PROJE HAZIRLAMA KILAVUZU LİDERLİK NEDİR? Liderlik bir bireyin ortak bir hedefe ulaşmak için bir grup bireyi etkileme sürecidir. Lider, bireyleri ortak hedeflere yönelten, hedefleri benimseten, bireyler arası köprüyü oluşturan, dağınık güç ve bilgiyi bir araya toplayıp sinerji yaratan kişidir. Lider; Sorgulayıcı ve sabırlı, Daima önde değil, yeri geldiğinde arka planda duran, Değişimin öncüsü olan, Prensipleri ile hareket eden, Zorluklara karşı mücadele eden, İletişim yeteneği gelişmiş, Ahlak kurallarını bireysel menfaatlerinin önünde tutan, Kararları takımıyla beraber alan, Daima değişime açık kişidir. LİDERLERİN ÖZELLİKLERİ NELERDİR? Eğer lider olmak istiyorsanız en iyi fikirleri bulmalı, uygulamalı ve hayatınız boyunca öğrenmeyi sürdürmelisiniz. Liderlerin temel özellikleri şunlardır: Değişim mühendisidir ve yeniliklere daima açıktır. Vizyon ve misyon oluşturan kişidir. Geleceği öngörebilme yeteneğine sahiptir. Organizasyondaki enformasyon ve bilgileri anlama ve yorumlama yeteneğine sahiptir. Sürekli yeni enformasyon ve bilgi edinmeye çalışır. Mücadelecidir, çalışkanlık ve atılım gücüne sahiptir. Organizasyonu başarıya doğru sürükleyen kişidir. Örgüt içinde gelişmeyi teşvik ve motive edici bir hava yaratır. İletişim yeteneği çok gelişmiştir. Entelektüel ve sorgulayıcıdır. Hatalarından daima ders çıkarır. Çalışanlara örnek olacak şekilde davranışlarında açık ve tutarlıdır. Söz ve davranışları uyum içindedir. Güçlü ve zayıf yönlerini iyi bilen ve hatalarından ders çıkaran kişidir. Gelişmeleri ve trendi, tüketicinin ihtiyaçlarındaki değişme ve gelişmeleri analiz etme yeteneğine sahiptir. Değişen şartlara kolayca uyum gösterebilme esnekliğine sahiptir. Takım ruhu felsefesine inanır. Paylaşımcıdır.
Başarının tüm çalışanlara ait olduğuna inanır. PROJE NEDİR? Proje ; Belirli bir yerde Belirli bir zaman ve bütçe çerçevesinde Bir başlama ve bitiş noktasına sahip Belirlenmiş amaçlara ulaşılmasına yönelik planlanmış faaliyetler bütünüdür. Her Fikir bir Proje midir? Hayır, değildir. Bir fikrin proje olabilmesi için aşağıdaki sorulara cevap verebilecek olgunluğa erişmiş olması gerekmektedir. Nerede uygulanacak? Ne kadar sürede tamamlanacak? Belirlenen yer ve sürede hangi faaliyetler gerçekleştirilecek? Belirlenen yer ve sürede gerçekleştirilmesi planlanan faaliyetler için ne kadar mali kaynağa ihtiyaç var? Tek bir etkinlik proje olarak değerlendirilemez. Proje, bir kaç etkinlik veya faaliyetin bir araya gelmesiyle, bazı sonuçların elde edilmesi ve bu sonuçlar aracılığıyla proje amacını oluşturan sorunun ortadan kalkmasını sağlamalıdır. Elde edilen sonuçların ölçülebilir ve sürdürülebilir olması gerekir. Proje hazırlıklarına başlamadan önce, proje teklifinde çözülmek istenen sorun çok iyi tanımlanmalı ve söz konusu soruna ilişkin araştırmalar ve sorunun çözümüne yönelik planlamalar yapılmalıdır. Çözülmesi planlanan sorun ve ulaşılması planlanan hedeflerin neye dayanarak ortaya konulduğu veri, istatistik ve araştırma sonuçlarına dayandırılarak açıklanmalı; projeyi uygulamak isteyen topluluk kendi kapasitesi doğrultusunda sorunun ne kadarına çözüm üretebileceğinin farkında olmalıdır. Proje Hazırlamanın Temel Adımları 1. Proje kapsamında çözülmesi amaçlanan sorunun/konunun ve belirtilen amaçların/hedeflerin neye dayanarak ortaya konulduğunu varsa veri, istatistik ve araştırma sonuçları kullanarak gerekçelendirilmelidir. 2. Gerekçelendirmeye dayalı bir sorun analizi çerçevesinde, proje kapsamında çözümüne katkı sağlanması planlanan alt sorunlar belirlenmelidir. 3. Belirlenen sorunlar doğrultusunda proje amaç ve hedefleri belirlenmelidir. 4. Proje hedeflerine ulaşılması için yapılması gereken faaliyetler belirlenir.
5. Faaliyetlerin gerçekleştirilmesi sonucunda proje hedeflerine ulaşılmasını sağlayacak sonuçlar olmalıdır. Sonuçlar ölçülebilir, net ve somut olmalıdır. Her bir temel faaliyetin bir sonucu olmalıdır. 6. Projenin önemli unsurlarından biri sürdürülebilirliktir. Proje bittikten sonra proje faaliyetlerinin ve yaratılan etkinin nasıl devam ettirileceği, yani sürdürülebilirliğini nasıl sağlanacağı belirlenmelidir. 7. Projenin başarısı için önemli noktalardan birisi olan proje uygulama ekibi dikkatlice oluşturulmalıdır. BAŞVURU FORMU VE BÖLÜMLERİ 1. ÖZET Projenin Adı: Proje adı, projeyi diğer projelerden ayıran unsurlardan biridir ve projeye ilişkin küçük bir özet olarak düşünülebilir. Projenize ilgi çekici, kolay anlaşılır bir başlık vermeyi tercih edebilirsiniz. Proje adının uzun ve cümle şeklinde olmaması tavsiye edilir. Proje adı, projeye özgü olmalıdır. Proje adının proje hakkında fikir vermesi gerektiği unutulmamalıdır. Projeniz bu ad ile anılacaktır ve iyi bir proje adı proje hakkında kısa sürede genel bir resim çizebilir. Bu nedenle seçeceğiniz proje adının proje teklifinizi doğru şekilde yansıttığından emin olunuz. Projenin Süresi: Faaliyet planı zamanlama olarak gerçek tarihler üzerinden hesaplanmalı, başvuru sahiplerinin, ihtiyaten faaliyet planı takvimlerinde belirli bir zaman aralığını fazladan bırakmaları önerilmektedir. Faaliyet yapılmayan zaman dilimleri (gün/hafta/ay), faaliyet planı ve proje süresine dâhil edilmelidir. Projenin Uygulanacağı Yer/ler Projenin gerçekleşeceği yer/ler (bölge, il, ilçe, mahalle/köy) bu bölümde yazılmalıdır. Projenin Genel Amacı Proje, çözülmesine katkıda bulunacağınız genel soruna işaret eder. Önemli olan, projenizin genel amaca ulaşmak konusunda yapacağı katkıdır. Projenizin ele aldığı sorunun çözümüne yönelik faaliyetler ve çıktıların, hangi genel sorunun çözümüne katkıda bulunacağı bu bölümde ifade edilmelidir. Dolayısıyla bu bölümde projenizin çözümüne katkıda bulunacağı temel sorun tanımlanır. Projenin Hedefi/leri Projenin hedefleri; proje kapsamındaki faaliyetlerin gerçekleşmesi ile ulaşılmak istenen sonuçlardır. Projeniz tamamlandıktan sonra ulaşılmasını istediğiniz durum, özel hedeflerinizden anlaşılmalı ve proje sonunda gerçekleştiği ispat edilebilmelidir. Özel hedeflerin, proje sonunda ulaşılabilir, ölçülebilir ve gerçekleştirilebilir nitelikte
olması gerekir. Dolayısıyla grubunuzun ve proje takımınızın kapasitesiyle orantılı, gerçekçi hedefler koymanız gerekir. Hedef Gruplar Projenizden doğrudan ve olumlu olarak etkilenecek grup, kurum, kuruluş veya kuruluşlar projenizin hedef gruplarıdır. Proje Faaliyetleri Proje hedeflerine ulaşılması amacı ile gerçekleştirilmesi planlanan temel faaliyetler yazılmalıdır. Beklenen Sonuçlar Projenin ve proje kapsamında gerçekleştirilmesi planlanan faaliyetlerden beklenen sonuçlar ana başlıklar halinde yazılmalıdır. 2. AMAÇLAR Projenin katkıda bulunmayı amaçladığı genel amacı ve başarmayı amaçladığı özel hedefleri bu bölümde açıklanmalıdır. Genel amaç ve özel hedefleri detaylı olarak açıklayabilmek için bir temel soruna dayanan, sorun analizinin yapılması gerekmektedir. Sorun analizi, temel sorunun nedenleri araştırılarak yapılmalı, sorunlar objektif verilere ve/veya kaynaklara göre belirlenmiş olmalıdır. Bu analizde kullanılan nedenler ne kadar somut verilere dayanırsa, proje genel amacı ve proje hedefleri o kadar somut olacaktır. Böylelikle proje gerçekleştikten sonra projenin söz konusu sorunun çözümünü nasıl sağladığı ya da çözümüne nasıl katkıda bulunduğunun doğrulayıcı göstergeleri net bir şekilde ortaya konulabilir. 3. GEREKÇELENDİRME Bu bölümde projenize neden gerek duyulduğu aktarılmalıdır. Bu bölüm yazılmadan önce bazı hazırlıklar yapılmalıdır. Proje konunuz ile ilgili değerlendirme raporları, istatistikler, anketler gibi ikincil kaynaklar araştırılmalıdır. Proje başvuru formunda kullanılan verilerin sağlam ve güvenilir kaynaklara dayandırılması projenizin sağlam temellere oturması açısından büyük önem taşımaktadır. Bu sebeple kullandığınız veriler için kaynaklarınızı belirtmeyi unutmayınız. 3.1. Projenin, yarışmanın hedefleri ve öncelikleri ile ilgisi Projenizin genel amacının ve özel amaçlarının yarışma konusu, amacı ve hedefleri ile olan ilgisi bu bölümde yazılmalıdır. Bu bölümde projenizin yarışma konusu/amacı ve hedeflerine ulaşmada nasıl bir katkı sağlayacağı açıklanmalıdır. Projenizin genel amacı ve hedefleri, yarışma konusu/amacı ve hedefleri ile uyumlu olmalı ve örtüşmelidir. Başvuru formunun bu bölümünde projenizin yarışma konusu ile ilişkisi açık, anlaşılır ve dolaysız bir biçimde ortaya koyulmalıdır.
3.2. Belirlenen ihtiyaç ve sorunların tanımlanması Projenizin genel amacını ve özel hedeflerini ortaya koymanızdaki sebepleri yazınız ve açıklayınız. Projenin gerçekleştirileceği bölgenin ve projeden etkilenecek grupların mevcut durumu anlatılmalıdır. Mevcut durum incelendikten sonra sorun ve ihtiyaçlar listelenmelidir. Proje konusunun bu sorun ve ihtiyaçlar ile ilişkisi belirtilmeli, projenin bölgede nasıl bir dönüşüm yaratacağı açıklanmalıdır. Bu bölümde yüzeysel ifadeler kullanmaktan kaçınılmalı, istatistikler, raporlar ve somut kaynaklardan edilen veriler kullanılmalıdır. 3.3. Hedef grubun(ların) tanımı ve tahmini sayıları. Bu hedef grubun(ların) seçilme nedenleri ve bu grupların ihtiyaçlarının ve sorunlarının tanımlanması. Bu proje, hedef grubun(ların) ihtiyaçlarına nasıl cevap verecek? Bu bölümde hedef grup veya gruplar ile nihai yararlanıcılar tanımlamalı, bu grupların sayıları ve özellikleriyle ilgili bilgiler ortaya koyulmalıdır. Bu doğrultuda projenin hedef grupları ve nihai yararlanıcıları belirlenmeli ve tanımlanmalıdır. Hedef grubun/ların ve nihai yararlanıcıların sayı ve özellikleri ile ilgili bilgiler ayrıntılı şekilde belirtilmelidir. Hedef gruplar daha dar ve doğrudan projenizden etkilenecek olanları içerir. Proje, bu grubun ihtiyaçları temelinde şekillenir. Mümkünse tam sayılarının ve projenizden nasıl etkileneceklerinin yani projenizle ilgilerinin belirtilmesi gerekir. Nihai yararlanıcılar ise hedef grubunuzdan daha geniş ve dolaylı olarak projenizden etkilenecek olanları tanımlar. Nihai yararlanıcıları tanımlarken genel ifadeler kullanabilir. Ancak, hedef grup/lar net olmalıdır. Konuyla doğrudan ilgisi olmayanlar bu gruba eklenmemelidir. 4. FAALİYETLERİN AYRINTILI AÇIKLAMASI Proje hedeflerine ve sonuçlara ulaşmak amacıyla gerçekleştirilecek her bir faaliyetin adını ve detaylı açıklaması belirtilmelidir. Faaliyetler, projenin hedeflerine ulaşmak için yapılması gereken bütün işlerdir. Bu işlerin etkileri projenizin sonuçlarını da oluşturacaktır. Projeniz kapsamında yapmayı planladığınız her türlü faaliyet bu bölümde yazılmalıdır. Faaliyetler gerçekleştirilebilir olmalı, grubunuzun ve varsa işbirliği yaptığınız kurum/kuruluşların bu faaliyetleri gerçekleştirme kapasitesinin olması gerekmektedir. Faaliyetlerin projenizin özel amacıyla ilgili, yeterince detaylandırılmış ve kendi içinde mantıksal sıralamaya sahip olması önemlidir. Projede gerçekleştireceğiniz tüm faaliyetlerin kapsamı, nasıl yapılacağı, hangi sürede, kaç kişiyle yapılacağı ayrıntılı olarak yazılmalıdır.
Gerçekleştirmek istediğiniz faaliyete ait açıklamalar, projeleri değerlendiren ve daha sonra inceleyecek olan kişilere ne yapmak istediğinizi açıkça anlatacak ayrıntıları içermelidir. 4.1. SÜRE VE FAALİYET PLANI Bu bölümde projenizi gerçekleştirmek için gerekli tüm faaliyetlerin toplam zamanından hareketle, projenizin ne kadar sürede biteceği belirtilmeli ve buna bağlı olarak faaliyet planı hazırlanmalıdır. Faaliyet planı projenin amacına ulaşması için gerçekleştirilmesi gereken bütün işlerin yer aldığı projeniz için izlenecek yol haritasıdır. Faaliyet planı, her bir faaliyetin hazırlık ve uygulamasına ait genel bir görüş verecek şekilde yeterli ayrıntıya sahip olmalıdır. Faaliyet planı aşağıdaki format kullanılarak hazırlanmalıdır. FAALİYETLER 1.AY 2.AY 3.AY 4.AY 5.AY Faaliyet 1 Faaliyet 2 Faaliyet 3 Faaliyet 4...... 4.2. BEKLENEN SONUÇLAR 7.1. Hedef Gruplar/Yararlanıcılar Üzerinde Beklenen Etki Belirlemiş olduğunuz hedef grubun/grupların mevcut durumu bu bölümde anlatılmalı, proje hedef grupların ve yararlanıcıların mevcut durumunu nasıl iyileştirecek", hedef grupların ihtiyaç ve sorunlarının çözümüne proje nasıl katkı sağlayacak gibi soruların cevapları ayrıntılı şekilde verilmelidir. 7.2. Somut Çıktılar Proje faaliyetlerinin tamamlanması sonucunda elde edilmesini öngörülen proje sonuçlarının tahmini sayısal, ölçülebilir bilgileri verilmelidir. Sonuçlar, proje faaliyetleri dolayısıyla ortaya çıkan etkilerdir. Her bir temel faaliyet için bir tane sonuç belirlenmelidir. Eğer temel faaliyetin bir sonucu yoksa bu bir alt faaliyettir. Temel faaliyet birden fazla sonuca yol açıyorsa o zaman bu temel faaliyeti iki ayrı temel faaliyet olarak ele almak gerekir.
7.3. Çarpan Etkisi Çarpan etkisi, proje faaliyetlerinin, sonuçlarının yayılması ve örnek alınmasıdır. Çarpan etkisi, projelerin bir katma değeridir ve projenin olumlu etkilerinin uzun vadede devam ettiği hallerde söz konusu olabilir. Çarpan etkisi, proje sonuçlarının başka alanlarda tekrarlanması, model alınması, proje sayesinde üretilen bilginin yayılması ya da hedef grup ve nihai yararlanıcılar dolayısıyla projeden etkilenenlerin sayısındaki artış biçiminde olabilir. 4.3. GÖRÜNÜRLÜK FAALİYETLERİ Projenizi, grubunuzu ve Genç Liderler Akademisini görünür kılmak ve tanıtmak için planlanan çalışmalar bu bölümde ayrıntılandırılmalıdır.