2- PROJE YÖNETİMİ BİLGİ ALANLARI Y R D. D O Ç. D R. K E N A N G E N Ç O L
10 TEMEL BILGI ALANı (PMI YAKLAŞıMı) Proje Entegrasyon Yönetimi Proje Kapsam Yönetimi Proje Zaman Yönetimi Proje Maliyet Yönetimi Proje Kalite Yönetimi Proje İnsan Kaynakları Yönetimi Proje İletişim Yönetimi Proje Risk Yönetimi Proje Tedarik Yönetimi Proje Paydaş Yönetimi
PROJE ENTEGRASYON YÖNETIMI Çok sayıda faaliyet ve sürecin bir arada yürütülebilmesi için proje yönetimi parçalarının tanımlanması, birleştirilmesi ve koordine edilmesidir. Alt süreçler: Proje Başlatma Belgesinin Oluşturulması Proje Yönetim Planının Oluşturulması Proje Yürütülmesinin Yönlendirilmesi ve Yönetilmesi Proje Çalışmalarının İzlenmesi ve Kontrol Edilmesi Bütünleşik Değişim Kontrolünün Gerçekleştirilmesi Projenin veya Proje Aşamasının Kapatılması
PROJE BAŞLATMA BELGESININ OLUŞTURULMASı Proje başlatma belgesi projenin resmi olarak onaylandığını gösteren belgedir. Bu belge projeyi faaliyete geçirir. Proje için ihtiyaç duyulacak kaynakların kullanımı konusunda proje yöneticisine yetki veren bir belgedir. (proje beratı)
PROJE YÖNETIM PLANıNıN OLUŞTURULMASı Proje yönetim planı, proje içinde yer alan faaliyetlerin nasıl yürütüleceğini, nasıl izlenip kontrol edileceğini ve nasıl bitirileceğini tanımlayan belgedir. Proje Yönetim Planı içinde nelerin nasıl yapılacağı, yapılacak eylemlerin ne zaman başlayacağı, bu eylemleri kimin gerçekleştireceği, hangi ekipman ve araçlara ihtiyaç duyulacağı ve projede nelerin yapılmayacağı sorularının cevapları yer alır.
PROJE KAPSAM YÖNETIMI Proje kapsam yönetimi iki ana bölümden oluşur: Proje kapsamı (yapılacak işler ve işin nasıl yapılacağı) Ürün kapsamı (projede nelerin elde edileceği) Alt süreçler: Kapsamın planlanması Kapsamın tanımlanması İş Kırılım Yapısının (İKY nin) oluşturulması Kapsamın doğrulanması ve kontrolü
İŞ KıRıLıM YAPıSıNıN (İKY NIN) OLUŞTURULMASı Bu alt süreçte proje iş çıktıları daha küçük ve daha yönetilebilir bileşenlere bölünür. Planlanan çalışmaların bölündüğü bu alt gruplar «iş paketi» adını alır.
PROJE ZAMAN YÖNETIMI Projelerde başarının bir ölçütü de projelerin planlanan ve onaylanan süre içinde tamamlanmasıdır. Bu nedenle projelerde zaman yönetiminin önemi çok büyüktür. Alt süreçleri: Faaliyetlerin tanımlanması Faaliyetlerin sıralanması Faaliyet kaynaklarının tahmin edilmesi Faaliyet sürelerinin tahmin edilmesi Zaman çizelgesinin geliştirilmesi Zaman çizelgesinin kontrolü
FAALIYETLERIN TANıMLANMASı Proje zaman yönetiminde öncelikle projedeki tüm faaliyetlerin tanımlanması gerekir. İKY içindeki iş paketleri faaliyet denilen alt eylem gruplarından oluşur. «Faaliyet» projede en kısa zaman ve en az kaynak kullanan etkinliktir. Faaliyetlerin tanımlanması proje çalışmalarının süresini tahmin etmek, programlamak, yürütmek, izlemek ve kontrol etmek için bir temel sağlar.
FAALIYETLERIN SıRALANMASı Proje içinde yer alan faaliyetler çoğu zaman birbiriyle ilişkilidir. Süreçlerde olduğu gibi bir faaliyetin çıktısı diğer bir faaliyetin girdisi olabilir. Bu nedenle başarılı bir zaman yönetimi için faaliyetlerin tanımlanması kadar düzgün sıralanması (hangi faaliyetin sonucu hangisinin girdisi) da önemlidir.
FAALIYET KAYNAKLARıNıN TAHMIN EDILMESI Bu süreçte her bir faaliyeti gerçekleştirmek için gereken insan gücü, malzeme, teçhizat veya araç gereçlerin türü ve miktarı tahmin edilir.
FAALIYET SÜRELERININ TAHMIN EDILMESI Bu süreçte projede gerçekleştirilecek faaliyetlerin süreleri tahmin edilir. Faaliyet sürelerinin tahmini tüm proje süresini etkileyeceğinden mümkün olduğunca gerçeğe yakın tahmin yapılması çok önemlidir.
ZAMAN ÇIZELGESININ (TIME SCHEDULE) GELIŞTIRILMESI Bu süreç, proje takvimini oluşturmak için faaliyetlerin sıralaması, faaliyet süreleri, kaynak ihtiyaçları ve zaman kısıtlarının bir arada değerlendirildiği mihenk aşamasıdır. En yaygın kullanılan yöntemler: Gantt şeması PERT/CPM teknikleri
ZAMAN ÇIZELGESININ KONTROLÜ İlk olarak planlananla gerçekleştirilen arasında (varsa) farklılıklar belirlenir. Daha sonra bu farkların nereden kaynaklandığı ve nasıl kontrol edileceği belirlenir. Buna göre zaman çizelgesinde değişimler belirlenir ve nasıl yönetileceğine karar verilir.
PROJE MALİYET YÖNETİMİ Proje maliyet yönetimi, yapılacak tüm harcamaların proje aşamasında önceden tahmin edilmesini, bütçelenmesini ve proje sürecinde projenin maliyet kontrolünü içermektedir. Alt süreçleri: Maliyet tahmini (kullanılacak kaynakların yaklaşık maliyetlerinin tahmini) Maliyet Bütçelemesi (projedeki harcalamaların zamana göre nasıl yapılacağı) Maliyet kontrolü (projedeki mali gelişmelerin izlenmesi ve paralel olarak proje bütçesinin güncellenmesi)
PROJE KALITE YÖNETIMI Projede kalite, projenin yapılış süreci ve süreç sonrası elde edilecek çıktının (ürün, sonuç veya hizmet) kalitesi olarak algılanır. Projede kalite yönetimi kalite hedeflerini, sorumluluklarını ve kalite politikalarını içeren bir bütündür. Alt süreçler: Kalitenin planlanması Kalite güvence uygulamasının yapılması Kalite kontrolünün uygulanması PUKO Yaklaşımı (Planla- Uygula- Kontrol Et- Onlem Al)
KALITENIN PLANLANMASı Başarılı bir kalite planlaması için öncelikle proje hedeflerinin açık ve net biçimde ortaya konmuş olması gerekmektedir. Proje sonucunda elde edilecek çıktının neye benzeyeceği, ne tür işlevlere sahip olacağı müşteri memnuniyetinin nasıl ölçüleceği ve başarı ölçütlerinin neler olacağının proje planlanlama aşamasında tartışılması yararlı olacaktır.
KALITE GÜVENCE UYGULAMASıNıN YAPıLMASı Bu süreçte kalite yönetim planının istenilen biçimde uygulandığını tespit etmek amacıyla ölçme sistemleri uygulanır. Nicel ve nitel ölçüm teknikleri kullanılarak müşteri memnuniyetiyle proje kalitesi etkin bir biçimde ölçülebilir. PUKO Yaklaşımı (Planla- Uygula- Kontrol Et- Onlem Al)
KALITE KONTROLÜNÜN UYGULANMASı Bu süreç, proje sürecinde ve sonucunda elde edilen çıktıların (ürün, hizmet veya sonuç) kalite standartlarına uygun olup olmadığını belirlemek üzere yapılan faaliyetleri kapsar. ISO 9001 standardı Araçlar: Histogramlar Saçılım diyagramı İstatistiksel analiz yöntemleri
PROJE İNSAN KAYNAKLARı YÖNETIMI Proje insan kaynakları yönetimi çok boyutlu bir süreçtir. Proje ekibinin, müşterilerin, diğer paydaşların projelerden farklı beklentileri bulunur. Bu süreç, proje beklentilerinin karşılanabilmesi için ilgili taraflara liderlik yapılması, yönetilmesi ve yönlendirilmesidir. Projelerin başarıya ulaşmasındaki en önemli unsur projede gerçekleştirilecek faaliyetleri yerine getirecek insanlardan oluşan proje ekibidir.
PROJE İNSAN KAYNAKLARı YÖNETIMI Alt süreçleri: Proje İnsan kaynakları planının oluşturulması (rol ve sorumluluk dağılımı) Proje ekibinin oluşturulması Proje ekibinin geliştirilmesi (verimliliğin artırılması, ekip ortamının iyileştirilmesi çabaları)
PROJE İLETIŞIM YÖNETIMI Proje ekibi üyeleri, proje paydaşları ve projeyle ilgili tüm kişiler arasında sağlıklı bir proje iklimi, başarılı bir poje yönetimi için ilk şarttır. Alt süreçler: İletişim yönetiminin planlanması (iletişim yaklaşımlarının planlanması) İletişim yönetilmesi (bilginin paydaşlara iletilmesi) İletişimin kontrolü (durum raporları, ilerleme verileri gibi bilgilerin toplanması ve dağıtılması
PROJE RISK YÖNETIMI Projeler doğaları gereği bazı faaliyetlerinde belirsizlikler barındırır. Bu belirsizlikler, projenin planan sürede ve bütçede tamamlanmasını ve /veya hedeflenen çıktı kalitesine ulaşılmasını engelleyecek olumsuz etkilere yol açabilir. Söz konusu belirsizliklerin proje üzerinde oluşturabileceği olumsuz etkilerin sonuçlarına proje riskleri denir. Risk, istatiksel verilere dayalı bir biçimde nitel/nicel olarak analiz edilebilir ve ölçülebilir olduğundan, belirlenmeye çalışılırken istatiksel yöntemlerden yararlanılır.
PROJE RISK YÖNETIMI Alt süreçler: Risk yönetiminin planlanması (risklerin nasıl analiz edileceği) Risklerin belirlenmesi (proje içi/dışı nelerin ters gidebileceği, risk kaynaklarının ortaya konması) Niteliksel risk analizi (risklerin gerçekleşme olasılıkları ile proje üzerinde oluşturacakları etkiler değerlendirilip risklerin önceliklendirme sıralamasının yapılması -> olasılık-etki matrisleri)
PROJE RISK YÖNETIMI Niceliksel risk analizi (belirlenmiş risklerin olasılıkları ve proje üzerindeki etkileri nesnel sayısal değerlerle ifade edilir) Risklere cevap stratejilerinin planlanması (risklerin oluşmasını önlemek veya etkilerini azaltmak için yapılacak faaliyetlerin planlaması) Risklerin izlenmesi ve kontrol edilmesi (risklere karşı cevap stratejilerin uygulanması, yeni gelişen risklerin saptanması ve analiz edilmesi)
PROJE TEDARIK YÖNETIMI Projede ihtiyaç duyulan ürünleri, hizmetleri veya sonuçları proje ekibi dışından edinmek (satın almak, kiralamak vb.) için ihtiyaç duyulan süreçleri kapsar. Alt süreçleri: Tedarik yönetiminin planlanması Tedariklerin gerçekleştirilmesi (sözleşmeler imzalanması) Tedariklerin izlenmesi ve kontrol edilmesi Tedariklerin kapatılması
PROJE PAYDAŞ YÖNETIMI Projede gerçekleşecek faaliyetlerden veya elde edilecek sonuçlardan etkilenecek, projeye kaynak (insan, mekan, zaman ve para) katkısında bulunacak kişi veya işletmeler projenin paydaşlarıdır. Proje yönetim ekibi ilk olarak bu paydaşların kim ler olduğunu belirlemeli ve daha sonra her bir paydaşın projeden neler beklediğini, projeye nasıl katkıda bulunabileceklerini öğrenmelidir. Alt süreçleri: Paydaşların belirlenmesi ve yönetimin planlanması Paydaş katılımının yönetilmesi, izlenmesi ve kontrol edilmesi.