2017 İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ Kalite Yönetim Sistemi Kullanım Kılavuzu
İÇİNDEKİLER 1. GİRİŞ... 2 1.1 AMAÇ...2 2. SİSTEME GİRİŞ... 2 3. YÖNETİM... 7 3.1 SÜREÇ TANIM...7 3.2 VERİ GİRİŞİ...8 4. DOKÜMAN YÖNETİMİ... 9 4.1 DOKÜMAN HAVUZU...9 5. DÜZELTİCİ ÖNLEYİCİ FAALİYETLER... 10 5.1 İSTEK TANIM...10 5.2 İSTEK DEĞERLENDİRME...11 5.3 DÜZELTİCİ/ÖNLEYİCİ FAALİYET FORMU EKRANI...13 5.4 DÖF FORM LİSTESİ...14 1
1. GİRİŞ 1.1 AMAÇ Bu dokümanın amacı, Kalite Yönetim Sisteminin kullanıcılar tarafından verimli ve başarılı bir biçimde kullanılabilmesi için hazırlanmıştır. 2. SİSTEME GİRİŞ Kullanıcıların Kalite Yönetim Sistemine kalsis.istanbul.edu.tr linkinden giriş yapılır. İstanbul Üniversitesi Kurumsal Otomasyon Projesi sayfası açılır. Açılan sayfada Kullanıcı adı ve Parola girebileceği alanlar yer almaktadır. Sisteme giriş yapabilmek için Şekil-1 de gösterildiği üzere Kullanıcı adı ve parola girilerek Giriş butonuna tıklanır. Şekil - 1 2
Kalite Yönetim Sistemine Kullanıcı kaydı oluşturmak için; Kayıt Ol linki tıklanarak Şekil 2 de gösterildiği gibi açılan pencerede tüm alanlar doldurularak Kayıt Ol butonu tıklanır. Şekil - 2 3
Kullanıcı adı ve Parola giriş alanına yanlış ya da eksik bilgi ile girilmiş ise Şekil 3 de gösterildiği gibi hata uyarısı verir. Şekil 3 4
Parola unutulmuş ise; Parolamı Yenileme linkine tıklanır. Şekil 4 de gösterildiği gibi Parola Yenileme Ekranı gelir. Şekil 4 5
İlgili alana E-Mail veya TC Kimlik No ile Güvenlik Kodu girilip Parola Gönder butonu tıklandığında sistem tarafından Parola yenileme linki E-Posta hesabına gönderilir. Link tıklandığında Şekil-5 de gösterildiği gibi Yeni Parola oluşturma işlemi gerçekleştirilir. Şekil 5 6
3. YÖNETİM Birime ait Üst, Ana, Alt süreçlerin ve Ana süreçlere ait verilerin görüntülendiği, Süreç kartı rapor çıktısının alındığı, süreç veri girişinin yapıldığı ekranların bulunduğu menüdür. 3.1 SÜREÇ TANIM Şekil -6 Şekil -6 da gösterildiği üzere ekrandaki Ana Süreç sağ tıklandığında Süreç Kartı ve Sürç Kartı Raporu görüntülenir. Süreç Kartı verilerinin görüntülenmesi için Süreç Kartı tıklanır. Süreç Kartı PDF olarak görüntülenmesi ve çıktısının alınması için Süreç Karı Raporu tıklanır. 7
3.2 VERİ GİRİŞİ Şekil- 7 Şekil - 7 de gösterildiği üzere Kalite Temsilcileri ve Doküman Sorumlularına Birim adı otomatik olarak gelir. Veri girişi yapılacak olan süreç, dönem seçilir. Getir butonu tıklanarak veri girişi yapılacak olan parametreler listelenir. Kaydet butonu ile girilen verilerin kayıt işlemi gerçekleştirilir. Süreç Raporu butonu tıklanarak ilgili süreç kartının PDF çıktısı alınır. 8
4. DOKÜMAN YÖNETİMİ Kalite Yönetim Sistemi kapsamında oluşturulan dokümanların görülmesi, kodlanması, gözden geçirilmesi ve kontrol edilmesi, onaylanması, kullanım alanına dağıtımı, güncellenmesi, kayıt ve muhafaza işlemleri bu ekranda yapılmaktadır. Ekran işleyişleri tüm dokümanlarda aynıdır. Dokümanlar Kalite Koordinatörlüğünün isteği ile yetkilendirilmektedir. 4.1 DOKÜMAN HAVUZU Şekil- 8 Şekil - 8 de gösterildiği üzere ekrandaki dosyalardan görüntülenmek istenen dosya için sağ tıklanır. Her bir dosya için Karşıdan Yükle ve Tarihçe işlemleri görünür. Karşıdan Yükle işlemi ile evrakı görüntülenebilir ve çıktısı alınabilir. Tarihçe alanı ile evrakın kim tarafından yüklendiği ve oluşturulduğu tarih görülür. 9
5. DÜZELTİCİ ÖNLEYİCİ FAALİYETLER 5.1 İSTEK TANIM İstek Tanım ekranı Kalite Temsilcisi ve Doküman Sorumlusu yetkisinde olan ekrandır. Bu ekran ile birim dışı istek ve şikayetler oluşturulabilir. Oluşan İstek/Şikayet ilgili birim İstek Değerlendirme ekranına düşer. Talebin sonucuna göre Onay/Red durumu istekte bulunan kişiye E-Posta olarak gönderilir. İstek Tanım yetkisi bulunmayan personel kalsis.istanbul.edu.tr/istek linki ile taleplerini gerçekleştirir. Şekil- 9 İstek Tanım ekranı Şekil-9 da gösterildiği gibi istek alanlarının bulunduğu ekrandır. İstek Türü seçilir. (İstek, Şikayet) Talebinizi göndereceğiniz İlgili Birim alanından birim adı seçilir. TC Kimlik No ya da Pasaport bilgisi girilir. E-Posta bilgisi zorunlu bir alandır. E-posta bilgisi girilir. Unvanınız alanında Personel türü seçilir. Ad ve Soyad bilgileri girilir. İstek/Şikayet İçeriği bilgileri girilir. Kimlik bilgilerinin saklı kalması isteniyorsa Kimlik Bilgilerim Gizli Kalsın alanı evet olarak seçilir. Tüm alanlar doldurulduktan sonra Gönder butonuna tıklanır. 10
5.2 İSTEK DEĞERLENDİRME Kalite Yönetim Sistemi veya kalsis.istanbul.edu.tr/istek linki ile yapılan İstek/Şikayetlerin değerlendirildiği ekrandır. Bu ekran ile İstek/Şikayet bildirimleri onaylanır ya da reddedilir. Kalite Koordinatörlüğü tüm İstek/Şikayet bildirimlerini görebiliyorken diğer kullanıcılar sadece kendi birimi ile ilgili İstek/Şikayet bildirimlerini görebilirler. Şekil- 10 İstek Değerlendirme ekranına Şekil-10 da gösterildiği gibi İstek/Şikayet bildirimleri Birim bazında listelenir. İncelenen İstek/Şikayet bildirimi incelenip onaylanmak istendiğinde Şekil-11 de gösterildiği gibi Onay butonu, açılan pop-up ekranında E-Posta Gönder butonu tıklanarak ilgili kullanıcıya E-Posta gönderilir. Onay mailinin içeriği Kalite Koordinatörlüğünün belirlediği metin taslağı olup, istenilirse ekleme yapılabilmektedir. 11
Şekil- 11 İncelenen İstek/Şikayet bildirimi incelenip reddedilmek istendiğinde Şekil-12 de gösterildiği gibi Reddet butonu tıklanarak ilgili kullanıcıya E-Posta gönderilir. Reddetme mailinin içeriği Kalite Koordinatörlüğünün belirlediği metin taslağı olup, istenilirse ekleme yapılabilmektedir. Şekil- 12 12
5.3 DÜZELTİCİ/ÖNLEYİCİ FAALİYET FORMU EKRANI Düzeltici/Önleyici Faaliyetler ile Kalite Yönetim Sistemi içinde yer alan süreçlerde oluşan veya oluşabilecek uygunsuzlukların nedenlerinin ortadan kaldırılması amacıyla, düzeltici ve önleyici faaliyetlerin belirlenerek uygulanması ve etkinliğinin izlenerek kayıt altına alınması, çözümlenmesi sağlanır. Şekil- 13 Ekran ilk açıldığında Şekil -13 de gösterildiği gibi sadece Doküman No ve D.Ö.F. No alanının otomatik olarak geldiği boş ekran sayfası açılır. DÖF Sorumlusunu belirlemek için ikonu tıklanarak ilgili kişi seçilir. Faaliye Tipi seçilir. Faaliyeti İsteyen Birim / Kişi bilgisi manuel olarak girilir. Faaliyet Başlangıç Tarihi girilir. Faaliyet Nedeni ilgili kutucuklardan seçilir. Mevcut / Potansiyel Uygunsuzluğun Tanımı, Uygunsuzluğun Kök Nedeni, Yapılacak Düzeltici / Önleyici Faaliyet alanları doldurulur. 13
Düzeltici / Önleyici Faaliyet Sorumlusu nu belirlemek için ikonu tıklanarak ilgili kişi seçilir Düzeltici /Önleyici Faaliyet Bitiş Tarihi girilir. Takip Bilgileri (Takip Tarihi, Sonuç, Onay, D.Ö.F Formu Durumu girilir. Ancak; Takip Zamanı yetersiz olduğunda Ek Takip alanındaki bilgiler doldurulur. 5.4 DÖF FORM LİSTESİ Sisteme kaydedilen tüm Düzeltici/ Önleyici Faaliyet Formlarının görüntülendiği, güncellenebildiği ve çıktısının alınabildiği ekrandır. Şekil- 14 Oluşturulan Düzeltici/Önleyici Faaliyet formlarının listelendiği ekrandır. Filtreleme için arama parametreleri girilip, istenilen listelere ulaşılır. Şekil 14 de gösterildiği üzere ikonu tıklanarak DÖF Formuna eklenmiş olan dosyalar görüntülenir ikonu tıklanarak dosyanın indirilmesi sağlanır. 14
6. İÇ TETKİK 6.1 İÇ TETKİK FORMU İç Tetkik Formu ekranı İç Tetkik yapan personelin yetkisinde bulunan bir ekrandır. İç Tetkik işleminin bitiren Denetim Sorumlusu tarafından doldurulur. İstenildiği zaman güncellenebilen formun çıktısı da bu ekrandan alınmaktadır. Şekil- 15 İç Tetkik Formu Şekil-15 de gösterildiği gibi formların oluşturulduğu ekrandır. Tetkik Edilen Birim seçilir. Tetkik edilen birimin süreç tanımı seçilir. Tetkik Tarihi girilir. Tetkik Kapsamı, Tetkikte Referans Dokümanlar, Tetkikte Görüşülen Kişilerin bilgisi yazılır. Değerlendirme sonuçlarında Olumlu-Olumsuz bilgiler alanları doldurulur. Tetkik Ekibi ve Tetkik Edilen Birim Süreç Sorumlusu seçilerek form kaydedilir. Güncellenecek olan İç Tetkik Formu Revizyon butonu tıklanarak tekrar güncellenebilecek duruma getirilir. 15
6.2 İÇ TETKİK LİSTESİ İç Tetkik Listesi ekranı İç Tetkik yapan personelin yetkisinde bulunan bir ekrandır. Oluşturulan İç Tetkik Formlar görüntülenebilir, istenildiği takdirde güncelleme için İç Tetkik Formuna geçiş yapılabilir. Şekil- 16 İç Tetkik Listesi Şekil-16 de gösterildiği gibi oluşturulan İç Tetkik Formlarının görüntülendiği ekrandır. Listede Doküman No, Tetkik Tarihi, Oluşturan Kullanıcı, Birim, Süreç, Kapsam ve ilgili forma ulaşılabilmesini sağlayan link bulunur. İstenilen forma ulaşmak için Güncelle sütununda bulunan linke tıklanır. İlgili form görüntülenir. 16
6.3 İÇ TETKİK SORULAR İç Tetkik Sorular ekranı İç Tetkik yapan personelin yetkisinde bulunan ekrandır. İç Tetkik Sorularının uygunluk durumu bu ekrandan seçilir. Şekil- 17 İç Tetkik Formu Şekil-17 de gösterildiği gibi soruların uyguluk durumlarının doldurulduğu ekrandır. Tetkik Edilen Birim seçilir. Tetkik edilen birimin süreç tanımı seçilir. Tetkik Tarihi girilir. Tetkikçiler, Tetkikte Referans Dokümanların bilgisi yazılır. İlgili sorularda Uygun veya Uygun Değil alanlarından biri seçilir. Uygun olmayan durumlar için DÖF formu oluşturmak için Güncelle sütununda bulunan link tıklanır. Güncellenecek olan İç Tetkik Formu Revizyon butonu tıklanarak tekrar güncellenebilecek duruma getirilir. 17
6.4 İÇ TETKİK CEVAP LİSTESİ İç Tetkik Cevap Listesi ekranı İç Tetkik yapan personelin yetkisinde bulunan bir ekrandır. Doldurulan İç Tetkik Sorularının uygunluk durumları görüntülenebilir, istenildiği takdirde güncelleme için İç Tetkik Sorularına geçiş yapılabilir. Şekil- 18 İç Tetkik Cevap Listesi Şekil-18 de gösterildiği gibi doldurulan İç Tetkik Sorularının görüntülendiği ekrandır. Listede Doküman No, Tetkik Tarihi, Cevaplayan Kullanıcı, Referans Doküman, Birim, Süreç ve ilgili forma ulaşılabilmesini sağlayan link bulunur. İstenilen sorulara ulaşmak için Güncelle sütununda bulunan linke tıklanır. İlgili soru listesi görüntülenir. 18