KOTROL ORTAMI STANDARDI ÇALIŞMA GRUBU Sunum: YUSUF KÜTÜK MAYIS 2012
YÜRÜTÜLEN ÇALIŞMALAR DURUM ANALİZİ SONUÇLARI KARŞILAŞILAN SORUNLAR... ÇÖZÜM ÖNERİLERİ UYGULAMA ÖRNEĞİ SUNUMU
KONTROL ORTAMI ÇALIŞMA GRUBU(1. GRUP) KATILIMCILARIYLA BİRE BİR GÖRÜŞMELER YAPILMIŞTIR. GÖRÜŞMELER SONUCUNDA DURUM ANALİZİ ANKET ÇALIŞMASI KATILIMCI KURUMLARA GÖNDERİLMİŞTİR.
YAPILAN ANKETE İLİŞKİN GERİ DÖNÜŞÜMLER DEĞERLENDİRİLEREK SONUÇ RAPORU HAZIRLANMIŞTIR. 28.04.2012 TARİHİNDE ANADOLU ÜNİVERSİTESİ SGDB EV SAHİPLİĞİNDE DEĞERLENDİRME ÖN ATÖLYE ÇALIŞMASI YAPILMIŞTIR.
KATILIMCI KURUMLARA, ÖN ATÖLYE ÇALIŞMASI SONUCUNDA ALINAN KARAR GEREĞİ ANKET SONUÇLARI GÖNDERİLEREK STANDARDA İLİŞKİN GÖRÜŞ, ÖNERİ VE TEKLİFLERİ TALEP EDİLMİŞTİR.
Standartların uygulanmasına yönelik olarak katılımcı kurumlara; 1 Standartların uygulanabilme durumu sorulmuş; Genel olarak kontrol ortamı standartlarının uygulanabilir olduğu tespit edilmiştir. 2 Kurumsal uygulamanın hangi aşamada olduğu sorulmuş; Uygulama faaliyetlerinin devam etmekte olduğu tespit edilmiştir.
Standardın uygulanmasında karşılaşılan sorunlara ilişkin olarak; 1 Katılımcılara 10 adet soru yöneltilmiş; Standartlardan ziyade sürecin uygulanmasında çeşitli sorunlarla karşılaşıldığı teyit edilmiştir. 2 Karşılaşılan sorunların değerlendirilmesi sonucunda; Çoğunlukla kurumsal yapı ve uygulama kaynaklı sorunlar bulunduğu belirlenmiştir.
Karşılaşılan sorunların standartlar bazında değerlendirilmesi talep edilmiş; 1. Sistemin sahiplenilmemesi, 2. Yöneticilerin süreci desteklememesi, 3. Kurumsal kültürün aşılamaması, 4. Strateji Geliştirme Birimlerinin konumu, 5. SGDB lerde yaşanan motivasyon kaybı, 6. Etkin bir personel sistemi kurulamaması, 7. Performans değerlendirmesi yapılamaması, 8. Planlı bir eğitim sistemi kurulamaması, önemli sorunlar arasında bildirilmiştir.
Sistemin sahiplenilmemesi; Genellikle üst yöneticiler, harcama yetkilileri ile diğer yöneticilerin süreci sahiplenmediği ve etkinleşmesi hususunda destek vermedikleri belirlenmiştir.
Yöneticilerin süreci desteklememesi, Yöneticilerin süregelen uygulamalarda değişiklik yapmak istememelerinden kaynaklı olarak iç kontrol sisteminin yürütülemeyeceği görüşü oluşmakta ve sistemin işlerlik kazanması için destek vermemektedirler.
Kurumsal Kültürün aşılamaması, Kamu kurumlarındaki mevcut yapı ve mevzuattan kaynaklı olarak iç kontrol sisteminin kurulması hususunda aksaklıklar yaşanmaktadır.
Strateji Geliştirme Birimlerinin konumu, Strateji Geliştirme Daire Başkanlıklarının fonksiyonundan kaynaklı olarak idari teşkilat içerisindeki yerinin danışma ve denetim birimi olmasına rağmen doğrudan Üst Yöneticiye bağlı olacak şekilde belirlenmemiş olması,
SGDB lerde yaşanan motivasyon kaybı, Strateji Geliştirme Birim yöneticileri ile Mali Hizmetler Uzman ve yardımcılarının özlük haklarının düzenlenmemesi, Buna bağlı olarak nakil baskısı altında bulunulması, Üst Yönetici değişikliklerinden kaynaklı görevden alınma riski bulunması, Görev, yetki ve sorumluluk SGD Başkanında olduğu halde Üst Yöneticiler tarafından görevlendirilen danışman ve koordinatörlerin fiilen oluşturduğu yetki karmaşası, Başkanlıklarca yürütülen çalışmalara destek verilmemesi, sonucunda bu birimlerde motivasyon kaybı yaşanmaktadır.
Etkin bir personel sistemi kurulamaması, Üniversitelerde idari personelin mali ve özlük haklarının diğer kurumlardaki emsallerinden daha düşük olmasından kaynaklı nitelikli personel istihdam edilememesi, personel yapısı sürekli değişkenlik gösterdiğinden de etkin bir sistem kurulamamaktadır. Üniversitelerde idari kariyer uzmanlık kadrolarının ihdas edilmemesi.
Performans değerlendirmesi yapılamaması, Kurumların ve personelin performansını ölçmeye yönelik kriter oluşturulamamakta, üstün performans sergileyen personel için teşvik sistemi kurulamamaktadır.
Planlı bir eğitim sistemi kurulamaması, Kurumlarca sistem ve süreçlere ilişkin yeterli bilgilendirme ve eğitim çalışması yapılamadığından personel süreç hakkında yeteri kadar bilgilendirilememektedir.
Sistemin sahiplenilmesi ve karşılaşılan sorunların aşılabilmesi amacıyla önerilerimiz; Kamu idareleri Üst Yöneticilerine, Maliye Bakanlığı (uygulamaya yönelik) ve Sayıştay Başkanlığı yetkililerince (denetim sistemi ve usulüne yönelik) belirli periyotlarla bilgilendirme yapılması, Kamu kurumlarının faaliyet alanlarına bağlı olarak gruplandırılması ve iç kontrol uygulamalarının yapılacak bu gruplandırma sonuçlarına göre belirlenmesi,
İç kontrol rehberinin Üst Yöneticiler, Harcama Yetkilileri, vb. yöneticiler itibariyle kategorize edilerek yayınlanması, Üniversiteler bazında iç kontrol sistemi uygulama birliğinin sağlanabilmesi amacıyla YÖK koordinasyonunda bir İç Kontrol Çalışma Grubu oluşturulmasıveçalışmaların bu grup koordinasyonunda yürütülmesi,
İyi uygulama örneklerinin değişik araçlarla duyurulması ve diğer kurumlarca da istifade edilmesine fırsat sağlanması, İç kontrol uygulamalarına yönelik olarak kurumlardan belirli periyotlarla sonuç ve değerlendirme raporu alınması, Performans ölçümüne yönelik olarak yapılması gereken mevzuat düzenlemeleri (5018 S.K., 657 S.K., 2547 S.K., 124 sayılı K.H.K, vb.) için ilgili kurumların bilgilendirilmesi,
666 sayılı K.H.K. den kaynaklanan Üniversite Daire Başkanları aleyhine oluşan haksızlığın giderilmesi için yasal düzenleme yapılması, Kariyer uzmanlık olarak istihdam edilen Mali Hizmetler Uzmanı ve Yardımcılarının 666 sayılı KHK ile emsallerine göre oluşan haksızlığın giderilmesi için yasal düzenleme yapılması, Strateji Geliştirme Birimlerinin görevlerinden kaynaklı olarak Üst Yöneticiye doğrudan bağlı olarak görev ifa etmelerinin sağlanması, Strateji Geliştirme Birimlerine mevzuatla verilen sorumluluk ve görevlere paralel olarak yetki sağlanması, Strateji Geliştirme Birimleri personel yapısının güçlendirilmesi ve çalışan personele de uzmanlaşma imkanı sağlanması, Strateji Geliştirme Birimleri personelinin yürüttükleri görevlere paralel olaraközlük hakları yönünden desteklenmesidir.
Osmangazi Üniversitesi Strateji Geliştirme Daire Başkanı Sayın Süleyman MANTAR tarafından Üniversitelerinde yürütülen iç kontrol uygulamaları hakkında bilgilendirme yapılacaktır.
YUSUF KÜTÜK Çankırı Karatekin Üniversitesi Strateji Geliştirme Daire Başkanı