RECEP TAYYİP ERDOĞAN ÜNİVERSİTESİ İŞBÖLÜMÜ Görev No GÖREVİN KONUSU GÖREVLİLER NOT AKADEMİK PERSONEL BİRİMİ 1 YÖKSİS işlemlerini yürütmek (Kadro işlemleri, ilan işlemleri, kişi ekleme çıkarmagüncelleme) Her personel kendi alanı ile ilgili 2 Akademik personelin kadro aktarımları, kadro kullanım izinleri, kadro iptal, ihdas ve Turan DURAL, Ali TÜYLÜ, Esra KAŞIKÇI değişikliği işlemlerini yapılmak. 3 Öğretim üyesi ve elemanı ilanlarını hazırlamak, ilan etmek Turan DURAL, Ali TÜYLÜ, Esra KAŞIKÇI 4 Tüm akademik personelin atama, terfi, süre uzatımı, intiba ile ilgili işlemlerini yapmak. Esra KAŞIKÇI, Yunus ÖZTÜRK 5 Fakülte Dekanları, Yüksekokul, Enstitü, Meslek Yüksekokulu ve Merkez Müdürlerinin Ali TÜYLÜ, Ali SARI atama yazışmalarını yapmak. 6 Üniversitemiz Yönetim Kurulu tekliflerini hazırlamak ve takip etmek (Akademik Esra KAŞIKÇI, Yunus ÖZTÜRK personelle ilgili) 7 ÖYP ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek (Atama işlemleri 35. madde işlemleri) Turan DURAL, Ali TÜYLÜ 8 1416 Sayılı Kanunun uyarınca Üniversitemiz adına yurtdışında eğitim alan personel adaylarına ait iş ve işlemlerin yürütülmek. Turan DURAL, Ali TÜYLÜ 9 Yabancı Uyruklu öğretim elemanı alımı işlemlerini (yazışmaları, onayları, sözleşmeleri ve süre uzatımları) Esra KAŞIKÇI, Yunus ÖZTÜRK 11 Başka Üniversitelere yapılan ders görevlendirmeleri ve diğer Üniversitelerden yapılan Ali TÜYLÜ,Yunus ÖZTÜRK ders görevlendirmeleri (2547 sayılı Kanun un 40 a,b,c,d maddesi gereği) 12 2547 Sayılı Kanunun 31. maddesine göre Ders Ücreti Karşılığı öğretim elemanı Ali TÜYLÜ,Yunus ÖZTÜRK görevlendirmeleri (üniversitemizde görev yapan uzman kadrosunda çalışanlar ve üniversite dışından görevlendirilenler) ile ilgili iş ve işlemleri 13 38. madde uyarınca görevlendirme yazışmalarını Ali TÜYLÜ,Yunus ÖZTÜRK 15 39. madde uyarınca görevlendirme yazışmaları nı (Yurtdışı, YÖK burslu,form) Yunus ÖZTÜRK, Turan DURAL 16 Muvafakat Yazışmaları nı(akademik personele ait) Yunus ÖZTÜRK, Esra KAŞIKÇI 17 Akademik personel istifa ile ilgili işlemleri yürütmek Ali TÜYLÜ, Turan DURAL 1
18 Daire Başkanlığı İnternet sitesi güncelleme ve veri girişi işlemleri ile ilgili iş ve işlemleri Turan DURAL Ali SARI 19 Üniversitelerarası Kurul ile yapılan her türlü Doçentlik atamalarına ilişkin işlemlerin Ali TÜYLÜ, Yunus ÖZTÜRK takibi 20 2547 Sayılı Kanunun 13/b 4 maddesi uyarınca akademik personel görevlendirmelerinin Ali TÜYLÜ, Yunus ÖZTÜRK yapılması ile ilgili iş ve işlemleri 21 Bütçe Yönetim Sisteminde (e bütçe) üç ayda bir akademik personel sayılarının Esra KAŞIKÇI, Yunus ÖZTÜRK girilmesi ile ilgili iş ve işlemleri 22 Görüş alma ve görüş bildirme yazılarını (akademik şube ile ilgili olan işler) yürütmek Ali TÜYLÜ,Yunus ÖZTÜRK 23 Birimlere vekâlet etme konusundaki yazışmaları Ali TÜYLÜ,Yunus ÖZTÜRK 24 İzin ile ilgili yazışmaları yürütmek (doğum izni, aylıksız izin ve mazeret izni). Ali TÜYLÜ,Yunus ÖZTÜRK 25 HİTAP programının güncel tutulmasının sağlanması ile ilgili iş ve işlemleri Tüm Personel 26 Diş Hekimliğinde Uzmanlık Sınavı (DUS) kontenjan taleplerinin Yükseköğretim Ali TÜYLÜ, Turan DURAL Kurulu Başkanlığına bildirilmesi, Yandal Uzmanlık Sınavı (YDUS) kontenjan taleplerinin Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına bildirilmesi ve Tıpta Uzmanlık Sınavı (TUS) kontenjan taleplerinin Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına bildirilmesi ile ilgili yazışmaları 27 Rektörlük seçimleri ve Rektör görevlendirilmesi ile ilgili iş ve işlemleri yürütülmek. Tüm Personel 28 Rektör yardımcısı görevlendirmeleri ile ilgili iş ve işlemleri yürütülmek. Ali TÜYLÜ, Turan DURAL 29 Akademik personelin mal bildirim beyannamelerinin doldurulmasının ve muhafaza Ali SARI, Yunus ÖZTÜRK edilmesinin sağlanması ile ilgili iş ve işlemleri İDARİ PERSONEL BİRİMİ 1 İdari personel özlük işlemleri ile ilgili iş ve işlemleri Gönül YAVAŞ, Gülder BAŞ, Ali SARI 2 İdari personel kadro cetvellerini düzenli olarak takip etmek. Gönül YAVAŞ, Gülder BAŞ, Ali SARI 3 İdari personel nakil giden ve nakil gelen işlemlerini yapılmak. Gönül YAVAŞ, Gülder BAŞ, Ali SARI 4 İdari personelden üst öğrenimini bitiren personelin intibak işlemlerini yapılmak. Gönül YAVAŞ, Gülder BAŞ, Ali SARI 5 İdari Personelin Hizmet Birleştirme (SGK veya diğer kurumlar) işlemlerini yapılmak. Gönül YAVAŞ, Gülder BAŞ, Ali SARI 6 İdari personel ile ilgili tüm yazışmaları (Yönetim Kurulu teklifleri, Gönül YAVAŞ, Gülder BAŞ, Ali SARI görevlendirme olurları v.b ) 7 2547 Sayılı Kanunun 13/b 4 maddesi uyarınca idari personel görevlendirmelerini yapılmak. Gönül YAVAŞ, Gülder BAŞ, Ali SARI 2
8 Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği sınavları ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek Gönül YAVAŞ, Gülder BAŞ, Ali SARI (kadro ve atama işleri). 9 Üç ayda bir idari personel bilgilerinin güncellenerek Devlet Personel Başkanlığı (E Gönül YAVAŞ, Gülder BAŞ, Ali SARI Uygulama) ve Maliye Bakanlığı (E Bütçe) sistemine girilmesi ile ilgili iş ve işlemleri 10 657 Sayılı Kanunun 4/B maddesi uyarınca alınacak personelin alımı ile ilgili ilan Gönül YAVAŞ, Gülder BAŞ, Ali SARI şartlarının hazırlanması ve atamalarının yapılması ile ilgili iş ve işlemleri 11 İdari Personelle ilgili görevlendirme yazılarını hazırlamak. Gönül YAVAŞ, Gülder BAŞ, Ali SARI 12 İdari personel istifa işlemleri ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek Gönül YAVAŞ, Gülder BAŞ, Ali SARI 13 YÖK SİS ( Sivil Savunma) ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek Gönül YAVAŞ, Gülder BAŞ, Ali SARI 14 Açıktan Atama İzinlerine tabi olmayan ( SHCEK, Özürlü Personel, Terörle Mücadele ve Gönül YAVAŞ, Gülder BAŞ, Ali SARI uzman alımı ile ilgili işleri yürütmek 15 HİTAP programının güncel tutulmasının sağlanması ( Her birim kendi personelini) ile Gönül YAVAŞ, Gülder BAŞ, Ali SARI ilgili iş ve işlemleri 16 İdari personelin mal bildirim beyannamelerinin doldurulmasının ve muhafaza Gönül YAVAŞ, Gülder BAŞ, Ali SARI edilmesinin sağlanması ile ilgili iş ve işlemleri 17 İdari personelin ücretsiz izin işlerinin takip edilmesi ile ilgili iş ve işlemleri Gönül YAVAŞ, Gülder BAŞ, Ali SARI 18 İdari personele ilişkin hizmet belgesi ve görev belgesi ile ilgili iş ve işlemleri Gönül YAVAŞ, Gülder BAŞ, Ali SARI EĞİTİM VE İSTATİSTİK BİRİMİ 1 İdari personel için görevde yükselme eğitim programını, eğitim yerini, eğitimcilerini belirlemek ve eğitimlerden haberdar olmalarını sağlamak, eğitim ile ilgili ders notlarını eğitimcilere iletmek, ders notlarına bağlı kalınarak sınav sorularının hazırlanması ve sınavlarının yapılması ile ilgili iş ve işlemleri 2 3 4 Aday memurların Temel Eğitim programını, eğitim yerini, eğitimcilerini 3
belirlemek ve eğitimlerden haberdar olmalarını sağlamak, eğitimcilere Devlet Personel Başkanlığınca hazırlanan Temel Eğitim Notları kitabındaki eğitim konularını iletmek, aday memurların Temel Eğitime katılmalarını sağlamak, 5 Aday memurların Hazırlayıcı Eğitim Programını, eğitim yerini, eğitimcileri belirlemek, eğitimlerden haberdar olmalarını sağlamak, eğitim konularının hazırlanmasını ve eğitimcilere iletilmesini sağlamak, aday memurların Hazırlayıcı Eğitime katılmalarını sağlamak. 6 Temel ve Hazırlayıcı Eğitim sonunda Devlet Personel Başkanlığınca hazırlanan Temel Eğitim soruları kitabından temel eğitim sınavı sorularını, Hazırlayıcı Eğitim sınavı soruları ise kurumun iş ve işleyişi ile ilgili belirlene konulardan eğitimcilerin hazırlamış olduğu sorularla sınavların yapılmasını sağlamak 7 Aday memurların uygulamalı Staj Eğitimlerinin yapılmasını ve sonuçlandırılmasını takip etmek 8 Hizmetiçi Eğitim yönergesi uyarınca Birimlerden gelen hizmetiçi eğitim konularında kurum içerisinden eğitimcileri belirlemek, kurum içinde yoksa dışardan görevlendirme ile Hizmet içi eğitim programı yapmak, ve geribildirim almak. 9 Yıllık birim faaliyet raporu, altı aylık brifing dosyası, Performans v.b. istatistiki raporları hazırlamak. TAHAKKUK BİRİMİ 1 Üniversitemiz İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığının Talebi doğrultusunda, Neslenur KOÇ, Yunus ÖZTÜRK üniversitemiz birimlerinde çalıştırılmak üzere Geçici 3 aylık işçi alımları için İŞKUR aracılığıyla ilana çıkılıp kura sonucu belirlenen adaylara mülakat yapılması ve mülakat sonucunda asıl ve yedek listenin belirlenmesi ile ilgili iş ve işlemleri 2 Daire başkanlığımız personellerine ait geçici ve sürekli yolluk işlemlerinin yapılması. Neslenur KOÇ, Yunus ÖZTÜRK 3 Ardeşen Kereste Fabrikasından Üniversitemize devredilen geçici işçilere ait AĞAÇ-İŞ Neslenur KOÇ, Yunus ÖZTÜRK Sendikası ile toplu sözleşme imzalanması ile ilgili iş ve işlemleri 4 Ardeşen Kereste Fabrikasından Üniversitemize devredilen geçici işçilere ait özlük işlemlerin ve emeklilik işlemlerinin yapılması ve her yıl Aralık ayı itibariyle Maliye Bakanlığından vizelerinin alınması ile ilgili iş ve işlemleri Neslenur KOÇ, Yunus ÖZTÜRK 4
5 Sendikaya üye olma ve üyelikten çekilme yazılarının gönderilmesi (birim personeli) ile Neslenur KOÇ, Yunus ÖZTÜRK ilgili iş ve işlemleri 6 Tüm kamu Sendikalarının Mayıs ayı içerisinde sendika tespit toplantılarını yapmak, Neslenur KOÇ, Yunus ÖZTÜRK toplantıya katılan Sendikalara göre toplam sayıları belirleyen tutanağı düzenlemek, Sendika yetkilileri ile Kurum yetkilisine tutanağı imzalatılarak, tutanağın Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığına gönderilmesi ile ilgili iş ve işlemleri 7 Başkanlığımız bünyesinde yapılan Hizmet içi eğitim ders ücretlerinin ödemesinin Neslenur KOÇ, Yunus ÖZTÜRK yapılması ile ilgili iş ve işlemleri 8 Üniversitemiz öğretim elemanı alımı için, basın ilan kurumuna ilan bedeli ödemesinin Neslenur KOÇ, Yunus ÖZTÜRK yapılması ile ilgili iş ve işlemleri 9 Taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi olarak birimimiz taşınırlarına ait işlemlerin yapıl ile Neslenur KOÇ, Yunus ÖZTÜRK ilgili iş ve işlemleri 10 Başkanlığımız Personelinin maaşlarının hazırlanmasına ait işlemlerin yapılması ile Neslenur KOÇ, Yunus ÖZTÜRK ilgili iş ve işlemleri 11 Daire Başkanlığımızdaki çalışan Personellerin aylık kesenek ve maaş işlemleri ile ilgili Neslenur KOÇ, Yunus ÖZTÜRK iş ve işlemleri 12 Üniversitemiz akademik idari personel ve geçici işçilerine ait emeklilik işlemlerinin Neslenur KOÇ, Yunus ÖZTÜRK yapılması ile ilgili iş ve işlemleri 13 Birimimizin yıllık bütçe hazırlık işlemlerinin yapılması ile ilgili iş ve işlemleri Neslenur KOÇ, Yunus ÖZTÜRK 14 Birimimize ait kırtasiye, pul vb. alımların yapılması, telefon giderlerinin ödenmesi Neslenur KOÇ, Yunus ÖZTÜRK işlerini 15 Üniversite personelinin yıllık SGK ek karşılık prim ödemelerinin yapılması ile ilgili iş Neslenur KOÇ, Yunus ÖZTÜRK ve işlemleri 16 Her türlü tahakkuk işleri ile ilgili gerçekleştirme görevliliği işlerini Neslenur KOÇ, Yunus ÖZTÜRK EVRAK KAYIT-SORUŞTURMA BİRİMİ 1 EBYS ile ilgili gelen -giden evraklarla ilgili iş ve işlemleri yürütmek Furkan VURAL, Sevim SOLAK 2 Elektronik ortamda havalesi yapılan evrakın ıslak imzalı (basılı) yazılarının ilgili Furkan VURAL, Sevim SOLAK kişilere teslim edilmesi, posta ve dağıtım işleri ile ilgili iş ve işlemleri 3 Tüm akademik ve idari personelin soruşturma işlemlerinin takibi ve sisteme işlenmesi Ali SARI, Furkan VURAL ile ilgili iş ve işlemleri 4 Tüm personelin pasaport, kimlik kartı ve askerlik tecil işlemlerinin yapılması ile ilgili iş ve işlemleri Furkan VURAL, Ali SARI 5
5 Görev belgesi hazırlamak (İngilizce görev belgesi ve emniyete verilecek olan görev belgeleri) 6 Bilgi edinme yazıları cevabı (çalışma alanıyla ilgili) ile ilgili iş ve işlemleri takip etmek. ARŞİV BİRİMİ 1 Üniversitemizdeki tüm akademik ve idari personele ait özlük ve sicil dosyalarının teslim alımı ve gönderimi ile ilgili yazışmaları 2 Personel bilgi sistemi ve YÖKSİS e akademik personel idari görevlerinin girilmesi ile ilgili iş ve işlemleri 3 Tüm akademik ve İdari personelin özlük dosyasına girecek evraklar ve Daire Başkanlığına gelen - giden basılı evrakların arşivlenmesi ile ilgili iş ve işlemleri YAZI İŞLERİ BİRİMİ 1 Üniversitelerarası İşbirliği Programı (ÜNİP ) kapsamındaki toplantı ve yazışmaların takip edilmesi ile ilgili iş ve işlemleri Yunus ÖZTÜRK, Furkan VURAL Ali SARI, Furkan VURAL Ali SARI, Funda KILIÇTAŞ Yunus ÖZTÜRK, Ali SARI Ali SARI, Funda KILIÇTAŞ Ali SARI, Ali TÜYLÜ 2 Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Kurulları (ADEK) yazışmalarının Ali SARI, Ali TÜYLÜ yapılması ve listelerin güncellenmesi ile ilgili iş ve işlemleri 3 Üniversitemiz Etik Kurulu yazışmalarını Ali SARI, Ali TÜYLÜ 4 Görüş alma ve görüş bildirme yazıları (çalışma alanlarıyla ilgili) ile ilgili iş ve işlemleri Ali SARI, Ali TÜYLÜ 5 Birim personelin İzin ve raporlarının sisteme girilmesi ile ilgili iş ve işlemleri Gönül YAVAŞ, Gülder BAŞ 6 Hizmet belgesi hazırlama ile ilgili iş ve işlemleri Gönül YAVAŞ, Gülder BAŞ 7 Sivil toplum kuruşları, dernekler özel ve tüzel kuruluşlardan gelen yazışmaları konusu Sevim SOLAK, Ali SARI, Gülder BAŞ itibariyle ilgili birimlere iletmek ve sonucunu takip ederek ilgili kuruma bilgi vermek. 8 Üniversitemiz ikinci öğretim programında görev almak isteyen personelin Ali TÜYLÜ, Gönül YAVAŞ, Gülder BAŞ görevlendirilmelerinin Üniversite Yönetim Kuruluna verilmesi ve diğer işlemlerinin yapılması ile ilgili iş ve işlemleri 9 İdari personelin mal bildirim beyannamelerinin doldurulmasının ve muhafaza edilmesinin sağlanması ile ilgili iş ve işlemleri Ali SARI, Gönül YAVAŞ, Gülder BAŞ 6