my LOG Özel Asistanınız Kullanım Kılavuzu Sürüm: 1.1 www.teknikom.com
MYLOG KİŞİSEL SES KAYIT CİHAZI HAKKINDA...1 ÖNEMLİ UYARILAR...1 YASAL SORUMLULUK... 1 GÜVENLİK UYARISI... 1 SAYISAL TELEFONLARIN KAYDEDİLMESİ... 1 NELER YAPABİLİRSİNİZ...2 TELEFON KAYIT... 2 ORTAM KAYIT... 2 TELESEKRETER... 3 NUMARA ÇEVİRME... 3 BİLGİ PENCERESİ (POP-UP)... 3 UZAKTAN ERİŞİM... 4 KAYIT DİNLETME... 4 BİLGİLENDİRME ANONSU... 4 SESLİ POSTA (VOICE MAIL)... 4 GÖRÜNÜM (SKIN) DEĞİŞTİRME... 4 MYLOG YAZILIMININ KULLANIMI...5 KULLANICI ARAYÜZÜNÜN AÇILMASI... 5 SUNUCUYA BAĞLANMA... 5 TELEFON VE MİKROFONUN İZLENMESİ... 6 ESKİ KAYITLARIN ARAŞTIRILMASI... 7 KAYIT LİSTESİ... 8 KAYITLAR ÜZERİNDE YAPABİLECEKLERİNİZ... 9 KAYIT DİNLEME...10 NUMARAYI REHBERE EKLEME...10 KAYIT SİLME...10 E-POSTA İLE YOLLAMA...10 SES DOSYASI OLARAK KAYDETME...11 MESAJ OLARAK KAYDETME...11 NUMARAYI ARAMA...11 KARŞI TARAFA KAYIT DİNLETME...11 KAYIT DİNLEME...11 TELEFON REHBERİ...12 KAYITLARIN LİSTELENMESİ...12 REHBERDE YAPABİLECEKLERİNİZ...12 YENİ KAYIT EKLENMESİ...13 KAYITLARDA DEĞİŞİKLİK YAPILMASI...13 NUMARANIN ARANMASI...13 DİĞER PROGRAMLARDAN BİLGİ ALINIP VERİLMESİ...13 SİSTEM OLAYLARININ BİLDİRİMİ...14 AYARLARIN YAPILMASI...15 GENEL AYARLAR...15 SUNUCU İSMİ...15 TELESEKRETER MESAJI...15
UYARI MESAJI...15 DIŞ HAT NO...16 ÖZEL SERVİS NO...16 EN KISA KAYIT...16 OTO. ARAMADA DİNLEME...16 AĞ DESTEĞİNE İZİN VER...16 OTOMATİK SİL...16 ŞİFRE DEĞİŞTİRME...17 DEĞİŞİKLİKLERİN KAYDEDİLMESİ...17 TELEFON AYARLARI...17 UZUN KAYITLARIN BÖLÜNMESİ...17 KAYIT SEVİYESİNİN YÜKSELTİLMESİ...17 ARAYANLARA UYARI ANONSU VERİLMESİ...17 TELESEKRETER ZİL SAYISININ BELİRLENMESİ...18 TELESEKRETER MESAJ SÜRESİNİN BELİRLENMESİ...18 POP-UP GÖSTERİMİNİN KONTROL EDİLMESİ...18 KAYIT BAŞLATMA YÖNTEMİNİN BELİRLENMESİ...18 MİKROFON AYARLARI...19 UZUN KAYITLARIN BÖLÜNMESİ...19 KAYIT SEVİYESİNİN YÜKSELTİLMESİ...19 KAYIT BAŞLATMA YÖNTEMİNİN BELİRLENMESİ...19 E-POSTA AYARLARI...20 E-POSTA İLE YOLLANACAK BİLGİLER...20 E-POSTA AYARLARININ YAPILMASI...21 SORUN GİDERME...22 KULLANICI ARAYÜZÜ AÇILMIYOR...22 ÇALIŞMA IŞIĞI YANIP SÖNÜYOR...22 AĞ ÜZERİNDEN ERİŞİLEMİYOR...22 KAYITLAR GÖRÜLMÜYOR...22 OTOMATİK ARAYICI ARAMA YAPMIYOR...22 YAPILAN KAYITTA GÜRÜLTÜ VAR...22 ARAYAN NUMARA GÖRÜLMÜYOR...23 TELEFON HATTINDAN KAYIT YAPMIYOR...23 ŞİFREMİ UNUTTUM...23 SAYISAL TELEFONLARDAN KAYIT YAPILAMIYOR...23 BAZI ÖZELLİKLER SAYISAL TELEFONLARLA KULLANILAMIYOR...23 TEKNİK ÖZELLİKLER...24 GEREKLİ BİLGİSAYAR DONANIMI...24
MYLOG KİŞİSEL SES KAYIT CİHAZI HAKKINDA mylog, kullanıcıların telefon görüşmelerini, toplantılarını kaydetmek için geliştirilmiştir. Sayısallaştırılan ses sinyalleri USB bağlantısı üzerinden bilgisayara aktarılıp işlendikten sonra sabit diskte saklanır. mylog standart ve.net olmak üzerek iki tipte üretilmektedir. mylog.net kullanıyorsanız cihazınızın tüm özelliklerine yerel ağ ve internet üzerinden de erişebilirsiniz. Cihazın hangi tipte olduğu, alt yüzdeki etikette yazılıdır. Bunun dışında bağlı olduğu bilgisayar programındaki arayüzün Yardım sekmesinde de ağ desteği Var veya Yok diye belirtilir. UYARI: mylog u kurmadan ve kullanmadan önce bu doküman dikkatlice okumalısınız. Kullanım sırasında ortaya çıkabilecek soru ve sorunlar için önce yine bu kitapçığa başvurmalı, aradığınız cevabı bulamazsanız ürün satıcısını veya üretici firmayı aramalısınız. NOT: Bu kitapçık mylog un İç yazılım: 1, İstemci: 1.0, Sunucu: 1.0 yazılım sürümlerine uygun olarak hazırlanmıştır. Kullanmakta olduğunuz cihaza ait yazılım sürümlerini kullanıcı arayüzündeki yardım sekmesinde görebilirsiniz. Farklı bir yazılım versiyonu kullanıyorsanız doğru dokümanı Teknikom web sitesinden indirebilirsiniz. Yazılım güncellemelerini www.teknikom.com sitesinden takip edebilirsiniz. ÖNEMLİ UYARILAR YASAL SORUMLULUK Telefon konuşmalarının dinlenmesi ve kayıt edilmesi yasalar gereğince izine bağlıdır. Bu konudaki yasal sorumluluk, cihazı kullanan kişinin veya kurumun olacaktır. Gereken ayarları yaparak mylog un çağrının cevaplandığı anda konuşmanın kayıt edileceği konusunda bilgilendirme anonsu vermesini sağlayabilirsiniz. GÜVENLİK UYARISI Diğer kişilerin kayıtlarınızı izlememesi için kullanıcı şifresi oluşturmalısınız. Ayrıca mylog un bağlanacağı bilgisayar bir yerel ağa bağlı ise diğer kullanıcıların program ve arşiv dizinlerine erişiminin önlenmesi işletim sisteminin güvenlik ayarları ile sağlanır. Gerekirse bu konuda bir bilgi işlem uzmanından destek almanız yerinde olacaktır. SAYISAL TELEFONLARIN KAYDEDİLMESİ Eğer ahize kablosundan bağlantı yaparak sayısal bir telefon kaydediyorsanız telefon kayıtları yalnız ses seviyesine göre başlatılabilir ve mylog un aşağıdaki özelliklerini kullanamazsınız; Telesekreter, numara aratma, gelen aramalarda bilgilendirme mesajı okunması, arayan numaranın görülmesi, gelen aramalarda bilgi penceresi (pop-up) açılması, cevapsız çağrıların görülmesi, mylog Kullanım Kılavuzu (1.1) Sayfa: 1 / 24
NELER YAPABİLİRSİNİZ mylog telefon ve ortam seslerinin kaydedilmesinin yanısıra işlerinizi kolaylaştıracak daha pek çok özelliğe sahiptir. Üst yüzeyinde bir mikrofon, iki buton ve çalışma durumunu gösteren bir ışık bulunur (Şekil-1). Şekil-1 Cihaz normal çalışmakta iken çalışma ışığı sürekli olarak yanar. Eğer mylog bilgisayarla haberleşemiyorsa bu ışık yanıp söner. Enerji alamadığı durumda ise tamamen sönüktür. TELEFON KAYIT mylog un temel fonksiyonlarından biri telefon konuşmalarının kaydedilmesidir. Telefonun açılıp kapanmasını algılayarak kayıt yapılır. Ağ desteği olan.net versiyonu ile devam eden telefon konuşmalarını yerel ağ veya internet üzerinden canlı olarak dinleyebilir, eski kayıtları araştırabilirsiniz. Devam eden konuşmaları canlı izleme sekmesinden (sayfa: 6) takip edebilir, eski kayıtları kayıt arama sekmesinden (sayfa: 7) araştırabilir ve kayıt dinleme sekmesinden (sayfa: 11) dinleyebilirsiniz. ORTAM KAYIT mylog un üzerindeki hassas mikrofonla toplantılarınızı, misafirlerinizle yaptığınız konuşmaları, başka bir ofisteki çalışanınızın müşterilele konuşmalarını canlı olarak dinleyebilir ve kaydedebilirsiniz. mylog Kullanım Kılavuzu (1.1) Sayfa: 2 / 24
Kayıt başlangıcı manüel veya ses seviyesine göre seçilebilir (Mikrofon Ayarları sayfa: 19). Manüel kayıt yapmak için izleme ekranındaki veya mylog üzerindeki kayıt butonuna basmanız yeterlidir. Manüel kayıt devam ettiği sürece butonun ışığı yanmaya devam eder. Devam eden konuşmaları canlı izleme sekmesinden (sayfa: 6) takip edebilir, eski kayıtları kayıt arama sekmesinden (sayfa: 7) araştırabilir ve kayıt dinleme sekmesinden (sayfa: 11) dinleyebilirsiniz. TELESEKRETER mylog bir telesekreter cihazından bekleyeceğiniz tüm özelliklere sahiptir. Cihaz üzerindeki telesekreter butonuna basarak mylog un telesekreter özelliğini etkinleştirebilirsiniz. Özellik aktifken buton ışığı yanar ve mylog gelen çağrıları cevaplar, sizin kaydettiğiniz karşılama mesajını okur ve arayan kişinin bırakacağı mesajı kaydeder. Dilerseniz bırakılan mesajları e-posta ile bulunduğunuz yere de iletebilir. Eğer mylog.net versiyonunu kullanıyorsanız telesekreter özelliğini internet üzerinden de etkinleştirebir, bırakılan mesajları dinleyebilirsiniz. Mikrofonla yapılmış bir kaydı kayıt listesi sekmesinden (sayfa: 8) seçerek mesaj olarak tanımlayabilir, daha sonra tanımladığınız mesajlardan birini ayarlar sekmesinden uyarı telesekreter olarak seçebilirsiniz (sayfa: 15 - Telesekreter Mesajı). NUMARA ÇEVİRME mylog, sizi arayanları, daha önce aradığınız numaraları veya rehberde kayıtlı numaraları bir tıklamayla arayarak size zaman kazandırır. Numara çevirme özelliğini telefonunuz kapalıyken veya çevir sesi almakta iken kullanabilirsiniz. Eğer UMTH firmaları üzerinden (indirimli görüşme yaptıran servis sağlayıcı) arama yapmak isterseniz, numaradan önce çevrilmesi gereken kodları da mylog otomatik olarak çevirir (sayfa: 16 Özel Servis No). mylog un numara çevirirken dinletme özelliği vardır. Telefon kapalı iken numara çevirme özelliğini kullandığınızda karşı taraf açana kadar telefonunuzu kaldırmadan bekleyebilirsiniz. Karşı tarafın açtığını duyduğunuz anda ahizeyi kaldırıp konuşabilirsiniz. Dilerseniz ayarlardan bu özelliği iptal edebilirsiniz (sayfa: 16 - Oto. Aramada Dinleme). BİLGİ PENCERESİ (POP-UP) mylog, istemci arayüzü açıkken gelen aramalarda arayan kişinin numarası rehberde kayıtlıysa siz çağrıyı cevaplamadan önce arayan kişi ile ilgili bilgileri (isim, numara, girilmiş not) ekranda bilgi penceresi (pop-up) açarak gösterebilir. Bilgi penceresinin hiç gösterilmemesi, bir süre gösterilmesi veya kapatana kadar açık kalmasını programlayabilirsiniz (sayfa: 18 - Pop-up Gösteriminin Kontrol Edilmesi). Açılan bilgi penceresinde not alanına tıklayarak yeni not girişi yapabilir, mevcut notu değiştirebilirsiniz. mylog Kullanım Kılavuzu (1.1) Sayfa: 3 / 24
UZAKTAN ERİŞİM Eğer mylog un.net versiyonunu kullanıyorsanız bu kitapçıkta açıklanan tüm özellikleri yerel ağ veya internet üzerinden de kullanabilirsiniz. Örneğin eski kayıtlarınızı dinlemek, telesekreterinizi aktive etmek, ofisinizdeki ortam konuşmalarını dinlemek, mylog un ayarlarını değiştirmek gibi işlemleri evizniden veya başka bir şehir/ülkeden yapabilirsiniz (Sayfa: 5 Sunucuya Bağlanma). KAYIT DİNLETME Telefon görüşmeniz sırasında sırasında kayıt listesinden (Şekil-6) eski bir kaydı seçip F9 a basarak karşı tarafa dinletebilirsiniz (sayfa: 11). BİLGİLENDİRME ANONSU Gelen çağrılar cevaplandığı anda telefon görüşmelerinin kaydedildiği konusunda mylog un bilgilendirme mesajı okumasını sağlayabilirsiniz. Mikrofonla yapılmış bir kaydı kayıt listesi sekmesinden (sayfa: 8) seçerek mesaj olarak tanımlayabilir, daha sonra tanımladığınız mesajlardan birini ayarlar sekmesinden uyarı mesajı olarak seçebilirsiniz (sayfa: 15 - Uyarı Mesajı). SESLİ POSTA (VOICE MAIL) mylog istemci arayüzü açıkken üzerindeki kayıt butonuna sürekli basarak sesli posta özelliğini kullanabilirsiniz. Butona basılı tuttuğunuz sürece butonun ışığı yanar ve mikrofondan kayıt yapılır. Butonu bıraktığınız anda ışığı söner ve e-posta yollama penceresi açılır. Alıcıları seçerek yapılan kaydı yollayabilirsiniz (sayfa: 10 E-posta ile yollama). NOT: Sesli posta özelliği ile yapılan kaydın süresi, en kısa kayıt süresinden kısa olursa e- posta yollama penceresi açılmaz. En kısa kayıt süresi başlangıçta 5 saniyedir ve ayarlar sekmesinde genel ayarlar penceresinden ayarlanır. GÖRÜNÜM (SKIN) DEĞİŞTİRME Kullanıcı ara yüzünün görünümünü değiştirerek bilgisayarınızın masa üstüne uygun bir hale getirebilirsiniz. Bunun için mylog ara yüzünün pencere çubuğuna sağ tıkladıktan sonra açılan pencerede Mevcut Skinler seçeneğinden uygun bir tanesini fare ile seçerek programın ara yüzünü değiştirebilirsiniz. Teknikom web sitesinin güncellemeler sayfasından bilgisayarınıza yeni görünümler indirip c:\program files\mylog\skins klasörünün içine kopyaladıktan sonra yukarıda açıklandığı gibi seçebilirsiniz. Siteye yeni görünümler yüklendiğinde kullanıcılar ayrıca bilgilendirilecektir. mylog Kullanım Kılavuzu (1.1) Sayfa: 4 / 24
MYLOG YAZILIMININ KULLANIMI mylog yazılımı, Sunucu/İstemci yapısında çalışır. Sistemdeki tüm işlemleri yürüten sunucu, arka planda görünmeden çalışan ve kullanıcı arayüzü olmayan bir programdır. Bilgisayarın her açılışında otomatik olarak çalışır ve kayıtları yapar. İstemci ise kayıt dinleme, denetim ve yönetim gibi işlemlerin yapılması için kullanıcıların sunucu ile iletişimini sağlayan arayüz programıdır. Bu arayüz açılmasa bile kayıtlar yapılmaya devam eder. KULLANICI ARAYÜZÜNÜN AÇILMASI mylog istemci arayüzünü açmak için kurulumda masa üstüne yerleştirilen program simgesine çift tıklayın. Yapmak istediğiniz işlemle ilgili olarak pencerenin alt tarafında bulunan ilgili sekmeyi seçin. Şekil-2 SUNUCUYA BAĞLANMA Bağlan sekmesinden kendi bilgisayarınıza veya yerel ağ / internet üzerinden başka bir bilgisayara bağlantı kurabilirsiniz. Program, ilk kurulumu sırasında doğrudan kendi bilgisayarındaki sunucuya bağlanacak şekilde tasarlanmıştır. Şekil-3 mylog Kullanım Kılavuzu (1.1) Sayfa: 5 / 24
Adres alanına; Kendi bilgisayarınızdaki mylog sunucusuna bağlanmak için localhost yazın (fabrika ayarı). Yerel ağ üzerindeki başka bir bilgisayardaki mylog sunucusuna bağlanmak için o bilgisayarın IP adresini veya yerel ağdaki adını yazın. Internet üzerinden başka bir bilgisayardaki mylog suncusuna bağlanmak için o bilgisayarın bağlı olduğu modemin IP adresini yazın. Şifre alanına (eğer tanımlıysa) şifreyi yazın ve Bağlan butonuna basın. Bağlantı sağlandığında Bağlan butonu Bağlantıyı kes şekline dönüşür ve izleme sekmesi açılır. UYARI: Eğer kendi bilgisayarınızdan başka bir bilgisayardaki mylog a bağlanacaksanız, o ürünün.net versiyonlu olması gerekir. Ayrıca şifrenin de tanımlanmış olması gereklidir. Başka bir bilgisayara bağlanmak için önce mevcut bağlantıyı kesmeniz gerekir. Ondan sonra ilk bağlantıda olduğu gibi adres ve şifre yazarak yeni bağlantı yapabilirsiniz. Yanlış şifre girerseniz şifre alanının yanında sağda görülen hatırlatma simgesi belirir. Fare ile bu simgenin üzerine geldiğinizde şifre hatırlatma notunuz gösterilir. Bu yüzden şifre tanımlarken hatırlatıcı bilgi girmeniz faydalı olacaktır. TELEFON VE MİKROFONUN İZLENMESİ İzleme sekmesinden telefon hattınızın ve mikrofonun anlık durumunu izleyebilir, telesekreteri açıp kapayabilir, manüel kayıt başlatabilirsiniz. İzleme sekmesinin üst yarısında telefon hattının, alt yarısında mikrofonun durumları gösterilir. Şekil-4 mylog Kullanım Kılavuzu (1.1) Sayfa: 6 / 24
TELEFON izleme alanında iki adet kontrol butonu vardır. Ortada ise devam eden telefon konuşması ile ilgili bilgiler bulunur. Manüel kayıt butonuna basarak isteğe bağlı olarak kayıt yapabilirsiniz. Manüel kayıt sırasında bu buton renk değiştirir. İzleme sekmesindeki veya mylog üzerindeki telesekreter butonuna basarak mylog un telesekreter özelliğini etkinleştirebilirsiniz. Telesekreter aktif iken bu buton renk değiştirir ve mylog üzerindeki telesekreter butonunun da ışığı yanar. Bilgi alanının sol tarafında yukarıdan aşağı doğru dizilmiş üç sembol vardır; En üstteki sembol aşağıdaki şekillerden biri olarak aramanın türünü gösterir; Giden telefon araması Gelen telefon araması Telesekreter tarafından cevaplanan arama Sembolüne tıklayarak önemli konuşmaları daha sonra kolayca bulabilmek için işaretleyebilirsiniz. Hoparlör sembolüne tıklayarak devam eden konuşmayı canlı olarak izleyebilirsiniz. Bilgi alanında 3 satır bulunur. Bunların anlamları Şekil-4 üzerinde açıklanmıştır. MİKROFON izleme alanında bir kontrol butonu ve bilgi alanı vardır. Bu butona veya mylog üzerindeki aynı sembollü butona basarak mikrofon kaydını manüel olarak başlatıp bitirebilirsiniz. Manüel kayıt sırasında bu buton renk değiştirir ve mylog üzerindeki butonun ışığı yanar. Bilgi alanının sol tarafında yukarıdan aşağı doğru dizilmiş üç sembol bulunur. Bunlar kaydın tipini gösteren konuşma balonu, önemli kayıt işaretleme butonu, ve canlı izleme butonudur. Bilgi alanında kaydın başlangıç zamanı ve süresi gösterilir. ESKİ KAYITLARIN ARAŞTIRILMASI Eski kayıtları araştırmak, dinlemek, not eklemek, e-posta ile yollamak ve silmek gibi işlemler için Kayıt Arama sekmesini açın. Eski kayıtları aşağıdaki parametrelere göre araştırabilirsiniz: Kayıt türü: Açılan sekmenin üst tarafında Şekil-5 da görüldüğü gibi kayıt türünü seçebileceğiniz butonlar bulunur. Başlangıçta tüm kayıt türleri seçilidir. Yalnız belli tür kayıtları araştırmak için o türlere ait butonlara basmalısınız. Bütün kayıt türlerini seçmek için en soldaki Bütün türler butonuna basın (başlangıçta böyledir). Önemli kayıtlar: En sağdaki butona basarak seçtiğiniz kayıt türlerinden yalnızca önemli olarak işaretlemiş olduğunuz kayıtları araştırabilirsiniz. mylog Kullanım Kılavuzu (1.1) Sayfa: 7 / 24
Şekil-5 Numara: Belli bir telefon numarası ile yaptığınız görüşmeleri raporlamak için kayıtlarını araştırmak istediğiniz telefon numarası veya yeterli kısmını yazın. Belli bir numara ile başlayan kayıtları araştırmak için ise numaranın sonuna x ekleyin (örneğin 05x). İsim: Rehberde kayıtlı bulunan isimler girilerek yalnız o kişilerle yapılan görüşmeleri listeleyebilirsiniz. Not: Önceden girdiğiniz nota göre arama yapmak için notun tamamını veya bir kısmını yazın. Dönem: Bugün/Dün/SonHafta/SonAy/SonYıl gibi belli dönemlerden birini seçebilirsiniz İlk/Son: Tarih ve saat bilgilerini düzenleyerek araştıracağınız tarih aralığını belirleyebilirsiniz. Süre: Belli bir süreden uzun veya kısa kayıtları araştırabilirsiniz. Araştır butonuna basarak belirlediğiniz parametrelere uyan kayıtları araştırabilirsiniz. KAYIT LİSTESİ Kayıtları araştırmak için parametreler belirlenip Araştır butonuna bastıktan sonra Kayıt Listesi sekmesi kendiliğinden açılır ve belirlediğiniz parametrelere uyan kayıtlar listelenir. Farklı bir arama yapmak için tekrar Araştır sekmesini açıp yeni parametreler belirleyebilirsiniz. Tüm parametreleri ilk değerlerine getirmek için Temizle butonuna basın. mylog Kullanım Kılavuzu (1.1) Sayfa: 8 / 24
Bulunan kayıtlar Şekil-6 de görüldüğü gibi listelenir. Kolonların anlamları şöyledir: Önemli: Kayıt sırasında veya bu listede önemli olarak işaretlenen kayıtlar belirtilir. Başlangıç: Kayıt başlama zamanı. Süre: Kayıt süresi. Tür: Kaydın türü sembollerle belirtilir. Telefon Numarası: Konuşulan telefon numarası. Rehberdeki İsim: Konuşulan kişinin rehberde kayıtlı ismi. Not: Kayıt hakkında kullanıcının eklediği notlar. Şekil-6 Liste 10 satırdan uzunsa listenin altında sayfa seçme butonları görülür. Ekrana sığmayan sayfaları bu butonlar yardımıyla açabilirsiniz. Liste alanının altında ayrıca bulunan kayıt sayısı ile toplam ve ortalama kayıt sürelerini görebilirsiniz. KAYITLAR ÜZERİNDE YAPABİLECEKLERİNİZ Önemli olarak işaretlemek için en soldaki önemli kolonuna tıklayın. Not eklemek için o kayda ait not alanına tıklayıp gerekli bilgileri yazdıktan sonra Enter tuşuna bastığınızda not kayda geçer. Daha sonra eski kayıtları araştırırken bu nota göre kolayca bulabilirsiniz. Listeyi saklamak için sağ alt köşedeki Kaydet butonuna basarak bilgisayarınıza Excel dosyası olarak kaydedebilirsiniz. Listenin ekranda görülmeyen kısımları da dosyada saklanır. Bir kaydın üzerine sağ tıkladığınızda yapılabilecek diğer işlemler listelenir (Şekil-7). mylog Kullanım Kılavuzu (1.1) Sayfa: 9 / 24
Şekil-7 KAYIT DİNLEME Dinle seçeneğini seçin veya kaydın üzerine çift tıklayın. Bu anda kayıt dinleme sekmesi açılarak kaydı dinlemeye başlarsınız. Windows un varsayılan ortam yürütücüsü ile dinlemek için Varsayılan Oynatıcı ile Dinle seçeneğini seçin. NUMARAYI REHBERE EKLEME Numarayı Rehbere Ekle seçeneğini seçin. Açılan pencerede İsim Seç alanından mevcut rehber kayıtlarından birine yeni bir numara olarak ekleyebilir, ya da butonuna basarak rehberde yeni bir kayıt oluşturabilirsiniz. KAYIT SİLME Bir veya birden fazla kaydı seçtikten sonra sağ tık menüsünden Kaydı Sil seçin. Çıkan onay penceresinde Evet seçerek kayıtları silebilirsiniz. seçeneğini E-POSTA İLE YOLLAMA Yollamak istediğiniz kayda sağ tıklayıp E-Posta ile Yolla seçeneğini seçtikten sonra aşağıda görülen pencere açılır. Bir kayıt seçtikten sonra F7 tuşuna basarak da kayıt yollama penceresini açabilirsiniz. mylog un rehberinde e-posta adresi bulunan kayıtlardan birini listeden seçebilir veya yeni bir adres yazabilirsiniz. Listeden seçmek yerine adresi yazmaya başladığınızda eşleşen adres ekrana getirilir. Varsa alıcıya iletilecek notunuzu da not alanına yazdıktan sonra Tamam butonuna basarak seçtiğini kaydı e-posta ile yollayabilirsiniz. İsterseniz birden fazla alıcı adresini virgül ile ayırarak girebilirsiniz. E-posta yollayabilmek için e-posta ayarlarınızın daha önceden yapılmış olması gerekir (sayfa: 21 E-posta ayarlarının yapılması). mylog Kullanım Kılavuzu (1.1) Sayfa: 10 / 24
SES DOSYASI OLARAK KAYDETME Kayda ait ses dosyasını bilgisayarınızda belirleyeceğiniz bir konuma kaydetmek için sağ tık menüsünden Farklı Kaydet seçeneğini seçin. Açılan pencerede kaydetmek istedğiniz konumu gösterin ve OK butonuna basın. MESAJ OLARAK KAYDETME Telesekreter veya bilgilendirme mesajları olarak kullanılmak üzere eski kayıtlardan birini seçebilirsiniz. Daha iyi ses kalitesi elde etmek için mikrofondan yapılmış kayıtların kullanılması tavsiye edilir. Sağ tık menüsünden Mesaj Olarak Kaydet seçeneğini seçin. Açılan penceredeki alana bu mesaja bir isim vererek kaydedin. Daha sonra telesekreter veya bilgilendirme anonsu için bu şekilde kaydettiğiniz mesajlardan birini seçebilirsiniz (sayfa: 15). NUMARAYI ARAMA Seçilen kayıttaki telefon numarasını mylog un araması için F8 tuşlayın veya sağ tık menüsünden Numarayı Ara seçeneğini seçin. Numara arama özelliğini telefonunuz kapalı iken veya açıp çevir sesi aldıktan sonra kullanabilirsiniz. KARŞI TARAFA KAYIT DİNLETME Telefonda konuşmakta olduğunuz kişiye eski bir kaydı dinletmek için kayıt listesinden dinleteceğiniz kaydı seçip F9 tuşlayın veya sağ tık menüsünden Hatta Dinlet seçeneğini seçin. Bu anda konuşmakta olduğunuz kişi ile birlikte eski kaydı dinlersiniz. Dinletme sırasında F9 tuşlayarak dinletmeyi kesebilir veya başka bir kayıt dinletmeye başlayabilirsiniz. KAYIT DİNLEME Kayıt listesi sekmesinde bir kaydı dinlemek için çift tıkladıktan sonra Şekil-8 deki kayıt dinleme sekmesi kendiliğinden açılır ve seçilen kayıt çalmaya başlar. Şekil-8 mylog Kullanım Kılavuzu (1.1) Sayfa: 11 / 24
Sayfanın üst tarafında çalınmakta olan kayıtla ilgili bilgiler, alt tarafında da çeşitli kontrollar bulunur. Dinleme sırasında ses sürgüsünü kullanarak sesi kısıp açabilir, hoparlör butonuna basarak tamamen kapatabilirsiniz. Kaydın belli bir anını dinlemek için ilerleme çubuğu üzerindeki o noktaya tıkladığınızda sürgü bu noktaya gelerek o andan itibaren çalmaya başlar. TELEFON REHBERİ Telefon rehberine kayıt eklemek, silmek veya değişiklik yapmak için rehber sekmesini açın. Şekil-9 Rehbere her isim için bir veya daha fazla telefon numarası kayıt edilebilir. Rehberdeki isimler izleme penceresinde ve kayıt listesinde, arayan ve aranan numaralarla eşleşmeleri durumunda gösterilir. KAYITLARIN LİSTELENMESİ Rehber sekmesini açtığınızda tüm kayıtlar listelenir. Listenin çok büyük olması durumunda kayıt arama butonunu kayıtlı isimlerin bir kısmını listelemek için kullanabilirsiniz. İsim, numara veya not kolonlarında aranacak bilgiyi ilgili kolonun üstündeki alana yazıp kayıt arama butonuna bastıktan sonra yalnız ilgili rehber kayıtları gösterilir. İsmin, numaranın veya notun tamamını veya bir kısmını yazabilirsiniz. REHBERDE YAPABİLECEKLERİNİZ Rehber sekmesinde her hangi bir yere sağ tıkladıktan sonra açılan Şekil-10 daki menüden aşağıdaki işlemleri yapabilirsiniz; Şekil-10 mylog Kullanım Kılavuzu (1.1) Sayfa: 12 / 24
YENİ KAYIT EKLENMESİ Rehbere yeni kayıt eklemek için Şekil- 11 deki pencereyi açarak önce bilgi alanlarını doldurun. Sonra telefon numarası girmek için Yeni butonuna basın ve açılan alana numarayı girdikten sonra Ekle butonuna basın. Bu işlemi tekrarlayarak aynı kişiye birden fazla telefon numarası kaydedebilirsiniz. Numara girme işlemi de tamamlandıktan sonra pencerenin altındaki Tamam butonuna basarak rehbere kaydı ekleyin. Kayıttan vazgeçmek için İptal butonuna basın. Şekil-11 KAYITLARDA DEĞİŞİKLİK YAPILMASI Değiştirmek istediğiniz kaydı seçtikten sonra sağ tık menüsünden Düzenle seçeneğini seçin. Yeni kayıt eklemek için açılan pencereye benzer bir pencere açılır. Gereken değişiklikleri yaptıktan sonra Tamam butonuna basın. NUMARANIN ARANMASI Rehberde kayıtlı bir kişinin numarasını aramak için isim seçtikten sonra F8 e basın veya sağ tık menüsünden Numarayı Ara seçeneğini seçin. Eğer seçtiğiniz kişinin yalnız bir numarası kayıtlıysa mylog hemen numarayı arar. Rehberde aynı kişiye ait birden fazla numara varsa yandaki gibi bir pencere açılır. Buradan aranacak numarayı seçtikten sonra Tamam butonuna basın. DİĞER PROGRAMLARDAN BİLGİ ALINIP VERİLMESİ Kullanmakta olduğunuz Outlook express, Outlook, Excell gibi programlarda kayıtlı bulunan telefon rehberinizi mylog a aktarabilirsiniz. Aynı şekilde mylog dan diğer programlara veya başka mylog lara da rehber içeriğini aktarabilirsiniz. Bunun için rehber sekmesinin üst tarafındaki Veri Al ve Veri Ver butonları kullanılır. Bir programdan mylog a rehber aktarmak için önce o programdaki kayıtlardan csv uzantılı metin dosyası oluşturmalısınız. Csv dosyası oluşturulurken aşağıda listelenen 5 alan adı ; ile ayrılmalıdır. İsim: Kişi adı veya adı soyadı birlikte. E-posta adresi Adres. Numara (lar): Telefon numarası bu alana yazılır. Birden fazla numara varsa virgül ile ayrılarak yazılır. Not mylog Kullanım Kılavuzu (1.1) Sayfa: 13 / 24
Bilgileri mylog a aktarmak için Veri Al butonuna basın, açılan pencerede csv dosyasını gösterin ve aç butonuna basarak rehber kayıtlarını mylog a aktarın. mylog dan rehber kayıtlarını dışarı vermek için Veri Ver butonuna bastığınızda Windows un dosya seçim penceresi açılır. Burada istenilen konuma istenilen isimde dosya yazabilirsiniz. Yazılan dosyanın uzantısı csv olmalıdır. Bu dosya daha sonra başka bir mylog a veya windows programına aktarılabilir. SİSTEM OLAYLARININ BİLDİRİMİ mylog, çalışmakta iken oluşabilecek hatalı durumları önceden programlanan adres(ler)e bildirir. Bunun için E-posta ayarlarının doğru yapılmış olması gerekir. Şu durumlar için alarm bildirimi yapılır: Programın ilk açılışı: Bilgisayarın ilk açılışında veya kullanıcı tarafından kapatılıp tekrar çalıştırıldığında. Bilgisayar bağlantısının kesilmesi: USB kablosunun çıkması veya bir nedenle bilgisayar ile cihaz arasında veri alışverişinin kesintiye uğraması durumudur. Sabit diskin dolması: Bilgisayarın sabit diskinde kalan boş alanın 1GB ın altına düşmesi durumu. NOT: Bu değeri değiştirilmek için c:\program files\mylog\ dizinindeki mylog.ini dosyası içindeki MinDiskSpace= satırına megabyte cinsinden izin verilen en az disk alanı değeri girilebilir. Hat kopması: Telefon hattının kopması veya hat kablosunun kayıt cihazı ile bağlantısının kesilmesi durumudur. mylog Kullanım Kılavuzu (1.1) Sayfa: 14 / 24
AYARLARIN YAPILMASI mylog un çalışma parametrelerinin düzenlemesi ayarlar sekmesinden yapılır. Ayarlar dört grupta toplanmıştır. Sekmenin üst tarafında ilgili ayar grubu seçin. Yapılan değişikliklerin etkin olması için başka bir sayfaya ya da sekmeye geçmeden önce sağ alt taraftaki Güncelle butonuna basarak girilen bilgilerin saklamanız gerekir. GENEL AYARLAR Genel ayarlar sayfası Şekil-12 de görüldüğü gibidir. Bu sayfadan sistemin genel ayarları yapılır. Yapılan ayarların etkin olabilmesi için sayfayı kapatmadan önce sağ altta bulunan Güncelle butonuna basarak kaydetmelisiniz. Şekil-12 SUNUCU İSMİ Sunucu ismi başlangıçta mylog dur. Buraya kullanım yerini hatırlatıcı bir isim verebilirsiniz. Verilen bu isim program penceresinin üst tarafında gösterilir. Bu isim, yerel ağ veya internet üzerinden birden fazla mylog a erişeceğiniz zaman hangisine bağlı olduğunuzu hatırlatır. TELESEKRETER MESAJI Telesekreter mesajı alanının sağ tarafındaki kontrol butonları ile mesajı seçebilir, dinleyebilir veya silebilirsiniz. Seçilen mesaj, telesekreter özelliği aktifken mylog gelen çağrıyı cevapladığında dinletilecek olan kayıttır. Mesaj listesinde yalnız kayıt listesinden mesaj olarak kaydedilmiş (şekil-7) kayıtlar görülür. UYARI MESAJI Uyarı mesajı alanının sağ tarafındaki kontrol butonları ile mesajı seçebilir, dinleyebilir veya silebilirsiniz. Seçilen mesaj, gelen aramaların cevaplandığı anda kaydedildiği konusunda bilgilendirme amaçlı olarak dinletilecek olan kayıttır. mylog Kullanım Kılavuzu (1.1) Sayfa: 15 / 24
NOT: Telesekreter veya uyarı mesajları daha önce kayıtlar listesinden Mesaj Olarak Kaydet seçeneği ile oluşturulmuş mesajlar arasından seçilir (Bkz. Şekil-7). DIŞ HAT NO Eğer mylog u bir özel santralın (PBX) iç hattına bağlı olarak kullanıyorsanız Dış hat araması yapmak için çevrilen kodu (genellikle 9 veya 0) bu alana yazmanız gerekir. mylog otomatik numara çevireceği zaman önce dış hat çıkış kodunu çevirerek santraldan hat aldıktan sonra istenen numarayı çevirir. Eğer mylog un çevrilen rakamların arasında bekleme yapmasını isterseniz gereken yerlere virgül koyabilirsiniz. Bu alana virgül de dahil olmak üzere toplam 4 rakam girebilirsiniz. ÖZEL SERVİS NO Şehirlerarası ve milletlerarası aramaları indirimli görüştüren UMTH firmaları (Uzak Mesafe Telefon Hizmetleri) üzerinden yapmak için bu alana, seçeceğiniz firmanın özel servis numarasını girmeniz yeterlidir. Eğer mylog un çevrilen rakamların arasında bekleme yapmasını isterseniz gereken yerlere virgül koyabilirsiniz. Bu alan virgül de dahil olmak üzere toplam 25 rakam gireibilirsiniz. Numarayı girdikten sonra hemen alt tarafa açılacak Başlayan alanına ise hangi rakam veya numaralarla başlayan aramaların özel servis üzerinden yapılacağını belirleyebilirsiniz. Birden fazla numarayı virgül ile ayırarak girebilirsiniz. Başlangıçta bu alanda 0 yazılıdır ve mylog, şehirlerarası, milletlerarası ve cep telefonu aramalarını özel servis üzerinden yapar. Aşağıda değişik uygulamalar için Başlayan alanına yazılması gerekenler gösterilmiştir; 00 Milletler arası 00,05 Milletler arası ve GSM 01,02,03,04,06,07,08,09 Şehirler arası EN KISA KAYIT Kısa süren konuşmaların veya yanlış düşen numaraların gereksiz yere kayıtlara geçmemesi için mylog un saklayacağı en kısa kayıt süresini bu alanda belirleyebilirsiniz. OTO. ARAMADA DİNLEME Bu kutu işaretliyse mylog a numara arattırdığınızda arama sırasında hattı dinletir. Bu özellik sayesinde karşı taraf açana kadar telefonunuzu kaldırmadan bekleyebilirsiniz. Bilgisayarınızın hoparlöründen karşı tarafın açtığını duyduğunuz anda ahizeyi kaldırıp konuşmaya başlayabilirsiniz. AĞ DESTEĞİNE İZİN VER Eğer ağ desteği olan bir mylog kullanmakta iseniz, bilgisayarınızdaki programı bu seçme kutusu ile uzaktan erişime kapatıp açabilirsiniz. OTOMATİK SİL Eski kayıtları mylog un otomatik olarak silmesini isterseniz bu kutuyu işaretleyin. Bundan sonra hemen altında açılacak alana kayıtları saklamak istediğiniz gün sayısını girebilirsiniz. mylog Kullanım Kılavuzu (1.1) Sayfa: 16 / 24
ŞİFRE DEĞİŞTİRME Kullanıcı şifresi belirlemek ve değiştirmek için Şifre Değiştir butonuna bastığınızda bir pencere açılır. Şifreyi ilk defa tanımlıyorsanız eski şifre alanını boş bırakın. Yeni şifre alanlarına kullanmak istediğiniz şifreyi girin. Şifreyi unutursanız hatırlatıcı olması için şifre ile ilgili yalnız sizin bileceğiniz bir bilgiyi de ipucu alanına girdikten sonra Tamam butonuna basarak şifreyi kaydedin. DEĞİŞİKLİKLERİN KAYDEDİLMESİ Ayarlarla ilgili yaptığınız değişiklikleri kalıcı olarak saklamak için sağ alt köşede bulunan Güncelle butonuna basın. Değişiklikleri saklamadan başka sayfaya geçmeniz halinde girilen bilgiler kaybolacaktır. TELEFON AYARLARI Telefon hattı ile ilgili ayarları yapmak için Ayarlar sekmesinde Telefon sayfasını açın. Açılan sayfa aşağıdaki gibi görülür. Şekil-13 UZUN KAYITLARIN BÖLÜNMESİ Kayıt Böl kutusu işaretlenirse telefon kayıtları kutunun yanında çıkacak alana girilen süre kadarlık dilimlere bölünür. Konuşmalar bu süreye ulaşınca kayıt yeni bir dosyada devam eder. Bölünmüş kayıtların her parçasının not kısmına ilk kaydın dosya numarası ve bölüm numarası otomatik olarak eklenir. KAYIT SEVİYESİNİN YÜKSELTİLMESİ Yükselt kutusu işaretlenerek telefon kayıt ses seviyesi 12dB arttırılır. mylog içindeki otomatik kazanç ayarıyla birlikte gelen ve giden ses seviyeleri dengeli olarak kaydedilir. ARAYANLARA UYARI ANONSU VERİLMESİ mylog gelen çağrılar cevaplandığı anda önceden kaydedilmiş bir anonsu her iki tarafa da dinleterek konuşmanın kaydedildiği konusunda bilgilendirme yapabilir. Bunun için Uyarı mylog Kullanım Kılavuzu (1.1) Sayfa: 17 / 24
Anonsu kutusunun işaretlemeniz gerekir. Ayrıca karşılama sırasında hangi mesajın okunacağı Ayarlar/Genel sayfasından seçilmiş olması gerekir. TELESEKRETER ZİL SAYISININ BELİRLENMESİ mylog un telesekreter özelliği aktif iken gelen çağrılarda kaçıncı zilden sonra hattı açarak karşılama mesajını okuyacağı buradan programlanır. 2 ile 8 arasında ayarlanabilir. TELESEKRETER MESAJ SÜRESİNİN BELİRLENMESİ mylog un telesekreter özelliği aktifken bırakılacak mesaj süresini buradan 30, 60, 90 ve 120 saniye olarak ayarlayabilirsiniz. POP-UP GÖSTERİMİNİN KONTROL EDİLMESİ mylog un gelen çağrılarda cevaplamadan önce ekranda bilgi penceresi (pop-up) gösterme özelliğini buradan etkinleştirebilirsiniz. Pop-up gösterim şekli aşağıdaki seçeneklerden biri olarak seçilebilir; Kapalı: Gelen çağrılarda pop-up gösterilmez. Sürekli Açık: Siz kapatana kadar açık kalır. Otomatik Kapat: Belirleyeceğiniz süre kadar açık kaldıktan sonra kendiliğinden kapanır. KAYIT BAŞLATMA YÖNTEMİNİN BELİRLENMESİ Telefon kayıtları dört yöntemden birine göre başlatılıp bitirilir. Akım: Başlangıçta akıma göre kayıt başlatma yöntemi seçilidir. Özel durumlar dışında bu yöntem değiştirilmemelidir. Telefonun açılıp kapanması ekranda simgesel olarak gösterilir. Telefonunuzu açıp kapadığınızda ekrandaki telefon açılıp kapanmıyorsa telefon bağlantılarını kontrol etmeniz gerekir. Gerilim: Hat akımının algılanamadığı durumlarda veya hat bağlantısının paralel yapılması gerektiği durumlarda kayıt bu yöntemle başlatılabilir. Ekranda hat gerilimini gösteren bir ölçüm alanı ve hemen üzerinde kayıt başlatma seviyesinin belirlendiği bir kaydırma çubuğu bulunur. Kaydırma çubuğunun telefon kapalı ve açık iken ekranda görülen gerilimlerin arasında bir değere çekilmesi gerekir. Ses: Sayısal hatlarda telefon ahizesinden kayıt yapılacağı zaman veya telefon dışında başka bir ses kaynağından kayıt yapılması gerektiğinde bu yöntemi kullanabilirsiniz. Ekranda ses seviyesini gösteren bir ölçüm alanı ve hemen üzerinde kayıt başlatma seviyesinin belirlendiği bir kaydırma çubuğu bulunur. mylog Kullanım Kılavuzu (1.1) Sayfa: 18 / 24