TARıM BILIMLERINDE ARAġTıRMA PROJELERI HAZıRLAMA VE UYGULAMA EĞITIMI

Transkript

1 TARıM BILIMLERINDE ARAġTıRMA PROJELERI HAZıRLAMA VE UYGULAMA EĞITIMI Doç.Dr. Yusuf UÇAR SDÜ Ziraat Fakültesi, Tarımsal Yapılar Ve Sulama Bölümü

2 BIR SÖZ Dünya üstünde söylenebilecek bütün sözler söylendi. Ama bu söylenenler iyi dinlenilmediği için birilerinin bunları tekrar etmesi gerekir (Aristotales; MÖ )

3 PROJE NEDĠR?? Proje; benzersiz, özgün bir ürün, hizmet veya sonuç üretmek amacıyla yürütülen geçici faaliyetlerden oluģan bir giriģimidir (PMI). Proje; tanımlanmıģ bir süre ve bütçe içinde, istenen özelliklere göre tamamlanması gereken, bir hedefi ya da amacı olan özgün, karmaģık, birbiriyle bağlantılı faaliyetlerin bir bütünüdür (Anonim).

4 PROJE NEDĠR?? Bu tanımlardan çıkartılabilecek sonuçlar nelerdir? Her projenin sonucunda, benzersiz bir ürün, hizmet ya da sonuç ortaya çıkar. Projeler geçici bir süre içinde gerçekleģtirildikleri için, her projenin bir baģlangıcı ve bitiģi vardır. Projelerin tanımlanmıģ bir bütçeleri ve hedefleri bulunur. Projeleri oluģturan faaliyetler tıpatıp aynı değildir her birinde farklıdır.

5 PROJE NEDĠR?? SÜREKLi YAPILAN FAALiYETLERLE PROJE ARASINDAKi FARK NEDİR?? Örnek Bir tarım iģletmesindeki rutin tarımsal faaliyetler (meyve yetiģtiriciliği ya da buğday yetiģtiriciliği) proje olarak değerlendirilmez. Buna karģın bu tarım iģletmesinde daha önceden üretimi yapılmayan bir ürünün adaptasyon çalıģması ya da üretilen ürünlerin verim artıģını sağlamaya yönelik sistematik çalıģmalar proje olarak değerlendirilir.

6 PROJE ÖRNEKLERI Yeni bir ürün veya hizmet geliģtirmek, Yeni bir iģ sürecini ya da prosedürünü uygulamaya sokmak. Bir kuruluģun yapısında, personel kadrosunda ya da tarzında bir değiģiklik gerçekleģtirmek, Bir bina ya da altyapı inģa etmek, Yeni ya da yenilenmiģ bir bilgi sistemi gerçekleģtirmek ya da edinmek,

7 PROJENIN SıNıFLANDıRıLMASı KarmaĢıklık derecesi: Projeler karmaģıklık derecelerine göre; Çok düģük, DüĢük, Orta ve Yüksek olmak üzere 4 grupta derecelendirilebilir. Teknoloji düzeyi: Projelerin gerektirdiği teknoloji seviyeleri; Pratik bilgi, mevcut teknolojinin en iyisi, ileri teknoloji ve yeni geliģtirilecek ileri teknoloji ve buluģlar olmak üzere 4 sınıfta toplanabilir. Risk düzeyi: Projeler risk seviyelerine göre; çok düģük, düģük, orta ve yüksek seviyede riskli olarak 4 seviyeye ayrılabilir. Proje süresi: Tarımsal projeler proje sürelerine göre; kısa (1 yıl veya daha kısa), kısa, orta (1yıldan daha uzun- 2 yıldan daha kısa), orta-uzun (2 yıldan daha uzun 3 yıldan daha kısa) ve uzun (3 yıldan daha uzun) olarak sınıflandırılabilir.

8 PROJENIN SıNıFLANDıRıLMASı

9 PROJEYI ETKILEYEN ÇEVRESEL FAKTÖRLER Organizasyon kültürü, Projeyi destekleyen birimlerin kurallarının değiģken olması, Altyapı olanakları, Mevcut insan kaynakları, Personel yönetimi, Proje yönetilen birimin onay yöntemleri, PaydaĢların risk toleransları (Çok amaçlı ya da birimli projelerde), Yöneticilerle iliģkiler, Organizasyonun yerleģik iletiģim kanalları, Proje yönetimi bilgi sistemleri.

10 PROJE YÖNETIMI NEDIR?? Proje yönetimi: Kısıtlı zaman, maliyet ve teknik kapasiteyi dikkate alarak, projenin en etkin bir biçimde gerçekleşebilmesi için insan, araç-gereç, materyal gibi kaynakların planlanması, yönetilmesi ve kontrol edilmesi işlevidir.

11 PROJE YÖNETIMI NEDIR?? Proje yönetimi mantıksal olarak gruplanmış 42 farklı proje yönetim sürecinin uygulanması ve entegrasyonu şeklinde gerçekleştirilir. Bu süreçler; Kapsam Kalite Kalite Bütçe Kaynaklar Risk

12 PROJE YÖNETIMININ TEMEL IġLEVLERI Projenin Tanımlanması: Projenin amaç ve hedeflerinin, kapsam, maliyet ve kalite kısıtlarının belirlendiği faaliyetleri içerir. Ne yapacaksınız? Nerede yapacaksınız? Kim/Kiminle yapacaksınız? Sorularının cevapları verilir. Projenin Planlanması: Projede tanımlanan hedeflere kapsam, maliyet, kalite, zaman, kaynaklar ve riskler gibi kısıtlar doğrultusunda nasıl ulaģılacağına iliģkin ayrıntıların oluģturulduğu aģamadır. Kim/Kiminle yapacaksınız? Nasıl yapacaksınız? Nerede yapacaksınız?

13 PROJE YÖNETIMININ TEMEL IġLEVLERI Proje Sürecinin Kontrolü: Projenin yürütülmesi sürecinde projenin planlandığı Ģekilde yürüyüp yürümediğinin denetlendiği, yürümediğinde ise bunun sebeplerinin saptanıp, gerekli noktalara müdahale edilmesiyle ilgili faaliyetleri kapsar. Ġzleme Değerlendirme??? Nedir?? Bu sistem kurulmalı mıdır?

14 PROJE YÖNETIMININ YARARı İnsan araç-gereç, materyal, para ve bilginin etkili kullanımı, Uygun maliyette, zamanda ve istenilen düzeydeki performans ve kalitede müşteri tatminini sağlama, Proje hedeflerine zamanında ulaşma, Değişen sosyal, ekonomik, politik ve teknik sınırlamalara karşı işletmeyi koruma konusunda yardımcı olur.

15 YÖNETICININ ROL VE SORUMLULUKLARı Müşteri ve proje arasındaki iletişimi sağlamak, Projeye başlamadan önce sözleşme ve iş isteğini gözden geçirmek ve istekler konusunda projenin alındığı birim ile fikir birliğine varmak, Proje ile ilgilenecek geçici organizasyonu oluşturmak, organizasyonda görev alacakların görev, yetki ve sorumluluklarını belirlemek,

16 YÖNETICININ ROL VE SORUMLULUKLARı Proje gereksinimleri ve faaliyet planlarını belirlemek, Projede çalışacak elemanların ve kullanılacak malzemelerin temini için gerekli koordinasyonu sağlamak ve yönetimden söz almak, Teknik ve idari faaliyetleri yönlendirmek ve entegrasyonunu sağlamak, Projenin gelişimini ve sonuçlarını sürekli olarak izlemek ve değerlendirmek, Müşteriye ve üst yönetime projenin gelişimi ve karşılaşılan problemler hakkında bilgi vermek,

17 YÖNETICININ ROL VE SORUMLULUKLARı Projede çalışacak elemanların ve kullanılacak malzemelerin temini için gerekli koordinasyonu sağlamak ve yönetimden söz almak, Teknik ve idari faaliyetleri yönlendirmek ve entegrasyonunu sağlamak, Projenin gelişimini ve sonuçlarını sürekli olarak izlemek ve değerlendirmek, Müşteriye ve üst yönetime projenin gelişimi ve karşılaşılan problemler hakkında bilgi vermek,

18 YÖNETICININ ROL VE SORUMLULUKLARı Proje faaliyetlerinin sözleşmeye ve planlara uygunluğunu gözlemlemek, Müşterilerin sorunlarına verilen cevapların yeterliliğini, doğruluğunu ve zamanında olduğunu garanti etmek, İşgücü, zaman ve malzeme ile ilgili değişiklikleri üst yönetime ve etkilenen diğer departmanlara zamanında rapor etmek,

19 YÖNETICININ ROL VE SORUMLULUKLARı Proje plan ve programlama Gözden geçirme ve yenileme Zaman maliyetler, problemler ve gecikmeler hakkında bilgi Geri Besleme Proje Yöneticisi Performans Raporları Proje Ekibi ġekil 2.1: Proje yöneticisinin Rolü Kaynaklar Tepe Yönetim

20 YÖNETICININ ÖZELLIKLERI Hedefleri ve bu hedeflere ulaşabilmek için gerekli planları iyi belirleyebilmek, Kişileri, fikirleri ve kaynakları etkin bir biçimde koordine edebilmek, Projenin kapsamını ve bilimsel alana katkısını kavrayabilmek ve bunu tüm proje grubu elemanlarına aktarabilmek, Grup içi anlaşmazlıkları ve kişisel ortadan kaldırabilmek, çekişmeleri

21 YÖNETICININ ÖZELLIKLERI Tüm ekibi projenin başarılı bir biçimde sonuçlandırabilmesi için motive edebilmek, Yetki ve sorumlulukları uygun bir biçimde dağıtabilmek, Sürekli olarak müşteriyi odak kabul etmek müşteri tatmini için uğraşmak, Projenin planlar çerçevesinde gelişimini izlemek gerektiği takdirde düzeltici faaliyetlerde bulunmak.

22 PROJE ELEMANLARININ SEÇİMİNDE DİKKATE ALINACAK PARAMETRELER Proje hangi disiplinlerin ilgi alanları içerisindedir? Proje hakkında en bilgili ve tecrübeli elemanlar kimler? Farklı elemanların proje ekibine katılımları ne gibi getiriler /götürüler sağlayabilir? Hangi elemanlar güvenilirdir? Proje ekibine katılımın kişilere getirileri /götürüleri nelerdir?

23 PROJE ELEMANLARININ SEÇİMİNDE DİKKATE ALINACAK PARAMETRELER Farklı elemanlar proje ekip yapısında etkin bir biçimde faaliyet gösterebilir mi?

24 PROJE ELEMANLARI ILE YAPıLAN TOPLANTıLARDA IŞLENECEK KONULAR Rol ve Sorumlulukların Açıklanması Fırtına Ortaklık Etkinlik ve verim

25 EKİBİN BAŞARILI OLABİLMESİ İÇİN TEMEL UNSURLAR Ekibin hedeflerinde netlik Hedeflere ulaşmada uygulama planı İyi tanımlanmış rol (görev) dağılımı Açık iletişim Ekip üyelerinin fikirlerinden ve bilgi ve becerilerinden maksimum yararlanma İyi tanımlanmış karar alma mekanizmaları Dengeli iş dağılımı Çalışma disiplininin geliştirilmesi Proje yönetim tekniklerinin kullanılması.

26 EKİP ÜYELERİNİN SORUMLULUKLARI Sorun çözümü veya projeyle ilgili konularda kendilerine verilen görevleri gerçekleştirmek, Toplantılara düzenli katılmak, İş gelişimini izlemek, Ekibin üstlendiği görev sonuçlarını aktarmak, Ekip dışındaki çalışanlarla görüş alışverişini sağlamak

27 PROJE YÖNETIMINDE SORULMASı GEREKEN SORULAR Ne? Projenin amacı nedir?, Projeden beklentiler nelerdir?, Projenin kapsamı ve boyutu nedir? Projenin çıktıları neler olacaktır?, Projede karģılaģılabilecek engeller nelerdir?, Varsayımlar nelerdir?

28 Neden? PROJE YÖNETIMINDE SORULMASı GEREKEN SORULAR Proje neden yapılmaktadır?, Projenin getireceği kazançlar nelerdir?, Projenin sonucunda seçeneklerin artması söz konusu mudur?, Projeden elde edilecek çıktılar maliyet ve zaman avantajlar sağlayacak mıdır?, Proje sonucunda elde edilecek gelirler proje için yapılacak harcamalar karģılayacak mıdır?

29 PROJE YÖNETIMINDE SORULMASı GEREKEN SORULAR Kim? Projede kim/kimler yer alacaktır?, Proje paydaşları kimlerdir?, Proje yöneticisi kimdir?, Proje ekibinde kimler vardır?, Projeyi destekleyen kurum ve kuruluşlar kimlerdir, Proje organizasyon şemasında kimler yer almaktadır?

30 PROJE YÖNETIMINDE SORULMASı GEREKEN SORULAR Nasıl ve Ne zaman? Bu gruptaki sorularla proje faaliyet ve süreçlerinin nas l, ne zaman gerçekleģtirilecekleri belirlenir. Hangi temel faaliyet ve süreçler hangi sırayla ve ne kadar sürede yapılacaktır?, ĠĢ takvimi nedir?, GeliĢmeler proje kontrolü olarak nasıl izlenecek, iletiģim nasıl kurulacaktır? Çıktıların kalitesi nasıl belirlenecek ve takip edilecektir?

31 PROJE BAŞARıSıNıN FAYDALARı Takım Ekibin etkinliği artar. Hüsrana uğrama duygusu ve stres azalır. Uyum getirir. İş tatminini artırır. Bireysel Daha fazla kendini takdir Daha fazla iş güvenliği ve daha hızlı akademik kariyer Hüsran ve stresten uzak daha fazla fayda temin eder.

32 PROJE YÖNETIM BILGI ALANLARı Proje Yönetiminde dokuz adet proje Süreç Grubu vardır. ABD de kurulup dünya çapında yayılan ve Türkiye de de Ģubesi olan «Project Management Institute (PMI)» tarafından Proje Yönetimi Bilgi Alanları olarak adlandırılan bu süreçler, bir anlamda proje yöneticilerinin geliģtirmek zorunda oldukları alanları da gösterirler. Bu fonksiyonlar projelerin baģarıya ulaģması için gereken spesifik bilgiyi temin ederken, hedeflere ulaģılıp ulaģılmadığının analiz edilmesine yardımcı olurlar.

33 PROJE YÖNETIM BILGI ALANLARı Proje Entegrasyon Yönetimi Proje Kapsam Yönetimi Proje Zaman Yönetimi Proje Maliyet Yönetimi Proje Kalite Yönetimi Proje Ġnsan Kaynakları Yönetimi Proje ĠletiĢim Yönetimi Proje Risk Yönetimi Proje Tedarik Yönetimi

34 PROJE ENTEGRASYON YÖNETIMI Süreçleri ve proje yönetimi aktivitelerini belirlemek, tanımlamak, birleģtirmek ve koordine etmek için gerekli süreçler ve aktivitelerdir. Proje entegrasyon yönetimi, proje yönetiminin iskeletini oluģturur ve diğer fonksiyonlar proje entegrasyon yönetiminden etkilenir. Entegrasyon yönetimi, projenin genel anlamda baģarıya ulaģabilmesi için anahtar bilgi alanı olarak kabul edilmektedir. Ana süreç proje plan geliştirme, proje plan uygulama ve toplam değişim kontrolünden oluģmaktadır.

35 PROJE ENTEGRASYON YÖNETIMI Süreçleri ve proje yönetimi aktivitelerini belirlemek, tanımlamak, birleģtirmek ve koordine etmek için gerekli süreçler ve aktivitelerdir. Proje entegrasyon yönetimi, proje yönetiminin iskeletini oluģturur ve diğer fonksiyonlar proje entegrasyon yönetiminden etkilenir. Entegrasyon yönetimi, projenin genel anlamda baģarıya ulaģabilmesi için anahtar bilgi alanı olarak kabul edilmektedir. Ana süreç 6 aģamadan oluģur.

36 PROJE ENTEGRASYON AŞAMALARı 1- Proje Başlatma Belgesinin Oluşturulması Proje baģlatma belgesi projenin resmi olarak onaylandığı gösteren belgedir. Bu belge projeyi faaliyete geçirir. (Tübitak sözleģme metni, ya da BAP sözleģme metni)

37 PROJE ENTEGRASYON AŞAMALARı 2- Proje Yönetim Planının Oluşturulması Proje yönetim planı, proje içinde yer alan faaliyetlerin; Nasıl yürütüleceğini, Nasıl izlenip kontrol edileceğini ve Nasıl bitirileceğini tanımlayan belgedir. Proje planlamasına çoklukla sadece projedeki önemli faaliyetleri gösteren bir tür zaman çizelgesi gözüyle bakmak bir hatadır Aslında proje yönetim planında proje içinde nelerin nasıl yapılacağı, yapılacak eylemlerin ne zaman baģlayacağı, bu eylemleri kimin gerçekleģtireceği, hangi ekipman ve araçlara ihtiyaç duyulacağı ve projede nelerin yapılmayacağı sorularına cevaplar yer alır.

38 PROJE ENTEGRASYON AŞAMALARı 3-Projenin Yürütülmesinin Yönlendirilmesi ve Yönetilmesi Bu aģamada, proje yönetim planında belirlenmiģ faaliyetlerin plana uygun biçimde yürütülerek çıktıların zamanında teslim edilmesi amaçlanır. Ayrıca, faaliyetlerin verimli biçimde yapılmasının yanı sıra insan kaynakları kullanımının ve proje harcamalarının da proje yönetim planına uygun biçimde yürütülmesi hedeflenir.

39 PROJE ENTEGRASYON AŞAMALARı 3-Projenin Yürütülmesinin Yönlendirilmesi ve Yönetilmesi Proje süresince karģılaģılabilecek değiģiklik talepleri proje yönetim planında birtakım değiģimlerin yapılmasını ve proje yönetim planının bunlara göre güncellenmesini gerektirebilir. Proje yönetim planı, onaylanmıģ değiģiklik talepleri, çevresel iģletme faktörleri ve kurumsal süreç varlıkları bu sürecin girdileridir. Proje çıktılarını teslimatları, çalıģma performans bilgileri, değiģiklik talepleri, proje yönetim planındaki ve proje belgesindeki güncellemeler bu sürecin çıktılarıdır.

40 PROJE ENTEGRASYON AŞAMALARı 4- Proje Çalışmalarının İzlenmesi ve Kontrol Edilmesi (Değerlendirilmesi) Proje sürecinin sürekli olarak izlenmesi ve kontrol edilmesi, projenin uygulanmaya baģlandıktan itibaren planlanana uygun biçimde yürütülüp yürütülmediğinin anlaģılması açısından çok önemlidir. Bu süreçte projede ölçülen performanslar analiz edilmekte, projeye iliģkin istatistikler tutulmakta, projenin paydaģları arasında bilgi dağıtılmakta ve projeyi daha verimli hale getirecek eğilimler ve ölçümler değerlendirilmektedir.

41 PROJE ENTEGRASYON AŞAMALARı 4- Proje Çalışmalarının İzlenmesi ve Kontrol Edilmesi (Değerlendirilmesi) Sürece iliģkin girdiler; Proje yönetim planı, Performans raporları, Çevresel iģletme faktörleri Kurumsal süreç varlıklarıdır. Sürece iliģkin çıktılar; Proje yönetim planlarındaki değiģim, Proje belgesindeki güncellemeler

42 PROJE ENTEGRASYON AŞAMALARı 5- Bütünleşik Değişim Kontrolünün Gerçekleştirilmesi Proje yürütme sürecinde, baģlangıçta hazırlanan proje yönetim planında projelerin dinamik yapılarına bağlı olarak çoğu zaman değiģimler (güncellemeler) gerekli olabilmektedir. Güncellemeler söz konusu olduğunda bunların; Bütçe, Zaman, Ġnsan kaynakları yönetimi üzerindeki etkileri göz önünde bulundurularak kontrol edilmesi gerekir.

43 PROJE ENTEGRASYON AŞAMALARı 5- Bütünleşik Değişim Kontrolünün Gerçekleştirilmesi DeğiĢim proje finansmanını sağlayan birimle yapılacak yazıģmalarla gerçekleģtirilebilir. Olurun zorlanmadan alınabilmesi için; DeğiĢiklik isteğinin ne olduğu, Proje çıktılarını etkileyip etkilemeyeceği Ġlave maliyet olup olmayacağı, Ek süreye ihtiyaç duyulup duyulmayacağı istek metninde açıkça belirtilmelidir.

44 PROJE ENTEGRASYON AŞAMALARı 5- Bütünleşik Değişim Kontrolünün Gerçekleştirilmesi Bu sürecin girdileri; Proje yönetim planı, ÇalıĢma performans bilgileri, DeğiĢiklik talepleri, Çevresel iģletme faktörleri ve Kurumsal süreç varlıklarıdır. Sürecin çıktıları; DeğiĢiklik talepleri biçimindeki güncellemeler, Proje yönetim planındaki güncellemeler ve Proje belgesi güncellemeleri ise bu sürecin sürecin çıktılarını oluģturur.

45 PROJE ENTEGRASYON AŞAMALARı 6- Projenin Kapatılması Proje kapanıģ süreci, geniģ kapsamlı bir projedeki bir proje aģamasının ya da proje yönetim planında bulunan proje kapanıģ bölümünün uygulandığı süreçtir. Projenin kapanıģ sürecinde, projedeki tüm süreç gruplarının faaliyetlerinin hedeflenen çıktıları elde ederek tamamlanmıģ olması gerekir.

46 PROJE ENTEGRASYON AŞAMALARı 6- Projenin Kapatılması Proje kapanıģ süreci de diğer süreçlere benzer biçimde proje tipine göre farklılık gösterir. Bu sürece ait girdiler; proje yönetim planı, onaylanan teslimatlar ve kurumsal süreç varlıklarıdır. Bu girdiler kullanılarak uzman görüģleriyle sürecin çıktıları olan nihai çıktı (ürün, hizmet veya sonuç) teslimi ve kurumsal süreç varlıklarının güncellenmesi gerçekleģtirilir.

47 PROJE KAPSAM YÖNETIMI Proje kapsam yönetimi; proje faaliyetlerinin çerçevesini düzenleyen proje kapsam belgesinin hazırlanmasını ve bunun proje yürütme sürecinde doğrulanmasını ve kontrol edilmesini içerir. Proje kapsamı Ürün kapsamı proje kapsamı daha çok iģ odaklı ve iģin nasıl yapılacağı ile ilgili iken ürün kapsamı iģlevsel ihtiyaçlara diğer bir ifadeyle projede nelerin elde edileceğine odaklanmaktadır.

48 PROJE KAPSAM YÖNETIMI 1- Kapsamın Planlanması Bu süreçte proje katılımcıları ile görüģülerek hedeflere ulaģılabilmesi için gereken; Ġhtiyaç listesi, Ġhtiyaçlar yönetim planı ve Ġhtiyaç takip matrisleri hazırlanır. Ġhtiyaçların toplanması, proje hedeflerini belirleyebilmek için projede bulunan kiģilerin ihtiyaçlarının tanımlanmasıdır.

49 PROJE KAPSAM YÖNETIMI 1- Kapsamın Planlanması Ġhtiyaçların toplanması alt sürecine ait girdiler, Proje baģlatma belgesi, Projede görevli kiģiler listesidir. Sürecin çıktılar, Ġhtiyaçların listesi, Ġhtiyaç yönetim planı ve Ġhtiyaçları takip etme matrisidir.

50 PROJE KAPSAM YÖNETIMI 2- Kapsamın Tanımlanması Bu süreçte projenin, ürünün, hizmet veya sonuç biçimindeki proje çıktıları ayrıntılı biçimde tanımlanır. Proje kapsamında; hedeflenen çıktılar elde etmek için gereken iģleri tanımlar. Kapsam belirlenirken; Proje kısıtlarının, Projede olmaması gerekenlerin, Projeden elde edilecek hedeflenen sonuçların, Ürün içeriğinin Ürün kabul ölçütlerinin kesin olarak belirlenmesi gereklidir.

51 PROJE KAPSAM YÖNETIMI 2- Kapsamın Tanımlanması Bu alt sürece ait girdiler, Proje baģlatma belgesi, Ġhtiyaçlarının listesi ve Kurumsal süreç varlıklarıdır. Süreç çıktılar; Proje kapsam belgesi Proje baģlatma belgesi güncelleģtirmeleri elde edilir.

52 PROJE KAPSAM YÖNETIMI 3- İş Kırılım Yapısının (İKY nin) Oluşturulması Proje yönetiminin planlama süreç grupları içinde yer alan ĠKY nin oluģturulması alt süreç proje yönetimi için en önemli basamaklardan biridir. Bu süreçte hem proje içindeki faaliyetlerin hem de proje çıktılarının yönetilebilir alt gruplara bölünmesi gerçekleģtirilir. Bu Ģekilde proje çıktılarının teslimatlarının ve çalıģmalarının daha küçük ve daha yönetilebilir bileģenlerine bölünmesine ayrıģtırma tekniği denmektedir.

53 PROJE KAPSAM YÖNETIMI 3- İş Kırılım Yapısının (İKY nin) Oluşturulması Planlanan çalıģmaların bölündüğü bu alt gruplar genellikle ĠKY nin iģ (veya çalıģma) paketi adını alır. Bu aģamada; Her iģ paketine iliģkin zaman ve bütçe tabloları oluģturulur. Her iģ paketinin uygulanması sonunda elde edilecek çıktılar da belirlenir.

54 PROJE KAPSAM YÖNETIMI 4- Kapsamın Doğrulanması Projenin ara raporlarının ya da sonuç raporunun destekleyen kurum tarafından kabul edilmesi kapsamın doğrulanması anlamına gelir. Raporlamanın iģ paketlerine uygun olması gerekir. ĠĢ paketlerinden elde edilen sonuçların hedeflerle uyumlu olması kapsamın doğrulanmasını kolaylaģtırır.

55 PROJE KAPSAM YÖNETIMI 5- Proje Kapsam Kontrolü Proje kapsam kontrolü süreci, proje ve ürün kapsamları, proje yönetim planı, ihtiyaçlar listesi, ihtiyaç takip etme matrisi ve kurumsal süreç varlıkları göz önünde bulundurularak sürecin izlenmesini ve varsa kapsam esaslarındaki değiģikliklerin de yönetimini içerir.

56 PROJE ZAMAN YÖNETIMI Proje zaman yönetimi, projenin tamamlanması için aktivitelerin ve geçecek sürenin belirlenmesini, uygulanabilir bir takvimin oluģturulmasını içerir. Ana iģlem; proje takviminin oluģturulmasıdır ve bu takvim projeyi izlemek, proje aktivitelerini kontrol etmek için bir temel oluģturur.

57 PROJE ZAMAN YÖNETIMI Doğru geliģtirilebilen proje süresi tahminleri, projenin baģarısızlık riskini azaltmaktadır. Öncelikle, doğru tanımlanmıģ bir proje tanımlama dokümanın yaratılması, daha sonra bu dokümanda tanımlanan hedeflere ulaģmak için gerçekleģtirilmesi gereken aktivitelerin iģ ayrıģım yapısına göre disipline edilmesi ve bu aktiviteler üzerinde süre ve maliyet tahminlerinin geliģtirilmesi gerekmektedir.

58 PROJE ZAMAN YÖNETIMI Bu tahminleme çalıģmasının sonucunda ise Kritik Yol Analizi (CPM) veya PERT teknikleri ile proje tamamlanma süresi belirlenir. Böylece elle tutulur, gözle görülür veriler ıģığında proje süresi ortaya çıkarılmıģ olur. Proje takvimi proje yönetiminde büyük önem taģımaktadır. Hatta zaman, proje yönetimi değiģkenlerinden en az esnekliğe sahip olanıdır.

59 PROJE ZAMAN YÖNETIMI Projenin zamanında tamamlanabilmesi için gerekli süreçlerden oluģur: Aktivitelerin tanımlanması, Aktivitelerin sıralanması, Kaynakların tahmin edilmesi, Sürelerin tahmin edilmesi, Zaman çizelgesinin geliģtirilmesi, Zaman çizelgesinin kontrolü.

60 PROJE ZAMAN YÖNETIMI Projenin zamanında tamamlanabilmesi için gerekli süreçlerden oluģur: Aktivitelerin tanımlanması, Aktivitelerin sıralanması, Kaynakların tahmin edilmesi, Sürelerin tahmin edilmesi, Zaman çizelgesinin geliģtirilmesi, Zaman çizelgesinin kontrolü.

61 Düğüm noktaları ve oklardan oluģan grafikler CPM (Critical Path Method = Kritik Hat Metodu) PERT (Program Evaluation and Research Task = Program ġebeke Değerlendirme DIYAGRAMı ve AraĢtırma Gücü)

62 PERT olasılık arz eden (süre ve maliyet açısından kesinlik arzetmeyen) projeler için kullanılır AR-GE Projeleri, ilk kez gerçekleģtirilen projeler vb

63 PERT diyagramında her iģlem için; t i : en iyimser süre, t k : en kötümser süre, t y : yaklaģık (en olası) süre t o : ortalama (beklenen) süre t o = t i +4t y +t k 6

64 ġebeke Diyagramında iģlem türleri Zaman ve kaynak harcayan GERÇEK iģlemler Yalnız zaman harcayan YAPAY iģlemler Ne zaman ne de kaynak harcayan KUKLA iģlemler, iģlemler arasındaki iliģkiyi belirtir

65 i ĠĢlemin Adı t ij j GERÇEK veya YAPAY iģlem i ĠĢlemin Adı t ij j KUKLA iģlem t ij : iģlemin süresi

66 A B C A ve B tamamlandıktan sonra C baģlayabilir. A B C D E A ve B tamamlandıktan sonra D baģlayabilir. B ve C tamamlandıktan sonra E baģlayabilir. Kritik Hat (paralel iģlemlerden etkilenmez!

67 Önce yapılacak iģlerin neler olduğu saptanır Hangileri bir iģlem olarak tanımlanacak? (ANA diyagram, ARA (KISMĠ) diyagramlar)

68 ĠĢlem iliģkilerini incelemek ve hatasız bir sıralama için her iģlemde ; Bu iģlemin baģlayabilmesi için hangi iģlemlerin tamamlanmıģ olması gerekir? Bu iģleme paralel olarak hangi iģlemler baģlayabilir? Bu iģlem bittikten sonra hangi iģlemler baģlayabilir?

69 Düğüm Noktalarının Numaralanması Her düğüm noktasına farklı bir numara, artarak ilerler, kesin bir kural yok! ġebekeye sonradan bazı iģlemlerin eklenecekse sayı atlayarak da numara vermek mümkündür

70 Her iģlem, baģladığı ve bittiği düğüm noktalarının numaraları ile tanımlanır ve listelenir Örnek: 0-1 temel kazma 1-2 kalıp hazırlama 2-3 beton dökme

71 KURAL 1 Ġki düğüm noktası arasında birden fazla iģlem varsa, bunlar kırık çizgi veya eğri ile gösterilemezler. ĠĢlemlerin baģlangıç veya bitiģ düğüm noktalarına kukla iģlemler ve yeni düğüm noktaları eklenir. Kritik yol belirlenirken ve bilgisayar programlarında her iģlem, baģlangıç ve bitiģ düğüm noktalarının numaraları ile tanımlanır ġebeke DIYAGRAMı ÇIZILIRKEN Her Ģebekede aynı sayı çifti ile sadece bir iģlem gösterilir

72 YANLIġ DOĞRU DOĞRU

73 KURAL 2: Bir iģlem, kendinden önce biten iģlemlerin baģlangıç noktasına bağlanamaz. YANLIġ

74 KURAL 3 Bir B iģlemi, kendinden önceki A iģleminin yalnız bir kısmına bağlı ise, A iģlemi parçalara ayrılarak B iģleminin baģlangıcı netleģtirilmelidir

75 A YANLIġ B A1 A2 B DOĞRU

76 KURAL 4 Bütün düğüm noktaları, Ģebeke diyagramının baģlangıç ve bitiģ düğüm noktalarına bağlanmalıdır?? YANLIġ DOĞRU

77 KURAL 5: Ana Ģebekede bir okla gösterilen bir iģlemin detay iģlemleri kapalı bir diyagram meydana getirmeli ve ilgili iģlemin baģlangıç ve bitiģ düğüm noktalarına bağlanmalıdır A3 A7 A1 A2 A4 A5 A6 A8 A

78 CPM de her iģlem için belli bir süre tahmin edilir ĠĢin niteliğine, geçmiģ deneyimlere, eldeki olanaklara dayanan bu süre kesin kabul edilir Genelde yapılan hata sonucu etkilemeyecek düzeyde kalır

79 Kritik olmayan iģlemler bolluğu olan iģlemlerdir. Kendi süreleri dıģında boģ bir zamana sahiptirler 4 t 43 =4gün (8 güne kadar bolluğu var) t 12 =3gün t 35 =6gün t 23 =5gü n

80 Bolluk; bir iģlemin baģka bir iģlemin veya projenin bitiģ tarihini etkilemeden arttırılabileceği süredir Serbest bolluk; bir iģlemin kendinden sonra gelen iģlemleri geciktirmeden geciktirilebileceği süre Toplam bolluk ise; bir iģlemin en geç bitirilebileceği süre ile en erken bitirilebileceği süre arasındaki farktır Kritik iģlemlerin toplam bollukları sıfırdır Proje baģlangıcından bitiģine kadar kritik iģlemlerin sıralandığı hatta kritik hat denir. Bu hat üzerinde bir gecikme olursa projenin gecikmesine yol açar.

81 Eğitim Merkezi nde uygun bir Eğitim Salonu na Bilgisayar Laboratuvarı kurmak istiyoruz Yapılacak iģler neler? Ne kadar sürer? Maliyeti ne olur? UYGULAMA

82 Uygulama Yerler PVC kaplanacak 11 Bilgisayar masası Teçhizat belirleme ve teklif alma Derslik seçimi ve enerji tesisatı çekme Resmi yazıģmalar Teçhizatın alımı ve kurulması Eğitimci temini Eğitim notu hazırlama Kurs takvimi ve duyurular 21 Bilgisayar koltuğu 11 Bilgisayar +lisanslar (MS Office ve Autocad) Projeksiyon cihazı Ağ teçhizatı UPS Klima *** Doğru cihaz ve iç donanımlar tespit edilecek ve her biri için en az 3 firmadan teklif alınacaktır.

83 1 Derslik seçimi ve tesisat çekme 5 Eğitimci temini Teçhizat belirleme ve teklif alma 0 2 Teçhizatın alımı ve kurulması 6 Kurs takvimi ve duyurular 7 3 UYGULAMA 4 Resmi yazıģmalar Eğitim notu hazırlama

84 1 Derslik seçimi ve tesisat çekme 5 Eğitimci temini Teçhizat belirleme ve teklif alma 0 2 Teçhizatın alımı ve kurulması 6 Kurs takvimi ve duyurular 7 3 UYGULAMA 4 Resmi yazıģmalar Eğitim notu hazırlama

85 Proje kapsamında gerçekleģecek iģlem adımları belirlenir ĠĢlemler birbirinden farklı ve ayrıntı seviyeleri yaklaģık eģit olmalıdır Projenin planlandığı Ģekilde ilerleyip ilerlemediği izlenir GANTT DIYAGRAMı

86 GANTT DİYAGRAMI AMAÇ : Takvim düzenlemek ve bir projeyi gerçekleştirmek için uygulanacak işlemleri takip etmek. Aylar Öngörülen Gerçekleşen İşler Oc. Şu. Mar. Nis. May. Haz. Tem. Agu. Eyl. Eki. Kas. Ara. A B C D Büyük bir izleme kolaylığı sağlayan GANTT diyagramı -Bir projenin ilerleyişini planlamaya -Bir projenin ilerleyişini belli bir zaman içine yerleştirmeye -İş yükümlülüklerinde görülen aykırı durumları belirlemeye ve önceden saptamaya -Verimliliği iyileştirmeye olanak verir. UÇAL 3M DanıĢmanlık Hazır.: VEHBĠ UÇAL 56

87 VALF Aġ Öngörülen Numune Hazırlama Süreci GerçekleĢen YAPILACAK ĠġLER AR-GE ÇalıĢması (Hesaplar, Resim Yayımlama) Kalıp Ġmalatı AYLAR CNC ĠĢlem Isıl ĠĢlem Tesviye-Yazı-Erozyon EYLÜL EKĠM KASIM Preste Dövme Çapak Alma TalaĢlı ĠĢlem ve Kaplama Montaj Kalite Kontrol Ömür Testi

88 PROJE MALIYET YÖNETIMI Kaynak kullanımı projelere mali yük getiren bir unsurdur. Sosyal bilimler ve kısmen matematik bilimi dıģında uygulamalı bilimlerin tamamında maddi kaynağa ihtiyaç vardır. Proje maliyet yönetimi, Yapılacak tüm harcamaların projenin planlanması aģamasında tahmin edilmesini, Bütçelenmesini, Proje maliyet olarak kontrolünü içermektedir. Proje maliyet yönetiminin, maliyet tahmini, maliyet bütçelemesi ve maliyet kontrolü olmak üzere üç temel alt süreci vardır.

89 Maliyet Tahmini PROJE MALIYET YÖNETIMI Proje baģlamadan önce, projede gerçekleģecek faaliyetler için kullanılacak kaynakların yaklaģık maliyetlerinin tahmin edilmesi sürecine maliyet tahmin süreci denir.

90 PROJE MALIYET YÖNETIMI Maliyet Tahmini Bu sürecin baģlayabilmesi için; Proje kapsam belgesinin, ĠĢ kırılım yapısının, Proje zaman çizelgesinin, Ġnsan kaynakları planlamasının (adam/ay cinsiden), Sarf malzeme listesinin (gübre, hayvan yemi, laboratuar kimyasal malzemesi, vb) Risk listesinin hazırlanmıģ olması gerekir. Maliyet tahminlerinde, daha önce benzer projelerde deneyimli uzman görüģleri alınabilir.

91 Maliyet Bütçelemesi PROJE MALIYET YÖNETIMI Maliyet bütçelemesi süreci, maliyet tahmini yapılan faaliyetlerin içinde bulundukları iģ paketinde yer alan diğer faaliyetlerle birlikte değerlendirilmesini kapsamaktadır. Bu süreçte maliyet tahmini sürecinde kullanılan girdilere ek olarak maliyet tahmini sürecinin çıktılar olan faaliyet maliyet tahminleri ve bunları destekleyecek ayrıntılar girdi olarak kullanılmaktadır. Bu girdilerin sonucunda, bu sürecin çıktıları olan maliyet performans temel çizgisi, proje finansman ihtiyaçları ve gerekirse proje belgesi içindeki zaman çizelgesi, maliyet tahminleri ve risklerin güncellenmeleri belirlenir

92 Maliyet Kontrolü PROJE MALIYET YÖNETIMI Proje izleme/kontrol sürecinde gerçekleģtirilen maliyet kontrolü, projedeki mali geliģmelerin ve maliyet performans temel çizgisindeki değiģliklerin izlenip yönetilmesi ve buna paralel olarak proje bütçesinin güncellenmesini kapsar.

93 Maliyet Kontrolü PROJE MALIYET YÖNETIMI Bu aģamada; hem iģ paketleri temelinde hem de dönemsel olarak belirlenen bütçenin aģılmaması amacıyla sürekli olarak maliyet kontrolünün yapılması gerekir. Maliyetin aģılması söz konusu olduğunda gerekli yazıģmalarla fasıl aktarımlarının yapılması gerekir.

94 RISK YÖNETIMI Risk proje ürününü, ortamını olumsuz yönde etkileyen olaydır. projenin geliģtirme sürecini, proje Risk yönetimi risklerin olumsuz etkilerini en aza indirmek için yapılan planlanmıģ, düzenli giriģimlerdir. Proje Yöneticisinin önemli görevi, projenin gidiģatını ve proje ürününün kalitesini olumsuz etkileye bilecek riskleri sezmek ve onları önlemek için eylemler hazırlamaktır. Risk analizinin sonuçları proje planında yer almalıdır

95 Risk Türleri RISK YÖNETIMI Risk yöneticiliği, risklerin tanımlanması onların projeye etkisinin en aza indirilmesi giriģimlerini içeriyor. Risk projeyi,oluģturulan proje ürününü ve projeyi gerçekleģtiren kurumu tehdit edebilir Proje riskleri proje takvimini ve kaynakları etkiler Ürün riskleri etkiler geliģtirilen ürünün niteliğini ve baģarımını ĠĢ riskleri projenin ait olduğu kurumun geliģimini ve gereksinimlerin edinmesini etkiler

96 RISK YÖNETIMI Risk türlerine örnekler Risk Risk türü Açıklama Personel kaybı Proje Proje tamamlanmadan önce deneyimli personel projeden ayrılır Yönetim değiģikliği Proje ÇeĢitli yöneticilik seviyelerinde yönetim veya yapılandırma değiģikliği yapılıyor Donanımın kullanılamaması Proje Proje için çok önemli olan donanım proje takvimine uygun zamanda alınamıyor Gereksinimlerde değiģiklik Proje ve ürün Gereksinimlerde tahmin edilenden çok daha fazla değiģiklikler ortaya çıkıyor ġartnamelerin gecikmesi Proje ve ürün Önemli bileģenler için Ģartnameler gecikiyor Proje boyutunun doğru tahmin edilmemesi Proje ve ürün Sistemin kapsamı, karmaģıklığı yeterince değerlendirilmemiģtir Yazılım geliģtirme araçlarının yetersiz olması ürün Proje geliģtirmede kullanılan araçlar beklentileri karģılamıyor Teknoloji değiģiklikler ticari Proje ürünün temelini oluģturan teknolojinin yerini yeni teknoloji alıyor Ürün rekabeti ticari Proje ürünü teslim edilmeden önce, rekabetçi ürün pazara çıkarılıyor