AMAÇ Üniversitemizde uygulanan ve KYS kapsamına alınan faaliyetlerin, Kalite Yönetim Sistemi şartlarımıza, yasal şartlara ve ISO 9001:2015 standardı şartlarına uygunluğunun ve etkinliğinin planlı ve sistematik olarak değerlendirilmesidir. KAPSAM Altınbaş Üniversitesinde idari ve destek hizmetler dikkate alınarak ISO 9001:2015 standardına yönelik olarak kurulmuş olan Kalite Yönetim Sisteminin uygulanabilir bütün alanlarını kapsar. TANIMLAR / KISALTMALAR İç Tetkik; Yılda en az bir kez planlanan ve Kalite Yönetim Sisteminin etkin olarak işleyip işlemediğinin öz değerlendirmesinin tarafsızlık ilkesiyle gerçekleştirildiği faaliyettir. Tetkik Kriteri: Tetkik kriteri olarak ISO 9001:2015 Kalite Yönetim sistemi standardı esas alınmaktadır. Tetkik heyeti: İç tetkik faaliyetini gerçekleştiren ekiptir. Gerektiğinde tek kişiden oluşabilir. Asgari nitelikleri; ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistem standardına yönelik temel eğitim ve iç tetkik eğitimini almış olmak, en az bir iç tetkik faaliyetine gözlemci olarak katılmış bulunmak, denetlenen alandan doğrudan sorumlu olmamak. Tetkik heyetinin Üniversite dışından belirlenmesine ihtiyaç olduğunda ise ISO 9001:2015 standardına yönelik Baş Denetçi niteliklerini sağlayan kişilerden seçim yapılmaktadır. Tarafsızlık: İç tetkik faaliyeti açısından tarafsızlığın sağlanması için denetlenen alandan doğrudan sorumlu olmayan personelin ilgili alanın iç tetkik faaliyetine atanması sağlanır. SORUMLULAR; Prosedür detaylarında tanımlanmıştır. 1.Giriş Altınbaş Üniversitesinde İç Tetkik faaliyeti yılda en az bir kez olmak şartıyla, her yıl Yönetim Gözden Geçirme Faaliyeti öncesinde Yönetim Temsilcisi tarafından planlanmaktadır. İç tetkik Planı yıllık olarak hazırlanır ve bu plan ile Altınbaş Üniversitesi Kalite Yönetim Sisteminin tüm unsurlarının yılda en az bir kez denetlenmesi sağlanır. İç tetkiklerde temel olarak; -ISO 9001:2015 standardının uygulanabilir şartlarına uyum, 1
-YÖK vb. kuruluşların yayınladıkları yasal şartlara uyum, -Üniversitemiz Kalite Yönetim Sistemi dokümantasyonuna uyum, -Yasal şartların ve dokümantasyon uygulamalarının standard şartları ile uyumu, İncelenir. 2.Planlama İç Tetkik planı yıllık olarak Yönetim Gözden Geçirme toplantıları ile senkronize olarak oluşturulur. Yıl içinde Yönetim Temsilcisi tarafından hazırlanan iç tetkik planı denetlenecek bölümleri/ Süreçleri, ilgili bölüm ya da süreçten bağımsız/doğrudan sorumlu olmayan iç tetkikçileri ve taslak zaman çizelgesini içerir. İç tetkik planlanırken, süreçlerin önemi, varsa üniversiteyi ilgili dönemde etkileyen değişiklikler ve önceki tetkik sonuçları değerlendirilerek planlama yapılması sağlanır. Önceki yıllarda tekrar eden düzeltici faaliyet alanları olup olmadığı, planlamada önemli olarak değerlendirilmektedir. İç tetkiklerin planlanmasında, şikayet, önemli uygunsuzluk, yasal şartların değişmesi, organizasyon değişiklikleri, kapsam değişikliği vb. sebeplerle ekstra ihtiyaç duyulması halinde ara planlama yapılarak ihtiyaç doğrultusunda belirli bölümlerin veya belirli standard şartlarının kısmi iç tetkiki gerçekleştirilebilir. Bu ihtiyaç Yönetim Temsilcisi tarafından veya ilgili bölüm yöneticileri tarafından belirlenebilir ve planlama için Yönetim Temsilcisine bildirim yapılır. Rutin olmayan bu tetkikte sadece sistemin değişikliğe uğrayan kısmına yönelik uygulamalar gözden geçirilir. İşleyiş normal iç tetkikteki gibidir. Yıllık İç Tetkik Planı ISO 9001:2015 kalite yönetim sistemi kapsamında faaliyet gösteren birimlere e-posta ile veya sözlü olarak Yönetim Temsilcisi tarafından duyurulur. Her birim/bölüm/süreç sorumlusu iç tetkiklerin yapılması ile ilgili varsa tarih vb. değişiklik talebini Yönetim Temsilcisi ne yazılı olarak iletmekle yükümlüdür. 3. İç Tetkiklerin Yürütülmesi İç Tetkikler, Yıllık iç tetkik planında ataması yapılan İç tetkikçiler tarafından gerçekleştirilmektedir. İhtiyaç halinde Üniversite dışından da iç tetkikçi görevlendirmesi Rektör onayı ile yapılabilir. İç tetkikçiler doğrudan sorumlu oldukları faaliyetlerin denetiminde bulunamazlar, bu anlamda bir şüphe olması halinde Yönetim Temsilcisine bildirimde bulunmak zorundadırlar.iç tetkiklerin yürütülmesinde İç Tetkik Soru Listesi kullanılmaktadır. İç tetkik Soru Listesi ISO 9001:2015 standardı şartlarına göre hazırlanmış olup, aynı zamanda üniversite dokümantasyon sistemine yönelik ve yasal şartların uygulanmasına yönelik te sorgulama alanlarını kapsamaktadır. Ayrıca ISO 19011:2012 standardı iç tetkikin gerçekleştirilmesinde kılavuz doküman olarak kullanılmaktadır. 2
İç tetkikçilerin soru listelerine birebir bağlı kalması zorunluluk değildir, soru listeleri tetkik için kılavuz doküman olarak hazırlanmıştır. Her iç tetkik sonrasında tetkikçiler tarafından varsa ilave olarak sorulan soruların kayıtları tutularak listeye kaydedilir ve Yönetim Temsilcisine iletir. Bu kayıtlar, soru listesinin iyileştirilmesi/geliştirilmesi için fırsat olarak değerlendirilmektedir. Soru Listelerindeki ilgili alana iç tetkik esnasında incelenen kayıtlar ve dokümantasyonun yazılması ve her bir tetkikçi tarafından kullanılan soru listelerinin tetkik sonunda Yönetim Temsilcisine iletilmesi zorunludur. Bu kayıtlar iç tetkiklerin etkin olarak gerçekleştirildiğine dair kanıt olmakla birlikte, Kurum Bilgisinin tutulmasına yönelik olarak ta muhafaza edilmektedir. Düzeltici faaliyet alanları/uygunsuzlukların tespit edildiği alanlar da öncelikle soru listelerine kayıt edilmektedir. İç Tetkiklerin yürütülmesi neticesinde tespit edilen tüm bulgular Düzeltici Faaliyet İhtiyaç Alanı (DFİA) olarak değerlendirilmektedir. Bulgular için bu sebeple uygunsuzluk derecelendirmesi yapılmamakta ve tamamı için düzeltici faaliyet ihtiyacı olup olmadığı değerlendirilmektedir. Altınbaş Üniversitesi üst yönetimi tarafından iç tetkiklerde sapma, hata, uygunsuzluk vb. tüm bulguların tespit edilmesi, raporlanması ve iyileştirilmesi için liderlik yapılmaktadır. Bu sebeple; bu tespitlerin ortaya çıkartılmasının cesaretlendirilmesi ve gizlenmemesi açısından uygunsuzluk, hata, sapma vb. sınıflandırmaların kullanılmaması tercih edilmiştir. Düzeltici Faaliyet İhtiyaç Alanları ayrıca risk analizinin güncellenmesi için veri teşkil eder. Tetkiki yürüten personelin, tetkikler esnasında risklerin ve fırsatların belirlenmesi için bilinçli olması sağlanarak, bulguları bu açıdan da gözden geçirmeleri için gerekli eğitimler sağlanmaktadır.iç tetkiklerde tespit edilen pozitif bulgular da iç tetkik soru listeleri ile kayıt altına alınmakta ve pozitif çalışmaların yaygınlaştırılması için fırsatların değerlendirilmesine yönelik olarak kullanılmaktadır. 4. Raporlama İç tetkik soru listelerinde tespit edilen ve Düzeltici Faaliyet İhtiyaç Alanı Formu ile kayıt altına alınan DFİ Alanları, iç tetkikin tamamlanmasını takiben Yönetim Temsilcisine iletilerek, İç Tetkik Raporu Yönetim Temsilcisi tarafından hazırlanır. Tetkik heyetinde birden fazla iç tetkikçi yer alıyor ise bu rapor tüm bulguların birleştirilmesi ile tek rapor olarak hazırlanmaktadır. Planlı iç tetkiklere ait İç Tetkik Raporu Yönetim Temsilcisi tarafından KYS intranet / ortak paylaşım alanına açılarak ilgili tüm birimlerce paylaşılması sağlanır. Tespit edilen Düzeltici Faaliyet İhtiyaç Alanları (DFİA), Düzeltici Faaliyet Prosedürü kapsamında işlem görerek, kök-sebep analizi yapılır ve gerçekleştirilen faaliyetlerin etkinliği ile tekrarının önlenmesi için gerekli faaliyetler Yönetim Temsilcisi tarafından ilgili faaliyet sorumluları ile bağlantılı kurularak kontrol edilir ve kayıt altına alınır. Takip faaliyeti gerektiren durumlar için Düzeltici Faaliyet İhtiyaç Alanı Formu bünyesinde yer alan takip tetkiki alanı kullanılmaktadır. Takip faaliyeti ilgili alanda veya dokümantasyon kontrolü ile 3
gerçekleştirilebilir. Takip faaliyeti gerektiren durumlarda ilgili alana atanmış olan denetçinin veya Yönetim Temsilcisinin yeterlilik onayı vermesi gerekmektedir. Herhangi bir sebeple (İlave kaynak ihtiyacı vb. ) giderilemeyen Düzeltici Faaliyet İhtiyaç Alanları için riskler analiz edilerek, rektörlük makamı tarafından gerekli tedbirlerin alınması sağlanır. 5.Geribildirim İç Tetkik raporları ve bulguları Yönetim Temsilcisi tarafından özetlenerek takip eden Yönetim Gözden Geçirme Toplantısı gündemine alınır. Aynı zamanda Risk Analizi güncellemeleri için veri teşkil eder. İç tetkiklerin etkinliği; üniversitemizde kurulan sistemin etkin işleyişinin temel göstergesi olması ve risklerin ve fırsatların tespit edilebilmesi için bir araç olması sebebiyle büyük önem arz etmektedir. Bu sebeple her iç tetkik öncesi; kaynakların yeterliliği, tespitlerin doğru yapılabilmesi ve doğru raporlanabilmesi için, tetkik heyeti ile bir eğitim programı gerçekleştirilmekte ve ayrıca ISO 19011:2012 standardının ilgili maddeleri kapsamında yeterlilikleri güncellenmektedir. 7. İç Tetkikçi Niteliği İç tetkik faaliyetinin yürütülmesinde, ISO 9001:2015 standardı kapsamında Temel Eğitim ve Dokümantasyon Eğitimi almış olan ve ISO 19011:2012 standardı kapsamında iç tetkik eğitimi almış olan üniversitemiz personeli görevlendirilmektedir. Söz konusu eğitimleri tamamlamış ve başarı belgesi (iç tetkik eğitimi sınavında %70 başarı oranı esas alınır) almış olan personelimizin öncelikle en az bir iç tetkik/dış tetkik faaliyetinin herhangi bir prosesinde tetkike gözlemci olarak katılımı esastır. Bu aşamadan sonra İç Tetkikçi olarak tarafsızlık gözetilerek tetkik planlarında görevlendirme yapılabilir. Tetkik heyetinde görev alacak Baş tetkikçilerin ise, farklı zamanlarda yürütülen en az 2 iç tetkik/dış tetkik faaliyetine katılmış olmaları gerekmektedir. İç tetkik hizmetinin üniversite dışından sağlanması tercih edildiği durumlarda; hizmet alınan tetkikçinin ISO 9001:2015 Tetkikçi/Baş Tetkikçi eğitimine sahip olması ve Kalite Yönetim Sistemi denetimi alanında en az 5 yıl 3. Taraf tetkik tecrübesinin bulunması kriteri esas alınır. 8. Plansız/Habersiz İç tetkik Özellikle dışarıdan tedarik edilen prosesler ile düzeltici faaliyet ihtiyaç alanlarının yoğunlaştığı alanlarda/birimlerde, plansız ve/veya habersiz iç tetkik yapılabilir. Genellikle süreç tetkiki veya yatay tetkik olarak faaliyet yürütülür. Tetkikin tarafsızlığı ve ISO 9001:2015 standardı kapsamında tanımlanan asgari şartlar mutlaka dikkate alınır. Sonuçları İç tetkik Raporu ile kayıt atına alınır ve ilgili birimlerle paylaşılır. Gerekli hallerde Düzeltici Faaliyet Prosedürü İşletilir. Habersiz tetkik sonuçları da takip eden Yönetim Gözden Geçirme Toplantısında Yönetim Temsilcisi tarafından gündeme alınmaktadır. 4
9.Referanslar ISO 19011:2012 Standardı Düzeltici Faaliyet Prosedürü Risk Yönetim Prosedürü Yıllık İç Tetkik Planı İç Tetkik Soru Listesi Düzeltici Faaliyet İhtiyaç Formu İç Tetkik Raporu Duyuru yazışmaları (EBYS, mail) Revizyon Numarası ve tarihi İlgili Madde Revizyon İçeriği 00 - İlk Yayın 01 Tümü Gözden Geçirme 02 7. İç Tetkikçi Niteliği 7. madde ilave edildi 03 7. İç Tetkikçi Niteliği 7. madde düzenlendi 5