Girişimcilik ve İnovasyon Dersi Proje Yönetimi Uygulamaları Görev Tanımlama Yrd. Doç. Dr. Ali Nizam Prof. Dr. Fevzi YILMAZ Mühendislik Fakültesi Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi 2015
İş Paketi - Görev Planlama Görevlerin oluşturulması Görev türleri İş bölümleme yapısı (Work Break down Structure) oluşturma teknikleri Görevler arası bağlantılar oluşturma Kısıtlamalar oluşturma Kilometre taşları projeye yerleştirilmesi İş takvimleri ve plan ilişkisinin kurulması Kesintisiz çalışma tanımlamak
İş Bölümleme Yapısı Proje geliştirme karmaşık bir işlemdir. Orta ölçekli bir projede dahi birçok aşamaya dağılmış yüzlerce birbiriyle ilişkili görevin tutarlılık bozulmadan, müşteri talepleri ve teknik gereksinimler karşılanarak gerçekleştirilmesi gerekir. Yapılan birçok araştırma bu karmaşıklığı tekrar tekrar ortaya koymuştur.
İş Bölümleme Yapısı İş bölümleri Ürün geliştirmeyle uyumlu olmalıdır. Hiyerarşideki yayılım ve derinlik sayılarının küçük tutulması: Kişiler tek bir defada 7 civarındaki kırılımı anlayabilir. Fazlası anlamayı zorlaştırır. Analizde istenenler ana faaliyet olarak kabul edilmelidir.
Yapılacakların Tespiti İçin Yöntemler Hiyerarşik yapı özetten ayrıntıya, ayrıntıdan özete, akış mantığı veya birden fazla yöntem birlikte düşünülerek inşa edilebilir. Örneğin bir sistemin planlanması özetten ayrıntıya gidilerek sistemin gerçekleştireceği fonksiyonların listesi oluşturulur. Bu analizin ayrıntıdan özete tekrar incelenmesi sistemin herhangi bir fonksiyonunun eksik kalıp kalmadığının tespitini sağlar.
İş Paket Ayrıntıları Ana İP No 3 Başlama Zamanı (Kaçıncı Ay) 22 Süresi (Ay) 4 IP Adı Yazılım Bütünleştirme ve kurulum dosyalarının hazırlanması İş Paketinin Amaç ve Hedefleri: Yazılımın bütünleşik kurulum dosyalarının tasarlanması, kurulum paketinin oluşturulması, yazılımın entegrasyon ve sistem testlerinin yapılması, kurulum belgesinin yazımı İP nin Projenin Başarısına Yapacağı Katkı: Yazılımın kolay kurulması yaygınlaşmasını ve böylece temel hedefi doğrudan destekler IP Sorumlusu Ali Nizam Unvanı, Adı Soyadı Projedeki Görevi* Sorumlu Olduğu Alt İP No IP Ekibi Yazılım Mimarı Yardımcı Personel 3.1, 3.2 Ali Yılmaz ÇAMURCU Danışman 3.2 Alt İP No Adı Başlama Zamanı Süresi (Kaçıncı Ay) (Ay) Alt IP ler 3.1 Kod kütüphanelerinin 22 3 bütünleştirilmesi ve kurulum 3.2 Kurulum çalışmalarının test 23 3 edilmesi
Adam Ay (AdamxAy) Projenin bitmesi için kullanılması gereken işgücünün birimidir. Eğer 10 adam her biri 5 ay çalışarak projeyi tamamlayabiliyorsa proje 10 Adam x 5 Ay = 50 Adam Ay Emekle bitecektir.
Adam/Ay Kişinin proje için bir ayda kaç gün çalıştığının ölçüsüdür. Birim süre(ay) içerisinde İşe ayrılan zamanın yüzdesidir. Eğer 1 adam ayın 6 iş gününü projeye ayırıyorsa ve ayda toplam iş günü sayı 24 ise Adam / Ay = 6 / 24 = % 25 = 0.25 olarak hesaplanır. Bu değer günlük ölçek için 8 saatin 2 saati projede harcanmış anlamına gelir.
İş Paketinde Süre Hesaplamaları Atanan personelin becerisi (üretkenliği, productivity) ve işe ayırdığı verimli zaman (utilisation) görev süresi üzerinde önemli ölçüde etkilidir. %70 üretken çalışan bir kişi zamanının %60 lık kısmında verilen işte çalışıyorsa, 10 günlük bir iş (10 / 0.7) / 0.6 = 23,80 gün sürecektir. Daha üretken (kalifiye) bir personelin atanması, görevin daha kısa sürede bitmesini sağlayabilir. Genellikle projelerde üretkenlik değeri verilmez. İşe ayrılan zaman adam/ay olarak hesaba katılır.
Maliyet Hesabı Maliyet kişinin aylık ücreti ile ayırdığı zaman yüzdesinin(adam/ay) çarpımıdır. 1000 TL alan bir kişi zamanının % 30 unu projeye ayırıyorsa 300 TL hak eder. Kişilerin maliyetleri toplamı proje toplam maliyetini verir.
Proje Toplam AdamxAy Hesabı Kişilerin projedeki görev süreleriyle adam/ay oranının çarpımıdır. Projede 6 ay görev alan bir kişi zamanının %50 sini proje için harcıyorsa 6*0.5=3 AdamxAy lık bir toplam çalışma yapmış olur.
Bütünleşik Bir İş Paket Örneği Proje No Proje Adı Sıra No XXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX Adı Soyadı Görevi/Ünvan ı İş Paketi No Birim süre içerisinde İşe ayrılan Zaman Adam/Ay İş ayrılan Zaman % Utilisation Ay Ortalama Aylık Maliyet Toplam 1 XXX Müh. 2 0,66 66 1 5000 TL 3.300 TL 2 YYY Kontrol Müh. 2 0,66 66 6 6666 TL 4.400 TL 3 HHH Müh. 2 0,4 4 6 5555 TL 2.222 TL 4 JJJ Müh. 2 0,66 66 6 4444 TL 2.933 TL 5 LLL Ar-Ge Müh. 2 0,66 66 1 4444 TL 2.933 TL 6 HHH Müh. 2 0,2 2 6 5555 TL 1.111 TL TOPLAM 2858 TL Toplam Adam-Ay = 12,84
Görev-İş Tanımı Tanım Başlangıç ve bitiş tarihi Tahmini süre Gerekli kaynaklar Yapacak kişiler Araçlar Diğer kaynaklar Girdiler ve çıktılar, üretilecek ürün Başarı kriterleri Riskler (istenirse tanımlanabilir)
Proje bitiş tarihini etkileyen hususlar Proje Başlangıç tarihi Takvimler Görev kısıtları ve son bitiş tarihleri Görev Süreleri Görev Bağımlılıkları Kaynak Atamaları ve Görev Türleri
Gecikme(Lag) Zamanı Birbirine bağlı görevlerin arasında tanımlanan gecikme süresidir. Diğer görevin bitişinden 3 gün sonra başlayacak bir görev için gecikme kısmına 3 girilir. Diğer görev bitmeden başlayacak işlerde gecikme değeri eksi olarak girilir. Şekilde ilişkili görev bitmeden 5 gün önce başlayacak bir görev için gecikme zamanı görülmektedir.
Gecikme(Lag) zamanı (Örnek)
Görev Süresi 8/80 kuralı : Görev süreleri 8 saat ile 80 saat aralığında olmalıdır. Çok uzun süreler iş takibini zorlaştırır. Kısa süreler planlamayı uzatır, yapan kişinin işi anlamasını ve konsantrasyonunu olumsuz etkiler.
Kısıtlar (Constraints) Proje haricinde dış faktörlerden kaynaklanan kısıtlardır. Projede görevlerin sağlaması gereken diğer görevlerden bağımsız şartlar olarak düşünülebilir. Belli tarihe kadar bitirilmesi gereken işler gibi Belli tarihten önce başlayamayacak işler
Kısıtlar (Örnek)
Görev İlişkilendirme (Relation Between Task) Bitiş-başlangıç, Bitiş-bitiş, Başlangıç-başlangıç Başlangıç-bitiş gibi farklı ilişkiler olmakla birlikte en çok kullanılan bitiş-başlangıç ilişkisidir.
Görevler Arası İlişkiler Bitiş-Başlangıç Bir görevin bitiş tarihi diğerinin başlangıç tarihini belirler Tasarım Bitmeden Kodlama Başlayamaz veya tasarım bitince kodlama başlar Başlangıç-Başlangıç İki görevin aynı anda başlaması Yazılım geliştirme ve donanım temini birlikte başlayabilir. Bitiş-Bitiş Bir görevin bitişi diğerinin de tamamlanmasına sebep olabilir. Test tamamlandığında donanımlarda temin edilmiş olmalıdır ki proje devreye alınabilsin Başlangıç-Bitiş Bir görevin başlangıç tarihinin diğerinin bitiş tarihini belirlemesi Dışarıdan alınacak ve tarihi belli bir uzman desteğinden önce analizin bitirilmesi
Görev İlişki Türleri Zorunlu ilişkiler: Projenin yapısı itibarıyla zorunlu olarak birbirini takip etmesi gereken veya paralel yapılması gereken işler olabilir. Örneğin kod yazmadan test edilemez. Proje bitmeden inşaata başlanamaz. Seçimli ilişkiler: Bazı ilişkiler mantıken kurulur. Örneğin projenin aşamalara ayrılması zorunlu değildir. Ancak istenirse yapılabilir. Harici ilişkiler: Müşteri veya üst yönetimin gibi paydaşlardan kaynaklanan kısıt ve şartları yansıtır. Müşterinin öncelikle bitirilmesini istediği konular.
Kilometre Taşları CheckPoint Proje içerisinde önemli kontrol noktaları kilometre taşları olarak adlandırılır. Örneğin yapılacaklar veya plan için onay alınması, projenin testine başlanması ve kabul aşaması önemli kilometre taşlarıdır. Kilometre taşları önceden planlandığı için burada kapsamlı kontroller yapılır.