Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi

Transkript

1 Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi TÜBİTAK Mustafa AFYONLUOĞLU e-dönüşüm Birim Yöneticisi / e-devlet Danışmanı TÜBİTAK BİLGEM YTE 2 Ekim 2013 e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi

2 Sunum Akışı e Devlet Çalışmaları: Genel Yaklaşımlar ve Tespitler E Devlet Projeleri Tecrübelerinden Kesitler Değerlendirme TÜBİTAK ın e Dönüşüm Projelerinin Başarılı Gelişimine Katkısı e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 2

3 E-DEVLET ÇALIŞMALARI Genel Yaklaşımlar ve Tespitler e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi

4 Önceki Dönemde İnşaat Nasıl Yapılıyordu? e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 4

5 Günümüzdeki İnşaat Yapım Süreci Bir Konutu İnşa Etmek için Gerekli Aşamalar: İmar Durum Tespiti (Belediyeler) Proje Öncesi Belge Aşamaları (Belediyeler) Proje Planı Onayı (İlgili Meslek Odaları) İnşaat Yapı Ruhsatı Alınması (Belediyeler) İnşaat Yapım Aşamaları (Müteahhit Firma) İskan İzni İşlemleri (Tapu ve Kadastro Md, Belediyeler) Abonelik Aşamaları (Elektrik, Su, Doğalgaz, Telefon ) e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 5

6 e Devlet Projeleri Genelde Nasıl Yapılıyor? e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 6

7 Problemin Sebebi Nedir? e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 7

8 Köy Evi ve Plaza Arasındaki Fark e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 8

9 Kurum İçi Dönüşümü Etkileyen Faktörler Genellikle gördüklerimiz, görmediklerimizin çok azıdır! e-devlet Uygulamaları teknoloji Sistemin Kullanım Kolaylığı süreç Sahiplenme ve Personel Eğitimi insan mevzuat Yasal Düzenlemeler e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 9

10 E-Devlet Projeleri Tecrübelerinden Kesitler e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi

11 e Devlet Projelerinde Ortak Hatalar Devamlılık 2 4 Yıl Başarı Yıl Başarısızlığın Maliyeti +5 Yıl Küresel Olarak, 68% Kısmi ve Tamamen Başarısızlık (**) * Murray, J. (2006). The GAP Principles: Supporting IT Projects and e-government through Improved Governance, Architecture and Procurement. Microsoft. ** Heeks, R. (2006). Implementing and Managing e-government. London: Sage Publication. e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 11

12 Türkiye de Ulusal Düzeyde e Devlet Projeleri Strateji Ulusal Sorumluluk (Kalkınma Bakanlığı) Gereksinimlerin Eşleşmesi Eylem Planı Hazırlıkları Sorumlu Kuruluşlar (Ulaştırma, Denizcilik ve Haberleşme Bakanlığı) Fizibilite Çalışmaları Proje Planlama Sorumlu Bakanlık ve İlgili Kuruluşlar İzleme / Koordinasyon Teknik Danışmanlık Geliştirme Hizmet Modeli Mevzuat Desteği Kullanıcı Uyum Süreci Tanıtım Yaygınlaştırma e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 12

13 E Devlet Projeleri ve Genel Sorunlar Fizibilite detaylı değil Teknik Şartname kopyala-yapıştır veya firma odaklı Proje Planı Hazırlanması riskler öngörülmemiş veya önlem alınmamış Proje İzlemeveDeğerlendirme Süreci sürekli değil, düzensiz olarak Gereksinim Analizi / Tasarım / Gerçekleştirim gereksinim analizi yetersizliği Test / Kabul Süreçleri net olmayan prosedürler Gerekli İdari ve Yasal Düzenlemeler genellikle ihtiyaç olunan günden sonra Kurumsal Adaptasyon ve Yaygınlaştırma Empati ve süreklilik eksikliği Bakım veidame baştan planlanmamış e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 13

14 e Devlet Projelerinde Genel Sorunlar (1/3) Sorun 1: Hızlı ve Plansız Yürütülen e-devlet Projeleri Planlama Kültürü Eksikliği Plana Uyma Eksikliği Kısa Dönemli Hedefler BİR KAMU KURUMUNDAN ÖRNEK VAKA Proje Süresi : 2 YIL ( ) Planlanan Süre :5 AY (2005) Mevcut Durum : 6. SENE SONUNDA: BAŞARISIZ ( ) e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 14

15 e Devlet Projelerinde Genel Sorunlar (2/3) SORUN 2: (Liderlik) e-devlet ve e-dönüşüm Projelerinde Kurumsal Liderlik Eksiği SORUN 3: (Siyasi Beklentiler) Geliştirici Ekipler (Şirket ve/veya Kurum içi Ekipler) Üzerinde Zaman Baskısı SORUN 4: (Sözleşme Hazırlıkları) Sözleşme ve Alt Yüklenici Yönetimi Eksikliği e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 15

16 e Devlet Projelerinde Genel Sorunlar (3/3) SORUN 5: Yanlış Varsayımlar: Yazılım Geliştirme «Kolay», «Hızlı» ve «Ucuz»dur. SORUN 6: Planlamadan Proje Başlatma SORUN 7: Hatalı Maliyet Hesaplamaları e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 16

17 e Devlet Projelerinde İnsan Kaynakları Sorunları Proje Başlangıcından İtibaren Bulunan Yönetici Ekibin Sürekliliğinin Önemi (Görev Değişiklikleri) Kamu Kurumundaki Proje Koordinatörü ve Proje Yönetim Ekibinde Olası Değişiklikler Tecrübeli Elemanların Sorumluluklarında Değişiklikler Teşkilat Yapısındaki Yoğun Bürokrasi e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 17

18 DEĞERLENDİRMELER e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi

19 Daha Az Teknoloji, Daha Fazla Gerçeklik Teknoloji İnsan Yönetim Süreçler DEĞİŞİM YÖNETİMİ VE KAMU YÖNETİMİ REFORMU e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 19

20 BT Harici Adımlar Operasyonel Yönetimsel Mevzuat Raporlama İş Süreçlerini Yeniden Yapılandırma (BPR) Özelleştirilmiş BT Kullanım Kolaylığı Sorumluluk Eğitimler Mevzuat Değişiklikleri Hukuki Yaptırım e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 20

21 Yaklaşımlarda Değişim Mevcut Durum Analizi Çok Boyutlu Açıklık Analizi e-dönüşüm Yol Haritası Planlama e-dönüşüm Danışmanlığı... Sistem Entegrasyonu Yazılım Geliştirme Yazılım ve Donanım Temini Gereksinim Analizi... e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 21

22 TÜBİTAK ın e-dönüşüm Projelerinin Başarılı Gelişimine Katkısı e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi

23 Fizibilite ve Danışmanlık Hizmetleri TÜBİTAK ın e-dönüşüm Hizmetleri e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 23

24 Yol Haritası TÜBİTAK ın e-dönüşüm Hizmetleri 24 e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 24

25 Bu yaklaşımların Kullanıldığı Başarılı Proje Örnekleri TÜBİTAK ın e Dönüşüm Hizmetleri Yapılan Kırtasiye ve Evrak Tasarrufu: ~6.5 Milyon* (15 Eylül Nisan 2011) Anlık Kullanıcı Sayısı: Son Kullanıcı Memnuniyet Oranı: > %90 İKİS, mekansal verilere dayalı analiz kapasitesinin arttırılması Projeden Önce: Kamu Tedariki Payı %1, 1.1 Milyar Mevcut Durum: Kamu Tedariki Payı % 2, 1.7 Milyar Tahmini İlerleme: Kamu Tedariki Payı %10, 9 Milyar Senelik Tasarruf = 7.9 Milyar *Kaynak: SYGM e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 25

26 TÜBİTAK Teşekkürler... e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi