Excel Ürün Veri Yükleme Modülü Exel Ürün Veri Yükleme Modülü bir Excel dosyası aracılığı ile neticaret sistemine yeni ürün yüklemesi ve/veya mevcut ürünlerin güncellenmesi işlemlerini gerçekleştirmek amacıyla hazırlanmış bir araçtır. 1 Excel Dökümanının hazırlanması. Aşağıda yeralan örnek ekran görüntüsünde de görüldüğü üzere oluşturulacak Excel dosyasında önce urunler adında bir çalışma sayfası (Work Sheet) oluşturulmalıdır. Bu çalışma sayfasının ilk satırı verilerin Alan adlarını içeren satırdan oluşmalıdır (Alan adlarını içeren satır çalışma sayfasında mutlaka olmalıdır). Alan adlarını içeren satırın altında ise sisteme yüklenecek ürünlere ait bilgiler yeralacaktır. Exel Veri yükleme sistemi ile bir seferde enfazla 1000(bin) adet ürüne ait işlem yapılabilir. Diğer bir deyişle hazırlanacak dosyalarda ürün sayısı 1000 i geçmemelidir. Veri yükleme için hazırlanacak Excel dökümanı Excel 97-2003 formatında olmalıdır. Şekil 1 Örnek Excel döküman yapısı islem_tipi Alanı İşlem tipi satırı her bir ürün için yapılacak işlemi belirler. E: Yeni kayıt ekleme işlemi, işlem tipi E olan satırlarda yeni ürün kaydı ekleme işlemi yapılır. Sisteme yeni eklenecek ürünler için kullanılır. Yeni ürün ekleme işleminde işlem tipi ile birlikte Alan Bilgileri bölümündeki tabloda yeralan işaretli alanların olması gerekmektedir. Diğer alanlar isteğe göre dökümana eklenebilir. Sisteme daha önceden eklenmiş bir ürün için E işlem tipi seçilirse, güncelleme sırasında bu kayıt için hata oluşacaktır. G: Güncelleme işlemi, G işlem tipi daha önceden sisteme girişi yapılmış ürün bilgilerini güncelleme amaçlıdır. Dolayısıyla bu işlem tipinde ancak sistemde ürün kodu mevcut olan
ürünlerin güncellenmesi yapılacaktır. Güncelleme işlemi için islem_tipi ve urun_kodu alanları ile birlikte güncellenmesi istenen alanların olması yeterlidir. Örneğin sadece ürünlerin stok durum bilgisi değiştirilmek isteniyorsa; islem_tipi, urun_kodu ve stok_durum alanlarının olduğu bir Excel dökümanı hazırlamak yeterli olacaktır. Dolayısıyla Güncelleme işlemi için hazırlanacak dökümanda sadece güncellenmesi istenen alanların yeralması gerekmektedir, diğer bir ifade ile güncellenmesi istenmeyen alanları içeren sutunlar dökümandan çıkarılmalıdır. Sistemde olmayan bir ürün dökümanda G işlem tipi olarak işaretlenirse, güncelleme işlemi sırasında bu işlem için hata oluşacaktır. Sadece stok durum bilgisini güncelleyen döküman örneği Maliyet fiyatı ve 1. Fiyat bilgilerini güncelleyen döküman örneği Şekil 2 Günceleme işlemi örnek Excel dökümanları O: Otomatik belirlenen işlem, bu işlem tipinde yapılacak işlemin türüne sistem otomatik olarak kendisi karar verir. İlgili satırdaki urun_kodu sistemde yoksa Ekleme, varsa Güncelleme işlemi yapılır. Sistemde ürünlerin var olup olmadığı ürün kodlarına (urun_kod alanı) göre belirlenir. O işlem tipinin bir dezavantajı diğer iki işlem tipine göre daha az performanslı çalışmasıdır. Eğer yapılacak işlem tipi kesin olarak bilinmiyorsa (Ekleme veya Güncelleme) bu işlem tipinin kulanılmaması önerilir. Sayısal alanların Hücre formatı Sayısal veri içeren hücrelerin (cell) Hücre format(format cells) özelliği hücrenin Alan tipine uygun olmalıdır. Bu alanlar için Genel (General) veya Sayı(Number) olarak işaretlenebilir. Örneğin 1. Fiyat bilgisini tutan fiyat_1 Alanının formatı aşağıdaki şekillerde olabilir.
Şekil 3 Sayısal Alanları Hücre formatı Resim yolları Resim yollarını belirtirken sistem içindeki resim yolları belirtilmelidir. Örneğin; Neticaret Admin panelinde yeralan Dosya yükleme yardımcısı aracılığı ile Ürün resimleri altında her marka için bir dizin oluşturulmuş ve ürünlere ait resimler ilgili marka dizininin altına yükleniyor olsun. Bu durumda resim yolu şu şekilde olacaktır ; marka/resim.jpg. Örneğimizi daha detaylı bir hale getirecek olursak, kodu urun_1 olan BENQ marka bir ürünün küçük resim dosyasının adı urun_1k.jpg olsun. Yine ürünümüze ait resimler senaryomuzdaki gibi Ürün resimleri altında benq adında açılan bir dizin içine yüklenecek olsun, bu durumda Excel dökümanımızda bu ürünün resim_k alanına girilecek değer benq/urun_1k.jpg şeklinde olacaktır. 2 Alan Bilgileri Aşağıda Excel dokümanında yeralabilecek alanlar ve açıklamaları yeralamaktadır. ALAN ADI ALAN TİPİ AÇIKLAMA islem_tipi Metin(1) Yapılacak işlem tipini ifade eder E-Yeni Kayıt Ekleme G-Mevcut Kayıt Günceleme O-Otomatik ayarla urun_kod Metin(20) Ürün Kodu urun_tanim Metin(100) Ürün Tanımı grup_kod Metin(30) Ürün grup kodu marka_kod Metin(30) Marka Kodu durum TamSayı(1) Ürün durumu 1-Aktif 2-Pasif 3-Ent. Yeni (Tedarik entegrasyonu için kullanılır) 4-Ent. Pasif(Tedarik entegrasyonu için kullanılır)
bayi_ozel TamSayı(1) Bayiye özel 0-False (Hayır) 1-True (Evet) stok_durum TamSayı(1) Stok durumu 1-Yok 2-Yolda 3-Kritik stok 4-Var 5-Sipariş üzerine stok_bilgi Metin(50) Stok açıklaması stok_tarih Metin(10) Tahmini varış tarihi maliyet Sayı(18,2) Maliyet fiyatı fiyat_1 Sayı(18,2) 1. fiyat fiyat_2 Sayı(18,2) 2. fiyat fiyat_3 Sayı(18,2) 3. fiyat fiyat_4 Sayı(18,2) 4. fiyat fiyat_5 Sayı(18,2) 5. fiyat doviz_kod Metin(10) Döviz kodu birim_kod Metin(20) Birim kodu resim_k Metin(80) Küçük resim yolu resim_b Metin(80) Büyük resim yolu resim_b2 Metin(80) 2. Büyük resim yolu resim_b2_ust TamSayı(1) 2.büyük resmi yeni pen aç. 0-False (Hayır) resim_b2_url url 1-True (Evet) Metin(200) 2. resim için url Metin(200) Ürün hakkında detay içeren URL oneri_1 Metin(20) 1.Önerilen ürün oneri_2 Metin(20) 2.Önerilen ürün temel_ozellik Metin(500) Temel Özellikler puan TamSayı(4) Puan desi Sayı(6,2) Kargo ağırlığı kdv Sayı(10,2) KDV oranı kdv_tip TamSayı(1) KDV bilgisi 1-KDV haric 2-KDV dahil tedarikci_kod Metin(40) Tedarikçi kodu(tedarik entegrasyonu için) Tablo 1 Alan bilgileri 3 Hazırlanan Dökümanın Yüklenmesi Excel Veri Yükleme işlemi için Neticaret Sistemi Yönetim Paneli > Ürün Yönetimi bölümü altına Excel veri yükleme menüsü eklenmiştir. Yüklenecek Excel dökümanı önceki bölümlerde anlatılan şekilde hazırlandıktan sonra aşağıdaki adımları izleyerek sisteme yükleyebilir, gerekli güncellemeleri yapabilirsiniz.
Şekil 4 Admin paneli görüntüsü 1. Hazırlanan Excel dökümanını seçin ve Yükle tuşuna basın. Şekil 5a Excel Veri yükleme yardımcısı adım 1
2. Dosya yükleme işlemi başarıyla sonuçlandıktan sonra ekrana gelen linki tıklayarak veri yükleme işlemini başlayabilirsiniz. Şekil 5b Excel Veri yükleme yardımcısı adım 2 3. Yükleme işlemi tamamlamasının ardından aktarılan ürün ve varsa oluşan hatalar ile ilgili bilgiler ekrana gelmektedir. Şekil 5c Excel Veri yükleme yardımcısı adım 3 4 Sitedeki Ürün Bilgilerinin Dışarı Alınarak Güncellemesi Excel Ürün veri günceleme modülü ile birlikte Ürün Yönetimi >Ürün Arama ekranı üzerinde yeralan Excel, Word ve XML dışarı veri alma özelliği yenilenmiştir. Bu arabirim sayesinde sitede bulunan Ürün bilgileri once Excel olarak dışarı alınıp istenen değişiklikler yapıldıktan sonar tekrar Siteye yüklenebilecektir. Aşağıda Ürün bilgilerinin Excel Formatında dışarı alınması ve üzerinde değişiklik yapılarak, Siteye geri yüklemeye uygun hale getirilmesi anlatılmaktadır.
Şekil 6a Ürünlerin Excel olarak dışarı alınması adım 1 1. Ürün yönetimi > Ürün arama ekranından güncellenecek ürünler bulunur. Not : Dışarı aktarılmak istenen ürün sayısı 1000(bin) adetten fazla olması durumunda 9:00 ile 21:00 saatleri arasında Dışarı aktarım butonları ekrana çıkmamaktadır. 2. Ekranın Sol Alt köşesinde bulunan dışarı aktarım seçeneklerinden Excel olanı seçilir. 3. Gelen ekranda günceleme yapılacak alanlar seçilir ve Hazırla butonuna basılır. Şekil 6b Ürünlerin Excel olarak dışarı alınması adım 2
4. Hazırla butonuna basıldıktan sona ekrana hazırlanan Excel dosyası bilgisayara kaydedilir. Şekil 6c Ürünlerin Excel olarak dışarı alınması adım 3 5. Bilgisayara kaydedilen Excel dosyası açılarak istenen değişiklikler yapılır. Excel dosyası açılırken, açılmakta olan dosyanın formatının farklı olduğunu belirten bir uyarı mesajı çıkabilir, bu uyarı ekranında Evet(Yes) butonuna basılmalıdır. Bu uyarının sebebi dökümanın HTML tabanlı olarak hazırlanmış olmasıdır. Şekil 7 Güncelenen ürün bilgileri örneği 6. Değişiklikler tamamlandıktan sonra Excel dökümanı Excel 97-2003 formatında kaydedilmelidir. Hazırlanan döküman 3. Bölümde anlatılan adımlar izlenerek sisteme aktarılır.
Şekil 8 Güncellenen Excel dosyasının kaydedilmesi.