2013 YILI İÇ DENETİM PROGRAMI 1-GİRİŞ 2013 yılı İç Denetim Programı; 5449 sayılı Kalkınma Ajanslarının Kuruluşu, Koordinasyonu ve Görevleri Hakkında Kanun, bu kanuna dayalı olarak yürürlüğe giren yönetmelikler, Ajansımıza verilmiş olan görevler ve sorumluluklar ile Genel Sekreterlik Makamı nın görüş ve önerileri dikkate alınmak suretiyle hazırlanmıştır. Anılan programın hazırlanmasında; İç Denetim Koordinasyon Kurulu nun 29.08.2007 tarih ve 15 sayılı kararı ile kabul olunan Kamu İç Denetim Planı ve Programı Hazırlama Rehberi nde yer alan ilkeler ve usuller esas alınmıştır.
2- AMAÇ VE HEDEFLER Güney Marmara Kalkınma Ajansı İç Denetçiliği; uluslararası standartlarda çağdaş denetim tekniklerini kullanmak suretiyle, dinamik ve değişime açık bir tutumla, Ajansın tüm faaliyet, işlem, süreç ve kaynaklarının ekonomiklik, etkililik ve verimlilik esaslarına göre yönetilip yönetilmediğini denetleyerek yönetime yardımcı olmayı amaç edinmiştir. Bu program kapsamına alınan denetim ve danışmanlık faaliyetleri ile Ajansın kuruluş amaçlarına, hedeflerine ve mevzuata uygun bir iç kontrol sisteminin kurulmasına ve karşılaşabileceği riskleri etkin bir şekilde analiz eden bir risk yönetim sistemi oluşturulmasına da iç denetim faaliyetleri yönünden destek sağlanması amaçlanmaktadır. Yürütülen iş ve işlemlerin, farklı ve tarafsız bir gözle değerlendirilmesi imkânı bu denetimlerle sağlanmış olacaktır. Ayrıca, kurumsal yönetim ilkeleri olan şeffaflık, sorumluluk, hesap verebilirlik ve adalet ilkelerinin Ajans geneline yayılması, desteklenmesi ve tanıtılması misyonu ile risk yönetimi, kontrol ve yönetişim süreçlerinin gelişmesi için Ajansa yardımcı olmak da denetim faaliyetinin bir diğer amaçları arasındadır. İç Denetçi çalışmalarını sürdürürken, uluslararası iç denetim mesleki uygulama standartlarını görevlerine yansıtma ve mesleğin doğru anlaşılmasını sağlama niyet ve gayretiyle çalışmalarını sürdürür. 2013 yılı İç Denetim Programı ile denetimi yapılacak süreçler ve denetim süreleri Ek teki tabloda yer almaktadır. Programda yer alan 104 adet temel sürecin alt süreçleri iç denetçi tarafından denetim esnasında ayrıca belirlenecek ve denetim kaynağı belirlenen süre içerisinde optimal düzeyde kullanılacaktır. 2 2013 YILI İÇ DENETİM PROGRAMI
3- PROGRAMIN UYGULANMASINDA ESAS ALINACAK İLKELER Yapılacak denetim ve danışmanlık faaliyetleri; Ajansın çalışmalarına değer katmak ve geliştirmek için kaynakların ekonomik, etkin ve verimli kullanılıp kullanılmadığını değerlendirmek ve rehberlik yapmak amacıyla yönetim, kontrol, risk yönetimi süreçlerinin işlerliğini değerlendirmek ve geliştirmek yönünde Kamu İç Denetim Standartlarına ve Uluslararası İç Denetim Standartlarına uygun olarak gerçekleştirilecektir. Bu doğrultuda, 2013 yılı İç Denetim Programı nın uygulanmasında aşağıdaki ilkeler esas alınacaktır: 1- Program; Ajansın mevcut teşkilat yapısı, birimlerin faaliyetleri ve 5449 sayılı Kanun, bu kanuna dayanılarak yürürlüğe giren yönetmelikler çerçevesinde Ajansa verilmiş olan görevler esas alınarak hazırlanmış olup, Genel Sekreterin onayı ile işleme konulacaktır. 2- Programın uygulamasında öngörülen süre ve ilkelere özen gösterilecektir. Ek çizelgede yer alan denetim, danışmanlık ve eğitim faaliyetleri 01.01.2013-31.12.2013 tarihleri arasında ve öngörülen çalışma süreleri içerisinde yürütülecektir. 3- Program kapsamında; olağan denetim, danışmanlık ve eğitim faaliyetleri yer almaktadır. Sürenin yeterli olmadığı durumlarda program dışı denetim, inceleme, araştırma, danışmanlık ve eğitim faaliyetleri için ayrıca tahsis edilen ihtiyati kaynak kullanılacaktır. 4- Program ilkelerine aykırı olmamak kaydıyla, iç denetim faaliyetine ilişkin özel ve istisnai hallerde gerekli değişiklikler Genel Sekreterin Onayı ile İç Denetçi tarafından yapılacaktır. 5- İç Denetim Programı, esas itibariyle, Genel Sekreterlik Makamı nın talebi üzerine faaliyet ve süreç odaklı olarak hazırlanmıştır. İç Denetçi denetlenecek süreçlerle ilgisi olan birimlere programın onayından sonra bildirim yazısı gönderecektir. 6- İç denetim faaliyetleri ile Ajansın çalışmalarını geliştirmek ve değer katmak amaçlandığından, denetlenen birim yöneticileri ve çalışanlarla iyi bir iletişim kurulacak ve işbirliği içinde olunacaktır. 3 2013 YILI İÇ DENETİM PROGRAMI
7- Ajansın Mali Yönetim Yeterliliği sürecini başarıyla tamamlamış olmasına rağmen olası Sayıştay ve Devlet Denetleme Kurulu denetimleri dikkate alınarak Ajansımız ve birimleri tarafından yürütülen iyileştirme çabalarına destek olmak için programda genel olarak danışmanlık faaliyetlerine ağırlık verilecektir. 8- Denetimlerin ve danışmanlık faaliyetlerinin, standartlara ve meslek ahlak kurallarına tam uyumlu olarak gerçekleştirilmesine özen gösterilecektir. 9- İç Denetim faaliyeti, sistematik ve disiplinli bir yaklaşımla, Ajansın risk yönetimi, kontrol ve yönetim süreçlerini değerlendirerek süreçlerin iyileştirilmesine katkıda bulunacaktır. 10- Program dahilindeki görevlerin yerine getirilmesi sırasında ihtiyaç duyulan her türlü bilgi ve belge ilgili birimlerden temin edilecek, çalışmaların sonucu görevin niteliğine ve raporlama standartlarına uygun olarak raporlanacaktır. 11- İç Denetçi, görevi sırasında suç teşkil eden herhangi bir durumla karşılaşması halinde buna ilişkin tespitlerini adli makamlara ve İçişleri Bakanlığına iletilmek üzere Genel Sekreter e ve Yönetim Kurulu na sunacak ve konu hakkında Kalkınma Bakanlığı nı bilgilendirecektir. 12- İç Denetim faaliyeti sırasında ek süre ihtiyacının ortaya çıkması halinde İç Denetçi Genel Sekreterin de görüşünü almak suretiyle Denetim Programını revize edecektir. 13- Denetim ve danışmanlık faaliyetleri ilgili birimlerin yönetici ve görevlileriyle yapılacak görüşmeler, yerinde yapılacak belge incelemesi, gözlem ve değerlendirmelerle yürütülecektir. 4 2013 YILI İÇ DENETİM PROGRAMI
4- RİSK DEĞERLENDİRME ÇALIŞMALARI Risk kriterlerinin tanımlanması ve risklerin derecelendirilmesi çalışmalarında; Ajansımızın ilgili mevzuatta sayılan görevleri, denetime tabi birimlerin öngörülen stratejik amaç ve hedefleri ile Kamu İç Denetiminde Risk Değerlendirme Rehberi ve Genel Sekreter in görüş ve önerileri dikkate alınmıştır. Bununla birlikte, Ajansın faaliyet alanlarına ilişkin risk faktörlerinin tanımlanması, risk seviyelerinin ölçülmesi, bu riskler için uygulanan kontrollerin etkililik ve yeterliliğinin değerlendirilmesi ve yüksek risk içeren alanlara denetim önceliğinin verilmesi yaklaşımı sonucunda 104 temel ve alt süreç belirlenmiştir. 5- DENETİM KAYNAKLARI Ajansımızda Uluslararası ve Kamu İç Denetim Sertifikası sahibi 1 adet İç Denetçi bulunmakta olup, yıllık ve mazeret izni, resmi ve dini tatiller ile hafta sonu tatilleri için ihtiyaç duyulan süreler hariç, toplam 216 adam/gün denetim kaynağı iç denetim hizmetlerine tahsis edilmiştir. 5 2013 YILI İÇ DENETİM PROGRAMI
6- PROGRAMLANAN İÇ DENETİM FAALİYETLERİ İç Denetim faaliyetleri; denetim faaliyetleri, danışmanlık faaliyetleri, program dışı denetim ve danışmanlık faaliyetleri ile denetimin yönetimi faaliyetleri ile eğitim faaliyetlerinden oluşmaktadır. Denetim ve danışmanlık faaliyetleri; Genel Sekreterlik Makamı nın talebi ve olası Sayıştay ve Devlet Denetleme Kurulu denetimlerine istinaden öncelikli 4 süreci kapsamına almaktadır. 1 2 3 2013 Yılı Denetim ve Danışmanlık Alanları Yeni Personelin Eğitim Süreci Sayıştay Denetimine Hazırlık Süreci İlçe Sorumluluğu ve Kalkınma Kurulu Üyelerinin Takibi Süreci 4 2012 Mali Destek Programları Ödeme Süreci 1. Denetim yönetimi faaliyetleri: İç denetim planlarının ve programlarının hazırlanması, denetim faaliyetlerinin koordinasyonu, denetim raporlarının incelenmesi, denetim izleme faaliyetleri ve bu kapsamdaki idari işlemleri kapsamakta olup, bu faaliyet için 30 adam/gün ayrılmıştır. 2. Denetim Faaliyetleri: 2013 yılı içerisinde Genel Sekreterlik Makamı nın yazılı talebi üzerine 2012 Mali Destek Programları ödeme süreçlerine ilişkin iş ve işlemler denetlemeye tabi tutulacak olup, bu denetimler için 35 adam/gün denetim kaynağı ayrılmıştır. 6 2013 YILI İÇ DENETİM PROGRAMI
3. Danışmanlık Faaliyetleri: Bu faaliyet kapsamında, Genel Sekreterlik Makam nın talep ettiği yeni personelin eğitim süreci, Sayıştay denetimine hazırlık süreci, ilçe sorumluluğu ve kalkınma kurulu üyelerinin takibi süreçleri yer almaktadır. Ayrıca, İç Denetçinin iştirak edeceği mevzuat, komisyon çalışmaları ve vereceği eğitimler de bu faaliyet kapsamında değerlendirilecektir. Danışmanlık Faaliyeti için 91 adam/gün denetim kaynağı ayrılmıştır. 4. Program Dışı Denetim ve Danışmanlık Faaliyetleri: Planlama aşamasında öngörülmeyen denetim ve danışmanlık hizmetleri ile ilgili olarak 30 adam/gün denetim kaynağı ayrılmıştır. 5. Eğitim Faaliyetleri: İç Denetçinin katılmış olduğu seminer, konferans, eğitim, staj ve sertifika programı vb. faaliyetler ile ilgili olarak 30 adam/gün denetim kaynağı ayrılmıştır. 7 2013 YILI İÇ DENETİM PROGRAMI
7- GÖREV SONUÇLARI VE RAPORLAMA Raporlamaya ilişkin olarak yürütülecek işlemlerde uyulacak ilkeler aşağıda belirtilmiştir: 1. İç Denetçi tarafından yapılan her türlü uygunluk, performans, mali, bilgi teknolojisi, sistem denetimi, danışmanlık faaliyetleri kapsamında yapılan inceleme ve araştırmalar ile usulsüzlük ve yolsuzluk tespitine dair çalışmalar sonucunda İç Denetim Ara Raporu düzenlenir. 2. İvedi olarak işlem yapılması gereken bilgilerin iletilmesi, denetlenen faaliyetle ilgili bir değişikliğin bildirilmesi veya görevin uzun bir süre devam etmesi halinde, görevin seyri hakkında Genel Sekreter in bilgilendirilmesi amacıyla ara raporlar yazılabilir. Denetimin tamamlanması aşamasında tespit edilen bulgular bir kapanış toplantısında değerlendirilmek üzere denetlenen birime iletilir. Yapılan denetim faaliyetleri, görev sonuçları, denetim bulguları ile İç Denetim Ara Raporunda yer alacak tespit ve tavsiyeler denetlenen birim yöneticilerinin katılımı ile gerçekleştirilecek bir kapanış toplantısında görüşülür. Kapanış toplantısında görüşülen ve karara bağlanan konular toplantı tutanağı düzenlenerek kayıt altına alınır. Danışmanlık türü faaliyetler için belirtilen denetim usul ve esaslarının uygulanması zaruri değildir. 3. Kapanış toplantısında iç denetçi ile denetlenen birim arasında denetim bulguları üzerinde yapılan görüşmeler neticesinde iç denetçi bir taslak rapor hazırlar. İç Denetçi, taslak raporu belirli bir sürede cevaplandırılmak üzere denetime tabi tutulan birim yöneticisine bir üst yazı ekinde verir. Birim yöneticisi, gerektiğinde çalışanlardan ve ilgililerden görüş almak suretiyle raporu, verilen sürede cevaplandırır. Cevaplandırılan taslak rapor tekrar iç denetçiye iletilir. 8 2013 YILI İÇ DENETİM PROGRAMI
4. Risklerin önem ve düzeyi, bulgular ve öneriler konusunda iç denetçi ile birim yöneticisi arasında anlaşmazlık varsa, denetçi bu duruma ilişkin değerlendirmesini ayrıca raporuna dahil eder. 5. Risklerin önem ve düzeyi, bulgular ve öneriler konusunda denetçi ile birim yöneticisi aynı görüşteyse, makul bir sürede önlem alınması konusunda anlaşırlar ve alınacak önlemler denetlenen birimce bir eylem planına bağlanır. Bazı konularda uzlaşma sağlanamamış olması durumunda, uzlaşma sağlanan konularla ilgili eylem planı hazırlanır. 6. İç Denetçi oluşturduğu taslak raporunu ve eylem planını 10 işgünü içerisinde cevaplandırılmak üzere, Genel Sekretere verir. Genel Sekreter, gerektiğinde birim başkanı ve birim çalışanlarından veya ilgililerden görüş almak suretiyle raporu cevaplandırarak İç Denetçiye gönderir. 7. İç Denetçi alınan cevaplar ile bunlara ilişkin değerlendirmelerini de ekleyerek oluşturduğu nihai raporunu en geç 10 işgünü içerisinde Genel Sekreter e sunar. Genel Sekreter nihai raporun ilgililere iletilmesinden sorumludur. 8. Raporlar ihtiyaca uygun sayıda düzenlenmeli ve gönderileceği yerler dağıtım listesinde gösterilmelidir. 9. İç denetim faaliyeti sonucu iç denetçi tarafından önerilen ve Genel Sekreterlik Makamı ile de mutabık kalınan düzeltici işlem ve tavsiyeler ilgili raporda belirtilen süre içerisinde yerine getirilir. Düzeltici işlemin gerçekleştirilmesinin belli bir süre gerektirmesi durumunda bu husus denetim raporuna verilen cevapta belirtilir ve periyodik gelişmeler, ilgili birimlerce altı ayı geçmeyen dönemler halinde İç Denetçiye bildirilir. 10. Denetim raporları sonucunda belirtilen önlemlerin alınıp alınmadığı, Genel Sekreter adına İç Denetçi tarafından izlenir. Denetlenen birimlerce, rapor üzerinde yapılan işlemler veya işlem yapılmama gerekçeleri Genel Sekreter e ve İç Denetçi ye bildirilir. 11. İç Denetim raporları, Genel Sekreterin ve İç Denetçinin izni dışında Ajans dışına verilemez. Hesapverebilirlik ilkesi kapsamında kamuoyuna açıklanması gereken raporlar bu durumun istisnası olarak değerlendirilir. 12. Genel Sekreter ve İç Denetçi arasında oluşacak görüş ayrılıkları Yönetim Kurulu tarafından çözülür. 9 2013 YILI İÇ DENETİM PROGRAMI
13. Programda her bir denetim için belirtilen denetim kaynağı süresi, ön çalışmanın başlatılmasından taslak raporun hazırlanarak ilgili birime gönderilmesi arasındaki süreyi kapsar. Nihai raporun hazırlanması ve Genel Sekreter e teslim edilmesi belirtilen süre kapsamında değildir. 14. 6 ayda bir Yönetim Kuruluna, yıllık olarak Kalkınma Kurulu ve Yönetim Kuruluna sunulacak raporların şekil ve içerikleri konusunda İç Denetim Ara Raporundan farklı bir format ve içerik izlenebilir. 15. Programa ilişkin bütün süreç Kalkınma Ajansları Denetim Yönetmeliği ne uygun olarak gerçekleştirilir. EK: 2013 Yılı İç Denetim Programı Tablosu (EK-1) 10 2013 YILI İÇ DENETİM PROGRAMI
Sıra No Sıra No Sıra No Denetim Faaliyetleri 1 2013 YILI İÇ DENETİM PROGRAMI EKİ ÇİZELGE Denetimin Yönetimi Faaliyeti Denetçi Tarih İç denetim planlarının ve programlarının hazırlanması, denetim faaliyetlerinin koordinasyonu, denetim raporlarının incelenmesi, denetim izleme faaliyetleri vb. Denetim Faaliyetinin Konusu 2012 Mali Destek Programları Ödeme 2 Süreci Danışmanlık Faaliyetleri Denetim Hizmeti Verilen Birim İzleme Değerlendirme ve Raporlama Birimi Süre (Adam/Gün) Yunus KUBAT 2013 30 Denetim Türü Denetçi Tarih Süre (Adam/Gün) Uygunluk Denetimi Yunus KUBAT 2013 35 Danışmanlık Faaliyetinin Konusu Danışmanlık Hizmeti Verilen Birim Denetçi Tarih Süre (Adam/Gün) 3 Yeni Personelin Eğitim Süreci Genel Sekreterlik Yunus KUBAT 2013 30 4 Sayıştay Denetimine Hazırlık Süreci Genel Sekreterlik Yunus KUBAT 2013 31 5 İlçe Sorumluluğu ve Kalkınma Kurulu Üyelerinin Takibi Süreci Genel Sekreterlik Yunus KUBAT 2013 30 Denetim ve Danışmanlık Faaliyetleri Toplamı (Adam/Gün) 130 Eğitim Faliyetleri 30 İhtiyat İçin Ayrılan Denetim Kaynağı 30 Program Dışı Denetim Faaliyetleri 15 Program Dışı Danışmanlık Faaliyetleri 15 Denetim ve Danışmanlık Dışı Faaliyetler Toplamı (Adam/Gün) (Eğitim F.+ İht. İçin Ayr. Den. Kay.) 60 Toplam Denetim Kaynağı (Adam/Gün) (Den. F.+ Dan. F. + Den. Dışı F.) 216 11 2013 YILI İÇ DENETİM PROGRAMI