Zaman ve Öncelik Yönetimi Hedef ve İş Planlama Eğitimi Devrim Ersöz 1
Ajandamız Zaman kavramı Zamanın değerini hesaplama Zaman tuzakları Ajanda telefonu ve e-postayı verimli kullanma Çalışma masası organizasyonu ve dosyalama sistemi Ziyaret ve randevuları verimli kullanma Erteleme-Hayır Deme Yetki devretme (delegasyon) Hedef Kavramı İş Önceliği belirleme Zaman ve Faaliyet Planı hazırlama Kaynak Kullanımı Zaman Yönetiminde Optimizasyon Teknikleri Etkin Okuma Teknikleri Etkin Hatırlama ve Öğrenme İpuçları 2
Zaman Kavramı 3
AMAÇ YAŞAMIMIZI DAHA İYİ YÖNETMEK 4
Proudfoot Danışmanlık-2007 2.500 kişi 4 yıl 38 ülke Yılda 80 milyar pound zarar (%7 GSMH) Yetersiz iş gücü kullanımı (31%) Zayıf yönetim planlaması(30%) İletişim eksikliği(18%) IT problemleri, düşük moral, yetersiz yetkinlikler (21%) 5
Bir gün nasıl geçiyor? FAALiYET SÜRE (SAAT) UYKU 8 TEMIZLİK 1 YEMEK 3 SEYAHAT 2 ÇALIŞMA 8 + -------------------------------------- TOPLAM 22 6
Pareto kanunu 80:20 kuralı Ciromuzun % 80' nini müşterilerimizin % 20' si sağlar. % 20 üretim hatası % 80 kayba neden olur. Gazetenin % 20 'si haberlerin % 80' nini oiuşturur. Toplantı zamanının % 20 'si kararların % 80' nini doğrudan etkiler. Masa üstü çaiışmanın % 20' si işteki başarının % 80 ' nini sağlar. 7
Zamanın Değeri 8
Bana 10 dk verir misin? Bana 10 TL verir misin? 9
Zamanın değeri Maliyet Yıllık brüt gelirinizi yazın İkramiye-komisyon vb ekleyin Genel masraflariçin gelirinizin %100 ünü ekleyin (ofis-vergi-ısınma-telefon vb) Toplamrakamı bir yıldaki iş günü sayısına bölün (Yaklaşık 230 gün) Saatlik maliyeti bulmak için günlük maliyeti 8 e bölün Dakikalık maliyeti bulmak için saatlik maliyeti 60 a bölün 10
Zaman Yönetimi Uygulaması 1. Saat 10:00 da büyük siparişle sonuçlanacak bir görüşmeniz var müşteri size 40 dk mesafede 2. Saat 13:30 da ofisinizde yöneticinizle performans toplantınız var 3. Bugün annenizin doğum günü arayıp 10 dk konuşmanız gerekiyor. Ayrıca çiçek de göndermeniz lazım. 4. Haftalık raporunuzu akşam 16:00 ya kadar teslim etmeniz gerekiyor. 5. Bir arkadaşınızın sorunu için 1 saat görüşmeye söz verdiniz 6. Siparişi ulaşmayan bir sinirli müşteri çözüm istiyor. Siz henüz birşey yapmadınız 7. Bir müşteriniz yeni sipariş geçmek istediğini söylüyor. Ancak yarın seyahate gidecek ve 1 hafta olmayacak. Ofisi size yarım saat mesafede ve 1. maddedeki müşteri ile ters yönde. 8. Yarın ve önümüzdeki 3 gün için en az 50 arama yapıp 10 yeni müşteri yaratmanız gerekiyor. 1 saat sürer 9. Elektrik faturanızı bugün yatırmazsanız akşama ev elektriğiniz kesilecek. 10. Dün yaptığınız faaliyetleri bugün öğlen 12:00 ye kadar sisteme girmelisiniz. En az yarım saatinizi alır 11
Zaman Yönetimi Uygulaması-Ajanda Saat Görev-Açıklama Süre (dk) 12
Zaman Tuzakları 13
Zaman Tuzakları Plansızlık Öncelikleri belirleyememek ve sıralayamamak Ertelemek Kendini gereğinden fazla işe adamak Acelecilik Kırtasiyecilik ve verimsiz okuma Rutin ve gereksiz işler Açık kapı politikası (hayır diyememek) Gereksiz telefonlar Gündemsiz ve verimsiz toplantılar Kararsızlık Yetki verememek Dağınık masa ve büro düzeni 14
Zaman Kaybettiriciler Düzensizlik Hayır diyememek Geciktirme Beklemeler Aksaklıklar Ziyaretçiler Posta Dedikodu Gereksiz titizlik Kahve sohbetleri 15
ETKĐNLĐK / VERĐMLĐLĐK??? 16
Fabre tırtıl deneyi 17
Tırtıllar 18
ETKİNLİK KAYNAKLARIN OPTİMUM KULLANIMI İLE HEDEFLERE ULAŞILMASI VE SONUÇ ÜRETİLMESİDİR 19
VERĐMLĐLĐK ĐŞLERĐ DOĞRU YAPMAKLA ĐLGĐLĐDĐR. ETKĐNLĐK ĐSE DOĞRU ĐŞLERĐ YAPMAKLA. Thomas K. Conellan 20
ÖNCELĐKLENDĐRĐN! PLANLAYIN! UYGULAYIN! 21
10 faaliyet Rutin bir günde yaptığınız 10 faaliyeti yazın 22
ABC Analizi Grup Önemi Değeri A Çok önemli Gerçek Zaman Kullanımı Öneri 65 15 dk 3 Saat B Önemli 20 20 dk 1 Saat C Daha az önemli 15 65 dk 45 dk 23
Tipik Enerji Eğrisi % 100 en iyi zaman 0 8:00 Öğle 17:00 24
Enerji eğrinizi çizin % 100 en iyi zaman 0 8:00 Öğle 17:00 25
Zaman Kazanma İlkeleri İlke 1: Gitme, gelsin! İlke 2: Gitme, telefonla hallet! İlke 3: Yazılı ön hazırlık yap! İlke 4: Bilgiyi, kolay erişebileceğin şekilde sakla. İlke 5: Yapmaman gerekeni yapma! İlke 6: Başkasının yapması gerekeni yapma! İlke 7: Yapma, yapılmasını sağla! İlke 8: Bir taşla birkaç kuş vur! 26
Ajanda kullanımı 27
Telefon ve E-posta 28
Telefon Kullanımı Amaç Aciliyet Erteleme Özet Maliyet Anlaşma 29
E-posta kullanımı Belirli zamanlarda cevaplayın. Birkaç dakika boşluk bulduğunuzda, mesajlarınızı gözden geçirin. Çok sayıda mesajınız varsa, önce bütün mesajlara göz atın. Mesajlarınıza bakmaya en alttan başlayın. Acil olanları ve olmayanları ayırın. E-postanızı değerlendirirken göndericinin kimliğini göz önünde bulundurun. E-posta için klasörler hazırlayın. 30
Çalışma masası ve dosyalama 31
Masa yönetimi Masanızın üstünü temiz tutun Gelen evrak rafını doğru kullanın Dosyalamanızı, yaşam ve iş kategorilerinize göre düzenleyin. Evrak rafınız gerçek bir gelen evrak rafı olsun, çeşitli evrakı stokladığınız bir yer değil! 32
Dosyalama Gereksiz evraktan kurtulun Re- organizasyon Dosyaları zayıflatın! Renklerden faydalanın 33
Erteleme-Hayır Deme 34
Hedef kavramı 35
HEDEFLER Spesifik, net Ölçülebilir Üzerinde anlaşılmış Gerçekçi Zaman sınırlı + Yazılı 36
Yetki devri-delegasyon 37
Başarılı delegasyon Görevi belirleyin Birey veya takımı seçin Kaynakları gösterin Nedenleri açıklayın İstenen sonuçları belirtin Kaynak yeterliliğini sorgulayın Süre sınırı koyun Destek ve takip yapın Geribildirim verin 38
Delegasyon çeşitleri 1. İstediğimi yap. 2. Bak ve durumu analiz et. Ben karar vereceğim. 3. Bak ve durumu analiz et.beraber karar verelim 4. Bak, analiz et, yardım ihtiyacını söyle. Beraber karar verelim 5. Bak analiz et iyi kötü yanlarını söyle. Beraber karar verelim. 6. Bak karar ver kararını bana söyle. Uygulama için onayımı bekle. 7. Karar ver kararını bildir. Yapma diyene kadar bildiğini yap. 8. Karar ver ve uygula. Sonucu bildir. 9. Karar ver uygula. Bana sorma 10. Bundan sonra bu senin sorumluluğun her şeyi üstlen. 39
İş önceliği belirleme 40
Öneri 1- Sevmediğiniz işleri önce yapın. 2- Erteleyebileceğiniz işleri küçük parçalara bölün. 3- Yapacağınız işe göre kendinize bir bitirme tarihi verin ve ona uyun. 4- İşi bitirdiğinizde kendinizi ödüllendirin, aynı şekilde bitiremeyince ceza verin. 5- Elinizdeki imkanlarla hemen şimdi başlayın. 6- Sıkıcı ve hoşlanmadığınız işi birine devredin ve takip edin. 7- Ertelemeciliğe karşı engeller oluşturun 41
Öncelik Belirleme Önemli Önemli Değil Acil 1 3 Acil Değil 2 4 42
Zaman ve faaliyet planı 43
Orta vadeli planlama Yıllık hedeflerı belirleyin Temel görevleri tanımlayın Projeler, ana görevler, seyahatler, tatiller vb. İçin geniş dönemler ayırın 44
Aylık planlama Ayın faaliyetlerini; Seyahatler, Toplantılar, Randevular, Davetler, Notlar, Bilgi toplama faaliyetleri vb. Hazırlayın Tarihi önceden belirli ve net olanları kapatın 45
Haftalık planlama Ne sonuç üretmek istediğinize karar verin (yaşam kategorileri...) Haftalık hedefe dönüştürün Toplantı, randevu ve tarih/saatli görevler için zamanı işaretleyin Gerekli hazırlıkları yapın/ zamanı tahsis edin / planlayın Çok sıkı bir program yapmayın Gerçekçi olun Esneklik payı bırakın 46
Günlük planlama Her gün, o gün yaptıklarınızı gözden geçirin Ertesi günün planını yapın Ertesi gün için hazırlanın 47
Karar ve süreç yönetimi örnekleri Beyin fırtınası Balık kılçığı-ishikawa Diyagramı GANT grafiği 48
Beyin fırtınası Beyin fırtınası yapılacak konu hakkında herkes hemfikir olmalıdır. Konuyu tahtaya yazın. Her fikri tahtaya veya bir çizelgeye yazın. Asla fikirleri eleştirmeyin. Yazılanları yorumlamadan söyleyenin kelimeleriyle yazın. Fikir çıkmayıncaya kadar birkaç tur döndürün Turlar bitince fikirlerin anlaşılması için tartışın 49
Balık Kılçığı-Neden / Sonuç analizi Bir problemin nedenlerini ve alt nedenlerini tanımlama sürecini yapılandırmaya yardım edebilir. Sorun,balık kılçığının baş tarafına yazılır. Sorunun olmasına sebep olan etkenler önem sırasına göre tek tek balık kılçığının yan kılçığına yazılır. Yazılan etkenlerin altına alt etmenler sıralanır,incelenir,soruna katkıları belirlenir. 50
7 Temel kılçık 51
52
Gant grafiği SIRA AKTİVİTE İLGİLİ PARTİLER Eyl.12 Eki.12 Kas.12 Ara.12 a b c d e 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 1 abc x x x 2 abc x x 3 abc x x x x 4 abc x x x x x 5 abc x x x x x x x x x x x 6 abc x x x x abc x x x x abc x abc x 7 abc x x x x x x x abc x x x abc x x x abc x x 8 abc x x x x x x x x x x x x x x x x abc x x x x x abc x x x x x abc x x x x x 9 abc x x x x x x x x x x x x x x x x x 10 abc x x x x x x x x 53
Zaman yönetiminde optimizasyon teknikleri 54
Etkin okuma 55
İSOAT Tekniği İzle Sor Oku Anlat : 5 dakika içinde konunun ana hatlarına göz gezdir : Konuyla ilgili soru oluştur : Sorduğun soruların cevaplarını bulmak için seçerek oku : Öğrendiklerini yüksek sesle anlat Tekrarla : Notları ve kitabı kaldırıp konunun tekrarını yap 56
Etkin hatırlama ve öğrenme 57
58
İmajinasyon 59
Teşekkürler Devrim Ersöz 0 532 421 59 85 devrim.ersoz@academictrend.com 60