T.C. MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI BÜRO YÖNETİMİ SUNUŞ 346SBI012 Ankara 2011
Bu modül, mesleki ve teknik eğitim okul/kurumlarında uygulanan Çerçeve Öğretim Programlarında yer alan yeterlikleri kazandırmaya yönelik olarak öğrencilere rehberlik etmek amacıyla hazırlanmış bireysel öğrenme materyalidir. Millî Eğitim Bakanlığınca ücretsiz olarak verilmiştir. PARA İLE SATILMAZ.
İÇİNDEKİLER AÇIKLAMALAR...iii GİRİŞ...1 ÖĞRENME FAALİYETİ 1...3 1. SUNUŞ TEKNİKLERİ...3 1.1. Sunum Türleri...3 1.1.1. Satış Sunumu...4 1.1.2. Biçimsel (Formal) Sunum...5 1.1.3. Eğitimsel Sunum...6 1.1.4. Motive Edici Sunum...7 1.1.5. Gerçeklere Dayanan Sunum...8 1.2. Sunuşu Planlamak...8 1.2.1. Hedeflerin Saptanması...9 1.2.2. Sunuşun Hedefleri...9 1.2.3. Konuşmacının Hedefleri...9 1.2.4. Dinleyicinin Hedefleri...10 1.3. Dinleyicilerin / Katılımcıların Tanımı...11 1.4. Amaçları Belirlemek...13 1.5. Kullanılacak Görsel ve İşitsel Araçlar...14 1.5.1. Projeksiyonlar...15 1.5.2. Slaytlar...15 1.5.3. Filmler...16 1.5.4. Videoteypler...16 1.5.5. Yazı Tahtaları...16 1.5.6. Yazı Levhası...17 1.5.7. Yazılı Materyal...18 1.5.8. Grafikler...18 1.5.9. Telekonferans ve Videokonferans (İşitsel ve Görsel)...19 1.5.10. Sunuma Yardımcı Araçları Kullanırken Dikkat Edilecek Hususlar...20 1.6. Sunuş Mekanının Kontrolü...20 1.6.1. Küçük Mekânlarda Dikkat Edilmesi Gerekenler...21 1.6.2. Orta Büyüklükteki Mekanlarda Dikkat Edilmesi Gerekenler...21 1.6.3. Büyük Mekanlarda Dikkat Edilmesi Gerekenler...22 1.6.4. Sunum İçin Kullanılacak Salonunun Hazırlanması...23 UYGULAMA FAALİYETİ...24 ÖLÇME VE DEĞERLENDİRME...25 ÖĞRENME FAALİYETİ 2...26 2. SUNUŞU HAZIRLAMAK...26 2.1. Veri Toplama...27 2.2. Verilerin Düzenlenmesi...28 2.2.1. Kilit Düşünce...28 2.2.2. Ana Noktaların Sıralanması...29 2.3. Plan Çıkarma...29 2.4. Metni Yazma...30 2.5. Görsel Yardımcıları Kararlaştırma...32 2.6. Metni Konuşmaya Dönüştürme...32 2.7. Sunuşu Prova Etmek...33 i
2.8. Sunuşu Yapmak...33 2.8.1. Kâğıttan Okumak...33 2.8.2. Metni Ezberlemek...34 2.8.3. Doğaçlama Konuşmak...34 2.9. Beden Dili ve Ses Kullanımı...36 2.9.1. Beden Dili...36 2.9.2. Ses Kullanımı...39 2.10. Dinleyici Profilleri...40 2.10.1. Dinleme Modelleri...40 2.11. Dinleyici Davranışı...41 2.11.1. Teknik Sorunlar...42 2.11.2. Konuşmacıdan Kaynaklanan Sorunlar...42 2.11.3. Dinleyiciden Kaynaklanan Sorunlar...43 2.12. Özetleme ve Geri Bildirim Almak...43 2.12.1. Özetleme...43 2.12.2. Geri Bildirim Almak...44 2.13. Sunuşun Başarısını Ölçmek / Değerlendirmek...45 UYGULAMA FAALİYETİ...46 ÖLÇME VE DEĞERLENDİRME...47 MODÜL DEĞERLENDİRME...48 CEVAP ANAHTARI...50 KAYNAKÇA...51 ii
AÇIKLAMALAR KOD ALAN DAL/MESLEK MODÜLÜN ADI MODÜLÜN TANIMI AÇIKLAMALAR 346SBI012 Büro Yönetimi Yönetici Sekreter Sunuş Etkili bir sunum hazırlayabilmek ve yapabilmek için gerekli planlama, hazırlık aşamalarının, araç ve gereçlerin kullanımının ve sunuş için gerekli becerilerin işlendiği bir öğrenme materyalidir. SÜRE 40/32 ÖN KOŞUL Modülü başarabilmek için daha önce veri toplama, ofis programları, beden dili, drama teknikleri modüllerinin alınması yararlı olacaktır. YETERLİK MODÜLÜN AMACI EĞİTİM ÖĞRETİM ORTAMLARI VE DONANIMLARI ÖLÇME VE DEĞERLENDİRME Sunum yapmak Genel Amaç Öğrencinin büro makinelerini, araç ve gereçlerini kullanarak kurum yapısına uygun etkili sunuş yapabileceksiniz. Amaçlar: 1. Büro makinelerini, araç ve gereçleri kullanarak sunuş için planlama yapabileceksiniz. 2. Büro makinelerini, araç ve gereçleri kullanarak etkili bir sunuş yapabileceksiniz. Bilgisayar Modülün içinde yer alan faaliyetlerden sonra, verilen ölçme araçlarıyla kazandığınız bilgileri ölçerek kendi kendinizi değerlendirebileceksiniz. Öğretmen, modül sonunda size ölçme aracı ( test, çoktan seçmeli, doğru yanlış vb.) uygulayarak modül uygulamaları ile kazandığınız bilgi ve becerileri değerlendirecektir. iii
iv
GİRİŞ GİRİŞ Sevgili Öğrenci, Bu modül ile öğreneceğiniz sunuş ile ilgili bilgilerden eğitim ve çalışma hayatınız içinde yararlanabileceksiniz. Yaşı ve mevkii ne olursa olsun çoğu insan, bir topluluk karşısında konuşmaya başlamadan önce büyük bir korku içinde kalmaktadır. Dizlerinin ve ellerinin titrediği, sesinin çatallaştığı, başının ağrımaya başladığını hisseder. Gözler ise kontrolden uzak, bakılması gereken yerin dışında hareket ederken, ağızdan çıkan sözcüklerin bellek dışında yönlendiğini anlarız. Son yıllarda teknoloji imdadımıza yetişse bile etkili ve güzel konuşmanın bireyi toplum içinde yücelttiği bir gerçektir. Her alanda yapılan çalışmalar gibi etkili sunuş alanında yapılan çalışmalar da konuşmanın bir yetenek değil, aynı zamanda beceri olarak algılanarak eğitimle geliştirilebileceği görülmüştür. Amaç bu konudaki becerileri arttırmak ve bir sistem mantığı ile kişiyi toplum önünde başarılı kılmak, sonuçta kişinin mutluluğunu sağlamaktır. Sunum yapma becerisi, bir öğrenci, bir öğretmen, bir yönetici ya da çalışan olun sizden istenen beceriler arasındadır. Yönetici sekreterlik alanında çalışacaksanız, siz ya da yöneticileriniz birçok sunum ile karşı karşıya kalacaksınız. Bu modül ile ne tür sunumlar olduğunu, bir sunumun planlanmasını, hazırlanmasını, amaçlarının belirlenmesini, mekanların hazırlanmasını vb. birçok bilgi edineceksiniz. 1
2
ÖĞRENME FAALİYETİ 1 ÖĞRENME FAALİYETİ 1 AMAÇ Büro makinelerini, araç ve gereçleri kullanarak sunuş için planlama yapabileceksiniz. ARAŞTIRMA Çeşitli şirketlere giderek şirket içinde yaptıkları toplantılarda kullandıkları sunum türlerini, görsel araçların neler olduğunu, sunum yapılacak mekanları nasıl düzenlediklerini, bu işlerle ilgilenen yetkili kişilerden öğreniniz. 1.1. Sunum Türleri 1. SUNUŞ TEKNİKLERİ Beş tür sunum tanımlayabiliriz; satış sunumu, biçimsel(formal) sunum, eğitimsel sunum, motive edici sunum ve gerçeklere dayanan sunum. Satış Sunumu, içeriği satış ve pazarlama olan her tür sunumdur. Kavram, ürün, hizmet veya bir teklifin, hatta kişinin kabulünü ve tanıtımını sağlamak için yapılır. Biçimsel (formal) Sunum, daha biçimsel bir düzenleme içinde yapılır. Yemek davetlerinde, kabullerde, düğünlerde, tebriklerde, emeklilik törenlerinde olduğu gibi. Eğitim Amaçlı Sunum, amacın öğretmek olduğu sunumlardır. Özel beceri geliştirme amaçlı dersler ve eğitim programları bu türdendir. Motive Etme Amaçlı Sunum, dinleyicinizi sizin söylediğiniz her şeyi kabullenmeleri yolunda onları motive etme ve mümkünse davranış tarzlarını değiştirme amacı güden, abartılmış sunumlardır. Toplumu harekete geçiren, propaganda amaçlı, motive edici konuşmaların yer aldığı, dönem sonu satış toplantıları, dini vaazlar, tanıtım filmleri bu tür sunumlardır. 3
Gerçeklere Dayanan Sunum, toplantılar sırasında, sizden yalnızca yaşanmış olayları aktarmanızın istendiği, herhangi bir kişisel düşüncenin ortaya konulmadığı sunumlardır. 1.1.1. Satış Sunumu Satış sunumlarında amaç satış yapmaktır. Bu nedenle de bilgi ikna edici bir biçimde verilmelidir. Bir satış sunumunun ardından dinleyicilerin beklenen anlaşmayı yapmadan salonu terk etmelerini izlemek çok üzücü ve insanı sinirlendiren bir durumdur. Özellikle de bütün kuralları uyguladığınıza ve gerekli bilgileri verdiğinize inanıyorsanız. Peki, neden böyle olur? Nedenlerden akla ilk geleni, bazı insanların sizinle aynı fikirde olmaması veya teklif ettiğiniz şeyi beğenmemeleridir. Fakat bu tür olayların %75 inde neden, sunumun bilgilendirici olması ancak ikna edici olmamasıdır. Bilgilendirici sunumlar ilginç olabilirler ama satış için her zaman gerçekler yeterli olmaz. Gerçekler ikna edici sunulduğu sürece başarılı olacaktır. Dinleyicileri ikna edebilmek için bazı öneriler: Olumsuz koşullandırma ile ikna edici olabilirsiniz. Olumsuz koşullandırma, dinleyicilerinizin sizinle aynı fikirde olmadıklarını ortaya çıkaracak olumsuz şeylerden söz etmek veya onları neyi yapmaya ikna etmeye çalışıyorsanız onu yapmalarını sağlamaktır. Sunumu bir şekilde mantıklı bir çerçeveye oturtmak, ikna etmenin etkileyici bir metodudur. Örneğin, yaylı yatak almak istiyorsunuz ve satıcı size, Sert, iyi kalite bir yaylı yatakta uyumazsanız, sırt ağrıları çekersiniz, dedi. Bu bir olumsuz koşullandırmadır, çünkü olumsuz bir şey söylenmiştir. Daha şimdiden, kaliteli sert bir yatağa ihtiyacınız olduğuna koşullanmışsınızdır, çünkü bunun dışında herhangi bir şey sırt ağrısına neden olacaktır. Olumlu koşullandırma ile ikna edici olabilirsiniz. Olumlu koşullandırma dinleyicilerinizin sizinle aynı fikirde olduklarında ortaya çıkacak olumlu şeylerden söz etmek veya onları neye ikna etmeye çalışıyorsanız onu yapmalarını sağlamaktır. Sunumu yaparken dengeyi kurmak önemlidir. Birçok müşteri sunumun gerçek olmayacak kadar iyi olmasından dolayı kaybedilebilir. Örneğin, orta gelir seviyesindeki insanlara fon satışı yapan bir bankacı konuştuğu insanların önemli bir bölümünün yatırımını bankalarda mevduat hesabı olarak değerlendirdiğini gördü. Bu insanlar için fazla para kazanmaktansa güvenli bir yatırım olması önemliydi. Bankacının yapması gereken, müşterilerine güvenli ve sağlam bir yatırım yaptıklarını hissettirmekti. Bankaların halkın parasını bu fonlarda değerlendirerek nasıl kazançlar elde ettiklerini ve kendi müşterileri de aynı yolla yatırım yaptıklarında ne kadar karlı çıkacaklarını detaylı olarak ortaya koydu. Bu durum olumlu koşullandırmadır. 4
Yararları ortaya koyarak ikna edebilirsiniz. İnsanları, bir işe girmekten dolayı o işten sağlayacakları yararlardan söz ederek ve söylediklerinizin onlar tarafından kabulünü sağlamakla ikna edebilirsiniz. Çözüm önererek ikna edebilirsiniz. Pazarladığınız şeyin dinleyicilerinizin sorunlarına nasıl çözüm getirdiğini ve ihtiyaçlarına yanıt olduğunu anlatarak ikna edebilirsiniz. Sunduğunuz hizmetin onlar için aynı zamanda bir çözüm olacağını ortaya koymak için ihtiyaçların ne olduğuna dair bir araştırma yapmak gerekir. Duyulara hitap ederek ikna edebilirsiniz. Beş duyumuz vardır; tad almak, dokunmak, koku almak, görmek ve duymak. Bu duyulardan birini uyararak ikna edici olabilirsiniz. Örneğin, gıda reklâmlarındaki yiyecekler nefis ve lezzetli görünürler. Konuşmacı olarak, etkileyici ve güçlü bir ses geliştirilebilir ve görsel unsurlardan yararlanılabilir. 1.1.2. Biçimsel (Formal) Sunum Sunumun biçimsel, formal bir düzenlemeyle yapıldığı sunumdur. Dinleyicilerin sayısı az ya da çok olabilir. Fonksiyon genelde, birisi hakkında konuşmaktır. Amaç bir duygusallık yaratmak olmalıdır. Biçimsel sunum duygu uyandırmalıdır. Dinleyiciler anlatılanları yaşamalıdırlar. Duygu uyandırıcı olabilmek için bazı öneriler: Yaşanmış hikâyeleri kullanın. Biçimsel sunumlar için duygu uyandırıcı hikayeler anlatılması önerilir. Örneğin bir mesai arkadaşınızın emekliliği ile ilgili sizden bir konuşma yapmanız istendi. Okan, çok çalışkan biri olarak seni özleyeceğiz ve sana bağlılığımız sürüyor, demek pek de duygusal ve kişilikli bir konuşma sayılmaz. Okan ın ne kadar çalışkan ve güvenilir biri olduğu mesajını iletmek için şöyle bir hikâye anlatmak, belli bir duygusallığın oluşmasını sağlayacaktır. Okan ın aramızdan ayrılacak olması beni kara kara düşündürüyor ve ne yapacağımızı merak ediyorum. Okan hep bizimleydi. Sistemlerimizin çöktüğünü ve tüm bir cuma günü koşuşturduğumuz halde gece boyunca çalışmak zorunda kaldığımız o günü anımsıyorum. Elimden geldiğince çalışmıştım ve çok zorlandığımı hissediyordum. Hepimiz durmaksızın çalışıyorduk ve aklımız karışmıştı. Kapım çalındı Okan elinde bir kahve fincanıyla durmuş gülümsüyordu. Hepimiz bir molayı hak ettik sanırım, dedi. Oturduk, ne çok şey yaptığımızı konuştuk, herkes tatmin olmuştu ve her şey yolunda görünüyordu. Pazartesi işe geldiğimizde hiçbir sorun yoktu, ama kaçınız Okan ın Cumartesi günü ofise gelip kalan pürüzleri hallettiğini ve böylece Pazartesi günü sorunsuz olarak işe başladığımızı biliyor? 5
Bu sunumda, her ne kadar Okan hakkında sizin duygularınızı ifade eden bir hikaye anlatmış olsanız da, dinleyicileriniz kendilerinin Okan la yaşadıkları olaylarla bu hikaye arasında bağlantı kuracaklardır. Karizmatik bir konuşma tarzı geliştirin. Bir duygu yaratmanın en kolay yolu, sesinizden ve beden dilinizden geçer. Dinleyiciler üstünde yarattığınız etkinin %90 ı bu iki noktadan kaynaklanır. Bunları yok farz edemezsiniz. Davetkâr sözcükler seçin. Bazı konularda bazı konuşmalar vardır. Seçilen sözcükler ile yaratılan imaj ve zihinlerde uyandırdığı fikirler olağanüstü davetkârdır ve insanları peşinden sürükler ya da hafızalardan silinmez. Örneğin; Martin Luter King, Amerika da yaşayan siyah ırkın tarihine yön verdi; çünkü insanlara, barış içinde yaşamaları için ilham verme yeteneği vardı. Bir ülke hayal ediyorum... sözleri ile yaptığı konuşma daima anımsanacak. Yardımcı sahne donanımı kullanın. Posterler, fotoğraflar, slaytlar, afişler, kısacası dinleyiciye gösterilen her şey, yardımcı sahne donanımı olarak bilinir. Örneğin; Bir ailenin geçmişi ile ilgili yapılan slayt gösterisi, o toplantının hafızalarda daha çok yer etmesini sağlayacaktır. Günümüzde, bilgisayarla yapılan sunumlar daha kolaydır. Sunumunuz müzik eklediğinde daha da duygusal olacaktır. Düşünebildiğini her türlü sahne donanımını kullanın. Yaratıcı olun. Unutmayın, sizin göreviniz dinleyicileriniz üzerinde bir duygu yaratmaktır. 1.1.3. Eğitimsel Sunum Eğitimsel sunum, amacınızın öğretmek olduğu sunumdur. Belirli ustalık seviyelerinde verilen eğitim programları ve dersler, bu tür sunumların kapsamındadır ve bir sınıf düzeni içinde yapılır. Eğitimsel sunumlarda amacınızı gerçekleştirebilmenin yolları: Katılımcı olmayı sağlayarak öğretebilirsiniz. Duyduklarımızın %20 sini, gördüklerimizin %30 unu, görüp, duyduklarımızın %50 sini, söylediklerimizin %70 ini, yaptıklarımızın %90 ını akılda tutabildiğimiz kanıtlanmıştır. Dinleyicilerinizin mümkün olduğunca çok şeyi anımsamalarını istiyorsanız, sunumunuzu yaparken bu unsurları göz önünde bulundurmalısız. Bölümlere ayırarak öğretebilirsiniz. Öğrettiğiniz konuları bölmek ve çeşitli unsurlarını bölümlere ayırarak anlatmak, dinleyicilerinizin daha kolay anlamaları açısından önem taşır. 6
Uygulamalı olarak öğretebilirsiniz. Uygulamada kullanabileceğiniz bir ürün veya hizmet söz konusu ise, bunu sunumunuza dahil edebilirsiniz. Bir şeyin nasıl olduğunu tarif etmek yerine, gösterilebilecek bir ürün varsa, dinleyicilerin o ürünü kullanmalarını sağlayın. Eğer eğitim konusu uygunsa dinleyicilerinize olası durumlar karşısında nasıl hareket edeceklerini onlara roller oynatarak gösterebilirsiniz. Tekrarlar yaparak öğretebilirsiniz. Öğretirken, konuları birçok kez tekrarlamak dinleyicilerin anımsamalarına yardımcı olacaktır. Güçlendirme yaparak öğretebilirsiniz. Dinleyicilerin, öğretilenlerden neler anladıklarını, biçimsel testler, alıştırmalar, sorular ve ödevler vererek test edebilirsiniz. 1.1.4. Motive Edici Sunum Birçok sunumu bu kategori içinde değerlendirebiliriz. Mitinglerde politikacıların yaptıkları konuşmalar, dönemsel satış sunumları, dini vaazlar, bir ürünü abartılı biçimde öven tanıtım filmleri bu tür sunuma dahildir. Bu sunumların ortak amacı, dinleyiciyi heyecanlandırmak ve harekete geçirmek için itici güç olmaktır. Bu tür sunumlar, genelde kalabalik dinleyeci topluluklarına yapılır ve yüz yüze olmasından dolayı, televizyona göre daha etkilidir. Motive edici sunumlarda, içerikten sunum tarzına kadar her şey abartılıdır. Sunu tarzınızı ne kadar çok abartırsanız o kadar başarılı olursunuz. Bunu talep eden dinleyicidir ve istediklerini aldıklarında, onlardan yapmalarını istediğiniz her şeyi yapacaklardır. Bu tür sunumlarda başarıyı performansınız belirleyecektir. Motive edici sunumda, bilgilendirme çok duygusal ve çok ikna edici olmalıdır. Politik toplantılarda, yardımcı sahne donanımından yararlanılır. Taraftarlara pankartlar verilir. Hareketli ve insanları coşturan bir müzik çalınır. Müzik, dinleyiciler seslerini duyurabilmek için bağırmak zorunda kalana dek, kademe kademe yükseltilir. Bütün bunlar tansiyonu yükselten bir etki yapar, böylece konuşmacı geldiğinde, dinleyiciler iyice ısınmış ve havaya girmiş olurlar. Pankartlar ve afişler, heyecan duygusunu artırır. Dönemsel satış sunumları, diğerlerine göre heyecan konusunda daha alçakgönüllü olsa da, insanları havaya sokmak ve motive etmek anlamında aynı amacı taşırlar. Bu sunumu yapmakla, satış ekibinizin önümüzdeki aylarda daha büyük başarılar elde etmesini beklersiniz. Ürünü abartılı öven tanıtım filmleri yalnızca televizyonda yapılır ve bir mağaza içi mal satışından ana hatlarla farklılık gösterir. Mağaza içinde filmde olduğu gibi bir satış biçimiyle karşılaşırsanız inanmaz hatta o mağazadan hemen kaçabilirsiniz. Ancak televizyon seyircisi eğlence ister. Eğlenemiyorsa başka kanallara geçer. Bazı dini vaazlar da abartılı bir tarzda yapıldıklarından, bu kategoriye girebilirler ve bu tarzlarıyla başarılı olurlar. Birçok fanatik topluluk, konuşmacılarına taparlar ve söyledikleri, yaptıkları her şeye inanır. 7
1.1.5. Gerçeklere Dayanan Sunum Yalnızca gerçek bilgileri sunmak için yapılır. Raporlar, toplantılarda sunulan veriler, istatistikler ve bütçe çalışmaları bu kategoriye girer. Amaç dinleyicileri şu veya bu yönde etkilemek değil, dinleyicilerin kapasiteleri doğrultusunda, onların anlayabileceği şekilde ve olabildiğince tarafsız biçimde gerçek bilgileri vermektir. Bu tür sunumlarda başarılı olmak için izlenmesi gereken bazı kurallar vardır: Kural 1: Görsel desteğe ihtiyaç vardır. Bu tür sunumlar için birkaç çeşit görsel malzeme bulundurmanız şarttır. Tepegöz, slayt ve dağıtılacak basılı malzemeler olabilir. Bu görsel malzemelerin desteği olmaksızın, sunumunuz akıcı olmayacaktır, çünkü sunum sırasında takip edilmesi güç olabilecek birçok gerçek bilgi veriyor olacaksınız. Dinleyicilerinizin sizi dinlemelerini kolaylaştırmalısınız yoksa sizi dinlemekten vazgeçerler Kural 2: Görsel malzemeler sunum sırasını takip etmelidir. Bu durum özellikle toplantıda dağıtılan basılı malzemeler için geçerlidir. Genelde dağıtılan bilgi notları, o anda verilen bilgiden daha fazlasını içerir, bu da bir hatadır. Broşür, dinleyicilerin kolay takip edebileceği bir şekilde düzenlenmiş olmalıdır. Düzenlediğiniz broşür içindeki bilgiler, kullandığınız tepegöz malzemesi o anda işlenen konuyla uyum sağlamalıdır. Kural 3: Gerçeklere dayanan sunum, bölümlere ayrılarak yapılmalıdır. Bu tür sunumlar sonuçta birçok gerçek bilgiyi kapsar; bu nedenle dinleyici dikkatinin sürekliliğini sağlamak kolay olmadığından yapılması zor bir sunumdur. Sunumu küçük bölümlere ayırırsanız, işiniz kolaylaşır ve kafa karışıklığını önlersiniz. Öncelikle genel amacınızın ne olacağını tespit etmelisiniz. Kural 4: Gerçeklere dayanan sunumda tekrarlara yer verilmelidir. Bilgi verirken ne kadar çok tekrar yaparsanız, dinleyicileriniz o kadar çok şey anmsarlar. Tepegöz ve slaytlarınızı bile tekrar tekrar gösterebilirsiniz. Belirli noktalara dikkat çekmek istediğinizde bunu yapmak etkili olacaktır. 1.2. Sunuşu Planlamak Planlama etkili sunuşun anahtarıdır, sunuşun içeriğinin ortaya çıkmasına ve gerçek konuşmanın gelişmesine bir temel oluşturur, çok yönlüdür. En azından şu noktaların belirlenmesini kapsar: Sunuşun amacı Konuşmacının ya da konuşmacıların hedefleri Dinleyicilerin rolü ve ihtiyaçları Lojistik: Ne zaman? Nerede? Kim? 8
Donanım ve materyaller Maliyetler Sunuşa yaklaşım Sunuşun içeriği Sunuşun etkili planlanması konuşmacıya şu konularda yardımcı olur: Hedeflerin saptanması ve koordine edilmesi Olası en iyi içeriğin ortaya konması İçeriğin aktarılmasında esneklik gösterilmesi, Sunuş öncesinde, sunuş sırasında ve sunuş sonrasındaki ihtiyaçların karşılanması Etkili biçimde bilgilendirme Sunuşun yönetilmesi Sunuştan kaynaklanan değişikliklerle başa çıkılması 1.2.1. Hedeflerin Saptanması Bir sunuşu fiili olarak hazırlamanın ilk adımı hedefleri saptamaktır. Sunuşun ve sunuşa katılanların (konuşmacı ve dinleyiciler) hedefleri bu özel olaya özgüdür. Etkili bir sunuş hazırlamak için, üç hedef dizisine ihtiyaç olduğunu bilmek gerekir: Sunuşun hedefleri, konuşmacının hedefleri ve dinleyicilerin hedefleri. Sunuşun içeriğini geliştirmeden önce bu üç hedef dizisini hem ayrı ayrı hem de bir arada analiz etmelidir. 1.2.2. Sunuşun Hedefleri Sunuşun hedefleri şu soruları basitçe yanıtlayarak saptanabilir: Bu sunuş neyi başarmalı? Bilgi mi verecek? Açıklamalarda mı bulunacak? Rapor mu sunacak? Eğitim mi verecek? Onay mı bulacak? 1.2.3. Konuşmacının Hedefleri Konuşmacıların iki hedef dizisi bulunur: sunuşun hedefleri ve kendi hedefleri. Bu iki hedef dizisi birbirinden farklı olabilir. Örneğin, sunuşla ilgili hedefiniz bir projenin durumu üst yönetime bildirmek olabilir. Oysa sizin kişisel hedefiniz, projenin üçüncü ve dördüncü aşamalarını tasarlayacak bir müteahhitle anlaşması için üst yönetimi ikna etmektir. 9
Bazı kişisel hedefler sunuşun etkisini arttırır. Bunun örnekleri şunlardır: Saygı, inanç ve güven uyandırmak Soruları daha iyi kullanmak Geri beslemeden öğrenmek Özgüven oluşturmak Aktif bir dinleyici olmak Sunuşun etkisini azaltan kişisel hedefleri ise şu örnekler verilebilir: Bu uzmanlığa sahip tek kişi olduğunu göstermek Terfi etmek Başka birisini kötü göstermek Övgü almak Kişisel konumunu yükseltmek Kişisel hedeflerinizle sunuşun amacı çelişiyorsa, sonuç olumsuz olacaktır. Sadece sunuşun kendisi etkisizleşmekle kalmayacak, konu da zarar görecek ve sizin güvenilirliğiniz zayıflayacaktır. 1.2.4. Dinleyicinin Hedefleri Sunum sırasında dinleyicinin rolü pasif değildir. Dinleyiciden sözlü ve sözsüz gelen geri besleme anlatımı ve sunuşun içeriğini etkiler. Dinleyicinin konuşmacı üzerinde etki yaptığı gerçeği, onun sunuş sürecinin bir değişkeni olarak önemini ortaya koyar. Bir kişiden bir sunuşa katılması istendiğinde, çoğunlukla şu iki tepkiden birisini gösterir: Harika! ya da Zamanımı boşa harcayacağım. Eğer kişi sunuşa gitmeyi iple çekiyorsa derhal toplantıya gitme amaçlarını düşünmeye başlar. Konuşmacının hedefleri gibi, dinleyicinin hedefleri de sunuşun konusuyla ilgili olabilir ya da olmayabilir. Bazı insanlar ilişkiler kurmak ve ortalıkta gözükmek isteyebilir. Bunlar sunulan konuya gerçekte ilgi duymazlar. Konuşmacının tek tek dinleyiciler arasındaki ilgi düzeyinin geniş bir yelpazeye yayıldığının farkında olması gerekir. Bu sunuşa katılmayı isteyen insanlardan kendilerini gelmek zorunda hissedenlere ve başka bir şey yapmayı tercih edenlere kadar uzanır. Konuşmacı sunuşu geliştirir ve yerine getirirken dinleyicinin hedeflerini kestirmelidir. 10
1.3. Dinleyicilerin / Katılımcıların Tanımı Sunum iletişime yönelik bir forumdur. İletişim süreci ise verici ile alıcı (konuşmacı ve dinleyici) arasındaki iki yönlü bir karşılıklı etkileşimdir. Bir sunuş sırasında konuşmacı ve dinleyici hem bilgi verici hem de bilgi alıcı olarak işlev görür. Dinleyicinin rolü pasif değildir. Sözlü ya da sözsüz olarak dinleyici sunuma etki eder. Bu nedenle bir sunum hazırlığı yapılırken, katılımcı listesini hazırlanacak ise katılımcıların toplantı konusu için doğru kişiler olduklarını denetleyiniz. Sunumun amacını, türünü gözden geçiriniz. Dinleyicilerin genelde hangi özelliklere sahip olduğunu, ilgileri ve konu hakkındaki bilgi düzeylerini bilmek çok önemlidir. Her grupta çok değişik bireylerin olmasına karşın, dinleyicinizin genel özelliklerini inceleyerek mesajınızı en iyi sunma yolunu belirleyebilirsiniz. Derste, konu hakkında bilgisi olan öğretmen ve arkadaşlarınıza ödevinizi sunarken ya da bir kulüp toplantısında görüşlerinizi aktarırken farklı yöntemler kullanmanız gerekebilir. Dinleyiciler sunacağınız konu hakkında fazla bilgi sahibi değillerse, sunumunuzun amacını özetlemeye daha fazla zaman ayırmalısınız. Dinleyici sayısı az olduğu zaman, sunumunuz tartışmaya daha ağırlık verilen resmiyetten uzak bir sunum haline gelebilir. Küçük gruplarda ifadelerinizi düzeltmek ve değiştirmek için birçok olanağa sahip olursunuz. Dinleyici sayısı arttıkça iletişiminiz tek yönlü ve daha resmi olur. Daha kalabalık gruplara yapılan sunumların kolay anlaşılır olması gerekir. Sunumu gerçekleştirecek kişi dinleyicileri analiz edebilmek için şu soruları sormalıdır: Neden oradalar? Ne bekliyorlar? Ne istiyorlar ya da neye gereksinimleri var? Bilgi düzeyleri nedir? Size ve görüşlerinize yaklaşımları nasıl olabilir? Size yakınlık ya da karşıtlık duymalarını etkileyecek bir deneyimleri olmuş mudur? Dinleyici grubunu oluşturacak insanlar hakkında ne biliyorum? Bu insanlar hakkında nasıl daha çok şey öğrenebilirim? Bu bilgileri sunuşun etkili olma olasılığını artırmak için nasıl kullanabilirim? 11
Eğer kendi iş yerinizde konuşuyorsanız, dinleyicilerinizin orada bulunmaktan başka bir şansları olmayabilir. Bazen dinleyicilerinizi siz davet edersiniz, ya da kalabalık bir konferansa sizi dinlemeye gelenler para ödemişlerdir. Dinleyicileriniz sizi dinlemeyi tercih etmişler mi, kendi özgür iradeleriyle mi orada bulunuyorlar, yoksa gönderildikleri için mi oradalar? Bu onların konuşmacıya karşı yaklaşımlarında ciddi farklılıklar yaratabilir. Dinleyicilerinizin beklentilerini gidermelisiniz. Eğer sizden yemek sonrası hafif bir konuşma bekleyen iş adamlarına, o sektördeki genç elemanların eğitimi için daha fazla maddi yardımda bulunmaları önerisinde bulunursanız yersiz olacaktır. Dinleyiciler başka bir konuşmayla ilgilenebilecek durumdadırlar, ama beklediklerini bulamıyorlarsa dikkate almazlar. Amacınızla dinleyicinin beklentilerini karıştırmamaya dikkat edin. İkisi aynı değildir. Amacınıza ulaşmak için sunumu dinleyiciler için ilginç kılmalısınız. Mesajınız onların gereksinimlerine denk düşmeli. Bu, mesajın içeriğini değiştirmeniz gerektiği anlamına gelmiyor, sadece kendinizi dinleyicinin yerine koymalı ve mesajınızı onların bakış açısıyla sunmalısınız. Dinleyicileriniz, söyledikleriniz konusunda bilgi sahibi ise bildikleri şeyleri kapsamlı şekilde dinlemek onlar için sıkıcı olabilir. Bu durumda konuyla ilgili daha ne kadar bilgi almak istediklerini araştırınız. Dinleyicilerinizin bilgi düzeylerinin farklı olduğunu bildiğiniz durumlarda, söylediklerinizi herkesin anlaması için gerekli arka plan bilgisini de verebilirsiniz. Konuşmaya başlamadan önce olumsuz yaklaşımlardan haberdarsanız, konuşmanız sırasında olası itirazları aşmaya çalışabilirsiniz. Kötü deneyimler insanların değerlendirmelerini etkiler ve genellikle de mesajın alınmasını ya da anlaşılmasını engelleyen duvarlara çarpmaya sebep olur. Amacınıza ulaşmak istiyorsanız, bu engelin farkına varmalı ve kaldırmalısınız. Kendi iş yeriniz dışında bir panele katılmanız, misafir konuşmacı olmanız, bir çalışma grubunda tartışmayı yönetmeniz ya da yemekli bir toplantıya konuşmacı olarak katılmanız söz konusu olabilir. Bu durumlarda da dinleyicilerinizi ve konuşma yapacağınız mekanı ne kadar tanırsanız o kadar güvenli ve etkileyici bir konuşma yapabilirsiniz. Dinleyiciyi analiz etmede yardımcı olacak bilgiler şunları içerir: Gelecek insan sayısı Geleceklerin isimleri, konumları Temsil edilen bölümler Bölüm yöneticilerinin sayısı Yardımcı personel sayısı Geleceklerin cinsiyeti, yaş ortalaması, kıdem durumu 12
Karar alma gücüne sahip insan sayısı Sunuşun konusuna çok ilgi duyan ve çok az ilgi duyan insan sayısı Sunum türüne göre bu bilgiler değişebilir. 1.4. Amaçları Belirlemek Yapılacak konuşmanın dinleyicilerini tanıma aşamasından sonra sıra hedefinize gelmiştir. Nereye gittiğinizi, nereye varmak istediğinizi bilmelisiniz. Başka bir deyişle konuşmanızın amacı nedir? Amacı belirledikten sonra hangi yoldan gideceğinizi seçersiniz, ancak nereye gittiğinizi bilmiyorsanız, nasıl davranacağınızı da bilemezsiniz. Söylemek istediklerinizi düşünmeden önce, kendinize Neden konuşuyorum? diye sormalısınız. Nereye varmak istiyorsunuz? Sözünüzü bitirdiğinizde dinleyicilerinizin neler hissetmesini istiyorsunuz? Dinleyicilerinizden en fazla hangi tepkiyi göstermelerini istiyorsunuz? Kunuşmanızın sonuçlarına ilişkin hayaller kurun. Bunun gerçekleşip gerçekleşmeyeceği, hatta mümkün olup olmadığı knusunda kaygıya kapılmayın; sadece ulaşmak istediğiniz noktayı belirleyin. Bazen, konuşmacılar tam olarak neyi amaçladıklarını belirlemekte zorlanırlar. Konuşuyorum, çünkü yıllık pazarlama toplantısı, Konuşma yapmam gerekiyor, çünkü böyle istendi, Konuşma yapacağım, çünkü şirket başkanıyım, Konuşma yapmam gerek çünkü sıra bende gibi şeyler söylerler. Amaçlarınızı belirlemekte zorlanıyorsanız, aşağıdaki önerileri değerlendirin. Genel amaçlar şöyle sınıflandırılabilir: Bilgilendirme/öğretme/eğitme Harekete geçirme/teşvik etme/ilham verme İkna etme/satma Araştırma/tartışma/görüşme Eğlendirme Amaçlar açıkça kağıda dökülürken somut terimler kullanmak genellikle zordur fakat genel amaçlara başvurmanız işinizi kolaylaştıracaktır. Amacınızı yazın. Unutmayın amacınız açık ve ulaşılabilir olmalıdır. Amacınız patronunuzu bir otomobiliniz olması gerektiğine ikna etmekse (ulaşılabilir bir hedeftir bu), kesinlikler Rolls Royce olacak diye ısrar etmeyin (muhtemelen ulaşılamaz bir hedeftir bu).hedefinizi belirlerken, neye ulaşmak istediğinizi muhakkak tam olarak belirleyin, bununla birlikte başarılı olup olmadığınızı nasıl değerlendireceğinizi de. Dinleyicilerinizden beklediğiniz tepkiyi belirlemenizin, amacınızı tanmlamanızı sağladığını görebilirsiniz. Nasıl bir eylem beklediğinizi belirlemek için kendinize konuşmanızdan sonra insanların nasıl davranmasını istediğinizi ya da ne yapmasını beklediğinizi sorun. Örneğin, bir büro denetimcisi, beklediği eylemi yanlış yönlendirilen telefonların sayısının azalması olarak tanımlayabilir. Amaçları şunlar olabilir: 13
Santral operatörlerini yeni telefon teçhizatı hakkında bilgilendirmek. Onların işlerine saygı duymasını sağlamak, böylece yanlış yönlendirilen telefon sayısı düşecektir. Hazırlıkların ilk aşamasını tamaladığınızda Neden konuşuyorum ve bunun sonucunda ne bekliyorum? sorusunu yanıtlayan, kaleme alınmış açık ve somut bir hedefiniz olacaktır. Ulaşılabilir ve dürüstçe ortaya konmuş bir hedefi sözcüklere döküp kaleme almayı zaman kaybı gibi görüp bu aşamayı atlamak isteyebilirsiniz. Fakat hedef belirlerken harcanan zaman ve emek, hazırlığınızın sonraki evrelerinde malzeme seçimini ve kilit noktaların belirlenmesini kolaylaştıracaktır. Zihin Haritası Oluşturmak Konuşmanızı hazırlamak için bilgisayar başına oturduğunuzda ya da kağıdı kalemi elinize aldığınızda, 1 diye başlayabilirsiniz, ama ilginç fikirler sıralı bir biçimde akla gelmez. Aynı zamanda hem yaratıcı olmak hem de bir yapı kurmak imkansız değilse bile zordur. Bu yüzden yaratıcılığınızı bir yapı içine oturtmaya çalışmak yerine, kağıdın ortasına bir daire çizip içine konuşmanızın amacını yazın. Bunu düşünürken aklınıza gelen ilginç düşünceleri de bu daireden çıkardığınız doğrular üzerine yazın. Her yeni fikirle birlikte, aklınıza başka fikirler de geldiğini, bunların üzerine bir yapı kurabileceğinizi göreceksiniz. Aklınıza gelenleri kâğıda geçirmeden, gereksiz bulmaktan kaçının. Bu sadece kendi kendinize beyin fırtınası yapmanın bir yoludur. Konuşma yapacağınız konuyla ilgili her şeyi kağıda dökmeniz için, aklınıza gelenlerin mantıklı ya da konuyla ilgili olup olmadığı değerlendirmesinden kaçının. Böylece bir zihin haritası çıkarmış olacaksınız. Haritanıza yazdıklarınızın değerlendirmesini sonra yapabilirsiniz. Zihin haritası hazırlama işini birkaç güne yayarak da yapabilirsiniz. Bu süre zarfında aklınıza yeni fikirler geldiğini ve yeni bakış açıları belirdiğini göreceksiniz. 1.5. Kullanılacak Görsel ve İşitsel Araçlar Görsel araçlar fikirleri güçlendirir, berraklaştırır ve açıklığa kavuşturur. Öğrenmeyi kolaylaştırır, zamandan tasarruf sağlar, insanların dikkatini canlı tutar. Bunlara ek olarak, görsel araçlar dinleyicilerin konu üzerinde yoğunlaşmasına, rahatlamasına ve bilgiyi akılda tutmasına yardımcı olur. Görsel araçların okunaklı ve yüksek kaliteli olmalarını sağlamak konuşmacının sorumluluğundadır. Oturma düzeni konuşmacının ve görsel araçların dinleyicilerce kolaylıkla görülebileceği ve duyulabileceği şekilde, aydınlatma görsel araçların görülmesini zorlaştırmayacak uygunlukta olmalıdır. Sunuşa yardımcı araçlar üç kategoriye ayrılır: Sessiz görsel araçlar; yazı tahtaları, yazı levhası, posterler, broşürler, projeksiyonlar, slâytlar, film kareleri ve bilgisayar çıkışlı şekiller. 14