Dök. No: AUZEF-SS-2.6.-05 Yayın Tarihi:30.06.2014 Rev.No:00 Rev Tarihi: Sayfa 1 / 5 1. Amaç... 2 2. Kapsam... 2 3. Sorumlular... 2 4. Tanımlar... 2 5. Standartların Detayları... 2
Dök. No: AUZEF-SS-2.6.-05 Yayın Tarihi:30.06.2014 Rev.No:00 Rev Tarihi: Sayfa 2 / 5 1. AMAÇ Ses ve Görüntü Hizmetleri Sürecinde,, AUZEF e bağlı Senaryosuz Hizmetler Süreci nin iç ve dış paydaşlar ile yürüttüğü işlerde yapılacak olan senaryosuz çekim standartlarını belirlemek için yazılmıştır. 2. KAPSAM AUZEF in çalıştığı iç ve dış paydaşlar bünyesinde ve işbirliklerinde yapılan senaryosuz hizmetleri kapsamaktadır. 3. SORUMLULAR AUZEF Yönetimi, Süreç Sorumluları, Süreç Asistanları, Şube Sorumluları 4. TANIMLAR İç Paydaşlar: AUZEF bünyesinde bulunan tüm bürolar ve şubeler. Dış Paydaşlar: AUZEF in iş birliği yaptığı kurum ve kuruluşlar. 5. STANDARTLARIN DETAYLARI Senaryosuz Hizmetler, AUZEF in iç ve dış paydaşlarıyla yürüttüğü işlerin Senaryosuz video çalışmaları kapsamında görev yapan bir Ses ve Görüntü Hizmetleri Şubesi birimidir. Ses ve Görüntü Hizmetleri nin tüm birimlerinden ürün talebi Hizmet Talep Formu ile yapılır.
Dök. No: AUZEF-SS-2.6.-05 Yayın Tarihi:30.06.2014 Rev.No:00 Rev Tarihi: Sayfa 3 / 5 Senaryosuz Hizmet ürünleri; 1. Açılış Organizasyonları, 2. Konferans-Seminer Çekimleri, 3. Çalıştay Çekimleri, 4. Mezuniyet Çekimleri. 1- Açılış, Konferans, Seminer, Çalıştay, Mezuniyet vb. Organizasyonlar; İşin Belirlenmesi; Üniversitede bünyesinde ya da dış paydaşlar dâhilinde olan Açılış, Konferans, Seminer, Çalıştay, Mezuniyet vb. Organizasyonların çekimi, minimum bir ay öncesinden Hizmet Talep Formu ile gerçekleşir. Hizmet Talep Forumunda, programının konusu, günü, saati, yeri ve program akışı belirtilir. İş Planlaması; Hizmet Talep Formu ile gelen bilgiler, Senaryosuz Hizmetler Birimi Sorumlusu tarafından değerlendirilir. Değerlendirme sonunda programda görevli olacak ekip, ekipman ve araç belirlenir. Ön Hazırlık; Organizasyonun yapılacağı mekan için birgün önceden teknik danışman nezaretinde ekipman hazırlanır. Hazırlanan ekipman ve ekip, tahsis edilen araç ile çekim yapılacak mekana gider. Mekân için keşif yapılır. Yapılan keşif sonunda kameraların kurulumu ekip sorumlusunun gözetimi altında ve yönetmenin direktifi doğrultusunda gerçekleşir. Kurulum sonrası deneme çekimi yapılarak herhangi bir sıkıntı ve aksaklığın olmaması, olması halinde de ivedilikle giderilmesi sağlanır. a.) Canlı yayına çıkılabilmesi için, canlı yayını talep eden birimin doldurduğu Hizmet Talep Formu doğrultusunda var olan sistem üzerinden canlı yayın proje dosyası açılır. b.) Yapılacak programın serverda yer alan yayın için Bilişim Hizmetleri tarafından banner hazırlanır. Banner proje açılmasından 1 gün önce hazırlanarak mail yoluyla ekip
Dök. No: AUZEF-SS-2.6.-05 Yayın Tarihi:30.06.2014 Rev.No:00 Rev Tarihi: Sayfa 4 / 5 sorumlusuna (proje açan kişiye) gönderilir. c.) Canlı yayın yapılacak olan mekânın internet yayınına çıkılabilirliği kontrolü yapılır. IP numaraları (yayını sağlayacak olan internet hattı) kapalıysa gerekli iç ve dış paydaşa IP numaraları verilerek 30 dakika içerisinde portların açılması istenilir. d.) Eğer portları açacak olan iç paydaşlar ise portun açılması İstanbul Üniversitesi Bilgi İşlem Daire Başkanlığı ndan talep edilir. e.) Yayınlanacak (portu açılmış ve sorunsuz) link, dış paydaşsa hizmet talep eden kuruma tarafımıza gönderilen mail adresi yoluyla teslim edilir. f.) Yayınlanacak (portu açılmış ve sorunsuz) link, iç paydaşsa İstanbul Üniversitesi Basın Halkla İlişkiler Müdürlüğü tarafından yönlendirilecek olan görevli personelin mail adresine gönderilir. g.) Sistem kurulup portlar açıldıktan sonra deneme çekimine çıkılır. Yayın linki uygulanan deneme çekimini takip etmesi için Senaryosuz Hizmetler Sorumlusuna verilir. h.) Canlı yayın, bir sitede yayınlanacaksa, canlı yayın için oluşturulan link, hizmeti talep eden kurumun verdiği mail adresine ve Senaryosuz Hizmetler Sorumlusuna, ekip sorumlusu tarafından gönderilir. i.) Kontrol edilen link, Senaryosuz Hizmetler Sorumlusu tarafından yönetmene, süreç asistanına ve süreç sorumlusuna gönderilir. j.) Herhangi bir hata olması durumunda, hemen hatanın kaynağı tespit edilerek sorunun gerekli çözümü, çözülebilirlik derecesne göre deneme çekimi yapılan gün içerisinde bulunur. Çekim Esnası; Çekim ekibi program başlamasına 2 saat kala, önceden hazır edilmiş ekipmanıyla birlikte mekânda hazır bulunmalıdır. Program öncesi kameralar, ses, vga kabloları gözden geçirilirek son bir deneme çekimi yapılır. Deneme çekimi ve canlı yayın sorunsuz gerçekleştirildiğinde ekip program çekimine hazırdır. Bir gün önceden teslim edilen canlı yayın linki, iç ve dış paydaşlar tarafından belirtilen sitelerde sorunsuzca yayınlanma durumu ekip sorumlusu tarafından kontrol edilir. Program akışına göre çekim
Dök. No: AUZEF-SS-2.6.-05 Yayın Tarihi:30.06.2014 Rev.No:00 Rev Tarihi: Sayfa 5 / 5 gerçekleştirilir. Varsa, program aralarında ses aynı kalarak, ekran siyaha düşürülmeksizin yayına devam edilir. Çekim Sonrası; Çekim sonrası canlı yayından çıkılır. Canlı yayın gerçekleştirildikten sonra tüm ekipman, görevli tüm personel tarafından zarar görmeden kaldırılır ve önceden tahsis edilmiş olan araca yüklenir.