Samsun Çocuk Hizmetleri İ l Koordinasyon Sekretarya Birimi Veri Giriş Sistemi Klavuzu
Amaç Veri Giriş Sistemi, koruyucu ve destekleyici tedbir kararlarının takibinde ve uygulamasında ilgili kurumları daha aktif çalışmaya teşvik etmek amacıyla ve yönerge gereği istatistik verilerin online olarak toplanması ve işlenmesi amacıyla oluşturulmuş bir yapıdır. Hedef Koruyucu ve destekleyici tedbir kararları ile ilgili çeşitli kurum ve kuruluşlar tarafından yapılan çalışmalar sonucu oluşan sayısal verileri online olarak almak Gerekli Yazılım ve Altyapı İnternet tarayıcı (İnternet Explorer, Google Chrome, Mozilla Firefoz vb.) *Sistem en iyi Google Chrome ile çalışmaktadır. Google hesabı - Yeni hesap oluşturmak için burayı tıklayın *Sistem Google Drive, Google E-Tablolar ve Google Forms alt yapısını kullanmaktadır. Orta düzeyde Excell bilgisi *Verilerin kaydedileceği tablolar Excell mantığı ile çalışmaktadır. Tablolar üzerinde işlem yapmak için gereklidir. Sistemin Oluşturulması
1. Öncelikle Google hesabımız ile Google Drive a giriş yapıyoruz. Google Drive temel olarak Google hesabımıza bağlı bir online veri deposudur. Girilecek olan veriler bu depoda saklanacaktır. Kişisel bilgisayarlarımızda yaptığımız gibi Drive içindeki dosyaları klasörler halinde organize edebilir, internet bağlantısı olan her yerden(akıllı cep telefonları da dahil) ulaşabiliriz. 2. İlk adım olarak veri giriş formu oluşturuyoruz. Form oluşturmaya başlamadan önce bir planlama yapmakta fayda var. Bu planda olması gereken şeyler genel olarak aşağıda belirtilmiştir. Bunların dışında ihtiyaçlar doğrultusunda plan detaylandırılabilir. o Veri alınacak kurumların belirlenmesi o Kurumlardan alınacak verilerin belirlenmesi o Belirlenen verilerin girileceği formların hazırlanması Bu aşamada dikkat edilecek husus her tedbir türü için ayrı bir form hazırlanması, gerekirse alt kuruluşlar için ayrı formlar hazırlanması verilerinizin daha organize bir şekilde alınmasında ve sonrasında daha rahat işlenmesinde faydalı olacaktır. Örneğin; bakım tedbiri ve sağlık tedbiri için farklı formların oluşturulması bu formlara girilen verilerin farklı yerlerde kaydedilmesini sağlayacak ve bu verilerin birbirine karışmasını önleyecektir. Çünkü sistem her form bir tabloya kayıt yapacak şekilde çalışıyor. Aynı şekilde bakım tedbiri verilerini direkt Aile ve Sosyal Politikalar İl Müdürlüğünden almak yerine müdürlüğe bağlı kuruluşlardan alıyorsanız yada sağlık tedbiri verilerini ilçelerden ayrı ayrı almak istiyorsanız her kuruluş yada ilçe için ayrı form oluşturulması girilen verilerin herhangi bir karışıklığa neden olmadan organize edilmesine yardımcı olacaktır. Çocuk Yuvası İlçe 1 Tablo 1 - Bakım Tedbiri BSRM Tablo 2 - Sağlık Tedbiri İlçe 2 vb. vb.
a) Bu şekilde ihtiyaçlarımızı belirledikten sonra ilk formumuzu oluşturabiliriz. Drive ana ekranında [YENİ] [Diğer] [Google Formlar] yolunu izleyerek form oluşturuyoruz. Aşağıda görünen ekran karşımıza çıkıyor. Şu aşamada form ayarlarında herhangi bir değişiklik yapmamıza gerek yok.
b) Başlıksız form yazısına tıklayarak formumuzun başlığını değiştiriyoruz. c) Devamında öncelikle soru türünü seçmemiz gerekiyor. Genel olarak kullanıcılardan veri isteyeceğimiz için metin soru türünü kullanacağız.
!!!UYARI!!! [Soru başlığı] alanı verilerin kaydedildiği tabloda sütun başlığı olarak kullanılacaktır. Bu nedenle sorularınızı kısa ve öz yazınız. Gerekli açıklamaları [Yardım metni] bölümüne yapınız. d) Metin soru türünü kullanarak öncelikle veri girişi yapan kişinin adını soyadını ve telefon numarasını girmesini isteyeceğiz. Buna ihtiyaç duyulmasının nedeni daha sonra yapılacak kontrollerde bu kişiye ulaşarak gerekirse verileri kontrol ederek tekrar giriş yapmasını istemektir. İsim ve telefon alanının [Yanıtlanması zorunlu soru] özelliğini aktif hale getiriyoruz. e) Sistemi online olarak herkese açık olarak yayınlayacağımızdan ilgisiz kişilerin veri girmesini önlemek adına [Veri Giriş Kodu] adında metin türünde bir soru ekliyoruz. Sırasıyla [Gelişmiş ayarlar] [Veri Doğrulama] [Normal ifade] [Eşleşir] seçerek aşağıdaki resimde görüldüğü gibi??? ifadesi yerine kod olarak kullanacağımız ifadeyi yazıyoruz. Örneğin, 55ASP2014 gibi. Burada dikkat edilecek husus bu kod kişiye özel değil forma özeldir. Giren kişi değişebilir ama bu forma veri girmek için oluşturacağımız bu kod gerekli olacaktır. Google Formlar sisteminin alt yapısı anket oluşturmak üzere hazırlandığından kişiye özel bir şifreleme imkanı sunmamaktadır. Bu eksikliği bu şekilde bir nebze gidermeye çalıştık. En baştaki [Kullanıcı başına yalnızca tekbir yanıta izin ver] seçeneği işimize yaramamaktadır. Çünkü aylık olarak veri girileceğinden bir kullanıcı birden fazla giriş yapacaktır.
f) Formun giriş sayfasını ve veri sayfasını ayırmak için [Öğe ekle] [Sayfa sonu] seçerek giriş sayfasının sonunu belirtiyoruz. g) Tüm işlemlerden sonra formumuzun giriş bölümü aşağıdaki gibi görünecektir.
h) İstenecek her veri için ayrı ayrı soru ekliyoruz. [Yanıtlanması zorunlu soru] özelliğini aktif ediyoruz. [Gelişmiş ayarlar] [Veri Doğrulama] seçeneğini aktifleştiriyoruz. Sırasıyla [Sayı] ve [Numara] seçeneklerini seçiyoruz. Bu şekilde tüm alanlar doldurulmadan form kaydedilmiyor. Alanlara rakam dışında bir karakter yazılamıyor. Böylece Form oluşturma işlemini bitirmiş oluyoruz. 3. Bu adımda formumuzun yanıtlarının kaydedileceği tabloyu belirleyeceğiz. a) Form oluşturma sayfasının en başında bulunan menüden [Yanıtlar] [Yanıtın hedefini değiştir] seçeneğine tıklıyoruz.
b) Burada iki seçenekten birini seçmemiz gerekiyor. Ya her formu ayrı bir e-tabloya (Excel deki karşılığı çalışma kitabı) kaydedeceğiz ya da mevcut bir e-tabloda yeni bir sayfaya. İlk defa işlem yaptığımızı düşünerek yeni bir e-tablo oluşturmak için resimde Danışmanlık Tedbiri Verileri (Yanıtlar) yazan yere oluşturulacak tablonun adını yazıyoruz ve oluştura tıklıyoruz. c) Google Drive ana dizinine yazdığımız isimde bir e-tablo otomatik olarak oluşturuldu. Bu örnekte e-tabloya deneme ismini verdik. Form ve e-tablo dosyalarını yeşil renkli simgelerinden ayırt edebilirsiniz.
d) deneme e-tablosunu açıyoruz. Tablonun ilk sütunu [Zaman Damgası] adını taşıyor. Bu sütun sistem tarafından otomatik oluşturuluyor. Girilen verinin tarih ve saati burada yer alacak. Diğer sütun başlıkları da daha önce belirttiğimiz gibi forma yazdığımız sorulardan oluşuyor. Bu sütun başlıklarını e-tablo üzerinden değiştirmeyiniz. Sütun başlıklarını değiştirmek için formdaki sorularınızı değiştirmeniz gerekmektedir. e) Diğer tedbir verilerini de deneme e-tablosunda saklamak istediğimizi düşünerek daha sonra karışıklığa neden olmaması için e-tablo içindeki çalışma sayfasının adını üzerine çift tıklayarak danışmanlık olarak değiştiriyoruz. Sütun başlıklarının aksine sayfa adlarında değişiklik yapmamızın herhangi bir sakıncası yok.
f) Yeni bir form oluşturarak [Yanıtlar] [Yanıtın hedefini değiştir] seçeneğine tıklıyoruz. [Mevcut bir e-tabloda yeni sayfa ] seçeneğini işaretleyip [Seç] düğmesine tıklıyoruz. Açılan bölümde deneme e-tablosunu buluyoruz ve [Seç] düğmesine tıklıyoruz.
i) deneme e-tablomuza otomatik olarak Form Yanıtları 2 sayfası oluşturuldu. Bu sayfanın da adını değiştirerek diğer formları oluşturmayadevam edebiliriz. Buraya kadar sistemimizi adım adım oluşturmuş olduk. Artık veri girişi için formumuz ve sonuçları takip etmek için e-tablomuz hazır. Sayfa adlarının solunda bulunan [+] tıklayarak yeni sayfa oluşturabilir ve bu sayfada excel formüllerini kullanarak formlardan otomatik gelen verileri alabiliriz. Formları internet sayfasına ekleyebilir ya da mail olarak gönderebiliriz. Bunun için form sayfasının sağ üst bölümündeki [Formu gönder] düğmesine tıklarız.
[Paylaşım Bağlantısı] alanındaki linki elektronik posta yoluyla ilgili kişilere gönderebiliriz. Formu direkt sayfamıza gömerek kendi kurumumuzun web sayfası üzerinden giriş yapılmasını sağlamak için [Ekle] düğmesine tıklarız. Genişlik ve yüksekliğini ayarladıktan sonra <iframe ile başlayan kodu web sayfamızın html bölümüne yapıştırıyoruz.