Operasyonel Mükemmellik Yolculuğu. Kaner Pakiş OPEX Danışmanlık

Transkript

1 Operasyonel Mükemmellik Yolculuğu Kaner Pakiş OPEX Danışmanlık

2

3 Sürekli gelişim kültürü Sürdür Üst yönetimin desteğiyle beraber sorumluluğu üstlendiğinden emin olmak. Sorumluluk ve Sahiplenme Planla Operasyonel Mükemmellik Yapı Bloklarındaki açığı kapatmak için özelleştirilmiş sürekli eğitimler vermek. Eğitim ve Katılım Operasyonel Mükemmellik Kültürü Ölçüm ve Değerlendirme Operasyonel Yapı Blokları Kontrol et Günlük operasyonlardaki KPI lar aracılığıyla performans ölçmek ve çalışan ödüllendirme ile ilişkilendirmek. Uygula Operasyonel Mükemmellik Yapı Bloklarının günlük süreçlerde uygulamak. 3

4 Yalın düşmanları Esnek olmayan yapıyı azaltmak «mura» esnek olmayan müşteriye istediği ürünü istediği adette istediği anda sağlayabilmek İsrafı elemine etmek Değişkenliği azaltmak «muda» maliyetleri düşürmek, kaliteyi israf değişkenlik «muri» sürç güvenirliğini arttırmak, maliyetleri arttırmak ve sürekli akış düşürmek ve kaliteyi yaratmak geliştirmek 4

5 LEAN Gerçeği; insanların neyi görüyor? Proseslerin senkronizasyonu Görsel performans yönetimi ve problem çözme prosesleri Tam zamanında prosesler Standart iş Görünür: Araçlar, prosesler, organizasyon Sürekli gelişim için Kaizen organizasyonu Kalite ve üretkenlikteki şimdiki durumu asla kabul etme Tüm paydaşların istek dolu partnerliği Yöneticiler, yeteneklerin koçu ve gelişitiricisidir Bilimsel problem çözümü, veri ve olay bazlı yaklaşım Görünmeyen: Temel ilkeler, kültür 5

6 Yalın ev Mükemmellik Müşteri Memnuniyeti Çalışan Gelişimi Hızlı cevap Düşük maliyet Sıfır hata Fiziksel & ruhsal güven Meydan okumak Güçlendirme Akış Kalite Çekme Kanban Hattı durdur Kalite yaratmak Planlama Tek parça akış Takt time 5 Neden Poka yoke JIT Seviyeleme Problem çözme Git ve Gör Standart İş Stabilite Sürekli İyileşme Yalın denetim TPM 5S İş talimaatları Çarpraz eğitimler PUKÖ Kaizen Standart operasyonlar Eğitim KPI lar İsrafların elenmesi Görsel yönetim Görev tanımları 6

7 Değer sağlamayan faaliyetleri azaltalım Zaman, kaynak veya yer tüketen fakat hizmete veya ürüne değer katmayan işlem aşamalarıdır. İsraf Katma değerli faaliyet Müşterinin ödeme arzusunda olduğu işlem aşamalarıdır. İşin Unsurları Gerekli israf Doğrudan müşteri değeri katmayan fakat şu anda faaliyetlerin sürdürülmesi için gerekli olan işi ifade eder. 7

8 israflardan kurtulalım 1 Taşıma Ürünü bir yerden başka bir yere taşıma 2 Bekleme Bir görevi gerçekleştirmek için bekleyen çalışanlar 3 Fazla üretim Müşterinin gereksiniminden fazla üretmek, bu israf edilen ürün ve işçiliğe sebep olur 4 Yeniden işleme Daha önce bir kez işlenen bir işin yeniden işlenmesi veya düzeltilmesi 5 Hareket Katma değer sağlamayan aşırı fiziksel hareket 6 İşlem fazlası Müşterinin istememesine rağmen aşırı değer ilave etmek 7 Stok Müşterinin sipariş etmediği her türlü fazla parça veya ürün 8 8 Zeka, bilgi, deneyim Çalışanların düşünsel katkılarından istifade etmemek ve düşünsel kapasitenin verimsiz bir şekilde kullanılması

9 İsrafların azalması ile avantajlar Müşteriler Müşteriye yönelik avantajlar Tüm beklentileri karşılayan ürün/hizmet Rekabet edilebilir fiyatlandırma Çalışanlar Çalışanlara yönelik avantajlar Daha kolay iş yapış şekli Daha güvenli çalışma ortamı Sürekli çalışma temposu İş yerinde saygınlığın ve kalitenin artması Şirket Şirkete yönelik avantajlar Maliyetlerin azalması Kalitenin artması Faaliyetlerden esnekliğin artması İtibarın artması 9

10 3 temel YALIN bileşeni Değer yaratmak ve kayıpları azaltmak için kaynak ve donanımların bir araya getirilmesidir. Yönetim Alt yapısı Operasyon sistemine destek amaçlı kaynakların kullanıldığı formal yapılar, süreçler ve sistemlerdir. Performans yönetimi Organizasyonel tasarım Yetkinlik geliştirme süreci Destek fonksiyonları süreci Sürekli iyileştirme alt yapısı Tek parça akış Tam zamanında üretim Yerleşik kalite Esnek iş gücü sistemi Operasyon Sistemi İnsanların düşünme ve hissetme şekli, kendilerinin bireysel veya ekip olarak iş yerinde davranma şekilleridir. Düşünce Yapısı & Yetkinlik Liderlik seviyesi Odaklanmak Yürütme Yetenekler Geliştirme 10

11 Farklı uygulama başlıkları 9 Haftalık Uygulama - Kaikaku 2 Haftalık Temel Yalın Uygulaması Kaizen Tesis Sınıflandırma Değerlendirmesi 11

12 YALIN Bileşenleri Yalın araçları karşılaştırma 9 haftalık uygulamada ziyaret edilen operasyonlar YALIN Süreçler Tesis Düzeni Yönetim Yapısı Kaynakların Planlanması Performans Yönetimi Temel Yalın için seçili elementler kapsamdadır Düşünsel & Davranışlar n Tesisler 12

13 Temel Yalın İş hacmi ile kaynakların karşılaştırılması Kaynak planlanama Kaynakların minimum israfını sağlayan süreç dizaynı Süreç dizaynı Optimal organizasyon ve yönetime bağlı çalışan sayıları Organizasyon yapısı ve verimliliği Performans yönetimi Performansı iyileştirmek ve yönetmek için KPI lar, ödüller, toplantıların devreye alınması 13

14 9 haftalık uygulama konsantrasyonu İş hacmi ile kaynakların karşılaştırılması Kaynak planlanama Kaynakların minimum israfını sağlayan süreç dizaynı Süreç dizaynı Optimal organizasyon ve yönetime bağlı çalışan sayıları Organizasyon yapısı ve verimliliği Performans yönetimi Performansı iyileştirmek ve yönetmek için KPI lar, ödüller, toplantıların devreye alınması 14

15 Süre Ekip Aktiviteler İyileştirme aktivite aşamaları Hazırlık Planlama Uygulama İstikrar Kapsam belirlenmesi Değişim Liderlerinin belirlenmesi Data Hazırlıkları Gerekli malzemeleri temin et İsrafların tanımlanması ve kök nedenler Bütün fikirlerin uygulamaya alınması Yeni operasyon modelinin dizayn edilmesi 3-5 ana fikrin implementasyonuna başlanması Bütün fikirlerin uygulanmasına devam edilmesi. Operasyon Yönetimi 2 Değişim Lideri (20%) 1 Lean Expert (100%) 2 Değişim Lideri (100%) 1 Lean Expert (10%) 2 Değişim Lideri (100%) 2 Değişim Lideri (100%) 1-2 hafta 9 hafta hafta hafta 15

16 Kaikaku öncesi hazırlıklar Personel Tüm farklı birimlerdeki FTE ve HC ları, taşeron personel de dahil edilmeli, hangi süreçte ne kadar personel çalışıyor? Süreç dizayn Planlama fırsatları Tüm süreçlerin listelenmesi, iş yükü birimlerinin belirlenmesi, hangilerinin hacme bağımlı hangileri bağımsız tespit edilmesi. Müşteri ihtiyacındaki değişkenliğe bağlı olarak kaynak planlamasına yönelik veriler; sipariş oluşma zamanı, vardiyadaki ay dağılımı, ay sonu / başı etkisi vs. Performans yönetimi Mevcut ölçülen ve iletişim halinde olunan KPI lar neler Diğer Yukarıdaki sınıflara girmeyen diğer veri ihtiyaçları,; layout, SKU sayısı vs. 16

17 Değişim liderinden beklentiler İş Tanımı Gerek iş başı eğitimlerinde gerekse eğitim seanslarında Lean konseptini öğrenmeli, Kaikaku sonrası plana göre uygulamayı devam ettirebilmeli. Proje ekibinde aktif rol almalı, çalışanlarla iletişimi ve bilgi akışını sağlamalı. Profil Ekip lideri veya bir üst pozisyonda olmalı, operasyon süreçlerine hakim olmalı. Değişim yönetimi konusunda başarılı olmalı, analizden çok uygulamaya konsantre olmalı, arkadaşları tarafından saygı görmeli, sonraki 12 ayda mevcut görevlerini delege edebiliyor olmalı. Önemli Değişim lideri olarak görev alacak çalışanların 100% zamanlı uygulamaya destek vermesi gerekmektedir. 17

18 Kaikaku aşamaları Hazırlık Teşhis Dizayn Implementasyon Uygulama Aktiviteler MIFA oluşumu İsrafların tanımlaması yapılmalı Planlama Performans Süreç Organizasyon yapısı Tespit edilen israfların kök nedenlerinin tespiti İyileşme hipotezleri Bunun dışındaki diğer tüm temel datalar çalışmaların yapılması Tüm iyileştirme fikirlerinin listelenmesi ve ideal süreç yapısının belirlenmesi Planlama prosesinin tanımlanması Yeni prosesler için KPI ların belirlenmesi Potansiyeli hesaplamak İyileştirme fikirlerini önceliklendirme Sonraki 4 hafta için uygulama planı oluşturmak Planlama ve performans izleme araçlarının testlerine başlanması Önceliklendirilmiş fikirlerin testi ve detaylandırılması Öncelikli fikirlerin uygulamaya alınması Diğer fikirlerin de dahil olduğu detaylı uygulama planı hazırlanması Uygulamanın izlenmesi için takip araçları kurulması. Süre 2 hafta 3 hafta 4 hafta 18

19 Yalın kültür için sürekli gelişim Kaikaku sonrası gerçekleşmesi hedeflenen potansiyellerin hayata geçmediği durumlar olabilir, sürekli gelişim yaklaşımı ile 100% uygulandığından emin olmamız gerekmektedir. 19

20 Kaizen Aktivesi (A3) Kaizen aktivitesi 20

21 Tesis sınıflandırma nedir Nedir Ne değildir 21

22 Best Class operasyonlar yaratmak Performans Yönetimi Amaç Best Class İleri / Advance Ölçülebilir operasyonel mükemmellik standartlarını tanımlamak Tesisleri 3 yıldız ölçütüyle değerlendirmek Best Class seviyesine ulaşmak çabaları operasyonel kültürü destekleyecektir Operasyonel mükemmelliği görünür kıl İyi / Good Yöntem Gelişmekte / Developing 4 seviye içinde açık tanımlamalar Tesis Ölçüm Aracı (35 metrik) Her seviye için özel eğitim programı Ödül ve ödüllendirme sistemi 22

23 Değerlendirme metrikleri Operasyonların mükemmellik seviyesine ulaşması için aşağıda ana başlıkları belirtilen metrikler değerlendirilir, alınan skora göre gelişim fırsatları belirlenir ve «best class» operasyonlar yaratmak için gerekli çalışmalar yapılır. Standart Uygulamalar İş talimatları, 5S, Performans Yönetimi Çalışan Yönetimi Beceri matrisi, iletişim, çalışan memnuniyeti, devamsızlık Müşteri Yönetimi Müşteri ilişkileri, ticari, sorumluluk ve geliştirme, planlama ve performans Akış Planlama Aracı, İş yükü dengeleme, çekme, tek parça akış, kanban Akıllı Çözümler Best practice yayılımı, müşteri değeri, operasyon yeterlilik paylaşımı Paydaşların Performansı Faturalama, finansal farkındalık, karlılık (P&L) Sürekli Gelişim Kaizen HSE-Q Oryantasyon ve Eğitim, iletişim ve kontrol, çalışan ve yönetim sorumluluğu, acil durum planları, performans, kalite yönetimi Diğer Güvenlik, Bilgi Sistemleri, Tedarik Yönetimi 23

24 Developing to Good Yöntem Ön ziyarette Tesis sınıflandırma değerlendirmesi uygulanır, tespitler ve gözlemler not alınır. 1. aşama Tesiste 6 metrik için eğitimler verilir, uygulamalar yapılır. 2. aşama tesis kendi ekibini kurar ve tespitleri minimum 3 ayda tamamlamaya çalışır. 3. aşama Tesis 6 metrikte ilerlemiş mi bakılır ve yeterli görülürse 12 LEAN metriğine odaklanılır. 24

25 SCA Skor % Best Class yolculuğu Kutlayalım SCA 35 metrik > 80% Dördüncü SC Üçüncü SC 3 hafta 3 hafta İkinci SC 1 hafta 60% 3 hafta 2 gün SCA İlk SC 2 hafta 2 gün Hazırlık 3 hafta LEAN HSE Tesislerin Implementasyonu = DIY Aylar Smart İletişim 25

26 Proje yönetimi yaklaşımı Aşama kapıları Olaylar Dokümanlar 1.ONAYLA Proje mobilizasyonu 2. TANIMLA Gerekliliklere son şeklini ver 3. YAP Sistemleri/ süreçleri tamamla 4. Test Test & eğitim 5. yürüt Uygula Çözüm tasarımı Başlangıç toplantısı Takım hareketli Gereklilikleri belirle Altyapı oluşturulmuş Sistemler & prosesler test edildi. Personel ve sağlayıcılar eğitimli Sabit hal Kapanış toplantısı İş vakası Proje başlatma belgesi Proje planı İş paketi Risk günlüğü Sorun raporu Eylem raporu Öğrenilen dersler Aşama kapısı raporu Proje sonu raporu 26

27 Don t be afraid to DREAM BIG!