İŞ AKIŞ ŞEMASI BASIN YAYIN VE HALKLA İLİŞKİLER ERASMUS GİDEN ÖĞRENCİ. Başlangıç. İlgili akademik yılın Erasmus+ süreçlerinin ilan edilmesi

Transkript

1 ERASMUS ERASMUS GİDEN ÖĞRENCİ İlgili akademik yılın Erasmus+ süreçlerinin ilan edilmesi Başvuruların alınması Değerlendirme Bölüm/Anabilim Dalı Bölüm/Anabilim Dalı Başvuru Belgelerinin Değerlendirilmesi Akademik not ortalaması lisans için 2,20 lisansüstü için 2,50 olmayanlar Yabancı dil sınavının yapılması Yabancı Dil Sınav Sonucunun ve Asil/Yedek listelerinin ilan edilmesi Öğrenci hibelerinin ve ilan edilmesi Öğrenci dosyalarının hazırlanmaya başlanması Öğrenci dosyalarındaki evrakların kontrolü Evrakları eksik olanlar Hibenin %80'ninin bankaya yatırılması için Strateji Daire Başkanlığına ödeme yazısını iletilmesi Dönüş evraklarının hazırlanması 1

2 1 Başarı durumun Başarıyı sağlayamayanlar Başarıyı sağlayanlar Hibenin %20'sinin bankaya yatırılması için Strateji Daire Başkanlığına ödeme yazısını iletilmesi

3 ERASMUS ERASMUS GELEN ÖĞRENCİ İlgili akademik yılın Erasmus+ Süreçlerinin ilan edilmesi Başvuruların alınması AB. Eğt. Prog. Başvuruların Bölüm/Anabilim Dalı Dosyadaki evrakların kontrolü Evrakları eksik olanlar Evrakları tam olanlar Bölüm/Anabilim Dalı Öğrencinin talep ettiği belgelerin hazırlanıp ulaştırılması AB. Eğt. Prog. Erasmus Hareketliliği Sürecinin Başlaması Erasmus Hareketliliği Sürecinin i Dönüş evraklarının hazırlanması ve öğrenciye teslim edilmesi

4 ERASMUS ERASMUS GİDEN PERSONEL İlgili akademik yılın Erasmus+ Süreçlerinin ilan edilmesi Değerlendirme Başvuruların alınması Giden Akademisyen/İdari Personel Dosyalarının Hazırlanması Basın Yayın Halkla İlişkiler Dosyalardaki evrak kontrolü Evrakları eksik olanlar Evrakları tam olanlar Başvuru Evraklarının Avrupa Birliği Eğitim Programları Koordinatörlüğüne iletilmesi. Basın Yayın Halkla İlişkiler AB. Eğt. Prog. Değerlendirme AB. Eğt. Prog. Erasmus Hareketliliğine Katılmaya Hak Kazanan Personel Asil ve Yedek Listesinin Yayınlanması AB. Eğt. Prog. Hibenin %80'ninin bankaya yatırılması için Strateji Daire Başkanlığına ödeme yazısını iletilesi Erasmus Hareketliliğinin Başlaması AB. Eğt. Prog. Erasmus Hareketliliğinin Bitirilmesi Başvuruların alınması Dönüş evraklarının kontrolü AB. Eğt. Prog. Hibenin %20'ninin bankaya yatırılması için Strateji Daire Başkanlığına ödeme yazısını iletilesi

5 ERASMUS ERASMUS GELEN PERSONEL Erasmus Programı kapsamında DTCF ye gelmek isteyen Akademik/İdari personelin AB Ofisi ne başvuruda bulunması Başvuran Akademik/İdari personel için gerekli belgelerin hazırlanması ve ulaştırılması Gelen personelin Ders Verme/Eğitim Alma programını organize etmek ve yönlendirmek Basın Yayın Halkla İlişkiler Dönüş belgelerinin hazırlanıp ilgili kişiye teslim edilmesi

6 FARABİ FARABİ GELEN ÖĞRENCİ İlgili akademik yılın Farabi Değişim Programı Süreçlerinin ilan edilmesi Başvuruların alınması ve Not Belgesinin alınması ve değerlendirilme Lisans için 2.10 altında kalanlar Lisansüstü için 2.50 altında kalanlar Barajı geçenler Sonuçların ilgili üniversiteye bildirilmesi ve AÜ Farabi Web sayfasında duyurulması Kabul edilen öğrencilerin kabul belgelerinin hazırlanması ve ilgili üniversitelere gönderilmesi Öğrenci dosyalarının hazırlanmaya başlanması Dosyalardaki evrakların kontrolü Evrakları eksik olanlar Evrakları tam olanlar Gelen öğrenciye öğrenci belgesi, misafir öğrenci kimliği hazırlanması Öğrenci bilgileri ve derslerin USİS e kaydı Yılsonunda memnuniyet anketi Dönüş evraklarının hazırlanması

7 FARABİ FARABİ GİDEN ÖĞRENCİ Farabi Değ. Prog. İlgili akademik yılın Erasmus+ Süreçlerinin ilan edilmesi Başvuruların alınması Değerlendirme Farabi Değ. Prog. Not Belgesinin alınması ve değerlendirilme si Lisans için 2.00 altında kalanlar Lisansüstü için 2.50 altında kalanlar Barajı geçenler Farabi Değ. Prog. İlgili Üniversitelere gönderilmesi ve sonuç alınması Farabi Değ. Prog. Asıl listelerinin ilan edilmesi Farabi Değ. Prog. Öğrenci dosyalarının hazırlanmaya başlanması Öğrenci dosyalarındaki evrakların kontrolü Evrakları eksik olanlar Evrakları tam olanlar Farabi Değ. Prog. Hibenin %70'ninin bankaya yatırılması için Strateji Daire Başkanlığına ödeme yazısını iletilmesi Farabi Değ. Prog. Dönüş evraklarının hazırlanması Not başarı durumun Başarıyı sağlayamayanlar Farabi Değ. Prog. Hibenin %30'sinin bankaya yatırılması için Strateji Daire Başkanlığına ödeme yazısını iletilmesi

8 MEVLANA MEVLANA GELEN ÖĞRENCİ İlgili akademik yılın MDP Süreçlerinin ilan edilmesi Öğrencilerin başvuru evraklarının koordinatörlüğe iletilmesi Yabancı Dil yeterliğinin 60 dil puanı barajının altında kalanlar Öğrencinin AGNO Ön lisans -Lisans için 2.50 altında kalanlar Doktora - Lisansüstü için 3.00 altında kalanlar AGNO barajını geçenler Aday öğrenci listesinin YÖK e iletilmesi Öğrenci burslarının ve ilan edilmesi Öğrenci dosyasının hazırlanmaya başlanması Öğrencinin alacağı dersleri ve kredileri içeren Öğrenim Protokolü nün hazırlanması Öğrenci dosyalarındaki evrakların kontrolü Evrakları eksik olan öğrenciler Evrakları tam olan öğrenciler Kabul Belgesi nin hazırlanarak öğrenciye gönderilmesi 1

9 1 Öğrencinin, MDP Koordinatörlüğüne gerekli evraklarını teslim etmesi, Öğrenci Yükümlülük Sözleşmesi ve Öğrenci Beyannamesi nin hazırlanması Toplam burs miktarının %80 inin öğrencinin banka hesabına yatırılması için Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına ödeme yazısının iletilmesi Dönüş evraklarının hazırlanması ve öğrenciye teslim edilmesi Öğrencinin Nihai Raporu koordinatörlüğe teslim etmesi Öğrencinin MDP Memnuniyet Anketini doldurması Öğrencinin dönem sonu başarı durumunun Başarı sağlayamayanlar Başarı sağlayanlar Bursun %20'sinin öğrencinin hesabına yatırılması için Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı na ödeme yazısının iletilmesi

10 MEVLANA MEVLANA GİDEN ÖĞRENCİ İlgili akademik yılın Mevlana Değişim Programı süreçlerinin ilan edilmesi Öğrencilerin başvuru belgelerini MDP Koordinatörlüğüne teslim etmeleri Bölüm / Anabilim Dalı Bşk. Yabancı Dil yeterliliğinin 60 dil puanı barajının altında kalanlar 60 dil puanı barajını geçenler AGNO Ön lisans -Lisans için 2.50 altında kalanlar Doktora - Lisansüstü için 3.00 altında kalanlar AGNO barajını geçenler Aday öğrenci listesinin YÖK e iletilmesi Öğrenci burslarının ve ilan edilmesi Öğrenci dosyasının hazırlanmaya başlanması Öğrencinin alacağı dersleri ve kredileri içeren Öğrenim Protokolü nün hazırlanması Ders intibaklarının yapılması Öğrenci dosyalarındaki evrakların kontrolü 1

11 1 Öğrenci Teklif Belgesi nin ve Öğrenci Yükümlülük Sözleşmesi nin hazırlanması Öğrenci Beyannamesi nin öğrenciye imza karşılığında teslim edilmesi Toplam burs miktarının %80 inin öğrencinin hesabına yatırılması için Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına ödeme yazısının iletilmesi Öğrencinin Nihai Raporu, Katılım Belgesi ve ilgili intibak formunun koordinatörlüğe iletmesi Not başarı durumunun Bölüm / Anabilim Dalı Bşk Bursun %20'sinin öğrencinin hesabına yatırılması için Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına ödeme yazısının iletilmesi

12 MEVLANA MEVLANA GELEN ÖĞRETİM ELEMANI İlgili akademik yılın Mevlana Değişim Programı süreçlerinin ilan edilmesi Mevlana Değişim Programı kapsamında üniversitemize gelme talebi olan Öğretim Elemanlarının koordinatörlüğe gerekli evraklarını iletmesi Bölüm / Anabilim Dalı Bşk Başvuru yapan Öğretim Elemanlarının Uygun bulunmayanlar Uygun bulunanlar Başvurusu uygun bulunan öğretim elemanı listesinin YÖK e iletilmesi Öğretim Elemanı hibelerinin ve nihai listenin ilan edilmesi Öğretim elemanının vereceği dersleri ve geleceği tarihleri içeren Öğretim Elemanı Hareketlilik Programı nın hazırlanması Kabul Mektubu nun hazırlanarak Öğretim Elemanına gönderilmesi Öğretim Elemanının gerekli belgelerini koordinatörlüğe teslim etmesi Öğretim Elemanı Yükümlülük Sözleşmesi nin hazırlanıp öğretim elemanına imza karşılığında teslim edilmesi Bölüm / Anabilim Dalı Bşk. Hareketlilik sonunda öğretim elemanına Katılım Belgesi nin teslim edilmesi Öğretim elemanının deneyim ve görüşlerini içeren Nihai Rapor formunun koordinatörlüğe teslim edilmesi

13 BİLGİ EDİNME Başvuruların alınması adresinden Bilgi Edinme Formunun Doldurulması Adresine Formun İletilmesi Talebi ilgilendiren Birim/Bölüm/Anabilim Dalı na iletilmesi Basın Yayın Halkla İlişkiler Talebin İlgili Birim Tarafından 15 Gün İçinde Cevaplanması Basın Yayın Halkla İlişkiler Cevabın Bilgi Edinme İsteğinde Bulunan Kişiye Mail İle İletilmesi Cevap Veren Birimin Konuyla İlgili İletişim Koordinatörlüğünü Bilgilendirmesi

14 EVRAK YAZIŞMALAR Gelen Evraklar Birime Gelen Evrakların Teslim Alınması Evrakların İlgili Birimlere Yazılması İlgili Birimlerden Cevapların Alınması Cevap Yazılarının Yazılması Yazıların Dekanlık onayına sunulması Düzeltme, Hata, Değişiklik var ise Onaylanan Belgeler İlgili Kurum/Kuruluşlara Gönderilmesi Genel Evrak Birimi

15 ÖĞRENCİ DENKLİKLERİ Avrupa Birliği Eğitim Programları Koordinatörlüğü, Mevlana Koordinatörlüğü, Farabi Koordinatörlüğünden gelen yazıların alınması Başvuruların alınması Denklik için gelen belgelerin ilgili Bölüm/Anabilim Dalı na gönderilmesi Öğrencilerin Ders Denkliğinin Yapılması Bölüm/Anabilim Dalları Bölüm/Anabilim Dalı cevap yazılarının alınması Basın Yayın Öğrenci Denkliklerinin Hazırlanması ve Fakülte Yönetim Kuruluna gönderilmesi Bölüm/Anabilim Dallarının yapmış oldu denkliklerin Onaylanması Düzeltme, Hata, Değişiklik var ise Onaylanan Denklikler Onaylanan Denkliklerin Gönderilmesi (Avrupa Birliği Eğitim Programları Koordinatörlüğüne, Mevlana Koordinatörlüğüne, Farabi Koordinatörlüğüne bilgi için, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına gereği için.)