AVRUPA BİRLİĞİ FONLARI İÇİN PROJE YÖNETİMİ

T.C. Maliye Bakanlığı Avrupa Birliği ve Dış İlişkiler Dairesi Başkanlığı AVRUPA BİRLİĞİ FONLARI İÇİN PROJE YÖNETİMİ Dr. Hakan KARABACAK Ankara, 2011 1

05.12.1951 tarih ve 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Kanununa göre bu eserin bütün yayın, tercüme ve iktibas hakları, Maliye Bakanlığı Avrupa Birliği ve Dış İlişkiler Daire Başkanlığı na aittir. Bu kitabın tamamı ya da bir kısmı ilgili yasanın hükümlerine göre, izin olmaksızın çoğaltılamaz, yazılı, sözlü, görsel-işitsel kitle iletişim araçları yoluyla yayınlanamaz, depolanamaz, kaynak gösterilmeden alıntı yapılamaz. Yayının içeriğinden yazar sorumludur. Kapak Resmi: Dr. Hakan KARABACAK Ankara, 2011 Tasarım: İvme 0312 210 67 01 2

ÖNSÖZ 2004 yılında basılarak dağıtımı AB ve Dış İlişkiler Daire Başkanlığınca gerçekleştirilen Türkiye-Avrupa Birliği Katılım Öncesi Mali İşbirliği ve Proje Yönetimi Yaklaşımı başlıklı kitap Avrupa Birliği nin sağladığı mali yardımları ve proje yönetimi yaklaşımını tanıtan ilk kitaplardan biriydi. Avrupa Birliği ile mali işbirliği sürecinde katedilen mesafe tamamen güncellenmiş ve yenilenmiş bir çalışmanın yapılması ihtiyacını ortaya çıkarmıştır. Bu çalışma hibe nitelikli AB mali yardımlarından yararlanmak isteyen kamu kurumlarına ve hibe programı yararlanıcılarına proje hazırlık çalışmalarında ihtiyaç duyabilecekleri teknik bilgileri sunmayı ve rehberlik etmeyi amaçlamaktadır. Bu amaçtan hareketle güncel başvuru belgeleri ve standart formlar esas alınarak örneklerle anlatım yöntemi tercih edilmiştir. Uygulamaya yönelik bir bakış açısı ile AB nin proje yönetimine ilişkin benimsediği temel yaklaşımlar, yöntemler ve kavramlar vurgulanmıştır. Bu anlamda çalışmanın ilgililere bir başvuru kaynağı olmasını ümit ediyorum. Çalışma süresince ilgisini ve desteğini esirgemeyen Daire Başkanım Sayın Pelin KUZEY e şükranlarımı sunarım. Ankara, 2011 Dr. Hakan Karabacak 3

4

KISALTMALAR AB Avrupa Birliği ABGS Avrupa Birliği Genel Sekreterliği AP (Accession Partneship) - Katılım Ortaklığı (Belgesi) CARDS (Community Assistance for Reconstruction, Development and Stability) Yeniden Yapılanma, Kalkınma ve İstikrar İçin Topluluk Yardımı DPT Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığı EC (European Commission) Avrupa Komisyonu EP (European Partnership) Avrupa Ortaklığı IB (Institution Building) Kurumsal Yapılanma INV (Investment) Yatırım IPA (Instrument for Pre Accession) Katılım Öncesi Mali Araç ISPA (Instrument for Structural Policies for Pre-Accession) Katılım Öncesi Yapısal Politikalar Aracı KOBİ Küçük ve Orta Büyüklükte İşletmeler LFM (Logical Framework Matrix) Matıksal Çerçeve Matrisi MDAÜ Merkezi ve Doğu Avrupa Ülkeleri MEDA (Mediterranean Development Aid) Akdeniz Kalkınma Yardımları MFİB Merkezi Finans ve İhale Birimi MIPD (Multi-annual Indicative Planning Document) Çok Yıllı Endikatif Planlama Belgesi NPAA (National Programme for the Adoption of the Acquis) Avrupa Birliği Müktesebatının Üstlenilmesine İlişkin Türkiye Ulusal Programı PHARE (Poland and Hungary: Action for the Reconstruction of the Economy) Polonya ve Macaristan Ekonomilerinin Yeniden Yapılandırılmasına Yönelik Destek SAA (Stabilisation and Association Agreement) İstikrar ve Ortaklık Anlaşması SAPARD (Special Accession Programme for Agriculture and Rural Development) Tarım ve Kırsal Kalkınma İçin Özel Katılım Öncesi Program YED Yerleşik Eşleştirme Danışmanı 5

6

İÇİNDEKİLER Giriş...9 I. Katılım Öncesi Mali Yardım Aracı (IPA) ve Hibe Programları...11 II. Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı ve Mantıksal Çerçeve Matrisi...20 II.1 Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı...20 II.2 Mantıksal Çerçeve Matrisi...23 III. Proje Başvuru Formu...42 III.1 Proje Başvuru Formlarında Talep Edilen Başlıca Ortak Bilgiler.42 III.2 Proje Başvuru Formlarında Talep Edilen Bazı Özel Bilgiler...48 IV. Bütçe...57 IV.1 Proje Fişinde Bütçe ile İlgili Kısımlar...57 IV.2 Hibe Başvuru Formu ve Ekinde Bütçe ile İlgili Kısımlar...61 V. Proje Tekliflerinin Değerlendirilmesi...81 Sonuç...91 Ek-1 Proje Başvuru Formlarında Yer Alan Ortak Bilgiler...96 Ek-2 Çalışmada Kullanılan Bazı Temel Terimlerin İngilizce Karşılıkları..97 7

8

Giriş Avrupa Birliği mali yardımları bir takım programlar (veya araçlar) kapsamında sağlanmaktadır. 2007 yılından önce Avrupa Birliği nin aday ve potansiyel aday ülkelere yönelik tek bir mali yardım programı yoktu ve bu programlar öncelik alanlarına veya hedef aldığı aday ülkelere göre çeşitlilik göstermekteydi. 1 Merkezi ve Doğu Avrupa Ülkelerine yönelik PHARE, ISPA ve SAPARD Programları, Güney Doğu Avrupa Ülkelerine yönelik CARDS Programı ve Türkiye ye yönelik katılım öncesi mali yardım programları dayandıkları hukuksal metinlerle yürürlükteydi. Avrupa Birliği 2007 yılından itibaren aday ve potansiyel aday ülkelere sağladığı mali yardımları Katılım Öncesi Mali Yardım Aracı (IPA) adını verdiği tek bir program kapsamına almıştır. IPA kapsamında sağlanan hibe nitelikli mali yardımlarından yararlanmak ancak hazırlanacak projelerle mümkün olabilmektedir. Proje belirlenmiş bir bütçe ile sınırlı bir zaman dilimi içerisinde açıkça ortaya konan hedefleri gerçekleştirmeyi amaçlayan faaliyetler serisi olarak tanımlanabilir. 2 Avrupa Birliği, hazırlanacak projelerin teknik anlamda belli niteliklere veya standartlara sahip olmasını beklemektedir. Projelerin biçim ve içerik yönünden aranan niteliklere sahip olması ise proje yönetimine ilişkin olarak Avrupa Birliği tarafından geliştirilen bir takım araç ve yöntemlerle sağlanmaktadır. Avrupa Birliği nin proje yönetimi yaklaşımı içinde yer alan en önemli yöntem ve araçlardan biri Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı ve bu yaklaşımın sonucunda hazırlanan Mantıksal Çerçeve Matrisi dir. Kamu kurumları, yerel idareler, KOBİ ler, sivil toplum kuruluşları, sanayi, ticaret, ziraat odaları, meslek odaları, vakıflar, dernekler, sendikalar, kooperatifler, üniversiteler ve enstitüler gibi kurum ve kuruluşlar hibe nitelikli AB yardımlarından yararlanmak üzere bu Matrisi hazırlar. Avrupa Birliği fonlarıyla desteklenecek projelerin başvuru paketi içerisinde yer alan en önemli belgelerden biri olan Mantıksal Çerçeve Matrisi proje başvuru formunun ekidir. Proje başvuru formunun Mantıksal Çerçeve Matrisinden sonra hazırlanması uygundur. Merkezi düzeydeki kamu kurumlarınca doldurulan ve proje fişi olarak adlandırılan standart proje başvuru formu ile hibe 1 Aday ülkeler Türkiye nin yanı sıra Hırvatistan, İzlanda, Karadağ ve Makedonya; potansiyel aday ülkeler ise Arnavutluk, Bosna-Hersek, Sırbistan, ve Birleşmiş Milletlerin 1244 sayılı ilke kararı doğrultusunda özel bir statü verilen Kosova dır. 2 European Commission, Aid Delivery Methods, Volume 1: Project Cycle Management Guidelines, March 2004 9

programlarından yararlanmak üzere doldurulan standart hibe başvuru formu arasında önemli farklar bulunmaktadır. Bu farklılık gerek başvuru formlarının biçimi açısından gerekse talep edilen bazı bilgiler ve ekleri açısından ortaya çıkmaktadır. Diğer yandan, Avrupa Birliği nin hibe nitelikli mali yardımlarından yararlanmak üzere hazırlanan proje başvuru formlarında talep edilen bazı bilgiler değişmemektedir. Doldurulması gereken alan başlıkları farklı da olsa Avrupa Birliği nin her proje başvurusunda olmasını talep ettiği ortak bilgiler bulunmaktadır. Ayrıntılı harcama kalemlerini ve yapılacak sözleşmeleri içeren bütçe formları ve tabloları proje başvuru paketi içinde teslim edilmesi gereken önemli belgelerdendir. AB nin hibe nitelikli mali yardımlarından yararlanmak üzere hazırlanan tüm projelerde bütçe formunun ve harcamaları gösteren kısımların titizlikle doldurulması gerekmektedir. Projelere aktarılan hibe nitelikli mali yardımlar ancak hazırlanan projelerin bütçe formlarında yer alan harcamalara yönelik olarak kullanılabilmektedir. Başvuru sahipleri tarafından hazırlanan proje başvuru formu, mantıksal çerçeve matrisi ve bütçe formlarını içeren proje teklifleri, kabul veya red yönünde karar verilmek üzere bir değerlendirme sürecinden geçmektedir. Değerlendirme süreci sonunda aranan niteliklere sahip projeler tespit edilerek bunların finansmanına karar verilmektedir. Beş kısımdan oluşan bu çalışmanın ilk kısmında IPA ve hibe programlarının bir tanıtımı yapılacaktır. İkinci kısımda Mantıksal Çerçeve Yaklaşımına ve bu yaklaşımın sonucunda hazırlanan Mantıksal Çerçeve Matrisine yer verilecektir. Üçüncü kısımda proje başvuru formlarında talep edilen bilgiler ve doldurulması gereken alanlar açıklığa kavuşturulacaktır. Proje bütçesinin hazırlanmasına ilişkin açıklamalara dördüncü kısımda yer verilecektir. Son kısımda proje tekliflerinin değerlendirilmesi konusuna değinilecektir. 10

I. KISIM Katılım Öncesi Mali Yardım Aracı (IPA) ve Hibe Programları IPA nın yasal çerçevesini IPA Tüzüğü ve IPA Uygulama Tüzüğü oluşturmaktadır. 3 Uygulama dönemi 31 Aralık 2013 tarihinde sona erecek olan IPA, katılıma yönelik diğer mali yardım programlarını yürürlükten kaldırmış veya diğer bir ifadeyle uygulaması devam eden bu programların yerini almıştır. 4 İdari ve ekonomik reformlarla iktisadi ve sosyal kalkınmanın desteklenmesi, yoksulluk seviyesinin azaltılması, aday ülkeler için üyelikten sonra da sürdürülecek ve geliştirilecek yasal ve kurumsal bir altyapının oluşturulması IPA nın temel hedefleri arasında sıralanmaktadır. Bu hedefleri gerçekleştirmek üzere sağlanan IPA mali yardımı aşağıdaki beş bileşen altında kullandırılmaktadır: IPA Bileşenleri IPA I : Geçiş Dönemi Desteği ve Kurumsal Yapılanma, IPA II : Sınır Ötesi İşbirliği, IPA III : Bölgesel Kalkınma, IPA IV : İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi, IPA V : Kırsal Kalkınma. Bu bileşenler kapsamında sağlanan yardımların miktarı Çok Yıllı Endikatif Mali Çerçeve de belirtilmekte ve bu yardımların yöneleceği öncelik alanları Çok Yıllı Endikatif Planlama Belgesi nde ortaya konmaktadır. 5 Merkezi 3 IPA Tüzüğü için bkz. Council Regulation (EC) No 1085/2006 of 17 July 2006 establishing an Instrument for Pre-Accession Assistance (IPA) (OJ L 210/82 of 31.07.2006) ve IPA Uygulama Tüzüğü için bkz. Commission Regulation (EC) No 718/2007 of 12 June 2007 implementing Council Regulation (EC) No 1085/2006 establishing an instrument for preaccession assistance (IPA) (OJ L 170/1of 29.06.2007). 4 IPA mali yardımına ve uygulanmasına ilişkin genel kuralları belirlemek üzere Komisyon ve yararlanıcı ülke bir çerçeve anlaşma imzalamaktadır. Türkiye Cumhuriyeti Hükümeti ve Avrupa Toplulukları Komisyonu Arasında Katılım Öncesi Yardım Aracı (IPA) ile Temin Edilen Yardımın Uygulanması Çerçevesinde Türkiye Cumhuriyetine Sağlanan Avrupa Topluluğu Mali Yardımlarıyla İlgili İşbirliği Kuralları Hakkında Çerçeve Anlaşma 11 Temmuz 2008 tarihinde imzalanmıştır. Söz konusu Anlaşmanın onaylanması 5824 sayılı Kanunla uygun bulunmuş ve Anlaşma, 24 Aralık 2008 tarih ve 27090 sayılı Resmi Gazete de yayımlanan 2008/14450 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe girmiştir. 5 Bu belgeler üç yıllık olarak hazırlanmaktadır. AB Komisyonu tarafından hazırlanan güncel Çok Yıllı Endikatif Mali Çerçeve için bkz. Communication from the Commission to the 11

düzeydeki kamu kurumları öncelikli alanlarını gerçekleştirmeye yönelik projeler hazırlamaktadır. Hazırlanan projelerden bir kısmının bütçesi bizzat proje hazırlayan kurumca AB müktesebatına uyuma yönelik ihtiyaçları doğrultusunda kullanılmaktadır. Bütçesi bizzat projeyi hazırlayan merkezi düzeydeki kamu kurumlarınca kullanılan projeler makro projeler olarak adlandırılabilir. Bu projelerden bazılarının bütçesi ise hibe programları ile yerel idareler, KOBİ ler, sivil toplum kuruluşları, sanayi, ticaret, ziraat odaları, meslek odaları, vakıflar, dernekler, sendikalar, kooperatifler, üniversiteler ve enstitüler gibi kurum ve kuruluşlara kullandırılmaktadır. 6 Hibe programları kapsamında diğer kurumlarca hazırlanan projeler ise mikro projeler olarak adlandırılabilir. Hibe programları, makro projelerin bir uygulama yöntemi olarak karşımıza çıkmaktadır. Böylece merkezi düzeydeki kamu kurumları dışında yer alan kurumların da AB uyum çalışmalarına katılımlarının teşvik edilmesi ve IPA nın hedeflerine ulaşmaya katkıda bulunmaları amaçlanmaktadır. Merkezi olmayan idari yapılanma içinde katılım öncesi yardım kaynaklarının yöneleceği öncelik alanlarına, bu yardımların kullanım şekline ve seçilecek makro projelere ilişkin kararlar mali işbirliği programlaması adı verilen bir süreçte alınmaktadır. Bu süreçte kamu kurumlarının hazırlayacakları makro projelere yönelik proje çağrıları Avrupa Birliği Genel Sekreterliği (ABGS) tarafından yapılmaktadır. Programlama süreci sonucunda üzerinde uzlaşı sağlanmış makro projeleri içeren proje paketleri ortaya çıkmaktadır. Proje paketine dahil bu projelerin uygulanması Türkiye ve AB Komisyonu arasında ilgili programlama yılına ve IPA bileşenine ilişkin olarak imzalanan Finansman Anlaşmaları ile mümkün olmaktadır. Kamu kurumları veya hibe programlarının yararlanıcı kuruluşları tarafından hazırlanan projelerin seçilmesi, izlenmesi, değerlendirilmesi, ihale, sözleşme ve ödemelerinin gerçekleştirilmesi gibi işlevler ülkemizde merkezi olmayan bir yapılanma sisteminin kişileri ve kurumları tarafından yerine getirilmektedir. 12 Council and the European Parliament: Instrument for Pre-Accession Assistance (IPA) Multi Annual Indicative Financial Framework for 2010-2012, Brussels, 5 November 2008, COM (2008) 705 Final. Ülkemiz ve AB Komisyonu tarafından işbirliği halinde hazırlanan Taslak 2011-2013 Çok Yıllı Endikatif Planlama Belgesi ne yakın bir zamanda AB Komisyonu tarafından resmiyet kazandırılması beklenmektedir. 6 Hibe programları IPA Tüzüğüne gore IPA I. bileşeni kapsamında sağlanacak yardım biçimlerinden biridir.

Avrupa Birliği tarafından tüm aday ülkelerden istenen bu idari yapılanma, Ülkemizde 18 Temmuz 2001 tarih ve 2001/41 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile oluşturulmuş ve 4 Aralık 2009 tarih ve 2009/18 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile kapsamlı biçimde değiştirilmiştir. 7 7 2009/18 sayılı Başbakanlık Genelgesi uyarınca, katılım öncesi yardımın genel koordinasyonunu sağlamak üzere Ulusal Katılım Öncesi Yardım Koordinatörü olarak Avrupa Birliği Genel Sekreteri görevlendirilmiştir. Ulusal Katılım Öncesi Yardım Koordinatörünün sekretarya hizmetleri ABGS tarafından yürütülmektedir. IPA 1. bileşenine ilişkin programlama ve izleme sürecini yürütmek ve koordine etmek ABGS nin görevleri arasındadır. Ayrıca Katılım Öncesi Yardım Aracı 2. bileşeni ile ilgili olarak, Türkiye nin katılım sağladığı ve önümüzdeki dönemde katılacağı programlarla ilgili çalışmaları yürütmek üzere ABGS Ulusal Otorite olarak belirlenmiştir. 8 Ulusal Yetkilendirme Görevlisi, Avrupa Birliğinden sağlanacak fonların mali yönetimi, işlemlerin mevzuata uygunluğu ile yönetim ve kontrol sistemlerinin etkin işlemesinden sorumludur. Ulusal Yetkilendirme Görevlisi olarak Hazine Müsteşarı görevlendirilmiştir. Hazine Müsteşarlığı bünyesinde bulunan Ulusal Fon, Ulusal Yetkilendirme Görevlisinin sorumluluğu altında, Katılım Öncesi Yardım Aracı çerçevesinde sağlanacak yardımların mali yönetimi ile görevlidir. IPA nın 3. 4. ve 5. bileşenlerinin uygulanmasına ilişkin ayrıntılar bunlara ilişkin hazırlanan operasyonel programlarda yer almaktadır. Katılım Öncesi Yardım Aracı 3. ve 4. Bileşenleri için ilgili operasyonel programların ve Katılım Öncesi Yardım Aracı 5. Bileşeni için Kırsal Kalkınma Programının hazırlanması ve uygulamanın yürütülmesinden sorumlu kurumlar Program Otoriteleri olarak adlandırılmaktadır. Katılım Öncesi Yardım Aracının 3., 4. ve 5. Bileşenlerine ilişkin olarak Operasyonel Programların hazırlanması ve uygulanmasından aşağıdaki kurumlar yetkili ve sorumludur. 7 Katılım Öncesi AB den Sağlanacak Fonların Yönetimine ilişkin 2009/18 sayılı Başbakanlık Genelgesi 4 Aralık 2009 tarih ve 27422 sayılı Resmi Gazete de yayımlanmıştır. 8 ABGS bu görevi, Merkezi Finans ve İhale Birimi ile işbirliği içerisinde yürütmektedir. 13

Bileşen (3) Bölgesel Kalkınma (4) İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi (5) Kırsal Kalkınma Operasyonel Program Çevre Ulaştırma Bölgesel Rekabet Edebilirlik İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi Kırsal Kalkınma Program Otoritesi Çevre ve Orman Bakanlığı Ulaştırma Bakanlığı Sanayi ve Ticaret Bakanlığı Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı Tarım ve Köyişleri Bakanlığı (Yönetim Otoritesi); Tarım ve Kırsal Kalkınmayı Destekleme Kurumu (Katılım Öncesi Yardım Aracı Kırsal Kalkınma Ajansı) Katılım Öncesi Yardım Aracının 3. ve 4. Bileşenleri kapsamında sağlanacak yardımların koordinasyonunu sağlamak üzere, Stratejik Koordinatör sıfatı ile Devlet Planlama Teşkilatı (DPT) Müsteşar Yardımcısı görevlendirilmiştir. Stratejik Koordinatörün sekretarya hizmetleri DPT Müsteşarlığı tarafından yerine getirilmektedir. Merkezi düzeydeki kamu kurumları gerek bu idari yapılanmada kendilerine verilen görevlere dayanarak gerekse proje hazırlayıcı ve uygulayıcı kurumlar sıfatıyla merkezi olmayan yapılanmanın farklı kurumları ile temas halindedir. Mali yardımların kullanmaya yönelik idari yapılanmanın kurumlarından biri de Merkezi Finans ve İhale Birimi (MFİB) dir. MFİB ilgili IPA bileşenleri kapsamındaki projelerin Avrupa Komisyonu tarafından belirlenen usul ve esaslara uygun olarak ihale, sözleşme, ödeme ve raporlama işlemlerini üstlenmiştir. 9 Hazine Müsteşarlığına bağlı olarak faaliyet gösteren bu kurum hibe programlarının duyurusu yapma ve başvuru ve değerlendirmenin koordinasyonunu sağlama görevlerini yerine getirmektedir. Dolayısıyla, hibe programları kapsamında mikro projeler hazırlayan kurumlar merkezi olmayan yapılanma içerisinde sadece MFİB ile temas halindedir. Hibe Programlarında proje başvuru süreci sözleşme makamı olan MFİB in proje teklif çağrısına ilişkin duyurusu ile başlamaktadır. Teklif çağrıları, ilgili olduğu hibe programına ait duyuruları, hibe başvuru rehberini, ön teklif formunu, hibe başvuru formunu, bu forma ek yapılacak çok sayıda standart formu ve hibe programına ilişkin özel koşul ve düzenlemeleri 9 Katılım Öncesi Yardım Aracının 5. Bileşeni kapsamında, başvuru çağrı ilanlarına çıkılması, proje seçimi, sözleşme, ödeme ve raporlama işlemlerinin yürütülmesinden Tarım ve Kırsal Kalkınmayı Destekleme Kurumu sorumludur. 14

açıklayan belgeleri içermektedir. Her bir hibe programının teklif çağrısı programa özel olup, dikkatli okunmalı ve bağımsız değerlendirilmelidir. Teklif çağrısı ile yayımlanan hibe başvuru rehberi ait olduğu hibe programının anayasasıdır. Hibe programından yararlanmak üzere hazırlanacak projelerde ihtiyaç duyulabilecek bilgileri, farklı anlayışlara mahal bırakmayacak şekilde sunmaktadır. Bu çerçevede, rehberler ait olduğu teklif çağrısının kurallarını, ilgili hibe programından desteklenecek projelerin taşıması gereken nitelikleri ve başvuruların seçimi ve değerlendirilmesinde izlenecek usulleri ayrıntılı olarak açıklamaktadır. Hibe başvuru rehberleri aşağıda yer alan konu başlıklarına ait bilgiler vermektedir: Programın hedefleri ve destekleyeceği öncelik alanları, Sağlanacak mali destek miktarları ve her bir proje için alt ve üst sınırlar, Başvuru sahiplerinin ve ortaklık şartı aranıyorsa ortakların nitelikleri ve sağlayacağı koşullar (başvuru sahibi ve ortaklarının uygunluğu), Hibe başvurusunda bulunulacak projelerin süresi, konusu, yeri, türleri, kapsayabileceği ve kapsayamayacağı faaliyetler (faaliyetlerin uygunluğu), Hibeden karşılanabilecek ve hibeden karşılanamayacak maliyetler (maliyetlerin uygunluğu), Başvuru şekline, yapılacak işlemlere ve son tarihlere ilişkin bilgiler, Başvuruların değerlendirilmesi ve seçimine ilişkin bilgiler, Değerlendirme aşama ve kriterlerine ilişkin bilgiler, Sözleşme makamı (MFİB) tarafından işletilecek sürece ilişkin ayrıntılar, Başvuru esnasında sunulacak, başvuru sonrasında hazırlanacak ve referans alınacak belgelere ilişkin bilgiler. Hibe programlarına başvurular Türkçe veya İngilizce olarak yapılabilmektedir. Hibe programından yararlanmak üzere hazırlanan projenin başvurusu esnasında sunulan belgelerin listesi için hibe başvuru 15

rehberlerine bakılmalıdır. Genel fikir vermek amacıyla Hibe Başvuru Rehberi altında yer alan ve bu çalışmada yer verilen eklerin hiyerarşik listesi aşağıda sunulmaktadır: Hibe Başvuru Rehberi Doldurulacak Belgeler EK A Başvuru Formu (word formatında) Kısım A Proje Ön Teklifi Bölüm 1. Ön Tekliflerin Hazırlanmasına İlişkin Kılavuz Bölüm 2. Ön Teklif Kontrol Listesi (Sınırlı Teklif Çağrısı için) Bölüm 3. Ön Teklif için Başvuru Sahibinin Beyanı (Sınırlı Teklif Çağrısı için) Bölüm 4. Ön Teklif için Değerlendirme Tablosu (Sınırlı Teklif Çağrısı için) Kısım B Tam Başvuru Formu Bölüm 1. Genel Bilgi Bölüm 2. Proje Bölüm 3. Başvuru Sahibi Bölüm 4. Başvuru Sahibinin Projeye Katılan Ortakları Bölüm 5. Başvuru Sahibinin Projeye Katılan İştirakçileri Bölüm 6. Başvuru Formu için Kontrol Listesi Bölüm 7. Başvuru Sahibinin Beyanı Bölüm 8. Başvuru Formu için Değerlendirme Tablosu EK B Bütçe (Excel formatında) (4 farklı çalışma sayfası vardır). EK C Mantıksal Çerçeve (Excel formatında) EK D Tüzel Kişilik Belgesi (Excel formatında) EK E Mali Kimlik Formu Bilgilendirici Belgeler EK G Standart Hibe Sözleşmesi Bu belgelerin şablonları teklif çağrısı ile yayımlanmaktadır. 10 Teklif çağrıları sınırlı teklif çağrısı ve açık teklif çağrısı olmak üzere iki farklı usulde ilan edilebilmektedir. Sınırlı teklif çağrılarında ilk aşamada sadece proje ön teklifleri değerlendirilmek üzere teslim edilmektedir. Proje ön teklifleri başarılı bulunan başvuru sahipleri hibe başvuru formlarını ve eklerini sunmaya davet edilmektedir. Açık teklif çağrısında ise başvuru formunun tamamı (Kısım A: ön teklif formu ve Kısım B: tam başvuru formu), bütçe ve mantıksal çerçeve değerlendirilmek üzere ilk 10 Teklif çağrısı ile yayımlanan belgeler, 1 Kasım 2010 tarihi itibariyle güncellenmiştir. 16

aşamada teslim edilmektedir. Ancak Ön Teklif Formunda yer alan 2, 3 ve 4. Bölümler teslim edilmemektedir. Bununla beraber, ilk adımda yine sadece proje ön teklifleri değerlendirilmekte ve ön elemeyi geçenlerin başvuru paketi değerlendirilmeye alınmaktadır. Başvuru sahibi ön teklif veya başvuru formunu eksiksiz doldurduğunu bunlara ait Kontrol Listesi ile doğrulamakta, Başvuru Sahibinin Beyanı ile yükümlülüklere uyacağını ve sunduğu bilgilerin doğruluğunu kabul etmektedir. Ön teklif formunda başvuru formunda istenen bilgilerin 5 sayfayı geçmeyecek şekilde geniş bir özeti sunulmaktadır. Gerek proje ön teklifinde gerekse başvuru formlarında sunulan bilgilerin anlaşılır olmaması ve bu yüzden Sözleşme Makamı nın tarafsız bir değerlendirme yapmasına engel teşkil etmesi durumunda başvuru sahibinden, ek açıklama talep edilebilmektedir. Bütçede yer verilen rakamlarla başvuru formundaki rakamların uyumsuz olması gibi tutarsızlıklar başvurunun reddi ile sonuçlanabilmektedir. Mantıksal çerçeve matrisi ve bütçe formu gibi hibe başvuru formunun eklerinin de gerekli tüm bilgileri içerecek biçimde doldurularak teslim edilmesi gerekmektedir. Hibe başvuru rehberlerinde belirtilenler dışında Ön Teklif Formuna ve Hibe Başvuru Formuna ilave olarak başka bir ek gönderilmemelidir. Ön teklif formlarının ve hibe başvuru formlarının nereye ve nasıl gönderileceğine ilişkin ayrıntılara hibe başvuru rehberlerinde yer verilmektedir. Buna göre başvurular, kapalı (mühürlü) zarf içinde iadeli taahhütlü posta ile, özel kargo şirketi ile veya elden son başvuru tarihi ve saatine kadar MFİB in elinde olacak şekilde teslim edilmektedir. Faks ve elektronik posta ile gönderilen veya ilan edilen son başvuru tarih ve saatinden sonra yapılan başvurular reddedilmektedir. El yazısı ile doldurulan belgeler kabul edilmemektedir. Hibe başvuru formunun ilgili tüm bölümleri mutlaka doldurulmalıdır. İlgili olmayan bölümler silinmemelidir. Bunların altına bu bölümün geçerli olmadığını belirten not applicable ifadesi yazılmalıdır. Başvuruda istenen belgelerin elektronik formatta (CD-Rom) sunulması da gerekmektedir. Elektronik format, matbu versiyonla birebir aynı içeriğe sahip olmalıdır. Bazı hibe programlarında ortaklık şartı aranmaktadır. Ortaklık şartının aranması durumunda, projeye dahil olacak ortakların niteliklerine ve sayılarına ilişkin olarak gerekli açıklamalar hibe başvuru rehberlerinde yapılmaktadır. Bu durumda, başvuru sahiplerinin rehberde belirlenen 17

koşulları karşılayan ortaklarla birlikte başvuruda bulunmaları gerekmektedir. Ortaklar projenin tasarımına ve uygulamasına katılmaktadırlar. Dolayısıyla hibe başvuru rehberlerinde başvuru sahipleri için belirlenen uygunluk kriterleri ortakları da kapsamaktadır. Ortaklar, hibe başvuru formunun içinde yer alan ve iyi ortaklık prensiplerini kabul ettiklerini gösteren bir Ortaklık Beyannamesi imzalarlar. Hibe başvuru rehberlerinde yer verilen diğer iki önemli paydaş, iştirakçiler ve alt yüklenicilerdir. Bunlar ortak olarak kabul edilmemektedir ve ortaklık beyannamesi imzalamak zorunda değillerdir. Projede yer alan iştirakçi kuruluşlar proje faaliyetlerinde çeşitli görevler alırlar. Ancak iştirakçi kuruluşlar için, hibe başvuru rehberlerinde belirtilen uygunluk kriterlerini sağlama şartı aranmamaktadır. Hibe yararlanıcıları projelerde tanımlı işleri alt yüklenicilere ihale edebilirler. Örneğin bir eğitim faaliyeti proje sahibi tarafından düzenlenmeyip bir danışmanlık firmasına yaptırılabilir. Alt yükleniciler ortak ya da iştirakçi olmayıp, hibe başvuru rehberlerinin ekinde bulunan standart hibe sözleşmesinde yer verilen satın alma kurallarına tabidirler. 11 Hibe Programlarına ilişkin teklif çağrıları ve ilgili tüm belgeler MFİB ve ABGS nin internet sayfalarında yayımlanmaktadır. Teklif çağrılarına ilişkin düzenli bir duyuru zamanlaması bulunmamaktadır. Bir hibe programı kapsamında teklif çağrısının yapılması ile projelerin son teslim tarihi arasındaki süre 2-3 aydır. Dolayısıyla, yararlanmak isteyen kurumlarca ilgili internet sayfalarının düzenli olarak takip edilmesi gerekmektedir. 12 18 11 Hibe programlarına ilişkin açıklamalarda MFİB in internet sayfasında yayımlanan hibe başvuru rehberlerinden ve EuropeAid in internet sayfasından yararlanılmıştır: http://www.cfcu.gov.tr/tender.php?lng=en&action=tender_search (Merkezi Finans ve İhale Birimi) http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/grants/index_en.htm (AB Komisyonu Yardım ve İşbirliği Ofisi (EuropeAid)) 12 Merkezi Finans ve İhale Birimi nin internet sayfası: www.cfcu.gov.tr; Avrupa Birliği Genel Sekreterliği nin internet sayfası: www.abgs.gov.tr

Özet Avrupa Birliği tarafından aday ülkelere sağlanan tüm mali yardımlar 2007 yılından itibaren IPA adı verilen tek bir program kapsamına alınmıştır. IPA mali yardımı 5 bileşen kapsamında kullandırılır. Türkiye de mali yardımların kullanımına yönelik merkezi olmayan bir uygulama sistemi kurulmuştur. AB mali yardımlarından yararlanmak üzere AB nin istediği standartlara sahip projeler hazırlamak gerekmektedir. Hibe programı merkezi düzeydeki merkezi düzeydeki kamu kurumları tarafından hazırlanan projelerin bir uygulama yöntemidir. Merkezi düzeydeki kamu kurumları için proje başvuru süreci ABGS den gelecek proje çağrısı ile başlar. Hibe programları yararlanıcıları için proje başvuru süreci MFİB nin proje çağrısı ile başlar. Teklif çağrısı ile hibe başvuru rehberi başta olmak üzere hibe programına ait tüm ilgili belgeler yayımlanmaktadır. Proje hazırlamadan önce hibe başvuru rehberleri dikkatle okunmalıdır. Hibe Programlarına ilişkin teklif çağrıları ve ilgili tüm belgeler MFİB ve ABGS nin internet sayfalarında yayımlanmaktadır. 19

II. KISIM Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı ve Mantıksal Çerçeve Matrisi 20 II.1 Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı 1960 ların sonlarında geliştirilen Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı, projelerin planlanması, yönetilmesi ve değerlendirilmesine yönelik önemli bir metodolojidir. AB Komisyonu 1993 yılından bugüne proje yönetiminin bir parçası olarak bu yaklaşımın projelerde kullanımını zorunlu tutmaktadır. Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı sistematik, analitik ve mantığa dayalı bir düşünce biçimi sunmaktadır. PHARE Programlama Rehberinde yer alan aşağıdaki ifadeler Mantıksal Çerçeve Yaklaşımının önemini ortaya koymaktadır: 13 Proje fişlerinin hazırlanması aşamasında, yararlanıcı Mantıksal Çerçeve Yaklaşımını kullanmalıdır. Mantıksal Çerçevenin hazırlanması, projenin hedeflerini, girdilerini, çıktılarını, risklerini ve varsayımlarını açıkça ortaya koyan bir süreçtir. Bu nedenle, Mantıksal Çerçeve, tüm paydaşlarla işbirliği halinde hazırlanmalıdır. Ulusal Mali Yardım Koordinatörü, programlama döneminin başlarında, Komisyon Temsilciliği ile istişare halinde, proje fişinin hazırlanmasına esas teşkil eden Mantıksal Çerçeve Yaklaşımının eksiksiz biçimde anlaşılmasını sağlamalıdır. Bunun için, muhtemel yararlanıcıların ne gibi eğitim ve becerilere ihtiyaç duyacaklarını göz önüne almalıdır. Mantıksal Çerçeve Yaklaşımının iki genel aşaması bulunmaktadır. Bunlar Analiz Aşaması ve Planlama Aşaması dır. Mevcut uygulamaya bakıldığında planlama aşamasının proje başvuru formunun içinde veya ekinde yer alacak temel belgelerin hazırlanmasına yönelik olmasından dolayı proje sahibi kurumlarca uygulandığı, analiz aşamasının ise proje hazırlıklarında vakit kaybı olarak algılandığı ve benimsenmediği görülmektedir. Ancak proje başvuru belgeleri hazırlanırken temellerin sağlam biçimde atılması son derece önemlidir. Analiz aşaması yola eksiksiz ve doğru biçimde çıkılmasını sağlayacaktır. Dolayısıyla bir projenin farklı 13 European Commission, Directorate General for Enlargement, Coordination of financial instruments, PHARE Programming Guide 2004.

boyutlarıyla tanımlanmasını ve düşünsel çerçevesinin ortaya konmasını sağlayan bu aşamanın proje hazırlık sürecinde dikkate alınması yararlı olacaktır. Analiz aşamasında mevcut durum analiz edilir. Amaç, gelecekte istenen durum ile ilgili bir vizyon geliştirmek ve bu vizyonu başarmaya yönelik uygulanacak stratejileri seçmek üzere mevcut durumu incelemektir. Bu aşamada, hedef kitlelerin ilgi ve ihtiyaçlarını karşılamak veya sorunlarına çözüm bulmak üzere projeler tasarlanmaktadır. Analiz aşamasının birbirini izleyen dört adımı bulunmaktadır: ❶ Paydaş Analizi ❷ Sorun Analizi ❸ Hedef Analizi ❹ Strateji Analizi ❶ Paydaş analizi önerilen projeden olumlu veya olumsuz yönde etkilenebilecek tüm paydaşların tespit edilmesini, bunların ilgi alanlarının, sorunlarının, potansiyellerinin ve diğer özelliklerinin belirlenmesini ve analizini ifade etmektedir. Projelerin faaliyet veya çıktılarından (sonuçlarından) doğrudan veya dolaylı olarak olumlu veya olumsuz yönde etkilenebilecek veya proje sürecini etkileyebilecek tüm kişiler, kurumlar ve toplumsal kesimler paydaş tanımı içine girmektedir. Projenin uygulanmasından bir şekilde fayda sağlayan yararlanıcılar da paydaş kapsamına dahildir. Bu çerçevede Bakanlıklar, uygulayıcı birimler gibi projeyi tasarlamak ve uygulamak üzere Avrupa Komisyonu tarafından kaynak sağlanan kurum ve kuruluşlar proje ortakları veya doğrudan yararlanıcılar olarak adlandırılır. Proje amacına doğrudan bağlı olarak doğrudan ve olumlu yönde projeden etkilenecek olan yararlanıcılar (gruplar ve kuruluşlar) hedef kitle dir. Hedef kitlelerin ötesinde, projeden uzun vadede fayda sağlayacak olan toplumsal kesimler veya sektörler ise nihai yararlanıcılar olarak adlandırılmaktadır. 21