5. İŞ AKIŞ SÜREÇLERİ 5.1. Personel İşleri 5.1.1. Gelen Evrak BİRİM : ŞEMA NO : CMYOPİ/001 ŞEMA ADI : Gelen Evrak Harici Evrak Evrakın posta veya elden Yüksekokula gelmesi Evrakın Bölüm Başkanlıklarından veya Üniversitenin diğer birimlerinden gelmesi Dahili Evrak Evet Sayı ve dosya numarası verilmesi CMYO Birimlerini İlgilendiriyor mu? Hayır Dahili ve harici evrakın ilgili birimlere iade edilmesi Evrakın Yüksekokul Sekreteri tarafından kontrolü Evrakın ilgili Müdür ve yardımcılarına gönderilmesi Evrakın Müdür ve tarafından gereğinin yapılması için ilgili birime havale edilmesi Evrakın ilgili birime gönderilmesi. Dahili zimmet defteri 62
5.1.2. Giden Evrak BİRİM : ŞEMA NO : CMYOPİ/002 ŞEMA ADI : Giden Evrak Giden Evrakın Hazırlanması Evrakın Yüksekokul Sekreteri tarafından kontrolü Evrakın gönderilmesi için gerekli işlemleri yapmak üzere ilgili personele havalesi Evet CMYO Birimlerini İlgilendiriyor mu? Yüksekokul birimlerine gidecek evrak listesinin oluşturulması Hayır Giden Evrak defterine kayıt edilir. Evrakın ilgili Yüksekokul birimine listeye alınan imza karşılığında teslim edilmesi Dahili zimmet defteri Evrakın Üniversite Genel Evrak a listeye alınan imza karşılığında teslim edilmesi Dahili zimmet defteri 63
5.1.3. Arşiv BİRİM : ŞEMA NO : CMYOPİ/003 ŞEMA ADI : Arşiv İlgili birimlerden arşive kaldırılmak üzere belirlenmiş arşivlik belgelerin Yüksekokul Arşivine getirilmesi Yüksekokul Sorumlu Şefi tarafından ön inceleme ve ilgili personele havale edilmesi Arşivlik belgelerin arşive kaldırılmasının uygun olup olmadığının mevzuat (Arşiv Yönetmeliği, Standart Dosya Planı) yönünden incelenmesi Arşivlenmesi uygun mu? Hayır İlgili birime iade edilmesi Evet İlgili memura Teslim edilmesi Arşivlik belgelerin içeriğine ilişkin dökümün ilgili birim ile karşılıklı olarak imzalanması Yüksekokul Sekreteri tarafından gizlilik kontrolünün yapılması Müdür Onayı İş Akışı İlgili personele sevk edilmesi Arşive kaldırılması 64
5.1.4. Bimer Bilgi Edinme BİRİM : ŞEMA NO : CMYOPİ/004 ŞEMA ADI : Bimer Bilgi Edinme Web üzerinden gelen vatandaş talepleri SGB BİMER sorumlusundan dairenin görev alanına giren bilgi taleplerinin web üzerinden konu sorumlusuna gelmesi Talep edilen bilgi dairenin görev alanına giriyor mu? Hayır SGB Bimer sorumlusuna web üzerinden gerekçesi ile iadesi Evet Talep edilen bilgi, Bilgi Edinme Kanunu kapsamında mı? Hayır SGB Bimer sorumlusuna web üzerinden gerekçesi ile iadesi Evet Talep edilen bilginin hazırlanması Bilginin e-posta yoluyla veya telefon ile talep edene bildirilmesi Yapılan işlemin BİMER üzerinden belirtilerek sistemden düşülmesi 65
5.1.5. Ders Görevlendirmelerinin Yapılması BİRİM : ŞEMA NO : CMYOPİ/005 ŞEMA ADI : Ders Görevlendirmelerinin Yapılması Akademik Takvim Bölüm Başkanlıklarına dersler ve dersi verecek öğretim üyelerin belirlenmesi için yazı yazılır. Öğretim Eleman ihtiyacı yazısı Bölüm Kurul Kararıyla dersler ve öğretim elemanları belirlenir. Bölüm Kurulu Bölüm Kurul Kararı Müdürlüğe üst yazı ile gönderilir. Derslerin ve Öğretim Elemanlarının belirlenmesi için Yüksekokul Kurul Kararı alınır Ders ve öğretim elemanı görevlendirmeleri Bölüm başkanlığına bildirilir. Ders ve öğretim elemanları görevlendirmeleri, görevli Bölüm Sekreteri tarafından, Öğrenci Bilgi Sistemine girilir. Ders Öğretim elemanları yetersizliği nedeniyle diğer birimlere istek yazısı gönderilir ve tüm dersler için Ders sorumlusu görevlendirilmesi yapılır. 66
5.1.6. Yüksekokul Yönetim Kuruluna Üye Seçimi BİRİM : ŞEMA NO : CMYOPİ/006 ŞEMA ADI : Yüksekokul Yönetim Kuruluna Üye Seçimi Yüksekokul Müdürü Yönetim Kuruluna üye seçmek üzere Yüksekokul Kurulu üyelerini toplantıya davet eder Gizli oyla yapılacak seçim için, üye sayısı kadar mühürlü oy ve zarf hazırlanır Yüksekokul Yönetim Kuruluna Müdür tarafından gösterilen altı aday arasından üç yıl için üç öğretim üyesi seçilir Seçim bir sonraki Yüksekokul Yönetim Kurulu toplantısına kalır Hayır Üye tam sayısının bir fazlası toplantıya katıldı mı? Evet İlk turda salt çoğunluğu sağlayan aday var mı? Oylar sayılarak sonuçlar açıklanır Evet Hayır İkinci tura geçilir Müdür seçime katılan üye sayısının bir fazlasının oyunu alan adayı yönetim kurulu üyesi olarak atar Atama seçilen üyeye ve rektörlüğe yazı ile bildirilir Beşinci tur sonunda oyların eşit çıkması halinde Müdür, eşit oy alanlardan birini yönetim kurulu üyesi olarak atar Oy pusulaları, tutanak, yapılan yazışmalar dosyalanır 67
5.1.7. Hizmetiçi Eğitim, Toplantı, Konferans vb. Faaliyetlerin Personele Bildirilmesi BİRİM : ŞEMA NO : CMYOPİ/007 ŞEMA ADI : Hizmetiçi Eğitim, Toplantı, Konferans vb. Faaliyetlerin Personele Bildirilmesi İş Akış Şeması Eğitim, seminer vb. bilgi yazısı Gelen Evrak İş Akışı Yüksekokul Sekreteri tarafından gelen yazının konusuna göre tebliğ edilecek personelin belirlenmesi İlgili personele tebliğ edilmesi Personelin tebellüğ etmesi 68
5.1.8. İşe Başlamada ve Ayrılışta Yapılacak Gerekli İşlemler BİRİM : ŞEMA NO : CMYOPİ/008 ŞEMA ADI : İşe Başlamada ve Ayrılışta Yapılacak Gerekli İşlemler Naklen Tayin Evrakı, geçici görevlendirme Yüksekokulumuza bir personelin naklen, açıktan atama veya geçici görevlendirme nedenleriyle göreve başlar İstifa Dilekçesi Personel Kimlik Bilgi Formu doldurulur Personel Kimlik Kartı Aybaşından önce ayrılan personel için maaş mahsuplaşması yapılır. Mal bildirim formunun doldurtulup, kapalı zarfla teslim alınır. Mal Bildirim Formu Üzerindeki tüm zimmetler teslim alınır. Aile yardım beyannamesinin doldurtulur. Aile Yardım Beyannamesi Kimliği alınır. Saymanlık otomasyonu personel ve maaş bilgileri formu doldurulur, SGK girişi yapılır SGK çıkış işlemleri yapılır. Tüm formlardan yeteri kadar çoğaltılıp, fotoğraf ve göreve başlama yazısıyla birlikte Rektörlüğe gönderilmesi, kadrosu Yüksekokulda ise yabancı dil belgesi, bireysel emeklilik, sendika vs. aile yardımı beyannamelerinin birer nüshasının muhasebeye verilir. Naklen Atama Kişi naklen atanmış ise işlemler yapılarak Maaş nakil evrakı hazırlanır. 69
5.1.9. Mazeret İzni BİRİM : ŞEMA NO : CMYOPİ/009 ŞEMA ADI : Mazeret İzni Mazeretin belirlenmesi (Doğum, ölüm, evlilik, hastalık) Mazeret izin dilekçesi verilir, İzin sistemine girilir, imzalar tamamlanır. İzin Formu Yüksekokul Sekreteri Onayı Müdür Onayı İş Akışı Yıllık ve Sağlık İzin İş akış Şemasına göre onaylanması İzin dönüşü bölüm ilgilinin göreve başlama tarihini bildirir. İzin formu ve göreve başlama bildirimi üst yazıyla Rektörlüğe gönderilir. Göreve başlama bildirimi, üst yazı Tüm evrakları dosyalanır. 70
5.1.10. Mal Bildirimi BİRİM : ŞEMA NO : CMYOPİ/010 ŞEMA ADI : Mal Bildirimi Göreve yeni başlama durumunda bir ay içinde Görevden alınma veya görevden ayrılma durumunda bir ay içerisinde Sonu 0 ve 5 ile biten yıllarda Mal Bildirimi yenileme gereği nedeniyle Mal varlığında aylık net maaşının 5 katını aşan bir değişiklik olması durumunda bir ay içinde Personelin Mal Bildirimi Formu almak için Müdürlüğe başvurması Mal Bildirim Formu Personel tarafından doldurularak dilekçe ekinde Dekanlığa verilir. PDB bilgi ve gereği için üst yazı ile dilekçe ve eki Mal Bildirim Formunun gönderilmesi Müdür Onayı İş Akışı Giden Evrak Akış Şeması 71
5.1.11. Müdür/Yüksekokul Sekreteri Onayı BİRİM : ŞEMA NO : CMYOPİ/011 ŞEMA ADI : Müdür/Yüksekokul Sekreteri Onayı Evrakın ilgili personel tarafından kontrol edilerek paraflanması Evrakın Müdür veya Yüksekokul Sekreterine iletilmesi Evrakın Müdür veya Yüksekokul Sekreteri tarafından incelenip imzalanması İmzadan çıkmış evrak 72
5.1.12. Resmi Yazışmalar BİRİM : ŞEMA NO : CMYOPİ/012 ŞEMA ADI : Resmi Yazışmalar Resmi yazı Birime Gelen Evrak İş Akışı Evrakın havale edilen personele imza karşılığı zimmetlenmesi Evet Cevap yazısı gerekli mi? Hayır Havale edilen personelin cevap yazısının yazılması ve paraflanması Cevap yazısı Evrakın ilgili dosyaya kaldırılması Cevap yazısının birim amirlerine imzaya sunulması Müdür /Yüksekokul Sekreteri Onayı İş Akışı Giden Evrak İş Akışı 73
5.1.13. Yıllık İzin Alma BİRİM : ŞEMA NO : CMYOPİ/013 ŞEMA ADI : Yıllık İzin Alma Yıllık izin talebinde bulunan personel Yüksekokul Müdürlüğüne başvuru yapar Personele yıllık izni olmadığı sözlü olarak cevap verilir. Personelin izin sisteminden İzin durumunun kontrolü yapılır, Hayır İdari Görevli Personel İdari Personel İdari görevi olan personel (Müdür Yrd. vb. izin konusunda birim amiri ile görüşür. İdari personel (Şef, memur vs.) izin konusunda üst amiri ile görüşür. Gerektiğinde birimde yıllık izin planlaması yapılır. Yıllık İzin hakkı var mı? Evet Personel yıllık izin sistemine girilir, 3 nüsha çıktısı alınır. İmzalar, birim sorumlusuna imzalatır ve Müdürlüğe teslim edilir. Sağlık izin formu 2 nüsha olarak izin sistemine Sağlık Raporu Yıllık İzin İsteği/ Sağlık İzin Formu Yüksekokul Sekreteri Onayı Müdür Onayı İş Akışı İzin formu PDB gönderilir/ Sağlık izin formu PDB gönderilir İzin İsteği ve Onayı/Sağlık izin formu Formunun incelenmesi Hayır Bilgiler ve imzalar doğru ve tam mı? Evet Daire Başkanı Onayı İş Akışı Personele, formun eksiklerinin tamamlanması için telefonla bilgi verilmesi İznin personelin izin izlenim için elektronik ortamda işlenmesi yapılır Personelin İzin İsteği ve Onayı/Sağlık izin formu Forumu nu Müdürlük tarafından geri alarak eksiklerin giderilir Yıllık İzin İsteği/ Sağlık İzin Formu İzin formunun 1 nüshası PDB verilir. 1 nüshası Müdürlükte kalır ve 1 nüshası ilgili kişiye verilir 74
5.1.14. Öğretim Görevlisi Alımında Yapılacak Gerekli İşlemler Süreci BİRİM : ŞEMA NO : CMYOPİ/014 ŞEMA ADI : Öğretim Görevlisi Alımında Yapılacak Gerekli İşlemler Süreci Öğretim Görevlisi alımının YÖK ve Üniversitemiz internet sayfalarından ilan edilir. Aday dilekçe ve istenen belgelerle, Yüksekokul Müdürlüğüne süresi içinde başvuru yapar Sınav jürisi; Yüksekokul Müdürünün önereceği en az sekiz öğretim üyesi arasından (biri adayın mezun olduğu alan ile ilgili olmak üzere) ilgili yönetim kurulunca seçilecek üç asıl bir yedek üyeden oluşur Sınav jürisi; müracaat eden adaylar arasından ilan edilen kadro sayısının on katına kadar adayı, ALES puanının %70 ini(merkezi sınavdan muaf olan adayların ALES notu bulunmaması halinde, ALES puanı 70 olarak kabul edilir) ve diploma notunun %30 unu alarak kurumun web sitesinde ilan eder. Bu sıralamaya göre son sırada aynı puana sahip birden fazla adayın olması halinde, bu kişilerin tamamı sınava çağrılır. Başvuru sayısının ilan edilen kadronun on katından az olması halinde, adayların tamamı giriş sınavına alınır. Giriş sınavı ilan edilen alanla ilgili bilgi düzeyini ölçecek şekilde yazılı olarak yapılır. Sınav jürisi yazılı ve sözlü sınavın nesnel, ölçülebilir ve denetlenebilir olmasını sağlar. Raportör olarak belirlenen üye, sınavların soru ve cevaplarını tutanak altına alır. Sözlü sınav sonucu 60 puanın altında olanlar değerlendirme aşamasına geçemezler. Sınav jürisi değerlendirmesinde; ALES notunun %35 unu, lisans mezuniyet notunun %30 unu ve giriş sınavı notunun %35 unu hesaplayarak ilan edilen kadro sayısı kadar adayı başarı sırasına göre belirler. Sınavda başarılı olanlar 2547 sayılı kanunun 2888 sayılı yasayla değişik 23. Maddesine göre ataması yapılır. 75
5.2. İdari ve Mali İşler 5.2.1. Bütçe Hazırlama Süreci BİRİM : ŞEMA NO : CMYOMİ/001 ŞEMA ADI : Bütçe Hazırlama Rektörlük Makamında Mali Yıl Bütçe Hazırlık çalışmalarıyla ilgili yazının ulaşması Bir önceki yılda yapılan harcamalarla ilgili dosyalar incelenir Yüksekokul Sekreteri Bütçeyle ilgili olarak Rektörlük Strateji Daire Başkanlığından görüş alınır. Birimlerin hizmet maliyetinin tespiti ilişkin bilgi formları düzenlenerek Rektörlük Strateji Daire Başkanlığına gönderilir Bu tespit formlarında belirtilen maliyetlere göre ilgili harcama kalemlerine Rektörlük Strateji Daire Başkanlığı tarafından Mali Yıl içerisinde harcanmak üzere ödenek aktarılır 76
5.2.2. DMO Alımları BİRİM : ŞEMA NO : CMYOMİ/002 ŞEMA ADI : DMO Alımları İhtiyaç talep listesi Malzeme ihtiyaç listesinin hazırlanması İnternet ortamında DMO kataloğuna bakarak katalog ürünlerinin ihtiyaç listesi ile karşılaştırılması İhtiyaç duyulan malzemeler katalogda var Hayır Satın Alma Yöntemi Belirleme İş Akışı İhtiyaçların katalogda bulunan kod numaralarından oluşan DMO Malzeme istem listesi oluşturulması DMO Malzeme İstem Listesi Üst yazı hazırlanarak liste yazı ekine eklenmesi ve DMO ya gönderilmesi Mutemet görevlendirilmesi Kredinin açılması DMO hesabına para aktarılması Muhasebe İşlem Fişi FATURA DMO dan malların teslim alınması Muayene kabul komisyonu tarafından malların kontrol edilmesi Mallar uygun mu? EVET Hayır DMO ile bağlantı kurulması DEKONT MİF Kredi artığının saymanlık hesabına aktarılması Evet Malların Taşınır İşlem fişinin kesilerek ambara alınması Kredi artığı var mı? Hayır Ödeme emrinin düzenlenmesi ve kredinin mahsup edilerek kapatılması SD Başkanı Onayı İş Akışı TİF Ödeme Emri Belgesi Giden Evrak İş Akışı 77
5.2.3. Doğrudan Temin ile Satın Alma BİRİM : ŞEMA NO : CMYOMİ/003 ŞEMA ADI : Doğrudan Temin ile Satın Alma Birimlerin talep Yazıları Mal talep yazılarının satın alma birimine gelmesi Teknik Şartname Alım için bütçe tertiplerinde ödenek olup olmadığının kontrol edilmesi Evet Ödenek var mı? Hayır Fiyat araştırma komisyonunun kurulması İlgili birime ödeneğin olmadığının bildirilmesi Piyasa fiyat araştırmasının yapılması Piyasadan alınacak en az 3 teklifin Piyasa Araştırma tutanağına girilmesi sonunda yaklaşık maliyetin belirlenmesi Yaklaşık Maliyet Cetveli Fiyat araştırma komisyonunun Yaklaşık Maliyet Cetvelini onaylaması İhale onay belgesinin düzenlenmesi ve satın alma işleminin gerçekleştirilmesi KBS Taşınır Kontrol ve Yönetim Sistemine Giriş ve KBS HYS sisteminden Ödeme Belgesi düzenlenmesi, Strateji Daire Başkanlığına gönderilmesi Talep eden birime malzemenin KBS üzerinden kaydının yapılması 78
5.2.4. Ek Ders Formlarının Hazırlanması BİRİM : ŞEMA NO : CMYOMİ/004 ŞEMA ADI : Ek Ders Formlarının Hazırlanması Ek ders ödeme sürecinin en önemli belgeleri olan Ders Yükü Bilgi Formu her dönemin başında, Ek Ders Ücret Çizelgesi ödeme yapılacak her ayın sonunda ilgili öğretim elemanları tarafından hatasız doldurularak bölüm başkanına verilir Yüksekokul sekreteri kendisine ulaşan formları haftalık ders programı ile karşılaştırarak kontrol eder ve bilgisayar ortamında hazırlar Yüksekokul Sekreteri her dönemin başında - Ek Ders Ücreti Döküm Cetveli - Ders Dağılım Çizelgesini hazırlar ve - Ders Yükü Bilgi Formu ile birlikte ilk ödemede gönderir. Hatalar düzeltilmek üzere ilgili bölüme gönderilir Evet Tahakkuk memuru formların haftalık ders programına uygun olup olmadığını kontrol eder Ek Ders Ödeme Formlarında hata var mı? Ders Yükü Bilgi Formu, Ek Ders Ücreti Döküm Cetveli, Ders Dağılım Çizelgesi ile öğretim elemanın ve bölüm başkanı tarafından incelenerek imzalandıktan sonra, izinli öğretim üyesi bulunup bulunmadığına ilişkin yazı ve Ek Ders Ücret Çizelgesi ile birlikte tahakkuk bürosuna gönderir. Hayır Formlar Müdür tarafından imzalanır Ücretlendirme çalışmalarına başlamadan her ay için öğretim elemanlarının izin, rapor, görevlendirme alıp almadıkları yazı istenir. Formlar kontrol edilir, birimlerden belgeleri istenir. Ödeme emri belgesi ve ekleri Tahakkuk evrakı teslim listesi ile strateji daire başkanlığına gönderilir Ek ders ücret bordrosu ve Banka Listesi nin çıktıları ile Ödeme emri belgesi hazırlanarak geliştirme görevlisi ve harcama yetkilisi tarafından imzalanır Toplanan mevzuata uygunluğu bakımından kontrol edilen bilgiler Ek ders ücreti hesaplama Programı na girilir. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının ilgili birimde evrakların incelenmesinden sonra ödeme gerçekleştirecek bankaya Banka ödeme bilgiler elektronik ortamda gönderilir Banka ödeme emri kendilerine ulaşmasından en geç iki gün sonra ilgililerin hesap numaralarına ek ders ücretleri yatırılır 79
5.2.5. İdari Mali İşler/Mutemet/Ayniyat BİRİM : ŞEMA NO : CMYOMİ/005 ŞEMA ADI : İdari Mali İşler/Mutemet/Ayniyat HARCAMA YETKİLİSİ İdari ve Mali İşler/Mutemet/Ayniyat Ödeme emri belgesi ve eki belgeler ilgili mevzuata göre mutemet tarafından tanzim edilir. - Yetkililerin imzası, - Ödemeye ilişkin ilgili mevzuatında sayılan belgelerin tamam olması, - Maddi hata bulunup bulunmadığı, - Hak sahibinin kimliğine ilişkin bilgilerin doğru girilmesi. Ödeme emri belgeleri, fatura, dilekçe, beyanname vb. mutemet birimine geliş tarihinden itibaren en geç dört iş günü içinde tanzim edilir. Evrakta eksik veya hata var mı? EVET Belgesi eksik veya hatalı olan evrak, hatanın tespit edildiği günü izleyen iş günü içinde gerekçeleriyle birlikte evrakın geldiği yere yazı ile gönderilir. HAYIR Ödeme emri belgesi veya muhasebe işlem fişi ve eki belgeler tanzim edilip yetkililerin imzasına sunulur. Harcama yetkilisi tarafından imzalanan ödeme emri belgesi ve eki belgelerin bir sureti birimde muhafaza edilir. Bir sureti muhasebe birimine gönderilir. 80
5.2.6. Mal Teslim Alma BİRİM : ŞEMA NO : CMYOMİ/006 ŞEMA ADI : Mal Teslim Alma Fatura ve Muayene Kabul Komisyonu Oluru Satın alma birimi tarafından düzenlenen fatura ve muayene kabul komisyonu olurları Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisine gelir. Malın kontrol edilerek depoya alınması Fatura bilgilerine göre KBS sistemi programına mal girişlerinin yapılması Taşınır işlem fişi Taşınır İşlem Fişinin teslim eden (Satın alma Memuru) ve teslim alan (Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi) tarafından imzalanarak dosyaya kaldırılması 81
5.2.7. Memur Kadrosu Fazla Mesai İşlemleri BİRİM : ŞEMA NO : CMYOMİ/007 ŞEMA ADI : Memur Kadrosu Fazla Mesai İşlemleri Fazla mesai oluru Yüksekokul Yönetim Kurulu ve Rektörlük Oluru ile o eğitim dönemine ait fazla mesai ödenecek kişilerin belirlenmesi Aylık puantajların hazırlanıp ilgili personelin imzası ve birim amirinin onayıyla Tahakkuk Sorumlusuna teslim edilmesi Tahakkuk sorumlusunun aylık saat ücretine göre bordro ve ödeme emrini hazırlaması, harcama yetkilisi ve gerçekleştirme görevlisinin imzalaması Fazla mesai ödeme emri belgesi ve ekleri Ödenmesi için Strateji geliştirme daire başkanlığına teslim edilmesi Tahakkuk evrakı teslimat formu 82
5.2.8. Personel Maaş İşlemleri BİRİM : ŞEMA NO : CMYOMİ/008 ŞEMA ADI : Personel Maaş İşlemleri Her ayın 1-8 i arasında Üniversitemiz ÜBS Bordro Bilgi Sistemi üzerinden SAY 2000 sistemine SDB girişini yapar Mahkeme Nafaka İlanları Ay içinde gerçekleşen terfilerin her ayın 1-8 i arasında ÜBS BBS ve SAY2000 sistemine girilmesi Ay içinde gelen mahkeme nafaka ilamlarına göre ilgili personel bazında nafaka kesintilerinin her ayın 1-8 i arasında ÜBS BBS sistemine girilmesi (Say2000 girişini SDB yapar) Terfi Kararları Personel Daire Başkanlığı Mahkeme İcra Alımları İzin ve Rapor Durumu İlgili personelin atama kararı ve nakil belgeleri Ay içinde gelen mahkeme icra ilamlarına göre ilgili personel bazında icra kesintilerinin her ayın 1-8 i arasında ÜBS BBS sistemine girilmesi (Say2000 girişini SDB yapar) Personelin ay içindeki 7 günü aşan sağlık raporları ile Akademik Personelin 15 günü geçen görevlendirme izinlerinde geliştirme ödeneğini kesintilerinin her ayın 1-8 i arasında ÜBS BBS sistemine ve SAY2000 sistemine girilmesi Nakil veya Açıktan atanan personelin bilgilerinin girilmesi ve ÜBS BBS sistemine ve SAY2000 sistemine girilmesi Her ayın 1-8'i arasında ÜBS BBS sisteminden ve SAY2000'de personel maaş hesaplatma işleminin yapılması Görevlendirme İzni; yılda toplam 30 günü, bir seferde 15 günü geçtikten sonra Geliştirme Ödeneği kesilir ÜBS BBS sisteminden Personel Bordro Dökümleri, Aylık Personel Bildirimi, İcmal, Banka Listesi, Askeri Geçim İndirimi, Kesintiler Listesi ve Sendika Listesi çıktılarının 2 nüsha olarak alınması KBS Harcama Yönetim Siteminden Ödeme Emri Belgesinin düzenlenmesi ve 2 nüsha çıktısının alınması Gerçekleştirme Görevlisi Onayı Harcama Yetkilisi Onayı Maaş ödeme emri ve ekleri Belgelerin birer nüshasının nda kalması kaydıyla, diğeri SDB gönderilmek üzere dosya olarak hazırlanması Giden Evrak İş Akış Şeması Teslim Tutanağı (Personel Maaşları Ödeme Emri ve ekleri) 83
5.2.9. Sayım ve Sayım Sonrası Yapılacak İşlemler BİRİM : ŞEMA NO : CMYOMİ/009 ŞEMA ADI : Sayım ve Sayım Sonrası Yapılacak İşlemler TAŞINIR YÖNETİM HESABI DÜZENLENMESİ STRATEJİ DAİRE BAŞKANLIĞINA GÖNDERİLMESİ KONSOLİDE GÖREVLİSİNE GÖNDERİLMESİ SAYIŞTAY A GÖNDERİLMESİ 84
5.2.10. Sayıştay Kararlarını İzleme Süreç BİRİM : ŞEMA NO : CMYOMİ/010 ŞEMA ADI : Sayıştay Kararlarını İzleme Evrakın müdürlüğe ulaşması İlgiliye tebliğ edilmesi İlgilinin maaşından mevzuata göre kesinti yapılması Tahsilat izleme için dosya açılması Paranın ilgili kurum hesabına yatırılması Dosyanın kapatılması Tahsilatın bitmesi Bilgi amaçlı ilgili kuruma üst yazı yazılması 85
5.2.11. Sürekli ve Geçici Görev Yolluğu Ödeme BİRİM : ŞEMA NO : CMYOMİ/011 ŞEMA ADI : Sürekli ve Geçici Görev Yolluğu Ödeme Yurtiçi ve yurtdışı sürekli görev yolluklarında; -Atamalarda atama onayı, diğer hallerde harcama talimatı, -Personel nakil bildirimi, -Yurtiçi/Yurtdışı Sürekli Görev Yolluğu Bildirimi ödeme belgesine bağlanır. Yurtiçi ve yurtdışı geçici görev yolluklarında; -Görevlendirme yazısı (olur) veya harcama talimatı, -Yurtiçi/Yurtdışı Geçici Görev Yolluğu Bildirimi -Varsa yatacak yer temini için ödenen ücretlere ilişkin fatura ödeme belgesine bağlanır. Yurtdışı geçici görevlerde yatacak yer temini için ödenen ücretlere ilişkin faturanın dairesince onaylanmış tercümelerinin de ödeme belgesine bağlanması gerekir. Yolluk bildirimleri ödeme emri belgesine bağlanmadan önce bildirim sahibi ve birim yetkilisi tarafından imzalanır Ödeme emri belgesi ve eki belgeler düzenlenerek gerçekleştirme görevlisine gönderilir Gerçekleştirme görevlisi tarafından yapılan kontrol sonucunda ödeme emri belgesine "Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür." şerhi düşülerek imzalanır ve harcama yetkilisine gönderilir Harcama yetkilisi tarafından imzalanan ödeme emri belgesi ve eki belgeler Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir Muhasebe ve kayıt işlemleri ilgili mevzuatına uygun olarak "Muhasebe İşlemi Süreç Akış Şemasına göre yapılır 86
5.2.12. Taşınır Giriş ve Çıkış İşlemlerinin Muhasebe Birimine Bildirilmesi İş Akış Şeması BİRİM : ŞEMA NO : CMYOMİ/012 ŞEMA ADI : Taşınır Giriş ve Çıkış İşlemlerinin Muhasebe Birimine Bildirilmesi İş Akış Şeması GİRİŞ İŞLEMLERİ ÇIKIŞ İŞLEMLERİ Taşınır işlem Fişi Taşınır İşlem Fişi Harcama birimi Taşınır işlem fişi ve Ödeme emri belgesi Maddi duran varlık hesaplarında izlenen taşınırların çıkışları düzenlenme tarihini takip eden on gün içinde ve her durumda mali yıl sona ermeden önce muhasebe birimine gönderilir Muhasebe Yetkilisi 150- ilk madde ve malzemeler hesabında izlenen tüketim malzemelerinin tüketime verilmesinde düzenlenen taşınır işlem fişleri muhasebe birimine gönderilmez Muhasebe Yetkilileri, taşınır giriş, çıkış ve değer düşüşlerine ilişkin olarak kendilerine gönderilen belgelerde gösterilen tutarların II inci düzeyde detay kodu itibarıyla muhasebe kayıtlarını yapar Bakanlıkça belirlenecek dönemler itibariyle kullanılmış tüketim malzemelerinin taşınır 2. düzey detay kodu bazında düzenlenen onaylı bir listesi, en geç ilgili dönemin son is günü mesai bitimine kadar muhasebe birimine gönderilir 87
5.2.13. Taşınır Kayıt ve Kontrol Hizmetleri Talep Karşılama BİRİM : ŞEMA NO : CMYOMİ/013 ŞEMA ADI : Taşınır Kayıt ve Kontrol Hizmetleri Talep Karşılama Resmi Talep Yazısı Taşınır İstek Belgesi Birimlerden gelen taşınır istek belgesinin veya resmi talep yazısının taşınır kayıt ve kontrol yetkilisine ulaştırılması Talep edilen malzemenin stok durumunun KBS den kontrol edilmesi Stokta mevcut mu? Hayır Evet Olmayan malzemenin alınması için Yüksekokul Sekreterine bildirilmesi. Demirbaş Demirbaş malzemesi mi? Tüketim malzemesi mi? Tüketim Satın alma İş Akışı Talebin karşılanması Zimmet senedi Talebin karşılanması Taşınır işlem fişi Zimmet senedinin malzeme teslim edilecek kişiye imzalattırılması Taşınır işlem fişinin kişiye imzalattırılması Malzemenin kişiye teslim edilmesi Malzemenin kişiye teslim edilmesi SDB üç ayda bir tüketim raporu gönderilmesi Tüketim Raporu Başkan Onayı İş Akışı Giden Evrak İş Akışı 88
5.2.14. Telefon Faturaları Ödeme BİRİM : ŞEMA NO : CMYOMİ/014 ŞEMA ADI : Telefon Faturaları Ödeme Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği ve ilgili mevzuatında tanımlanan fatura veya fatura yerine geçen belge görevlilerce kontrol edilir Yapılan harcamada resmi tüketimin dışında özel tüketim bedeli de varsa, kullanım yerlerine ve kullanan kişi ya da kişilere göre resmi ve özel tüketimler belirlenip özel tüketimler ilgililerden tahsil edilir. Özel tüketimlerin tahsiline ait banka dekontu ile birlikte düzenlenen ve yetkililerce onaylanan listeler ve giderin çeşidine bağlı olarak Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği ve ilgili mevzuatına göre düzenlenmesi gereken belgeler ödeme emri belgesine bağlanarak gerçekleştirme görevlisine gönderilir Gerçekleştirme görevlisi tarafından, ödeme emri belgesi ve eki belgeler kontrol edildikten sonra "Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür." şerhi düşülerek imzalanır ve harcama yetkilisine gönderilir. Harcama yetkilisi tarafından da imzalandıktan sonra Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir. Ödeme gerçekleştikten sonra Türk Telekom a ödeme evrakının faksı çekilir. 89
5.2.15. Yıl Sonu Terkin ve Mal Sayımı BİRİM : ŞEMA NO : CMYOMİ/015 ŞEMA ADI : Yıl Sonu Terkin ve Mal Sayımı Her yılın son ayında Sayım Komisyonu nda yer alacak personelin Yüksekokul Müdürü tarafından belirlenmesi Harcama Yetkilisinin belirlenen personeli onaylaması ile Sayım Komisyonunun oluşturulması Komisyonda görevli personel tarafından taşınırların fiili sayımlarının yapılması Taşınır Sayım Tutanağı Fiili sayım sonuçları ile taşınır kayıtlarının karşılaştırılması Eksik Taşınır kayıtları ile fiili sayım sonuçları tutuyor Fazla Taşınır çıkış işleminin yapılması Taşınır giriş işleminin yapılması Taşınır İşlem Fişi SDB Hesapları ile Yüksekokul Taşınır Hesaplarının karşılaştırılması Taşınır İşlem Fişi Hayır Hesaplar tutuyor mu? Hesapların tek tek incelenerek hataların tespiti ve düzeltme işlemlerinin yapılması Evet Taşınır Sayım Tutanağı, Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli, Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli, en son kesilen Taşınır İşlem Fişi numarasına ilişkin tutanağın hazırlanması Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetvelinin hazırlanarak SGDB onaya gönderilmesi Müdür Onayı İş Akışı 90
5.3. Öğrenci İşleri 5.3.1. Ders Seçme ve Kayıt Yenileme BİRİM : ŞEMA NO : CMYOÖİ/001 ŞEMA ADI : Ders Seçme ve Kayıt Yenileme Öğrenci alacağı dersleri Öğrenci bilgi sisteminden seçer. Öğrenci aldığı dersleri Danışmanına onaylatır. Ders Onayında hata varsa Danışman Öğretim elemanı tarafından düzeltilir. Sistem üzerinden Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına gönderilir. 91
5.3.2. Başarı Notları İlanı Süreci BİRİM : ŞEMA NO : CMYOÖİ/002 ŞEMA ADI : Başarı Notları İlanı Sınav sonuçları Öğrencilerin aldıkları her ders için; vize, ödev, final ve verilen diğer notlar 4 üzerinden verilir. Notların girilme zamanları Akademik Takvimle yayınlanır. Bunu göre Öğretim Elemanları notları sisteme girer. Ön izleme yaparak notları kontrol eder. Öğrencilerin devam durumları, sınava girmeme durumları da kontrol edilerek; sisteme devamsız, sınava girmedi olarak girilir. Sistem öğrenci ile ilgili not ve diğer durumlar girildikten sonra ön izleme ile son defa kontrol edilir. Maddi hatalar düzeltilir ve kayıt eder. Notların çıktısını alıp imzalar ve Bölüm Başkanlığına teslim eder. Teslim edilen notlar Yüksekokul Müdürlüğüne gönderilir. İlgili ders sorumlusu, İlan et butonundan onaylar ve notlar elektronik ortamda yayımlanmaya başlar. Sistem notları her şekli ile hesaplar, harf sistemine göre düzenler. Vize, ödev, diğer vizeler, bütünleme, final notlarının her türlü yüzdelerine göre hesaplamaları yapar. 92
5.3.3. Haftalık Ders Programlarının Hazırlanması BİRİM : ŞEMA NO : CMYOÖİ/003 ŞEMA ADI : Haftalık Ders Programlarının Hazırlanması Dış bölümlerden öğretim üyelerinin ders programlarının gelmesi Derslerin yapılabileceği uygun gün ve saatler belirlenir ve haftalık ders programı hazırlanır. Haftalık Ders Programı Haftalık ders programı Yüksekokul Müdürünün onayına sunulur Öğrencilere ders programı duyurulur. Web sayfalarında yayınlanır. Ders programına göre dersler takip edilir 93
5.3.4. Öğrenci Burs Süreci BİRİM : ŞEMA NO : CMYOÖİ/004 ŞEMA ADI : Öğrenci Burs Burs Kontenjanları Kurumlardan gelen burs kontenjanları öğrencilere duyurulur Öğrenciler burs komisyonuna başvurur Burs komisyonu ön inceleme ve mülakatla önceden belirlenen kriterlere göre değerlendirme yapar. Kontenjan dahilinde belirlenen isimler Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına bildirilir. Burs kazananlar ilan edilir Belgeler tamamlanarak burs veren kurumlara iletilir 94
5.3.5. Öğrenci Danışmanlık BİRİM : ŞEMA NO : CMYOÖİ/005 ŞEMA ADI : Öğrenci Danışmanlık Her program için, kayıtlı oldukları yıllara göre Yönetim Kurulunca dönem başında danışman görevlendirilir. Her sınıfa 1 Danışman olarak görevlendirilir. Danışman; yarıyılın ilk haftasında müracaat eden öğrencilerin ders kayıtlarını kontrol ederek internet üzerinden onaylar. Internet üzerinden ders kaydı yaptıran öğrenci, en geç yarıyılın ilk haftasında ders kaydını internet üzerinden danışmanına onaylatmak zorundadır. Ders kaydını danışmanına onaylatmayan öğrencinin ders kaydı gerçekleşmez. Danışmanlar öğrencilere eğitim-öğretim ile ilgili konularda danışmalık yaparlar. 95
5.3.6. Öğrenci Disiplin Soruşturması BİRİM : ŞEMA NO : CMYOÖİ/006 ŞEMA ADI : Öğrenci Disiplin Soruşturması Şikâyet Dilekçesi Öğretim elemanı işlendiği ileri sürülen suçla ilgili her türlü delili şikayeti dilekçesine ekleyerek Bölüm Başkanlığına verir Bölüm Başkanı, şikayet dilekçesi ve kanıtları ön yazı ekinde Yüksekokul Müdürlüğüne iletir. Soruşturmacı, ileri sürülen iddialarla ilgili şüpheli ya da şüphelileri ifadeye davet eder. İfadede sorulacak soruları olayı aydınlatmaya yönelik olarak seçer. Olayın varsa tanıklarını dinler, ifadelerini alır, şikâyetçinin yazılı bilgisine başvurur. Disiplin amiri olan Yüksekokul Müdürü, olayı aydınlatmak üzere bir öğretim Elemanını soruşturmacı olarak görevlendirir Alınan ifadeler, dinlenen tanıklar ve elde edilen belgelere göre bir değerlendirme yapan soruşturmacı, şüphelileri savunmaya davet eder. Savunma yazısında suçlamanın ne olduğu, savunma davetine uyulmaması veya özrünü zamanında bildirmemesi halinde savunma hakkında vazgeçmiş sayılacağı belirtilerek, savunma için yedi günden az olmamak üzere süre verilir. Müdür soruşturmanın usulüne uygun yapılıp yapılmadığını incelemek üzere Yönetim Kurulu Kararıyla Raportöre gönderir Savunmaların alınmasından sonra, şüpheli/şüphelilerin ceza durumu Yüksekokul Müdürlüğünden yazılı olarak istenir. Toplanan deliller, alınan ifadeler şüphelilere atfedilen suçu ispatlamak için yeterli mi? Evet Hayır Soruşturmanın zamanında bitirilmemesi durumunda ek süre istenir, Yüksekokul olurundan sonra soruşturmaya devam edilir. Şüphelilerin ve tanıkların yeniden ifadeleri alınır, gerekli yeni tanıklar dinlenir, soruşturmanın seyrini değiştirecek yeni kanıtlar aranır. Elde edilen yeni bilgilerle suç ve suçluların ortaya çıkacağı kanaatine varılır. Soruşturma sürdürülür. Raportör, dosyada eksik tespit etti mi? Soruşturmacı elde ettiği kanıtlar, dinlenen tanıklar, alınan ifade ve savunmalar, ceza durumu, soruşturma sürecinde ortaya konan davranışlar, pişmanlık duyma gibi bütün değerlendirmeleri içeren Soruşturma Raporunu hazırlayarak imzalar. Raporda önerilen ceza açıkça belirtilir. Soruşturma dosyası soruşturma onayını veren Yüksekokul Müdürlüğüne gönderilir. EVET Hayır Raportör 2 gün içerisinde raporunu yazarak, Müdürlük Makamına verir Dosya, yeniden soruşturmacıya gönderilir ya da yeni bir soruşturmacı tayın edilerek, eksiklikler tamamlatılır. EVET Toplanan deliller, alınan ifadeler şüphelilere atfedilen suçu ispatlamak için yeterli mi? EVET Ceza doğrudan Yüksekokul Müdürü tarafından verilir Bir veya iki yarıyıl süre ile okuldan uzaklaştırma ya da okuldan atılma cezasını gerektiriyor Bir veya iki yarıyıl süre ile okuldan uzaklaştırma ya da okuldan atılma cezasını gerektiriyor Soruşturma dosyası görüşülmek üzere Yüksekokul Disiplin Kurulu gündemine alınır. Disiplin kurulu, soruşturmacının önerdiği cezayı kabul veya ret edebileceği gibi, başka bir disiplin cezası da verebilir. Verilen ceza Öğrenciye, Öğrenci İşleri daire Başkanlığına ve Bölüm Başkanlığına bildirilir. 96
5.3.7. Öğrenci İşleri BİRİM : ŞEMA NO : CMYOÖİ/007 ŞEMA ADI : Öğrenci İşleri Sorumlular İş Süreci Faaliyet Doküman / Kayıt Evrak Kayıt Sorumlusu Gelen Evrak Gelen evraklar evrak kayıt defterine kayıt edilir. Gelen Evrak Kayıt Defteri Yüksekokul Sekreteri Evrak İncelenir ve hangi işlemin yapılacağına karar verilir Evrak incelenir ve evrakla ilgili hangi işlemin yapılacağına karar verilir. Evrak Kayıt Sorumlusu Dosyaya kaldırılır Herhangi bir işlem gerektirmeyen evraklar ilgili dosyaya kaldırılır. Arşiv Yüksekokul Sekreteri İncelenen evrak ilgili birime havale edilir Evrakın ilgili Mevzuatlar, Yönergeler ve Talimatlar doğrultusunda konusuna göre gerekli birimlere dağıtımı yapılır. Arşiv Yüksekokul Sekreteri Birim Personeli Kayıt sildirme ve kayıt dondurma işlerini takip etmek İlgili öğrencilerin kayıtlarını dondurmak ve kayıtlarını silmek için gerekli evrakların hazırlanması. Arşiv Yüksekokul Sekreteri Birim Personeli Öğrencinin kayıt işlemlerini yapmak. Öğrencilerin kayıtla ilgili belgelerini teslim almak. Öğrencilerin kayıt ve giriş işlemlerini yapmak. Arşiv Yüksekokul Sekreteri Evrak Kayıt Sorumlusu Yazışma İşlemleri Üniversitemizin yazışma işlemleri yapılır Resmi Yazışma Kurallarını Belirleyen Esas ve Usuller Yüksekokul Sekreteri Evrak Kayıt Sorumlusu Yüksekokul Sekreteri Evrak Kayıt Sorumlusu Evet Yazı ve ekleri Uygun mu? Evrak paraflanır ve imzalanır Hayır Yazı ve eklerinin doğru ve tam olup olmadığı incelenir. Evrak paraflanır ve imzalanır. Resmi Yazışma Kurallarını Belirleyen Esas ve Usuller Resmi Yazışma Kurallarını Belirleyen Esas ve Usuller Evrak Kayıt Sorumlusu Evrak kayıt edilir ve dosyalanır. Giden Evrak Kayıt Defteri ne kayıt edilir ve paraflı suretleri ilgili dosyalara takılır. Giden Evrak Kayıt Defteri Evrak Kayıt Sorumlusu Evrakın dağıtımı yapılır ve işlem sonlandırılır. Kayıt edilen evrak ilgili birime veya kişiye Yüksekokul Zimmet Defteri ile teslim edilir. Evrak Zimmet Defteri 97
5.3.8. Öğrenci Kayıt Dondurma BİRİM : ŞEMA NO : CMYOÖİ/008 ŞEMA ADI : Öğrenci Kayıt Dondurma Kayıt yaptıran öğrenci Dilekçe yazar Yüksekokul Müdürlüğüne sunar. Yüksekokul Müdürlüğü dilekçeyi inceler Yönetim Kuruluna sunar. Yüksekokul Yönetim Kurulu kararıyla açıklanır Olumlu ya da olumsuz sonuç öğrenciye bildirilir Sonuç olumlu mu?, Evet Hayır Kayıt dondurma işlemi yapılır Öğrenciye bildirilir Bölüm Başkanlığına bildirilir. Bölüm Başkanlığınca öğrenciye bildirilir. Yüksekokul tarafından, kayıt dondurma işlemi Öğrenci İşleri daire Başkanlığına bildirilir Kredi alıyorsa Öğrenci İşleri Daire Başkanlığınca kredi yurtlar kurumuna bildirilir 98
5.3.9. Öğrenci Kontenjanlarının Belirlenmesi BİRİM : ŞEMA NO : CMYOÖİ/009 ŞEMA ADI : Öğrenci Kontenjanlarının Belirlenmesi Yüksekokulumuz Programlarına ÖSS Sınav sonucuna göre alınacak Öğrenci kontenjanları Programlar dahilinde belirlenip ilgili form doldurularak resmi yazı ekinde, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına gönderilir. 99
5.3.10. Öğrenci Yeni Kayıt BİRİM : ŞEMA NO : CMYOÖİ/010 ŞEMA ADI : Öğrenci Yeni Kayıt Sınavı Kazananların İnternetten ilanı Başvuruda istenen belgelerle kayıt için Yüksekokula başvuru yapar Evrakların memur tarafından kontrolü Belgeler Eksik mi?, Evet Hayır Kaydı yapılmaz eksikliklerin giderilmesi istenir Öğrencinin Kaydı yapılır Evrakını tamamlayan öğrenciler 1. Sınıf 1. Dönem dersleri seçilir ve onaylanır. Eksiklikleri gidermeyenlerin kaydı yapılmaz 100
5.3.11. Sınav Programlarının Hazırlanması BİRİM : ŞEMA NO : CMYOÖİ/011 ŞEMA ADI : Sınav Programlarının Hazırlanması Akademik Takvim Ara sınav, final ve bütünleme sınavları akademik takvime göre gün ve saatleri belirlenir. Sınav programları Yüksekokul Müdürü tarafından onaylanır. Sınav Programı Öğrencilere sınav programı duyurulur. Web sayfasında yayınlanır. Sınav programına göre sınavlar yapılır 101
5.3.12. Sınavlara İtiraz Süreci Akış Şeması BİRİM : ŞEMA NO : CMYOÖİ/012 ŞEMA ADI : Sınavlara İtiraz Ara sınav, final sınavları değerlendirildikten sonra öğretim elemanları sistemden bilişim sistemine giriş yapar ve onay verdikten sonra ilan edilmiş olur İlanı izleyen 3 gün içerisinde Bölüm başkanlığına öğrenci itiraz dilekçesi verebilir. Sınav kağıdı sorumlu öğretim elemanı tarafından kontrol edilir. Varsa maddi hata düzeltilir. Sonuç Bölüm Başkanlığı aracılığı ile öğrenciye bildirilir. 102
5.3.13. Öğrenci Ders Değiştirme BİRİM : ŞEMA NO : CMYOÖİ/013 ŞEMA ADI : Öğrenci Ders Değiştirme Öğrencinin Dilekçesi Bölüm Kurul kararı Yüksekokul Yönetim Kurulu kararı Bölüm Başkanlığı aracılıyla Öğrenciye bildirilir 103
5.3.14. Ders Muafiyeti Süreci BİRİM : ŞEMA NO : CMYOÖİ/014 ŞEMA ADI : Ders Muafiyeti Öğrenci Dilekçesi, Transkript ve ders içerikleri belgesi ile Bölüm Başkanlığına müracaat eder. Bölüm Kurulunda görüşülüp karara bağlanır. Bölüm Kurulu karar yazısı Yüksekokul Yönetim Kurulu Bölüm Kurulu Kararlarını değerlendirir. Evet Sonuç olumlu mu? Hayır Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına gönderilir. Öğrenciye bildirilir Bölüm Başkanlığına, Bölüm Başkanlığı aracılıyla öğrenciye bildirilir. 104
5.3.15. Öğrenci Yatay Geçiş BİRİM : ŞEMA NO : CMYOÖİ/015 ŞEMA ADI : Öğrenci Yatay Geçiş Yatay geçiş Kontenjanlarının belirlenerek Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına bildirilmesi. Yatay geçiş Kontenjanlarının İnternetten ilanı Öğrencilerin müracaatlarının alınması. Yüksekokul Yönetim Kurulunun Kararı Sonuçların web sayfasında ilan edilmesi. Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına bildirilmesi. Kayıt yaptıran öğrencilerin ders kayıtlarının danışmanca yapılması. 105
5.3.16. Öğrenci Temsilcisi Seçimi BİRİM : ŞEMA NO : CMYOÖİ/016 ŞEMA ADI : Öğrenci Temsilcisi Seçimi Rektörlük tarafından öğrenci temsilcisi seçilmesi gerektiğini bildiren yazı gönderilir. Bölüm Başkanlığına öğrenci temsilcisi seçilmesi gerektiğini bildiren yazı gönderilir. Adaylık Şartları a) Cumhuriyet Meslek Yüksekokulu kayıtlı öğrencisi olması, b) Siyasi parti organlarında üye veya görevli olmaması, c) Yükseköğretim kurumundan uzaklaştırılmasını gerektiren yüz kızartıcı bir suç işlememiş olması, d) Seçimin yapıldığı dönemde Kayıtlı öğrencilerin İlk turda %60 ının, ikinci turda %50 sinin seçime katılması şarttır. İlk iki turda seçim yapılmaz ise üçüncü turda katılma şartı aranmaz. Seçimle ilgili tarih belirlenip öğrencilere duyurulur. Seçim sandıkları oluşturulur ve Bölüm Öğrenci Temsilcisi seçimi yapılır. Adaylık şartları taşıyan aday öğrenciler seçim tarihinden en az bir hafta önce adaylıklarını ilan eder. Aday Öğrenciler seçimlerin bir önceki günün mesai bitimine kadar seçim kampanyası yürütebilir. Bölüm öğrenci temsilcileri Müdürlüğe bildirilir. Bölüm öğrenci temsilcileri arasından Yüksekokul temsilcisi adayları belirlenir. Seçim sandıkları oluşturulur ve Cumhuriyet eslek Yüksekokulu Öğrenci Temsilcisi seçim yapılır. Enstitü temsilcisi seçilecek aday Seçim tarihinden en az bir hafta önce dilekçe ile Enstitüye başvurusunu yapar. Belirlenen adaylar içerisinden birisi iki yıl görev yapmak üzere Yüksekokul öğrenci temsilcisi olarak seçilir. Seçilen öğrenci temsilcisi Rektörlüğe bildirilir. 106