SGK Otomasyon Tanıtım ve Kullanım Kılavuzu

Transkript

1 SGK Otomasyon Tanıtım ve Kullanım Kılavuzu İçindekiler 1.Bölüm: Programın Amacı ve Size Katacakları 2.Bölüm: Programın Genel Özellikleri 3.Bölüm: Programın Kurulumu 4.Bölüm: Programın Kullanımı

2 1.Bölüm: Programın Amacı ve size katacakları SGK otomasyon sistemi sizi devletin SGK internet sitelerinin hantal ve zor yapısından kurtarıp daha hızlı ve daha kolay bir şekilde işlemlerinizi gerçekleştirmek için tasarlanmış bir uygulamadır. E-Bildirge ile SGK sitesine gitmeden işlemlerinizi yapabilirsiniz Birden fazla şirketi tek bir program üzerinde yönetebilir ve şirketler arasında hızlı geçiş yapabilirsiniz.

3 2.Bölüm: Programın Genel Özellikleri SGK Otomasyon sistemini 6 ana başlık altında toplayabiliriz. E-Bildirge Sigortalı İşe Giriş-İşten Çıkış İşlemleri Vizite İşlemleri (Çalışılmadığına dair Bildirimler) İş Kazası Meslek Hastalıkları İş Yeri Borç Bilgisi İş Yeri Tescil İşlemleri Neler Yapabilirim? E-Bildirge Sigortalı İşe Giriş-İşten Çıkış İşlemleri

4 Vizite İşlemleri İş Kazası Meslek Hastalıkları İş Yeri Borç Bilgisi İş Yeri Tescil İşlemleri

5 3.Bölüm: Programın Kurulumu Program Windows işletim sistemleri üzerinde çalışan bir setup.exe dosyası ile size gelmektedir. Dosyaya çift tıklandığında kurulum işlemi başlayacaktır. Next butonuna basarak kuruluma devam ediyoruz. Next butonuna basarak kuruluma devam ediyoruz.

6 Install butonuna basarak kurulum işlemine devam ediyoruz. Kurulum bittikten sonra Finish butonuna basarak kurulumu tamamlıyoruz. Masaüstünde SGK OTOMASYON ikonumuzu görebiliriz. Artık yapmamız gereken ikona çift tıklayarak uygulamamızı başlatmak.

7 4.1 Login ve Ana Menu 4.Bölüm: Programın Kullanımı Uygulamanın çalışması için masaüstümüzdeki SGK OTOMASYON ikonuna çift tıklamamız yeterlidir. Karşımızı Sisteme giriş yapacağımız Login ekranımız gelecektir. Size tanımlanmış kullanıcı adı ve şifrenizle sisteme giriş yapmalısınız. Giriş yaptıktan sonra karşımıza Ana Menümüz geliyor. Bu ekranda Kullanıcınıza tanımlanmış size Admin tarafından yetki verilen menüleri göreceksiniz.

8 4.2 Tanımlama Ekranları Sisteme giriş yapıldıktan sonra bazı tanımlamaların yapılması gerekmektedir. Bunun için Ana Menu ekranında sağ üst köşede bulunan ikonuna tıklamanız ve açılan menüden gerekli işlemleri yapmanız gerekmektedir Şirket Ekleme Şirket ekleme ekranı sadece Admin statüsündeki kişilere açık olup diğer kullanıcıların görmesine kapalı bir ekrandır. Bilgilerin gizliliği açısından tamamen şifrelenmiş bir şekilde sistem tarafından tutulmaktadır. Bu ekranda yapılması istenen şirketinizin bilgilerinin girilmesidir. Ekranda Yeni Kayıt butonuna bastıktan sonra Kısa Kod, Kullanıcı Kodu, Kullanıcı Kodu 2, Sistem Şifresi, İş yeri Şifresi bu bilgileri girerek Veri Çek butonuna basmanız diğer bilgilerin SGK sisteminden çekilip ekrana getirilmesi için yeterli olacaktır. Kısa Kod : Sizin belirleyeceğiniz şirketin kısa bir adı olmalıdır. Şirket Seçimlerinde bu kodla işlem yapılacaktır. Örnek :100-Konya Merkez Şubesi

9 Kullanıcı Oluşturma Kullanıcı oluşturma ekranı sadece Admin statüsündeki kişilere açık olup diğer kullanıcıların görmesine kapalı bir ekrandır. Bilgilerin gizliliği açısından tamamen şifrelenmiş bir şekilde sistem tarafından tutulmaktadır. Bu ekranda yapılması istenen sisteme giriş yapacak kullanıcıların tanımlanması ve yetkilendirme işlemidir. Ekranda Yeni Kayıt butonuna bastıktan sonra Kullanıcı Adı, Şifre alanlarını doldurmanız gerekmektedir sonrasında kullanıcıya vermek istediğiniz şirket ve her şirket için ekran yetkilendirmelerini seçebilirsiniz Kullanıcı Oluşturma Dosya yolları ekranı kullanıcı bazlı olup herkese açık bir ekrandır. Burada istenen sistem için gerekli olan dosya yollarının kullanıcı bazlı belirlenmesidir.

10 Uygulamada kendi bilgisayarınızda Dosya yolları tanımlayabildiğiniz gibi FTP veya Ortak klasörlerde belirtebilirsiniz. Toplu XML Gönderim: Bu Dosya yolu E-Bildirge ekranından SGK sistemi üzerinden yaptığınız aylık XML bildirimlerinin okunduğu dosya yoludur. Dosya isimlerinin önemi olmadan XML dosyalarınızı bu dosya yoluna koyarsanız sistem buradaki dosyaları alıp SGK sistemine otomatik olarak gönderiyor. Aylık Bildirim: Eğer sisteminiz aylık bildirimler için XML oluşturmuyorsa XML gönderim ekranına EXCEL dosyası yükleyerek XML dosyanızı oluşturup gönderebilirsiniz. Oluşan XML dosyasını saklamanız için gerekli olan bir dosya yoludur. Toplu İşe Giriş XML Kayıt: Toplu işe girişler için sisteme yüklediğiniz EXCEL dosyasından oluşan XML dosyasını saklamanız için gerekli olan dosya yoludur. Toplu İşten Çıkış XML Kayıt: Toplu işten çıkış için sisteme yüklediğiniz EXCEL dosyasından oluşan XML dosyasını saklamanız için gerekli olan dosya yoludur. Tahakkuk/Hizmet Belgeleri: Onaylanmış APHB dosyalarının sisteme kaydedilmesini istediğiniz dosya yoludur. Sistemlerde bu işlemleri yapmadan önce bu dosya yollarını tanıtmanız gerekecektir aksi halde sistem dosya yollarının tanımlanmadığına dair sizi uyaracaktır Excel Aktarım Dosyaları Sistemde gerekli olan bazı dosyalar tanımlanmıştır. İndirme işlemini yaptıktan sonra verilerinizi doldurarak aktarım sağlayabilirsiniz.

11 4.3 E-Bildirge Bu ekranda yapılacaklar 2.Bölüm: Programın Genel Özellikleri kısmında belirtilmiştir XML Dosya Gönderimi XML Dosya gönder butonuna tıkladıktan açılan ekranın sol tarafında yetkili olduğunuz şirketleri göreceksiniz. Giriş yapmak istediğiniz şirketin üzerine çift tıklayarak o şirket ile işlemleri yapmaya başlayabilirsiniz. Şirkete giriş yapar

12 yapmaz sistem sizden XML dosyanızın olduğu dosya yolunu isteyecektir eğer ERP sisteminiz tarafından oluşturulan bir XML dosyanız varsa onu seçip Dosyayı Gönder demeniz yeterli olacaktır. Eğer herhangi bir XML dosyanı yoksa Excel Aktarım Dosyalarından indirmiş olduğunuz Aylık Bildirgeler Excel dosyasını istenilen formatta doldurup Aylık Bildirge Aktar butonuna basarak sisteme yükleyebilirsiniz. Yükleme işleme sırasında Uygulama gerekli kontrolleri yapacaktır. Sisteme yükledikten sonra yukarıdaki ekranda görüldüğü gibi bir yapı oluşacaktır. XML Gönder seçeneğine bastığınız anda Dosya SGK nın istediği formata çevrilip sizin belirttiğiniz dosya yolunda saklanacak ve size alttaki resimdeki gibi bir soru soracaktır. Yes butonuna bastığınız anda dosyanız SGK sistemine yüklenecektir.

13 Toplu XML Dosya Gönderimi Toplu XML gönderim ekranında yapmanız gereken sadece XML dosyalarınızı Dosya Yolları ekranında belirttiğiniz dosya Yoluna koymak daha sonradan Sistem Dosya isimlerinin önemi olmaksızın seçtiğiniz şirketlerin XML dosyalarını bulup gönderme işlemini yapmaktadır.

14 Onaylanmış APHB (Tahakkuk ve Hizmet Belgeleri) Bu ekranda Onaylanmış Tahakkuk ve Hizmet Dokümanlarınıza ulaşabilirsiniz. Bunları görüntüleyip, çıktısını alıp, indirebilirsiniz bu işlemleri tekli yapabildiğiniz gibi çoklu seçimler şeklindede yapabilirsiniz. APHB leri çift tıklayarak PDF ve HTML formatlarda görüntüleyebilirsiniz. SPK harici seçerek ücret bilgilerinin gelmemesini sağlayabilirsiniz. Aynı işlemleri ay ve yıl aralığı verip yapabilirsiniz.

15 İndirme işlemini yapabilmeniz için Dosyaların HTML formatında olması ve Dosya Yolları ekranından indirilecek Dosya yolunun belirtilmesi gerekmektedir aksi takdirde sistem sizi uyaracaktır Onaylanmamış APHB (Tahakkuk ve Hizmet Belgeleri) Bu ekranda gönderdiğiniz Tahakkuk ve Hizmet dosyalarının onaylama işlemini yapabilirsiniz Sigortalı Hesap Fişi İşlemleri Hesap Fişi Girişi

16 Hesap Fişi İptali Hesap Fişi Döküm Not: Diğer ekranlar SGK sistemiyle işleyişi benzer olup size daha hızlı giriş imkânı sağlamaktadır.

17 4.4 Sigortalı İşe Giriş-İşten Çıkış İşlemleri Bu ekranda yapılacaklar 2.Bölüm: Programın Genel Özellikleri kısmında belirtilmiştir İşe Giriş Bu ekranda Tekli işe giriş işlemlerinizi yapabilirsiniz. Şirketinizi seçtikten sonra Çalışan Aktar butonuna tıklayarak Excel dosyanızı içeri yükleyebilirsiniz yükleme sırasında sistem gerekli kontrolleri yaparak sizi uyaracaktır. Çalışanlarınızı yükledikten sonra sağ taraftaki listede göreceksiniz istediğiniz çalışan üzerine çift tıklayarak bilgilerini otomatik olarak sisteme yüklenecektir.

18 Toplu İşe Giriş Bu ekranda toplu İşe giriş bildiriminizi yapabilirsiniz. Çalışan Aktar butonuna basarak Excel dosyanızı sisteme yükledikten sonra yukarıdaki ekrandaki gibi görüntü elde edeceksiniz yükleme yaparken sistem gerekli kontrolleri yapmaktadır. Verilerinizi kontrol ettikten sonra SGK Yükle butonuna basarak bilgileri SGK sistemine aktarabilirsiniz. SGK sistemine aktardıktan sonra Veri Girişini Kontrol Et butonuna tıklayarak SGK sisteminde hata alınıp alınmadığını kontrol edebilirsiniz.

19 İşe Giriş Görüntüleme Bu ekranda işe girişi yapılmış kişileri görebilirsiniz. Seçili talepleri onayla diyerek onaylayabilir veya Talepleri silebilirsiniz Not: İşten Çıkış için yapılan işlemler İşe giriş ile aynı yapıda olduğundan anlatılmamıştır. Not: Diğer ekranlar SGK sistemiyle işleyişi benzer olup size daha hızlı giriş imkânı sağlamaktadır. 4.5 Vizite İşlemleri (Çalışılmadığına dair Bildirimler) Bu ekranda yapılacaklar 2.Bölüm: Programın Genel Özellikleri kısmında belirtilmiştir.

20 Onay Bekleyen Raporlar Bu ekranda Onay bekleyen vizite işlemlerini görebilir ve onaylayabilirsiniz ayrıca onaylanması için gereken süreyi size gösterir Onaylı Raporlar Bu ekranda onaylı raporları ve detayları görebilirsiniz. Excel olarak alabilirsiniz.

21 Arşiv Raporlar Bu ekranda arşiv raporları ve detayları görebilirsiniz. Excel olarak alabilirsiniz.

22 Tüm Şirketlerde Ceza Sorgulama Bu ekranda birden fazla şirketi seçerek ceza yememeniz için kalan sürenizi sorgulayabilirsiniz. Not: Diğer ekranlar SGK sistemiyle işleyişi benzer olup size daha hızlı giriş imkânı sağlamaktadır.