PROJE TABANLI MEVLANA DEĞİŞİM PROGRAMI İŞ AKIŞ PLANI Proje Tabanlı Mevlana Değişim Programı İş Akış Planında Aşağıdaki Adımlar Adnan Menderes Üniversitesi Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğüne bağlı Mevlana Kurum Koordinatörlüğü tarafından yürütülmektedir. A. ADIM I, Şubat-Nisan 1. Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı (YÖK), Proje Tabanlı Mevlana Programı Seçim Süreci takvimini internet sayfasından Şubat ayının dördüncü haftasında ilan eder. 2. Proje Tabanlı Mevlana Değişim Programı ilanı ADÜ UİK Mevlana Kurum Koordinatörlüğü internet sayfasında yayınlanır ve tüm birimlere üst yazı ile bildirilir. Adnan Menderes Üniversitesi Öğretim Elemanları Proje Yürütücüsü olarak YÖKSİS üzerinden Proje Tabanlı Mevlana Değişim Programı başvurularını yaparlar. Proje Tabanlı Mevlana Değişim Programındaki temel şartlar aşağıda belirtilmiştir: a. Proje, Adnan Menderes Üniversitesi ile Mevlana Protokolü bulunan yurtdışı kurumlar arasında yapılmalıdır, b. Proje, Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı tarafından belirlenen 100 öncelikli tematik alanda olmalıdır, c. Mevlana Değişim Programına İlişkin Yönetmelik, Esas ve Usuller çerçevesinde yapılmalıdır, d. Asgari 6 (altı) ay süreli olmalıdır, e. Projede en az bir öğrenci bulundurulmalıdır, f. Öğrenciler Dönemlik, Öğretim Elemanları asgari 14 gün, azami 89 gün değişime katılmak zorundadır. 3. Öğretim Elemanlarının YÖKSİS üzerinden yapmış olduğu başvurular ADÜ UİK Mevlana Kurum Koordinatörlüğü tarafından Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına resmi yazı ile gönderilir. B.ADIM II, Haziran 1. Proje Tabanlı Mevlana Programı başvuru sonuçları Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı tarafından incelenerek Haziran ayı içerisinde açıklanır. ADÜ UİK Mevlana Kurum Koordinatörlüğü tarafından Proje Yürütücüsü Öğretim Elemanına e-posta ile bilgilendirme yapılır. Proje kapsamında bir sonraki yıl Adnan Menderes Üniversitesinde faaliyetini gerçekleştirecek olan Öğretim Elemanı ve öğrenciler için Kabul Belgesi Adnan Menderes Üniversitesi Mevlana Kurum Koordinatörlüğü tarafından hazırlanır ve proje yürütücüsü Öğretim Elemanı aracılığıyla faaliyetini gerçekleştirecek olan Öğretim Elemanı ve öğrencilere iletilir. 2. Faaliyet süreleri başlamadan en az 2 ay önce Öğretim Elemanı ve öğrenci belgelerinin, Proje Tabanlı Mevlana Değişim Programı çerçevesinde faaliyete katılacak olan Öğretim Elemanı ve öğrenciler tarafından hazırlanması talep edilir. 3. Faaliyetten faydalanacak olan Öğretim Elemanı ve öğrenciler için yapılacak işlemler aşağıda belirtilmiştir:
İ) Proje Tabanlı Mevlana Değişim Programı Kapsamında Yurtdışında Faaliyetini Gerçekleştirecek Öğretim Elemanı; 1. Proje Tabanlı Mevlana Değişim Programı kapsamında faaliyet gerçekleştirecek olan Öğretim Elemanları aşağıdaki belgeleri hazırlar ve ADÜ UİK Mevlana Kurum Koordinatörlüğüne teslim eder. a. Öğretim Elemanı Başvuru Formu (2 Adet) b. Öğretim Elemanı Bilgi Formu (2 Adet) c. Yükümlülük Sözleşmesi (2 adet) d. Öğretim Elemanı Hareketlilik Programı (2 Adet) 2. Proje Tabanlı Mevlana Değişim Programı kapsamında Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı tarafından belirlenen bursun yatırılabilmesi ve yükümlülük sözleşmesinin hazırlanabilmesi için faaliyet gerçekleştirecek olan Öğretim Elemanından T.C. Ziraat Bankasından Türk Lirası hesabı açtırması ve açılan hesap numarasının ADÜ UİK Mevlana Kurum Koordinatörlüğüne bildirmesi talep edilir. 3. Proje Tabanlı Mevlana Değişim Programı ile yurtdışında faaliyetini gerçekleştirecek olan Öğretim Elemanı, hazırlamış olduğu belgeleri ADÜ UİK Mevlana Kurum Koordinatörlüğüne teslim ettikten sonra uçak biletini alır. Biletinin bir nüshasını ADÜ UİK Mevlana Kurum Koordinatörlüğüne teslim eder. Öğretim Elemanı faaliyetini gerçekleştirmek üzere yurtdışına gitmeden önce Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı nın belirlediği bütçeye göre yolluk ve yevmiyesinin %80 i yükümlülük sözleşmesinde yer alan hesaba aktarılır. 4. Proje Tabanlı Mevlana Değişim Programı ile yurtdışında faaliyetini gerçekleştirecek olan Öğretim Elemanı; Proje Tabanlı Mevlana Değişim Programına başvurusu sırasında belirttiği tarihlerde, ilgili bölümde, Öğretim Elemanı Hareketlilik Programında belirtilen alan ve düzeylerde (haftalık asgari 6 saat) ders verme hareketliliğini tamamlar. 5. Proje Tabanlı Mevlana Değişim Programı ile yurtdışında faaliyetini tamamlayan Öğretim Elemanı, aşağıdaki belgeleri ADÜ UİK Mevlana Kurum Koordinatörlüğüne teslim eder. a. Katılım Belgesi, b. Nihai Rapor, c. Seyahat Belgesi (Pasaport fotokopisi ve dönüş bileti ), d. Proje Tabanlı Mevlana Değişim Programı Akademik Raporu 6. Proje kapsamında faaliyetini tamamlamış olan Öğretim Elemanının yükümlülük sözleşmesinde yer alan hesabına yevmiyesinin kalan %20 si aktarılır.
İİ) Proje Tabanlı Mevlana Değişim Programı Kapsamında Adnan Menderes Üniversitesi nde Faaliyetini Gerçekleştirecek Öğretim Elemanı; 1. Proje Tabanlı Mevlana Değişim Programı kapsamında Adnan Menderes Üniversitesinde faaliyetini gerçekleştirecek olan Öğretim Elemanından aşağıdaki belgeleri hazırlaması ve değişime katılacağı tarihten azami iki ay önce proje yürütücüsü aracılığıyla ADÜ UİK Mevlana Kurum Koordinatörlüğüne iletmesi talep edilir: a. Öğretim Elemanı Hareketlilik Programı (1 Adet) b. Öğretim Elemanı Başvuru Formu (1 Adet) c. Öğretim Elemanı Bilgi Formu (1 Adet) 2. Proje Tabanlı Mevlana Değişim Programı kapsamında değişime katılacak olan Öğretim Elemanı 2 aydan uzun süre değişimden faydalanacak ise Öğretim Elemanından Oturma İzni başvurusu için talep edilen aşağıdaki belgeler ADÜ UİK Mevlana Kurum Koordinatörlüğü personeli tarafından kontrol edilir. a. Pasaport aslı ve kopyası, b. 4 adet biyometrik fotoğraf, c. Sağlık Sigortası, d. İkametgâh Belgesi. 3. Tamamlanan belgeler ile birlikte Öğretim Elemanının Türkiye ye giriş tarihinden itibaren azami üç hafta içerisinde Aydın İl Göç İdaresi Müdürlüğü ne Oturma İzni başvurusu yapılır. 4. Proje Tabanlı Mevlana Değişim Programı kapsamında Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı tarafından belirlenen bursun yatırılabilmesi ve yükümlülük sözleşmesinin hazırlanabilmesi için faaliyet gerçekleştirecek olan Öğretim Elemanından T.C. Ziraat Bankasından Türk Lirası hesabı açtırması ve açılan hesap numarasını ADÜ UİK Mevlana Kurum Koordinatörlüğüne bildirmesi talep edilir. 5. Proje Tabanlı Mevlana Değişim Programı kapsamında Adnan Menderes Üniversitesinde faaliyet gerçekleştirecek Öğretim Elemanı Proje Tabanlı Mevlana Değişim Programı başvurusunda belirttiği tarihlerde, ilgili bölümde, Öğretim Elemanı Hareketlilik Programında belirtilen alan ve düzeylerde (haftalık asgari 6 saat) ders verme hareketliliğini tamamlar. 6. Proje Tabanlı Mevlana Değişim Programı kapsamında faaliyet süresini tamamlayan Öğretim Elemanı kendi kurumuna dönmeden önce ADÜ UİK Mevlana Kurum Koordinatörlüğü tarafından Öğretim Elemanı adına Katılım Belgesi düzenlenir. 7. Öğretim Elemanı Nihai Raporu düzenleyerek ADÜ UİK Mevlana Kurum Koordinatörlüğüne teslim eder. 8. Öğretim Elemanı kendi kurumuna dönmeden önce; yolluk ve yevmiyesi Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı nın belirlediği bütçeye göre yükümlülük sözleşmesinde belirtilen hesaba yatırılır. 9. Faaliyet sonunda düzenlenen belgeler Öğretim Elemanının kendi kurumuna e-posta ve posta yolu ile iletilir.
İİİ) Proje Tabanlı Mevlana Değişim Programı Kapsamında Adnan Menderes Üniversitesi nde Öğrenim Görecek Öğrenci; 1. Proje Tabanlı Mevlana Değişim Programı kapsamında kabul edilen öğrenci aşağıdaki belgeleri hazırlar ve faaliyet süresi başlamadan azami iki ay öncesinde proje yürütücüsü aracılığıyla ADÜ UİK Mevlana Kurum Koordinatörlüğüne iletir. a. Öğrenci Başvuru Formu (2 Adet) b. Öğrenci Bilgi Formu (2 Adet) c. Öğrenim Protokolü (3 Adet) 2. Öğrenci, ADÜ UİK Mevlana Kurum Koordinatörlüğüne geldiği tarihte kendisinden Oturma İzni için talep edilen aşağıdaki belgeler ADÜ UİK Mevlana Kurum Koordinatörlüğü personeli tarafından kontrol edilir. a. Pasaport aslı ve kopyası, b. 4 adet biyometrik fotoğraf, c. Sağlık Sigortası, d. İkametgâh Belgesi. 3. Tamamlanan belgeler ile birlikte öğrencinin Türkiye ye giriş tarihinden itibaren azami üç hafta içerisinde Aydın İl Göç İdaresi Müdürlüğü ne Oturma İzni başvurusu yapılır. 4. Öğrenci, Aydın İl Göç İdaresi Müdürlüğü tarafından verilen T.C. kimlik numarası ile Adnan Menderes Üniversitesinde öğrenim göreceği Fakülte/Yüksekokul/Meslek Yüksekokulu öğrenci işlerinde kaydını yaptırır. 5. Öğrenci, T.C. kimlik numarası ile T.C. Ziraat Bankasından Türk Lirası hesabı açtırarak ADÜ UİK Mevlana Kurum Koordinatörlüğüne bildirir. Öğrenci için yükümlülük sözleşmesi hazırlanır. Yükümlülük sözleşmesinin imzalanmasından sonra bursun %80 i öğrencinin yükümlülük sözleşmesinde belirttiği hesaba yatırılır. 6. Öğrencinin Öğrenim Protokolünde değişen dersler yok ise süreç devam eder. Değişen dersler var ise öğrenci Adnan Menderes Üniversitesi akademik takviminde belirtilen ders başlama tarihinden itibaren azami bir ay içerisinde ADÜ UİK Mevlana Kurum Koordinatörlüğü internet sayfasında yer alan ekle-sil formunu ilgili birim koordinatörü ile birlikte düzenleyerek ADÜ UİK Mevlana Kurum Koordinatörlüğüne teslim eder. Ekle-sil formu ADÜ UİK Mevlana Kurum Koordinatörlüğü tarafından Proje yürütücüsü aracılığıyla öğrencinin kendi kurumuna gönderilir. Ekle-sil formuna e-posta ile onay alındıktan sonra posta yolu ile öğrencinin kendi kurumundaki ilgili birime gönderilir. 7. Proje Tabanlı Mevlana Değişim Programı kapsamında Adnan Menderes Üniversitesinde faaliyetini tamamlayan öğrencinin transkripti ADÜ UİK Mevlana Kurum Koordinatörlüğü tarafından ilgili Fakülte/Yüksekokul/Meslek Yüksekokulundan resmi yazı ile istenir (Güz Dönemi için Şubat ayı içerisinde, Bahar Dönemi için Temmuz ayı içerisinde). 8. Öğrenci, ADÜ UİK Mevlana Kurum Koordinatörlüğü internet sayfasında yer alan Nihai Raporu düzenleyerek ADÜ UİK Mevlana Kurum Koordinatörlüğüne teslim eder. Öğrenimini tamamlayan öğrencinin yükümlülük sözleşmesindeki hesabına burs miktarının kalan %20'lik kısmı başarı oranına göre aktarılır. 9. Öğrenciye ADÜ UİK Mevlana Kurum Koordinatörlüğü tarafından hazırlanan Katılım Belgesi verilir. 10. Faaliyet sonunda düzenlenen belgeler öğrencinin kendi kurumundaki ilgili birime e-posta ve posta yolu ile iletilir.
İV) Proje Tabanlı Mevlana Değişim Programı Kapsamında Yurtdışında Öğrenim Görecek Öğrenci; 1. Proje Tabanlı Mevlana Değişim Programı kapsamında kabul edilen öğrenci aşağıdaki belgeleri hazırlar ve faaliyet süresi başlamadan azami iki ay öncesinde proje yürütücüsü aracılığıyla ADÜ UİK Mevlana Kurum Koordinatörlüğüne teslim eder. a. Öğrenci Başvuru Formu (2 Adet) b. Öğrenci Bilgi Formu (2 Adet) c. Yükümlülük Sözleşmesi (2 Adet) d. Öğrenim Protokolü (3 Adet) e. Transkript (2 Adet İngilizce) f. Öğrenci Belgesi (2 Adet İngilizce) 2. Öğrenci, T.C. Ziraat Bankasından Türk Lirası hesabı açtırarak ADÜ UİK Mevlana Kurum Koordinatörlüğüne bildirir. Öğrenci için yükümlülük sözleşmesi hazırlanır. 3. Öğrenciye, Proje Tabanlı Mevlana Değişim Programı kapsamında öğrenim göreceği yurtdışı kuruma iletmesi için aşağıdaki belgeler faaliyet süresi başlamadan azami bir ay öncesinde imza karşılığında teslim edilir. a. Öğrenci Başvuru Formu (1 Adet) b. Öğrenci Bilgi Formu (1 Adet) c. Transkript (1 Adet İngilizce) d. Öğrenci Belgesi (1 Adet İngilizce) e. Öğrenim Protokolü (3 Adet) 4. ADÜ UİK Mevlana Kurum Koordinatörlüğü tarafından öğrenciye pasaport ve vize işlemleri için aşağıdaki belgeler teslim edilir. a. Kabul Mektubu (öğrenim göreceği kurum tarafından gönderilen) b. Vize işlemleri için ADÜ UİK Mevlana Kurum Koordinatörlüğü tarafından düzenlenen resmi yazı, c. Pasaport almaya veya pasaport süresini uzatmaya ihtiyaç duyan öğrenci için ADÜ UİK Mevlana Kurum Koordinatörlüğü tarafından hazırlanan pasaport yazısı. 5. Vize alan öğrenciler ADÜ UİK Mevlana Kurum Koordinatörlüğünü mümkün olan en kısa sürede bilgilendirirler. Öğrenci artık yurtdışına gitmeye hazırdır. Öğrenci, hareketliliği başlamadan önce aşağıdaki belgeleri ADÜ UİK Mevlana Kurum Koordinatörlüğüne teslim eder. a. Vize Fotokopisi (e-posta ile de gönderilebilir) b. Uçak bileti fotokopisi (e-posta ile de gönderilebilir) c. Seyahat Sağlık Sigortasının birinci sayfasının fotokopisi (e-posta ile de gönderilebilir) 6. ADÜ UİK Mevlana Kurum Koordinatörlüğüne teslim edilen belgeler Koordinatörlük personeli tarafından kontrol edilir. Öğrencinin yükümlülük sözleşmesinde belirttiği hesap numarasına Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı tarafından belirlenen burs miktarının %80 i ADÜ UİK Mevlana Kurum Koordinatörlüğü tarafından yatırılır. 7. Öğrenci, Proje Tabanlı Mevlana Değişim Programı kapsamında öğrenim göreceği kurumun akademik dönemi başladığında ilgili bölüme kaydını yaptırır. Kayıt olduğunu gösterir öğrenci belgesini öğrenim göreceği kuruma kayıt yaptırdığı tarihten itibaren azami bir ay içerisinde ADÜ UİK Mevlana Kurum Koordinatörlüğüne e-posta ile iletir.
8. Öğrenim Protokolünde değişen dersler yok ise süreç devam eder. Değişen dersler var ise öğrenci yurtdışı yükseköğretim kurumunun akademik takviminde belirtilen ders başlama tarihinden itibaren azami bir ay içerisinde ADÜ UİK Mevlana Kurum Koordinatörlüğü internet sayfasında yer alan ekle- sil formunu (3 adet ve Adnan Menderes Üniversitesi birim koordinatörü onayı ile) düzenler. İmzaları tamamlanmış ekle-sil formu proje yürütücüsü aracılığıyla e-posta ve posta yolu ile ADÜ UİK Mevlana Kurum Koordinatörlüğüne gönderilir. Posta yolu ile ulaşan ekle- sil formundaki gerekli imzalar tamamlanarak 1 âdeti öğrenim göreceği yurtdışı kurumuna gönderilir. 9. Proje Tabanlı Mevlana Değişim Programı kapsamında yurt dışında öğrenimini tamamlayan öğrenci (Güz Dönemi için Şubat ayı içerisinde, Bahar Dönemi için Temmuz ayı içerisinde) ADÜ UİK Mevlana Kurum Koordinatörlüğüne aşağıdaki belgeleri teslim eder. a. Katılım Belgesi (öğrenim gördüğü kurum tarafından verilir) b. Transkript (öğrenim gördüğü kurum tarafından verilir) c. Seyahat Belgesi (Pasaport fotokopisi ve dönüş bileti vb.) d. Nihai Rapor (ADÜ Mevlana Kurum Koordinatörlüğü internet sayfasından temin edilir) 10. Öğrenci tarafından ADÜ UİK Mevlana Kurum Koordinatörlüğüne teslim edilen transkript ders eşdeğerliğinin yapılması için Adnan Menderes Üniversitesi nin ilgili Fakülte/ Yüksekokul/Meslek Yüksekokulu na gönderilir (Güz Dönemi için Şubat ayı içerisinde, Bahar Dönemi için Temmuz ayı içerisinde) ve ilgili yönetim kurulu kararı istenir. Fakülte/Yüksekokul/Meslek Yüksekokulu ndan gelen ilgili yönetim kurulu kararı öğrenci dosyasına konur. 11. Proje Tabanlı Mevlana Değişim Programı kapsamında yurt dışında öğrenimini tamamlayarak ADÜ UİK Mevlana Kurum Koordinatörlüğüne nihai raporunu ve transkriptini teslim eden öğrencinin yükümlülük sözleşmesinde yer alan hesabına başarılı olduğu ders oranına göre burs miktarının kalan %20'lik kısmı yatırılır ve öğrenciye bilgi verilir.