarına İlişkin Yönetmelik Unvan Değişikliği ve Atama Yönetmeliği KOS KOS Mevcut personelin nitelikleri saptanarak bu niteliklerine uygun işlerde çalışmaları sağlanacak n ihtiyaç duyduğu personelin belirlenmesinde iş yükü analizi dikkate alınarak, personelin nitelik ve nicelik olarak birimlere dağıtılması sağlanacak Üst Yönetim, PDB Tüm Birimler Görev dağılım onayları Üst Yönetim, PDB İş yükü analiz Mevcut durumun makul güvenceyi sağlamakla KOS 3.4 Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır. Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uymaya ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmaya çalışılmaktadır. Mevcut Mevzuat; 657 Sayılı DMK 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu 2914 Sayılı Personel Kanunu 78 Sayılı Yükseköğretim Kurumları Öğretim Elemanlarının Kadroları Hakkında KHK Sözleşmeli Personel Çalıştırılmasına İlişkin Esaslar Öğretim Üyeliğine Yükseltilme ve Atama Yönetmeliği Doçentlik Sınav Yönetmeliği 190 Sayılı Genel Kadro ve Usulü Hakkında KHK Kariyer Meslek Gruplarına İlişkin Yönetmelik Unvan Değişikliği ve Atama Yönetmeliği KOS KOS KOS KOS Her görev için somut ve anlaşılabilir performans kriterleri belirlenecek ve çeşitli Üst Yönetim, PDB yollarla personele duyurulacak Görevde yükselme ve unvan değişikliği yönetmeliği liyakat ilkesi çerçevesinde gözden geçirilecek ve söz konusu yönetmeliğe performansa ilişkin ilkeler eklenecek İdari personelin kendini geliştirmesine olanak sağlayacak hizmet içi eğitim ve iş geliştirme eğitimleri verilecek Görev tanımları, işe alma, eğitim, terfi gibi konuları kapsayan yazılı insan kaynakları politikaları oluşturulacak ve benimsenmesi sağlanacak Üst Yönetim, PDB Üst Yönetim, PDB Üst Yönetim, PDB Performans kriterleri GYUD yönetmeliğine performan ilkelerinin eklenmesi Eğitim programları , SEM Yazılı insan kaynakları politikaları

34 KOS Hizmet içi eğitim gereksinimleri/ alanları saptanacak Üst Yönetim, PDB Eğitim programları KOS 3.5 Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir. Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeye çalışılmaktadır. KOS Hizmet içi eğitim planları yapılacak Üst Yönetim, PDB KOS Kurum, birim yöneticilerine, liderlik, yöneticilik, etik eğitimleri verilecek Üst Yönetim, PDB, Etik Kurulu Eğitim planları Eğitim programları KOS Hizmet içi eğitim yönergesi hazırlanacak Üst Yönetim, Hukuk Müşavirliği PDB Eğitim yönergesi KOS 3.6 Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir. Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yönetici tarafında yer yıl değerlendirilmemektedir. Mevcut Mevzuat; 657 Sayılı DMK 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu 2914 Sayılı Personel Kanunu 78 Sayılı Yükseköğretim Kurumları Öğretim Elemanlarının Kadroları Hakkında KHK Sözleşmeli Personel Çalıştırılmasına İlişkin Esaslar Öğretim Üyeliğine Yükseltilme ve Atama Yönetmeliği Doçentlik Sınav Yönetmeliği 190 Sayılı Genel Kadro ve Usulü Hakkında KHK Kariyer Meslek Gruplarına İlişkin Yönetmelik Unvan Değişikliği ve Atama Yönetmeliği KOS KOS Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yönetici tarafından yılda en az bir kere değerlendirilip sonuçlar ilgili personele bildirilecek Değerlendirmeler sırasında tespit edilen eksiklik ve yetersizlikler doğrultusunda personelin bu eksikliklerini gidermesi sağlanacak Üst Yönetim PDB Performans değerlendirmesi Eğitim programları Her Yıl Her Yıl KOS 3.7 Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir. Üniversitemizde performans değerlendirme ve yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmemiştir. Mevcut Mevzuat; 657 Sayılı DMK 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu 2914 Sayılı Personel Kanunu 78 Sayılı Yükseköğretim Kurumları Öğretim Elemanlarının Kadroları Hakkında KHK Sözleşmeli Personel Çalıştırılmasına İlişkin Esaslar Öğretim Üyeliğine Yükseltilme ve Atama Yönetmeliği Doçentlik Sınav Yönetmeliği 190 Sayılı Genel Kadro ve Usulü Hakkında KHK Kariyer Meslek Gruplarına İlişkin Yönetmelik Unvan Değişikliği ve Atama Yönetmeliği KOS KOS Emsallerine göre yüksek performans gösteren personel hakkında, çıkarılacak performans, ödül ve teşvik yönergesi doğrultusunda ödüllendirilmesi sağlanacak Performansı düşük olan personel için eğitim programları düzenlenerek yetersiz alanların güçlendirilmesi sağlanacak Üst Yönetim Performans, ödül ve teşvik yönergesi PDB Eğitim programları Mevcut durumun makul güvenceyi sağlamakla

35 KOS 3.8 Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır. Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususların bir kısmı yazılı olarak belirlenmemiştir. Mevcut Mevzuat; 657 Sayılı DMK 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu 2914 Sayılı Personel Kanunu 78 Sayılı Yükseköğretim Kurumları Öğretim Elemanlarının Kadroları Hakkında KHK Sözleşmeli Personel Çalıştırılmasına İlişkin Esaslar Öğretim Üyeliğine Yükseltilme ve Atama Yönetmeliği Doçentlik Sınav Yönetmeliği 190 Sayılı Genel Kadro ve Usulü Hakkında KHK Kariyer Meslek Gruplarına İlişkin Yönetmelik Unvan Değişikliği ve Atama Yönetmeliği KOS KOS KOS İnsan Kaynakları Yönetimi Yönetmeliği çıkarılacak Üst görevlere yapılacak atamalar için kriterler net olarak belirlenecek Performans değerlendirme, görev yeri değişiklikleri, görevde yükselme ve unvan değişiklikleri ile personel eğitim yönergesi hazırlanarak web sayfasında yayınlanacak ve hizmet içi eğitim programlarına dâhil edilecek Üst Yönetim, PDB Üst Yönetim Üst Yönetim Hukuk Müşavirliği, Tüm Birimler İnsan Kaynakları Yönetimi Yönetmeliği Hukuk Üst görevlere yapılacak Müşavirliği, Tüm atamalar için kriterler Birimler PDB, BİDB Eğitim programları, Web sayfasına içerik eklenmesi KOS4 Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. KOS 4.1 İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır. Harcama birimlerinde iş akış şemaları ve dolayısıyla imza ve onay merciler belirlenmiştir. 124 Sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında KHK KOS KOS İş akış süreçleri oluşturulacak Paraf, imza, onay ve kontrol mercileri iş akış şemaları ile ilişkilendirilecek (iş akış süreçlerinde gösterilecek) Genel Sekreterlik İş akış süreçleri Genel Sekreterlik Paraf, imza, onay ve kontrol mercileri ile ilişkilendirilmiş iş akış şemaları KOS Tüm birimlerin iş akış süreçleri web sayfalarında yayımlanacak BİDB Web sayfasına içerik konulması KOS 4.2 Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir. Üniversitemizin yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenip ilgililere bildirilmiştir Sayılı Kanun 124 Sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında KHK Harcama Yetkilileri Hakkında Tebliğ (1 ve 2 seri no lu) Ağrı İbrahim Çeçen Üniversitesi İmza Yetkileri ve Resmi Yazışma Kuralları Yönergesi Mevcut durum yeterli güvenceyi sağlamaktadır. Bu nedenle yeni bir düzenleme veya uygulamaya gerek bulunmamaktadır.

36 KOS 4.3 Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır. Üniversitemizde yetki devirleri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olarak gerçekleştirilmektedir Sayılı Kanun 124 Sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında KHK Harcama Yetkilileri Hakkında Tebliğ Ağrı İbrahim Çeçen Üniversitesi İmza Yetkileri ve Resmi Yazışma Kuralları Yönergesi Mevcut durum yeterli güvenceyi sağlamaktadır. Bu nedenle yeni bir düzenleme veya uygulamaya gerek bulunmamaktadır. KOS 4.4 Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Üniversitemizde yetki devredilen personelin görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olması hususuna olabildiğince dikkat edilmektedir Sayılı Kanun 124 Sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında KHK Harcama Yetkilileri Hakkında Tebliğ Ağrı İbrahim Çe4çen Üniversitesi İmza Yetkileri ve Resmi Yazışma Kuralları Yönergesi Mevcut durum yeterli güvenceyi sağlamaktadır. Bu nedenle yeni bir düzenleme veya uygulamaya gerek bulunmamaktadır. KOS 4.5 Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır. Yetki devreden personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yekti devredene bilgi vermekte ve yetki devredende bunu istemektedir Sayılı Kanun 124 Sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında KHK Harcama Yetkilileri Hakkında Tebliğ Mevcut durum yeterli güvenceyi sağlamaktadır. Bu nedenle yeni bir düzenleme veya uygulamaya gerek bulunmamaktadır.

37 2- RİSK DEĞERLENDİRME Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama RDS5 Planlama ve Programlama:İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. RDS 5.1 Üniversitemizin misyonu, vizyonu ve yıllarını kapsayan stratejik planı katılımcı yöntemlerle oluşturulmuştur. İdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik 5018 Sayılı Kanun amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin performanslarını ölçmek, izlemek ve RDS Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlamalıdır. Kamu İdareleri için Stratejik Planlama Kılavuzu Ağrı İbrahim Çeçen Üniversitesi Stratejik Palanı Üniversitemiz faaliyetlerinin mevcut stratejik plan ile belirlenen amaçlara uygunluğunu gözden geçirmek üzere yılda en az bir kere değerlendirme toplantılarını yapılacak İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu SGDB Değerlendirme toplantıları RDS 5.2 Üniversitemiz, yürütülecek program, faaliyet ve projeler ile bunların kaynaklarını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programını yer yıl hazırlamaktadır. İdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri Mevcut Mevzuat; ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve Kamu İdarelerince Hazırlanacak Performans göstergelerini içeren performans programı Programı Hakkında Yönetmelik hazırlamalıdır. Performans Programı Hazırlama Rehberi Performans Programı Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu Mevcut durum yeterli güvenceyi sağlamaktadır. Bu nedenle yeni bir düzenleme veya uygulamaya gerek bulunmamaktadır. RDS 5.3 Üniversitemiz bütçesini stratejik plan ve performans programına uygun olarak hazırlamaktadır. Mevcut Mevzuat; Orta Vadeli Mali Program İdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve Orta Vadeli Mali Program performans programlarına uygun olarak Bütçe Hazırlama Rehberi hazırlamalıdır. Stratejik Plan Performans Programı Performans Esaslı İdare Bütçesi E-bütçe RDS Kurum bütçesinin stratejik plan ve performans programına daha uygun hale getirmek amacıyla hizmet içi eğitim verilmesi sağlanacak SGDB PDB, Eğitim programı RDS 5.4 Faaliyetler mevzuata uygun olmakla birlikte, stratejik plan ve performans programında Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan belirlenen amaç ve hedeflerle ve performans programıyla belirlenen amaç ve ilişkilendirilmesinde daha verimli olunmalıdır. hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır. Mevcut Mevzuat; 5018 Sayılı Kanun Birim ve İdare Faaliyet Raporları RDS Performans programının stratejik plana uygun olarak hazırlanabilmesi için teknik desteğin verilmesi sağlanacak SGDB Destek Toplantıları Sürekli RDS 5.5 RDS 5.6 Yöneticiler, özel hedefler belirleyerek personele duyurmaktadır. Ancak bu istenilen Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin düzeyde değildir. hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmalıdır. Stratejik Plan Performans Programı İdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır. Üniversitemizin ve birimlerinin hedefleri spesifik, ölçülebilir ve süreli olarak ortaya konulmuştur. Stratejik Plan Performans Programı RDS Üniversitemizin özel hedefleri yıllık olarak belirlenip birim yöneticileri bu özel hedefler doğrultusunda bilgilendirilecek Üst Yönetim SGDB Yıllık Özel Hedefler, Bilgilendirme Toplantıları Her Yıl Mevcut durum yeterli güvenceyi sağlamaktadır. Bu nedenle yeni bir düzenleme veya uygulamaya gerek bulunmamaktadır.

38 RDS6 Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi: İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. RDS 6.1 RDS 6.2 RDS 6.3 Tüm birimlerce her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflere yönelik riskler belirlenmemektedir. İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve 5018 Sayılı Kanun hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik Risklerin gerçekleşme olasılığı ve Üniversitemizde sistemli bir şekilde risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri analiz edilmemektedir. muhtemel 5018 Sayılı Kanun etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluşturulmalıdır. Üniversitemizde risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek bu doğrultuda bir eylem planı bulunmaktadır Sayılı Kanun İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik RDS RDS RDS RDS RDS Tüm birimler iş süreçlerine ilişkin karşılaşılması muhtemel riskleri tespit edecek Tespit edilen risklerin envanteri çıkarılacak ve süreç bazlı çalışmalarda uygun kontrol noktalarının oluşturulmasıyla risklerin gerçekleşmesi önlenmeye çalışılacak Tespit edilen risklerin ortadan kaldırılmasına yönelik tüm birimler eylem planları hazırlayacak Üniversitemiz faaliyetleri yürütülürken mevzuata uygun hareket edilmesi için mali konulara ilişkin iç genelgeler oluşturulacak Harcama birimleri bünyesinde hazırlanan risk değerlendirme raporları yılda en az bir kez olmak üzere Risk Değerlendirme Komisyonu tarafından değerlendirilerek Üniversitemizin risk analizi yapılacak Üst Yönetim, Tüm Harcama Üst Yönetim, Tüm Harcama Üst Yönetim, Tüm Harcama SGDB, Hukuk Müşavirliği, Genel Sekreterlik Risk Değerlendirme Kurulu RDS Risk Değerlendirme Konisyonu Üst Yönetim RDS Yapılan risk analizi sonucunda, risk belirleme komisyonunca belirlenmiş olan risklere karşı alınacak önlemler ilgili birimlere gönderilerek, risk giderici ve önleyici işlemlerle ilgili eylem planının oluşturulması sağlanacak Üst Yönetim, Tüm Harcama, Risk Değerlendirme Komisyonu SGDB Risk Tesbiti SGDB Risk Envanteri, İzleme Raporları SGDB Risk Eylem Planları Üst Yönetim İç Genelgeler Risk Analizi Risk Değerlendirme Komisyonu SGDB Risk Eylem Planı

39 3- KONTROL FAALİYETLERİ Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama KFS7 Kontrol stratejileri ve yöntemleri: İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. KFS 7.1 Her bir faaliyet ve riskleri için yeterli düzeyde kontrol strateji ve yöntemleri belirlenmemiştir. Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol 5018 Sayılı Kanun strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, Esaslar onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, Muhasebe Yetkililerinin Çalışma Usul ve Esasları analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, Hakkında Yönetmelik izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır. İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik KFS KFS KFS Harcama birimleri tarafından süreç akış şemaları çıkarılarak, bu süreçlere ilişkin riskler tespit edilecek ve risklerin ortadan kaldırılmasına yönelik uygun strateji ve kontrol mekanizmaları geliştirilecek Riskli alanlara yönelik kontrol prosedürleri belirlenerek süreç akış şemalarına eklenecek Süreç ve risklerin izlenmesi, karşılaştırılması, analizi ve raporlanması için her birimde çalışma ekibi oluşturulacak SGDB Kontrol Prosedürleri Üst Yönetim SGDB Kontrol Prosedürleri Eklenmiş İş Akış Şemaları Risk Analizi ve Raporları, Çalışma Ekipleri devamlılığın sağlanması amacıyla ilgili devamlılığın sağlanması amacıyla ilgili devamlılığın sağlanması amacıyla ilgili KFS 7.2 Kontroller, ilgili mevzuata göre işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontroller olarak yapılmakla birlikte standardize edilmemiştir. KFS Sayılı Kanun Kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası 2914 Sayılı Personel Kanunu kontrolleri de kapsamalıdır. 124 Sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında KHK İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve KFS Esaslar Süreç akış şemalarında işlem öncesi, süreç ve işlem sonrası kontrolün yapılması için sistematik bir yapı oluşturulacak Süreç kontrolü konusunda başta harcama yetkilileri ile gerçekleştirme görevlileri olmak üzere tüm personel bilgilendirilecek Üst Yönetim, SGDB Süreç akış şemasısüreç kontrolü ilişkisi SGDB PDB Eğitim Programları devamlılığın sağlanması amacıyla ilgili devamlılığın sağlanması amacıyla ilgili KFS 7.3 Üniversitemizde tüm taşınırlar, kayıt altına alınmış olup dönemsel sayımlarla kayıtların doğruluğu teyit edilmektedir. Taşınmazlarına kayıtları ise YİTDB tarafından sistematik olarak izlenmektedir Sayılı Kanun 2489 Sayılı Kefalet Kanunu Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel 3091 Sayılı Taşınmaz Mal Zilyetliğine Yapılan kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını Tecavüzlerin Önlenmesi Hakkında Kanun kapsamalıdır. Taşınır Mal Yönetmeliği Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği Kamu İdarelerine Ait Taşınmazların Kaydına İlişkin Yönetmelik Kamu İdarelerine Ait Taşınmazların Tahsis ve Devri Hakkında Yönetmelik KBS Say 2000i Mevcut durum yeterli güvenceyi sağlamaktadır. Bu nedenle yeni bir düzenleme veya uygulamaya gerek bulunmamaktadır.

40 KFS 7.4 Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamalıdır. Üniversitemizde kontroller, mevcut mevzuat hükümleri dahilinde yapılmaktadır. Mevcut durum iyileştirilebilir 5018 Sayılı Kanun 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu 2914 Sayılı Personel Kanunu 124 Sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında KHK İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar KFS Kontrol yöntemleri belirlenirken fayda- maliyet analizleri yapılarak etkinlik, verimlilik ve ekonomiklik sağlanacak Üst Yönetim, SGDB Fayda Maliyet Analizi Raporları devamlılığın sağlanması amacıyla ilgili KFS8 Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi:i dareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemelerihazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır. KFS 8.1 İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir. Üniversitemizin tüm faaliyet ve işlemlerine ilişkin yazılı prosedürler bulunmamaktadır Sayılı Kanun 657 Sayılı DMK 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu 2914 Sayılı Personel Kanunu Birim ve İdare Faaliyet Raporları Performans Programı Say 2000i KBS KFS Üniversitemiz birimlerince faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlenecek Üst Yönetim, SGDB,Hukuk Müşavirliği Yazılı Prosedürler devamlılığın sağlanması amacıyla ilgili KFS 8.2 KFS 8.3 Üniversitemizin tüm faaliyet ve işlemlerine ilişkin yazılı prosedürler bulunmamaktadır Sayılı Kanun İhale Mevzuatı Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya 124 Sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve Yükseköğretim Kurumlarının İdare Teşkilatı Hakkında KFS sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır. KHK Muhasebe Yönetmelikleri Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği Taşınır Mal Yönetmeliği Say 2000i KBS Prosedürler ve ilgili dokümanlar, Üniversitemizin tüm faaliyet ve işlemlerine ilişkin yazılı prosedürler bulunmamaktadır Sayılı Kanun İhale Mevzuatı güncel, 124 Sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel Yükseköğretim Kurumlarının İdare Teşkilatı Hakkında tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır. KHK Muhasebe Yönetmelikleri Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği Taşınır Mal Yönetmeliği Say 2000i KBS KFS Üniversitemiz tarafından hazırlanacak prosedürler Üst Yönetim, ve dokümanlar mali karar ve işlemlerin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırmasını kapsayacak şekilde tasarlanacak Üniversitemiz tarafından belirlenecek prosedür ve ilgili dokümanlar güncel, kapsamlı, mevzuata uygun olarak hazırlanarak, ilgili personel tarafından anlaşılabilirliği ve ulaşılabilirliği sağlanacak. Üst Yönetim, SGDB,Hukuk Müşavirliği Hukuk Müşavirliği, SGDB,BİDB Mali Karar ve İşlemlerle İlişkilendirilmişYazıl ı Prosedürler Birim web sayfalarına içerik konulması, Güncel, mevzuata uygun, anlaşılabilir prosedürler devamlılığın sağlanması amacıyla ilgili Mevcut durum yeterli güvenceyi sağlayamamaktadır. Bu nedenle ilgili

41 KFS9 Görevler ayrılığı:hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır. KFS 9.1 Her faaliyet veya mali karar ve Üniversitemizde genel hükümler çerçevesinde mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişiler eliyle yürütülmektedir Sayılı Kanun işlemin İhale Mevzuatı onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve 124 Sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir. Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında KHK, Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği 657 Sayılı DMK İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar Harcama Yetkilileri Hakkında 1 ve 2 Nolu Tebliğler Mevcut durum yeterli güvenceyi sağlamaktadır. Bu nedenle yeni bir düzenleme veya uygulamaya gerek bulunmamaktadır. KFS 9.2 Üniversitemizde personel sayısının yetersiz oluşu mevcut personelin iş yükünü arttırmasına rağmen görevler ayrılığı ilkesine uyulmaktadır. Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler 5018 Sayılı Kanun ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı İhale Mevzuatı idarelerin 124 Sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile yöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında önlemleri almalıdır. KHK, 657 Sayılı DMK 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu 2914 Sayılı Personel Kanunu 190 Sayılı Genel Kadro ve Usulü Hakkında KHK KFS KFS Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesine tam olarak uyulamadığı durumlarda oluşabilecek riskler tanımlanacak ve gerekli önlemler alınacak Personel sayısının arttırılması için ilgili kurumlar nezdinde görüşmeler yapılacak Üst Yönetim, Üst Yönetim, PDB Üst Yönetim, PDB YÖK, DPB Risk Değerlendirme Raporları Personel İstihdamı devamlılığın sağlanması amacıyla ilgili devamlılığın sağlanması amacıyla ilgili KFS10 Hiyerarşik kontroller:yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir. KFS 10.1 Üniversitemiz faaliyetleri yürütülürken yapılan iş ve işlemler yöneticiler tarafından hiyerarşik kontrollere tabi tutulmakta ve mevzuattaki düzenlemeler dikkate alınmaktadır. Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri 518 Sayılı Kanun yapmalıdır. 657 Sayılı DMK 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Yönetmelik KFS Birim yöneticilerinin, birimleri tarafından yapılan iş ve işlemlerin iş akış şemasına ve prosedürlere uygun olarak yapılıp yapılmadığı ve mevzuattaki düzenlemeleri sürekli olarak izlemeleri sağlanacak Üst Yönetim, SGDB Hiyerarşik Kontroller, Mevzuatın İncelenmesi devamlılığın sağlanması amacıyla ilgili KFS 10.2 Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemekte ve onaylamakta, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermektedir Sayılı Kanun 657 Sayılı DMK Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin 2914 Sayılı Personel Kanunu giderilmesi için 3628 Sayılı Kanun gerekli talimatları vermelidir Sayılı Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanun 5237 Sayılı TCK 4982 Sayılı Kanun Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri ile Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik Mevcut durum yeterli güvenceyi sağlamaktadır. Bu nedenle yeni bir düzenleme veya uygulamaya gerek bulunmamaktadır.

42 KFS11 Faaliyetlerin sürekliliği:idareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır. KFS 11.1 KFS 11.2 Personel imkanlarına göre geçici veya sürekli görevden ayrılmalarda çözüm yollarına gidilmektedir. Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak Yöntem değişiklikleri ile ilgili olarak uyum sürecinde görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, eğitimler düzenlenmekte ve yeni yönteme geçiş bu yöntem veya mevzuat değişiklikleri ileşekilde sağlanmaktadır. Ancak mevzuat değişiklikleri olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin ile ilgili personele bilgilendirme yapılmamaktadır. sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır. 657 Sayılı DMK 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir. Üniversitemizde gerekli hallerde kanun ve yönetmelikler çerçevesinde vekil personel görevlendirilmektedir Sayılı Kanun 657 Sayılı DMK Unvan Değişikliği ve Atama Yönetmeliği KFS KFS Tüm harcama birimleri personel görev dağılım çizelgelerini ilgili personel görev yerinde olmaması durumunda sorumlu olacak personeli de belirtecek şekilde oluşturacak Mevzuat değişikliklerini takip edecek ve ilgili birimleri bilgilendirecek bir komisyon oluşturulacak Üst Yönetim, Genel Sekreterlik Genel Sekreterlik Hukuk Müşavirliği, SGDB Görev Dağılım Çizelgeleri Mevzuat Değişikliklerini Takip Komisyonu devamlılığın sağlanması amacıyla ilgili devamlılığın sağlanması amacıyla ilgili Mevcut durum yeterli güvenceyi sağlamaktadır. Bu nedenle yeni bir düzenleme veya uygulamaya gerek bulunmamaktadır. KFS 11.3 Görevinden ayrılan personelin, Üniversitemizde, görev devri ile ilgili sistemli bir uygulama yoktur Sayılı Kanun 657 Sayılı DMK iş veya 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de 6085 Sayılı Sayıştay Kanunu içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu Devlet Memurlarının Çekilmelerinde Devir ve görevlendirilen personele vermesi yönetici Teslim Süreleri Hakkında Yönetmelik tarafından sağlanmalıdır. Muhasebe Yetkililerinin Eğitimi Sertifika Verilmesi ile Muhasebe Yetkililerinin Çalışma Esas ve Uasuller Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği Taşınır Mal Yönetmeliği KFS Tüm birimler görevden ayrılan personelin sorumluluğundaki işlemleri detaylı bir şekilde belirteceği standart formlar oluşturacak ve görevden ayrılan personel tarafından doldurulacak form birim yöneticisince incelenip onaylanacak Üst Yönetim, PDB Standart İş Devir Formu devamlılığın sağlanması amacıyla ilgili KFS12 Bilgi sistemleri kontrolleri:idareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir. KFS 12.1 Üniversitemizde bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenerek uygulanmakta ancak geliştirilmesine ihtiyaç duyulmaktadır. Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini AİÇÜ Personel Otomasyon Sistemi sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli AİÇÜ Öğrenci İşleri Otomasyonu ve uygulanmalıdır. AİÇÜ Maaş İşleri Otomasyon Sistemi Say2000i KBS HYS E-bütçe KFS KFS Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenirliğini sağlayacak prosedürler güncellenecek, kontrol mekanizmaları belirlenerek uygulanacak Her yıl mevcut bilgi sistemlerin envanteri çıkarılacak Üst Yönetim BİDB Güncellenmiş Prosedür, Kontrol Mekanizmaları Bilgi Sistemleri Envateri Her Yıl devamlılığın sağlanması amacıyla ilgili devamlılığın sağlanması amacıyla ilgili

43 KFS 12.2 Üniversitemizde bilgi sistemi veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmaktadır. Ancak bu yetkiler yazılı olarak belirlenmemektedir. Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, AİÇÜ Personel Otomasyon Sistemi hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit AİÇÜ Öğrenci İşleri Otomasyonu edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak AİÇÜ Maaş İşleri Otomasyon Sistemi mekanizmalar oluşturulmalıdır. Say2000i KBS HYS E-bütçe KFS Veri ve bilgi girişi yapacak personelin yetkileri yazılı olarak belirlenerek kendilerine duyurulacak, Üst Yönetim veri ve bilgi girişi yetkileri yazılı olarak belirlenen personelin yetkileri de gözden geçirilecek, BİDB Yetkilendirme Yazıları, Gözden geçirme Raporları devamlılığın sağlanması amacıyla ilgili KFS 12.3 İdareler bilişim yönetişimini Üniversitemizde farklı konularda bilişim sistemleri mevcut olmakla birlikte bu sistemler arasında koordinasyonu sağlayacak ve ortak veri kullanımına imkan tanıyacak (bilgi yönetişimini sağlayacak) mekanizmalar geliştirilmemiştir. sağlayacak AİÇÜ Personel Otomasyon Sistemi mekanizmalar geliştirmelidir. AİÇÜ Öğrenci İşleri Otomasyonu AİÇÜ Maaş İşleri Otomasyon Sistemi Say2000i KBS HYS E-bütçe KFS Bilgi yönetişimi prosedürleri geliştirilecek Üst Yönetim BİDB KFS KFS Bilginin etkin bir biçimde paylaşılması için gerekli olan donanım yazılımı ve iletişim alt yapısı hazırlanacak Bilgi güvenliği standardı olan ISO: belgesi alınması için gerekli çalışması yapılacak Üst Yönetim Üst Yönetim BİDB BİDB Bilgi Yönetişim Prosedürü Donanım Yazılımı, İletişim Alt Yapısı Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi ISO: Belgesi devamlılığın sağlanması amacıyla ilgili devamlılığın sağlanması amacıyla ilgili devamlılığın sağlanması amacıyla ilgili

44 4- BİLGİ VE İLETİŞİM Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama BİS13 Bilgi ve iletişim: İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır. BİS 13.1 BİS 13.2 Üniversitemizde yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi vardır ancak geliştirilebilir. Üniversite İnternet Sitesi İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış Telefon, Faks iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve E-posta iletişim sistemi olmalıdır. Say2000i E-bütçe KBS EKAP EBYS Yöneticilerin ve personelin görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli bilgiye zamanında ulaşmalarında sıkıntılar yaşanmaktadır. Üniversite İnternet Sitesi Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine Telefon, Faks getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye E-posta zamanında ulaşabilmelidir. Say2000i E-bütçe KBS EKAP EBYS BİS BİS BİS BİS Akademik ve idari personelin CV, e-posta, telefon numaraları, uzmanlık alanları vb. detaylı bilgilerin kayıt altına alınabileceği ve gerektiğinde sorgulanarak birbirleri ile ilişki ve iletişim kurdurabilecek bir İnsan Kaynakları Bilgi Sisteminin kurulması sağlanacak Üst Yönetim, PDB Tüm birimlerin web sayfaları elden geçirilerek iletişim kanalları oluşturulacaktır Bilgi İşlem Daire Başkanlığı, birim sayfalarını kontrol edip, iletişim bilgisi eksiği olan birimleri tespit ederek, BİDB bu birimlerden sayfalarına iletişim bilgilerini eklemeleri için Rektörlük kanalıyla istekte bulunulacak Tüm birimlerin, birim içi ve birimler arası bilgi paylaşım süreçlerini ve süreç sorumlularını belirlemeleri sağlanacak Değişen veya güncellenen mevzuat hakkında ilgili birimlerin bilgilendirilmesi amacıyla Mevzuat Değişikliklerini Takip Komisyonu kurulacak Üst Yönetim Üst Yönetim, Genel Sekreterlik, Hukuk Müşavirliği, İMİDB, SGDB BİDB İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi İletişim Kanallarının Var Olduğu Web Sayfaları Bilgi Paylaşım Süreç Şemaları Mevzuat Değişikliklerini Takip Komisyonu birimlerin İç Kontrol Sistemlerini kurmaları ve diğer birimler için de devamlılığın sağlanması amacıyla ilgili birimlerin İç Kontrol Sistemlerini kurmaları ve diğer birimler için de devamlılığın sağlanması amacıyla ilgili birimlerin İç Kontrol Sistemlerini kurmaları ve diğer birimler için de devamlılığın sağlanması amacıyla ilgili birimlerin İç Kontrol Sistemlerini kurmaları ve diğer birimler için de devamlılığın sağlanması amacıyla ilgili

45 BİS 13.3 Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı Üniversitemizde mevcut bilgi kayıt sistemlerinin ve akışlarının gözden geçirilmesi ve iyileştirilmesinde fayda vardır. Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik ve Birim ve İdare Faaliyet Raporları anlaşılabilir olmalıdır. İç Kontrol Güvence Beyanı Kamu İdarelerinin Kesin Hesaplarının Düzenlenmesine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik Kesin Hesap Kanunu EBYS BİS BİS Birimler, faaliyet alanları ile ilgili bilgilerin doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olması için sürekli güncellemeler yapacak Her yıl bilgi kayıt sistemleri ve yetkilendirmeler incelenerek raporlanacak Tüm Üst Yönetim BİS Bilgilerin sınıflandırılması sağlanacak Üst Yönetim SGDB Bilgilerin Güncellenmesi Rapor Bilgi Sınıflandırması Sürekli Her Yıl birimlerin İç Kontrol Sistemlerini kurmaları ve diğer birimler için de devamlılığın sağlanması amacıyla ilgili birimlerin İç Kontrol Sistemlerini kurmaları ve diğer birimler için de devamlılığın sağlanması amacıyla ilgili birimlerin İç Kontrol Sistemlerini kurmaları ve diğer birimler için de devamlılığın sağlanması amacıyla ilgili BİS Bilgi işleme üzerindeki kontroller ( bilgisayar girişi yapılan verilerin kullanıma hazır olup olmadıklarının test edilmesi, işlemlerin rakamsal olarak muhasebeleştirilmesi vb.) sürekli yapılacak BİDB Bilgi İşleme Kontrolleri Sürekli birimlerin İç Kontrol Sistemlerini kurmaları ve diğer birimler için de devamlılığın sağlanması amacıyla ilgili BİS 13.4 Yöneticiler ve ilgili personel, Üniversitemizde yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında performans erişebilmektedir. programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında İdare ve Birim Faaliyet Raporları erişebilmelidir. İdare ve Birim Performans Programları Say2000i E-bütçe KBS Mevcut durum yeterli güvenceyi sağlamaktadır. Bu nedenle yeni bir düzenleme veya uygulamaya gerek bulunmamaktadır. BİS 13.5 Üniversitemizin kullanmış olduğu yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkânı Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu sunacak şekilde tasarlanmıştır gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanmalıdır. Üniversite Otomasyon Sistemleri Say2000i KBS Mevcut durum yeterli güvenceyi sağlamaktadır. Bu nedenle yeni bir düzenleme veya uygulamaya gerek bulunmamaktadır. BİS 13.6 Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları kapsamında periyodik aralıklarla çeşitli yöntemler çerçevesinde beklentilerini görev ve kullanarak bildirmektedir. sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir. Üniversite İnternet Sitesi Telefon, Faks ve E-posta Sistemleri Üniversitemiz Stratejik Planı Mevcut durum yeterli güvenceyi sağlamaktadır. Bu nedenle yeni bir düzenleme veya uygulamaya gerek bulunmamaktadır. BİS 13.7 İdarenin yatay ve dikey iletişim Üniversitemizin yatay ve dikey iletişim sistemi, personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmesine imkan tanımaktadır. sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını 982 Sayılı Kanun iletebilmelerini sağlamalıdır Sayılı Kanun Devlet Memurlarının Şikayet ve Müracaatları Hakkında Yönetmelik BİS Personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebileceği, öneri ve şikayet kutusu, anket çalışmaları, yüz yüze görüşmeyi sağlayacak toplantılar yapılacak, bu tür konularla ilgili elektronik iletişim mekanizmalarından da faydalanılacak Üst Yönetim, Birimler BİDB, PDB Öneri ve Şikâyet Kutusu, Anket Çalışmaları, Toplantı Tutanakları, Elektronik İletişim Mekanizmaları birimlerin İç Kontrol Sistemlerini kurmaları ve diğer birimler için de devamlılığın sağlanması amacıyla ilgili

46 BİS14 Raporlama:İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır. BİS 14.1 BİS 14.2 Üniversitemiz her yıl amaçlarını, hedeflerini, stratejilerini, varlıklarını ve performans programlarını kamuoyuna açıklamaktadır. İdareler, her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans 5018 Sayılı Kanun programlarını kamuoyuna açıklamalıdır. Stratejik Plan Performans Programı İdare ve Birim Faaliyet Raporları Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporu İdareler, bütçelerinin ilk altı Üniversitemiz, bütçenin ilk altı aylık uygulama sonuçlarını, ikinci altı aya ilişkin beklentilerini ve hedef ile faaliyetlerini kamuoyuna açıklamaktadır. aylık uygulama 5018 Sayılı Kanun sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve Performans Programı hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna İdare ve Birim Faaliyet Raporları açıklamalıdır. Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporu Kamu İdarelerinin Kesin Hesaplarının Düzenlenmesine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik Mevcut durum yeterli güvenceyi sağlamaktadır. Bu nedenle yeni bir düzenleme veya uygulamaya gerek bulunmamaktadır. Mevcut durum yeterli güvenceyi sağlamaktadır. Bu nedenle yeni bir düzenleme veya uygulamaya gerek bulunmamaktadır. BİS 14.3 Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler İlgili birimler faaliyet raporlarının hazırlanmasında yeterli özeni göstermektedir. idare faaliyet raporunda gösterilmeli ve duyurulmalıdır Sayılı Kanun İdare ve Birim Faaliyet Raporları BİS Bütün birimlerin faaliyet raporlarına gereken önemi vermeleri amacıyla eğitim programları düzenlenecek SGDB Eğitim Programları birimlerin İç Kontrol Sistemlerini kurmaları ve diğer birimler için de devamlılığın sağlanması amacıyla ilgili BİS 14.4 Üniversitemizde, faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmiştir. Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay 5018 Sayılı Kanun ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, Strateji Geliştirme nin Çalışma Usul ve birim ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle Esasları Hakkında Yönetmelik ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve bilgilendirilmelidir. Esaslar Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik Ağrı Üniversitesi İmza Yetkileri ve Resmi Yazışma Kuralları Yönergesi BİS Birimler tarafından görev ve faaliyetlere ilişkin Üst Yönetim, hazırlanması gereken raporların eksiksiz, etkin ve Genel standartlara uygun oluşturulması amacıyla bir Sekreterlik, yönerge hazırlanacak ve bu konuda tüm birim Tüm Birirmler personelinin bilgilendirilmesi sağlanacak SGDB Yönerge, Bilgilendirme Toplantıları birimlerin İç Kontrol Sistemlerini kurmaları ve diğer birimler için de devamlılığın sağlanması amacıyla ilgili BİS15 Kayıt ve dosyalama sistemi:idareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır. BİS 15.1 Kayıt ve dosyalama sistemi, Üniversitemizde 2014 yılı başlarında kullanıma geçilen EBYS ile kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dahil gelen ve giden elektronik evraklar ile idare içi haberleşmeyi kapsamaktadır. ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsamalıdır. Devlet Arşivleri Hakkında Yönetmelik Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün Standart Dosya Planı EBYS Mevcut durum yeterli güvenceyi sağlamaktadır. Bu nedenle yeni bir düzenleme veya uygulamaya gerek bulunmamaktadır.

47 BİS 15.2 BİS 15.3 BİS 15.4 BİS 15.5 BİS 15.6 Üniversitemizde bütün yönetici ve personelin erişimine açık ilgili prosedürleri içeren EBYS Web Sitesi bulunmaktadır. Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir Devlet Arşivleri Hakkında Yönetmelik ve izlenebilir olmalıdır. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün Standart Dosya Planı EBYS Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamalıdır. Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun olmalıdır. Üniversitemizde, kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenirliği ve korunması sağlanmaktadır. Devlet Arşivleri Hakkında Yönetmelik Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün Standart Dosya Planı EBYS Üniversitemizde, kayıt ve dosyalama sistemi, belirlenmiş standartlara uygundur. Devlet Arşivleri Hakkında Yönetmelik Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün Standart Dosya Planı EBYS Üniversitemizde, kayıt ve dosyalama sistemi, belirlenmiş standartlara uygundur. Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılmalı ve Devlet Arşivleri Hakkında Yönetmelik arşiv sistemine uygun olarak muhafaza Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel edilmelidir. Müdürlüğünün Standart Dosya Planı EBYS İdarenin iş ve işlemlerinin Üniversitemizde, iş ve işlemlerin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve kaydı, dokümantasyon sistemi oluşturulmuştur. sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik dokümantasyon sistemi oluşturulmalıdır. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün Standart Dosya Planı Kurum Arşivi Birim Arşivleri Mevcut durum yeterli güvenceyi sağlamaktadır. Bu nedenle yeni bir düzenleme veya uygulamaya gerek bulunmamaktadır. Mevcut durum yeterli güvenceyi sağlamaktadır. Bu nedenle yeni bir düzenleme veya uygulamaya gerek bulunmamaktadır. Mevcut durum yeterli güvenceyi sağlamaktadır. Bu nedenle yeni bir düzenleme veya uygulamaya gerek bulunmamaktadır. Mevcut durum yeterli güvenceyi sağlamaktadır. Bu nedenle yeni bir düzenleme veya uygulamaya gerek bulunmamaktadır. Mevcut durum yeterli güvenceyi sağlamaktadır. Bu nedenle yeni bir düzenleme veya uygulamaya gerek bulunmamaktadır. BİS Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi:idareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır. BİS 16.1 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenmeli ve duyurulmalıdır. Üniversitemizde, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemlerinin geliştirilmesine, ihtiyaç duyulmaktadır. 657 Sayılı DMK 371 Sayılı Kanun 3628 Sayılı Kanun 4483 Sayılı Kanun 4982 Sayılı Kanun 5176 Sayılı Kanun 5237 Sayılı Kanun Devlet Memurlarının Şikayet ve Müracaatları Hakkında Yönetmelik Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri ile Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik BİS Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri geliştirilip standart hale getirilecek Hukuk Müşavirliği Genel Sekreterlik Yönerge/Prosedür birimlerin İç Kontrol Sistemlerini kurmaları ve diğer birimler için de devamlılığın sağlanması amacıyla ilgili

48 BİS 16.2 BİS 16.3 Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük Üniversitemizde yöneticiler bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi yapmaktadırlar. 657 Sayılı DMK 371 Sayılı Kanun ve 3628 Sayılı Kanun yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi 4483 Sayılı Kanun yapmalıdır Sayılı Kanun 5176 Sayılı Kanun 5237 Sayılı Kanun Devlet Memurlarının Şikayet ve Müracaatları Hakkında Yönetmelik Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri ile Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik Üniversitemizde yöneticiler bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi yapmaktadırlar. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren Anayasa md. 25, 125, 129 personele haksız ve ayırımcı bir muamele Avrupa İnsan Hakları Sözleşmesi yapılmamalıdır Sayılı İdari Yargılama Usulü Kanunu 3628 Sayılı Kanun 5237 Sayılı Kanun Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri ile Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik Mevcut durum yeterli güvenceyi sağlamaktadır. Bu nedenle yeni bir düzenleme veya uygulamaya gerek bulunmamaktadır. Mevcut durum yeterli güvenceyi sağlamaktadır. Bu nedenle yeni bir düzenleme veya uygulamaya gerek bulunmamaktadır.

49 5- İZLEME Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama İS17 İç kontrolün değerlendirilmesi:idareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir. İS 17.1 Üniversitemizde, İKS kapsamında periyodik olarak izleme ve/veya değerlendirme sisteminin geliştirilmesine ihtiyaç duyulmaktadır Sayılı Kanun İç kontrol sistemi, sürekli izleme veya özel bir İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve değerlendirme yapma veya bu iki yöntem birlikte kullanılarak değerlendirilmelidir. Esaslar Muhasebe Yetkililerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik İS İS İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulunun periyodik toplantılar yapması sağlanacak Yılda en az bir kere İKS değerlendirme anketi yapılacak İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu, SGDB, SGDB Toplantı Tutanakları Üç Ayda Bir Anket Çalışması Her Yıl İS 17.2 Üniversitemizde, İKS çalışmaları devam etmektedir. İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan 5018 Sayılı Kanun kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve ve gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç Esaslar ve yöntem belirlenmelidir. Muhasebe Yetkililerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik İS Faaliyet raporları, stratejik planlar, iç ve dış denetim raporları doğrultusunda tespit Üst Yönetim edilen eksiklik, hata ve usulsüzlüğe ilişkin gerekli önlemlerin alınması sağlanacak İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu, SGDB Değerlendirme Raporları İS 17.3 İç kontrolün değerlendirilmesine idarenin birimlerinin katılımı sağlanmalıdır. Üniversitemizde, İKS çalışmaları devam etmektedir. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar Strateji Geliştirme nin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik İS İS Bütün birimlerin İKİYK tarafından belirlenen standartlara uygun olarak değerlendirme raporları hazırlaması ve İKİYK na sunması sağlanacak İKİYK na gönderilen raporlar, İKİYK tarafından değerlendirilerek değerlendirme sonuçları üst yönetime rapor edilecek Birirmleri İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu SGDB SGDB Değerlendirme Raporları Değerlendirme Raporları Yılda İki Kez Yılda İki Kez

50 İS 17.4 İS 17.5 Üniversitemizde, İKS çalışmaları devam etmektedir Sayılı Kanun İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve Esaslar şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda Muhasebe Yetkililerinin Çalışma Usul ve düzenlenen raporlar dikkate alınmalıdır. Esasları Hakkında Yönetmelik İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik Sayıştay Kanunu İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenmeli ve bir Esaslar eylem planı çerçevesinde uygulanmalıdır. Üniversitemizde, İKS çalışmaları devam etmektedir Sayılı Kanun İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Muhasebe Yetkililerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik Sayıştay Kanunu İS İS İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınacak İKİYK tarafından İKS nin değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemlere ilişkin eylem planı hazırlanacak İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu, SGDB İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu Değerlendirme Raporları SGDB Eylem Planı İS18 İç denetim:idareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır. İS 18.1 Üniversitemizde henüz İç Denetim Birimi oluşturulamamıştır. İç denetim faaliyeti İç Denetim Koordinasyon 5018 Sayılı Kanun Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları bir şekilde yürütülmelidir. Hakkında Yönetmelik Kamu İç Denetim Rehberi İS İS İS İç Denetim Biriminin ve İç Denetim Koordinasyon Kurulunun en kısa sürede kurulması sağlanacak Üniversitemizde etkili bir İç Denetim sağlanabilmesi, yönetici ve personelin farkındalığının arttırılmasa amacıyla broşür hazırlanacak İç Denetim Koordinasyon Kurulu kurulduktan sonra bu kurul tarafından belirlenen standartlar doğrultusunda iç denetim faaliyetleri gerçekleştirilecek Üst Yönetim Genel Sekreterlik İç Denetim Birimi SGDB İç Demetim Birimi Broşür İç Denetim Standartları İS 18.2 Üniversitemizde henüz İç Denetim Birimi oluşturulamamıştır. İç denetim sonucunda idare tarafından alınması gerekli görülen önlemleri içeren eylem planı 5018 Sayılı Kanun hazırlanmalı, uygulanmalı ve izlenmelidir. İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik Kamu İç Denetim Rehberi İS İç Denetim sonucunda alınması gerekli görülen önlemleri içeren eylem planının hazırlanması, uygulanması ve izlenmesi sağlanacak Üst Yönetim, Genel Sekreterlik, İç Denetim Birimi, SGDB Eylem Planı Her Yıl

51 Tarihinde Tamamlanacak Eylemler ve Sorumlu EYLEM KODU ÖNGÖRÜLEN EYLEM SORUMLU BİRİM TAMAMLANMA TARİHİ Kurum Etik Kurulu ve Alt Etik Kurulları kurulacak Üst Yönetim Etik Kurulu Çalışma Yönergesi oluşturulacak Etik Kurulu Kurum Etik Kuralları belirlenecek Etik Kurulu Kurumun etik kuralları broşür halinde basılarak tüm yönetici ve personele dağıtılacak Etik Kurulu Kurum etik kurulu ve kuralları internet sayfasında yayınlanacak Etik Kurulu Personelin ve hizmetten yararlananların şikâyet ve önerilerinin değerlendirilmesi ve şikâyetlerle ilgili gerekli önlemlerin alınmasına yönelik bir sistem geliştirilecek Üst Yönetim, PDB, BİDB Tüm personel ve hizmetten yararlananlara adil ve eşit davranılması amacıyla standartlar geliştirilecek Üst Yönetim, PDB, Hukuk Müşavirliği, Genel Sekreterlik İdari ve Akademik birimlerde hassas görevler belirlenecek Tüm Birimler Mevcut personelin nitelikleri saptanarak bu niteliklerine uygun işlerde çalışmaları sağlanacak n ihtiyaç duyduğu personelin belirlenmesinde iş yükü analizi dikkate alınarak, personelin nitelik ve nicelik olarak birimlere dağıtılması sağlanacak Her görev için somut ve anlaşılabilir performans kriterleri belirlenecek ve çeşitli yollarla personele duyurulacak Üst Yönetim, PDB Üst Yönetim, PDB Üst Yönetim, PDB Hizmet içi eğitim yönergesi hazırlanacak Üst Yönetim, Hukuk Müşavirliği İş akış süreçleri oluşturulacak Tüm Birimler Paraf, imza, onay ve kontrol mercileri iş akış şemaları ile ilişkilendirilecek (iş akış süreçlerinde gösterilecek) Tüm Birimler

52 4.1.3 Tüm birimlerin iş akış süreçleri web sayfalarında yayımlanacak Tüm Birimler Personel sayısının arttırılması için ilgili kurumlar nezdinde görüşmeler yapılacak Tüm harcama birimleri personel görev dağılım çizelgelerini ilgili personel görev yerinde olmaması durumunda sorumlu olacak personeli de belirtecek şekilde oluşturacak Tüm birimler görevden ayrılan personelin sorumluluğundaki işlemleri detaylı bir şekilde belirteceği standart formlar oluşturacak ve görevden ayrılan personel tarafından doldurulacak form birim yöneticisince incelenip onaylanacak Akademik ve idari personelin CV, e-posta, telefon numaraları, uzmanlık alanları vb. detaylı bilgilerin kayıt altına alınabileceği ve gerektiğinde sorgulanarak birbirleri ile ilişki ve iletişim kurdurabilecek bir İnsan Kaynakları Bilgi Sisteminin kurulması sağlanacak Tüm birimlerin web sayfaları elden geçirilerek iletişim kanalları oluşturulacaktır Bilgi İşlem Daire Başkanlığı, birim sayfalarını kontrol edip, iletişim bilgisi eksiği olan birimleri tespit ederek, bu birimlerden sayfalarına iletişim bilgilerini eklemeleri için Rektörlük kanalıyla istekte bulunulacak Üst Yönetim, PDB Tüm Birimler Üst Yönetim, Tüm Birimler Üst Yönetim, PDB BİDB Bilgilerin sınıflandırılması sağlanacak Üst Yönetim Bilgi işleme üzerindeki kontroller ( bilgisayar girişi yapılan verilerin kullanıma hazır olup olmadıklarının test edilmesi, işlemlerin rakamsal olarak muhasebeleştirilmesi vb.) sürekli yapılacak Personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebileceği, öneri ve şikayet kutusu, anket çalışmaları, yüz yüze görüşmeyi sağlayacak toplantılar yapılacak, bu tür konularla ilgili elektronik iletişim mekanizmalarından da faydalanılacak Birimler tarafından görev ve faaliyetlere ilişkin hazırlanması gereken raporların eksiksiz, etkin ve standartlara uygun oluşturulması amacıyla bir yönerge hazırlanacak ve bu konuda tüm birim personelinin bilgilendirilmesi sağlanacak Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri geliştirilip standart hale getirilecek Bütün birimlerin İKİYK tarafından belirlenen standartlara uygun olarak değerlendirme raporları hazırlaması ve İKİYK na sunması sağlanacak İç Denetim Koordinasyon Kurulu kurulduktan sonra bu kurul tarafından belirlenen standartlar doğrultusunda iç denetim faaliyetleri gerçekleştirilecek İç Denetim sonucunda alınması gerekli görülen önlemleri içeren eylem planının hazırlanması, uygulanması ve izlenmesi sağlanacak BİDB Sürekli Üst Yönetim, Tüm Birimler Üst Yönetim, Genel Sekreterlik, Tüm Birimler Hukuk Müşavirliği Tüm Birimler Yılda İki Kez İç Denetim Birimi Üst Yönetim, Genel Sekreterlik, İç Denetim Birimi, SGDB Her Yıl

53 EYLEM KODU ÖNGÖRÜLEN EYLEM SORUMLU BİRİM TAMAMLANMA TARİHİ Tarihinde Tamamlanacak Eylemler ve Sorumlu İç Kontrol Sistemi ile ilgili temel ilke ve kavramların benimsenmesi, ortak kavram birliğinin oluşturulması amacıyla yöneticilerle toplantılar düzenlenecek Tüm yönetici ve personele yönelik İç Kontrol Sistemi bilgilendirme toplantısı ve nitelikli eğitimler düzenlenecek SGDB SGDB Hizmet içi eğitim programlarına İç Kontrol Eğitimi dâhil edilecek PDB Tüm yönetici, personel ve dış paydaşlara yönelik İç Kontrol el kitabı ve İç Kontrol broşürü hazırlanıp basılacak ve üniversitemizin web sayfasında yayınlanacak İç Kontrol ile ilgili yürütülen çalışmalar, uygulamalar ve bunların sonuçları ve değerlendirmeler ile İç Kontrol ile ilgili tüm bilgi ve dokümanlar SGDB web sayfasında yer alacak Yöneticilerin iç kontrol sistemi, ilkeleri ve uygulanması konusunda bilgilendirilmelerini sağlamak amacıyla toplantılar düzenlenecek SGDB SGDB Üst Yönetim Yöneticiler personeli ile iç kontrol sistemi uygulamalarını paylaşma, izleme ve değerlendirme toplantıları yapacaktır. Tüm Birimler sürekli Hizmet içi eğitim programı ile aday memurların eğitim programlarına Etik Eğitimi dâhil edilecek PDB (altı) ayda bir akademik ve idari kurum öz değerlendirme toplantıları yapılacak Üst Yönetim Yılda İki Kez Her birim hazırlamış olduğu faaliyet raporlarını birimlerinin web sayfasında yayınlayacak Tüm Birimler

54 1.4.3 Üniversitemizin belirlenen amaç ve hedefleri ile ilgili periyodik olarak raporlama yapılacak ve değerlendirmeye tabi tutulacak. Hazırlanan raporlar düzenli olarak çeşitli iletişim araçlarıyla kamuoyuna duyurulacak Üst Yönetim Yılda İki Kez Yöneticilere yönelik yöneticilik eğitimi verilecek Üst Yönetim, PDB Hizmet içi eğitim programlarına misyon ve vizyon eğitimi dahil edilecek SGDB Yeni kurulan Akademik ve İdari birimlerin misyon ve vizyonları belirlenecek İdari ve Akademik tüm birimlerin misyon ve vizyonları web sayfalarında ve ilan panolarında yayınlanarak tüm personele ve paydaşlara duyurularak benimsenmesi sağlanacak n görev tanımları yapılarak birim web sayfasında yer alması sağlanacak Tüm birimler her yıl personel ihtiyacı analizi yaparak ilgili birime gönderecek ve bu doğrultuda üniversite birimlerinin personel ihtiyacı nitelik ve nicelik yönünden yeniden değerlendirilecek İdarenin amaç ve hedeflerinin en iyi şekilde gerçekleştirilmesi için personele göre değil, işe göre personel atamaları yapılacak Yeni Kurulan Birimler Genel Sekreterlik Tüm Birimler Tüm Birimler Üst Yönetim, PDB Hizmet içi eğitim gereksinimleri/ alanları saptanacak Üst Yönetim, PDB Hizmet içi eğitim planları yapılacak Üst Yönetim, PDB Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yönetici tarafından yılda en az bir kere değerlendirilip sonuçlar ilgili personele bildirilecek Tüm Birimler Her Yıl Değerlendirmeler sırasında tespit edilen eksiklik ve yetersizlikler doğrultusunda personelin bu eksikliklerini gidermesi sağlanacak Üniversitemiz faaliyetlerinin mevcut stratejik plan ile belirlenen amaçlara uygunluğunu gözden geçirmek üzere yılda en az bir kere değerlendirme toplantılarını yapılacak Kurum bütçesinin stratejik plan ve performans programına daha uygun hale getirmek amacıyla hizmet içi eğitim verilmesi sağlanacak Tüm Birimler Her Yıl İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu SGDB

55 5.4.1 Performans programının stratejik plana uygun olarak hazırlanabilmesi için teknik desteğin verilmesi sağlanacak SGDB Sürekli Üniversitemizin özel hedefleri yıllık olarak belirlenip birim yöneticileri bu özel hedefler doğrultusunda bilgilendirilecek Üst Yönetim Her Yıl Her yıl mevcut bilgi sistemlerin envanteri çıkarılacak BİDB Her Yıl Veri ve bilgi girişi yapacak personelin yetkileri yazılı olarak belirlenerek kendilerine duyurulacak, veri ve bilgi girişi yetkileri yazılı olarak belirlenen personelin yetkileri de gözden geçirilecek Tüm birimlerin, birim içi ve birimler arası bilgi paylaşım süreçlerini ve süreç sorumlularını belirlemeleri sağlanacak Tüm Birimler, BİDB Üst Yönetim Birimler, faaliyet alanları ile ilgili bilgilerin doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olması için sürekli güncellemeler yapacak Tüm Birimler Sürekli Her yıl bilgi kayıt sistemleri ve yetkilendirmeler incelenerek raporlanacak Üst Yönetim Her Yıl Bütün birimlerin faaliyet raporlarına gereken önemi vermeleri amacıyla eğitim programları düzenlenecek SGDB İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulunun periyodik toplantılar yapması sağlanacak İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu Üç Ayda Bir İç Denetim Biriminin ve İç Denetim Koordinasyon Kurulunun en kısa sürede kurulması sağlanacak Üniversitemizde etkili bir İç Denetim sağlanabilmesi, yönetici ve personelin farkındalığının arttırılmasa amacıyla broşür hazırlanacak Üst Yönetim SGDB

56 Tarihinde Tamamlanacak Eylemler ve Sorumlu EYLEM KODU ÖNGÖRÜLEN EYLEM SORUMLU BİRİM TAMAMLANMA TARİHİ Hassas görevlere ilişkin işlem süreçleri belirlenecek Tüm Birimler Hassas görevler ilgili personele duyurulacak Tüm Birimler Görevlerin izlenmesinin kolaylaştırılması için uygun iş takip programı geliştirilecek Tüm Birimler Hassas görevlerle ilgili kontrol listeleri oluşturulacak Tüm Birimler Personel Daire Başkanlığı bünyesinde İnsan Kaynakları Birimi kurulacak Üst Yönetim Tüm yönetici ve personele kadro görev tanımlarına uygun hizmet içi eğitimlerinin verilmesi sağlanacak Görevde yükselme ve unvan değişikliği yönetmeliği liyakat ilkesi çerçevesinde gözden geçirilecek ve söz konusu yönetmeliğe performansa ilişkin ilkeler eklenecek İdari personelin kendini geliştirmesine olanak sağlayacak hizmet içi eğitim ve iş geliştirme eğitimleri verilecek Görev tanımları, işe alma, eğitim, terfi gibi konuları kapsayan yazılı insan kaynakları politikaları oluşturulacak ve benimsenmesi sağlanacak Üst Yönetim, PDB Üst Yönetim, PDB Üst Yönetim, PDB Üst Yönetim, PDB Kurum, birim yöneticilerine, liderlik, yöneticilik, etik eğitimleri verilecek Üst Yönetim, PDB, Etik Kurulu Emsallerine göre yüksek performans gösteren personel hakkında, çıkarılacak performans, ödül ve teşvik yönergesi doğrultusunda ödüllendirilmesi sağlanacak Performansı düşük olan personel için eğitim programları düzenlenerek yetersiz alanların güçlendirilmesi sağlanacak Üst Yönetim PDB İnsan Kaynakları Yönetimi Yönetmeliği çıkarılacak Üst Yönetim, PDB Üst görevlere yapılacak atamalar için kriterler net olarak belirlenecek Üst Yönetim

57 Performans değerlendirme, görev yeri değişiklikleri, görevde yükselme ve unvan değişiklikleri ile personel eğitim yönergesi hazırlanarak web sayfasında yayınlanacak ve hizmet içi eğitim programlarına dâhil edilecek Tüm birimler iş süreçlerine ilişkin karşılaşılması muhtemel riskleri tespit edecek Tespit edilen risklerin envanteri çıkarılacak ve süreç bazlı çalışmalarda uygun kontrol noktalarının oluşturulmasıyla risklerin gerçekleşmesi önlenmeye çalışılacak Tespit edilen risklerin ortadan kaldırılmasına yönelik tüm birimler eylem planları hazırlayacak Üniversitemiz faaliyetleri yürütülürken mevzuata uygun hareket edilmesi için mali konulara ilişkin iç genelgeler oluşturulacak Harcama birimleri bünyesinde hazırlanan risk değerlendirme raporları yılda en az bir kez olmak üzere Risk Değerlendirme Komisyonu tarafından değerlendirilerek Üniversitemizin risk analizi yapılacak Üst Yönetim Üst Yönetim, Tüm Birimler Tüm Birimler Üst Yönetim, Tüm Birimler SGDB, Hukuk Müşavirliği, Genel Sekreterlik Risk Değerlendirme Konisyonu Risk Değerlendirme Konisyonu Üst Yönetim Yapılan risk analizi sonucunda, risk belirleme komisyonunca belirlenmiş olan risklere karşı alınacak önlemler ilgili birimlere gönderilerek, risk giderici ve önleyici işlemlerle ilgili eylem planının oluşturulması sağlanacak Üst Yönetim, Tüm Birimler, Risk Değerlendirme Komisyonu Harcama birimleri tarafından süreç akış şemaları çıkarılarak, bu süreçlere ilişkin riskler tespit edilecek ve risklerin ortadan kaldırılmasına yönelik uygun strateji ve kontrol mekanizmaları geliştirilecek Riskli alanlara yönelik kontrol prosedürleri belirlenerek süreç akış şemalarına eklenecek Süreç ve risklerin izlenmesi, karşılaştırılması, analizi ve raporlanması için her birimde çalışma ekibi oluşturulacak Süreç akış şemalarında işlem öncesi, süreç ve işlem sonrası kontrolün yapılması için sistematik bir yapı oluşturulacak Süreç kontrolü konusunda başta harcama yetkilileri ile gerçekleştirme görevlileri olmak üzere tüm personel bilgilendirilecek Kontrol yöntemleri belirlenirken fayda- maliyet analizleri yapılarak etkinlik, verimlilik ve ekonomiklik sağlanacak Üniversitemiz birimlerince faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlenecek Tüm Birimler Tüm Birimler Tüm Birimler Üst Yönetim, Tüm Birimler SGDB Üst Yönetim, Tüm Birimler Üst Yönetim, Tüm Birimler

58 Üniversitemiz tarafından hazırlanacak prosedürler ve dokümanlar mali karar ve işlemlerin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırmasını kapsayacak şekilde tasarlanacak Üniversitemiz tarafından belirlenecek prosedür ve ilgili dokümanlar güncel, kapsamlı, mevzuata uygun olarak hazırlanarak, ilgili personel tarafından anlaşılabilirliği ve ulaşılabilirliği sağlanacak. Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesine tam olarak uyulamadığı durumlarda oluşabilecek riskler tanımlanacak ve gerekli önlemler alınacak Birim yöneticilerinin, birimleri tarafından yapılan iş ve işlemlerin iş akış şemasına ve prosedürlere uygun olarak yapılıp yapılmadığı ve mevzuattaki düzenlemeleri sürekli olarak izlemeleri sağlanacak Mevzuat değişikliklerini takip edecek ve ilgili birimleri bilgilendirecek bir komisyon oluşturulacak Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenirliğini sağlayacak prosedürler güncellenecek, kontrol mekanizmaları belirlenerek uygulanacak Üst Yönetim, Tüm Birimler Üst Yönetim, Tüm Birimler Tüm Birimler Tüm Birimler Üst Yönetim Üst Yönetim Bilgi yönetişimi prosedürleri geliştirilecek Üst Yönetim Bilginin etkin bir biçimde paylaşılması için gerekli olan donanım yazılımı ve iletişim alt yapısı hazırlanacak Üst Yönetim Bilgi güvenliği standardı olan ISO: belgesi alınması için gerekli çalışması yapılacak Değişen veya güncellenen mevzuat hakkında ilgili birimlerin bilgilendirilmesi amacıyla Mevzuat Değişikliklerini Takip Komisyonu kurulacak Yılda en az bir kere İKS değerlendirme anketi yapılacak Faaliyet raporları, stratejik planlar, iç ve dış denetim raporları doğrultusunda tespit edilen eksiklik, hata ve usulsüzlüğe ilişkin gerekli önlemlerin alınması sağlanacak İKİYK na gönderilen raporlar, İKİYK tarafından değerlendirilerek değerlendirme sonuçları üst yönetime rapor edilecek İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınacak İKİYK tarafından İKS nin değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemlere ilişkin eylem planı hazırlanacak Üst Yönetim SGDB, Hukuk Müşavirliği, Genel Sekreterlik, İMİDB, Üst Yönetim İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu Her Yıl Üst Yönetim İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu, SGDB İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu Yılda İki Kez