HEDEFLER İÇİNDEKİLER ACCESS 2010 Tablo Oluşturma Adımları İlişkilendirme Sorgu Oluşturma Sorgu Sihirbazı Sorgu Tasarımı Ölçüt ve Parametre Ekleme Sıralama İşlemleri TEMEL BİLGİ TEKNOLOJİLERİ - II Bu üniteyi çalıştıktan sonra; İhtiyaç duyulan tabloyu tasarlayabilecek, Anahtar alan kullanarak tabloları ilişkilendirebilecek, Sorgu sihirbazı veya tasarım görünümüyle sorgular oluşturabilecek, İstenilen alanları içeren belli kriterlere sahip sorgular yapabileceksiniz. ÜNİTE 6
GİRİŞ Önceki bölümde veri tabanı yapısı ve bileşenlerinin yanı sıra Access ortamı genel olarak tanıtılmıştı. Bu bölümde veri tabanlarının vazgeçilmez temel iki bileşeni olan tablo ve sorgular, uygulamalar eşliğinde detaylı bir şekilde açıklanmıştır. Tabloların tasarımına geçmeden önce uygulamada kaydedilecek verilerin belirlenmesi gerekir. Böylece hangi tabloların oluşturulacağı belirlenebilecek ve tablo alanlarının tespiti kolaylaşacaktır. Bölüm içinde öncelikle bir örnek uygulama eşliğinde adım adım tablo ve ilişki oluşturma anlatılmıştır. Tablo tasarım uygulaması sonrasında sorgu tasarımları anlatılmıştır. Hem tasarım görünümü hem de sihirbaz aracılığıyla sorgu oluşturma sürecinin anlatıldığı bu başlık altında ölçüt ve parametre işlemlerine yer verilmiştir. Bölüm içinde son olarak farklı adımları ve işlevleri gerektiren sorgu uygulamaları gösterilmiştir. Hedefleri sıralayınız Aşağıdaki tabloda bu ünitenin 4 temel hedefi bulunmaktadır. Bu temel hedefleri önem derecesine göre 1 den 4 e kadar sıralayınız ( Örn: 1: En önemli, 4:Önemsiz). Hedefler Access te tablo oluşturabilme Access te anahtar alan oluşturabilme Access te tabloları ilişkilendirebilme Access te sorgu oluşturabilme Sıra Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 2
Örnek Access 2010 TABLO OLUŞTURMA UYGULAMASI Bir veri tabanı tasarımı yapılmadan önce ihtiyaç duyulan bilgiler belirlenmeli ve bu bilgiler gruplandırılarak tablo taslakları oluşturulmalıdır. Tablo oluşturma, alan ekleme ve alan özellikleriyle ilgili ayarlar ve seçenekler önceki bölümde Access ortamında tanıtılmıştı. Bu başlıkta tablo oluşturma seçenek ve ayarları bir örnek üzerinden anlatılacaktır. A şirketi yöneticisi şirket içindeki personelin yaptığı satışları takip etmek istemektedir. Her bir satışın hangi personel tarafından yapıldığı sisteme girilecektir. Aynı zamanda personel iletişim bilgilerinin de bu sistem de bulunması arzu edilmektedir. Buna göre personel adı, telefon, adres, satış tutarı ve satış tarihi bilgilerine ihtiyaç duyulur. Bu amaçla kullanılabilecek tablolar hazırlanacaktır. Tablo veya tablolar bu örnekten hareketle tasarlanacaktır. Örnek incelendiğinde akla ilk gelen aşağıdaki gibi bütün bilgilerin yer aldığı bir tablo olacaktır. Personel No Ad Soyad Telefon Satış Tutarı Satış Tarihi 1 Okan Alkan 05xxxxxxxxx 50 TL 17.02.2012 TEKRAR EDEN KAYITLAR 2 Şeyda Akalın 05xxxxxxxxx 45 TL 17.02.2012 3 Hasan Artuç 05xxxxxxxxx 30 TL 18.02.2012 1 Okan Alkan 05xxxxxxxxx 30 TL 19.05.2012 4 Ali Erkal 05xxxxxxxxx 90 TL 17.02.2012 5 Emrah Çakı 05xxxxxxxxx 40 TL 18.02.2012 1 Şeyda Akalın 05xxxxxxxxx 70 TL 29.08.2012 6 Sevgi Keleş 05xxxxxxxxx 35TL 29.12.2012 2 Şeyda Akalın 05xxxxxxxxx 85 TL 23.09.2012 1 Okan Alkan 05xxxxxxxxx 70 TL 29.03.2013 Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 3
Veri tabanı mantığı tekrar eden bilgileri ayrı tablolarda tutmayı gerektirir. Bu tabloda her kayıt için personel adı, telefon vb. bilgilerin girilmesi gerektiği açıktır. Bir başka ifadeyle, yukarıdaki gibi bir yapı kullanılırsa personelin yeni bir satış yapması durumunda personel adı, telefonu, satış tutarı, satış tarihi gibi alanların tümünün girilmesi gerekir. Hâlbuki personel adı, telefonu adresi vb. bilgilerin bir defa kaydedilmesi yeterli olmalıdır. Aksi hâlde sürekli veri tekrarı yaşanacaktır. Veri tabanı mantığı tekrar eden bilgileri ayrı tablolarda tutmayı gerektirir. Yani bu bilgiler aşağıdaki gibi farklı tablolara yerleştirilirse her yeni satışta sadece personel numarası tekrar edecektir. Tablo 1 Personel No Ad Soyad Telefon 1 Okan Alkan 05xxxxxxxxx 2 Şeyda Akalın 05xxxxxxxxx 3 Hasan Artuç 05xxxxxxxxx Tablo 2 Personel No Satış Tutarı Satış Tarihi 1 50 TL 17.02.2012 2 45 TL 17.02.2012 3 30 TL 18.02.2012 1 30 TL 19.02.3012 Bu açıklamalar dikkate alındığında iki tablo oluşturmak gerekir. Örnekteki problem doğrultusunda tablo alanları aşağıdaki gibi olmalıdır. Birinci tablodaki alanlar; Personel numarası Personel adı Personel soyadı Personel adres Personel telefon Personel askerlik durumu İkinci tablodaki alanlar ise; Personel numarası Fiyat Satış tarihi Personel numarası adlı alan iki tabloda da yer almaktadır. İki tablo arasında ilişkilendirme yapılırken bu alan kullanılacaktır. Bu işlem İlişkilerin Tanımlanması ve Ayarlanması bölümünde detaylı olarak açıklanacaktır. Tablolarda yer alacak alanlar belli olduğuna göre artık tabloların oluşturulmasına geçilebilir. Bu tabloların oluşturulması aşağıda 4 adımda anlatılmıştır: Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 4
1. Boş veri tabanı açma 2. Tablo tasarımı 3. Tablo alanlarını ve veri türlerini tanımlamak 4. Alan özelliklerini belirleme Bildiğiniz konuları işaretleyiniz Aşağıda Access 2010 da tablo oluşturma uygulaması anlatılmaktadır. Uygulamaya geçmeden önce tablo oluşturma aşamalarından hangisini biliyorsunuz? Tablo oluştururken bildiğiniz aşamaların altında yer alan renkli kutucukları işaretleyiniz. Boş bir veri tabanı açabilme Tablonun tasarımını yapabilme Tablo alanlarını ve veri türlerini tanımlayabilme Alan özelliklerini belirleyebilme İşaretlediğiniz aşamaları tekrar etmek ve işaretlemediğiniz aşamaları öğrenmek için aşağıdaki uygulamaları yapabilirsiniz. Beraber yapalım Ali Bey tablo oluşturmak istiyor. Bu işlemi 4 adımda gerçekleştirecektir. Her bir aşama, aşağıda açıklamaları ile birlikte verilmiştir. Adımları okuduktan veya yaptıktan sonra adımların yanındaki ilgili kutucuğu işaretleyiniz. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 5
Uygulama Adım 1 Veri tabanı açma Yaptım/Okudum Bir veri tabanı projesine başlarken öncelikle boş bir veri tabanı dosyası açılmalıdır. Access programında boş bir veri tabanı oluşturmak için Dosya menüsünde bulunan Resim 1. Dosya Menüsü - Yeni Sekmesi Yeni sekmesindeki Boş veri tabanı seçeneği kullanılır (Resim 1). Uygulama Adım 2 Tablo tasarımı Yaptım/Okudum Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 6
Bu adımda veri tabanlarının temel nesnelerinden biri olan tabloların oluşturulması gösterilmiştir. Veri tabanında yeni bir tablo oluşturmak için Oluştur sekmesinde bulunan Tablolar grubundaki Tablo seçeneği kullanılır (Resim 2). Tablo tasarım penceresinde ilk olarak alan tanımı yapılmalıdır. Pencere geldikten sonra birinci tablo tasarlanabilir. Uygulama örneğine göre personel ve Resim 2. Oluştur Sekmesi satış bilgileri için iki tablo öngörülmüştü. Şimdi öncelikle personel tablosunun tanımlamaları anlatılacaktır. Uygulama Adım 3 Tablo alanlarını ve veri türlerini tanımlamak Yaptım/Okudum Alanlar, alan adı ve veri türü yazılarak tanımlanır. Veri türleri ve anlamları önceki bölümde açıklanmıştı. Alanlar istendiği gibi adlandırılabilir. Ancak alanda saklanacak bilgiyi hatırlatan bir isim verilmesi önerilir. (Ör: Personel numarası için Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 7
PersonelNo) alan isimlerinde Türkçe karakter kullanılmaması ve içerisinde boşluk bulunmaması yazım hatalarının önüne geçilmesi açısından önemlidir. Bu uygulamada alanlar aşağıda gösterildiği gibi tanımlanabilir. Personel numarası alanı her kaydın farklı olması amacı ile otomatik sayı ve birincil anahtar olarak tanımlanmıştır. Resim 3. Uygulama Örneği - Personel Tablosu Alan İsimleri Tanımlama Alan isimleri tanımlandıktan sonra tablo personel ismiyle kaydedilir. Resim 3 ten de görüldüğü gibi personelno alanının birincil anahtar olduğuna ve otomatik sayı veri türünde tanımlandığına dikkat edilmelidir. Uygulama Adım 4 Alan özelliklerini belirleme Yaptım/Okudum Bu adımda alan adı ve veri türleri tanımlanarak kaydedilen tablonun alanlarına ilişkin özellikler tek tek açıklanmıştır. Alan özelliklerinin anlamları önceki bölümde anlatıldığından bu başlıkta uygulama örneğine dayalı olarak sadece bu özelliklere girilecek değerler gösterilmiştir. Resim 4. Otomatik Sayı Veri Türü Özellikleri Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 8
PersonelNo alanının özellikleri Resim 4 te görüldüğü gibi belirlenir. Veri türü Otomatik Sayı biçiminde belirlendiğinden, buna uygun bir şekilde Alan Boyutu Uzun Tamsayı olarak atanmıştır. Alan özellikleri, veri türlerine göre değişiklik gösterebilir. Resim 5 te Metin veri türüne ait özelliklerin listesi yer almaktadır. Alan boyutu varsayılan olarak 255 olarak atanır. Alana girilecek değere göre alan boyutu değiştirilebilir. Uygulama örneğine göre Adı alanı için Alan Boyutu 30 karakter olarak belirlenmiştir. Gerekli özelliğinde Hayır seçeneği belirlenmiştir. Buna göre veri tabanına kayıt girilirken isim alanı boş bırakılabilir. Bunu engellemek için bu alan Evet yapılabilir. Soyadı alanı için de aynı ayarlamalar kullanılabilir. Resim 5. Metin Veri Türü Özellikleri Adres alanı uzun metinler içerebildiği için Metin yerine Not olarak belirlenmişti. Not alanı uzun verilerin saklanması için kullanılır. Telefon alanı Metin olmasına karşın giriş maskesi yardımıyla biçimlendirilebilir. Bu ayarı özelleştirmek için giriş maskesi kısmında sağ tarafta beliren düğmeye tıkladıktan sonra açılan Giriş Maskesi Sihirbazı penceresi kullanılır. Resim 6. Giriş Maskesi Sihirbazı Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 9
Bu örnekte açılan pencereden Telefon Numarası seçeneği seçilmiş ve Son düğmesi tıklanarak bu alan için giriş maskesi tanımlanmıştır. Askerlik durumu alanında veri türü olarak Evet/Hayır belirlenmişti. Özellikler kısmında biçim alanında varsayılan olarak biçim özelliği Doğru/Yanlış olarak görünür. Örneğe göre bu değerin Evet/Hayır olarak belirlenmesi daha anlamlıdır. Bu seçenek alanda saklanacak veriye göre Resim 7. Evet/Hayır Veri Türü Özellikleri Doğru/Yanlış, Evet/Hayır veya Açık/Kapalı şeklinde olabilir. Buna göre Evet askerlik yaptı, Hayır yapmadı anlamına gelecektir. Askerlik durumu alanının tamamlanmasıyla birlikte personel tablosu tasarımı tamamlanmıştır. Aşağıda uygulama örneğinin ikinci tablosu olan satış tablosunun tasarımı anlatılmıştır. Satış tablosunun alanları ve alan Resim 8. Uygulama Örneği Satış Tablosu özellikleri anlatılırken tekrara düşmemek adına farklı noktalar anlatılmıştır. Personel tablosundaki adımlar takip edilerek satış tablosu yukarıda görüldüğü gibi oluşturulabilir. faturano alanı birincil anahtar ve sayı, fiyat alanı para birimi, satistarihi alanı da Tarih/Saat olarak belirlenmiştir. Ancak personelno alanının burada önemli bir yeri vardır. Sizce neden? Tabloların ilgili alanlarındaki veri, bir başka tablodan geldiğinde ya da bir başka tablodaki veri kullanıldığında Arama Sihirbazı veri türü kullanılır. personelno alanı aslında hangi personelin satış yaptığını gösteren ve personel tablosuyla ilişkili olan bir alandır. Yani satış tablosundaki personelno alanı ancak personel tablosundaki değerleri alabilir. personelno alanının bu özel durumunu belirlemek için veri türü Arama Sihirbazı olarak belirlenmelidir. Veri türü olarak bu seçenek kullanıldığında Arama Sihirbazı penceresi görüntülenir. Resim 8 de veri türünün sayı olmasının nedeni Arama Sihirbazında ilişkilendirilen alanın veri türünün sayı olmasıdır. Uygulama örneğinde satış tablosundaki personelno değeri personel tablosundaki personelno alanından alınacağı için Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 10
Arama Sihirbazı penceresinden birinci seçenek (arama alanı ögesinin değerleri başka bir tablo veya sorgudan almasını istiyorum) seçilir (Resim 9). Resim 9. Arama Sihirbazı Sonraki adımda görüntülenen ekranda verilerin alınacağı tablo ya da sorgu seçilir. Uygulama örneğine göre bu adımda personel tablosu seçilmiştir (Resim 10). Resim 10. Arama Sihirbazı Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 11
Bu adımda tablonun hangi alanının ilişkilendirileceği belirlenir. Bunun için Kullanılabilir Alanlar bölümündeki alan adı tıklanır ve > işaretli düğme kullanılarak Seçili Alanlar bölümüne taşınır. Uygulama örneğine göre personelno alanı seçilmiştir (Resim 11). Resim 11. Arama Sihirbazı Sonrasında sıralama seçeneğinin belirleneceği pencere görüntülenir. Uygulama örneğine göre personelno alanı seçilir (Resim 12). Resim 12. Arama Sihirbazı Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 12
Sonraki ekranda satır genişliği belirleme penceresi görüntülenir. Bu pencereden işlem yapmaksızın Son düğmesi tıklanır. Ardından tablo kaydedilerek tasarım işlemi tamamlanır. Ayarlar bu şekilde yapıldıktan sonra personelno alanının veri türü Sayı olarak değişecektir. Sayı olmasının nedeni personel tablosundan alınan verilerin otomatik sayı veri türünde olmasıdır. Eğer alınan veriler metin türünde olsaydı bu alanın veri türü de metin olarak değişecekti. Gözden geçiriniz Bir önceki konuda tablo oluşturma uygulamalı şekilde anlatılmıştır. Bu konuya göre aşağıdaki ifadelerden yapabileceklerinizi işaretleyiniz. Boş bir veri tabanı açmak için gerekli adımları yapabilirim. Veri tabanında tablo tasarımı yapabilirim. Tablo alanlarını ve veri türlerini tanımlayabilirim. Tablodaki alan özelliklerini belirleyebilirim.! Yapamayacağınızı düşündüklerinizi için önceki konuyu tekrar gözden geçiriniz. İlişkilerin Tanımlanması ve Ayarlanması Birden fazla tablonun yer aldığı veri tabanlarında tablolar arası ilişkilerin önceden belirlenmesi veri tutarlılığı ve işlem kolaylığı açısından önemlidir. Tablo ilişkileri konusu önceki bölümde anlatılmıştı. Uygulama örneğine göre personel ve satış tabloları personelno alanı üzerinden ilişkilidir. Aslında Arama Sihirbazı özelliği kullanıldığından bu ilişki oluşmuştur. Ancak bu ilişkilerin görülmesi ve kontrol edilmesi için İlişkiler bölümüne göz atılabilir. İlişkiler bölümünü görüntülemek için Veritabanı Araçları sekmesinde bulunan İlişkiler seçeneği kullanılır (Resim 13). Resim 13. İlişkiler Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 13
İlişkiler bölümünde Resim 14 teki gibi tablolar ve ilişkiler görüntülenir. Tablolar arasındaki çizgi (Resim 14) ilişkiyi ifade eder. Çizgilerin uçlarının yer aldığı alanlar ilişkili alanları temsil eder. İlişki çizgisine çift tıklandığında İlişkileri Düzenle penceresi görüntülenir. Uygulama örneğinde personelno bilgileri her iki tabloda tutarlı olmalı ve personel tablosundaki kaydı silinen bir personelin satış tablosundaki bilgilerinin de silinmesi gerektiğini varsayalım. Buna göre İlişkileri Düzenle penceresindeki seçenekler seçilip Tamam düğmesi tıklanarak ilişki düzenleme işlemi tamamlanır. Bu adımla birlikte alan tanımlama, alan özelliklerini belirtme, ilişkileri düzenleme işlemleri tamamlanarak tablolar veri girişine hazır hâle getirilmiş olur. Aşağıda Veri Sayfası Görünümü yardımıyla tablolara veri girişi işlemi anlatılmıştır. Resim 14. İlişkiler Tabloya doğrudan veri girişi yapmak için Veri Sayfası Görünümüne geçmek gerekir. Veri sayfası görünümüne geçmek için Giriş sekmesinde bulunan Görünümler grubundaki Görünüm açılır Resim 15. İlişkileri Düzenle listesinden Veri Sayfası Görünümü seçeneği kullanılır. Veri sayfası görünümünde iken tablolara veri girilebilir, tablolardan veri silinebilir veya veriler tekrar organize edilebilir. Tablonun en alt satırı yeni veri girmek için kullanılır. Kayıtlı veriler üzerinde ilgili satır ve alan tıklanarak değişiklik yapmak mümkündür. Uygulama örneğinde personelno alanı Otomatik Sayı veri türünde olduğu için bu alana veri girişi yapılamaz. Diğer alanlara ise fare ile tıklanarak veri girişi yapılır. Resim 17 den de görüldüğü gibi telefon alanına Giriş Maskesi uygulanmış, askerlikdurumu alanı da Evet/Hayır veri türü olarak belirlenmiştir. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 14
Resim 16. Veri Sayfası Görünümü Resim 17. Uygulama Örneği Personel Tablosu Aslında tablolara bu şekilde doğrudan veri girişi yapmak çok istenen bir durum değildir. Tablolara veri girişi için çoğunlukla formlar kullanılır. Aşağıda formlardaki alanların tablo alanlarıyla ilişkisi gösterilmiştir. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 15
Resim 18 de görüldüğü gibi veriler, tablolara bir form yardımıyla aktarılır. Formların oluşturulması ve kullanımı ilerde anlatılacaktır. FORM TABLO Resim 18. Formdaki Verilerin Tablo Alanlarıyla İlişkisi Bu tabloya veri girişi yapıldıktan sonra artık satış tablosuna veri girişi yapılabilir. Tablolar ilişkili olduğundan işaretine tıklandığında bir alt tablo görünümünde satış tablosu görüntülenir. Dikkat edilirse alt tablo olarak gösterilen satış tablosunda personelno alanı görünmemektedir (Resim 19). Çünkü hemen üstündeki personel tablosundaki personelno alanına otomatik olarak kaydedilir. Resim 19. Uygulama Örneği Personel Tablosuna Veri Girişi Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 16
Tablolar listesinden satış tablosu açılarak da veri girişi yapılabilir. Bu durumda personelno alanının değeri personel tablosundaki değerle eşleştirilmelidir. Bu eşleştirme, açılan liste kutusuyla kolaylaştırılmıştır. Resim 20 de görüldüğü gibi yapılan kayıtta ikinci kaydın personelno alanının değeri 2 olarak belirlenmiştir. Daha sonra personel tablosu tekrar açılır. Resim 20. Uygulama Örneği Satış Tablosuna Veri Girişi Yöntem seçiniz Ünitenin yarısına geldiniz. Ünitenin bu bölümüne kadar aşağıdaki yöntemlerden hangisini veya hangilerini kullandınız? Lütfen kullandığınız yöntemlerin altındaki kutucukları işaretleyiniz. Önemli noktalara odaklanır ve altını çizerim. Aşamalı işlemler bölümünde işlem sıralarına dikkat ederim. Konunun ne olduğunu anlamak için genel olarak gözden geçiririm. Konuyu anlamak için resim, tablo gibi görsellerden yararlanırım. Konuyu kendi sözcüklerimle özetlerim. Anlatılan bilgiyi görselleştiririm. Önemli bilgilerin olduğu ipuçlarına dikkat ederim. Ünitedeki etkinlikleri yaparım. Yukarıdaki yöntemlerden farklı olarak yaptıklarınız varsa aşağıdaki boşluğa yazınız.. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 17
Sorgular Sorgu, tablolardaki kayıtlardan belirli kriterlere göre işlenen bilgileri göstermeye olanak tanıyan veritabanı nesnesidir. Sorgu, verileri göstermenin yanısıra veriler üzerinde bir eylem gerçekleştirilmesine de izin vermektedir. Basit bir soruyu yanıtlamak, veriler üzerinde hesaplamalar yapmak, farklı tablolardaki verileri birleştirmek, tabloya yeni veriler eklemek, mevcut verileri değiştirmek veya silmek için sorgular kullanılabilir. Sorguları kullanmanın başlıca nedeni; veri fazlalığının içerisinden aranılan kayda en hızlı ve kolay yoldan ulaşma, eldeki verileri kullanarak yeni veriler oluşturabilmektir. Örneğin, 1 milyon kayıtlı bir tablodan ismi Osman olanları bulmak için kısa bir sorgunun hazırlanması yeterli olacaktır. Veritabanına bir sorgu eklemek için Oluştur sekmesinde bulunan Sorgular grubundaki bileşenler kullanılabilir (Resim 21). Sorgular bu bileşenler yardımıyla tasarım görünümünde veya sorgu sihirbazları kullanılarak oluşturulabilirler. Bu anlatımda her iki sorgu hazırlama yöntemine de değinilecektir. Önemli noktaları belirleyiniz Yanda Sorgular konusu yer almaktadır. Bu konuda sorguları kullanma nedenlerini belirten cümlenin altını çiziniz. Form ve Raporlar, verilere, sorgu ya da tablolara yapılan bağlantılar yardımıyla ulaşır. Tablo içindeki veriler üzerinde kısaltma, özetleme ve hesaplama yapabildiği için sorguların kullanılması tasarımı kolaylaştırır. Sorguların işlevi yandaki şekilde yansıtılmıştır. Resim 21. Sorgular Grubu a- Doğrudan tabloya erişim b- Sorguya erişim c- Sorguların tablolara erişimi Resim 22. Form - Tablo - Sorgu İlişkisi Sorgular tablo ya da tablolardaki verileri kullanarak Form, Rapor ve diğer uygulamalara veri/işlem servisi yapan ara birimler olarak düşünülebilir. Uygulamaların doğrudan tablolara erişmelerinin mümkün olduğu unutulmamalıdır. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 18
Sorgu Sihirbazını Kullanarak Sorgu Oluşturma Access programı sorguların manuel olarak tasarlanmalarının yanı sıra sihirbaz kullanılarak da tasarlanmalarına olanak tanımaktadır. Sorgu oluşturulurken sunduğu seçeneklerin çeşitliliği açısından sihirbaz kullanmak daha kolaydır. Sorgu sihirbazı başlatıldığında Basit Sorgu Sihirbazı, Çapraz Sorgu Sihirbazı, Yinelenenleri Bulma Sorgusu Sihirbazı ve Eşleşmeyeni Bulma Sorgusu Sihirbazı olmak üzere 4 farklı sihirbaz seçeneği sunmaktadır. Bu bölümde basit sorgu sihirbazına detaylı olarak anlatılmıştır. Sorgu Sihirbazını Başlatma Resim 23. Yeni Sorgu Sorgu sihirbazını başlatmak için Oluştur sekmesinde bulunan Sorgular grubundaki Sorgu Sihirbazı bileşeni kullanılır. Bu sihirbaz yardımıyla 3 adımda sorgu oluşturulur. Resim 24. Sorgu Sihirbazı Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 19
Beraber yapalım Ali Bey sorgu oluşturmak istiyor. Bu işlemi 3 adımda gerçekleştirecektir. Her bir aşama, aşağıda açıklamaları ile birlikte verilmiştir. Adımları okuduktan veya yaptıktan sonra adımların yanındaki ilgili kutucuğu işaretleyiniz. Sorgu Oluşturma Adım 1 Tablo Seçimi Yaptım/Okudum Sihirbaz, ilk aşamada veri tabanı içindeki tablo ve sorguları listeler. Basit sorgu oluşturulurken istenilen alanlar, veri tabanında bulunan tablolar veya sorgulardan seçilir. Öncelikle sorgulanacak tablo/sorgu seçilir. Bu seçimden sonra tablo/sorgudaki alanlar sol tarafta listelenir. Resim 25. Basit Sorgu Sihirbazı Adım 1 Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 20
Sorgu Oluşturma Adım 2 Alan Seçimi Yaptım/Okudum İstenilen alanlar ilgili tablodan veya sorgudan seçildikten sonra Seçili Alanlar bölümüne aktarılır ve İleri butonuna basılarak diğer adıma geçilir. Resim 26. Basit Sorgu Sihirbazı Adım 2 Bu adımda ise oluşturulan sorguya bir isim verilerek Son butonuna basılır; böylece sihirbaz ile sorgu oluşturma işlemi tamamlanır. Ayrıca Bilgileri görüntülemek için sorguyu aç veya Sorgu tasarımını değiştir seçenekleri ile de oluşturulan sorgu görüntülenebilir veya tekrar organize edilebilir. Sorgu Oluşturma Adım 3 İsimlendirme Yaptım/Okudum Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 21
Resim 27. Basit Sorgu Sihirbazı Adım 3 Tasarım Görünümünde Sorgu Oluşturma Sorgu sihirbazındaki tasarımlar her zaman yeterli olmayabilir. Tasarım görünümünde detaylı sorgular oluşturmak mümkündür. Tasarım görünümünde bir sorgu oluşturmak için Oluştur sekmesinde bulunan Sorgular grubundan Sorgu Tasarımı bileşeni kullanılmalıdır (Resim 28). Resim 28. Sorgu Tasarımı Sorgu Tasarımı bileşeninin kullanımı ile Sorgu Araçları bağlamsal sekmesi görüntülenir. Sorgu oluşturmak için öncelikle sorgular sayfasına özeti alınacak tablolar veya sorgular eklenmelidir. Bu işlem için Sorgu Araçları bağlamsal sekmesinde bulunan Sorgu Ayarları grubundan Tablo Göster bileşeni kullanılmalıdır (Resim 29). Bu bileşen ile sorguda kullanılacak tablolar belirlenebilmektedir. Resim 29. Tablo Göster Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 22
Sorgularda kullanılacak veriler tabloladan veya sorgular sonucunda üretilen verilerden olabilir. Görüntülenen Tabloyu Göster penceresinde veri tabanı içerisinde kaydedilmiş sorguların ve tabloların tamamı listelenir (Resim 30). Bu pencereden sorguda kullanılacak tablolar veya sorgular Sorgu sayfasına eklenir. Sorgularda kullanılacak veriler tabloladan veya sorgular sonucunda üretilen verilerden olabilir. Ekleme işlemi tamamlandıktan sonra görüntülenen sorgular sayfasında hangi tabloların özeti alınacaksa o tabloların ilgili alanlarına çeşitli kriterlere göre ölçütler girilebilir. Resim 30. Tabloyu Göster 1 2 Resim 31. Sorgu Tasarımı Resim 31 de 1 numara ile gösterilen alanda Tabloyu Göster penceresinden seçilen tablolar veya sorgular görüntülenir. Bu bölümde görüntülenen tabloların alanları listelenir. İstenilen tablonun herhangi bir alanına çift tıklanarak veya sorgu oluşturma alanına sürüklenerek seçilen alanlar 2 numaralı bölümde görüntülenir. Bu bölümde sorguda hangi bilgilerin görüntüleneceği belirtilir. Bu bölümde alanlar çeşitli ölçütlere göre organize edilebilir. Örneğin tabloda kişiye ait birçok bilgi bulunurken sorgu sadece ad, tel ve e-mail alanlarını gösterebilir. Böyle bir Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 23
durumda 2 numaralı alanda bu üç sütun yer almalıdır. Uygulama örneğinde sorguya 5 alan eklenmiştir. Sorgular, Access içerisinde görsel olarak oluşturulmasına rağmen arka planda SQL (Structured Query Language) adı verilen bir sorgu dili kullanılır. Bu dil tüm veri tabanları için ortaktır. Bu sayede uygulamalar, veri tabanı yönetim sisteminden bağımsız olarak veri tabanları üzerinde işlem yapabilir. Sorguya Ölçüt Vermek Kullanılan sorgularda verileri filtrelemek veya ekrana sadece istenen kayıtları getirmek için hazırlanan sorgulara belirli ölçütler (kriterler) uygulanır. Resim 32 de görüldüğü gibi ızgaradaki ölçüt alanının karşısına filtreleme kriterleri yazılabilir, alt satıra geçmek kaydı ile istenildiği kadar ölçüt verilebilir. Ölçüt kısmına doğrudan metin ve sayı yazılabildiği gibi >, <, = gibi mantıksal operatörlerde yazılabilir. Ölçütler sorguların vazgeçilmez bileşenleridir. Bilgisayar uygulamalarında sıklıkla bu ölçütlere ihtiyaç duyulur. Örneğin, notu 50 den fazla olan öğrencilerin isimlerinin listelenmesi istendiğinde ölçüt not>50 şeklinde belirlenir. Benzer bir şekilde burs alan öğrencilerin listelenmesi istendiğinde burs=evet ölçütü kullanılır. Sorguya ölçüt eklemek için ilgili alanın ölçüt kısmına doğrudan metin ve sayı yazılabildiği gibi >, <, = gibi mantıksal operatörlerde yazılabilir. Resim 32. Ölçüt Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 24
Sıralama Veri tabanlarında, tablolara doğrudan veya formlar aracılığıyla sürekli bir veri girişi yapılır. Bu veriler (kayıtlar) arttıkça kontrol edilemez hâle gelebilir. Access içinde sorgular; metin, sayı, tarih gibi veri türlerindeki alanları artan veya azalan şekilde sıralayabilir. Uygulama örneğinde Metin veri türünde tanımlanan adi ve soyadi alanları Artan düzeninde sıralandığında tablodaki kayıtlar alfabetik olarak küçükten büyüğe doğru sıralanacaktır. Aşağıdaki tabloda, Access'teki artan ve azalan sıralama düzenleri gösterilmiştir. Access programında bir alandaki kayıtları sıralamak için Sorgu, Tasarım Görünümünde açılmalıdır. Ardından Resim 33 te görüldüğü gibi ilgili bölümden tablo adı, alanı ve sıralama düzeni belirlenir. Böylece kayıtlar artan veya azalan düzende sıralanmış olur (Resim 33). Resim 33. Sırala Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 25
Parametrik Sorgu Oluşturmak Access programı ile hazırlanan sorgularda ölçütler sorgu oluşturma esnasında belli olmayabilir. Yani bazı durumlarda sorgu kriterlerinin çalışma anında belirlenmesi gerekir. Örneğin kullanıcının seçtiği ildeki şubelerin isimleri listeleneceğinde il_adi alanına ait ölçütün çalışma esnasında belirlenmesi gerekebilir. Böyle bir durumda her defasında sorguyu tasarım görünümünde açıp değişiklik yapmak yerine sorguya parametre atanabilir. Sorguya parametre atamak için ölçüt alanına *Kriter Adı+ köşeli parantezler içerisinde bir metin yazılıp sorgu çalıştırıldığında Access programı Parametre Değerini Gir adında bir iletişim kutusu görüntüler. Bu iletişim kutusundan ölçüt belirlenir ve sorgu bu ölçüte göre çalışmaya devam eder. Access programında sorguları çalıştırmak için Sorgu Araçları bağlamsal sekmesinde bulunan Sorgu Türü grundaki Çalıştır bileşeni kullanılmalıdır. Sorguların önemli avantajlarından biri de biren fazla tablodaki verileri tek bir tablo gibi sunabilmesidir. Birden fazla tablo kullanıldığında tabloların ilişkili olması gerekir. Resim 34. Parametre Değerini Gir Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 26
Birden Fazla Tablo Kullanarak Sorgu Oluşturmak Oluşturulan sorguda hiçbir ilişki kurulmaz ise tablodaki kayıt sayılarının çarpımı kadar anlamsız kayıt listelenir. O yüzden çok tablolu sorgularda mutlaka ilişki belirtilmelidir. Tablo zaten ilişkili ise sorgu esnasında bu ilişkiler korunur. Ancak sadece sorgularda geçerli olacak ilişkileri belirtmek gerekir. Bu işlem Access te oldukça kolay bir şekilde yapılır. Sorguda birden fazla tablo kullanmak için tablolar ekrana aktarılmalı ve sütunları tasarım ızgarasına yerleştirilmelidir. İlişki tıpkı tablo ilişkilendirmede olduğu gibi alanlar arasında sürükle bırak (çizgi) işlemi ile yapılır. Resim 35. Birden Fazla Tablo Kullanarak Sorgu Oluşturma Adımları yazalım Ali Bey birden fazla tablo kullanarak sorgu oluşturmak istiyor. Ali Bey in izlemesi gereken 3 aşamayı boşluklara sırasıyla yazınız. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 27
Sorgu Türleri Seçme Sorgusu Oluşturma Seçme sorgusu, sorgulama işlemlerinde en çok kullanılan sorgu türüdür. Seçme sorgusu ile tablodan istenilen alanlar gösterilebilir, belli alana göre filtreleme yapılabilir. Örneğin A firmasının günlük satışları tabloya aktarılmaktadır. Gün sonunda 30 TL ve üzeri satışları görmek isteyen şirket yetkilisi seçme sorgusu kullanarak bu isteğini gerçekleştirebilir. Bu işlem için ölçüt fiyat>30 şeklinde olacaktır. Silme Sorgusu Oluşturma Silme sorgusu istenilen kaydın silinmesi için kullanılır. Örneğin B firmasının ürünleri arasından X maddesinin satışı durdurulmuştur. Bu ürünün tablodan çıkarılması için silme sorgusu kullanılabilir. Güncelleştirme Sorgusu Oluşturma Güncelleştirme sorgusu istenilen herhangi bir alanının güncelleştirmesi için kullanılır. Örneğin C firmasının veri tabanında personel tablosu yer almaktadır. Bu personellere ait maaş alanı da bulunmaktadır. Ay sonunda 500 TL üzeri satış yapan elemanların maaşları %10 arttırılacaktır. Güncelleştirme sorgusu ile bu işlem yapılabilir. Boşlukları doldurunuz Aşağıdaki grafikte Sorgu Türleri ve tanımları bulunmaktadır. Grafikteki boşluklara uygun tanımları yazınız. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 28
SORGU OLUŞTURMA UYGULAMASI Sorgular, genel olarak belli kriterlere uyan verileri göstermek, birden fazla tablodaki verileri birleştirmek, listelemek ve veriler üzerinde birtakım hesaplamalar yapmak için kullanılır. Sorgular yardımıyla normalde tabloda bulunmayan ancak tablodaki verilerden hesaplanarak elde edilen yeni değerler oluşturulabilir. Bu bölümde yapılan satışların tutulduğu bir tablo üzerinden sorgulama işlemlerine ait uygulamalara yer verilecektir. Sorgulama işlemlerinin yapılacağı örnek tablo tasarımı aşağıda yer almaktadır. Uygulamaya geçmeden önce sorgu oluşturulacak tablo kısaca incelenmelidir. Resim 36 da tasarımı görülen tabloda satışla ilgili 4 alan bulunmaktadır. Resim 36. Uygulama Örneği Müşteri Tablosu Resim 37 de tablo içindeki veriler görülmektedir. Bu tablo önceden anlatılan adımlarla oluşturulabilir. Resim 37. Uygulama Örneği Müşteri Tablosu Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 29
Tablo ve alanları incelendikten sonra sorgu uygulamaları yapılabilir. Bu uygulamalarda aşağıdaki işlemleri gerçekleştiren 3 sorgu tasarımı adım adım gösterilecektir. 1. Yapılan satışlardan 50 TL ve üzeri olanların listelenmesi 2. Ahmet adlı personelin yapmış olduğu satışlar 3. Satışlardan elde edilen %10 luk primlerin listelenmesi Beraber yapalım Ali Bey sorgu uygulaması yapmak istiyor. Yukardaki 3 adımı gerçekleştirecektir. Her bir aşama, aşağıda açıklamaları ile birlikte verilmiştir. Adımları okuduktan veya yaptıktan sonra adımların yanındaki ilgili kutucuğu işaretleyiniz. Uygulama Adım 1 Yapılan satışlardan 50 TL ve üzeri olanların listelenmesi Yaptım/Okudum Sorgu oluşturulması için Oluştur sekmesinden Sorgu Tasarımı seçeneği tıklanır. Müşteri tablosu bölüme eklenir. Görüntülenmesi istenen alanlar çift tıklanır. Bu örnekte var olan alanlar kullanılarak yapılmak istenen işleme göre ölçüt kullanmak yeterli olacaktır. satistutarı 50 TL üzerindeki kayıtlar görüntüleneceği için ölçüt kısmına >50 yazılır. Tasarım sekmesinden Çalıştır seçeneği kullanılarak kayıtlara ulaşılır. Resim 38. Uygulama Örneği - Adım 1 Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 30
Uygulama Adım 2 Ahmet adlı personelin yapmış olduğu satışlar Yaptım/Okudum Sorgu oluşturulması için Oluştur sekmesinden Sorgu Tasarımı seçeneği tıklanır. Müşteri tablosu bölüme eklenir. Görüntülenmesi istenen alanlar çift tıklanır. Bu örnekte de yukarıdaki örnekte olduğu gibi var olan kayıtlardan seçme sorgusu yapılacaktır. personeladi Ahmet olan kayıtlar görüntüleneceği için ölçüt kısmına Ahmet yazılır. Tasarım sekmesinden Çalıştır seçeneği Resim 39. Uygulama Örneği - Adım 2 kullanılarak kayıtlara ulaşılır. Uygulama Adım 3 Satışlardan elde edilen %10 luk primlerin listelenmesi Yaptım/Okudum Bu örnekte yapılan satışlardan elde edilen %10 luk primler listelenmek istenmektedir. Dikkat edilirse primin sadece %10 olduğu bilinmekte ve tabloda prim adında bir alan bulunmamaktadır. Bu yeni alan sorgu ile kolaylıkla oluşturulabilir. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 31
Resim 40 ta görüldüğü gibi var olan alanlar eklendikten sonra var olmayan prim alanı için Alan kısmına Prim : *satistutari+*10/100 ifadesi yazılmıştır (Resim Resim 40. Uygulama Örneği - Adım 3 41). Bu ifade de Prim alan adını, : dan sonraki ifade ise alanda gösterilecek değeri belirtmektedir. Bu yeni değer ise satistutari alanının %10 u hesaplanarak bulunur. Hesap Alanı Alan Adı : (Formül) Örnek... : Prim:[satisTutari*10/100] Resim 41. Hesap Alanı Yazım Örneği İçeriği değerlendiriniz Tebrikler! Üniteyi tamamladınız. Bu üniteyi konu içeriği, anlatım tarzı, görseller ve etkinlikler açısından değerlendiriniz. (Örn: 1: Kötü, 2: Orta 3: İyi) 1 2 3 Ünitenin anlatım yapısı konuyu anlamamı kolaylaştırdı Karışıklığa neden olan anlatım ve gösterimler yoktu Ünitedeki konuların sırası iyi ayarlanmıştı Ünitedeki konular yeterliydi Ünitedeki etkinlikler konuyu anlamamı sağladı Ünitedeki etkinlikler öğrenmemi takip etmemi sağladı Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 32
Özet Access 2010 Bir veri tabanı tasarımı yapılmadan önce ihtiyaç duyulan bilgiler belirlenmeli ve bu bilgiler gruplandırılarak tablo taslakları oluşturulmalıdır. Bu taslaklara göre, tablo içerisinde kullanılan alanlar ve veri türleri (metin, sayı, not vb.) tanımlanır. Tabloların tasarımında en önemli hususlardan biri tablolar arası ilişkileri sağlayan birincil anahtarların (personel no, T.C. kimlik no, fatura no vb.) belirlenmesidir. Bu ilişkiler Access içerisinde görsel olarak kolaylıkla oluşturulabilir. İlişkili tablolara iç içe açılan görünümler veya liste kutuları yardımıyla kolaylıkla veri girişi yapılabilir. Sorgular, genel olarak belli kriterlere uyan verileri göstermek, birden fazla tablodaki verileri birleştirmek, listelemek ve veriler üzerinde birtakım hesaplamalar yapmak için kullanılır. Sorgular oluşturulurken tablo seçimi, alan seçimi, gerekiyorsa ölçüt belirleme ve sıralama işlemleri yapılır. Böylece sorgular, seçilen alanlardaki verileri bu ölçüt ve sıralama ayarlarına göre listeler. Arzu edilirse tablo alanları üzerinden hesaplama yapılarak üretilen yeni değerleri içeren hesaplama alanları oluşturulabilir. Sorgular; silme, güncelleme, ekleme gibi işlemlere izin verir. Ancak bu bölümde seçme sorguları üzerinde durulmuştur. Sonraki bölümde form ve rapor tasarımları anlatılacaktır. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 33
Düşünüp açıklayınız Ünitedeki kutucuklar içerisinde yer alan etkinlikleri düşünüp bu etkinliklerin size hangi açılardan yararlı olduğunu açıklayınız. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 34
Değerlendirme sorularını sistemde ilgili ünite başlığı altında yer alan bölüm sonu testi bölümünde etkileşimli olarak cevaplayabilirsiniz. DEĞERLENDİRME SORULARI 1. Veri tabanı tablosunda öğrenci numaralarının olduğu alanda öğrencilere aynı numaranın verilmesini önlemek için aşağıdaki alan özelliklerinden hangisi yapılmalıdır? a. Sıralı Evet b. Gerekli Evet c. Geçerlilik Kuralı Evet d. Geçerlilik Metni Evet e. Sıfır Uzunluk İzni Evet 2. Yandaki tabloda Dogum Tarihi alanını önceden tanımlanmış bir veri türü şeklinde ayarlamak için aşağıdaki alan özelliklerinden hangisi kullanılmalıdır? a. Arama Sihirbazı b. Geçerlilik Kuralı c. Giriş Maskesi d. Varsayılan Değer e. Biçim 3. Yandaki tabloda "Askerlik durumu" alanını resimde gösterildiği gibi ayarlamak için hangi veri türü kullanılmalıdır? a. Metin b. Not c. OLE Nesnesi d. Evet/Hayır e. Ek 4. Tablolardaki kayıtlardan belirli kriterlere göre işlenen bilgileri göstermeye olanak tanıyan veritabanı nesnesi aşağıdakilerden hangisidir? a. Form b. Sorgu c. Rapor d. Tablo e. Makro 5. Yandaki tabloda sadece askerliğini yapmış olan kişileri görüntülemek için aşağıdaki sorgu türlerinden hangisi kullanılmalıdır? a. Silme Sorgusu b. Güncelleştirme Sorgusu c. Çapraz Sorgu d. Basit Sorgu e. Seçme Sorgusu Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 35
6. Sorgu oluşturmak için aşağıdaki adımlardan hangisi izlenmelidir? a. Tablo Seçimi İsimlendirme Alan Seçimi b. Alan Seçimi İsimlendirme Tablo Seçimi c. Tablo Seçimi Alan Seçimi İsimlendirme d. Alan Seçimi Tablo Seçimi İsimlendirme e. İsimlendirme Tablo Seçimi Alan Seçimi 7. I. Sorgular, tablodaki verileri yedekler. II. Sorgu ölçütleri, sayısal değerler ve metin ifadeleri içerebilir. III. Sorgular yardımıyla tablolar üzerinde veri ekleme ve değiştirme işlemleri yapılabilir. Veri tabanlarına ilişkin yukarıdaki ifadelerden hangisi ya da hangileri doğrudur? a. Yalnız I b. Yalnız II c. I ve II d. II ve III e. I, II ve III 8. Yandaki resimde Satistutari ölçütü ile aşağıdaki işlemlerden hangisi ya da hangileri yapılır? I. Sorguda satış tutarı alanı yer alır. II. III. Satış tutarı alanı gizlenmemiştir. Satış tutarlarının tamam 50 den büyük olacak şekilde güncellenmiştir. a. Yalnız I b. Yalnız II c. I ve II d. II ve III e. I, II ve III 9. Tablonun bir alanındaki veri, bir başka tablodan geldiğinde ya da bu alan için bir başka tablodaki veri kullanıldığında veri türü olarak aşağıdakilerden hangisi seçilmelidir? a. Hesaplanmış b. Arama Sihirbazı c. Otomatik Sayı d. Ole Nesnesi e. Köprü 10. Sorgularda farklı tablolardan veri çekmek için öncelikle hangi işlem yapılmalıdır? a. İlişkilendirme b. Birincil anahtar ekleme c. Ölçüt belirleme d. Form oluşturma e. Hesaplama alanı ekleme Cevap Anahtarı: 1.A, 2.C, 3.D, 4.B, 5.E, 6.C, 7.D, 8.C, 9.B, 10.A Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 36