T.C Sağlık Bakanlığı Türkiye Kamu Hastaneleri Kurumu Ankara 1. Bölge Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreterliği TAŞINIR MAL YÖNETİMİ Uzm. KAMİL KOÇ ANKARA 1. BÖLGE KAMU HASTANELERİ BİRLİĞİ GENEL SEKRETERLİĞİ KONSOLİDESİ 2015 Tel: 306 36 36 / 3770-71 e-posta:kamil.koc3@saglik.gov.tr
İÇERİK; 1. Bölüm: AMAÇ 2. Bölüm: DAYANAK 3. Bölüm: TANIMLAR 4. Bölüm: SORUMLULUK ARA TEST 5. Bölüm: TAŞINIRLARIN KAYDI (Girişler) ARA TEST (Çıkışlar) ARA TEST 6. Bölüm: DEVİR TESLİM 7. Bölüm: TAŞINIR YÖNETİM HESABI 8. Bölüm: DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR SON TEST
AMAÇ Kaynağına ve edinme yöntemine bakılmaksızın kamu idarelerine ait taşınır malların kaydı, muhafazası ve kullanımı Yönetim hesabının verilmesi Kurumlar arasında taşınırların bedelli-bedelsiz devrine (tahsise) ilişkin esas ve usulleri belirlemektir.
DAYANAK 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 44 üncü maddesi Mal yönetim sorumlularıyla bunlar adına görev yapacak olanların belirlenmesine ilişkin usul ve esasların yönetmelikle Taşınır Mal Yönetmeliği düzenleneceği kanunun 44 üncü maddesinde hükme bağlanmıştır 209 sayılı Sağlık Bakanlığına bağlı Sağlık Kurumları ile Esenlendirme (Rehabilitasyon) Tesislerine Verilecek Döner Sermaye Kanunu V.U.K (vergi usul kanunu) 213 Sayılı Kanun İlgili Yönetmelikler, Tebliğler, Genelgeler
BÖLÜM-3 TANIMLAR
TANIMLAR Harcama birimi: Kamu idaresi bütçesinde ödenek tahsis edilen ve harcama yetkisi bulunan merkez birimi ile ödenek gönderme belgesiyle harcama yetkisi verilen merkez dışı birimi (gelen ödenek kadar harcama yetkisi) ifade eder. Harcama yetkilisi: Harcama biriminin en üst yöneticisidir.
TANIMLAR Taşınır: İşletmelerde hizmet üretimi için önceden tedarik edilip (üretim, satın alma, vb.) atıl olarak bekletilen ve ihtiyaç doğdukça kullanıma sunulan kaynakları ifade etmektedir. Tüketim Malzemeleri Dayanaklı Taşınırlar
TANIMLAR Hurda: Ekonomik ömrünü tamamlamış olan veya tamamlamadığı halde teknik ve fiziki nedenlerle alınış amaçları doğrultusunda kullanılması imkânı kalmayan veya tamiri mümkün veya ekonomik olmayan arızalar nedeniyle kullanılmasında yarar görülmeyerek hizmet dışı bırakılan taşınırlar ile üretim sırasında elde edilen kırpıntı, döküntü ve artık parçaları ifade eder.
TANIMLAR Taşınır I inci düzey detay kodu: Taşınır Kod Listesinde gösterilen taşınır hesap kodundan sonra gelen iki haneli detay kodunu, (150.01.) Taşınır II nci düzey detay kodu: Taşınır Kod Listesinde gösterilen taşınır I inci düzey detay kodundan sonra gelen iki haneli detay kodunu, (150.01.01) ifade eder. Taşınır kodu: Taşınırın kayıtlarda detaylı izlendiği, taşınır hesap kodu ile taşınır I ve II nci düzey detay kodu ve sonraki düzey detay kodlarının birleşiminden oluşan kodunu, ifade eder. 150.01.01.01 ve diğer düzeyler (sadece Ayniyat demirbaş ve tüketim)
TANIMLAR Biyomedikal Tüketim Malzemeleri; Sınıflandırma Kodu (Örnekler) 150-03-02-21000066 150-03-03-21000097 150-13-02-01-21000059 (3. Düzeyde) -Biyomedikal Demirbaş Malzemeler; Sınıflandırma ve Eşleştirme Kodları 253-03-04-21000098 253-03-05-21000099 253-03-06-21000100 253-03-08-21000058 255-01-05-267-01
TANIMLAR Harcama yetkilisi adına taşınırları teslim alan, Yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre kayıtları tutan ve bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenleyen ve bu hususlarda hesap yetkilisi tarafından görevlendirilen ve yine Taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi: koruyan, kullanım yerlerine teslim eden, verme sorumluluğu çerçevesinde harcama harcama yetkilisine karşı sorumlu olan görevlidir.
TANIMLAR Taşınır konsolide görevlisi: Kamu idaresinin taşınır kayıt ve kontrol yetkililerinden aldığı harcama birimi taşınır hesaplarını konsolide ederek taşınır hesap cetvellerini hazırlamak ve biriminin bir üst teşkilattaki taşınır konsolide görevlisine vermekle sorumlu olan görevlilerdir.
TANIMLAR Üst yönetici: Bakanlıklarda müsteşarı, Milli Savunma Bakanlığında bakanı, diğer kamu idarelerinde en üst yöneticiyi, il özel idarelerinde valiyi, belediyelerde belediye başkanını, ifade eder.
BÖLÜM-4 SORUMLULUK
SORUMLULUK Harcama Yetkilisi Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi Taşınırları Kullanan Kamu Görevlileri Konsolide Görevlisi Muhasebe Yetkilisi
HARCAMA YETKİLİSİNİN SORUMLULUĞU Taşınırların Edinilmesinden Taşınırların Kullanılmasından Etkili Ekonomik Verimli Taşınırların Kontrolünden Taşınırların Kayıtlarında Hukuka Uygun Saydam Erişebilirlik Taşınır Yönetim Hesabının hazırlanması
SORUMLULUK Harcama Yetkilisi: Harcama yetkilileri, taşınırlara ilişkin işlem ve kayıtların usule uygun olarak yapılıp yapılmadığını kontrol etmeye veya ettirmeye; kasıt, kusur veya ihmal sonucu kırılan, bozulan veya kaybolan taşınırların ilgililerden tazmini için gerekli işlemleri yapmaya veya yaptırmaya yetkilidir.
SORUMLULUK * Kullanıcının sorumluluğu: Kamu idarelerine ait taşınırların muhafazası ile görevli olan veya kendilerine kullanılmak üzere taşınır teslim edilen kamu görevlileri bu taşınırları en iyi şekilde muhafaza etmek, gerekli bakım ve onarımlarını yapmak veya yaptırmak, veriliş amacına uygun bir şekilde kullanmak ve görevin sona ermesi veya görevden ayrılma halinde iade etmek
SORUMLULUK TKKY GÖREV VE SORUMLULUKLARI: Harcama birimince edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza etmek. Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim almak, bunların kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek. (Ek ibare: 8/10/2012-2012/3832 K.) (Ancak, özellikleri nedeniyle kesin kabulleri belli bir dönem kullanıldıktan sonra yapılabilen sarf malzemelerinin kullanıma verilmesinde kesin kabul şartı aranmaz.)
SORUMLULUK TKKY GÖREV VE SORUMLULUKLARI: Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek ve taşınır yönetim hesap cetvellerini konsolide görevlisine göndermek. Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgarî stok seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek
SORUMLULUK TKKY GÖREV VE SORUMLULUKLARI: Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak. Ambarda çalınma veya olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen azalmaları harcama yetkilisine bildirmek.
SORUMLULUK TKKY GÖREV VE SORUMLULUKLARI: Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek, sayımlarını yapmak ve yaptırmak Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasına yardımcı olmak Kayıtlarını tuttuğu taşınırların yönetim hesabını hazırlamak ve harcama yetkilisine sunmak
SORUMLULUK TKKY GÖREV VE SORUMLULUKLARI: Taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri, sorumluluklarında bulunan ambarlarda kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlikleri nedeniyle meydana gelen kayıp ve noksanlıklardan sorumludurlar Taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri, sorumluluklarında bulunan ambarları devir ve teslim etmeden görevlerinden AYRILAMAZLAR!
SORUMLULUK KONSOLİDE YETKİLİSİ GÖREV VE SORUMLULUKLARI; Merkezdeki Taşınır konsolide görevlileri, harcama birimleri ile dış temsilciliklerden ve taşradaki taşınır konsolide görevlilerinden aldıkları Taşınır Hesap Cetvellerini konsolide ederek idarenin Taşınır Kesin Hesap Cetveli ile Taşınır Hesabı İcmal Cetvelini, üst yönetici adına hazırlamakla yükümlüdür.
SORUMLULUK MUHASEBE YETKİLİSİNİN GÖREV VE SORUMLULUKLARI; Muhasebe yetkilileri, harcama birimlerince hazırlanan Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetvelinde gösterilen tutarların muhasebe kayıtlarıyla uygunluğunu kontrol ederek onayladıktan sonra, harcama yetkilisine göndermekle görevli ve sorumludurlar.
SORUMLULUK 04.08.2014 tarihi ve 6233/640 sayıl yazı ve eki Onay ı ile 663 sayılı KHK nin 31 maddesinin (g) bendi ve geçici 7 madde birinci fıkrası gereğince «Kamu Hastane Birlikleri Muhasebe Birimlerinin Kurulması ve Muhasebe Hizmetlerinin Yürütülmesine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönerge» yürürlüğe konulmuş olup; Hastane Birliklerince Saymanlıklar devralınarak Muhasebe Birimleri Kurulmuştur.
GİRİŞ ÇIKIŞ BÖLÜM-5 TAŞINIRLARIN KAYDI (Giriş-Çıkış)
MALZEME KAYNAKLARI YÖNETİM SİSTEMİ (MKYS)
DEPO SORUMLULUK ALANLARI ŞEMASI
MALZEME KAYNAKLARI YÖNETİM SİSTEMİ (MKYS) (ECZACI) -İlaç, -Serum, -Aşı, -Antidot, -vb. (150.03.03 İlaç Jenerik kodu) Ecz./Hemş./SağM -Hasta için Kullanılan ve Tüketime Çıkan Tıbbi Nitelikteki Sarf Malzemeler (150.03.03-Tıbbi sarf Sınıflandırma Kodu) (Lab. Tek.) Laboratuar Malz. Sarfları ve Kan Bileşenleri (150.03.04. Lab. Sınıflandırma Kodu) Ecz./Hemş./Sağ Tüketim Malzemesi Niteliğinde olan ve Zimmete Tabi Olan Cerrahi El aletlerini Kapsar 150.03.03/253.0 3.05.06
MALZEME KAYNAKLARI YÖNETİM SİSTEMİ (MKYS) (BM Mühendisi) -Tıbbi Cihaza Bağlı Sarflar- Yedek Parçalar- Tıbbi Gazlar 150.03.03/150.13.02 Sınıflandırma kodu) BM. Mühendisi Dayanıklı Taşınır Niteliğindeki Tıbbi Cihazları- Tüpleri-Giysiler 253.03.04,5,6,8/255.01.05/267.01
MALZEME KAYNAKLARI YÖNETİM SİSTEMİ (MKYS) VHKİ. (Memur) -Tıbbi Olmayan Tüketim Malzemeleri VHKİ, Ayniyat Saymanı Tıbbi Olmayan Dayanıklı Taşınır Niteliğindeki Malzemeler
MALZEME KAYNAKLARI YÖNETİM SİSTEMİ (MKYS)
TAŞINIRLARIN KAYDI Kamu idarelerince bütün taşınırların ve bunlara ilişkin işlemlerin kayıt altına alınması esastır. Taşınır kayıtları, yönetim hesabı verilmesine esas olacak şekilde tutulur. Her bir kaydın belgeye dayanması şarttır.
TAŞINIRLARIN KAYDI CERRAHİ ALETLERİN SINIFLANDIRILMASI: Vergi Usul Kanunu Madde 313 te belirtilen tutarı geçen, hasta başı tüketim çıkışı yapılmayan, zimmete verilen ve amortismana tabi olan demirbaş niteliğindeki cerrahi el aletlerinin sınıflandırma çalışması devam etmektedir. Bu sebeple geçiş sürecinde Cerrahi El Aletleri MKYS üzerinde hem dayanıklı taşınır kodunda hem de sarf taşınır kodunda tanımlıdır.
TAŞINIRLARIN KAYDI CERRAHİ ALETLERİN SINIFLANDIRILMASI: MKYS modülünde hem demirbaş hem de tüketim kodunda bulunan malzemelerin kaydı: Eğer bir malzeme; 1) VUK madde 313 de belirtilen tutarı aşıyorsa ve 2) Uzun Ömürlü bir malzeme ise ve 3) Bakım Onarım veya Kalibrasyon yapılan bir malzeme ise 4) Zimmet yapılması gereken bir malzeme ise DEMİRBAŞ olarak kaydedilmelidir. (Malzemenin pahalı olması demirbaş koduna kaydedilmesi gerektiği anlamına gelmediği gibi ucuz olması da tüketim malzemesi olduğu anlamına gelmez.)
TAŞINIRLARIN KAYDI Önceki yıldan devren gelen taşınırlar ile içinde bulunulan yılda herhangi bir şekilde edinilen veya elden çıkarılan taşınırlar, Taşınırlardaki kayıp, fire, yıpranma ve benzeri nedenlerle meydana gelen azalmalar, Sayım sonucunda ortaya çıkan fazlalar, miktar ve değer olarak kayıtlara alınarak takip edilir Giriş ve Çıkış kayıtları Taşınır İşlem Fişine dayanılarak yapılır. (örn. No: 1)
TAŞINIRLARIN KAYDI Taşınırlar, edinme şekline bakılmaksızın kamu idaresince kullanılmak üzere teslim alındığında giriş, Tüketime verildiğinde, Satıldığında, Başka harcama birimlerine devredildiğinde, Bağışlandığında veya yardım yapıldığında, Çeşitli nedenlerle kullanılamaz hale geldiğinde, Hurdaya ayrıldığında Kaybolma, Çalınma, Canlı taşınırın ölümü gibi yok olma hallerinde ise çıkış kaydedilir.
KAYIT ZAMANI, KAYIT DEĞERİ VE DEĞER TESPİT KOMİSYONU Satın alma suretiyle edinme ve değer artırıcı değişiklik hallerinde: maliyet bedeli, Bedelsiz devir, kullanılamaz hale gelme, yok olma ve hurdaya ayrılma hallerinde: kayıtlı değeri, Bağış ve yardım yoluyla edinilen taşınırlarda; bağış ve yardımda bulunan tarafından ispat edici bir belge ile değeri belirtilmiş ise bu değer, belli bir değeri yoksa değer tespit komisyonunca belirlenen değer Esas alınır.
KAYIT ZAMANI, KAYIT DEĞERİ VE DEĞER TESPİT KOMİSYONU Değer tespit komisyonu, harcama yetkilisinin onayı ile taşınır kayıt ve kontrol yetkilisinin ve işin uzmanının da katıldığı en az üç kişiden oluşturulur. Komisyon değer tespitinde ticaret odası, sanayi odası, borsa, meslek kuruluşları, ilgili diğer kuruluşlardan veya aynı nitelikteki taşınırı satın alan idarelerden ve fiyat araştırması sonuçlarından yararlanabilir.
MALZEME KAYNAKLARI YÖNETİM SİSTEMİ (MKYS) TAŞINIRLARIN GİRİŞ TÜRLERİ Bağış yardım Devir-bağlı sağlık Tesisinden Devir-bağlı birlikten devir Devir-ihtiyaç fazlası devir Devir-stok fazlası devir Devir-üniversite hastanesinden ihtiyaç fazlası Devir-üniversite hastanesinden stok fazlası Devir-ambarlar arası devir Devir-hastane birleşmesinden ayrılmasından devir Devir-koordinatör hastaneden Düzeltme Garanti sigorta kapsamından giriş İade edilen Emanet İade İç imkanlarla üretim Miad uzatımı Satın alma Sayım fazlası Takas
43
44
Satın Alınan Taşınırların Giriş İşlemleri (TMY Madde:15) Satın alınan taşınırlar için, teslim alındıktan sonra, Taşınır Kod Listesindeki hesap kodları itibarıyla üçer nüsha Taşınır İşlem Fişi düzenlenir. Alımı bir merkezden yapılarak birden fazla birime doğrudan teslim edilen taşınırlar için, taşınırın teslim edildiği birimlerce iki nüsha Taşınır Geçici Alındısı (Örn no: 2) düzenlenir ve bir nüshası alımı yapan birime gönderilir. Alımı yapan birim, bu alındıya dayanarak, ödemeye ve kendi giriş kayıtlarına esas olmak üzere Taşınır İşlem Fişi düzenler. Diğer birimlerden alınan geçici alındılar, düzenlenen bu fişin idarede kalan nüshasına bağlanır. Alımı yapan birimce giriş kayıtları yapıldıktan sonra düzenlenecek Taşınır İşlem Fişiyle de ilgili diğer birimler adına çıkış kaydedilir.
MALZEME GİRİŞLERİ - TKHK NORMAL GİRİŞ İŞLEMİ YAPILIR. «BELGE YAZDIR» SEKMESİ TIKLANIR TAŞINIR GEÇİCİ ALINDISI İŞARETLENİR
Satın Alınan Taşınırların Giriş İşlemleri (TMY Madde:15) Farklı hesaplara kaydı gereken taşınırların aynı faturada yer alması halinde; faturadaki taşınırların kaydedileceği hesap sayısınca fatura fotokopileri çıkarılır ve üzerine her hesap için düzenlenen Taşınır İşlem Fişinin numarası yazılır. Fişin birinci nüshası ödeme emri belgesine, ikinci nüshası ise ödeme emri belgesinin harcama biriminde kalan nüshasına bağlanır. Üçüncü nüshası, muayene ve kabul komisyon tutanağı veya idare yetkilisince düzenlenmiş kabul belgesi ile birlikte, sıralı olarak dosyalanır.
Bağış ve Yardım Girişi (TMY Madde -16) Kanunun 40 ıncı maddesi (5018) ile diğer mevzuat çerçevesinde, (Harcama Yetkilisinin onayıyla) bağış ve yardım olarak edinilen taşınırlar teslim alındığında, taşınır kayıt kontrol yetkilisi tarafından Taşınır İşlem Fişi düzenlenerek kayıtlara alınır. Fişin birinci nüshası bağış ve yardım edene verilir veya gönderilir.
Sayım Fazlası Girişi (TMY Madde:17) Yapılan sayım sonucunda fazla bulunan taşınırlar, Taşınır İşlem Fişi düzenlenerek kayıtlara alınır. Sayım fazlası taşınırların giriş kaydedilmesinde; söz konusu taşınırla aynı nitelikte son bir yıl içinde girişi yapılan taşınır varsa bu değer, aksi halde değer tespit komisyonu tarafından belirlenecek değer esas alınır.
İade Edilen Taşınırların Girişi (TMY Madde:18) Kullanıma verilen tüketim malzemelerinden herhangi bir nedenle iade edilenler, iadeyi yapan birim yetkilisinin onayını taşıyan ve iade edilen malzemenin cins ve miktarını belirten belge karşılığında teslim alınır ve Taşınır İşlem Fişi düzenlenerek tekrar giriş kaydedilir. Fişin birinci nüshası taşınırları iade edene verilir.
İade Edilen Dayanıklı Taşınırlar (TMY Madde:18) Kullanılmak üzere zimmetle verilen dayanıklı taşınırlardan, herhangi bir nedenle ilgililerince iade edilenler için Taşınır İşlem Fişi düzenlenmez. Bu taşınırların kullanıma verilmelerinde düzenlenmiş olan Zimmet Fişleri, ilgili bölüm imzalanarak zimmetinden düşülen kişiye geri verilir.
Devir Alınan Taşınırların Girişi (TMY Madde:19) Bağlı Sağlık Tesislerince bedelli-bedelsiz devir alınan taşınırlar, devreden idarenin Taşınır İşlem Fişinde gösterilen değer esas alınarak düzenlenecek Taşınır İşlem Fişi ile giriş kaydedilir ve Fişin bir nüshası yedi gün içerisinde devreden idarenin çıkış kaydına esas Taşınır İşlem Fişine bağlanmak üzere gönderilir. Devralan idarenin yapmış olduğu taşıma giderleri taşınırın değeri ile ilişkilendirilmez.
Düzeltme Suretiyle Giriş (EK Madde-1-2012/3832K) Taşınırın kodunda, birim maliyet bedelinde veya miktarında hata yapılması durumunda, harcama yetkilisinin onayı üzerine düzenlenecek yeni Taşınır İşlem Fişiyle hatalı kaydın çıkış işlemi yapılır. Daha sonra düzenlenecek Taşınır İşlem Fişiyle de doğru verinin girişi yapılmak suretiyle hata düzeltilir. Muhasebe kayıtlarını etkileyen düzeltmelere ilişkin Taşınır İşlem Fişlerinin bir nüshası muhasebe birimine gönderilir. (Giriş Yöntemi: Düzeltme) Mahsup dönemi sonuna kadar tespit edilen kayıt hataları, ilgili olduğu yılın hesaplarına; daha sonra tespit edilen kayıt hataları ise cari yıl hesaplarına mâledilerek düzeltilir.
İç İmkanlarla Üretilen Taşınırların Girişi (TMY Madde:21) Bağlı Sağlık Tesislerinin kendi kullanımları için iç imkanlarıyla ürettikleri taşınırlar, Harcama Yetkilisinin görevlendirmesiyle kurulan değer tespit komisyonu tarafından belirlenecek rayiç bedel üzerinden, Taşınır İşlem Fişi düzenlenerek giriş kaydedilir.
MALZEME KAYNAKLARI YÖNETİM SİSTEMİ (MKYS) TAŞINIRLARIN ÇIKIŞ İŞLEM TÜRLERİ Afet durumu çıkışı Bağlı birimlere çıkış Devir birlik sağlık tesisine devir Devir sağlık tesisinden genel sekreterliğe devir Devir ambarlar arası devir Devir bağlı sağlık tesisine devir Devir hastane birleşmesinden ayrılmas Devir ihtiyaç fazlası Devir satın alması bağlanan hastane çıkışı Devir stok fazlası devir Düzeltme Fire zayiat Garanti veya sigorta kapsamından çıkış Hurdaya ayırma İade Emanet çıkışı Emanet iade İhtiyaç fazlası Kamu özel hastane antidot/antidoksin satışı Kullanılamaz hale gelme yok olma Kullanıma verme Miad uzatımı çıkışı Satış Sayım noksanı Takas Terkin Tüketim evde sağlık Tüketim Tüketim ayaktan Tüketim günü birlik Tüketim protokol hizmeti Tüketim yatan hasta tedavi
57 «Malzeme işlemleri» ekranında ilgili depo seçilerek çıkış yapılacak malzeme bulunur ve işlem yapılacak malzemeler bölümüne atılır. Miktarı belirlenir. İşlem türü seçilerek TİF çıkarılır ve teslim alana imzalatılır.
Tüketim Suretiyle ÇIKIŞ (TMY Madde:22) Tüketim malzemeleri, Taşınır İstek Belgesi (Örn no:3) karşılığında düzenlenecek Taşınır İşlem Fişi ile çıkış kaydedilir. Taşınır İşlem Fişi düzenlenmeden hiçbir şekilde tüketim malzemesi çıkışı yapılamaz. Tüketim malzemelerinin çıkış kayıtları, ambarlara girişlerindeki öncelik sırası dikkate alınarak "ilk giren-ilk çıkar" esasına göre ve giriş bedelleri üzerinden yapılır
59
Kullanım Suretiyle ÇIKIŞ (TMY Madde:22) Taşıt ve iş makineleri haricindeki dayanıklı taşınırlar Taşınır İstek Belgesi düzenlenmek suretiyle talep edilir. Talep edilen dayanıklı taşınırlar Zimmet Fişi (Örn. No: 4) düzenlenerek kullanıma verilir. Kara taşıt ve iş makinelerinin yetkili makamın onayına istinaden yönetiminden sorumlu görevliye veya kullanıcısına verilmesinde ise 5 örnek numaralı Zimmet Fişi düzenlenir.
61 ZİMMET İADE
62
Kullanım Suretiyle ÇIKIŞ (TMY Madde:22) Zimmet Fişine dayanılarak Dayanıklı Taşınırlar Defterine gerekli kayıtlar yapılır. Fişin birinci nüshası dosyasında saklanır. İkinci nüshası zimmetle taşınır teslim edilen görevlilere verilir. Oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj ve servis gibi ortak kullanım alanlarında kullanılmak üzere verilen taşınırlar için Dayanıklı Taşınırlar Listesi (Örn. No:6) düzenlenir ve taşınırlar ortak kullanım alanının sorumlusu veya yöneticisine imzası alınarak teslim edilir.
64
Emanet Suretiyle ÇIKIŞ (TMY Madde:2/(4)) Kamu idarelerinin görevleri gereğince herhangi bir işlemin sonuçlanmasına veya bir kararın verilmesine kadar muhafaza edilmek üzere alınan yada herhangi bir işlem için Kurum dışına çıkarılan emanet taşınırlar «Emanet Çıkışı» İşlem türüyle kayıt altına alınır ve TİF düzenlenir. Düzenlenen TİF Malzemenin teslim edildiği kişiye imzalatılır. Emanet taşınırlar, iade edildiklerinde ise «Emanet İade» giriş yöntemiyle kayıt altına alınır ve TİF düzenlenir. (TMY Madde:2)
EMANET ÇIKIŞI: İlgili depodan çıkış yapılacak malzeme bulunur İşlem Yapılacak Malzemeler bölümüne atılır. İşlem Türü olarak «Emanet Çıkışı» seçilir.işlem yapılır TİF yazdırılır ve Malzeme kime teslim edilmişse ona imzalatılır. EMANET İADE; Emanet Olanları Göster» kutucuğu işaretlenir Sorgula tuşuna basılır İlgili malzeme bulunup «İşlem Yapılacak Malzemeler» bölümüne alınır. Yapılacak işlem türü olarak «Emanet İade» seçilir ve işlem yapılır TİF karşılıklı imzalanır. 66
Düzeltme Suretiyle Çıkış (EK Madde-1-2012/3832K) Taşınırın kodunda, birim maliyet bedelinde veya miktarında hata yapılması durumunda, harcama yetkilisinin onayı üzerine düzenlenecek yeni Taşınır İşlem Fişiyle hatalı kaydın çıkış işlemi yapılır. Daha sonra düzenlenecek Taşınır İşlem Fişiyle de doğru verinin girişi yapılmak suretiyle hata düzeltilir. Muhasebe kayıtlarını etkileyen düzeltmelere ilişkin Taşınır İşlem Fişlerinin bir nüshası muhasebe birimine gönderilir. (Giriş-Çıkış Yöntemi: Düzeltme) Mahsup dönemi sonuna kadar tespit edilen kayıt hataları, ilgili olduğu yılın hesaplarına; daha sonra tespit edilen kayıt hataları ise cari yıl hesaplarına mâledilerek düzeltilir.
Miad Uzatımı Nedeniyle Giriş-Çıkış (Ek: 2012/3832 K.) Kamu idaresi ile yüklenici arasında imzalanan mal alımına ilişkin sözleşmede hüküm bulunması ve fiyat farkı veya ek bir maliyet talep edilmemesi kaydıyla; kullanım süresi dolan veya dolmak üzere olan taşınırlardan daha uzun miadlı olanlarla değiştirilenler, Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağına dayanılarak düzenlenecek Taşınır İşlem Fişiyle kayıtlardan çıkarılır ve yenisi kayıtlara alınır. (İşlem Türü: Miad Uzatımı)
Devir Suretiyle ÇIKIŞ (TMY Madde:22) Bağlı Sağlık Tesislerince bedelli- bedelsiz devredilen taşınırların çıkışı Taşınır İşlem Fişi düzenlenerek yapılır. Fişin bir nüshası taşınırın devredildiği idareye verilir. Devir alan idareden alınan Fiş, (Muhasebe Birimine gönderilmek üzere) düzenlenen Fişin ekine bağlanır. Aynı harcama biriminin ambarları arasındaki taşınır devirlerinde de Taşınır İşlem Fişi düzenlenir, ancak bu Fişler muhasebe birimine gönderilmez.
Kullanılamaz Hale Gelme-Yok Olma nedeniyle ÇIKIŞ (TMY Madde:27) Tüketim malzemelerinin özelliklerinde, ağırlıklarında veya miktarlarında meydana gelen değişmeler nedeniyle oluşan fireler, sayımda noksan çıkan taşınırlar, çalınma, kaybolma gibi nedenlerle yok olan taşınırlar ya da yıpranma, kırılma veya bozulma gibi nedenlerle kullanılamaz hale gelen taşınırlar ile canlı taşınırın ölmesi halinde, Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı (Örn.no:7) ve Taşınır İşlem Fişi düzenlenerek kayıtlardan çıkarılır.
71
ESKİMİŞ BAYRAK (!) (TMY Madde:27) Eskimiş, solmuş, yırtılmış ve kullanılamayacak duruma gelmiş bayrakların Türk Bayrağı Tüzüğünün 38 inci maddesi uyarınca çıkarılan «Eskimiş, Solmuş, Yırtılmış ve Kullanılamayacak Duruma Gelmiş Bayrakların Yok Edilmesi Usul ve Esaslarını Gösterir Yönetmelik» hükümlerine göre işlem yapılır. (kullanılamaz hale gelme/yok olma)
Hurdaya Ayırma nedeniyle ÇIKIŞ (TMY Madde:28) Ekonomik ömrünü tamamlamış olan veya tamamlamadığı halde teknik ve fiziki nedenlerle kullanılmasında yarar görülmeyerek hizmet dışı bırakılması gerektiği ilgililer veya özel mevzuatı çerçevesinde oluşturulan komisyon tarafından bildirilen taşınırlar, harcama yetkilisinin belirleyeceği en az üç kişiden oluşan komisyon (HEK Komisyonu) tarafından değerlendirilir.
Hurdaya Ayırma nedeniyle ÇIKIŞ (TMY Madde:28) Komisyonca hurdaya ayrılmasına karar verilen taşınırlar için «Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı» düzenlenir. Hurdaya ayrılmasına karar verilen taşınırlardan kayıtlı değeri Bakanlıkça belirlenecek tutara kadar olanlar harcama yetkilisinin, belirlenen tutarı aşan taşınırlar ise kamu idaresi üst yöneticisinin onayı ile kayıtlardan çıkarılır. (Genel Sekreterliğimiz bünyesindeki Sağlık Tesisleri Yöneticilerine verilen yetki HEK için: 500.000.00TL dir)
Hurdaya Ayırma nedeniyle ÇIKIŞ (TMY Madde:28) Harcama yetkilisince oluşturulacak komisyon tarafından ekonomik değerinin olmadığı veya teknik, sağlık, güvenlik vb. nedenlerle imha edilmesinin şart olduğuna karar verilen taşınırlar, harcama yetkilisinin onayı ile imha edilir. Bu işleme ilişkin ayrıca bir imha tutanağı düzenlenir. İmha işleminde özel mevzuat hükümleri öncelikle dikkate alınır. HEK veya imha edilen taşınırlar Taşınır İşlem Fişi düzenlenerek kayıtlardan çıkarılır. Fişin ekine Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağının bir nüshası bağlanarak Muhasebe birimine gönderilir.
Hurdaya Ayırma nedeniyle ÇIKIŞ Bakanlığımız ve bağlı kurumlarında kullanılmakta iken hurdaya ayrılan Genel Bütçe taşınırların tasfiyesinde; 663 sayılı KHK nin Geçici 9 uncu maddesi gereğince yayım tarihinden önce edinilen taşınırlardan hurdaya ayrılanların satışını Kurumlar, yayım tarihinden sonra edinilenleri ise Milli Emlak Genel Müdürlüğü, Defterdarlık yapacaktır. Bakanlığımız ve bağlı kurumlarında kullanılmak iken hurdaya ayrılan Döner Sermaye kaynaklı taşınırların tasfiyesinde; 20.03.1971 tarih ve 7/2156 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı kapsamında bulunanların Makine ve Kimya Endüstrisi Kurumu Hurda Sanayi İşletmeleri A.Ş ye satılmasının, bunun dışındaki taşınırların ise Döner Sermayeli Kuruluşlar İhale Yönetmeliğinin ilgili hükümlerine göre satılmasının ayrıca her iki şekilde de gerçekleştirilen satış bedelinin Döner Sermaye Bütçesine gelir kaydedilmesi gerekmektedir
Üst Yöneticilik Yetkisi; (Araçlar hariç) Taşınırların ayrı kamu idareleri arasındaki devirlerinde 250.000-TL ye (250.000 TL dahil) kadar, (Araçlar dahil) Taşınırların aynı kamu idaresine bağlı harcama birimleri arasındaki devirlerinde 1.000.000-TL ye (1.000.000- TL dahil) kadar, (Araçlar hariç) Taşınırların imha ve hurdaya ayırılmasında, satışında ve terkin edilmesinde 500.000-TL ye (500.000-TL dahil) kadar, TKHK tarafından Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterlerine üst yöneticilik yetkisi verilmiştir. (TKHK Mali Hizm Kurum Bşk. Yard. 08.01.2015/54589 yayınlanan makam OLUR u
Taşınırların Kayıttan Çıkarılmasında Bağlı Sağlık Tesislerimiz İçin Parasal Sınırlar: Taşınırların farklı bir kamu idaresine bedelsiz devri veya satışında Taşınırların hurdaya ayırılmasında, imha ve terkin edilmesinde Taşınırların aynı kamu idaresine bağlı harcama birimleri arasındaki devrinde 25.000,00 TL 500.000,00 TL 100.000,00 TL Genel Sekreterliğimiz tarafından 23.02.2015 41574577/713.03/614 tarih sayı ile yayınlanan yazı ile Sağlık Tesisi Yöneticilerine Yetki Devri yapılmıştır.
Taşınır Giriş ve Çıkış İşlemlerinin Muhasebe Birimine Bildirilmesi (TMY Madde-30) Taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri tarafından, kamu idarelerinin muhasebe kayıtlarında ilgili stok ve maddî duran varlık hesaplarında izlenen taşınırlardan; satın alma suretiyle edinilenlerin giriş işlemleri için düzenlenen Taşınır İşlem Fişlerinin bir nüshası muhasebe birimine gönderilir. Muhasebe kayıtlarına işlenme süresi; Mal Muayene tarihinden itibaren 10 (on) günü geçmemelidir. Diğer şekillerde edinilen taşınırların girişleri ve maddî duran varlık hesaplarında izlenen taşınırların (Tüketim hariç) çıkışları için düzenlenen Taşınır İşlem Fişlerinin birer nüshasının, düzenleme tarihini takip eden en geç on gün içinde ve her durumda malî yıl sona ermeden önce muhasebe birimine gönderilmesi zorunludur.
Taşınır Giriş ve Çıkış İşlemlerinin Muhasebe Birimine Bildirilmesi (TMY Madde-30) Tüketim Çıkışlarının Bildirilmesi; Döner sermaye tüketim çıkış bildirimleri birer aylık, genel bütçe tüketim çıkış bildirimleri ise üçer aylık dönemlerde ilgili muhasebe birimlerine (dönemi takip eden ayın ilk 5 (beş) günü içinde) gönderilir. Muhasebe biriminin taşınır giriş ve çıkış işlemlerine ilişkin olarak kendilerine gönderilen Taşınır İşlem Fişlerinde gösterilen tutarları II nci düzey detay kodu itibarıyla, gönderilen ay içinde ilgili hesaplara işlemesi zorunludur.
Taşınır Giriş ve Çıkış İşlemlerinin Muhasebe Birimine Bildirilmesi (TMY Madde-30) Muhasebe birimine gönderilen giriş, çıkış, devir, düzeltme v.b işlem TİF lerinin Döner Sermaye kaynaklı bütçe için TDMS, Genel Bütçe için KBS ye doğru şekilde işlenip işlenmediğinin takibi için MKYS/TDMS ve MKYS/KBS hesap kontrolleri, Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi tarafından ilgili dönemlerde düzenli olarak yapılmalıdır.
BÖLÜM-6 AMBAR SAYIM VE DEVİR İŞLEMLERİ
Ambar Sayım ve Devir İşlemleri (TMY Madde-32) Sayım ve sayım sonrası yapılacak işlemler; Kamu idarelerine ait taşınırların, taşınır kayıt kontrol yetkililerinin görevlerinden ayrılmalarında, yıl sonlarında ve harcama yetkilisinin gerekli gördüğü durum ve zamanlarda sayımı yapılır Taşınır sayımları, harcama yetkilisince, kendisinin veya görevlendireceği bir kişinin başkanlığında taşınır kayıt ve kontrol yetkilisinin de katılımıyla, en az üç kişiden oluşturulan sayım kurulu tarafından yapılır.
Ambar Sayım ve Devir İşlemleri (TMY Madde-32) Sayım süresince, hizmetin aksamaması ve bozulabilecek nitelikteki taşınırlar için gerekli tedbirlerin alınması kaydıyla, taşınır giriş ve çıkışları sayım kurulunun talebi üzerine harcama yetkilisince durdurulabilir. Sayım yapılırken gerekli önlemlerin alınması, sayım kurulunun görev ve sorumluluğu altındadır Sayım kurulu öncelikle, taşınır kayıt ve kontrol yetkilisince ambarda bulunduğu veya ambardan çıktığı halde belgesi düzenlenmediği ve kayıtları yapılmadığı belirtilen taşınırlara ilişkin işlemlerin yaptırılmasını sağlar. Sayım Tutanağının "Kayıtlara Göre Ambardaki Miktar" sütunu, MKYS kayıtları esas alınarak doldurulduktan sonra ambarlardaki taşınırlar fiilen sayılır ve bulunan miktarlar Sayım Tutanağının "Ambarda Bulunan Miktar" sütununa kaydedilir.
Ambar Sayım ve Devir İşlemleri (TMY Madde-32) Ambar sayım işlemleri tamamlandıktan sonra oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj ve servis gibi ortak kullanım alanlarında bulunan taşınırlar Dayanıklı Taşınır Listeleri ve bunların verilme sırasında düzenlenen Zimmet Fişleri esas alınarak sayılır ve sayım sonuçları Sayım Tutanağında gösterilir. *** Kullanım amacıyla kişilere zimmetle verilmiş olan taşınırlar için, sayım yapılmaksızın Sayım Tutanağının «Kayıtlara Göre Kişilere Verilen Miktar» sütunundaki bilgiler dikkate alınır. Sayımda bulunan miktar ile kayıtlı miktar arasında fark bulunması halinde miktarlarında farklılık bulunan taşınırların sayımı bir kez daha tekrarlanır. Yine farklı çıkarsa bu miktar "Fazla" veya "Noksan" sütununa kaydedilir.
Ambar Sayım ve Devir İşlemleri (TMY Madde-32) Sayım kurulunca, taşınırların fiili miktarlarının kayıtlı miktarlardan eksik oluğunun tespit edilmesi halinde «Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı ve Taşınır İşlem Fişi (Çıkış; Sayım Noksanı)»; fazla olduğunun tespit edilmesi halinde ise «Taşınır İşlem Fişi (Giriş; Sayım Fazlası) düzenlettirilerek» defter kayıtlarının sayım sonuçlarıyla uygunluğu sağlanır Düzenlenen giriş ve çıkış belgelerinin bir örneği, muhasebe kayıtlarının yapılması için muhasebe birimine gönderilir. Kayıtların sayım sonuçlarıyla uygunluğu sağlandıktan sonra sayım kurulu tarafından «Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli» düzenlenir.(örn. No: 8) Cetvel, sayım kurulu ile taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi tarafından imzalanır.
Ambar Sayım ve Devir İşlemleri (TMY Madde-32)
Ambar Sayım ve Devir İşlemleri (TMY Madde:32-33) Devir işlemleri (TMY Madde-33) Taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri, sorumlulukları altındaki ambarlarda bulunan taşınırları ve bunlara ilişkin kayıt ve belgeleri, yerlerine görevlendirilenlere devretmeden görevlerinden ayrılamazlar. Yeni görevlendirilen taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri de söz konusu kayıt ve belgeleri aramak ve almak zorundadır. Ambarlarındaki taşınırları ve taşınır işlemlerine ilişkin kayıt ve belgeleri teslim etmeyen veya istifa, hastalık, tutuklanma, ölüm gibi nedenlerle devir ve teslim edemeyen taşınır kayıt ve kontrol yetkililerinin sorumluluğundaki taşınırlar ile dayanağı kayıt ve belgeler, devir kurulu aracılığı ile yeni taşınır kayıt ve kontrol yetkilisine devir ve teslim edilir. Devir kurulu, harcama yetkilisi tarafından belirlenen bir kişinin başkanlığında, taşınır kayıt ve kontrol yetkililerinin de katıldığı, en az üç kişiden oluşur.
Ambar Sayım ve Devir İşlemleri (TMY Madde;32-33) Ambarların devri, «Ambar Devir ve Teslim Tutanağı» düzenlenerek yapılır. (Örn. No: 9) Oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj ve servis gibi ortak kullanım alanlarında bulunan taşınırlar, buralarda asılı Dayanıklı Taşınırlar Listesinde gösterilen miktarlar esas alınarak sayılmak ve listedeki ilgili bölüm imzalanmak suretiyle yeni sorumluya devir ve teslim edilir. Taşınır kayıt ve kontrol yetkililerinin geçici görev, aylıksız izin, hastalık izni gibi on günlük süreyi aşmayan geçici ayrılmalarında, harcama yetkilisi tarafından idarenin ihtiyaçları göz önünde bulundurularak gerekli tedbirler alınmak suretiyle ambar kapalı tutulabilir. Bu süre gerektiğinde harcama yetkilisi tarafından uzatılabilir.
BÖLÜM-7 TAŞINIR YÖNETİM HESABI
TAŞINIR YÖNETİM HESABI (TMY Madde: 34) (Değişik: 8/10/2012-20123832 K.) 1) Kanunun (5018) kaynakların kullanılması ve yönetilmesi konusunda harcama birimi ve harcama yetkililerine yüklediği sorumluluğun gereği olarak, taşınır yönetim hesabı, taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi tarafından harcama birimleri itibarıyla hazırlanır. Taşınır yönetim hesabında; önceki yıldan devredilen, yılı içinde giren, çıkan ve ertesi yıla devredilen taşınırlar ile yıl sonu sayımında bulunan fazla ve noksanlar gösterilir. 2) Taşınır yönetim hesabı aşağıdaki cetvellerden oluşur: a) Yıl sonu sayımına ilişkin Sayım Tutanağı, (Örn. No: 10) b) Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli, (Örn. No: 8) c) Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli; (Örn no: 11) Müze/Kütüphane Yönetim Hesabı Cetveli, ç) Yıl sonu itibarıyla en son düzenlenen Taşınır İşlem Fişinin sıra numarasını gösterir tutanak.
TAŞINIR YÖNETİM HESABI (TMY Madde: 34) (Değişik: 8/10/2012-20123832 K.) 3) Taşınır yönetim hesabı (yılsonu) nasıl hazırlanır; a) Taşınır kayıt ve kontrol yetkililerince, sayım kurulu tarafından onaylanan Taşınır Sayım ve Döküm Cetveline dayanılarak ilgisine göre iki nüsha Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli, Müze Yönetim Hesabı Cetveli veya Kütüphane Yönetim Hesabı Cetveli düzenlenir. Bünyesinde tarihi veya sanat değeri olan taşınırlar ile kütüphane materyalleri bulunan kamu idareleri söz konusu cetvellerden ilgili olanını ayrıca düzenlerler. b) (a) bendine göre düzenlenecek cetvellerin ekine Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli eklenir ve harcama yetkilisinin onayına sunulur. Harcama yetkilisince, Cetvelin Taşınır Sayım ve Döküm Cetveline uygunluğu kontrol edilerek muhasebe yetkilisine gönderilir.
TAŞINIR YÖNETİM HESABI (TMY Madde: 34) (Değişik: 8/10/2012-20123832 K.) c) Muhasebe yetkilisi, gönderilen cetvellerdeki kayıtları muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırıp uygunluğunu onaylar ve harcama yetkilisine geri gönderir. ç) Taşınır yönetim hesabı; yetkili mercilerce istenildiğinde ibraz edilmek üzere harcama biriminde, yurt dışı teşkilatının taşınır yönetim hesabı ise merkez teşkilatında muhafaza edilir. Yılsonunda hazırlanan Taşınır Yönetim Hesabı ise; Yıl sonu sayımına ilişkin Sayım Tutanağı Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli, Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli, Yıl sonu itibarıyla en son düzenlenen Taşınır İşlem Fişinin sıra numarasını gösterir tutanak sene sonunda Genel Sekreterlik İl Konsolide Yetkilisine gönderilir.
TAŞINIR KESİN HESABI (TMY Madde: 35) **** Kamu idarelerinin taşınır kesin hesabı; merkezde, merkez ve taşra harcama birimleri itibarıyla düzenlenen Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetvelleri konsolide edilmek suretiyle taşınır konsolide görevlilerince hazırlanır. **** Taşınır Kesin Hesap Cetveli ile Taşınır Kesin Hesap İcmal Cetvelinin bir nüshası, genel yönetim kapsamındaki kamu idarelerince Sayıştayın ilgili mevzuatında belirlenen süre içinde Sayıştay Başkanlığına gönderilir. **** Kamu idareleri, her malî yılbaşından önce, harcama birimlerini ve bunlara bağlı ambarların açık adreslerini ve bu ambarlardan sorumlu taşınır kayıt ve kontrol yetkililerinin ad, soyad ve unvanlarını gösteren listeleri Sayıştaya göndermekle yükümlüdür. Yıl içinde yapılan değişiklikler de, değişiklik tarihinden itibaren en geç bir ay içinde Sayıştaya bildirilir.
BÖLÜM-8 DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR
DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR (Hangi Durumlarda Taşınır İşlem Fişi Düzenlenmez) (!) Satın alınan dergi ve gazete gibi süreli yayınların bedellerinin ödenmesi sırasında Taşınır İşlem Fişi düzenlenmez. Söz konusu yayınlardan cilt birliği sağlananlar, ciltletildikten sonra Taşınır İşlem Fişi düzenlenerek kayıtlara alınır. Satın alındığı andan itibaren tüketimi yapılan su, doğalgaz, kum, çakıl, bahçe toprağı, bahçe gübresi ve benzeri maddeler için TİF düzenlenmez, Makine, cihaz, taşıt ve iş makineleri ile demirbaşların servislerince yapılan bakım ve onarımlarında kullanılan yedek parçalar ile doğrudan taşıtların depolarına konulan akaryakıt, likit gaz (LPG) ve yağlar, için TİF düzenlenmez,
DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR (Hangi Durumlarda Taşınır İşlem Fişi Düzenlenmez) (!) Kısa sürede tüketilen mutfak tipi tüpler ve yangın söndürme tüplerine yapılan gaz dolumları ile yazıcı kartuşlarının dolumları için TİF düzenlenmez, Dergi ve gazete gibi süreli yayınlar ile arşivlenme niteliği olmayan kütüphane materyalleri için TİF düzenlenmez, (Ek: 8/10/2012-2012/3832 K.) Bütçenin temsil ve tanıtma giderleri tertibinden makam için alınan yiyecek ve İçecekler için Taşınır İşlem Fişi düzenlenmez. Kullanılmak üzere zimmetle verilen dayanıklı taşınırlardan, herhangi bir nedenle ilgililerince iade edilenler için Taşınır İşlem Fişi düzenlenmez. Bu taşınırların kullanıma verilmelerinde düzenlenmiş olan Zimmet Fişleri, ilgili bölüm imzalanarak zimmetinden düşülen kişiye geri verilir ve Dayanıklı Taşınırlar Defterinde gerekli kayıtlar yapılır.
DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR Aynı harcama biriminin ambarları arasındaki taşınır devirlerinde düzenlenen Taşınır İşlem Fişi muhasebe birimine gönderilmez. Garanti veya sigorta taahhütnamesi kapsamında yenisi ile değiştirilmek üzere yüklenicisine iade edilen taşınırlar Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağına dayanılarak düzenlenecek Taşınır İşlem Fişiyle kayıtlardan çıkarılır ve yenisi kayıtlara alınır.
DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR Stok; somut olup, hareketsiz duran her çeşit malzemeyi ifade eder, fiziksel varlığını gösterir. (miktar) Envanter ise, daha geniş anlamlıdır ve stok kavramını kapsar, ancak stoğun parasal değeri olarak anlaşılmalıdır.(değer) Malzeme Yönetimi iyi yapılmadığı zaman sonuç ya fazla stoklama (çalma ve bozulma sonucu artan kayıplara neden olur) ya da az stoklamadır (eksiklik ve sıkıntıya neden olur) Malzeme yönetimi günlük giriş/çıkış hareketleriyle ve düzenli envanter sayımlarıyla sağlanmalıdır.
DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR Tahmini asgari stok miktarını ifade eden güvenlik stok seviyesi; Hastanenin coğrafi konumu, Hedeflenen büyüme öngörüsü, Hedef hasta kitlesinin büyüklüğü ve sıklığı, Kliniklerden alınacak periyodik malzeme kullanım raporları, Bütçe ve nakit imkânları gibi faktörler dikkate alınarak belirlenmeli Servislere çıkan malzemeyi kimin, ne zaman istediğini kullanılıp, kullanılmadığını kullanılmadıysa depoya iadesinin yapılıp yapılamadığının takibi sağlanmalıdır
DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR İhtiyacın kim tarafından ve nasıl belirleneceğine ilişkin prosedürler oluşturulmalıdır. İhtiyaçlar; malzemenin niteliği konusunda uzman kişilerin yer alacağı komisyon ile önceki yıl içerisinde satın alınan ve kullanılan miktarlar ile depo mevcudu, hasta artış oranı ve kaynak planlamaları da göz önünde bulundurularak belirlenmelidir. Talep edilen miktarların gerçek gereksinim karşılığı kadar olması sağlanmalıdır.
DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR Satın alınmasına karar verilen ilaç ve malzemelerin teslimat programları, hastanenin ihtiyaçları ve depolama olanaklarıyla uyumlu olarak belirlenmelidir. Miat sorununun yaşanması engellenmeli, kullanılamayan veya sayımlarda eksik çıkan malzemenin maliyeti sorumlusundan tahsil edilmelidir. Hastanelerdeki depolar fiziki olarak günün ihtiyaçlarına cevap verebilecek düzeye getirilmeli, depolamaya ilişkin standartlar ve prosedürler yazılı olarak belirlenmelidir. Depo malzeme yerleştirme planı hazırlanması ile malzeme takibini kolaylaştırılmalıdır. (miadı riski, kayıp, kaçak vb.)
DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR Birliğimiz envanterine kayıtlı taşınırların, sağlık ulaşım araçlarının, her türlü taşıtların ve iş makinelerinin bedelsiz devri, satışı, hurdaya ayırma, imha ve terkin işlemlerinde; Taşınır Mal Yönetmeliğinin ilgili hükümleri, Türkiye Kamu Hastaneleri Kurumu Başkanlığı nın 2013/06 ve 2013/09 numaralı genelgelerine titizlikle riayet edilmelidir. Türkiye Kamu Hastaneleri Kurumu Başkanlığı nın 2013/06 nolu genelgesi hükümlerine göre; taşınır devirlerinde, devir alan ve devreden kurumların harcama yetkilileri arasında protokol imzalanması zorunluluğu vardır. Genel Sekreterliğimiz tarafından imzalanan protokoller web sayfamızda yayınlanmaktadır. Devir yapılacak kurum ile halihazırda imzalanmış bir protokol yok ise; devirden önce ilgili kurum ile Genel Sekreterliğimiz arasında, protokol yapılması gerektiğinden, Genel Sekreterliğimize bilgi verilmelidir.,
DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR Genel Sekreterliğimiz ve Bağlı Sağlık Tesislerine ait (Genel Bütçe ve Döner Sermaye kaynaklı) sağlık ulaşım araçları ile her türlü taşıtlar ve iş makinelerinin satın alınması, bedelli-bedelsiz devri, hurdaya ayırma, imha ve terkin işlemlerinin, Maliye Bakanlığınca her yıl yayımlanan Tebliğde belirlenen limitler dahil olmak üzere, Taşınır Mal Yönetmeliği hükümleri çerçevesinde Üst Yöneticinin (TKHK Başkanı) onayı ile yapılması gerekir., Genel Sekreterliğimiz ile Bağlı Sağlık Tesisleri arasında ve/veya Genel Sekreterliğimize bağlı Sağlık Tesislerinin birbirleri arasındaki (bedelli-bedelsiz) araç devirlerinde, (Taşınır Mal Yönetmeliği hükümleri çerçevesinde) Genel Sekreterlik onayı ile işlem yapılması gerekir, Diğer kamu idarelerinden Birliğimize ve Birliğimizden diğer kamu idarelerine yapılacak araç devirlerinde, Taşınır Mal Yönetmeliği Genel Tebliği (Say:1) kapsamında Kurumumuz Başkanlığı tarafından Maliye Bakanlığı nın uygun görüşü alındıktan sonra işlem yapılmalıdır.,
DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR Ambulans hizmeti verme özelliğini kaybeden ve ekonomik ömrünü tamamlamış araçlar, hizmet aracına dönüştürülmek istenildiğinde; aracın ambulans olarak hizmet verme özelliğini yitirdiğini bildirir Teknik Kanaat Raporu nun 3 kişilik teknik komisyon (en az bir makine mühendisi) tarafından düzenlenerek, ruhsat fotokopisi ile TKHK na iletilmek üzere Genel Sekreterliğimize gönderilmesi, verilecek onay sonrasında aracın dönüşümünün gerçekleştirilmesi ve dönüşümü yapılan aracın ruhsatına işletilmesi ve akabinde Genel Sekreterliğimize bilgi verilmesi, gerekir.
DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR Genel Sekreterliğimizin bilgisi dışında kesinlikle hibe araç kabulü yapılmaması, yurt içi ve yurt dışından hibe edilmek istenilmesi halinde, aracın Merkezi Bütçe Kanunu T cetvelindeki yeri, cinsi, modeli, markası ve hibe kaynağı, ruhsat bilgilerinin, TKHK na iletilmek üzere Genel Sekreterliğimize bildirilmesi ve Türkiye Kamu Hastaneleri Kurumu Başkanlığı tarafından makam onayı gönderilmeden hibe araç teslim veya satın alınmaması, hiçbir şekilde gayri hukuki araç temini yapılmaması, gerekir.
DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR Miatlarının dolmasına 6 ay kalan sarf malzemeleri (raf ömrü 6 ay veya daha kısa olanlar hariç) miadı içinde tüketilemeyeceği öngörülen sarf malzemeleri ve kullanılır durumda olup ihtiyaç fazlası olan demirbaş malzemelerin, diğer Sağlık Tesislerinin talep edebilmesi için MKYS üzerinde ihtiyaç fazlası alanına kaydedilerek bedelsiz devredilmelerinin sağlanması gerekir. İlaç, tıbbi sarf ve laboratuvar grubu sarf malzeme alımı yapılmadan önce ihtiyaç duyulan malzemenin öncelikle Stok Koordinasyon Sistemi Ekranından sorgulanması gerekir.
DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR Demirbaş ve ayniyat tüketim malzemesi alımlarından önce de ihtiyaç duyulan malzemenin, Karar Destek Sistemi (KDS) İş Zekâsı Modülünün İhtiyaç Fazlası Sorgulama Ekranından sorgulanması, Yapılacak malzeme devirlerinde, Birliğimize Bağlı Sağlık Tesislerine öncelik tanınması, Yapılan bedelli-bedelsiz malzeme devirlerinden (giriş veya çıkış) sonra en geç 10 gün içinde işlemin, ilgili muhasebe birimince kayıtlara işlenmesinin sağlanması, MKYS-TDMS-KBS uyumunun belirli periyotlarla (3 ay) kontrolünün sağlanması,
DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR Tüketim çıkışlarının (depo bazında) döner sermaye hesaplarında aylık olarak, genel bütçe hesaplarında ise 3 aylık periyotlar halinde takip eden ayın ilk 5 günü içerisinde, ilgili muhasebe birimince kayıtlara işlenmesinin sağlanması, gerekir. Taşınır kayıt kontrol işlemlerinde tecrübeli kimselerin yetişmesi zaman aldığından ve hizmet sürekliliği açısından taşınır mal iş ve işlemlerinde aksamaya yol açmamak için görevli bulunan Taşınır Kayıt Kontrol Yetkililerinin mümkün olduğunca değiştirilmemesi, personel değişikliği durumunda; devir alacak taşınır kayıt ve kontrol yetkilisinin önceden görevlendirilerek yetkin düzeye gelmesinin sağlanması gerekir.
Teşekkür Ederiz. Uzm. KAMİL KOÇ ANKARA 1. BÖLGE KAMU HASTANELERİ BİRLİĞİ GENEL SEKRETERLİĞİ KONSOLİDESİ 2015 Tel: 306 36 36 / 3770-71 e-posta:ankara1.bolgestok@gmail.com