GÜNEY MARMARA KALKINMA AJANSI 2012-2014 YILLARI ĠÇ DENETĠM PLANI ĠÇ DENETÇĠ YUNUS KUBAT (1347) PLAN TARĠHĠ 16/09/2011 BALIKESĠR-EYLÜL
ĠÇĠNDEKĠLER I. GĠRĠġ... 1 II. AJANSIN TANITIMI... 1 III. STRATEJĠK AMAÇLAR... 4 IV. PLANIN UYGULANMASINDA UYULACAK ĠLKELER... 6 V. RĠSK DEĞERLENDĠRME ÇALIġMALARI... 7 1. Denetim evreninin tanımlanması... 8 2. Denetim alanlarının belirlenmesi... 8 3. Yapısal risk düzeylerinin belirlenmesi... 9 4. Denetim alanlarının önceliklendirilmesi... 9 VI. DENETĠM KAYNAKLARI... 11 VII. PLANLANAN ĠÇ DENETĠM FAALĠYETLERĠ... 11 A. Denetim Faaliyetleri... 12 B. Diğer Faaliyetler... 13 i
GÜNEY MARMARA KALKINMA AJANSI 2012-2014 DÖNEMĠ ĠÇ DENETĠM PLANI I. GİRİŞ Ġç Denetim planı; 2012-2014 yılları arasını kapsamakta olup, Kalkınma Ajansları Denetim Yönetmeliği nin 6 ve 8 inci maddesi ile Güney Marmara Kalkınma Ajansı Ġç Denetim Yönergesinin 14 üncü maddesi gereğince hazırlanmıģtır. II. AJANSIN TANITIMI Merkezi Balıkesir de bulunan Güney Marmara Kalkınma Ajansı (GMKA), Balıkesir ve Çanakkale illerini kapsayan TR-22 Güney Marmara Bölgesinde, ekonomik ve sosyal geliģmeyi katılımcı bir yaklaģımla planlamak ve uygulamak üzere 5449 sayılı Kalkınma Ajanslarının KuruluĢu, Koordinasyonu ve Görevleri Hakkında Kanunun 3, 8 ve geçici 2 nci maddelerine dayanılarak 25.07.2009 tarih ve 27299 sayılı Resmi Gazetede yayınlanan Bazı Düzey 2 Bölgelerinde Kalkınma Ajansları Kurulması hakkındaki Bakanlar Kurulu Kararnamesi ile kurulmuģtur. Türkiye genelinde kurulmuģ olan diğer 25 kalkınma ajansı gibi GMKA da kamu, özel sektör ve sivil toplum kuruluģları arasındaki iģbirliğini geliģtirmek, kaynakların yerinde ve etkin kullanımını sağlamak ve yerel potansiyeli harekete geçirmek suretiyle, ulusal plan ve programlarda öngörülen ilke ve politikalarla uyumlu olarak bölgesel geliģmeyi hızlandırmak, sürdürülebilirliğini sağlamak ve bölgeler arası ve bölge içi geliģmiģlik farklarını azaltmak amacıyla hareket eden, faaliyetlerinde kamu kaynağı kullanan, 5449 sayılı kanunla düzenlenmemiģ bütün iģlemlerinde özel hukuk hükümlerine tabi olan bir kuruluģtur. Ajanslar bazı özellikleriyle Merkezi ve Yerel Yönetimlerden ayrılmaktadır. 5449 sayılı Ajansların kuruluģ kanunuyla ilgili Anayasa Mahkemesinin 30.11.2007 tarih ve 2007/91 sayılı kararında; Ajansların kamu tüzel kiģiliği ve kamu kaynağı kullandıkları vurgulanmıģ olmasına rağmen, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununa, 4734 sayılı Kamu Ġhale Kanununa, 2886 sayılı Devlet Ġhale Kanununa tabi olmadıkları, dolayısıyla Kalkınma Ajansları, idare hukuku tekniği açısından merkezi yönetim ve yerel yönetim birimlerinden farklı özellikler taģımaktadır. 1
Güney Marmara Kalkınma Ajansı nın teşkilat yapısı: KALKINMA KURULU DanıĢma organı niteliğinde olan Kalkınma Kurulu, Balıkesir ve Çanakkale Valiliklerinin önerisiyle belirlenen ve kamu kurumları, yerel yönetimler, üniversiteler ve sivil toplum kuruluģları temsilcilerinin de aralarında bulunduğu, 60 ü Balıkesir ve 40 ü Çanakkale yi temsil eden 100 üyeden oluģur. Kalkınma Kurulu yılda en az iki kez toplanır. YÖNETİM KURULU Yönetim Kurulu, ajansın karar organıdır ve Balıkesir ve Çanakkale illerinin Valileri, Merkez Belediye BaĢkanları, Ġl Genel Meclisi BaĢkanları ile Ticaret ve Sanayi Odası BaĢkanlarının oluģturduğu 8 kiģilik bir kuruldur. Yönetim Kurulu, her ay TR-22 bölgesi illerinden birinde toplanır. GENEL SEKRETERLİK Ajansın icra organıdır. Ajansımız Balıkesir Ġl Özel Ġdare arazisi içerisinde yer alan mülkiyeti Ajansa ait olan 4 katlı yeni çalıģma binasında faaliyet göstermektedir. Geçtiğimiz ġubat ayında yapılan iç denetçi, uzman ve destek personeli alımıyla Ajansımız kadrosu 31 e çıkarılmıģtır. Genel Sekreterlik bünyesinde beģ çalıģma birimi vardır. Bunlar; PLANLAMA PROGRAMLAMA KOORDİNASYON BİRİMİ Bölgeye iliģkin planların hazırlanması, stratejilerin belirlenmesi ve verilecek desteklerin çerçevesinin oluģturulmasından, PROGRAM YÖNETİM BİRİMİ Proje teklif çağrılarının ilan sürecinden baģlayıp baģarılı bulunan, destek almaya hak kazanan proje sahipleri ile sözleģmelerin imzalanmasına kadar devam eden süreçteki faaliyetlerden, 2
İZLEME DEĞERLENDİRME RAPORLAMA BİRİMİ Kabul edilen projelerin ilgili düzenlemeler ve belirlenen çerçeveler kapsamında uygulamasının takip edilmesi ve değerlendirilmesinden; DESTEK HİZMETLERİ BİRİMİ Ajansın muhasebe, iģ ve iģlemlerinin yapılması ve kayıtlarının tutulması, personelle ilgili özlük ve diğer iģlemlerin yürütülmesi ile bilgi iģlem faaliyetlerinin yürütülmesinden, DIŞ İLİŞKİLER VE TANITIM BİRİMİ Ajansın yurtiçi ve yurtdıģı tanıtımı ile halkla iliģkilerden sorumludur. YATIRIM DESTEK OFİSLERİ Ayrıca, bağlı illerde Ajans faaliyetlerini yürüten ve Genel Sekreterliğe bağlı olarak çalıģan Balıkesir Yatırım Destek Ofisi ile Çanakkale Yatırım Destek Ofisi bulunmaktadır. AJANSIMIZ 5449 sayılı kanunun genel gerekçesinde de belirtildiği gibi; Yerel-bölgesel potansiyeli, dinamikleri ve özgünlükleri ortaya çıkararak bunları en iyi Ģekilde değerlendirip planlayabilecek; Potansiyeli ve dinamikleri rekabetçi, katılımcı, esnek, aksiyona dayalı bir yaklaģımla harekete geçirebilecek ve ulusal, uluslararası pazarlarda ekonomik, sosyal, kültürel birer değer haline dönüģtürebilecek; Bütün kurum, kuruluģ ve Ģahıslara sağladığı idari, mali, teknik desteklerle baģta giriģimciler olmak üzere bütün kesimlerde bir kalkınma bilinci ve ivmesi oluģturabilecek; Yenilikçi, rekabete dayalı kaynak tahsisi mekanizması, etkin izleme ve değerlendirme iģlevleri ile kalkınma planları, bölgesel geliģme planları ve programların uygulama kapasitesini geliģtirecek, Hem ulusal, hem de bölgesel-yerel düzeyde, baģta istihdam ve gelir olmak üzere ekonomik ve sosyal göstergelerin iyileģtirilmesine, bölgeler arası ve bölge içi 3
geliģmiģlik farklarının azaltılmasına ve dolayısıyla ülkenin genel refah ve istikrarına olumlu katkılar sağlayacak, Ģekilde tasarlanmıģ ve kamu-özel sektör anlayıģına uygun bir yapıda kurulmuģtur. III. STRATEJĠK AMAÇLAR TR22 Düzey 2 Bölgesi; doğal, tarihi ve kültürel değerleri ile turizmde, ürün çeģitliliği ile tarımda, bereketli topraklarının sunduğu ürünlerin ve yeraltı kaynaklarının iģlenmesi ile sanayide öne çıkan bir bölgedir. Bölgenin vizyonu; Beşeri ve sosyal sermayesini geliştirmiş, girişimcilik ruhunu canlandırarak tarım ve turizm sektörlerinde küresel rekabet seviyesine ulaşmış, sanayisi katma değeri yüksek sektörler lehine gelişmiş; Kaz Dağları, Truva, Gelibolu, Manyas Kuş Cenneti gibi kültürel ve doğal zenginlikleriyle çevreye duyarlı kalkınmış, YAŞANACAK BÖLGE Ģeklinde ifade edilmiģtir. Vizyona ulaģmak için geliģme eksenleri doğrultusunda belirlenen stratejik amaçlar üç baģlık altında toplanmıģtır, bunlar; Rekabet Edebilirliğin Artırılması, BeĢeri Sermayenin ve Sosyal YaĢamın GeliĢtirilmesi, Çevresel Sürdürülebilirliğin Sağlanmasıdır. Güney Marmara Kalkınma Ajansının söz konusu amaç ve hedeflerine sağlam bir Ģekilde ulaģmasına yardımcı olacak, kurumun operasyonel faaliyetlerine, mali iģ ve iģlemlerine makul güvence verecek ve değer katacak bir faaliyet icra edilmesi iç denetimin stratejik amaçlarının baģında gelmektedir. Ajansın yeni kurulmuģ olması daha baģtan etkin bir iç kontrol sisteminin kurulmasını zorunlu kılmaktadır. Bu açıdan iç denetçi ataması yapıldığı günden bu yana ağırlık verilen iç kontrol, risk yönetimi ve mali yönetim yeterliği konularındaki danıģmanlık faaliyetlerine 2012 yılı ve izleyen yıllarda da devam edilecektir. Sorumluluk alanına giren bölgede yatırım olanaklarını artırmayı ve sürdürülebilir bir iktisadi ve sosyal kalkınmayı amaçlayan Ajansın bu amacı gerçekleģtirme de kullanacağı araçlardan birisi olan destek mekanizmalarını nasıl daha etkili, ekonomik ve verimli kullanabileceği hususunda öneriler geliģtirmek de iç denetimin stratejik amaçları arasında 4
bulunmakta olup bu alanlar iç denetim planında denetlenecek öncelikli alanlar arasına girmektedir. Ġç denetim planında; Ajansın organizasyon yapısı, çalıģma standartları, iģ akıģ prosedürleri, insan kaynakları politikaları ve uygulamaları, yetki ve sorumluluk devirleri, gibi mali kontrol ortamlarının değerlendirildiği sistem denetimi, Ajansta Yürütülen iģ ve iģlemler ile gerçekleģmiģ giderlerin ilgili mevzuata uygunluğunun denetlendiği uygunluk denetimi, Ajansın mali sisteminin, mali tablolarının ve muhasebe kayıtlarının güvenilirliğinin, doğruluğunun ve muhasebe ilke ve standartlarına uygunluğunun değerlendirildiği mali denetim, Ajansın önceden belirlenmiģ yönetim politikaları ile idari usul ve prensipler doğrultusunda yürütülen faaliyetlerinin verimlilik, ekonomiklik ve etkililik yönünden denetlendiği performans denetimi, sıralaması esas alınacaktır. Ayrıca Ajansın bilgi sistemlerinin, iç denetçi ile birlikte gerekirse dıģarıdan hizmet satın alınarak müģavir firmalar eģliğinde değerlendirilmesinin yapılacağı bilgi teknolojileri denetimi yapılacaktır. Bu kapsamda; Ġç denetim faaliyeti olarak güvence verme ve danıģmanlık faaliyetleri beraber yürütülecek, denetimde ve denetim kaynağının kullanımında risk odaklı yaklaģım benimsenecektir. Ayrıca önümüzdeki üç yıllık plan döneminde; Ġç denetime iliģkin düzenlemelerin sürekli olarak değerlendirilmesi; bu alandaki uluslararası geliģmelerin takip edilmesi; iç denetim alanındaki en iyi uygulama örneklerinden yararlanılması, Denetimde verimliliğin artırılması ve iç denetim faaliyetlerinin geliģtirilmesine yönelik olarak Ġç Denetim Koordinasyon Kurulu, Türkiye Ġç Denetim Enstitüsü, SayıĢtay, diğer kamu ve özel sektör denetim birimleri ile yerli ve yabancı Kalkınma Ajansları ile yakın iģbirliği içinde olunması, 5
Ġç denetimde bilgisayar destekli denetim tekniklerinin kullanılmasına önem verilmesi, Ġç denetçinin nicelik ve niteliklerinin artırılması amacıyla; ihtiyaç duyulan alanlarda eğitimlerin alınması, ulusal ve uluslararası düzeyde iç denetimle ilgili eğitim, konferans ve kongrelerin takip edilmesi ve bunlardan istifade edilmesi, Kalkınma Ajanslarının Ġç denetimi alanında model teģkil eden ülkelere (örn: AB Ülkelerine ve ABD Eyaletlerine) belli programlar dâhilinde çalıģma gezisi düzenlenmesi amaçlanmaktadır. Denetim sonucunda; Ajans varlıklarının güvence altına alınması, iç kontrol sisteminin etkinliği ve risklerin asgariye indirilmesi için kurumumuzun faaliyetlerini olumsuz etkileyebilecek risklerin tanımlanması, gerekli önlemlerin alınması, sürekli gözden geçirilmesi ve mümkünse sayısallaģtırılması konularında yönetime önerilerde bulunulması hedeflenmekte, ayrıca kurum içine ve kurum dıģına makul güvence verilmesi öngörülmektedir. Ajansın, iç kontrol ve risk değerlendirme yapabilme kapasitesi geliģtirilerek mali yönetim yeterliliğinin alınmasına ve sürdürülebilirliğinin sağlanmasına katkıda bulunmayı amaçlamaktadır. IV. PLANIN UYGULANMASINDA UYGULANACAK İLKELER 2012 2014 dönemi iç denetim planının hazırlanmasında; Ġç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından yayımlanan Kamu Ġç Denetim Planı ve Programı Hazırlama Rehberi nde belirtilen temel ilkeler esas alınmıģtır. 2012 2014 dönemi iç denetim planının uygulanması sırasında uyulması gereken genel ilkeler aģağıda belirtildiği gibidir. Hazırlanan üç yıllık plan Ajansın teģkilât yapısı ve faaliyetleri ile mevcut denetim kaynağı gözetilerek hazırlanmıģ olup ajansın yapı ve faaliyetleri ile denetim kaynağında meydana gelen değiģiklikler dikkate alınarak plân yeniden ele alınıp değiģen duruma uyarlanır. Plan Yönetim Kurulunun onayı ile iģleme konulur. Plan her yıl gözden geçirilerek gerektiğinde revize edilir, değiģiklikler Yönetim Kurulu onayı ile yürürlüğe girer. 6
Ġç denetim faaliyetlerinin, ilgili mevzuat ile uluslararası standartlar ve kamu iç denetim standartları ve meslek ahlak kurallarına tam uyumlu olarak gerçekleģtirilmesi esastır. Ġlgili mevzuatta açıklık bulunmayan hallerde uluslararası denetim standartları ile etik kurallar dikkate alınır. Ġç denetçi denetim faaliyetinin gerektirdiği teknolojik imkânlar ile diğer araç ve gereçlerden azami ölçüde yararlanır. Denetim esnasında elde edilen bilgilerin gizliliği korunur. Yüksek risk içerebileceğinden, yeni birim ve faaliyetlere, yeniden yapılandırma projelerine, örgüt yapısı ve insan kaynaklarındaki önemli değiģikliklere denetim programlarında öncelikle yer verilir. Denetim alanlarına ayrılan süreler; mevcut denetim kaynağı ile denetim alanlarının kapsamı dikkate alınarak tespit edilir. Denetim evreni dâhiline alınan konulardan yapılacak olan yıllık programa göre denetlenecek alanlarda uyulacak ilkeler ve süreler hazırlanacak yıllık programda ayrıntılı olarak yer alır. DanıĢmanlık faaliyetleri iç denetimin bir parçası olup, denetim faaliyetlerini aksatmayacak Ģekilde sürdürülür. V. RİSK DEĞERLENDİRME ÇALIŞMALARI Risk, Ajansın kuruluģ amaçları ile stratejik hedeflerine ulaģmasına ve görevlerin ifasına engel olabilecek veya beklenmeyen zararlara yol açabilecek durum ya da olaylardır. Risk esaslı denetim; Ajansın faaliyet alanlarına iliģkin risk faktörlerinin tanımlanmasını, risk seviyelerinin ölçülmesini, bu riskler için uygulanan kontrollerin etkinlik ve yeterliliğinin değerlendirilmesini ve yüksek risk içeren alanlara denetim önceliğinin verilmesini öngören bir denetim yaklaģımıdır. Risk değerlendirmesi Ġç Denetim Koordinasyon Kurulu nca yayımlanan Kamu Ġç Denetiminde Risk Değerlendirme Rehberi esas alınarak yapılmıģ olup dört aģamadan oluģmaktadır. 7
Denetim evreninin tanımlanması Denetim alanlarının belirlenmesi Yapısal risk düzeylerinin belirlenmesi Denetim alanlarının önceliklendirilmesi 1. DENETİM EVRENİNİN VE DENETİM ALANINI TANIMLANMASI Denetim evreni, denetlenebilecek alanların tamamını ifade eder. Bu alanlar birim, faaliyet, süreç veya herhangi bir proje veya bunların birkaçından müteģekkil olabilir. Bu tanımdan hareketle Ajansın denetim evreni ve alanları (EK-1) de detaylarıyla birlikte sunulmuģtur. DENETİM ALANLARININ BİRİMLERE VE YILLARA GÖRE DAĞILIMI SIRA NO ĠLGĠLĠ BĠRĠM SÜREÇ SAYISI 1 DESTEK HĠZMETLERĠ BĠR. Personel ve Ġdari ĠĢler ArĢiv Yönetimi Bilgi ĠĢlem Muhasebe Satınalma (117) 19 11 39 30 18 DENETĠM DIġI SÜREÇ SAYISI (19) 1 1 17 2012-2013 2014 (98) 18 10 22 30 18 2 PLANLAMA 10 5 5 PROGRAMLAMA KOORDĠNASYON BĠRĠMĠ 3 PROGRAM YÖNETĠM 22 6 16 BĠRĠMĠ 4 ĠZLEME DEĞERLENDĠRME 25 4 8 13 RAPORLAMA BĠRĠMĠ 5 YATIRIM DESTEK OFĠSĠ 15 8 7 6 HUKUK MÜġAVĠRLĠĞĠ 43 26 17 TOPLAM SÜREÇ SAYISI 232 63 13 156 8
2.DENETİM ALANLARININ YAPISAL RİSK DÜZEYLERİNİN BELİRLENMESİ Riski, bir olay veya faaliyetin kurumu olumsuz olarak etkileme olasılığı olarak tanımladığımızda, yapısal risk; mevcut kontroller ve tedbirler dıģarıda tutulduğunda idarenin mevcut yapısından veya faaliyetin doğasından kaynaklanan risktir. Ajansların yapısal risk düzeylerinin belirlenmesi çalıģmaları, yapısal risk kriterlerinin (unsurlarının) tanımlanması ve ölçülmesi aģamalarından oluģmaktadır. Bu kriterler kurumdan kuruma farklılık gösterebilmektedir. Ajansın kurumsal örgütlenmesi, vizyon ve misyonu dikkate alınarak yapısal risk kriterleri aģağıdaki gibi tanımlanmıģtır. Bütçe Büyüklüğü ĠĢlem Hacmi ve Personel Sayısı Dengesi Faaliyetlerin KarmaĢıklığı Mevzuatın Yoğunluğu Yapısal, ĠĢlevsel ve Teknik DeğiĢikliklerin Yoğunluğu Bilgi Teknolojileri Sisteminin Yapısının KarmaĢıklığı (EK-2) 3.DENETİM ALANLARININ RİSK DEĞERLENDİRMESİ Ajansımızın birimlerine ait süreçler oluģturulan yapısal risk kriterleri esas alınarak etki ve olasılıklarına göre risk değerlendirmesine tabi tutulmuģtur. (EK-1) 4.DENETİM ALANLARININ ÖNCELİKLENDİRİLMESİ Risk değerlendirmesinde son aģama, her bir denetim alanına ait risklerin mukayese edilerek denetim alanlarının sıralanmasıdır. Ajansın denetim alanları kümülatif yöntem uygulanmak suretiyle risk düzeyine göre sıralanmıģtır. (EK-1) Yapılan puanlamada baz alınan puanlama aralığı, risk seviyesi ve denetim yılı bilgileri aģağıda sunulmuģtur. PUAN ARALIĞI RĠSK SEVĠYESĠ DENETĠM YILI 3.50-5.00 ÇOK YÜKSEK 2012-2013 9
2.50-3.50 YÜKSEK 2012-2013 1.50-2.50 ORTA 2014 0.00-1.50 DÜġÜK DENETĠM DIġI Uluslararası standartlar uyarınca denetimin risk esaslı olarak yürütülmesi icabettiğinden sınırlı zaman ve denetim kaynağı en riskli alanlardan baģlayarak kullanılacaktır. Bu nedenle 0.00-1.50 puan aralığında bulunan Ajansımız faaliyetleri denetim kaynağının sınırlı olması ve zaman kısıtı nedeniyle denetim kapsamına dahil edilmemiģtir. Ayrıca, henüz standart bir uygulama bulunmayan ancak doğası gereği yüksek risk taģıyan bazı alanlarda yapılacak denetim çalıģmalarının katma değerinin (maliyet-etkinlik analizi) Kurum açısından istenen seviyeyi yansıtmayacağı düģüncesinden hareketle bu alanlarda öncelikle ilgili birimler tarafından gerekli danıģmanlık hizmetlerinin alınması, sistemin kurumsallaģması, uygulamaların sistematik bir Ģekilde baģlatılması sonrasında denetim yapılması yoluna gidilecektir. Açıklanan nedenlerle denetim dıģında bırakılan alalara iliģkin tablo ektedir. Sıra No Denetim Alanı Dışında Bırakılan Süreçler Risk Puanı 1 YDO Yatırım Destek Bilgi Altyapısının OluĢturulması 3.65 2 YDO Yatırım Destek Faaliyetleri 3 YDO Yatırım Destek ve Tanıtım Planlama Faaliyetleri Yapılması 4 YDO Yatırım Destek ve Tanıtım Planlama Ġzin ve ruhsat iģlemlerinin takibi Yatırım Destek ve Tanıtım Stratejinin Hazırlanması Yatırım Tanıtım Planının Hazırlanması Faaliyetleri Yapılması 5 DHBB ArĢiv Yönetimi ArĢiv Belge Yönetim Planlama 3.32 2.98 2.98 2.83 10
VI. DENETİM KAYNAKLARI 5449 sayılı Kanun un 18 inci maddesine göre ajansta 1 (bir) iç denetçi görev yapmaktadır. Ajansta iç denetçiye bağımsız bir oda, masa, sandalye, bir adet bilgisayar, bir adet yazıcı ve telefon tahsis edilmiģtir. Hafta ve yaz tatili, yıllık ve mazeret izni ile diğer hususlar hesaplandıktan sonra denetim için 2012 yılında 220 adam/gün, 2013 ve 2014 yıllarında kullanılabilir 222 adam/gün kaynak olduğu anlaģılmıģtır. SIRA NO İÇ DENETÇİ TOPLAM GÜN HAFTA SONU TATİLLERİ/Gün YILLIK İZİN MAZERET İZNİ RESMİ TATİL DİĞER HUSUSLAR KULLANILABİLİR DENETİM KAYNAĞI 2012 Yunus KUBAT 2013 Yunus KUBAT 2014 Yunus KUBAT 365 105 20 10 8-222 365 104 20 10 11-220 365 104 20 10 11-220 Toplam 220 veya 222 adam/gün civarında olan denetim kaynağının kendi içinde kullanım alanları ise aģağıdaki grafikte gösterilmiģtir. SIRA NO İÇ DENETÇİ 2012 Yunus KUBAT 2013 Yunus KUBAT 2014 Yunus KUBAT TOPLAM GÜN TOPLAM DENETİM KAYNAĞI DENETİMİN YÖNETİMİ FAAL. EĞİTİM FAAL. DANIŞMA NLIK FAAL. İHTİYATİ KAYNAK KULLANILAB İLİR DENETİM KAYNAĞI 365 222 30 20 30 30 112 365 220 30 20 30 30 110 365 220 30 20 30 30 110 VII. PLANLANAN İÇ DENETİM FAALİYETLERİ Ajansta yapılacak iç denetim, denetim faaliyetleri ve diğer faaliyetler olarak planlanmıģtır. Konuya iliģkin tablolar ektedir.(ek-3) Ancak bu tablolarda yer verilen denetim alanları her yıl yapılan risk değerlendirmesi ile Yönetim Kurulu ve Genel Sekreterlik Makamının talebi sonucunda ilgili yılın denetim faaliyetinden çıkarılabilir veya tamamen yenilenebilir. Bu durumda, ilgili yılın denetim programında gerekli değiģiklikler Genel Sekreterlik Oluru ile yerine getirilir. 11
A. DENETİM FAALİYETLERİ 2011 Mart ayında Ajansımızda çalıģmaya baģlayan iç denetçi tarafından bu güne kadar iç denetim yönergesi, iç denetim rehberi ve 2011 yılı için iç denetim geçici programı hazırlanmıģtır. Ġç Denetçi tarafından 2011 yılının Ajans açısından kurumsallaģma ve kapasitenin geliģtirilmesi açısından geçiģ yılı olduğu dikkate alınarak herhangi bir denetim faaliyetinde bulunulmamıģtır. Zira, iç denetim standart uygulamalar ve sistematik olarak iģleyen süreçlerin dizayn, iģletim, yerindelik ve etkinlik bakımından üst yönetime yapılan bir makul seviyede güvence verme faaliyeti ile danıģmanlık faaliyetidir. Bu nedenle öncelikle Mali Yönetim Yeterliği kapsamında Ajans bünyesinde iç kontrol, risk yönetimi, insan kaynakları, performans sistemi gibi sistemlerin oluģturulmasına özel önem verilmiģtir. Bu kapsamda Ajans personeline baģta eğitim olmak üzere ihtiyacı olan doküman, yönlendirme ve tavsiyeler hususunda destek olunmuģtur. Ayrıca, Ajansın 2009 model bir ajans olduğu, faaliyetlerine bütün yönleriyle yeni baģladığı, dolayısıyla bazı süreçlerin daha henüz faaliyete geçmediği dikkate alındığında, teoride yüksek riskli gibi görünen bir kısım süreçlerin birçoğuna iliģkin uygulamada çok az sayıda iģlemin mevcut olduğu anlaģılmıģtır. Aynı Ģekilde Ajans faaliyetlerinin ilk defa iç denetim tabi olacağı da dikkate alınarak yüksek riskli alanlardan baģlamak üzere iç denetim faaliyetleri gerçekleģtirilecektir. 2012-2013 YILI DENETİM ALANLARI Sıra No Denetim Alanı Risk Puanı 1 PPKB Bölge Planlama 3.17 ÇalıĢmalarının Planlanması 2 ĠDRB Proje Satınalma Ġzleme 3.17 Faaliyetleri 3 PPKB Vizyon, Amaç, Hedef 3.00 ve Stratejilerin Belirlenmesi 4 ĠDRB Ödemelerin Ara Ödeme 2.83 GerçekleĢtirilmesi 5 ĠDRB Ödemelerin GerçekleĢtirilmesi Nihai Ödeme 2.83 12
5 ĠDRB Düzenli Ġzleme Ziyaretlerinin GerçekleĢtirilmesi 6 ĠDRB Ödemelerin GerçekleĢtirilmesi 7 PPKB ÇalıĢma Programı ve Bütçe ÇalıĢmalarının Yapılması 8 PPKB ÇalıĢma Programı ve Bütçe ÇalıĢmalarının Yapılması Düzenli 2.67 Ġzleme Ziyareti Ön Ödeme 2.67 ÇalıĢma Programı ve Bütçenin OluĢturulması ÇalıĢma Programı ve Bütçenin OluĢturulması Risklerin Belirlenmesi 9 PPKB Planlama Programlama Yapılması 10 ĠDRB Değerlendirme Program Ġlerleme Raporu 11 ĠDRB Değerlendirme Program KapanıĢ Raporu 12 ĠDRB Değerlendirme Uygulama Sonrası Değerlendirme Raporu ÇalıĢma Programının Hazırlanması Bütçenin Hazırlanması Yukarıda belirtilen alanlarda denetim önceliği risk puanı esas alınarak 2012 ve 2013 yıllarında sırasıyla denetim yapılacaktır. Ancak Genel Sekreterlik Makamının talebi doğrultusunda bazı alanlardaki denetim daha öncelikli olarak gerçekleģtirilebilir. 2012 ve 2013 yıllarında tamamlanamayan ve halen riskli olduğu tespit olunan alanlar izleyen yılda öncelikli olarak denetim kapsamında alınacaktır. Yukarıda verilen liste haricinde kalan alanlardaki denetim çalıģmaları 2014 yılı ve takibeden yıllarda Ajans bünyesinde yapılacak Kurumsal Risk Yönetimi faaliyetleri ile iģbirliği içerisinde iç denetçi tarafından her yıl yapılacak risk değerlendirmesi sonuçlarına göre icra edilecektir. B.DİĞER FAALİYETLER DENETİMİN YÖNETİMİ FAALİYETLERİ 2.67 2.67 2.67 2.33 2.33 2.33 Ġç denetim planlarının ve programlarının hazırlanması, denetim sonuçlarını izleme faaliyetleri ve bu kapsamdaki idari iģlemleri kapsar. Söz konusu faaliyete her yıl için 30 işgünü ayrılmıģtır. 13
DANIŞMANLIK FAALİYETLERİ Genel Sekreterliğin danıģmanlık talebini karģılamak amacıyla danıģmanlık faaliyetlerine toplamda her yıl için 30 işgünü denetim kaynağı ayrılmıģtır. EĞİTİM FAALİYETLERİ Ġlgili mevzuat hükümleri göz önüne alınarak, iç denetçi için alınacak ve iç denetçi tarafından verilecek eğitimleri kapsar. Uluslararası Standartlar ve Kamu Ġç Denetim Standartları iç denetçinin mesleki yetkinlik bakımından gerekli eğitimleri almasını zorunlu kılmaktadır. Ayrıca bu durum Ajans iç denetim yönergesinin 27 ve 28 inci maddesinin de bir gereğidir. Bu çerçevede plan dâhilindeki her yıl için eğitim faaliyetlerine 20 işgünü ayrılmıģtır. PROGRAM DIŞI DENETİM VE DANIŞMANLIK FAALİYETLERİ Planlama aģamasında öngörülemeyen denetim ve danıģmanlık faaliyetlerini kapsar. BaĢlangıç döneminde planlamada öngörülmeyen danıģmanlık ve denetim faaliyetlerinin ortaya çıkma olasılığı göz önünde bulundurularak ve denetim kaynağı da hesaba katılarak program dıģı denetim ve danıģmanlık faaliyetlerine plana dâhil her yıl için 30 işgünü ayrılmıģtır. Uygun görüģle arz ederim. /09/2011 Yunus KUBAT Ġç Denetçi Mustafa GÜNDOĞAN Genel Sekreter O L U R /09/2011 Yılmaz ARSLAN Balıkesir Valisi Yönetim Kurulu Başkanı 14
15