İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİ DERS NOTU 12.HAFTA e-my PROGRAMI
İçindekiler DERSİN HEDEFİ... 1 PERSONEL ÖZLÜK İŞLERİ VE İDARİ İŞLER... 1 1. Özlük İşleri... 1 1.1. İşe Girişte Gerekli Belgeler... 1 1.1.1. İşe Giriş ve Hizmet Sözleşmeleri... 2 1.1.2. Süreli Hizmet Sözleşmeleri ve Deneme Süresi... 2 1.2. Çalışma Düzeni ve İşin Sona Ermesi... 2 1.2.1. Çalışma Süreleri, İzin ve Tatiller... 3 1.2.2. Disiplin Cezaları... 4 1.2.3. Sözleşmelerin Feshi ve Tazminatlar... 5 1.2.4. Emeklilik... 6 SORULAR... 6 DERSİN HEDEFİ Bu haftaki derste, dersin tanımlı öğrenim çıktılarından birisi olan İnsan Kaynakları departmanının temel görevleri olan özlük işlemleri, şikayet ve disiplin sistemleri, işçi sağlığı ve iş güvenliği, endüstri ilişkileri faaliyet ve işlemlerini tanımak amacı kapsamında İnsan kaynakları yönetimi bünyesinde yürütülecek olan Personel Özlük İşlemleri konusu aktarılacaktır. PERSONEL ÖZLÜK İŞLERİ VE İDARİ İŞLER 1. Özlük İşleri 1.1. İşe Girişte Gerekli Belgeler İnsan kaynakları yönetimi uygulamaları doğrultusunda işe alınan personelin seçimi yapıldıktan sonra, yani personelin işe uygun olduğu, işe alınma şartlarını taşıdığı, işin gerektirdiği bireysel kişilik özelliklerine sahip olduğu, görev tanımına uygun olduğu belirlendikten, ücret tahmini yapılıp, karşılıklı anlaşma sağlandıktan sonra işe alınması taraflarca kabul edilir. İşe almanın resmi prosedürünün tamamlanması için elemanın getireceği birtakım belgeler istenir. İşe başlayacak personelin getirmesi gereken belgeler şunlar olabilir: 1. Nüfus/Hüviyet Cüzdan Fotokopisi Mevcut ise Ehliyet Fotokopisi 2. Kan Grubu Belgesi 3. Nüfus Cüzdanı Sureti (Muhtarlıktan)
4. İkametgâh Belgesi (Muhtarlıktan) 5. Savcılıktan İyi Hal Kâğıdı 6. SSK Hastanesinden Sağlık Raporu 7. Akciğer Filmi(Küçük Film) 8. Aldığı Eğitimlerin Belgeleri 9. Askerlik Hizmetinizi Yapmış veya Tehir Etmiş Olduğunuza Dair Belge 10. 12 Adet Vesikalık Fotoğraf 11. Banka Hesap Numarası (Adapazarı Dörtyol Sanayi Yapı Kredi Bankası Şubesi) 12. Tetanoz Aşısı 13. Öğrenim Durumu Mezuniyet Belgesi Fotokopisi 14. Odiyo Testi 15. TC. Kimlik Numarası (Tastikli) 16. Vergi Kimlik Numarası Fotokopisi 1.1.1. İşe Giriş ve Hizmet Sözleşmeleri Belgelerini tamamlayan kişinin belgeleri insan kaynakları merkezi tarafından kontrol edilmeli ve işe girişi yapılmalıdır. Bu kontrol önemlidir. Çünkü personelin en baştaki iş görüşmelerindeki beyanları ile belgelerin tutarlılığı kurum bakımından bilinmelidir. Belgeleri tamam olan kişi için hizmet sözleşmesi hazırlanır. Bu sözleşme, ilgili onay makamınca ve personel tarafından imzalanmalıdır. Aslı kurumda, kopyası personelde kalmalıdır. İşe girişi yapılan ve kurumun personeli olan çalışanın bunu belgelemesi için çoğu iş yerinde personel kimlik kartı verilmektedir. Boyuna veya yakaya takılan kartların iş yerinde sürekli takılması genellikle istenir. Diğer yandan bu kart iş yerine giriş çıkışta da yararlı olmaktadır. İşçi çalıştırılan iş yerinde kanunen yapılması gereken işlemler de zaman kayıp edilmeksizin yapılmalıdır. 1.1.2. Süreli Hizmet Sözleşmeleri ve Deneme Süresi Personel işe girdikten sonra çeşitli işlemler yapılır. Öncelikle girişin bir gün önceden SGK ya bildirilmesi gerekir. Bu işlemle birlikte belirli veya belirsiz süreli iş sözleşmeleri imzalanır. 4857 sayılı İş Kanunun 11. maddesine göre bu sözleşmeler düzenlenir. Bu düzenlemelere göre belirli süreli bir iş sözleşmesi esaslı bir neden olmaksızın birden fazla üst üste (zincirleme) yapılamaz. Aksi halde bu sözleşme belirsiz süreli sözleşme sayılır. Yine 4857 sayılı İş Kanununun 15. maddesi gereği deneme süreleri bu sözleşmelere konulabilir. Deneme süresi en çok iki ay olabilir. Ancak bu deneme süresi toplu iş sözleşmeleri ile dört aya kadar uzatılabilir. Deneme süresi içinde taraflar iş sözleşmesinin bildirim süresine gerek olmadan ve tazminatsız sözleşmeyi fesh edebilirler. İşçinin çalıştığı günler için ücret ve diğer hakları saklı durumdadır. 1.2. Çalışma Düzeni ve İşin Sona Ermesi
1.2.1. Çalışma Süreleri, İzin ve Tatiller Çalışma süresi ile kastedilen iş yerindeki günlük mesainin başlaması, bitişi ve verilen dinlenme molalarının belirlenmesidir. Çalışanlar için belirlenmiş olan haftalık çalışma süresi 45 saattir. İş yerleri bu süreyi aşmayacak biçimde günlük çalışma düzenlerini belirlemelidir. Genellikle uygulamalara bakıldığında üretim ve idari kadroların çalışma sürelerinin farklı saatlerde başlayabildiği görülmektedir. Diğer yandan vardiya çalışma sisteminde de yine çalışma saatleri dikkatlice belirlenerek çalışanın yeterince dinlenmesi sağlanmalıdır. Hizmet işletmeleri ile idari kadrolar genellikle sabah 08.30 akşam 18.00 saatleri arasında çalışmayı tercih ederken, üretim işletmelerinde bu süre, genellikle 08.00-17.00 veya 08.00-18.30 olarak tercih edilmektedir. Birçok işletmede öğle yemeği dinlenmesi 1 saat olarak belirlenmiş ama bunu daha ağır işlerde 1.5 hatta 2 saat olarak belirleyen kurumlar da vardır. Diğer yandan özellikle üretim personeli için çoğunlukla öğleden önce ve öğleden sonra birer tane olmak üzere 2 çay molası verilmektedir. Bu molaların süresi de en az 10, en çok 30 dakika olabilmektedir. Çalışma sürelerinde önemli olan kişilerin verimliliğini sürekli tutmaktır. Günlük mesainin uzatılarak çalışanların iş yerinde daha fazla kalmalarını sağlamak her zaman verimin daha da fazlalaşması anlamına gelmez. Tersine ertesi günün verimi zedelenebilir. Bu bakımdan çalışanların çalışma süreleri günlük, haftalık hatta dönemlik değil bir bütünlük içinde ele alınmalı ve dinlenme zamanlarına özellikle dikkat edilmelidir. Çünkü, çalışma süreleri insanların fizyolojik ve psikolojik kapasitelerine yönelik araştırmalar sonucu uluslararası çalışma standartlarına göre belirlenmiştir. Çalışanların en doğal hakları arasında tatiller ve izinler de yer almaktadır. Resmi tatiller kanuni hükümler uyarınca ilan edilen resmi ve dini bayram günlerini kapsar. Bunlar, 1 Ocak, 23 Nisan, 19 Mayıs, 30 Ağustos, 29 Ekim, Ramazan (3 gün) ve Kurban Bayramları (4 gün)' dır. İlan edilmiş olan resmi ve dini tatillerin dışında, 28 Ekim, 31 Aralık, Ramazan ve Kurban Bayramı arifelerinde yarım gün tatil yapılması da ön görülmektedir. Yıllık ücretli izinler, çalışanların belirli bir süre ile izin kullandıkları halde ücretlerinin de ödenmesi durumudur. Çalışan iş yerinde bir yılını doldurduktan sonra ücretli izine hak kazanır. İlgili kanuna göre; Hizmet süresi bir yıldan beş yıla kadar olanlar yılda 14 gün, Hizmet süresi beş yıldan on beş yıla kadar olanlar yılda 20 gün, Hizmet süresi on beş yıl ve daha fazla olanlar yılda 26 gün izin kullanırlar. Yıllık ücretli izinlerin dışında çalışanların izin kullandıkları özel durumları da olabilmektedir. Bunlar mazeret izinleri, hastalık izinleri, doğum izni, muvazzaf askerlik izni, evlilik iznidir. Çalışanın evlenmesi durumunda 3 güne kadar, anne veya babalarının, eşlerinin, kardeş veya çocuklarının ölümü halinde 3 güne kadar mazeret izni verilir.
Hastalık hallerinde işyeri hekiminden (2 güne kadar) ve/veya SGK ile Sağlık Bakanlığına bağlı hastanelerden (2 günü aşan hallerde) rapor getirmeleri gereklidir. 5 günden fazla olan hastalıklarda İş Kanunu ve SGK mevzuatına göre SGK'ya bağlı hastane veya dispanserlerden verilen raporlar esas alınır. Ücretsiz izinler, çalışanın kendi özel işleri için istediği ve bu süre içinde çalışana ücret ödenmeyen izinlerdir. Her çalışanın kendi kişisel hayatı veya aile hayatı göz önüne alındığında çeşitli ihtiyaçları nedeniyle zamana ihtiyacı olabilir. Bu ihtiyaçlar ücretsiz izinler ile giderilebilir. Dikkat edileceği gibi tatiller gibi izinler de belirli prosedürlere bağlıdır. Kimi iş yerlerinde çalışanların özellikle ücretsiz izin kullanmaları hoş görülmez, ücretli izinleri de elden geldiğince kısıtlanarak verilmemeye çalışılır. Ancak insan kaynakları yönetiminin ana amaçlarından birisi (hatırlanacağı üzere) çalışanların mutluluğudur. Çalışanların mutluluğu ve iş tatminleri için çalışmaları kadar dinlenmeleri de gereklidir. Diğer yandan olağan dışı durumlarda (evlilik, ölüm v.b.) çalışanın işini zorlaştırmak değil, kolaylaştırmak gereklidir. Çünkü, mutlu olan kişi verimli olacak ve kurumuna daha fazla katkıda bulunacaktır. 1.2.2. Disiplin Cezaları Çalışanın gerek iş yerinin genel işleyiş ve kurallarına uymaması gerekse diğer çeşitli sorunlar çıkarması durumlarında arzu edilen yaklaşım bu sorunların altındaki gerekçelerin anlaşılmalıdır. Dolayısıyla insan kaynakları merkezi bu türde sorunları olan personeli öncelikle dinlemeli, anlamaya çalışmalı ve yardımcı olmaya özen göstermelidir. Asıl olan çalışanı kazanmak ve kuruma yararlı bir hale getirmektir. Bütün bu yaklaşımlar cevap vermiyor ise kişinin kuruma zarar vermesi, kendine zarar vermesini önleyecek tedbirler alınmalıdır. Disiplin cezaları bu anlamda uyarıcı olmakta ve kişilerin arzu edilmeyen davranışlarını önleyebilmektedir. Disiplin cezaları genellikle her kurum kendi iş yönetmeliği gereğince belirlenir ve yine genellikle çalışanın ilk amirinin teklifi ve ilgili tepe yöneticinin onayı ile insan kaynakları birimi tarafından kişiye bildirilir. Aynı biçimde çeşitli durumlarda da ihtar verilmesi söz konusu olabilmektedir. İhtar gerektiren durumlar ilgili iş kanununda belirtilmiştir: İşinde ihmal, dikkatsizlik, düzensizlik göstermek Mazeretsiz işe gelmemek Çalışma saatlerine uymamak İş yerinin gelenekleri ve alışkanlıklarına ters düşmek, kurumun çıkarlarına aykırı hareket etmek Amirleri ve arkadaşlarım rahatsız etmek, saygı kurallarının dışına çıkmak İş arkadaşları ile geçimsizlik vs. gibi Gerek disiplin gerekse ihtar cezalarında cezanın elden geldiğince son çare olarak başvurulacak bir yaptırım olduğu, olması gerektiği özellikle unutulmamalıdır.
1.2.3. Sözleşmelerin Feshi ve Tazminatlar İş akdinin feshi, çalışanın iş yeri ile olan ilişkisinin bitirilmesidir. Hiç arzulanmayan bu durum bazen gerekebilir. Gerek çalışan, gerekse iş yeri hizmet akdinin sona ermesini isteyebilir. Hem çalışanın, hem de iş yerinin hizmet akdini bildirimsiz olarak fesih etme hakkı vardır. Her iki taraf için de bildirimsiz fesih hakkını doğuran gerekçeler şunlardır: Sağlık nedenleri, Ahlak ve iyi niyet kurallarına uymayan haller, Zorlayıcı nedenlerin gerçekleşmesi Hizmet akdi her iki tarafça bildirimli olarak da sona erdirile-bilir. Bildirimli fesih için personel; 6 aya kadar çalışanlar 2 hafta 6 ay ile 1.5 yıl kadar çalışanlar 4 hafta 1.5 yıl ile 3 yıl çalışanlar 6 hafta 3 yıldan fazla çalışanlar 8 hafta önceden yazılı bildirimde bulunmalıdır. İstifa, her çalışanın işinden ayrılma isteğini tek taraflı olarak kullanması durumudur. Bunu yukarıda belirtildiği gibi çalıştığı süreye göre iş yerine önceden bildirmek durumundadır. Çalışandan istifa dilekçesi (kendi el yazısı ile) alınmalıdır. İşten çıkarma, iş yerinin çalışanı iş yerinden ayırması kararıdır. Burada ilgili kanun hükümlerine uyulur. Çalışanın önceden haberdar edilmesi (bildirimsiz feshi gerektiren bir durum yoksa) gereklidir. Bu durumda çalışanın kıdem tazminatı ve gerekirse ihbar tazminatı verilir. Çalışanların iş yerinden ayrılmaları sırasında çalıştıkları süre içindeki bazı haklarını almaları gereklidir. Bağlı bulundukları kanunlar kurum veya sendikalardan yaşlılık, emeklilik veya malûllük aylığı yahut toptan ödeme almak amacı ile hizmet akdinin feshedilmesi veya kadının evlendiği tarihten itibaren bir yıl içinde kendi isteği ile sona erdirilmesi veya işçinin ölümü sebebi ile son bulması hallerinde işçinin işe başladığı tarihten itibaren hizmet akdinin devamı süresince her geçen tam yıl için işçiye 30 günlük ücreti tutarında kıdem tazminatı ödenir. İhbar tazminatı, çalışana önceden bildirim yapmaksızın işten çıkarılması halinde hizmet süresine göre ödenen ücrettir. Bildirimli fesihte belirtilen sürelerdeki hizmet ve karşılığında belirtilen süre kadar ödeme yapılır. Kendi isteği ile ayrılan veya işine son verilen personelden, (gerekli ödemeleri yapıldıktan sonra) kurumla her hangi bir ilişkisi kalmadığını gösteren ibraname alınır. Çalışanın kendi el yazısıyla olması tercih edilen bu belge kişinin özel dosyasında saklanır.
1.2.4. Emeklilik Çalışan ilgili kanun hükümleri uyarınca gerekli çalışma süresini tamamladıktan sonra kurumdan emekli olur. Çalışan için ideal olan mümkün olduğunca uzun süre aynı iş yerinde çalışarak emekli olmasıdır. Yeni yürürlüğe giren 4447 sayılı Sosyal Güvenlik Yasası emekli olma şeklini değiştirmiştir. Buna göre yeni sigortalı olarak çalışmaya başlayanların yaşlılık aylığından yararlanabilmesi için; kadın ise 58, erkek ise 60 yaşını doldurmuş olması ve en az 7000 gün veya 25 yıldan beri sigortalı bulunması ve en az 4500 gün malûllük, yaşlılık ve ölüm sigortaları primi ödemiş olmaları şarttır. Mevcut sigortalılar ise kademeli olarak yeni yasadan etkilenmişlerdir. Bilindiği gibi daha önceden kadın çalışanların sigortalı olarak 20 yıl, erkeklerin ise 25 yıl ve beş bin gün prim ödemiş olmaları şartı geçerliydi. İlk kez 1901'de İngiltere'de ardından 1927'de Almanya'da uygulanan ve giderek Avrupa'da yaygınlaşan işsizlik sigortası, 1 Haziran 2000'den itibaren Türkiye'de de uygulanıyor. Yeni yasaya göre kendi kusuru olmadan işini yitirenlere işsizlik sigortası ödeniyor. Bu ödemeler Mart 2002'de başladı. İşsizlik sigortasına işçi ve devlet yüzde 2, işveren ise yüzde 3 katkıda bulunur. Emekliliğe hak kazanmış çalışanın insan kaynakları merkezine bir dilekçe ile başvurması ile emeklilik işlemine başlanılır. Çalışanın tüm alacakları (kıdem tazminatı v.s.) ödenip çıkışı yapılır ve bu durum SSK'ye bildirilir. Günümüzde emekli olduktan sonra aynı iş yerinde veya başka iş yerinde çalışmaya devam edenler çoğunluktadır. Emekli olan kişi aynı iş yerinde çalışmaya devam etmek isterse ve iş yeri bakımından da bu uygun ise çalışanın emekli işçi statüsünde yeniden işe girişi yapılır. Bu durum SSK'ye bildirilir ve çalışan için sosyal güvenlik destek primi ödenmek sureti ile emekli işçi çalıştırılır. Emekli çalışanlarının aynı iş yerinde veya başka iş yerlerinde çalışmalarının çeşitli yararlarından söz edilebilir. Özellikle kalifiye eleman sorununun sıklıkla yaşandığı günümüzde, yıllarca deneyim kazanan çalışanın bu tecrübesinden yararlanmak önemlidir. SORULAR 1. Personel özlük işlemleri nedir? 2. İşe giriş sürecini kısaca açıklayınız. 3. Çalışma düzeni ve işin sona ermesi ile ilgili yürütülen işlemler nelerdir?