Personel Takip Yazılımı

Personel Takip Yazılımı Küresel Personel Devam Kontrol Programı Küresel personel takip programı bordro, mesai hesaplama sürenizi ve alacağınız raporları en kısa sürede almanız için hazırlanmıştır. PDKS

İçindekiler Program İlk Açılış 2 Hızlı Başlangıç 3 Kullanıcı İşlemleri 12 Giriş Çıkış İşlemleri Personel İşlemleri 14 25 Vardiya İşlemleri 38 İzin İşlemleri 47 Ayarlar 48 Cihaz İşlemleri 50 Aboneler 51

Program İlk Açılış Programın ilk açılışı Kullanıcı Adı : demo Şifresi : demo 2

Hızlı Başlangıç Cihaz Tanımlamak Personel Bilgilerini Girmek Tanımladığınız Personele, Cihaza Kayıt Yaparken Girdiğiniz ID Numarasını Atamak Personelin Mesai Saatlerini Tanımlayarak Haftalık Vardiya Planını Oluşturmak ve Personelin Vardiyasını Belirlemek Giriş Çıkış Raporlarını Almak Puantaj Tablosunu Grüntülemek 3

01 Cihaz Tanımlamak 1-)Ayarlar menüsüne tıklayın 2-)Cihaz Tanımla ya tıkladığınız zaman aşağıdaki pencere açılacak Cihaz Tanımlamak - Cihaz Adı Kısmına herhangibir isim girebilirsiniz Cihaza tanımlamış olduğunuz IP adresini IP kısmına giriniz Port numarası sabit olarak 4370 yazılmalıdır Son olarak kayıt kapısını işaretledikten sonra disket tuşuna basarak kayıt yapabilirsiniz Ve artık cihazı programa tanıtmış oldunuz 4

02 Personel Bilgilerini Girmek 1-)Personel İşlemlerine tıklayın 2-)Sicil Bilgilerine tiklayın 3-)Yeni ye tıkladığınız zaman sağ taraftaki alanlar boşalır ve personel bilgilerini girebilirsiniz 4-)Personel Sicil Bilgilerini girdikten sonra ekranın sağ en alt kısmındaki disket butonuna basarak kaydedin Cihaz Tanımlamak - Personel İşlemlerine ve ardından Sicil Bilgilerine tıklayın. - Yeni butonuna basarak sağ taraftaki alanları doldurun.(departman adı kısmının yanındaki + işaretine tıklayarak departman tanımlayabilirsiniz ). - Daha sonra ekranın sol alt köşesinde bulunan disket butonuna basarak bilgileri kaydedin. 5

03 Personel Cihaz Aktivasyonunu Yapmak 1-)Personel Cihaz Aktivasyonu butonuna tıkladıktan sonra aşağıdaki pencere açılacak 2-)Kaydettiğiniz Personeller resimde gördüğünüz gibi listelenir ve siz herhangibirinin üstüne tıkladığınız zaman aşağıdaki pencere açılır. 6

Yetkili Cihazlar kısmından cihaz seçimi yapın. User ID kısmına, cihaza kayıt yaparken atadığınız ID numarasını girin Yetki kısmını eğer yetkili seçerseniz cihazın menüsüne sadece yetkili olanlar girebilir Ekran Mesajına ne yazarsanız, personel cihaza okutma yaptığı an bu mesajı görür Son olarak disket butonuna basarak kayıt ediniz Personel Cihaz Aktivasyonu -Burada yaptığımız kritik işlem, personeli cihaza kayıt ederken personele vermiş olduğumuz ID numarasını, programda personel ile eşleştirmek. Böylece personel cihaz aktivasyonunu yapmış oluruz. 7

04 Vardiya Oluşturmak ve Vardiya Atamak 1-)Vardiya İşlemlerine tıklayın 2-)Mesai Saatlarine tıklayın 3-)Mesai Adını girin 4-)Buradaki alanları doldurun 5)Oluşturduğunuz çalışma saatlerini Kaydet butonuna bastığınız an burada görünür 6-)Vardiya Planına tıkladığınız zaman aşağıdaki pencere açılır 7-)Vardiya Adına istediğiniz bir ad girebilirsiniz 9-)Kaydet butonuna bastığınız zaman oluşturduğunuz vardiya bu alana düşer 8-)Burdaki alanları haftalık çalışma şeklinize göre tanımlamış olduğumuz mesai saatleri arasından seçin 8

10-)Vardiya Atamaya tıklayın 11-)Personelin üstüne tıklayın 12-)Personelin vardiyasını seçin ve daha sonra kaydet butonuna basarak personele vardiya atamasını gerçekleştirmiş olun Vardiya Oluşturma ve Vardiya Atama -Öncelikle mesai saatlerinizi oluşturun. (İstediğiniz bir mesai adı girin). ( Örneğin; hafta içi 09:00-18:00 mesaisi, Cumartesi günü için 09:00-13:00 mesaisi, Pazar günü içinde tatil oluşturalım).(tatil tanımlamak için bütün alanları sıfırlayıp kaydedin ). (Gece mesaisi örneğin 21:00-07:00 mesaisi tanımlamak için gündönümünü işaretleyin ). (Eğer mola zamanlarını da takip etmek istiyorsanız molayı tıklayın ve mola saatlerini girin) -Daha sonra vardiya planı ekranından hergün için, oluşturduğunuz mesai saatlerini seçin ve vardiya adını girip kaydedin.böylece vardiya planınızı oluşturmuş olursunuz. Ayrıca istediğiniz kadar vardiya tanımlayabilirsiniz. - Son olarak eğer birden fazla vardiya tanımladıysanız hangi personelin hangi vardiyada çalıştığını belirlemeniz gerekir. Örneğin hem gece vardiyası hem gündüz vardiyasına sahipseniz o zaman kimin gündüz vardiyasında kimin gece vardiyasında çalıştığını belirtmeniz gerekir. Eğer tek vardiyanız var ise zaten çalışan bütün personelinizi tek vardiyaya atarsınız. Bu kısımda kişi bazında veya departman bazında atama yapabilirsiniz. Departman olarak atama aynı departmandakileri aynı vardiyaya atar. Eğer size uygun ise bunu kullanabilirsiniz. Değil ise personel personel tek tek atama yapabilirsiniz. NOT : Programa yeni bir kişi eklerken mutlaka yapmanız gereken adımlar : -İlk olarak sicil bilgilerinden zorunlu olan alanları girmek ve ardından personel cihaz aktivasyonunu yapmak -İkinci olarak da girmiş olduğunuz personelin vardiyasını belirlemek. 9

05 Giriş Çıkış Raporlarını Almak 1 2 3-)Hangi tarihler arasında rapor almak istiyorsak o tarihleri giriyoruz ve mercek butonuna basarak raporları çekiyoruz 4-)Mail butonuna basarak sayfayı pdf formatında mail gönderebilirsiniz File > Export Document üzerine fareyi getirip istediğiniz formatta çıktı alabilirsiniz. 10

1 3-)Hangi tarihler arasında rapor almak istiyorsak o tarihleri giriyoruz ve mercek butonuna basarak raporları çekiyoruz 2 4-)Mail butonuna basarak sayfayı pdf formatında mail gönderebilirsiniz 5-)Yazdır butonuna basarak istediğiniz formatta çıktı alablirsiniz Giriş Çıkış Raporları -Giriş Çıkış İşlemleri bölümünün altında 2 şekilde rapor alabilirsiniz. Bunlar Giriş-Çıkış Raporları ve Tüm Giriş Çıkışlar. -Giriş Çıkış Raporları : Bu kısımda personel gün içerisinde cihaza ne kadar okutma yaparsa yapsın ilk okuttuğu giriş, son okuttuğu da çıkış kabul edilir.bu kısımda ayrıca molalar, yemek arası takibi yapılabilir. -Tüm Giriş Çıkışlar : Bu kısımda personelin gün içerisinde cihaza yaptığı okutmaların hepsi görünür. -Bu iki kısımda da gruplama yapılabilir. İstediğiniz sütun başlığını sürükleyip üst kısma bıraktığınız zaman o sütuna göre gruplama yapılır. -İsim bazında veya departman bazında rapor almak isterseniz eğer fareyi istediğiniz sütun başlığının üzerine götürüp sütun başlığının sağında çıkan simgeye tıklayıp istediğiniz şekilde gruplama yapabilirsiniz. -Yazıcı butonuna basarak raporun çıktısınız alabilirsiniz. Yazıcı butonuna bastıktan sonra önünüze gelen pencerede file a tıklayıp fareyi export document e getirip istediğiniz formatta (pdf, exel vs.) çıktı alabilirsiniz. -Mail butonuna basarak mail gönderebilirsiniz. Mail butonuna tıkladığınız zaman ayarlar bölümü mail ayarları kısmından tanımladığınız bütün maillere o sayfanın pdf olarak çıktısı mail gidecektir. 11

1 - Kullanıcı İşlemleri 1-1. Kullanıcı Yetkilendirme Kullanıcı İşlemleri => Kullanıcı Yetkilendirme Bu bölümden kullanıcı ekleyebilir, eklediğiniz kullanıcıya yetki atayabilirsiniz. Eklemiş olduğunuz kullanıcı Admin yetkisine sahip ise program içerisindeki tüm menüleri yönetme yetkisine sahip olacaktır. Eğer Admin yetkisine sahip değil ise yetki gerektiren bazı menüleri kullanma yetkisine sahip olmayacaktır. 12

1-2. Kullanıcı Raporları Kullanıcı İşlemleri => Kullanıcı Raporları Bu rapor programa kaydedilen kullanıcıların bıraktığı izleri gösterir. Hangi kullanıcı program üzerinde hangi işlem ve değişiklikleri yaptıysa belirtilen tarihler arasında bu rapor üzerinde gösterecektir. NOT: Kolon başlığını sürükleyip bir üst satıra taşıyarak gruplandırma yapılabilir veya kolon başlığını sürükleyip tablo dışına bırakılarak tamamen kolon kaldırabilir. 13

2 - Giriş Çıkış İşlemleri 2-1. Giriş Çıkış Raporları Giriş Çıkış İşlemleri => Giriş Çıkış Raporları Yazdır butonu ile çıktı alınabilir; Giriş çıkış raporları bölümünde iki tarih arasında personellerin işe giriş saati, mola saatleri, yemek saati ve işten çıkış saatini toplu olarak bu bölümde listelenir. Zamanında gelen personeller mavi renk ile geç kalan personeller kırmızı renk ile gösterilmiştir. NOT: Kolon başlığını sürükleyip bir üst satıra taşıyarak gruplandırma yapılabilir veya kolon başlığını sürükleyip tablo dışına bırakılarak tamamen kolon kaldırabilir. 14

2-1. Giriş Çıkış Raporları Giriş çıkış raporu çıktı örneği yukarıdaki resimdeki gibidir. 15

2-2. Tüm Giriş Çıkışlar Giriş Çıkış İşlemleri => Tüm Giriş Çıkışlar Tüm giriş çıkışlar bölümünde parmak izi cihazından okutulan tüm kayıtlar iki tarih arasında raporlanır. Personelin ismine, departmanına, kapısına, tarihine göre gibi gruplandırma yapılabilir. Gruplandırmak istenen sütun, gruplandırma alanına sürekle bırak yöntemiyle gruplandırılabilir. NOT: Kolon başlığını sürükleyip bir üst satıra taşıyarak gruplandırma yapılabilir veya kolon başlığını sürükleyip tablo dışına bırakılarak tamamen kolon kaldırabilir. 16

2-2. Tüm Giriş Çıkışlar Yukarıdaki resimde isme göre gruplandırma yapılmıştır. Kişi seçilerek kişinin belirtilen tarihlerdeki giriş çıkış saatlerini görmek mümkündür. Aynı şekilde bu liste yazdır butonuna basılarak çıktı alınır; Yazdır butonuna basıldığında alınacak çıktının örneği yukarıdaki resimdeki gibidir. 17

2-3. Gelmeyenler Giriş Çıkış İşlemleri = > Gelmeyenler İki tarih arasında işe gelmeyen personellerin listesi gelmeyenler raporunda listelenir. NOT: Kolon başlığını sürükleyip bir üst satıra taşıyarak gruplandırma yapılabilir veya kolon başlığını sürükleyip tablo dışına bırakılarak tamamen kolon kaldırabilir. 18

2-4. Personel Listesi Giriş Çıkış İşlemleri => Personel Listesi Personel listesi raporunda program üzerinde kayıtlı personellerin tc kimlik no, ad soyad ve departmanına göre listelenir. Yazdır butonu ile çıktısı alınabilir. NOT: Kolon başlığını sürükleyip bir üst satıra taşıyarak gruplandırma yapılabilir veya kolon başlığını sürükleyip tablo dışına bırakılarak tamamen kolon kaldırabilir. 19

2-5. İzin İşlemleri 2-5-1. Günlük İzin İzin İşlemleri => İzin İşlemleri => Günlük İzin Günlük izin verilecek personel sol kısımdan seçilir. İzin türünde ücretli izin, ücretsiz izin, raporlu, evlilik izni, yıllık izin, izni veren kişi, açıklama gibi ayarlamaları yapabilir. İstenilen tarihler arasında izin kaydını oluşturabilirsiniz. 20

2-5-2. Saatlik İzin İzin İşlemleri => İzin İşlemleri => Saatlik İzin Saatlik izin verilecek personel sol kısımdan seçilir. Daha önceden izin kullandıysa tablo üzerinde gösterecektir. İzin ücret durumundan ücret kesilip, kesilmeyeceği ile ilgili ayarlamaları yapabilir istenilen saatler arasında izin kaydını oluşturabilirsiniz. Aynı şekilde izni veren kişi ve açıklama gibi ayarlar bu bölümden yapılabilmektedir. 21

2-5-3. İzin Listele 2-5-3-1. Saatlik İzin İzin İşlemleri => İzin İşlemleri => İzinleri Listele => Saatlik İzin Saatlik izin bölümünde kaydedilen izinlerin listesi toplu olarak İzin işlemleri/izin listele/saatlik izin bölümünde görüntülenir. Departmanına göre gruplandırma bölüm seçilerek veya tümü diyerek yapılabilmektedir. NOT: Kolon başlığını sürükleyip bir üst satıra taşıyarak gruplandırma yapılabilir veya kolon başlığını sürükleyip tablo dışına bırakılarak tamamen kolon kaldırabilir. 22

2-5-3. İzin Listele 2-5-3-2. Günlük İzin İzin İşlemleri => İzin İşlemleri => İzinleri Listele => Günlük İzin Günlük izin bölümünde kaydedilen izinlerin listesi toplu olarak İzin işlemleri/izin listele/günlük izin bölümünde görüntülenir. Departmanına göre gruplandırma bölüm seçilerek veya tümü diyerek yapılabilmektedir. NOT: Kolon başlığını sürükleyip bir üst satıra taşıyarak gruplandırma yapılabilir veya kolon başlığını sürükleyip tablo dışına bırakılarak tamamen kolon kaldırabilir. 23

2-6. Mail Gönderme İşlemleri Bakınız: Başlık 6-2 ve 6-3 de mail gönderme ve mail ayarlarının nasıl yapıldığı anlatılmıştır. 24

3. Personel İşlemleri 3-1. Personel Sicil Bilgileri Personel İşlemleri => Personel Sicil Bilgileri Yeni butonuna basarak personel sicil bilgilerini oluşturmaya başlıyoruz. Buradaki hiçbir alan boş geçilemez. Tüm bilgilerin eksiksiz ve tam olarak girilmesi zorunludur. İşten ayrılan ve çalışan personeller soldaki sütundan seçilerek ayrı ayrı listelenebilmektedir. 25

3-1. Personel Sicil Bilgileri 3-1-1. Eğitim-Sertifika Personel İşlemleri => Personel Sicil Bilgileri Personel İşlemleri =>Sicil Bilgileri => Eğitim-Sertifika Sicil bilgileri bölümünde sol sütundan eğitim sertifika bilgisi girilecek personele çift tıklanır. Daha sonra eğitim sertifika menüsüne girilir. Bu bölümde personele ait eğitim bilgileri, sertifika bilgileri kaydedilir. Sertifika bilgisi kaydedildikten sonra alt kısımda bulunan tabloda sertifika adı ve veriliş tarihine göre listelenir. 26

3-1-2. Kurum İçi Eğitimler Personel İşlemleri =>Sicil Bilgileri => Kurum içi eğitimler Sicil bilgileri bölümünden sol sütundan personel seçilir. Kurum içi eğitim eklemek üzere ilk etapta yukarıdaki gibi bir sayfa gelmektedir. Bu bölümden yeni eğitim ekle diyoruz; Personel İşlemleri =>Sicil Bilgileri => Eğitim-Sertifika Bu şekilde bir sayfa gelmektedir. Buradan eğitim konusu, kurum, eğitmen, eğitim tarihi ve eğitim süresi bilgilerini girdikten sonra kaydet butonuna basıyoruz. Silmek için aşağıdaki tabloya gelen satıra çift tıklamamız gerekir. 27

3-1-2. Kurum İçi Eğitimler Kayıt işlemi gerçekleştikten sonra tekrar eğitim içi işlemlerin ilk açılan sayfasına geri dönecektir. Buradan Eğitim Kaydet butonuna basarız; Yukarıdaki resimdeki sayfada tablo üzerinde eklenen eğitim satırına çift tıkladığımızda kurum içi eğitim seçilen personele eklenir. 3-1-3. Üyelikler Personel İşlemleri =>Sicil Bilgileri => Üyelikler 28

Personel işlemlerinde bulunan sicil bilgileri menüsünde sol sütunda bulunan personele çift tıklanır. Daha sonra üyelikler ekranına girilir ve yukarıdaki gibi bir sayfa açılacaktır. Bu bölüme personeli üyesi olduğu kurum/dernek eklenir. 3-1-4. Ödül Personel İşlemleri =>Sicil Bilgileri => Ödül 29

Sicil bilgileri bölümünden ödül tanımlanacak personel seçilir. Ödül menüsüne girilerek personele ait kurum içi ödülü tanımlanabilmektedir. 3-1-5. Ceza Personel İşlemleri =>Sicil Bilgileri => Ceza Personele ait ceza tanımlaması buradan yapılabilmektedir. 30

3-1-6. Cari Hareketler Personel İşlemleri =>Sicil Bilgileri => Cari Hareketler Personel işlemlerinde bulunan sicil bilgileri menüsünde sol sütunda bulunan personele çift tıklanır. Daha sonra cari hareketlere girildiğinde yukarıdaki sayfa açılacaktır. Bu menüde personele ait taslak puantaj görüntülenir. Personelin günlük izinleri, ücretli, ücretsiz kullandığı izin gün sayısı, fazla mesaileri, eksik mesaileri saat türünden hesaplanıp listelenmektedir. 31

3-2. Cv Havuzu Personel İşlemleri => CV Havuzu CV havuzunda aday personellere ait eğitim seviyesi, sertifika bilgisi, sınav bilgisi gibi bilgiler girilebilmektedir. 32

3-3. İşe Alım İşlemleri Personel İşlemleri => İşe Alım İşlemleri İş başvurusunda bulunan adaylarla ilgili bilgiler işe alım işlemlerinden takip edilir. 33

3-4. Resmi Puantaj Personel İşlemleri =>Resmi Puantaj Resmi puantaj ile personellerin çalıştığı gün sayısı, kullanmış olduğu izinler, gelmediği günler parmak izi cihazından okutulan giriş çıkışlarına göre size döküm halinde verilir. Program bu bölümden otomatik olarak çalıştığı gün sayısını hesaplar. 34

3-5. Cari Puantaj Personel İşlemleri =>Cari Puantaj Cari Puantaj bölümün seçmiş olduğunuz personele göre günlük izin listesi, giriş çıkış bilgileri, o personelin yaptığı fazla mesaiyi ya da eksik mesaiyi gösteren bir tablodur. 35

3-6. Puantaj Listesi Personel İşlemleri =>Puantaj Listesi Puantaj listesi seçmiş olduğunuz başlangıç ve bitiş tarihlerine göre arama butonuna bastığınızda o tarihler arasındaki gelen kişilerin Hafta İçi Mesaileri, Hafta Sonu Mesaileri ayrıca sahip olduğu U.B(Ulusal Bayram),G.T(Genel Tatil) Ücretli İzinler ve bunların toplamı gösterilmektedir. 36

3-7. Maaş ve Avans Personel İşlemleri =>Maaş ve Avans Maaş ve Avans Menüsünde seçmiş olduğunuz kişinin Maaş Miktarını, ayını ve açıklamasını yazdıktan sonra kaydet butonuna basılarak üstteki pencerede Ücret, Ay, Yıl, Açıklama şeklinde sıralanacaktır. 37

4-Vardiya İşlemleri 4-1. Vardiya Grubu Vardiya İşlemleri => Vardiya Grubu Mesai giriş saati, çıkış saati, sabah molası, mola süresi, yemek arası giriş ve çıkış saatleri, yemek süresi, akşam molası çıkış saati ve giriş saati, akşam mola süresi, molalı, gün dönümü, sabah geç kaldığında kaç dakika tolerans gösterileceği gibi tanımlamalar bu bölümden yapılmaktadır. 38

4-2. Vardiya Planı Vardiya İşlemleri => Vardiya Planı Vardiya grubunda tanımlanmış olan günlük mesai saatleri, haftalık olarak vardiya planlanması işlemi vardiya planı menüsünden yapılır. Vardiya planı oluşturulmadan önce vardiya grubundan vardiya grubu tanımlanması yapılması gerekir. Örnek: Bir personele veya departmanın tümüne vardiya tanımlanması için gerekli adımlar: 1) Vardiya İşlemleri: Vardiya işlemlerine tıklanarak vardiya menüsü açılır. 2) Vardiya Grubu: Alt menü açıldıktan sonra vardiya grubuna tıklanır. Burada yapılacak işlemler sırasıyla şu şekildedir: Mesai Adı ilgili yere( Mesai Adı: yazısının karşısındaki boşluğa) yazılır. Örneğin 09:00-18:00 Mesaisi. Daha sonra tanımlanacak mesai Gün Dönü mü mü, Mola lı mı diye karar verilir ve herhangi birisi işaretlenir. Gün dönümü işaretlenirse şu şekilde bir ekran gelir karşınıza: 39

Personel Takip Yazılımı Küresel Personel Devam Kontrol Programı Küresel personel takip programı bordro, mesai hesaplama sürenizi ve alacağınız raporları en kısa sürede almanız için hazırlanmıştır. PDKS

Gün Dönümü Ne Demektir? Gün Dönümü: Mesaiye giriş tarihi ile Mesai Çıkış Tarihi arasında tarih farkı(örneğin giriş=29:01:2015 çıkış=30:01:2015 )varsa gün dönümü olarak tanımlanır ve gün dönümünü işaretlenir. Yukarıdaki ekranda yapacağınız işlemler şu şekildedir: Mesainin giriş saatini örneğin giriş saatini 09:00, çıkış saatini 18:00 olarak ayarlayabilirsiniz. Molalı işaretlenirse aşağıdaki gibi bir ekran gelir karşınıza Yukarıdaki ekranda mesai saatlerini şu şekilde ayarlayabilirsiniz: Örneğin giriş saati 09:00, çıkış saati 21:00; sabah molası çıkış saati 11:00, sabah molası giriş saati 12:00, Mola Süresi 01:00; Yemek Arası Çıkış Saati 14:00, Yemek Arası Giriş Saati 15:00, Yemek Süresi 01:00; Akşam Molası Çıkış Saati 18:00, Akşam Molası Giriş Saati 19:00, Mola Süresi 01:00;Tölerans 01:00 olarak ayarlayabilirsiniz.(eğer yemek sürelerini takip etmek istemiyorsanız saat bölümlerini 00:00 olarak ayarlamalısınız) Şayet Molalı ya da Gün Dönümü değil de normal mesai tanımlamak isterseniz ikisini de işaretlemezsiniz ve aşağıdaki gibi bir ekranla karşılaşırsınız: 40

Yukarıdaki gibi bir ekran ile de karşılaşmanız durumunda şu şekilde bir ayar yapabilirsiniz: Mesai nin giriş saatini örneğin 09:00, çıkış saatini 18:00; Yemek Arası çıkış saati 12:00, Yemek Arası giriş saati 13:00; Tölerans 01:00 olarak ayarlayabilirsiniz. (Eğer mola sürelerini takip etmek istemiyorsanız saat bölümlerini 00:00 olarak ayarlamalısınız) 3) Vardiya Planı: Vardiya Grubu aşamasını tamamladıktan sonra Vardiya Planına tıklıyoruz. Burada Vardiya Adını yazdıktan(örneğin HaftalıkSabitVardiya1) sonra günlük Vardiya grupları tanımlanmalıdır. Bu da örneğin Pazartesi günü için Vardiya Grubu olarak kaydettiğimiz 09:00-18:00 Vardiya Grubu nu seçiyoruz. Bunu haftanın yedi günü için tekrarlıyoruz. Son olarak da kaydet butonuna basarak haftalık vardiya atamamızı bitiriyoruz. 4) Vardiya Atama (Personellere Vardiyalarının Atanması): Bu adımda departmana veya personele göre vardiya ataması yapılacaktır. Vardiya atamaya tıkladıktan sonra Sabit Vardiya Değişken Vardiya diye iki seçenek gelir. Buradan hangisine atama yapacaksak onu seçiyoruz ve karşımıza Şekil 4-4.1.A daki gibi bir ekran gelecek(bakınız Şekil 3-3.1.A). İkinci bir durum ise personele göre vardiya ataması olacaktır. Bunu da personel sekmesine tıklayarak yapıyoruz(bakınız Şekil 4-4.1.B). 5) Vardiya Listeleme: Şimdi sıra yaptığımız vardiyaları listelemeye geldi. Vardiya Listele bölümüne tıklıyoruz ve ardından listelemek istediğimiz vardiya türünü(sabit Vardiya ya da Değişken Vardiya) seçerek vardiya listelemeyi bitiriyoruz. 41

3-3. Vardiya Atama 4-4-1. Sabit Vardiya 4-4-1-A. Departmana Sabit Vardiya Atama Vardiya İşlemleri => Vardiya Planı => Sabit Vardiya Toplu olarak bir departmanda bulunan tüm personellere vardiya atamasına ise departman çift tıklanır. Kaydet butonu ile vardiya atamasını buradan gerçekleştirebiliriz. Burada sol taraftaki departman adlarından hangisine atama yapacaksak onu seçiyoruz (örneğin DEP adlı departmanı çift tıklayarak seçelim). Daha sonra sağ tarafta vardiyayı(bir önceki adımda yaptığımız haftalık vardiya atamalarına göre örneğin HaftalıkSabitVardiya1) belirliyoruz ve vardiya başlama tarihini de seçtikten sonra kaydede basarak departmana göre vardiya atamamızı tamamlamış oluyoruz. 42

4-4.1.B- Personele Sabit Vardiya Atama Vardiya İşlemleri => Vardiya Planı => Sabit Vardiya Eğer kişi bazında sabit vardiya ataması yapılacak ise sol menüdeki personelin ismine çift tıklanır. Vardiya planında oluşturmuş olduğumuz vardiya ismini buradan seçerek kaydedebiliriz. Gelen pencerede soldaki personel adlarından biri seçilir (Örneğin Engin Murat ı çift tıklayarak seçelim) ve vardiyası(örneğin HaftalıkSabitVardiya1 i seçelim) belirlenir ardından vardiya başlama tarihi(örneğin 07.05.2015 seçelim) seçildikten sonra kaydet butonuna basılarak işlem tamamlanır. 43

4-4-2. Değişken Vardiya Vardiya İşlemleri=> Vardiya Atama => Değişken Vardiya Atama Eğer haftanın farklı günlerinde değişken bir vardiyanız var ise(vardiya saatleriniz haftalık olarak değişiyorsa) bu bölümde de departmana göre vardiya ataması yapılacaksa departman seçilir ya da personele göre atama yapılacaksa personel seçilerek ayarlama yapılır. Değişken vardiya ataması için öncelikle personellerin vardiya grubu bölümünden günlük mesai saatleri tanımlanır. Daha sonra değişken vardiya atama işlemi yapılır. 44

4-4. Vardiya Listele Vardiya İşlemleri=> Vardiya Listele Vardiya grubu, Vardiya Planı, Vardiya Atama işlemlerini yaptıktan sonra Vardiya Listele seçilir ve ardından Sabit Vardiya yada Değişken Vardiya olduğu tıklanarak vardiya listesi getirilir. NOT: Kolon başlığını sürükleyip bir üst satıra taşıyarak gruplandırma yapılabilir veya kolon başlığını sürükleyip dışarıya bırakarak tamamen kolon kaldırabilir. 45

4-4. Mesai Tanımlama Vardiya İşlemleri=> Mesai Tanımla Bu bölüm; ne tür bir mesai tanımlamak istiyorsanız onu belirlemek için oluşturulmuş bir bölümdür. (Örneğin normalde hafta sonu çalışması olmayan bir personel hafta sonu çalışıyorsa buradan o personele hafta sonu mesaisi tanımlanarak daha sonradan yapılacak olan mesai ücretlendirilme hesabı sağlıklı bir şekilde gerçekleştirilmiş olur. Ya da normalde hafta içi çalışmayan bir personel hafta içi çalışmışsa o personele hafta içi mesaisi tanımlanarak bu işlem tamamlanır). Çalışma Türü nü Hafta İçi Mesai ya da hafta sonu mesai tanımlanır. Vardiya atama işlemlerini tanımlanan mesaiye göre seçilerek diğer ekranlarda(personel İşlemleri=>Maaş ve Avans) mesai hesaplanması işleminin yapılması gerçekleştirilir. 46

5 - İzin İşlemleri 5-1. Resmi İzin İşlemleri İzin İşlemleri => Resmi İzin İşlemleri Resmi izin tanımını bu bölümden yapılarak personellerin toplu olarak izinli gösterilmesi mümkündür. NOT: Kolon başlığını sürükleyip bir üst satıra taşıyarak gruplandırma yapılabilir veya kolon başlığını sürükleyip tablo dışına bırakılarak tamamen kolon kaldırabilir. 47

6 - Ayarlar 6-1. Cihaz İşlemleri Ayarlar =>Cihaz İşlemleri Personel devam kontrol programı ile parmak izi, kart okuyucu, yüz tanıma cihazlarının haberleşmesi için gerekli ayarlamalar bu bölümden yapılır. 6-2. Şube Bilgisi Ayarlar =>Şube Bilgisi Mail atma işlemlerinde kullanılacak olan şube bilgileri ekranında Şube Adı, Tel, Şube Adresini yazarak şube kayıt işlemi tamamlanır. NOT: Şube Bilgisi girilmediği taktirde mail gönderme işlemi gerçekleştirilemeyecektir. 48

6-3. Mail Gönderme Ayarlar =>Mail Gönderme Şube Kayıt işlemi tamamlandıktan sonra artık mail gönderme işinizi tamamlayabilirsiniz. Bunun için mail ayarları diye karşımıza gelen ekranda personel takip programının kayıtlarının kime mail atılacağı bilgilerini doldurarak kaydı tamamlayabilirsiniz. Bunun için sistemin mail atacağı kişinin adi, soyadı, mail adresi yazıldıktan sonra sistem tarafından mailin kaçta atılacağı bilgisi girilerek işlem kaydet butonuna basılarak işlem tamamlanmış olur. 49

7 - Cihaz İşlemleri 7-1. Cihaz Tarih Saat Cihaz İşlemleri =>Cihaz Tarih Saat Bu bölümde program üzerinden cihaz üzerindeki tarih saat ayarlarını değiştirmek mümkündür. 7-2. Personel Cihaz Aktivasyonu Cihaz İşlemleri => Personel Cihaz Aktivasyonu Program ve parmak izi cihazı üzerinde kayıtlı olan personelin parmak izi cihazını kullanma yetkisi bu bölümden verilir. Ekran mesajı ise cihaz üzerinde kaç numaralı user id ye sahipse o kişinin cihazın ekran üzerindeki görüntüsünün ayarlandığı kısımdır. Parmak izi cihazındaki id numarası ile program üzerindeki id numarası eşit olmaması durumunda ekran mesajı gönderilemeyecektir. 50

8 - Aboneler 8-1. Abone Oluştur Aboneler =>Abone Oluştur Abone kart şirket bünyesinde geçici veya belirli süre ile bir personelin kullanması için verilen kart tanımı yapıldığı durumlarda kullanılır. Kullanım bitiş tarihi girilerek kartı ne kadar süre kullanacağı kısıtlanabilir. 51

8-2. Abone Hareketleri Aboneler =>Abone Hareketleri Abone oluştur bölümünden kaydedilen misafir personelin yapmış olduğu giriş çıkış hareket raporu buradan çıktı olarak alınır. NOT: Kolon başlığını sürükleyip bir üst satıra taşıyarak gruplandırma yapılabilir veya kolon başlığını sürükleyip tablo dışına bırakılarak tamamen kolon kaldırabilir. 52