ULUSLARARASI/AVRUPA STANDARDİZASYON ÇALIŞMALARI ve ULUSAL DÜZEYDE TAKİBİNE DAİR BİLGİ NOTU 1) TEKNİK KOMİTE NEDİR? Uluslararası (ISO/IEC) ve Avrupa (CEN/CENELEC) teknik komiteleri bir başkan, bir sekreter ve ilgili standardizasyon kuruluşuna (ISO/IEC/CEN/CENELEC) üye olan ulusal standart kuruluşlarından oluşan ve verili bir alanda standart hazırlamak için kurulmuş teknik bir organdır. Komite sekretarya görevini bir ulusal standart kuruluşu üstlenir. 2) PROJE KOMİTESİ NEDİR? Mevcut bir teknik komitenin çalışma alanına girmeyen tek bir standardı hazırlamak için kurulmuş komitedir. Konu hazırlandığında komite kapanır ya da o alanda yeni projelere ihtiyaç duyulursa komite teknik komiteye dönüştürülebilir. 3) ALT KOMİTE VE ÇALIŞMA GRUBU NEDİR? Teknik komite, kapsamına giren standart ihtiyaçlarının genelini göz önünde bulundurarak özel konulara odaklanılması amacıyla bir veya daha çok alt komite kurabilir. Alt komite kurma kararı teknik komitede alınır. Komite üyelerinin üçte iki çoğunluğu alt komite kurulmasını onaylarsa ve en az 5 üye çalışmalara aktif katılacağını beyan ederse alt komite kurulur. Komitenin genel programı içindeki özel görevlere odaklanmak için de çalışma grubu denilen daha alt gruplar oluşturulabilir. Çalışma gruplarında uzman sayısı sınırlıdır ve standart kuruluşu tarafından aday gösterilmiş olsalar da standart kuruluşunu temsil etmeden kendi adlarına hareket ederler. Ancak yine de kendilerini aday gösteren standart kuruluşunu taslak ile ilgili konulardan haberdar etmelidirler. 4) YENİ BİR TEKNİK KOMİTE/PROJE KOMİTESİ NASIL KURULUR? : Bir standart kuruluşu, bir teknik komite, politika geliştirme komitesi, teknik yönetim kurulu vs. gibi kuruluş/organlar planlanan çalışmanın kapsamı, ilk iş programı ve gerekçesiyle beraber bir yeni komite kurulması teklifi verebilir. Teklif, teklif sahibi tarafından ISO için Teknik Yönetim Kurulu na (ISO/TMB), CEN için Teknik Kurula (CEN/BT) sunulur. Her iki kuruluş da yeni çalışma alanının kurulması teklifini görüşe sunarlar (Soru: Yeni teknik komite kurulmasını destekliyor musunuz; çalışmalara aktif katılacak mısınız?) Oylamaya katılanların üçte iki çoğunluğu teklifi desteklediyse ve en az 5 üye aktif katılacağını bildirdiyse KOMİTE kurulur ve üzerinde uzlaşma sağlanmış bir başlık ve kapsamın ilgili Teknik Kurullara en kısa zamanda sunulması istenir. Komite sekretarya hizmetlerini bir ISO/CEN üyesi standart kuruluşu üstlenir. Yeni kurulan komitenin yapacağı ilk çalışma, komite faaliyet alanına giren piyasa ihtiyaçlarını analiz eden ve bu ihtiyaçlara yönelik ne gibi çalışmalar yapacağını gösteren bir stratejik iş planı hazırlamaktır. 5) ISO KOMİTELERİNE ÜYELİK: ISO üyesi standart kuruluşları yeni kurulmuş teknik komiteye TAM ÜYE (Participating member/ P-member) veya GÖZLEMCİ ÜYE (Observing member/o-member) olarak katılabilirler; ya da sürecin tamamıyla dışında kalabilirler (Non member). Teknik Komiteye standart kuruluşu üyedir; toplantılara 1
katılanlar ise standart kuruluşunu temsil eden delegelerdir; bu delegeler da ayna komite üyeleri arasında belirlenir. Hem ISO hem CEN için toplantıya katılacak delege sayısı 3 ile sınırlanmıştır; ancak gözlemci olarak daha çok delege ile katılmak mümkündür. 6) CEN KOMİTELERİNE ÜYELİK: CEN kuruluşuna üye tüm standart kuruluşları (33 ülke standart kuruluşu: 28 AB ülkesi, 3 EFTA ülkesi -İzlanda, Norveç, İsviçre- ile Makedonya ve Türkiye) tüm CEN teknik/proje komitelerinin doğal üyesidir. 7) STANDART HAZIRLAMA SÜRECİNE HIZLI BİR BAKIŞ: Yeni kurulan teknik komite sektör/paydaş gruplarının ihtiyaçlarını göz önünde bulundurarak bir iş programı hazırlar. Konuların (projelerin) teknik komitenin kapsamında olması gerekir. Her projeye bir numara verilir; projenin yayınlanmasına kadar geçecek süre (hedef tarihler) belirlenir. Not: Standardın hızlı bir şekilde hazırlanması isteniyorsa (fast track procedure), hedef tarih 24 ay, normal hazırlama süresi 36 ay, uzatılmış süre ise 48 aydır. Proje hedef tarihler içinde bitirilemezse (çalışmaya ihtiyaç duyanlar başka bir alternatife yöneldiyse) proje iptal edilir. ISO Teknik komitelerinde standartlar 4 aşamalı bir çalışmanın sonucu hazırlanır: Teklif aşaması (NWIP-New Work Item Proposal) - Zorunlu Bir standart kuruluşu, başka bir teknik komite, ilgili komitenin sekretaryası yeni bir konu teklif edebilir. Teklif, yeni konu teklifi formu doldurularak ve mümkün olduğu durumlarda bir taslak dokümanla (Working Draft WD) birlikte, komite üyelerinin görüşüne gönderilmesi için ilgili komite sekreterine iletilir. Yeni konu teklifinde Teklifi veren; Önerilen konu; Proje Lideri; Öngörülen çalışmanın kapsamı ve önerilen ilk iş programı; Teklifin gerekçesi; Uygun olması halinde, diğer kuruluşlarda yürütülen benzer çalışmalara dair araştırma ve Katılımlarının gerekli olduğu düşünülen irtibat kuruluşlarına dair bilgiler yer alır. NWIP, 2 aylık süre için ISO/TC üyelerine görüşe gönderilir; teklifi veren bir proje liderini de aday gösterir. En az 4 (16 veya daha az tam üye olması durumunda) veya 5 (17 ve üzeri tam üye olması durumunda) tam üye çalışmaya aktif katılacağını beyan ederek, bir uzman ismi bildirdiyse ve basit çoğunluk onayı sağlandıysa teklif kabul edilir ve çalışma başlar. Teklifi olumlu bulan komite üyelerinin, teklifi niçin olumlu bulduklarına dair bir görüş bildirmeleri de istenir. Herhangi bir gerekçe belirtmeden olumlu oy kullanıldığında, bu oy sayılmaz. Oylama esnasında çalışmalara aktif katılacağı bildirilen uzmanlar, bir çalışma grubu biçimde çalışabildiği gibi çalışma grubunu (WG) resmi olarak kurmadan da çalışabilirler. Eğer çalışma grubu kurulduysa, grup vakit geçirmeden toplanarak taslak doküman üzerinde çalışır. Komite aşaması (CD-Committee Draft) Zorunlu değil NWIP ekindeki taslak dokümanın yeterli olgunlukta olduğu düşünülüyorsa (komite tarafından), bu aşama 2
atlanarak bir sonraki adıma geçilebilir. Eğer taslak üzerinde çalışılması gerektiği düşünülüyorsa, CD dokümanı 2, 3 veya 4 aylık bir süre için TC tam üyelerinin görüşüne sunulur. Komite sekretaryası, gelen görüşleri derler ve komite başkanına ve gerektiğinde proje liderine danışarak projenin bir sonraki toplantıda ele alınmasına ya da revize komite taslağının tekrar değerlendirilmesi için görüşe gönderilmesine veya bir sonraki aşamaya geçirilmesine karar verir. CD aşamasından bir sonraki aşamaya geçilebilmesi için komite tam üyelerinin üçte iki çoğunluğunun olumlu oy vermesi gerekir. Gerekçesi belirtilmeyen olumsuz oylar ve çekimser oylar, sayılmaz. Mütalaa aşaması (DIS-Draft International Standard) Zorunlu Tüm ISO üyelerine 3 aylık bir süre için görüşe gönderilir. Taslak, olumlu olumsuz veya çekimser oylanır. Tam üyelerin üçte iki çoğunluğu taslağa olumlu görüş verdiyse ve kullanılan toplam oyun bir çeyreğinden azı olumsuz oy verdiyse taslak doküman kabul edilir ve Komite yönetiminin kararıyla FDIS aşaması atlanarak doküman ISO Standardı olarak yayınlanır. Onay aşaması (FDIS-Final Draft International Standard) Zorunlu değil Tüm ISO üyelerine 2 aylık bir süre için görüşe gönderilir. Taslak, olumlu, olumsuz veya çekimser oylanır. Tam üyelerin üçte iki çoğunluğu taslağa olumlu görüş verdiyse ve kullanılan toplam oyun bir çeyreğinden azı olumsuz oy verdiyse taslak doküman kabul edilir ve Uluslararası Standart olarak yayınlanır. DIS aşamasında olumsuz görüş gelmediyse, komitenin kararıyla bu aşama atlanarak standart olarak yayınlanır. Ancak paralel oylamalarda (ISO-CEN) bu aşama atlanmaz. Onay aşaması, FDIS dokümanının uluslararası standart olarak yayınlanmasını onaylayan oylama sonuçları raporunun komite üyelerine gönderilmesi ile son bulur. Yayın aşaması (ISO-International Standard) ISO Merkez Sekretarya, teknik komite sekreterinin gönderdiği son taslaktaki düzeltmeleri yaparak, yayını basar ve Uluslararası Standart olarak üye ülkelerin erişimine sunar. CEN Teknik komitelerinde standartlar 4 aşamalı bir çalışmanın sonucu hazırlanır: Teklif aşaması: Bir standart kuruluşu, başka bir teknik komite, ilgili komitenin sekretaryası yeni bir konu teklif edebilir. Teklif, yeni konu teklifi formu doldurularak ve mümkün olduğu durumlarda bir taslak dokümanla (Working Draft WD) birlikte, komite üyelerinin görüşüne gönderilmesi için ilgili komite sekreterine iletilir. Teknik komite sekreteri ya yazışma yolu ile ya da toplantı esnasında teklifin iş programına alınmasıyla ilgili taslak kararı (draft decision) üyelerin görüşüne sunar. Üyelerin ağırlıklı oyu (% 71) ve en az beş ülkenin çalışmalara katılacağını bildirmesi ile yeni çalışma maddesi, iş programına alınır. Taslağı hazırlamak için üyelerin aday gösterdiği uzmanlarla çalışma grubu kurulur. Mütalaa aşaması (PrEN- Taslak Avrupa Standardı) Zorunlu Tüm üyelere 30 Haziran 2015 tarihine kadar 4 aylık, sonrasında ise 3 aylık bir süre için görüşe gönderilir. Taslak, olumlu olumsuz veya çekimser oylanır. Tam üyelerin basit çoğunluğu ve ağırlıklı oyların %71 i olumlu ise doküman, basit çoğunlukla alınan 3
komite kararıyla (en fazla 1 ay için taslak karar en fazla 1 aylık bir süre için görüşe gönderilir) FprEN aşaması atlanarak EN Standardı olarak yayınlanabilir. Onay Aşaması - Resmi Oylama (FprEN Son Taslak Avrupa Standardı) 1 Ocak 2015 tarihi itibariyle isteğe bağlı: Tüm üyelere 2 aylık bir süre için görüşe gönderilir. Taslak, olumlu, olumsuz veya çekimser oylanır. Standart taslağının kabul edilmesi için ağırlıklı oyların %71 inin olumlu olması gerekir. Yayın Aşaması CEN-CENELEC Yönetim Merkezi Yayın Birimi, (teknik komite ile koordineli olarak) taslaktaki son düzeltmeleri yapar. Oylama sonucunun yayınlanmasından tam bir ay sonra, metnin onaylanmış olduğu kabul edilir (dor- date of ratification). Olumlu resmi oylama sonucunun alınmasını takip eden 4 hafta içinde CCMC, taslağı AFNOR/ BSI/DIN e çeviri için E-trans üzerinden gönderir. İlgili Kuruluş, çeviriyi normalde 4 hafta içinde tamamlayarak yine e-trans üzerinden CCMC ye gönderir. CCMC, onaylanmış EN metnini (mevcut diğer diller ile birlikte), CEN üyelerine, Bağlı Üyelere, Ortak Kuruluşlara, Avrupa Komisyonu ve EFTA Sekretaryası na, Teknik Komite Başkanı ve Sekreterine gönderir. Bu işlem haftada bir elektronik platforma (FTP sitesi) yüklenen Weekly Output dosyası ile yapılır. CEN ulusal üyeleri, EN nin yayınlandığını belirlenmiş bir duyuru tarihiyle ülke içinde duyururlar (doa date of announcement: duyuru tarihi; doa, dav+3 aya eşittir) ve metni aynen yayınlanmak suretiyle veya onay duyurusu yayınlayarak (dop date of publication: yayın tarihi, dav + 6 aya eşittir) ve çelişen ulusal standartları iptal edilerek (dow date of withdrawal: yürürlükten kaldırma tarihi; dav + 6 aya eşittir) EN yi ulusal düzeyde uygulamaya koyarlar. 4
ULUSLARARASI VE AVRUPA TEKNİK KOMİTE ÇALIŞMALARININ ULUSAL DÜZEYDE TAKİBİ 1) AYNA KOMİTE NEDİR? Belirli bir alanda standart hazırlamak amacıyla kurulmuş ISO/CEN Teknik Komitesinin çalışmalarını ülke içinde takip etmek, ilgili komitenin hazırladığı taslak standarda dair ülke görüşünü hazırlamak ve doğrudan standardı hazırlayanlar arasına katılmak amacıyla kurulan ulusal komitedir. 2) KİMLER ÜYE OLABİLİR? WTO/TBT Uluslararası Standartların Hazırlaması için İlkeler Komitesi nin standardizasyonun herkese açık olması ve tarafsızlık ilkeleri 1 çerçevesinde, teknik komiteler, ulusal/avrupa/uluslararası standardizasyon çalışmalarına katılmak istediğini bildiren herkese açıktır. Mevcut bir ayna komite olması durumunda üyelik başvurusu www.tse.org.tr ana sayfasının alt kısmında yer alan e-hizmetler altındaki Ayna komite başvurusu bağlantısından yapılabilir. Mevcut bir ayna komite olmaması durumunda, yeni bir ayna komite oluşturulması için başvurular (telefonla veya yazılı ya da şahsen) SHMB Uluslararası Standartlar Müdürlüğü ne (USM) yönlendirilir. 3) AYNA KOMİTE NASIL KURULUR? Ayna komite kurma çalışması USM tarafından yapılır. Paydaşlardan alınan yazılı talep doğrultusunda ülke içinde ilgili tüm taraflara belirli bir konuda ayna komite kurulacağı duyurulur. En az üç farklı kurum/kuruluştan uzmanlar ayna komite çalışmalarına katılacağını beyan ettiğinde, ayna komite kurma formu doldurularak SHM Başkanı nın onayına sunulur. Onay alınmasını takiben, ayna komite çalışmalarını TSE adına koordine eden ve TSE personeli olan Teknik Uzman, komite üyelerine MTC XXX numarasıyla ISO/CEN TC XXX çalışmalarını takip etmek üzere bir ayna komite kurulduğunu bildirir. 4) İLK TOPLANTI - Komite kurulduktan sonra üyelerin tanışması, başkan seçimi, standardizasyon süreçlerinin tanıtılması ve ilgili ISO/CEN TC iş programının değerlendirilmesi için bir toplantı yapılır. 5) İLK TOPLANTIDA NELER OLMASI BEKLENİR? Tanışmadan sonra, Teknik Uzmanın başkanlığında gündem maddeleri üzerinde durulur. İlk gündem maddesi, standardizasyon süreçlerine dair eğitim olabilir. Ardından ISO/CEN TC XXX komitesinin genel yapısı, çalışma grupları, iş programı tanıtılabilir; oylamaya açılmış standart taslakları üzerinde durulabilir. Bu taslaklarla ilgili bir çalışma takvimi de oluşturulabilir. Son olarak da başkan/başkan vekili seçimi yapılabilir. Başkan seçimi esnasında kuruluşu temsilen katılan uzman sayısı kaç olursa olsun her kuruluşun bir oy hakkı olduğu göz önünde bulundurulmalıdır. 1 WTO/TBT Komitesinin 6 ilkesi: şeffaflık, açıklık, tarafsızlık ve fikir birliği, geçerlilik ve uygunluk, uyumluluk, kalkınmakta olan ülkeler boyutu (transparency-openness-impartiality and consensus-effectiveness and relevancecoherence-development dimension) Komite ilkelerinin detayları için http://www.iso.org/iso/foreword Annex 4 e tıklayınız. 5
6) SONRAKİ İŞLEYİŞ Ayna komite üyeleri ile iletişim ve doküman akışı e-posta veya tse-net üzerinden sağlanır. Bilgi dokümanları ve diğer duyurular e-posta ile diğer görüş dokümanları ise TSE veri tabanı olan tse-net üzerinden üyelere gönderilir. 7) ÜYELERİN GÖREV VE HAKLARI NELERDİR? Üyeler, standart taslaklarına görüş mümkün olduğunca görüş vermeli ve gerektiğinde, hem ulusal hem de ISO/CEN/TC toplantılarına katılmalıdırlar. Üyeler, CEN/ISO Teknik komitesinin tüm dokümanlarına erişim hakkına sahiptir. Üyeler, ISO/CEN/TC toplantılarına TSE yi temsilen delege olarak katılabilirler (Yurtiçi/yurtdışı toplantılarda masraflar kendi kuruluşlarınca karşılanır). Üyeler, ISO/CEN çalışma gruplarına kendi kuruluşlarını temsilen uzman olarak katılabilirler. ISO/CEN TC lerine iletilmek üzere yeni çalışma konu teklifi hazırlayabilirler. 8) BAŞKANIN GÖREV VE HAKLARI NELERDİR? Başkan, hem kendi görüşünü oluşturur hem de diğer üyelerin görüşünü toparlayarak ayna komitenin üzerinde uzlaşma sağlanmış son görüşünü Teknik Uzmana iletir. İlk toplantıdan sonraki toplantıların gündemini belirler; yılsonunda komite çalışmaları ile ilgili SHMB ye faaliyet raporu sunar. Başkan da, üyeler gibi CEN/ISO TC toplantılarına katılım ya da WG çalışmalarına katılım ve tüm dokümanlara erişim hakkına sahiptir; yeni çalışma konusu teklif edebilir. 9) GÖRÜŞ BİLDİRME Görüş dokümanları tse-net üzerinden veya bazı durumlarda e- posta yolu ile ayna komite üyelerine gönderilir. Üyeler tse-net e görüşlerini girerler. Görüşlerin birbirinden çok farklı olması durumunda eğer toplantı da yapılamıyorsa e- posta yolu ile gelen görüşler tüm ayna komite üyelerine tekrar değerlendirilmesi amacıyla gönderilir. Üçte iki çoğunluğun uygun bulduğu görüş ayna komite son görüşü olarak oylanır. Ayna komite üyelerinin 1 oy hakkı vardır. Üyelik kuruluş bazında olduğu için aynı kuruluştan 5 uzmanın verdiği 5 oy değil, kuruluşun tek bir oyu dikkate alınmalıdır. 10) ISO/CEN TC TOPLANTILARINA VE ÇALIŞMA GRUPLARINA KATILIM NASIL GERÇEKLEŞİR? Ayna komite altında takip edilen ISO/CEN TC toplantı ve çalışma grubu duyurusu TSE tarafından yapılır. Ayna komite üyeleri takip ettikleri ISO/CEN teknik komitesinin toplantılarına katılabilirler ve çalışma gruplarına üye olabilirler. Bir veya birkaç üye ISO/CEN TC toplantısına katılmak istediğini bildirdiğinde, diğer ayna komite üyeleri toplantıya katılacak delegasyon hakkında bilgilendirilir ve gündeme getirilmesini istedikleri konular olup olmadığı sorulur. CEN/ISO TC toplantılarına katılacak heyetteki delege sayısı 3 ile sınırlanmıştır ancak gözlemci olarak katılım da mümkündür. Eğer birden çok kişi toplantıya katılmak istediğini bildirmişse yazışma yoluyla bir heyet başkanı seçilmesi istenir. Heyet başkanı ve heyet üyeleri belirlendikten sonra, isimler, SHM Başkanı imzası ile ilgili TC sekreterine bildirilir. ISO/CEN teknik komite toplantısının gündeminde yer alan ve ülke için ihtilaflı bir konu olması halinde, delegasyon toplantıya gitmeden önce Türkiye nin nihai görüşü konusunda uzlaşmaya varmalıdır. Bu amaçla bir toplantı düzenlenebilir. ISO/CEN teknik komite toplantısına katılan heyet, dönüşünde toplantı sonucu ile ilgili bir rapor hazırlayarak tüm ayna komite üyelerini ve Teknik Uzmanı bilgilendirmelidir. 6
ISO/CEN Teknik Komitelerinin çalışma gruplarına katılmak isteyen ayna komite üyeleri, taleplerini yazılı olarak Teknik Uzmana iletirler (Çalışma grubuna katılmak isteyen adaylar, Çalışma Grubu Taahhütnamesi ni imzalayarak göndermelidirler). TSE, ISO/CEN/WG başkanına SHM Başkanı imzası ile katılmak isteyen uzmanın adını ilgili çalışma grubu sekreterine bildirir. Çalışma gruplarına, standart kuruluşu aday gösterir; yani resmi bildirim SHM Başkanı imzası ile yapılır. Üyeler kendilerini aday gösteremezler. Çalışma grubu üyesi olmak isteyen uzmanlar, standart kuruluşu tarafından aday gösterilmiş olsalar da standart kuruluşunu temsil etmeden kendi adlarına hareket ederler. Ancak yine de kendilerini aday gösteren standart kuruluşunu taslak ile ilgili konulardan haberdar etmelidirler. Çalışma grubu toplantılarına katılan uzmanlar da toplantı sonucu hazırlayacakları raporu Teknik Uzmana iletmelidir. 11) AYNA KOMİTE KAPSAMINA GİRMEYEN ISO/CEN TEKNİK KOMİTE ÇALIŞMA GRUPLARINA KATILIM - Mevcut bir ayna komitesi olmayan bir ISO/CEN Teknik Komitesi nin çalışma grubuna uzman olarak katılmak isteyen kişilerin doğrudan TSE SHMB ye başvurması gereklidir. 12) AYNA KOMİTE ÜYELİĞİNDEN AYRILIŞ Ayna komite üyeliğinden çıkmak isteyen üyeler, bu taleplerini yazılı olarak ilgili Teknik Uzmana iletmelidir. KAYNAKÇA ISO/IEC Directives, Part 1, Official procedures to be followed when developing and maintaining an International Standard and procedures specific to ISO Fifth Edition, 2014, http://isotc.iso.org/livelink/livelink?func=ll&objid=4230452&objaction=browse&sort =subtype CEN/CENELEC Internal Regulations, Part 2, COMMON RULES FOR STANDARDIZATION WORK, 2013, http://boss.cen.eu/ref/ir2_e.pdf 7