ORSOFT 5.22 AMERİKAN KÜLTÜR DERNEĞİ DİL OKULLARI YÖNETİM BİLGİ SİSTEMİ SİSTEMİN DEVREYE ALINMASI İÇİN YAPILMASI GEREKENLER

Transkript

1 ORSOFT 5.22 AMERİKAN KÜLTÜR DERNEĞİ DİL OKULLARI YÖNETİM BİLGİ SİSTEMİ SİSTEMİN DEVREYE ALINMASI İÇİN YAPILMASI GEREKENLER OrSoft bilgisayar programınızın kurulum ve terminal tanıtım işlemleri tamamlandıktan sonra, sistemin devreye alınabilmesi için başlangıçta yapılması gereken parametre girişleri ve tanıtımlar aşağıda ayrıntılı şekilde açıklanmıştır. İşlemler belirtilen sırada yapılmalıdır. Firma tanıtımı ve firma parametrelerinin girilmesi, Personel sigorta bölgesinin tanıtımı, Personel tanıtımı, Kullanıcı tanıtımları, Sınıf tanıtımı, Kurs programı tanıtımı / Sınıf oluşturma (özel dersler dahil), Kursiyer tanıtımı, Kullanıcıların yetkilendirilmesi, Muhasebe hesap planında Bankalar ve Maliyet hesaplarının detaylarının açılması. İlerleyen bölümlerde, bu işlemleri ekran görüntüleri desteğinde ayrıntılı olarak açıklayacağız.

2 FİRMA TANITIMI ve FİRMA PARAMETRELERİNİN GİRİLMESİ Parametreler-Sistem Parametreleri-Firma Tanıtımı menü seçeneği tıklanır. Açılan program penceresinde 1 numaralı firma hazır kayıtlı olarak gelmektedir.

3 Firma İsmi: 20 karakterlik kısa isimdir, Firma Detay İsmi: Firmanın tam unvanı, Rapor Kısa İsmi: Raporların sol üst kenarında yazacak olan 10 karakterlik rumuzdur, Vade Farkı oranı: Kullanılacak ise geç ödeme kontrolleri için oran girilmelidir. Oran girilmezse ödeme planında vade farkı hesaplanmaz, Firma Fatura Formu: Fatura modülünde kurumunuzun fatura dizaynına ait programın ismi olup, Udisa Bilgisayar tarafından her bir şube için hazırlanıp ayrıca bildirilecektir, Hesap tablosu yolu: Fiyat teklifi programında kullanılan Excel tablosunun çarılabilmesi için, sisteminizde yüklü Excel ya da Open Office programlarının çalıştığı yol girilmelidir. Tüm terminallerde aynı versiyon Excel ya da Open Office programı kullanılmalıdır. SMS Program Yolu: SMS programına aktarılan bilgilerin, OrSoft programından çıkmadan çağrılmasını sağlayan işlemdir. Bütün bilgi girişleri tamamlandıktan sonra; sağ üst kısımda bulunan yeşil renkli disket resimli butona basılarak yapılan değişiklikler kaydedilir. Bu değişikliklerin geçerli olabilmesi için programdan tamamen çıkılıp tekrar girilmelidir. PERSONEL SİGORTA BÖLGESİNİN TANITIMI Kurumunuzun bağlı olduğu Sosyal Güvenlik Kurumu bilgilerinin girildiği bölümdür. Bölge Kodu: 1 olarak girilmelidir. Ünvanı: Kurumunuzun tam ünvanı girilmelidir. Adres Bilgileri: Kurumunuzun adresi ayrıntılı olarak girilmelidir. Sigorta Bilgileri: Kurumunuzun ilgili SGK'da belirlenmiş olan işyeri bilgileri ve sigorta oranları girilmelidir.

4 PERSONEL TANITIMLARI Sistem Modülleri-Personel Sistemi-Personel kartı menü seçeneği tıklanır. Personel Kodu: Nümerik 4 haneli olarak girilmelidir. ( arası) Sağ tarafındaki Yeni Kayıt butonuna basılırsa, artan sıra ile bilgisayar tarafından

5 otomatik numara verilir. Personel Adı ve Soyadı: Personelin ismi girilir. Sigorta Bölgesi: Personelin bağlı bulunduğu sigorta bölgesi girilir. Departmanı: Sağ tarafındaki ok tuşu tıklanarak kayıtlı departmanlar arasından uygun olanı seçilir. Görevi: Sağ tarafındaki ok tuşu tıklanarak kayıtlı görevler arasından uygun olanı seçilir. Burada dikkat edilmesi gereken, MUTLAKA bu bölümden diğer bölüme TAB tuşuna basarak geçilmelidir. Çünkü bu işlem İdari Personel ve Eğitim Personeli ayırımı yaparak otomatik olarak personelin muhasebe hesabını oluşturur. Ücreti: Sadece yetkili personel tarafından görülebilen bu bölüme aylık ya da saat ücreti girilir. Ücret hanesinin sağ tarafındaki bölümden ücret tipi mutlaka belirtilmelidir. Muhasebe Kodu: Sistem tarafından otomatik olarak verilir. Müdahele edilmemesi gerekmektedir. Fotoğraf ekleme: Personel fotoğrafı bölümüne, örnekte belirtilen boyutlarda ya da aynı oranlı daha küçük boyutlarda hazırlanmış veya web kamerasından anında çekilen fotoğraflar eklenebilir. Fotoğraflar OrSoft programının çalıştığı ana bilgisayardaki Orsoft.522 klasörünün altında bulunan ACALS_PICTURES klasörüne kaydedilmelidir. Dosya ismi olarak; PERXXXX.BMP kullanılmalıdır. Buradaki XXXX işaretleri personelin kodu olan 4 haneli nümerik değer olmalıdır. Resim dosyası mutlaka BMP formatında kaydedilmelidir. Bu ekrandaki diğer bölümler, sadece bilgi amaçlı olup, boş bırakılması sistem çalışmasını etkilemez.

6 Bu bölüme personelin adres ve irtibat bilgileri girilmelidir. Bu bölüme personelin nüfus ve varsa sürücü belgesi bilgileri girilmelidir. Burada dikkat edilmesi gereken; Kan Gurubu bölümünün doğru olarak girilmesidir. İhtiyaç halinde kurumunuzda kayıtlı öğrencilerin kan guruplarını sorgulayabilirsiniz.

7 Bu bölümde aylık alan personelin aylara göre ücreti ve çalışma saatleri girilir. Bu bilgiler puantaj işlemlerinde kullanılacaktır. Personele ait özel notlar bu kısımda tutulabilir. Personel tanıtım programı sadece yetkili kişilere verileceğinden bu bilgilere yetki harici ulaşılamaz.

8 KULLANICI TANITIMLARI Parametreler-Sistem Parametreleri-Kullanıcı Tanıtımı menü seçeneği tıklanır. Sistemi kullanacak tüm personel burada tanıtılmalıdır. Kullanıcı Kodu: Kullanıcının sisteme giriş ismidir. Genellikle personelin ismi büyük harf ile tanıtılır. Kullanıcı İsmi: Kullanıcının isim ve soyadı tam olarak girilmelidir. Şifresi: Kullanıcının güvenlik şifresi buradan tanıtılır. Tanıtım esnasında meraklı gözlerden korunmak amacıyla ekranda sadece * karakterleri görüntülenir. Personel Kodu: Kullanıcının personel kartındaki 4 haneli kodu burada tanıtılmalıdır. Sağ taraftaki arama butonuna tıklanarak personel kodu sorgulanabilir. Bu kısma girilen kod, görüşme formunda görüşmeyi yapan kişinin otomatik olarak belirlenmesini sağlayacaktır. Bu nedenle boş bırakılması halinde görüşme formu doğru çalışmaz. Sistem Yetkisi: Sistemin tümünde yetkili personel için E olarak belirlenmelidir. Diğer kullanıcılar için ise H olarak giriş yapılmalıdır. Bu yetki E olarak verilirse; tüm sistem üzerinde her türlü kontrolü elinde tutar. O nedenle kullanıcı tanıtımı ve kullanıcı yetkilendirmeleri gibi hayati programlara girişin engellenmesi için, kurumunuz içinde sadece bir kişide bırakılması uygundur. İptal Yetkisi: Bu yetki E olarak belirtilirse, kullanıcı kayıtları silme yetkisine sahip olur. Değişiklik yetkisi: Bu yetki E olarak belirtilirse, kullanıcının kayıtlarda değişiklik yapmasını sağlar. Döküm Alma Yetkisi: Bu yetki E olarak belirtilirse, kullanıcının makbuz ve fatura basımı gibi günlük işlemlerden baskı yapabilmesini sağlar. Rapor Alma Yetkisi: Bu yetki E olarak belirtilirse, kullanıcının ciro raporları gibi global işlemlerden baskı yapabilmesini sağlar.

9 Kullanıcı Seviyesi: Tam yetkili personelde 1 olarak belirtilmelidir. 3 olarak belirtildiğinde, bu seviyedeki kullanıcılar personel ücretleri ile kursiyer ödeme planındaki banka komisyonlarını göremez ve müdahale edemezler. Belirlenmiş Firma: Bu sistemde mutlaka 1 olarak belirtilmelidir. Geri İşlem Günü: Geriye dönük işlemlerde tam yetki vermek için 9999 girilmelidir. Sadece ilgili güne işlem yapma yetkisi verilecekse boş geçilmelidir. Ya da bir hafta için 7, bir ay için 30 girilmelidir. Yetki ile ilgili arada belirlenecek günler konusunda sistem yetkilisi serbesttir. SINIF TANITIMI Kurumunuzda eğitim verilen sınıfların tanıtılması bu programdan yapılır. Sınıf Kodu: Sınıfın kurumunuzda anılma kodudur. Nümerik ya da Alfanümerik numaralandırma yapılabilir. Açıklaması: Sınıfınıza verilen isim buraya girilebilir. Kat: Sınıfın bulunduğu kat girilmelidir. Kapasite: Sınıf kapasitesi öğrenci sayısı olarak girilmelidir.

10 KURS PROGRAMI TANITIMI / SINIF OLUŞTURMA Eğitim programlarınızda açılacak yeni bir kurs bu programdan tanıtılır. Kurs Kodu: Programa kurumunuz tarafından verilen kod girilmelidir. Bu konuda bir sınırlama yoktur. Herbir kurum alışageldiği kurs programı kodlarını girebilirler. Açıklaması: Kurs programına kodun dışında özel bir açıklama istenirse girilebilir. Açıklama yoksa kurs kodu aynen girilmelidir. Tipi: Gurup, Sınıf ve Özel tipleri arasında uygun olan seçim girilmelidir. Seviyesi : intro, A1, A2, B1, B2, C1, C2 seviyelerinden uygun olanı sağ taraftaki ok tuşu tıklanarak seçilmelidir. Kurs Saati: Programın toplam ders saati girilmelidir. Tarife : Programın liste fiyatı girilmelidir. Kampanya: Dönemsel kampanya yapılıyorsa, bu bölüme indirimli ücret girilmelidir. Başlangıç Tarihi: Kurs programının başlayacağı tarih girilmelidir. Bitiş Tarihi: Kurs programının bitiş tarihi girilmelidir. Türk Öğretmen: Türk öğretmenin kodu bu bölüme girilmelidir. Türk Öğretmen Ücreti: Sadece yetkili personel tarafından görülebilen ve giriş yapılabilen ders saati ücreti bu bölüme yazılmalıdır. Türk Öğretmen Oranı: Programdaki Türk öğretmenin ders saatleri toplamının, kurs saatine oranı yüzde olarak girilmelidir. Yabancı Öğretmen: Yabancı öğretmenin kodu bu bölüme girilmelidir. Yabancı Öğretmen Ücreti: Sadece yetkili personel tarafından görülebilen ve giriş yapılabilen ders saati ücreti bu bölüme yazılmalıdır. Yabancı Öğretmen Oranı: Programdaki yabancı öğretmenin ders saatleri toplamının, kurs saatine oranı yüzde olarak girilmelidir. Kurs Günleri: Programın haftanın hangi gün ve saatlerinde, saat kaçta başlayıp, kaçta bitirileceği belirtilmelidir.

11 Eğitim Durumu: Kurs programı bitirilmiş ise Tamamlandı işaretlenmelidir. Bu durumda kurs listesinde, eğitimi tamamlanmış programların yanında (X) işareti görüntülenir. Kayıtlı kurs bilgileri sorgulama butonuna basıldığında yukarıdaki görüntülenir. Sağ tarafında (X) işaretli olanlar biten programlardır. gibi

12 KURSİYER TANITIMI OrSoft bilgisayar programınızın en önemli modülüdür. Kursiyer'in tüm bilgileri bu modülde tutulur. Kurs Kodu ve Sınıfı bölümlerine yapılan girişlerden sınıf raporu otomatik olarak oluşturulur. Öğrenci Kodu: Kursiyerin 4 haneli nümerik kodudur. Bu kod mutlaka 4 haneli olmalıdır. Bu kısım muhasebe entegrasyonunda hesap kodunun son dört hanesini oluşturur. ( XXXX) Sağdaki Yeni No. butonuna basarak en son kayıtlı kursiyer numarası bir artırılarak bilgisayar tarafından yeni numara verilir. Öğrenci Adı: Kursiyerin ismi girilir. İkinci isim varsa bir boşluk bırakılıp bu bölüme girilmelidir. Öğrenci Soyadı: Kursiyerin soyadı girilir. Öğrenci Tipi: Modül parametrelerinde belirtilen kursiyer tipinden uygun olan sağ taraftaki arama butonuna basılarak seçilir. Kurs Kodu: Kursiyerin kayıt edildiği programın kodu sağ taraftaki arama butonuna basılarak seçilir. Bu seçim kursiyeri ilgili sınıfa yerleştirir. Kurs/Sınıf raporunda ilgili kurs programına ait kursiyerlerin listesi alınabilir. Ayrıca bu bölüm doldurulmadan ödeme planı aktif hale gelmez. Sınıfı: Kursiyerin fiziksel olarak hangi sınıfta eğitim alacağı belirtilir. Eğitim durumu: Kursiyerin eğitim durumundan uygun olan seçilir. Branşı: Varsa eğitim branşı seçilir. Cinsiyeti: Bu kısım uygun olarak mutlaka doldurulmalıdır. İstatistik raporlarında cinsiyete göre sınıflandırılma yapılabilmesi için bu işlem mutlaka gereklidir. Kaynak: Kursiyerin kurumunuza ulaşma şekli uygun olan seçenek işaretlenerek belirlenir. Referans İsmi: Varsa kurumunuzu kursiyere tavsiye eden kişinin ismi ve soyadı girilir.

13 Muhasebe Kodu: Program tarafından otomatik olarak oluşturulur. Müdahale edilmemesi gerekmektedir. Hesap planına uygun olarak program ön ekinin ardına kursiyerin dört haneli nümerik kodunu ekler ve işlem sonunda kursiyer kaydı yapıldığında muhasebe sisteminde otomatik olarak hesap açar. Fatura Adresi: Fatura modülünün hangi adresi kullanacağını belirler. Kefil bilgileri: Varsa kursiyerin kefil bilgileri girilir. Yukarıdaki sorgulama ekranında görüleceği gibi, kayıtlı kursiyerlerin kod, isim ve soyismine göre listelenmesi sağlanabilir. Listenin sol kısmındaki kursiyer kodları görüntülenen formatta olmalıdır. Aksi takdirde muhasebe entegrasyonu çalışmaz.

14 Fotoğraf ekleme : Kursiyer fotoğrafı bölümüne, örnekte belirtilen boyutlarda ya da aynı oranlı daha küçük boyutlarda hazırlanmış veya web kamerasından anında çekilen fotoğraflar eklenebilir. Fotoğraflar OrSoft programının çalıştığı ana bilgisayardaki Orsoft.522 klasörünün altında bulunan ACALS_PICTURES klasörüne kaydedilmelidir. Dosya ismi olarak; STDXXXX.BMP kullanılmalıdır. Buradaki XXXX işaretleri kursiyerin kodu olan 4 haneli nümerik değer olmalıdır. Resim dosyası mutlaka BMP formatında kaydedilmelidir.

15 Kursiyerin adres ve irtibat bilgileri bu bölüme girilmelidir. Kursiyerin nüfus bilgileri bu bölümden girilebilir. Eğer varsa sürücü belgesi bilgileri de girilmelidir. Burada dikkat edilmesi gereken; Kan Gurubu bölümünün doğru olarak girilmesidir. İhtiyaç halinde kurumunuzda kayıtlı öğrencilerin kan guruplarını sorgulayabilirsiniz.

16 Ödeme Planı Kurs Yönetim bilgi sisteminin çekirdeğini ödeme planı oluşturur. Bir kursiyerde aynı anda birden fazla ödeme planı bulunabilir. Kursiyer eğitimini tamamlayıp, bir sonraki kura devam edebilir. Bu durumda örneğin iki ay süren bir kurun 12 aylık taksitlendirilmesi yapılmışsa; kursiyer bir üst kura geçtiğinde hem eski kur hem de yeni kura ait taksitlendirmeler aynı ekranda takip edilebilir. Ödeme Planı oluşturulduğunda, otomatik olarak muhasebe modülünden fiş kesilerek; kursiyerin cari hesabına borç kaydedilir. KDV ödeme planın toplamından iç yüzde ile ayrılarak 391 kodlu hesaba, KDV MATRAHI ise 600 satış hesaplarına aktarılır. Yine aynı şekilde, muhasebe sisteminden tahsilat fişi kesildiğinde, kursiyere ait ödeme planındaki ilgili taksit belirtilerek; otomatik olarak ödeme planı güncellenir. Bu bölümde dikkat edilmesi gereken, ödeme planı ile ilgili girişler bittikten sonra MUTLAKA Ödeme Planı'nı Kaydet butonunun tıklanarak muhasebe entegrasyonunun yapılmasıdır. Bu yapılmaz ise; ne ödeme planı girişleri, ne değişiklikleri ve ne de muhasebe entegrasyonu yapılamaz. Ödeme planı ekranının sağ üst köşesindeki listeden ilgili ödeme planı tıklanarak aktif hale getirilir. Tarife: Kurs tanıtımında belirtilen tarife ücreti otomatik olarak gelir. Kurs Ücreti: Uygulanacak olan anlaşma ücreti girilmelidir. Peşinat Tutarı: Peşinat alınmış ise girilmelidir. Peşinat Tarihi: Perşinat tarihi girilmelidir. Ödeme Şekli: Anlaşılmış olan ödeme şekli ok tuşu tıklanarak açılan listeden uygun şekilde seçilmelidir.

17 Taksit Adedi: Ödeme planını oluşturacak taksit sayısı girilmelidir. Ancak banka ile yapılabilecek bir anlaşma ile; peşinattan arta kalan tutar kursiyere taksit yapılıp, bankadan komisyonu ödenerek bir defada alınacak ise bu kısma banka ile yapılan anlaşma taksidi girilir. Sağ tarafındaki kutucuğa ise öğrencinin kredi kartına uygulanan gerçek taksit sayısı girilir. Program ilk kutudaki rakama göre ödeme planı oluşturacaktır. Sağ taraftaki taksit adedi girilen kısım sadece bilgi amaçlıdır, ödeme planını etkilemez. Komisyon: İşlem yapan personel yetkili ise bu kısım görüntülenir, değilse görüntülenmez. Buraya banka ile yapılan anlaşma gereği belirlenen komisyon oranı girilmelidir. Satış Tarihi: Kırmızı ile belirgin hale getirilen bu bölüme satışın yapıldığı tarih MUTLAKA girilmelidir. Aksi takdirde raporlamalarda doğru sonuç alınamaz. Kitap Aldı : Kurs programının kitapları öğrenciye verilmiş ise bu kısım tıklanarak işaretlenir ve sağ tarafındaki bölüme kitabın veriliş tarihi yazılır. Kitap Almadı: Kitap henüz verilmemiş ise bu kısım işaretlenmelidir. Ödeme planı oluşturulduktan sonra istenirse, kursiyerin isteği doğrultusunda vade ve tutar oynamaları yapılabilir. Bunun için ilgili satıra gidip üzerinde tıklamak yeterlidir. Açılacak olan ödeme planı güncelleme penceresinde gerekli düzeltmeler yapılabilir. Ayrıca mail order ile alınan ödemelerde, farklı bankalardan tahsilat geçiriliyorsa; ilgili bankanın komisyon oranı da (yetkili personelce) satır bazında farklılaştırılabilir. Yukarıda da belirtildiği gibi; Bu bölümde dikkat edilmesi gereken, ödeme planı ile ilgili girişler bittikten sonra MUTLAKA Ödeme Planı'nı Kaydet butonunun tıklanarak muhasebe entegrasyonunun yapılmasıdır. Bu yapılmaz ise; ne ödeme planı girişleri, ne değişiklikleri ve ne de muhasebe entegrasyonu yapılamaz.

18 Kursiyerin kurs sonuçları ve özel notları bu kısma girilebilir. Kursiyerin kayıtlı olduğu herbir program için, eğitimi süresince yapılan test sonuçları bu bölüme girilmelidir. Kurs sırasında devamsız saati varsa mutlaka girilmelidir. Böylece çalıştığı kurum tarafından eğitim görmesi amacıyla yollanan kursiyer ile ilgili başarı ve devam raporları oluşturulabilir.

19 KULLANICI YETKİLENDİRMELERİ Parametreler-Sistem Parametreleri-Kullanıcı yetkilendirme menü kalemi seçilerek girilir. Kullanıcı tanıtımında verilen genel yetkilerin haricinde, bu modül ile; sistemdeki herbir program için aynı mantık ile programa özel yetkilendirme yapılabilir. Yukarıdaki ekran görüntüsünde kullanıcıya verilmiş özel yetkiler liste olarak görüntülenmektedir. Bu listenin dışında kalan menü kalemlerinde genel yetkiler geçerlidir. Yetkilendirilen kullanıcı : Özel yetki verilecek kullanıcı arama butonuna basılarak seçilmelidir. Daha önceden yetkilendirilmiş programlar var ise alttaki listede görüntülenir. Seçilen kullanıcıya ilk kez özel yetkilendirme yapılıyorsa liste boş gelir.

20 Kullanıcı seçimi yapıldıktan sonra, menü çubuğundan yetkilendirilecek program seçilmelidir. Seçim yapıldığında aşağıdaki ekran görüntüsünde olduğu gibi özel yetkilendirme penceresi açılacaktır. Sistem modülüne özel yetki penceresi açıldığında, aynen Kullanıcı Tanıtımı programında olduğu gibi aynı prensiplerle özel yetkilendirme yapılır. Tek fark en başta Kullanma Yetkisi nin bulunmasıdır. Bu yetki H olarak belirlendiğinde, sonraki tüm yetkilendirmeler otomatik olarak H seçilir ve devre dışı kalır. Kullanıcı bu program modülüne kesinlikle giremez. Özel yetkilendirmede Sistem Yetkisi, Kullanıcı Seviyesi ve Belirlenmiş Firma yetkilendirilemez.

21 Kullanma Yetkisi : Bu yetki E olarak belirtilirse, kullanıcı ilgili programa giriş yetkisine sahip olur. İptal Yetkisi : Bu yetki E olarak belirtilirse, kullanıcı kayıtları silme yetkisine sahip olur. Değişiklik yetkisi : Bu yetki E olarak belirtilirse, kullanıcının kayıtlarda değişiklik yapmasını sağlar. Döküm Alma Yetkisi : Bu yetki E olarak belirtilirse, kullanıcının makbuz ve fatura basımı gibi günlük işlemlerden baskı yapabilmesini sağlar. Rapor Alma Yetkisi : Bu yetki E olarak belirtilirse, kullanıcının ciro raporları gibi global işlemlerden baskı yapabilmesini sağlar. Kullanıcı Seviyesi : Tam yetkili personelde 1 olarak belirtilmelidir. 3 olarak belirtildiğinde, bu seviyedeki kullanıcılar personel ücretleri ile kursiyer ödeme planındaki banka komisyonlarını göremez ve müdahale edemezler. Geri İşlem Günü : Geriye dönük işlemlerde tam yetki vermek için 9999 girilmelidir. Sadece ilgili güne işlem yapma yetkisi verilecekse boş geçilmelidir. Ya da bir hafta için 7, bir ay için 30 girilmelidir. Yetki ile ilgili arada belirlenecek günler konusunda sistem yetkilisi serbesttir.