2011 Yılı Mali Destek Programları Proje Uygulama Süreci Sıkça Sorulan Sorular ve Cevapları -1-

2011 Yılı Mali Destek Programları Proje Uygulama Süreci Sıkça Sorulan Sorular ve Cevapları -1- SATIN ALMA VE İHALE SÜRECİ Soru 1: İhale sürecinde görev yapacak değerlendirme komisyonuna, proje yararlanıcısı çalışanları/yöneticileri haricinde dışarıdan atama yapılabilir mi? Cevap 1: Satın alma rehberinin 2.8.1. no.lu bölümünde Değerlendirme komitesinin her bir üyesi yararlanıcı tarafından, gerçekleştirilen ihale konusu iş ile ilgili bilgi ve tecrübeye sahip kişiler arasından ismen atanmalıdır. Değerlendirme komitesi üyeleri, teklifler üzerinde bilinçli bir değerlendirme yapmak için gerekli teknik ve idari kapasiteye sahip olmalıdır. denilmektedir. Buna göre; iş ile ilgili tecrübe ve bilgiye sahip olması koşuluyla değerlendirme komitesine dışarıdan atama yapılması mümkündür. Soru 2: Doğrudan temin usulü ile ilgili olarak, 20.000 TL nin altındaki alımlarda fiyat araştırmasını nasıl yapacağız? Büyük / küçük tüm alımlarda fiyat teklifi almak şart mıdır? Cevap 2: Satın alma rehberinin 2.1. Doğrudan Temin başlığı altında, doğrudan temin usulü ile yapılan alımlarda birden fazla tedarikçi/hizmet sunucusu/yapım müteahhidi ile görüşülmesinin ve fiyat tekliflerinin alınmasının doğru olacağı ifade edilmektedir. Teamül, aynı kalitede ürünü satan 3 tedarikçiden fiyat teklifi almaktır. Arızi gider niteliğindeki çok düşük bedelli satın almalar söz konusu ise (sözleşmenin eki olan bütçede gider kalemi olarak bulunması şartıyla), proje süresi boyunca söz konusu olabilecek bu tip ihtiyaçlar birleştirilerek tek seferde satın alınacak şekilde yine piyasa araştırması yapılabilir. Çok düşük bedelli kırtasiye giderleri gibi alımların birleştirilerek satın alınması buna örnektir. Piyasa araştırması, Yararlanıcının (Sözleşme Makamının) konusunda uzman ve tecrübeli elemanları tarafından yapılmalı ve mümkün olduğu müddetçe, proforma faturalar, görüşme tutanakları veya internet ortamından tespit edilen fiyat, görüntü ve tarih kayıtları ile desteklenmelidir. Bu şekilde hareket edilmesindeki temel amaç, harcanan kamu kaynağı niteliğindeki paranın karşılığında en iyi değerin sağlanmasıdır. Soru 3: Proje bütçemizde iki kişiden danışmanlık hizmeti satın alımı öngörülüyor. Bu hizmetin toplam bedeli doğrudan temin limitinin üzerindedir. Söz konusu danışmanlık hizmeti satın alım işini parçalayarak doğrudan temin ile gerçekleştirmek mümkün müdür? Cevap 3: Satın alma rehberinin 2. Harcama Usul ve Esasları Hiçbir Kanun Tarafından Belirlenmemiş Yararlanıcılar İçin Satın Alma Usulleri başlığı altında, satın alma faaliyetleri kapsamında uygulanacak ihale usulünün değiştirilemeyeceği ve belirlenmiş parasal limitler dahilinde kalmak amacıyla, bütünlük arz eden işlerin suni bir şekilde kısımlara ayrılarak ihale edilemeyeceği ifade edilmiştir. Bu tür işlerde satın alma konusu olan işin bütünlük arz eden iş

tanımına girip girmemesine bakılmalıdır. Bununla birlikte, hizmet alımı ihalelerinde tek değerlendirme kriteri düşük fiyat (mali değerlendirme) olmayıp, ağırlığı %80 olan teknik değerlendirme de söz konusudur. Bu iki kriterin birlikte değerlendirilmesi neticesinde ekonomik olarak en avantajlı olan teklif belirlenir. Soru 4: Şartnamelerde, herhangi bir standart özelliği kullanarak tanımlayamadığımız makineler/ekipman için marka, model belirtebilir miyiz? Cevap 4: Bu konu satın alma rehberinin 1.3.3. Yeterli Şartnamelerin Hazırlanması başlığı altında ifade edilmiştir. Şöyle ki; Şartnamelerde, varsa ulusal ve/veya uluslararası teknik standartlara uygunluğu sağlamaya yönelik düzenlemeler de yapılır. Bu şartnamelerde teknik özelliklere ve tanımlamalara yer verilir. Belli bir marka, model, patent, menşei, kaynak veya ürün belirtilemez ve belirli bir marka veya modele yönelik özellik ve tanımlamalara yer verilemez. Ancak, ulusal ve/veya uluslararası teknik standartların bulunmaması veya teknik özelliklerin belirlenmesinin mümkün olmaması hallerinde "veya dengi" ifadesine yer verilmek şartıyla marka, patent veya model belirtilebilir. Soru 5: Gerçekleştirilen ihalelerde firmamızın ortağı olan kişinin sermaye sahibi olduğu diğer bir firma teklif verebilir mi? İhale üzerine kaldığında bu firmayla sözleşme imzalanabilir mi? Cevap 5: Satın alma rehberinde İsteklilere Talimatlar (EK-3 Bölüm A) kısmı 9. maddede ihaleye katılamayacak olanlar sayılmıştır. Bu maddenin (f) fıkrasında (c), (d) ve (e) bentlerinde belirtilenlerin ortakları ile şirketleri (bu kişilerin yönetim kurullarında görevli bulunmadıkları veya sermayesinin %10'undan fazlasına sahip olmadıkları anonim şirketler hariç). ibaresi bulunmaktadır. Bu maddede geçen durumda olan firmalar ihalelere katılamazlar. Soru 6: Her ihale için ayrı ayrı değerlendirme komitesi formu düzenlemek gerekli midir? Cevap 6: İhalelerde görev alacak kişiler aynı olsa da ayrı formlar düzenlenmelidir. Soru 7: İhale tarihi ertelenebilir mi? İhale iptal edilebilir mi? Cevap 7: Satın Alma Rehberi Ek 3 Teklif Dosyası, Bölüm A: İsteklilere Talimatlar Madde 14 e göre; değişiklik olması durumunda tekliflerin hazırlanabilmesi için ek süreye ihtiyaç duyulması halinde, Sözleşme Makamı ihale tarihini bir defaya mahsus olmak üzere en fazla on (10) gün süreyle zeyilname ile erteleyebilir. Aynı bölüm Madde 15 e göre; mali destek yararlanıcısı Sözleşme Makamı olarak sözleşmeler imzalanmadan önce adaylara ve teklif sahiplerine tazminat hakkı tanımadan, geçerli gerekçeleri belirtmek koşuluyla, satın alma işleminden vazgeçebilir ya da işlemi iptal edebilir. Soru 8: İhale yayınlandıktan sonra teknik şartname de değişiklik yapılması gerekirse nasıl hareket edilmelidir? Cevap 8: Satın Alma Rehberi Ek 3 Teklif Dosyası, Bölüm A: İsteklilere Talimatlar bölümünün 14. maddesinde ihale içeriğinde değişiklik yapılması durumunda nasıl hareket edileceği açıklanmaktadır.

Soru 9: Sözleşme başlığı ve yayın referansı kısımlarına ne yazılacaktır? Cevap 9: Satın alma rehberi eklerinde genellikle yayın referansı ifadesinden önce yer alan sözleşme başlığına, projenizin ismi ile birlikte ihale edilen işin adını yazmalısınız. Örneğin: X projesi kapsamında mal/hizmet alımı işi İhale dosyasında yayın referansı şeklinde yer alan ifadenin yerine, projenin sözleşme no.su yazılıp kesme (/) konulduktan sonra aynı proje kapsamında yapılan ihale no.su yazılacaktır. Örneğin ilk ihale için yayın referansı TR51-11-YEN-001/01 olacaktır. LOT lu ihale yapılmış ise LOT 1 için yayın referansı: TR51-11-YEN-001/01-LOT1 şeklinde olacaktır. Soru 10: Açık ihale usulünde tedarikçiler ihale yerinde hazır bulunmak zorunda mıdır? Cevap 10: Satın alma rehberinde tedarikçilerin ihalede hazır bulunması gibi bir şarttan bahsedilmemektedir. İhale açılış oturumu yararlanıcı tarafından bu süreçte oluşturulacak Değerlendirme Komitesi nin toplanması ve tekliflerin önce teknik, sonra mali teklifler olarak Değerlendirme Komitesi huzurunda açılması işlemidir. Bu işlem sırasında tedarikçi mali tekliflerin açılması (hizmet ihaleleri hariç) da dahil sürece katılabilir. Ancak daha sonraki aşamalara katılamayacaktır. Soru 11: Açık ihale ilanı gerektiği gibi yapılsa dahi, ihale günü hiç teklif gelmemesi durumunda ne yapılacaktır? Cevap 11: Açık ihale usulüne göre yapılan ancak sonuçsuz kalan ihalelerde, ihale açık ihale usulüne göre yeniden düzenlenebilir ya da pazarlık usulüne göre sonuçlandırılmasına karar verilebilir. Kararın sahibi destek yararlanıcısıdır. Ancak pazarlık usulünün işletilebilmesi için ihale konusu işin yaklaşık maliyetinin 250.000 TL yi aşmaması ve Ajans onayının alınması gereklidir. Soru 12: Satın alımların lotlaması ya da lotlara bölünmesi ne anlama gelmektedir? Cevap 12: Yaptığınız satın almaların benzer niteliklere sahip olması halinde öncelikle lotlama işlemi yapmanız gerekmektedir. Lotlama; aynı yüklenicinin sağlayabileceği mal ve hizmet alımı ya da yapım işlerinin gruplandırılması işlemidir. Mesela; faaliyet bütçenizde yer alan ve alımını yapmayı planladığınız bilgisayar, yazıcı, tarayıcı gibi benzer nitelikteki kalemleri tek bir satın alma süreci ile aynı yükleniciden, toptan temin etmeniz gerekmektedir. Soru 13: Proje kapsamında vadeli akreditif ile yurt dışından mal alınması durumunda nasıl bir ödeme yöntemi izlenecektir? Yapılacak satın alımlarda leasing (finansal kiralama) yöntemi uygun mudur? Cevap 13: Proje Uygulama Rehberinin 2.3 Uygun Maliyetler kısmında belirtildiği üzere, bir maliyetin uygun maliyet olarak kabul edilebilmesi için projenin uygulama süresi içinde gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Bu kapsamda, seçilecek ödeme yönteminin bu şartı sağlaması ve tüm ödemelerin proje uygulama süresi içerisinde tamamlanması gerekmektedir. Vadeli akreditif yöntemi seçilecekse yukarıda yazılan hususlar dikkate alınmalıdır. Leasing (finansal kiralama) yöntemi ile yapılan satın almalar sözleşmede de belirtildiği üzere uygun değildir.

Soru 14: Sosyal güvenlik katkılarının ödenmesiyle ilgili yükümlülükleri veya vergilerin ödenmesi ile ilgili yükümlülükleri yerine getirmemiş olan kişiler ihalelere katılabilir mi? Cevap 14: Satın Alma Rehberi 2.5.4 no.lu bölümün (d) fıkrasında belirtildiği üzere katılamazlar. Soru 15: Yapılacak açık ihalelere yurtdışından firmalar teklif verebilir mi? Verilen teklifler hangi para biriminde olmalıdır? Cevap 15: Satın alma rehberi, Ek-3 Teklif Dosyası, İsteklilere Talimatlar bölümü madde 8 de belirtilmek şartıyla yabancı istekliler, yapılacak ihaleye teklif verebilirler. İhalelerde teklif ve ödemelerde geçerli para birimi TL dir. Ancak ajans tarafından karşılanacak toplam uygun maliyetler belirlenirken, yararlanıcılar tarafından zorunlu olarak milli para birimi dışındaki yabancı para cinsinden yapılmış harcamalara ilişkin yabancı para cinsinden düzenlenmiş harcama belgeleri sunulması durumunda, bu belgelerdeki miktarlar belgenin düzenlenme tarihindeki Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası döviz satış kuru esas alınmak suretiyle milli para birimine dönüştürülür ve dönüşüm sonucu hesaplanan tutarlar dikkate alınır. Soru 16: Satın almalara hemen (İlk izleme Ziyareti Öncesi) başlanmasına izin veriliyor mu? Cevap 16: İlk izleme ziyaretleri, proje uygulama ve satın alma eğitimlerinin hemen akabinde düzenlenecektir. Bu ziyaretlerin bir amacı da, satın almaları da içerecek şekilde projenin önemli aşamalarını ve tarihlerini belirlemek ve gerekli ise güncellenmesine destek olmak ve satın alma faaliyetleri, idari konular ve raporlama yükümlülükleri hakkında yararlanıcıya tavsiyelerde bulunmaktır. Bu ziyaretler gerçekleşmeden önce yararlanıcı satın alma planlarını oluşturabilir, izleme uzmanı geldiğinde bu plana nihai şekil verilir. İzleme ziyaretine kadar ihale dokümanlarının hazırlanmasına başlanabilir, şartname yazılabilir. Ancak ihale sürecinin (sonradan herhangi bir uygunsuzluğa yol açılmamasını temin etmek için) izleme uzmanı ile satın alma planı yapıldıktan sonra başlatılması esastır. Soru 17: Bazı satın almalarımızı (örneğin bilgisayar satın alımı gibi) büyük teknolojik marketlerden kredi kartıyla ya da nakit olarak yapmak zorunda kalacağız. Burada proje hesabını nasıl kullanabiliriz? Cevap 17: Bu tip harcamaları yapmadan önce, ilgili tedarikçiden istediğiniz modeli seçip, sorumlu kişi ile görüşerek banka IBAN bilgilerini almalısınız. Daha sonra proje hesabınızın bulunduğu banka şubesine faks ile talimat geçerek (para transferini proje hesabından yapmak kaydıyla internet bankacılığını da kullanabilirsiniz) ilgili tedarikçinin hesabına para transferi yapıp ödemeyi yaptığınıza ilişkin banka dekontunu temin ederek tedarikçiye götürüp satın almak istediğiniz ürünün alımını gerçekleştirebilirsiniz. Soru 18: Yapılan ihale sonucunda, makine/ekipman bedeli, Türkiye de ihaleye giren temsilciye/distribütöre değil de makineyi üreten yurt dışındaki üretici firmaya faturası karşılığında doğrudan ödenebilir mi? Cevap 18: Yurt içindeki firma kendi adına ihaleye girmiş ve ihale üzerinde kalmış ise sözleşme bu firma ile yapılmalıdır. Sözleşmede taraf olarak üçüncü bir kişinin adı geçemez ve sorumluluk üçüncü bir firmaya devredilemez. Yalnız yüklenici firmanın yurt dışındaki üretici firma ile kendi aralarında yapmış oldukları anlaşma gereği faturanın yurt dışı firma tarafından kesilmesi ve ödemenin üçüncü bir tarafa (üretici firma) hesaplarına yapılması söz konusu ise

bu durumun sözleşmenin özel şartlarında belirtilmesi gerekir. Sözleşme özel şartlarında Madde 3 Sözleşme Bedeli ve Ödemeler başlığı altında yüklenicinin yazılı talebi halinde makine/ekipmanın üreticisinin Sözleşme Makamına doğrudan keseceği fatura karşılığında makine/ekipmanın bedelinin doğrudan üretici firmanın hesaplarına transfer edileceği ifade edilmelidir. Bu bağlamda, Sözleşme Makamı, sonradan olabilecek anlaşmazlıklara karşı yüklenici firmadan bu husustaki talebine ilişkin geçerli bir talep beyanı almalıdır. Soru 19: 20.000 TL nin altında alınan birkaç kalem aynı tedarikçiden alınarak doğrudan temin edilebilir mi? Cevap 19: Aynı tedarikçiden yapılan satın almalarda toplam rakam baz alınmalıdır, bir kaç kalemin yaklaşık maliyeti ayrı ayrı 20.000 TL altı iken, aynı tedarikçiden alınması halinde bu kalemlerin toplam tutarına bakılmalı ve hangi satın alma usulü gerekiyorsa ona göre alım yapılmalıdır. Ayrıca, Sözleşme Makamı tarafından gerçekleştirilecek ihalelerde, lotlar halinde ihaleye çıkılmış ise lotların toplam bedeline göre ihale usulüne karar verilir. Soru 20: Ajansın ödemelerine ilişkin hak ediş esasından ne anlaşılmalı ve ara ödemeler için parayı nakit olarak tedarikçi firmalara vermemiz gerekir mi? Cevap 20: Kalkınma Ajansları Proje ve Faaliyet Destekleme Yönetmeliğinin Desteğin Ödenmesi başlıklı 26. maddesinin 6. fıkrasında Ajans tarafından ön ödeme sonrasında yapılacak diğer ödemeler, hakediş esasına göre gerçekleştirilir ve ajans usulüne uygun olarak yapılmış harcamalara eş finansmanı oranında katılır. Buna göre; Ajansın ödeme yapabilmesi, ön ödeme tutarının ve aynı oranda yararlanıcının eş finansman tutarının usulüne uygun harcandığını tevsik eden belgelerin ajansa teslimi ve kabulü şartına bağlıdır. Ayrıca, aynı maddenin 7. fıkrasında da Ara ödemeler, yararlanıcı tarafından sunulan, geçerli harcama belgeleri ve ara raporların ajans tarafından uygun bulunarak onaylanmasını takiben yapılır. hükümleri yer almaktadır. Görüldüğü üzere, desteklenen bir projede ara ödemenin yapılabilmesi için, yararlanıcı tarafından, ön ödeme tutarının yanı sıra aynı oranda eş finansman tutarının da proje kapsamında usulünce harcanması ve bu harcamaya dair işlemlerin belgelendirilmesi gerekmektedir. Ajans ödemelerinde hakediş usulünün benimsenmesinde temel amaç, yararlanıcıya aktarılacak kaynağın gerçekten ve sadece proje kapsamında kullanılmasının sağlanmasıdır. Bu bakımdan proje kapsamında harcama belgeleri sunulmaksızın ajansın ödeme yapması söz konusu değildir. Bununla birlikte, Kalkınma Ajansları Proje ve Faaliyet Destekleme Yönetmeliği Madde 26 (6) / Proje Uygulama Rehberi 2.6 kısmında belirtildiği üzere hakediş kavramının genel olarak, yüklenicinin sözleşmeye uygun olarak gerçekleştirdiği bir iş karşılığında tahakkuk eden alacağı ifade ettiği ve buna göre hakediş kavramının temel iki unsurunun, işin yapılması ve alacağın tahakkuk etmesi olduğu unutulmamalıdır. Dolayısıyla ajans her halükarda yararlanıcıya ödeme yapmadan önce sözleşmede belirtilen işlerin gereği gibi yapılıp yapılmadığını kontrol edecektir.

Soru 21: Projemizin başvuru formunda tanımlı olan proje ortağı ve iştirakçilerinden mal/hizmet satın alımı yapabilir miyiz? Cevap 21: Destek Yönetim Kılavuzu 2.1.1.1.1.3.1. Başvuru Sahibinin ve Ortaklarının Uygunluğu başlığı altında bu konuya değinilmiştir. Buna göre; Projeye başvuru sahibi ve ortakları dışında başka kurum/kuruluşlar da iştirakçi olmak suretiyle katılabilirler. İştirakçiler, teknik ve mali destek sağlama, uzmanlık aktarımı gibi konularda projede rol alabilir, ancak mali destekten doğrudan faydalanamazlar. Yine aynı maddenin Alt Yükleniciler başlığı altında Ortak veya iştirakçiler aynı proje kapsamında alt yüklenici olamazlar ifadeleri bulunmaktadır. Soru 22: Bazı tedarikçilerden satın almayı planladıkları ürün/makine vb nin tek üreticisi olduğu ve Türkiye de bayi distribütör vb. adres gösterilebilecek bir yer olmadığı ifade edilmiştir. Satın alma usulleri gereği ihaleye teklif verecek şirketlerin Türkiye de adres göstermesi gereği vardır. Bu durumda Türkiye de adresi olmayan tek tedarikçiden satın alma nasıl gerçekleşecektir? Cevap 22: Yurt içinde tedarikçi olmaması ve makinenin başka bir şekilde alınmasının mümkün olmadığı durumlarda Ajansa bu durumu kanıtlayıcı belgelerin sunularak ön onayının alınması gerekmektedir. Söz konusu belgelerin sunulamaması durumunda açık ihale usulünün uygulanması esastır. Soru 23: Yurtiçi Eğitim ve Danışmanlık hizmetleri hangi usulle alınmalıdır? Cevap 23: Satın alma rehberi 1. bölümde belirtildiği üzere Harcama usul ve esasları ilgili kanunlarca belirlenen yararlanıcılar, destek programları çerçevesinde desteklenen proje ve faaliyetleri kapsamında yapacakları satın alma faaliyetlerini, tabi oldukları satın alma mevzuatı çerçevesinde gerçekleştirirler. Harcama usul ve esasları hiçbir kanun tarafından belirlenmemiş kişi, kurum ve kuruluşlar ise satın alma faaliyetlerini bu Rehberdeki usul ve esaslara göre gerçekleştirir. Soru 24: KİK in belirlediği 2011 yılı için Doğrudan Temin Tutarı 38.144 TL dir. Kurumumuz KİK e tabidir. Dolayısıyla 38.144 TL ye kadar olan alımlarda Doğrudan teminle alım yapılabilir mi? Ayrıca KİK in istisnalarında Bilimsel Araştırma Projeleri ile ilgili maddeler var. O esaslara uyulabilir mi? Cevap 24: KİK e tabi olanlar Kanunda belirlenen limite kadar Doğrudan Temin ile alım yapabilir. 2011 Yılı Mali Destek Programları kapsamında desteklenen projeler, Bilimsel Araştırma Projeleri kapsamına girmemektedir. Soru 25: İlk satın almalarımızı doğrudan temin ile yapacağız, yine de uzmana danışmamız gerekiyor mu? Cevap 25: Proje izleme uzmanının proje süreci boyunca tüm alımlardan haberdar edilmesi gerekmektedir.

Soru 26: Açık ihale ya da pazarlık ihale sonucunda kazanan firma ile sözleşme yapmak zorunlu mudur? Zira teklif mektubunda ihale neticesinde hemen malın ya da malzemenin teslim edilmesi hükmü yazması durumunda sözleşme yapılması teslimatı geciktirebilmektedir. Cevap 26: Satın alma Rehberinin 2. no.lu bölümünde belirtildiği üzere pazarlık ve açık ihale usulü ile yapılacak alımlarda tedarikçiler ile sözleşme imzalanması zorunludur. Soru 27: İhaleye itiraz edilmesi ihale sürecini durdurur mu? İtirazı reddetme neticesinde süreç nasıl devam eder? Cevap 27: Satın alma Rehberinin 2.12 bölümünde belirtildiği üzere İhale sürecindeki bir yanlışlık veya usulsüzlükten zarar görmüş olduklarına inanan istekliler, doğrudan doğruya mali destek yararlanıcısına başvurabilirler. Yararlanıcı, şikayet başvurusunu inceleyerek 45 gün içinde başvuru sahibine yazılı cevap vermelidir. Daha detaylı bilgi için lütfen ilgili bölümü inceleyiniz. Soru 28: Özelliği olan hizmet alımlarında nasıl bir yol izlemek gerekecektir? Mesela bazı hizmet alımları hem projeye özel hem de sadece hizmete özel olabilmektedir ve alternatif bir firma olamamaktadır. Cevap 28: Hizmet alımlarında ihale ekonomik olarak en avantajlı teklif e verilmelidir. Harcama usul ve esasları hiçbir kanun tarafından belirlenmemiş Yararlanıcılar için yaklaşık maliyeti (KDV hariç) 20.000 TL nin üzerinde olan hizmet alımlarının ihale yoluyla gerçekleştirilmesi esastır. BÜTÇE, FAALİYET VE UYGUN MALİYETLER Soru 1: Herhangi bir bütçe kaleminden tasarruf edilen miktar başka bir bütçe kalemi için kullanılabilir mi? Cevap 1: Proje Uygulama Rehberi 2.2.1 ve 2.2.2 bölümleri esas olmak koşuluyla sözleşme değişikliği için gerekli şartları taşımakla birlikte bütçe kalemleri arasında değişiklik yapılabilir. Ancak bütçede kullanılmayan ya da tasarruf edilen kaynakların bulunması yeni bir faaliyet ya da bütçe kaleminin eklenmesi için yeterli neden değildir. Talep edilen değişikliklerin projenin mali istikrarını, hesap verilebilirliğini veya proje amacını tehdit ettiği kanaatine varılırsa Ajans bu talebi onaylayamayabilir. Bu nedenle talep edilen değişikliğin proje amacının gerçekleştirilmesi konusunda zaruri olduğu gerekçelendirilmelidir. Soru 2: Projenin erken tamamlanması konusunda yararlanıcı hak edişi tek seferde yapılması mümkün müdür? Cevap 2: Projenin erken bitmesi durumunda projede yer alan faaliyetlerin gerçekleştirilmesi, gerekli raporlama ve harcama belgelerinin sunulması durumunda hak ediş tek seferde gerçekleştirilebilir. Ancak proje süresinin kısaltılması sözleşmede değişikliğe sebep olacağı için zeyilname yapılması gerekmektedir. Ajans gerekçesine göre zeyilnameyi kabul etme veya etmeme hakkını saklı tutar. Soru 3: Proje kapsamında alınan ekipman KDV den muaf mıdır? Cevap 3: Hayır. Herhangi bir vergi muafiyeti söz konusu değildir.

Soru 4: Herhangi bir satın alıma ilişkin ortaya çıkan maliyetin Yararlanıcıya düşen kısmı proje süresi sonrasına da sarkacak şekilde taksitlendirilebilir mi? Cevap 4: Hayır, proje kapsamında yapılacak satın alımlarda ortaya çıkan maliyetin yararlanıcıya düşen kısmının proje süresi sonrasına sarkacak şekilde taksitlendirilmesi mümkün değildir. Soru 5: Bütçe kalemleri arasındaki aktarımlar ve sözleşme değişiklikleri ne şekilde yapılabilir? Cevap 5: Yararlanıcıların projelerini, Ajans ile imzaladıkları sözleşme hükümleri doğrultusunda uygulamaları esastır. Bu nedenle projeyi ilk planlandığı şekilde uygulamaya çalışmalısınız. Ancak sözleşmenin imzalanmasından sonra projenin uygulamasını zorlaştıracak veya geciktirecek önceden öngörülemeyen ve beklenmeyen durum yahut mücbir sebep söz konusu ise uygulamanın herhangi bir safhasında sözleşmenin değiştirilmesi zorunluluğu ortaya çıkabilir. Bu tür durumlarda uygulanması gereken prosedürler için Proje Uygulama Rehberi 2.2 Sözleşme değişikliği bölümüne bakabilirsiniz. Soru 6: Proje sonunda toplam proje bütçesi tahmin edilenden düşük çıkarsa alacağım destek miktarı da değişecek mi? Cevap 6: Ajansın toplam uygun maliyetinizin kayda bağlanmış mali destek oranından (%) daha fazlasını ödemeyeceğini unutmayınız. Diğer bir deyişle, eğer toplam proje harcamanız başlangıçta belirlenenden daha düşük seviyede olursa, projenize tahsis edilen mali destek aynı oranda düşecektir. Soru 7: Hizmet alımı yoluyla çalıştırılan personelin ücreti ve diğer maliyeti taşeron firma tarafından kamu kurumuna fatura ediliyorsa, ödenecek ücretin bütçenin İnsan Kaynakları kısmında gösterilmesi mümkün müdür? Cevap 7: Hizmet alımı yoluyla çalıştırılan personel bütçede İnsan Kaynakları kısmında gösterilemez. Bütçede İnsan Kaynakları başlığı altında gösterilen personel bordro düzenlenmek suretiyle ilgili kurumun bünyesinde çalışmalıdır. Soruda bahsedilen personelin geçici olarak hizmet alımı yoluyla projede çalışacağı anlaşılmakta olup bütçenin Diğer Maliyet ve Hizmetler başlığı altında gösterilmesi gerekir. Soru 8: Bütçe revizyonunda silinen ancak proje için çok önemli olan bazı kalemler idari maliyetlerden karşılanabilir mi? Faaliyet bütçesinde yer alan idari maliyetler kalemini ne amaçla kullanabilirim? Cevap 8: Proje Uygulama Rehberinin 2.3. Uygun Maliyetler başlığı altında; doğrudan giderlerin belli bir oranına karşılık gelen, projenin yönetim ve gözetimine ilişkin genel maliyetler olarak tanımlanabilecek dolaylı giderler idari gider olarak kabul edilmiştir. İdari giderler, proje bütçesinin herhangi bir kalemi altında doğrudan gider olarak bütçelendirilmiş bir gideri kapsamamalıdır. Uygunluk açısından Sözleşme Ek II-Genel Koşullar madde 14, 16 ve 17 de belirlenen koşulları taşımalıdır. Sorudaki kalemlerin bu kapsamda olup olmadığını incelemek gerekir. Bu kapsamda yukarıdaki şartları taşımakla birlikte proje için gerekli olan ve projedeki kullanım oranına göre belirlenen Yararlanıcı ve varsa ortağına ait ofisin giderleri (kira, elektrik, iletişim, yakıt, kırtasiye masrafları vb.) ile bankacılık masrafları gibi maliyetler idari

maliyetler kalemi arasında sayılabilecektir. Fakat bilgisayar, yazıcı, fotokopi makinesi gibi ofis ekipmanının alımı idari maliyetler kaleminden karşılanamaz. Bu maliyetler götürü olarak bütçelendirileceği için bunlarla ilgili herhangi bir destekleyici belgenin ara ve nihai raporlarla birlikte sunulması gerekmemekte olup, söz konusu raporların ekinde idari giderlerden yapılan harcamaların bir listesinin sunulması gerekmektedir. Ancak izleme uzmanları tarafından projelere yapılacak izleme ziyaretlerinde idari maliyetlerin doğrulanması amacıyla destekleyici belgeler talep edilebilir. Soru 9: Bütçenin standart formatında 1. İnsan Kaynakları kısmında bütçelenen personel ücretleri ile 6. Diğer başlığı altında bütçelenen ve dışarıdan satın alınan hizmetler arasındaki fark nedir? Bu harcamalar nasıl belgelenir? Cevap 9: Projede herhangi bir hizmetin dışarıdan satın alınması öngörülmüşse bu tip harcamaların bütçe formunda 6. Diğer başlığı altında bütçelenmiş olması gerekir. Bu tip harcamalar, hizmetin satın alındığı gerçek/tüzel kişinin niteliğine göre fatura, serbest meslek makbuzu, gider pusulası gibi belgelerle tevsik edilebilir. Üniversiteden yapılan hizmet satın alımlarında da üniversite mevzuatına göre yapılacak olan görevlendirme ile ilgili öğretim görevlisinden satın alınan hizmetin bedeli olarak üniversite döner sermayesinin keseceği fatura karşılığında ödeme yapılabilir. Bu harcama kalemlerinin doğrudan temin limiti olan 20.000 TL nin üzerinde kalması durumunda ihale yapılmalı, altında kalması durumunda doğrudan temin usulüne göre piyasa araştırması yapılarak harcama gerçekleştirilmelidir. Soru 10: Yeminli mali müşavirimizin faturası proje sonrasında kesilecektir. Uygun olmayan maliyet olarak mı değerlendirilecektir? Cevap 10: YMM harcamaları proje uygulama dönemi sonunda gerçekleştirilebileceğinden uygun maliyet olarak kabul edilmektedir. Soru 11: Proje personelinden herhangi bir kurumda sigortalı çalışmayan kişiler için SGK girişleri yapılacak mı? Cevap 11: İnsan Kaynakları başlığı altında yazılan ve herhangi bir kurumda sigortalı çalışmayan kişilerin işe başlamadan bir gün öncesinden SGK girişlerinin yapılması gerekmektedir. Soru 12: Sözleşme toplam bedeli üzerinden ödenen Damga Vergisi idari maliyetlerden karşılanabilir mi? Cevap 12: Damga Vergisi idari maliyetler kaleminden karşılanamaz. İdari maliyetlerden karşılanabilecek giderler 8. sorunun cevabında sayılmıştır. Soru 13: Yazar kasa, perakende satış fişi destekleyici belge midir? Cevap 13: Bütçedeki her bir kalem için fatura/makbuz/gider pusulası karşılığı alım yapılması gerekmektedir. Ancak idari giderler altındaki çok küçük çaplı alımlar için yazar kasa/perakende satış fişi destekleyici belge olabilir. Bu yolla yapılan aylık harcamalarda 1.000 TL elden ödeme sınırı aşılmamalıdır.

İZLEME VE RAPORLAMA Soru 1: Destek miktarının 100.000 TL yi geçtiği durumlarda kamu kurumlarından harcama teyit raporu/dış denetim istenecek midir? Cevap 1: Destek miktarı 100.000 TL yi geçen kamu kurumları dahil tüm proje sahiplerinden nihai raporla birlikte sunulacak harcama teyit raporu istenecektir. Soru 2: Proje tamamlandıktan sonra da izlemelere devam edilecek midir? Cevap 2: Projenin tamamlanmasının ardından yararlanıcının devam eden yükümlülükleri ile ilgili olarak yerinde ziyaretler yapılacaktır. Soru 3: Proje uygulama süresi bittikten sonra projeler ne kadar süre ile denetlenir ve proje ile ilgili belgelerin saklanması sorumluğu kime aittir? Cevap 3: Projelerin belirlenen amaçlara uygun olarak gerçekleştirilmesi, uygulamaların sözleşmede belirtilen usul ve esaslara göre yürütülmesi ve belgelendirilmesi, belgelerin proje uygulaması sona erdikten sonra en az beş yıl süreyle muhafazası ve yapılacak denetimlerde bu belgelerin görevlilere ibraz edilmesi sorumluluğu yararlanıcıya aittir. Soru 4: Kamu personeli olarak görevlendirilecek personelin sözleşme imzasından 10 iş günü içerisinde görevlendirme belgesinin sunulmaması durumunda nasıl bir yol izlenebilir? Cevap 4: Sözleşme nin 7.13 no.lu maddesinde belirtildiği üzere Proje kapsamında görevlendirilen yüksek öğretim kurumları nda görevli öğretim elemanları ile kamu kurum ve kuruluşlarında çalışan personelin bağlı oldukları kurumun yetkili merci tarafından onaylanmış, Başvuru Formu ve ekleri ile tutarlı, görevlendirme süresi ve koşullarının yer aldığı görevlendirme yazıları sözleşme imzalanmasını müteakip en geç 10 iş günü içerisinde Ajans a teslim edilir. Söz konusu görevlendirme yazılarının belirtilen sürede sunulamaması halinde gerekçeleriyle birlikte Ajansa bildirimde bulunulması gerekmektedir. Soru 5: Proje Uygulama ve Satın alma Eğitim sunumlarınızı maille gönderebilir misiniz? Cevap 5: Sunumlar internet sitemizde Destekler sekmesi altında Proje Uygulama Süreci başlığının altında (http://www.ankaraka.org.tr/tr/content.asp?id=431) bulunmaktadır. Soru 6: Firmamız proje konusu olarak Ankara Hediyelik Eşya Koleksiyonu hazırlamayı hedeflemektedir. 8000 parça ürün imal edilecektir (Bunların çoğu çok küçük hediyelik objelerdir). Görünürlük esasına göre her ürüne logo koymak gerekli midir? Bu çok zorlayıcı olacağından satış yapılan yerin önüne kırlangıç amblemini koymak yeterli değil mi? Cevap 6: Destek kapsamında ortaya çıkan her türlü tesis, makine, teçhizat ve basılı materyal üzerinde görünürlük kuralları çerçevesinde, proje/faaliyet kapsamında satın alınan ekipmanın Ajansın desteği ile sağlandığını belirten ifadeler ile T.Cevap Ankara Kalkınma Ajansı ve T.Cevap Kalkınma Bakanlığı logolarının yer alması sağlanır. T.Cevap Ankara Kalkınma Ajansının ve Bakanlığın logosu en az yararlanıcılar ve ortaklarının logolarıyla aynı büyüklükte ve görünürlükte olmalıdır. Ayrıca; başvuru rehberlerinde belirtilecek istisnalar dışında, kar amacı güden işletmeler ticarî amaçlı ürün, hizmet, ambalaj, broşür ve diğer

tanıtım malzemelerinde T.Cevap Ankara Kalkınma Ajansı Genel Sekreterliğinin izni olmaksızın, yukarıda bahsi geçen amblem, logo veya sloganları kullanamaz. Ayrıca, proje kapsamında elde edilen doğrudan gelirler ara ve nihai rapor dönemlerinde beyan edilerek Ajans tarafından verilecek destek miktarından düşürülür. PROJE HESABI VE ÖDEMELER Soru 1: Proje hesabını kullanmak zorunda mıyız? Cevap 1: Mali destekler kapsamında Ajansın sağlayacağı destek tutarının yararlanıcıların kendi adlarına açmış oldukları proje hesabı kullanılarak harcanması zorunludur. Bu uygulama, Banka ile yaptığımız protokol uyarınca, Ajans olarak, proje hesabının ekstresini görme ve harcamaları gerçekleştiği gün izleyerek gerektiğinde sözleşmenin eki olan bütçe ile karşılaştırma ve proje dönemi sonunda hesaptan gerçekleşen toplam bütçeyi görme imkanı sağlamaktadır. Burada, özellikle proje kapsamında istihdam edilen personel maaşı ödemelerinde, bu tutara tekabül eden prim ve vergi ödemelerinin, kurumda proje kapsamı haricinde istihdam edilen diğer personel için beyan edilerek ödenecek tutardan ayrı olarak beyan edilmesi ve ödenmesinin pratikte mümkün olamayacağı değerlendirilmektedir. Proje kapsamında bütçelenen ve uygun maliyet olarak değerlendirilen personel maaşları için hesaplanan prim ve vergi tutarlarının proje hesabından yararlanıcının asıl hesabına açıklama kısmında proje personelinin ismi belirtilmek suretiyle aktarılarak yine toplu şekilde SGK ve vergi dairesi hesaplarına transfer edilmesi mümkündür. Yasal kesintilerden sonra personele ödenecek net maaşın proje hesabından doğrudan personelin kişisel hesabına ödenmesi gerekmektedir. Her koşulda bu ödemeler sözleşme, ücret beyanı, ücret bordrosu (Proje Uygulama Rehberi EK 5.1.2 ve 5.1.3), aylık zaman çizelgesi (Proje Uygulama Rehberi EK 5.1.1), vergi beyanı, SGK hizmet cetveli gibi destekleyici dokümanlar ve bu miktarların ödendiğine dair banka dekontu ile ispatlanmak zorundadır. Kamu kurumları için, eş finansman olarak gösterilen mevcut personelin proje kapsamında çalıştıkları zamana tekabül eden maaşlarının ödenmesinde proje hesabının kullanılması zorunluluğu bulunmamakta olup, ilgili kamu kurumunda çalışan söz konusu personel için kurumunca halihazırda düzenlenen maaş bordrosu ile Proje Uygulama Rehberinin yukarıda sayılan (ilgili olan) ekleri doldurularak destekleyici belge olarak ibraz edilmelidir. Soru 2: Aylık 1.000 TL ye kadar ödemeleri banka hesabını kullanmadan nakit olarak yapabileceğimiz hususu uygulama rehberinde var. Bu yolu kullanabilir miyiz? Cevap 2: İlgili harcama belgeleri sunulmak kaydıyla bu şekilde yapılacak harcamaların toplamı aylık 1.000 TL yi geçemez. Öncelikle, sözleşmenin eki olan bütçede bulunan kalemler dışında harcama yapılmaması şarttır. Ayrıca bütçede bulunan bu harcamaların tamamının bankadaki proje hesabından yapılması esastır. Ancak, uygulama sürecinde, bütçede olan ve nakit ödeme yapılmasını gerektiren harcamalar da söz konusu olabilir. Örneğin proje faaliyeti kapsamında yurt dışına gidişlerde otobüs bileti alınmasını gerektiren durumlarla karşılaşılabilir. Bu tip harcamalar nakit ödemeyi gerektiren faaliyetlerdir. Bu durumda, yararlanıcı kendi cebinden bu parayı ödeyerek faturasını sonradan gerçekleşecek olan izleme ziyaretinde ve ara raporunda ibraz etmek suretiyle harcama yapabilir, bu

harcamalar uygun maliyet olarak değerlendirilecektir. Bu tip harcamaların bütçelenmiş olması ve bütçede faaliyet olarak açıkça tanımlı olan işler için yapılması esastır. Soru 3: Proje hesabından nakit çekimindeki 1.000 TL lik sınırında proje süresini mi dikkate almalıyız? Cevap 3: Nakit çekimde takvim ayı dikkate alınmalıdır. Soru 4: Mali destek tutarı Ajans tarafından proje hesabına yatırılana kadar, yararlanıcı olarak faaliyetlerimize kendi eş finansmanımızı kullanmak suretiyle başlamak istiyoruz. Bu durumda proje hesabına yatırdığımız eş finansmanımıza bloke konulacak mı? Harcamalarımızı nasıl gerçekleştireceğiz? Cevap 4: Banka, sadece Ajans ın yatırdığı destek tutarına bloke koyabilir. Yararlanıcıların proje hesabına kendi eş finansmanları adına yatırdıkları tutara bloke konması söz konusu değildir. Soru 5: Projeyle ilgili ödemeleri internet bankacılığı kullanarak yapabilir miyim? Cevap 5: Evet, kullanabilirsiniz. İşlemlere ilişkin tevsik edici belgelerin sunulabilmesi kaydıyla internet bankacılığı kullanılmasında herhangi bir sakınca görülmemektedir. Soru 6: Proje için döviz hesabı açtırabilir miyiz? Cevap 6: Evet, bildirim mektubu sunulması şartı ile yararlanıcılar tarafından zorunlu olarak milli para birimi dışındaki yabancı para cinsinden yapılmış harcamalara ilişkin ödemelerde kullanılmak üzere proje hesabına bağlı bir döviz hesabı açılabilir. Soru 7: Projelerde tedarikçilerimize ödeme yapmak için her bir ödeme öncesi Ajans tan onay alma zorunluluğu var mıdır? Cevap 7:Proje hesabından yapılan ödemeler öncesi Ajansın onay vermesi şeklinde bir uygulama yapılmamaktadır. Soru 8: Proje kapsamındaki ödemelerimizi çek ile yapabilir miyiz? Cevap 8: Çek ile yapılan ödemeler, hak ediş için yeterli bir ödeme olarakgörülmemektedir. Hak edişlerde esas, söz konusu malın mülkiyetinin yararlanıcıya geçmesi, yararlanıcının tedarikçiye herhangi borcunun kalmamış olmasıdır. Düzenli izleme ziyaretlerine gelindiğinde ya da rapor dönemlerindeki ödeme taleplerinde, harcamaların yapıldığı hem faturalarla, hem de ödeme dekontları ile (tedarikçinin hesaplarına intikal ettiği doğrulanacaktır) ve banka ekstresinden hangi hesaba gittiği görülmek suretiyle kontrol edilecektir. Eğer çek ödenmemişse tedarikçinin hesaplarına intikal söz konusu olmayacak, hak ediş gerçekleşmemiş olacaktır. Bunun da ötesinde, çek ile yapılan ödemeler (proje hesabına çek karnesi çıkarılamaması dolayısıyla) proje hesabından gerçekleşemeyeceği için zaten mümkün olmamaktadır.

Soru 9: Başvuru sahibi ya da ortakları tarafından sağlanması gereken eş finansman tutarının nakdi olarak proje hesabında görülmesi zorunlu mudur? Eş finansman katkısı sözleşme imzalandıktan hemen sonra projeye dahil edilmeli midir? Cevap 9: Başvuru sahibi ya da ortakları tarafından sağlanacak eş finansmanın, sözleşme imzalanır imzalanmaz projeye özel olarak açılacak banka hesabına yatırılması zorunlu değildir. Ancak, hak ediş esasına göre yapılacak ara ödemelerden önce, Ajans tarafından yapılan ön ödemenin aynı orandaki yararlanıcı eş finansmanı ile birlikte proje kapsamında uygun şekilde harcanması ve ödemeleri tevsik edici belgelerin ödeme talepleri ile birlikte sunulması gerekmektedir. Soru 10: Yurt dışından makine alımlarında yabancı para cinsinden ödeme yapılacaksa TL olarak açılan proje hesabı nasıl kullanılacaktır? Cevap 10: Proje hesabına bağlı bir yabancı para proje hesabı açılacak olup (yeni proje hesabına ilişkin Mali Kimlik Formunun Bankaya onaylatılarak Ajansa ulaştırılması gerekir), eş finansman buraya doğrudan yabancı para olarak yatırılarak yabancı para cinsinden ödeme yapılabilecektir. Soru 11: Özellikle yurt dışından makine alımlarında, firmamızın makine bedelinin tamamını peşin ödeyerek satın alması gerektiği durumlarda, firmamızın bunu finanse etmekte zorlanacağı, Ajansın katkısı olmaksızın makine alımının gerçekleşemeyeceği durumda süreç nasıl olacaktır? Cevap 11: Kalkınma Ajansları Proje ve Faaliyet Destekleme Yönetmeliğinin Desteğin Ödenmesi başlıklı 26. maddesinin 6. fıkrasında Ajans tarafından ön ödeme sonrasında yapılacak diğer ödemeler, hak ediş esasına göre gerçekleştirilir ve Ajans usulüne uygun olarak yapılmış harcamalara eş finansmanı oranında katılır. Buna göre; Ajansın ödeme yapabilmesi, ön ödeme tutarının ve aynı oranda yararlanıcının eş finansman tutarının usulüne uygun harcandığını tevsik eden belgelerin Ajansa teslimi ve kabulü şartına bağlıdır. Ayrıca, aynı maddenin 7. fıkrasında da Ara ödemeler, yararlanıcı tarafından sunulan, geçerli harcama belgeleri ve ara raporların Ajans tarafından uygun bulunarak onaylanmasını takiben yapılır. hükümleri yer almaktadır. Ajans ödemelerinde hak ediş usulünün benimsenmesindeki temel amaç, yararlanıcıya aktarılacak kaynağın gerçekten ve sadece proje kapsamında kullanılmasının sağlanmasıdır. Bu bakımdan proje kapsamında harcama belgeleri sunulmaksızın Ajansın ödeme yapması söz konusu değildir. Ancak bu durum, Ajansın, yararlanıcının nakit akışını da düzenlemesini gerektirmez. Bu husus, yararlanıcının tamamen kendi takdir ve tasarrufu altında bir konu olup Ajansın bu alana müdahale etmesi söz konusu olamaz. Diğer bir ifadeyle Ajans, harcama işleminin gerçekleşmesi bakımından, yararlanıcının taahhüt edici bir işlemle borç altına girmesini yeterli görüp bu borcun fiilen ödenmiş olması (kişinin bir tasarruf işlemiyle aktif değerlerinin azalması) şartını aramayabilir. Bu durumlarda ara ödemelerde nakit akışını ispatlayan banka dekontları ara raporun destekleyici belgeleri arasında olmak zorunda değildir. Yukarıdaki açıklamalar çerçevesinde, uygulama sürecinde ortaya çıkabilecek bazı zorunlu durumlarda, ara ödemenin yapılması için makine bedelinin tamamının ödenmiş olması ve faturanın kesilmiş olmasının şart koşulmayabileceği (ihale sürecinin tamamlandığına ilişkin evrakların tam olması, sözleşmenin imzalanması ve ön ödemenin yapılmış olması gibi emarelerin de ara ödemenin proje hesabına yatırılması için yeterli olabileceği) ifade edilebilir. Bu durumda yararlanıcı ihale sürecini usulüne uygun olarak sonlandırmış olacak, tedarikçi ile sözleşmesini yapacak, kendi eş finansmanı oranında harcamayı yapacak, Ajansa sunacağı ara raporda tüm bu hususları belgeleyecek ve herhangi bir uygunsuzluk/usulsüzlük olmadığı

takdirde Ajans, ara ödemeyi proje hesabına yatıracaktır. Bu tarz satın almalar, yüksek bedelli olan ve yurt dışından bedeli peşin olarak ödenmesi gereken makine alımlarında söz konusu olabilir. Ajansın, bu tip durumlarda riskli gördüğü yararlanıcılardan makine bedelinin tamamının ödeneceği tarihe kadar geçici ek teminat isteme hakkı saklıdır. Soru 12: Yurt dışındaki firmalar ihalelere nasıl girecekler? Cevap 12: Eğer tedarikçi yurt dışında bulunuyorsa, bu firmaların yurt içinde distribütörleri bulunabilir. Bu distribütörler ihalelere kendi adlarına katılarak teklif verebilirler. Distribütörleri bulunmuyorsa, bu durumda ihale şartnameleri hazırlanırken yurt dışındaki tedarikçinin ihaleye doğrudan teklif verebileceği şekilde (İhalenin yurt dışındaki firmalara da açık olduğu, fiyat teklifinin Euro cinsinden verileceği, vs.) hazırlanmalıdır. İhaleye yurt dışında mukim firmanın da teklif verebilmesi için şartlar mevzuatın izin verdiği ölçüde kolaylaştırılabilir. Ancak unutulmamalıdır ki, hazırlanan ihale şartnameleri, yerli/yabancı ayrımı olmaksızın tüm firmalar için geçerlidir. İhalelere sadece tek bir firmanın gireceği şekilde rekabeti ve eşitlik ilkesini zedeleyici şartname düzenlenemez. Uygun olan tüm tedarikçilerin ihalelere katılımını sağlamak esastır. Bu hususlara aykırı şekilde yapılan ihaleler geçerli değildir. Soru 13: Öngörülmeyen ancak proje için çok önemli olan yeni kalemler eklenip idari maliyetlerden karşılanabilir mi? Cevap 13: Proje Uygulama Rehberinin 2.2.2. Sözleşme İçin Zeyilname başlığı altında ifade edildiği üzere, bütçeye yeni bir kalemin eklenmesi ya da mevcut kalemin çıkarılması zeyilname gerektirmektedir. Bu kalemlerin idari maliyetlerden karşılanması mümkün değildir. Soru 14: Bazı bankalar uluslararası fonları kullandırarak teminatsız, uzun vadeli ve çok uygun şartlarda kredi veriyorlar ancak bu krediyi doğrudan tedarikçinin hesabına yatırarak kullandırıyorlar. Bu durumda bu cazip kredi avantajından yararlanabilmemiz için proje hesabını kullanmamız mümkün görülmüyor. Nasıl bir yol izleyebiliriz? Cevap 14: Proje hesabının kullanılmasının zorunlu olduğu ifade edilmiş ve bu uygulamanın, Ajansa, proje hesabının ekstresini izleyerek uygulama dönemi boyunca yapılan harcamaları takip etme, bütçeyle karşılaştırma yapma kolaylığı sağlayacağı belirtilmişti. Bu uygulamadaki amacımız verilen desteğin projenin amaçlarına uygun şekilde gerçekleşmesini temin etmektir. Yukarıdaki soruda ifade edilen durum istisnai bir durumdur. Böyle bir durumda, öncelikle ilgili izleme uzmanınızla durumu paylaşınız. Satın alma usullerine uygun şekilde hareket ederek, makine/ekipmanın satın alımı için ihale öngörülmüş ise ihale sürecini usulüne uygun şekilde tamamlayınız. Sözleşme sürecinin tamamlanmasını müteakip şartname ve sözleşme hükümlerine uygun şekilde kredi aldığınız bankanın ödemeyi tedarikçinin hesabına doğrudan transfer etmesini sağlayınız. Bu durumda, ihale dosyası dokümanları arasında bulunan ve tedarikçi tarafından ihaleye teklif verilen zarfın içinde (tedarikçi tarafından doldurulmuş, imzalanmış ve onaylanmış şekilde) bulunması gereken Mali Kimlik Formu nda yazılı olan tedarikçi hesap numarası ile paranın transfer edildiğine ilişkin banka dekontunda yazılı olan hesap numarasının aynı olması gerekmektedir.

Soru 15: Sözleşmenin eki olan bütçede bulunmamasına rağmen yine sözleşmenin eki olan proje tanımında yer alan bir faaliyetle ilgili olarak, uygulama döneminde, diğer kalemlerden tasarruf edilmesi halinde bu faaliyet için bildirim mektubu ile bütçe aktarılabilir mi? Cevap 15: Proje Uygulama Rehberinin 2.2.2 Sözleşme İçin Zeyilname başlığı altında açıklandığı üzere, bütçeye yeni bir kalemin eklenmesi ya da mevcut kalemin çıkarılması zeyilname gerektirmektedir. Dolayısıyla, bu tip değişiklikler için bildirim mektubuyla değişiklik yapılması mümkün değildir, zeyilname düzenlenmesi gerekmektedir. Soru 16: Proje hesabında repo yapıldığında bu parayı hesaplarda göremiyoruz. Bankanın proje hesabındaki tutarı günlük olarak repo yapması bizim kullanımımıza engel olur mu? Cevap 16: Proje hesabındaki tutar günlük olarak repoya bağlanmakta olup repo bağlandığında hesaptaki para görülememektedir. Ancak bu durum yararlanıcının parayı kullanmasına engel değildir. Proje kapsamında yapılacak ödemeleriniz söz konusu olduğunda bankaya talimat geçerek aynı gün içinde parayı kullanabilirsiniz. Paranın kısmen kullanılması gereken durumlarda, talimat geçildiği anda, talimat geçilen kısım kadar tutarın reposu bozularak tedarikçinize ödeme yapılacak, geri kalan kısmın reposu devam edecektir. Soru 17: İhalelerde sözleşme aşamasında yükleniciden hangi belgeler istenmelidir? Cevap 17: İhale tarihi itibariyle ilgili kurumlardan alacağı SGK ve vergi borcu olmadığına dair resmi yazı ile Ticaret ve Sanayi Odalarından alacağı ihale durum belgesi ve ihale dosyasında talep edilen diğer belgeler (varsa) istenmelidir. Soru 18: Üniversiteden görevlendirme ile danışmanlık hizmeti ya da bir kamu kurumundan mal veya hizmet satın almak istediğimiz durumlarda ihale limitlerinin üzerinde olması halinde ihale yapmak zorunda mıyız? Cevap 18: Bütçenin 6. Diğer Hizmetler bölümünde öngörülen tüm satın almalar, harcama usul ve esasları hiçbir kanun tarafından belirlenmemiş yararlanıcılar için satın alma rehberindeki usul ve esaslara göre yapılacak olup eğer yaklaşık maliyet 20.000 TL (KDV hariç) nin üzerinde ise ihale yapma zorunluluğu bulunmaktadır. Bütçenin 1. İnsan Kaynakları bölümüne yazılan personel ücretlerinde ise, bu personel yararlanıcının kendi bünyesinde ücret karşılığı çalıştırılacağı için satın alma kapsamında değerlendirilmemekte, ücret bordrosu düzenlenerek ödeme yapılmaktadır. Soru 19: Kamu kurumu olarak, yurt dışı seyahatlerde oluşacak harcırah miktarı için Harcırah kanununa göre mi hareket edilecek ve bu rakam eş finansman olarak mı gösterilecek? Yoksa kurumdan harcırah almadan gerek yol ve konaklama masrafları faturaları karşılığında gerekse de gündelikler proje uygulama rehberinde bulunan formatın doldurularak imzalanması karşılığında Ajans hibesinden karşılanabilecek mi? Cevap 19: Kamu görevlisinin tabi olduğu mevzuata göre proje bütçesinden kendisine ödeme yapılabilmesi halinde bu kapsamda ödeme yapılabilecektir. Sözleşmede Yolculuk ve gündelik giderleri (Yurtiçi gündelik giderleri, 2011 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununun H Cetvelinde (10/2/1954 tarihli ve 6245 sayılı Harcırah Kanunu Hükümleri Uyarınca Verilecek Gündelik ve Tazminat Tutarları) belirtilen memur ve hizmetliler başlığı altında, aylık/kadro derecesi 1-4 olanlar için öngörülen tutarın iki katını aşmayacak şekilde belirlenmelidir. Yurtdışı gündelik giderleri için, Bakanlar Kurulunun Yurtdışı Gündeliklerine Dair Kararında

(2011 yılı için 5 Ocak 2011 tarih ve 27806 sayılı Resmi Gazete de yayımlanan 2011/1241 sayılı Karar) belirtilen diğer şekillerde görevlendirilenlerden aylık/kadro derecesi 1-4 olanlar için öngörülen tutar esas alınarak, bu kararın hükümleri uygulanır.) ifadesi bulunmakta olup bu sınırlar dahilinde kalmak kaydıyla proje bütçesinde ilgili kalem için belirtilen tutarı aşmayacak şekilde harcama tevsik edici belgeleri de düzenleyerek kamu personeline ödeme yapılabilir. Yol ve konaklama masrafları da fatura ve biniş bileti karşılığında, bütçelenmiş olmak ve yukarıda belirtilen sınırlar dahilinde kalmak kaydıyla ödenebilir. Yukarıdaki giderlerin eş finansman olarak gösterilmesi durumunda tüm maliyetlerin ilgili kurumun kendi bütçesinden karşılanacağı, tabi olduğu mevzuat hükümlerine göre hareket edeceği, bu durumda yine harcama tevsik edici belgeleri Ajansa ibraz etmesi gerektiği açıktır. Soru 20: Kamu kurumlarından memur ya da üniversitelerden öğretim görevlilerine proje bütçesi dahilinde yapılacak ödemelerde yöntem nasıl olacaktır? Bu kişilere ücret, harcırah, yolluk ödenebilir mi? Cevap 20: Sözleşmenin EK II-Genel Koşulları 14. maddesinin 5. fıkrasında projenin uygulamalarında görev alan kamu görevlilerinin maaşları uygun olmayan maliyet olarak sayılmaktadır. Ancak yine aynı maddenin dipnotunda, Kamu görevlilerinin maaşları projede çalıştıkları süre oranında, belgelendirilmek koşuluyla yalnızca yararlanıcının eş finansmanı olarak kabul edilebilmektedir. Bununla birlikte, kamu görevlisinin tabi olduğu mevzuata göre proje bütçesinden kendisine ödeme yapılabilmesi halinde bu ödemeler, Ajansın sağladığı mali destekten de karşılanabilir. Bu durumda, Ajans talep ettiği ispatlayıcı belgeleri belirtmelidir. Ayrıca, kamu görevlilerinin yolluk ve gündelik giderleri, bu rehberde belirtilen şartlara göre uygun maliyet olarak kabul edilebilir. ifadesi yer alır. Yukarıdaki ifadeler çerçevesinde, kamu personeline ödenecek maaş mali destekten karşılanamaz, yalnızca eş finansman olarak gösterilebilir. Ancak kamu görevlisinin tabi olduğu mevzuatın izin vermesi halinde, örneğin, üniversite öğretim görevlilerinden gerçekleştirilen hizmet satın alımları üniversitenin kendi mevzuatında düzenlenmiş olup ilgili öğretim görevlisinin görevlendirilmesi ile mümkün olmaktadır. Bu durumda, üniversite döner sermayesinin kestiği fatura karşılığında ödeme yapılarak harcama tevsik edilmiş olur. Harcırah ve yolluklarla ilgili olarak ise, projede bütçelenmiş olmak ve mükerrerliğin önlenmesi için kendi kurumundan almamak kaydıyla, ilgili kamu görevlisine (veya personele) belirtilen sınırlar dahilinde harcırah ve yolluk ödemesi yapılabilir. Bu durumda harcama tevsik edici belgeler, proje uygulama rehberinde yer alan ilgisine göre EK 3.5 Harcırah Bildirim Tablosu, EK 5.1 Proje Personeli Zaman Çizelgesi ve Ücret Bordrosu, EK 5.3 Yakıt Gideri Bildirim Tablosu dur. Yol ve konaklama masrafları da fatura ve biniş bileti karşılığında ve bütçelenmiş olmak kaydıyla ödenebilir. Soru 21: İşletme hesabından A giderinin harcamasını yapıp proje hesabından da B giderinin harcamasını yapıp daha sonra denkleştirme yapabilir miyiz? Cevap 21: İşletme hesabınızdan eş-finansman gerektiren harcamalarınızı yapıp, proje hesabından da destek tutarını harcayabilirsiniz. Soru 22: Fatura-ödeme tarihleri aynı olmadığından, ara rapor dönemi içinde bir satın almamızın faturasını almışsak ama ödemesini ara rapor dönemi geçtikten sonra yapabileceksek hangi rapor döneminde bu maliyeti Ajansa bildirebileceğiz? Cevap 22: Proje Uygulama Rehberi 2.5.1 Ara ve nihai raporlar başlığıu altında belirtildiği üzere Ara ve nihai ödeme talepleri, 04/01/1961 tarihli ve 213 sayılı Vergi Usul Kanunu, 31/05/2006 tarihli ve 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu ve diğer

ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak düzenlenmiş dekont veya kredi kartı ekstresi gibi ödemenin fiilen gerçekleştiğini gösteren belgeler veya sözleşme, taahhütname, bono gibi ödeme yükümü altına girildiğini gösteren belgelerle birlikte ara/nihai rapor ekinde sunulur. Ancak kamu kurum ve kuruluşları dışındaki yararlanıcılar, nihai ödeme bakımından ödemenin fiilen gerçekleştiğini gösteren belge ibraz etmek zorundadır. Dolayısıyla ara ödemelerde ödemenin fiilen gerçekleştiğini gösteren belgelerin sunulamaması durumunda sözleşme, taahhütname, bono gibi ödeme yükümü altına girildiğini gösteren belgeler de sunulabilir. Soru 23: Vakıfbank ın sağladığı imtiyazları sağlaması halinde başka bir banka ile çalışabilir miyiz? Cevap 23: 2011 yılı Mali Destek Programları kapsamında Ankara Kalkınma Ajansı ve T.Cevap Vakıfbank T.A.O. Ankara Şubesi arasında bir protokol imzalanmıştır. Süreçte ilgili banka şubesi ihale ile tespit edilmiştir. Bu çerçevede başka bir banka/şube ile benzer bir protokol yapılması söz konusu değildir. SÖZLEŞME VE DEĞİŞİKLİKLER (BİLDİRİM MEKTUBU VE ZEYİLNAME) Soru 1: Sözleşmelerden doğan damga vergisi ile ilgili olarak; Ajansın damga vergisi muafiyeti olduğu için tek nüshanın damga vergisini -binde 8,25 oranında- ödemek yeterli olur mu? Damga vergisini idari maliyetlerden karşılayabilir miyiz? Cevap 1: Ajansın damga vergisi muafiyeti olduğu için damga vergisinin (toplam sözleşme bütçesinin binde 8,25 i tutarında) Yararlanıcılar tarafından yatırılarak ödendi makbuzunun bir nüsahasının Ajansa sunulması gerekmektedir. Soru 2: Bütçe kalemleri arasındaki aktarımlar ve sözleşme değişiklikleri ne şekilde yapılabilir? Cevap 2: Yararlanıcıların projelerini, Ajans ile imzaladıkları sözleşme hükümleri doğrultusunda uygulamaları esastır. Bu nedenle projeyi ilk planlandığı şekilde uygulamaya çalışmalısınız. Ancak, sözleşmenin imzalanmasından sonra projenin uygulamasını zorlaştıracak veya geciktirecek, önceden öngörülemeyen ve beklenmeyen durum yahut mücbir bir sebep söz konusu ise uygulamanın herhangi bir safhasında sözleşmenin değiştirilmesi zorunluluğu ortaya çıkabilir. Bu tür durumlarda uygulanması gereken prosedürler için Proje Uygulama Rehberi 2.2 Sözleşme Değişikliği bölümüne bakabilirsiniz. Soru 3: Bildirim mektupları ve zeyilname talep yazılarımızı Ajansa e-mail ya da faksla ulaştırmamız yeterli midir? Cevap 3: Usulüne uygun şekilde düzenlenen bildirim mektupları ve zeyilname yazılarının ıslak imzalı asıllarını Ajansa ulaştırmanız gerekmektedir. Bu evraka Ajans bünyesinde giriş tarihi yazılarak kayıt numarası verilecek olup evrakın Ajansa ulaştığı tarih olarak bu giriş tarihi baz alınacaktır. Evrakı fiilen göndermeden önce tarayıp e-mail ile Ajansa göndermeniz, ilgili uzmanınızın görüşünü almanız açısından fayda sağlayacaktır.

Soru 4: Proje kapsamında belirlenen proje süresinin uzatılması mümkün müdür? Cevap 4: Bu süre ancak mevzuatta belirtilen mücbir sebeplerin oluşması halinde uzatılabilir. Mücbir sebepler Proje Uygulama Rehberi 2.2 Sözleşme Değişikliği bölümünde belirtilmiştir. Soru 5: Proje personelinde değişiklik yapılabilir mi? (Örneğin elektronik mühendisi yerine bilgisayar mühendisi) Cevap 5: Yararlanıcıların projelerini, projede önerilen ekiple gerçekleştirmeleri esastır. Ancak, sözleşmenin imzalanmasından sonra istifa, hastalık vb. zorunlu hallerde proje personelinin değişikliği söz konusu olabilir. Proje personeli değişikliği değişikliğin gerekçelerinin açıklandığı bildirim mektubu ve ekinde değiştirilen personelin yerine gelecek yeni personelin vasıflarının eşdeğerliğini ortaya koyacak özgeçmişi ile yapılmalıdır. Değişikliğin bildirilmesinden sonra onaylama yetkisi Ajansa aittir. Bu nedenle değişikliği gerçekleştirmeden önce izleme uzmanınıza danışmanız yararınıza olacaktır. Soru 6: Şirketin niteliği ve hukuki yapısı değişmeden ortakların hisse paylarının değiştirilmesi durumunda Ajansa herhangi bir bildirimde bulunulması gerekiyor mu? Cevap 6: Şirketin sermaye yapısındaki değişikliklerin Ajansa bildirilmesi gerekmektedir. Söz konusu değişiklik Yararlanıcının KOBİ statüsünü değiştirmeyecek mahiyette olmalıdır.