İstatistik Formları(Form 056) Hakkında Genelge Tarihi:04.01.2001 Sayısı:163-2001/5 T.C SAĞLIK BAKANLIĞI Tedavi Hizmetleri Genel Müdürlüğü SAYI :B100THG0730000/ 163 04-01-2001 KONU : İstatistik Formları... VALİLİĞİNE GENELGE 2001 / 5 Sağlık hizmetlerinin yönetiminde, hizmetin planlanması ve geçmişle karşılaştırmasında sağlık istatistiklerinin önemli bir yeri bulunmaktadır. Bu istatistiklerin içinde hastane istatistikleri kapsamında yer alan hasta hareketlerine ait verilerin işleneceği formların nereden temin edileceği, formların düzenlenmesi esnasında uyulacak esaslar ile form göndermeyen kurumların takip edilerek zamanında uyarılması ve alınan formlardaki verilerin elektronik ortama işlenerek en kısa zamanda Bakanlığımıza transferinin sağlanması öncelik ve önemlilik arz etmektedir. Bu amaçla Bakanlığımız ve diğer kuruluşlara ait yataklı tedavi kurumlarınca düzenlenen " Form No : 56 Personel Hasta ve Yatak Muvazene Formu " hakkında hizmetin yürütülmesi esnasında uyulacak esaslar aşağıda belirtilmiştir. 1-Görev ve sorumluluk ; Yataklı Tedavi Kurumları İşletme Yönetmeliği ( YTKİY ) nin 147. maddesi ( h ) fıkrasında, hastane istatistik hizmetlerinin yerine getirilmesinin sorumluluğu hastane müdürüne verilmiş ve 149.maddede bu hizmeti yürütmekle Sağlık İstatistikçisi (yeni unvan düzenlemesine göre bunların çoğunluğunu Tıbbi Teknologlar teşkil etmektedir.) bunun bulunmadığı yerde, hastane müdür yardımcısı, yoksa hastane müdürü görevlendirilmiştir. Söz konusu personelin bulunmadığı kurumlarda ise başhemşire veya başhekimin görevlendireceği bir personel bu hizmeti bizzat yapacaktır. 2-Form temini; Bakanlığımıza ait yataklı tedavi kurumlarında kullanılan basılılar, ( Defter, form, cetvel, fiş, makbuz vb. ) standart hale getirilerek Yataklı Tedavi Kurumları İşletme Yönetmeliği (Resmi Gazete 13.1.1983 gün ve 17927 Mükerrer sayı ) ekinde yayımlanmıştır. Kurumlarca düzenlenerek Sağlık Müdürlüğü kanalıyla Bakanlığımıza elektronik ortamda gönderilen istatistik formlarına bilgi toplamada kullanılan ara form ve fişlerden;
Form No:52 Hastalık İstatistik Fişi Form No:54 Servise Yatan ve Servisten Çıkan Hastalara ait Günlük Kayıt Fişi Form No:55 Hasta ve Yatak Muvazene Fişi, daha önceki genelgelerde belirtildiği gibi mahallen bastırılarak kullanılmaktadır. Kurumlarca düzenlenerek Bakanlığımıza elektronik ortamda gönderilen, Form No:53 Hastalık İstatistik Formu Form No:56 Personel Hasta ve Yatak Muvazene Formu Form No:57 Laboratuar Çalışmaları Formu Form No:58 Ağız ve Diş Sağlığı Çalışmaları Formu Form No:113 Aylık Kan Çalışmaları Formu Diyaliz Bilgi Formu Organ Nakli Bildirim Formu Gelir Gider Bilgi Formu gibi Genel Müdürlüğümüze ait istatistik formlarının da mahallen bastırılarak kullanılması uygun görülmektedir. 3-Karşılaşılan sorunlar ; Bilindiği gibi Mart 1999 tarihinden bu yana veri toplama ve bildirim formları İliniz Sağlık Müdürlüğünün birimlerince elektronik ortama girilerek Bakanlığımıza transfer edilmektedir. Genel Müdürlüğümüz formlarından 1999 yılı I. ve II. Üç aylık dönemlere ait Form No: 56 Personel Hasta ve Yatak Muvazene formlarının incelenmesinde; Form No:56 ya ait veri girişlerinin bilgisayara zamanında yapılmadığı, eksik veya hatalı girişlerin yapıldığı, Bakanlığımıza doğrudan ulaşan Form No:56 ile aynı döneme ait elektronik ortamda ulaştırılan Form No:56 bilgilerinde servislere göre kadro ve fiili yatakların dağılımı ile; poliklinik, yatan hasta, ameliyat ve doğum sayılarının karşılaştırılmasında büyük farklılıklar görüldüğü, Özellikle özel dal Hastanelerinde düzenlenen " Form No:56" da servis çalışmaları ayrı ayrı gösterilmeyip, toplu rakamlarla yetinilmekte, bu durum da servis istatistiği çalışmalarımızı güçleştirmektedir. Bu güçlüğün giderilebilmesi için yataklı kurumlarımızın hepsinde " Form No:56" düzenlenirken kurumda mevcut olan her servisin çalışmalarının ayrı ayrı gösterilmesinin gerektiği. Kurumların " Form No:56 nın kadro yatağı bölümünde gösterdikleri sayılar, Bakanlıkça onaylanan kadro yataklarına uymamaktadır. Bu sütuna servislerin ve kurumun kadro yataklarının Bakanlık onayı dikkate alınarak yazılmasının gerektiği, Makam Onayı ile açılmış bazı kurumların isimlerine yer verilmediği, Formların üzerine form kapsamı ile ilgili olmayan başka bilgilerin yazıldığı, Bu hatalı durumların Bakanlığımıza ulaşan bilgilerin güvenirliliğini de olumsuz yönde etkilediği tespit edilmiştir. 4-Form No: 56 nın düzenlenmesi ; - Personel Durumu: Tablo I. II. ve III. Personel tablolarında, ilgili üç aylık dönemin son günündeki, yıllıklarda ise 31 Aralık günü kurumda bizzat görevli mevcut personel sayısı gösterilecektir. Geçici görevli personelin bulunması halinde bu personel de dikkate alınacak ve form"un alt
kısmında bu husus not olarak verilecektir. Eğitim Hastanelerinde; ilgili daldaki uzman ve asistan personelin müşterek toplamları yazılmayacaktır. Bu durumda: Kurumda görevli tüm dallardaki asistanların toplam sayısı " asistan" bölümünde gösterilecek, veya her dalın uzman ve asistanı aynı dal içinde, aşağıda verilen örnekte belirtildiği gibi ayrı, ayrı gösterilecektir. Örnek: Genel cerrahide 2 uzman ve 6 asistan varsa, durum " 2 / 6 " şeklinde gösterilecektir. Her dalın uzmanı ve asistanı şeklinde gösterilmesi, istatistiki değerlendirme yönünden daha yararlı olacaktır. - Hasta Hareketleri Tablo: IV Servisler : Servislerin sıralanması alfabetik sıraya göre yapılacak, yatak tahsisi yapılmış, faaliyeti olmayan servisler de sıralamada gösterilecektir. Genel Hastanelerde, aynı servisten birden fazla olması halinde servisler ayrı ayrı ( Örneğin: 1.Genel Cerrahi, 2. Genel Cerrahi vb. gibi ) gösterilecektir. Özel Dal Hastanelerinde, dalın iç servisleri ( 1. Doğum, 2. Doğum vb. gibi) mutlaka gösterilecektir. - Yatak Sayısı 1. Kadro yatağı Hastaneye, Bakanlık onayı ile tahsisi edilen yatak sayısıdır. Bu sayı aynen muhafaza edilecek ve servislere göre dağılımlar bu sayıya göre düzenlenecektir. 2. Mevcut Fiili Yatak Belirli bir süre sonunda ( 3. Ayın son günü veya 31 Aralık ) hastanede, hasta yatağı olarak serili, boş veya dolu yatakların sayısıdır. Aşağıda belirtilen yataklar, kadro ve fiili yatak sayısına dahil edilmeyecektir. a) Yeni doğan bebeklerin sepetleri b) Doğum ve sancı odasındaki yataklar c) Poliklinik ve laboratuarlarda; muayene, küçük müdahale ve hastaların istirahatı için kullanılan yataklar, d) Anestezi odası ve ameliyathanede, uyuma ve bekleme için kullanılan yataklar, e) Ameliyat sonu bakım odası ve yoğun bakım yatakları, f) Personel dinlenme yatakları, Bazı servislerde, yatak işgal oranının yüzde yüze yaklaşması, bazen de aşmasına rağmen, yatak işgal oranı düşük servislerin yataklarından alınarak bu servislere tahsis edilmediği tespit edilmektedir. Bu nedenle, fiili yatak tahsislerinde hastane başhekimlerinin bu hususa dikkat etmeleri gerekmektedir. - Poliklinik Sayısı: Bu sayının kurumda, mevcut bulunan servislere göre verilmesi zorunludur. Acil, diş ve gece nöbeti hizmeti sırasında yapılan poliklinikler de, servislerin sonunda ayrıca gösterilecektir. Bünyelerinde Kamu Sağlığı Merkezi / Semt Polikliniği olarak faaliyet gösteren birimlerin poliklinikleri de, servislere göre bu bölümde yer alacaktır. Bu bölümde, poliklinik hizmeti dışında başka bir hizmete ( Laboratuar, Röntgen gibi ) yer verilmeyecektir. Poliklinik sayılarının sağlıklı olarak temini için, defterlere verilen numaraların iyi düzenlenmesi, dönemlere ait sayıların da dikkatli tespit edilmesi gerekmektedir.
- Servise Yatan Hasta Sayısı Dönem içinde, kuruma yatan hastaların servislere göre sayısal dağılımı bu bölümde verilecektir. Kendisi için Hasta Tabelası düzenlenmiş her hasta hastanede kalma süresi ne olursa olsun burada gösterilecektir. -Servisten Çıkan ( Taburcu olan veya ölen ) hasta sayısı ile bunların yattıkları gün sayısı - Yapılan Ameliyatlar - Yapılan Doğumlar Bu bölümlerde yer alan bilgiler, hasta hareketlerinin ve hastane temel hizmetlerinin izlenmesinde önemlilik arz etmektedir. Bu bölümlere kaydedilen bilgiler, tamamen hasta dosyalarından elde edilen bilgilere dayanmaktadır. Bu nedenle, hasta tabela ve dosyalarının; düzenli bir şekilde tutulması, taburcu işlemlerinden sonra serviste bekletilmemesi, istatistiki işlemlerin gereği şekilde yapıldıktan sonra arşivlenmesi gerekmektedir. Hastanede ölen hastalarla ilgili " Ölüm Vesikası İstatistik Fişi" ile " Ölüm Tutanağı" düzenlenmesi de zorunludur. Bir Hastanın Ortalama Kalış Gün Sayısı ; Bir hastanın ortalama kalış gün sayısı aşağıdaki formüle göre bulunur. Belli bir dönemde ( 3 ay veya 1 yıl) ve belli bir servisten veya hastaneden taburcu olan ve ölenlerin toplam yattıkları gün sayısı /Aynı dönemde ve aynı servisten veya hastaneden taburcu olan ve ölenlerin toplam sayısı Örneğin: Birinci üç aylık dönemde, 15 fiili yataklı genel cerrahi servisinden : Taburcu olan 65, ölen 7, taburcu ve ölen hastaların yattıkları gün sayısı toplamı da 805 gün. Buna göre: Servisin ortalama kalış gün sayısı: 805 / 72 =11.18=11.2 gündür. Yatak İşgal Oranı : Hastane ve servislerin hizmet değerlendirmesinde önemli bir kriter olan yatak işgal oranının (genellikle yüzde olarak hesaplanır ) hesaplama formülü ise; Belli bir dönemde(3 ay veya 1 yıl) ve belli bir servisten veya hastanede toplam yatılan gün sayısı x 100 / Aynı dönemdeki gün sayısı x Fiili yatak sayısı Örneğin : Yukarıda örneği verilen genel cerrahi servisinin yatak işgal oranını hesaplamak istersek, 805 x 100 = 80500 = % 59.6 90 x 15 1350
Formun düzenlenmesinde aşağıdaki hususların da dikkate alınması gerekmektedir. Formun doldurulmasında daktilo veya mürekkepli kalem kullanılacak, yazılar düzgün ve okunaklı olacaktır. Birden fazla form kullanılması gerektiğinde personel bilgileri ilk forma yazılacak, ikinci form yapıştırılmak suretiyle eklenebilecektir. Hesaplamalarda, virgülden sonra bir basamak alınacaktır. Yatak İşgal oranı yüksek servislere, diğer servislerden yatak tahsisi yapılacak ve bu durum fiili yataklarda gösterilecektir. Hastane ve serviste fiziki kapasite olmasına rağmen, yatak işgal oranını yüksek göstermek amacıyla, fiili yatak sayısını azaltmak gibi bir hareketin yanlış ve yanıltıcı olduğunun bilinmesi, Taburcu veya ölen hastalara ait dosyaların servislerde tutulduğu görülmektedir. Araştırma, inceleme amacıyla servis görevlilerince tutulan dosyaların, mutlaka istatistik ve arşiv işlemlerinin yapılmış olması ve imza karşılığı arşivden alınması ve kısa sürede geri verilmesi gerekmektedir. Bilgilerinizi, İlinizdeki yataklı tedavi kurumlarının çalışmalarını ihtiva eden Form No: 56 Personel Hasta ve Yatak Muvazene Formu ile Genel Müdürlüğümüze ait diğer formların veri girişleri yapılmadan önce adı geçen form un açıklama kılavuzundaki ilkelere göre düzenlenip düzenlenmediğinin kontrolünden sonra veri girişinin yapılmasını ayrıca giriş yapıldıktan sonra tekrar kontrol edilmesini, zamanında gönderilmeyen çalışma formlarının gönderilmeleri için ilgili kurumların ikaz edilmesini, Makam Onayı ile açılmış kurumlar ve kadro yatakları işlenirken gerekli özenin gösterilmesi hususunda ilgililere emirlerinizi önemle rica ederim. Doç.Dr.Osman DURMUŞ Bakan DAĞITIM : Valiliklere