Doxis4 iecm-suite'un Web tabanlı istemcisi Doxis4 webcube Kısa Özet Doxis4 iecm Suite'un (entegre edilmiş Enterprise Content Management System) Web istemcisi Doxis4 webcube ile belgeler, dosyalar ve işlemler, tek tip modern bir kullanıcı arabiriminde yönetilebilir. Belgeler, çok sayıda kaynaktan kaydedilebilir ve aranabilir. Bulunan belgeler, entegre edilmiş olan görüntüleyici ile görüntülenebilir, belgeler için ek açıklamalar eklenebilir ve bunun yanı sıra belgeler, orijinal uygulamalar üzerinden düzenlenebilir ve Doxis4'te belgeler için sürüm oluşturulabilir. Birbiriyle ilgili olan bilgiler, ilişkilendirilebilir, dosyalar ve işlemler düzenlenebilir. Kullanıcı, yeni görevleri doğrudan gelen posta kutusu üzerinden alır. Doxis4 webcube, hem organizasyonun ihtiyaçlarına hem de kullanıcı bilgilerine uyarlanabilir. Sık kullanılanlar, münferit nesnelerin yanı sıra tekrarlayan aramalar için de mümkündür. Modern HTML5 ve AJAX teknolojilerinin kullanımı, Doxis4 webcube ile çalışmayı, tarayıcı sınırları içerisinde mümkün olduğu kadar konforlu bir hale getirmektedir. Doxi4 webcube'un URL üzerinden kontrol edilebilmesi ve çeşitli görünümlerin başka Web uygulamalarına ve portallara entegrasyonu, fonksiyon kapsamını tamamlamaktadır. Bu şekilde Doxis4'te bilgilere erişim ve bilgi alışverişi, ortaklar için de her zaman mümkündür.
Özet Doxis4 webcube istemcisi ile belgeleri dosyalar ve iş akışları ile günlük çalışmalar için Web için kapsamlı bir ECM istemcisi sunulur. Bir istemcide Doxis4 iecm-suite'un çok yönlü fonksiyonları kullanılabilir. Kullanıcı belgeler, dosyalar ve görevler için arama ve kayıt iletişim kutuları arasında seçim yapabilir veya iş akışlarında çalışmak için posta kutuları seçebilir. Doxis4 iecm-suite'un merkezi tasarım istemcisi olan Doxis4 cubedesigner ile yapılandırılır. Böylece belge kayıtları, dosya modelleri ve iş akışları serbest bir şekilde tanımlanabilir ve farklı uygulama senaryoları için uyarlanabilir. Erişim koruması ile istemcide tüm elemanlar belirli kullanıcılar, roller, birimler veya gruplar için erişilebilir hale getirilebilir veya engellenebilir. Kullanım konsepti Desteklenen Web tarayıcıları Microsoft Internet Explorer 9 ve 10, Mozilla Firefox ve Google Chrome desteklenir. Çok işlevli araç çubuğu Doxis4 webcube'daki çok işlevli araç çubuğu, kullanıcının, istemcinin nesnelerine ve fonksiyonlarına merkezi bir şekilde erişmesini sağlar. Bu çubuk, kullanıcılar tarafından Microsoft Office'den bilinmektedir. Çok işlevli araç çubuğunun çok sayıda sekmesi, bağlama duyarlıdır ve istemcinin kumanda elemanlarını, bunlar her zaman belirli bir işleme ait olacak şekilde gruplandırır. Bu şekilde örneğin bir arama yapıldığında ek fonksiyonlar sadece ihtiyaç duyuldukları zaman mevcuttur. Böylece sezgisel ve hızlı bir şekilde öğrenilebilir bir kullanım mümkündür. Şekil 1: Doxis4 webcube istemcisinin tüm görünümü Sayfa 2
Doxis4 webcube istemcisinin merkezi tasarımı üzerinden araç çubuğunun tüm elemanları yapılandırılabilir ve belirli kullanıcı grupları için açılabilir veya kapatılabilir. Bu elemanlar, serbest bir şekilde tanımlanabilir ve farklı uygulama senaryoları için uyarlanabilir. Navigasyon çubuğu Çok işlevli araç çubuğunun yanında mevcut olan fonksiyonlara hızlı bir genel bakış sağlamak amacıyla bir navigasyon çubuğu mevcuttur. Navigasyon görevlerinin yanı sıra bu çubukta içerikler de kaydedilebilir (örn. sık kullanılanlar, arama başvuruları bağlantıları veya sonuç listeler, otomatik başlatma elemanları vs.). İstemci içerisinde navigasyon Arama ve kayıt, sonuç listeleri, görevler vs. için farklı iletişim kutularında konforlu bir şekilde gezinmek için Doxis4 webcube bir yazmaç navigasyonu (güncel bir İnternet tarayıcısında navigasyona benzer) sunar. Bu şekilde genel bakış sunulurken aynı zamanda birden fazla nesneye paralel, hızlı erişim mümkündür. Sekmeler etkinleştirilebilir, yeniden düzenlenebilir, kapatılabilir veya içerik ayrı bir pencerede görüntülenebilir (ayrılabilir). Böylece örneğin bir haberleşme kaydından bir müşteri dosyası için arama iletişim kutusuna geçiş fare düğmesine sadece bir kere tıklayarak, hızlı bir şekilde mümkündür. Belge yönetimi Arama ve kayıt iletişim kutuları Bir kullanıcının bir kayıt veya arama çerçevesinde Doxis4 webcube'a değerler girmesi halinde, bu, bireysel iletişim kutuları veya maskeler üzerinden gerçekleştirilir. Şekil 2: Dizin alanlarında öneri fonksiyonu Öneri değerleri, çok sayıda giriş alanı ve bunlara bağlı dizin verileri ile tanımlanabilir. Birden fazla alana fonksiyon atanırsa, bunlar birbirlerini kısıtlar ve önerilerin sonuç miktarı otomatik olarak küçültülür. Kayıt esnasında Drag & Drop (Sürükle ve Bırak) Belgeleri içe aktarma işlemi, dosya sisteminden bir dosyanın uygulamaya sürüklendiği Drag & Drop (Sürükle ve Bırak) fonksiyonu ile kolaylaştırılır. Bu fonksiyon, HTML5 uyumlu tarayıcılar için sunulur. Bu maskelerin hızlı ve konforlu bir şekilde doldurulabilmesi için özel kontrol elemanları kullanılır. Bu kontrol elemanları, örneğin belge kaydı yapılırken sadece doğru meta verilerin girilebilmesi (örn. personel dosyalarının sadece doğru yazılan çalışan adı ve doğru personel numarası ile kaydedilmesi) ve zorunlu alanların doldurulması konusunda kullanıcıya destek olur. Doxis4 webcube'da giriş ve/veya seçim alanları, giriş için metin alanlarının yanı sıra birden fazla isme de izin verebilir, değer listelerinden oluşabilir veya bir veritabanı sorgusuna bağlı olabilir. Şekil 3: Kayıt için dosyalarda Drag & Drop (Sürükle ve Bırak) Yeni belgeler için şablonlar Yeni belgeler, şablonlar temelinde oluşturulabilir. Belgelerin dizin verileri (örn. yazar, konu vs.) Doxis4'e göre şablonlardan meta veriler olarak otomatik olarak devralınabilir. Şablon yönetimi, Doxis4 tarafından gerçekleştirilir. Sayfa 3
Şekil 4: Entegre edilmiş belge görüntüleyicisi Belge arama Doxis4'e kaydedilen belgeler, kayıt esnasında belirtilen dizin kriterleri temelinde esnek bir şekilde tekrar bulunabilir. Bu esnada hem dizin verilerinde hem de isteğe bağlı olarak belgelerin tam metninde arama yapmak mümkündür. İsteğe bağlı Doxis4 tam metin araması üzerinden belgelerin içerikleri veya içerik ve dizin değerlerinden oluşan bir kombinasyon aranabilir. Bu işlem, değerlerin girişi esnasında arama sözcüğü ile bağlantılı olan sözcükler öneren otomatik bir sınırlama tarafından kolaylaştırılır. Böylece ek yeni öneride sonuç miktarı kısıtlanır. Sonuç listesinde ayrıca en iyi nokta ("Hotspots") gösterilebilir. Ayrıca en iyi sonuçlar, içerik bakımından "Derecelenir" ("Ranking"). Hızlı arama Doxis4 istemcisinin hızlı arama fonksiyonu üzerinden arama başvuruları, bir arama iletişim kutusu olmadan doğrudan istemci alanına girilebilir ve böylece içerikler çok hızlı bir şekilde bulunabilir. Burada bir veritabanında ve belge Sayfa 4
sınıfında veya tam metinde hangi tanımlayıcı üzerinden arama yapıldığını belirleyen hızlı arama kısaltmalarının tanımı yardımcı olur. Sonuç listeleri Arama başvurularının sonuç listeleri çok kapsamlı olabilir. Bu nedenle Doxis4 webcube, aranan belgeyi listede bulmak için çeşitli fonksiyonlar sunar. Sonuç listesi, sütun ve satırlardan oluşan bir tablodur ve sonuçları tablo biçiminde gösterir. Liste, kullanıcı tarafından bir elektronik tabloya benzer şekilde sıralanabilir, gruplandırılabilir ve filtrelenebilir. Sonuç listesi birkaç öne çıkan özellik sunar: Öncelikle çok esnek bir şekilde "sanal" hiyerarşilerin oluşturulmasını sağlayan hiyerarşik gruplama (çoklu da mümkündür) sunulur. İkinci olarak, sonuçlar, listede renkli bir şekilde vurgulanabilir ve böylece daha kolay anlaşılabilir. Üçüncü olarak, dizin verileri birden fazla sonuç için de olmak üzere doğrudan sonuç listesinde kolayca değiştirilebilir. Belgeleri görüntüleme Doxis4 webcube istemcisinde bir belge açıldığında, bu durum, entegre edilmiş olan belge göstergesi üzerinden gösterilir. Gösterge, belge içeriklerinin ve belgeye yönelik ek bilgilerin gösterilmesini sağlar. Doxis4 webcube, farklı belge göstergesi türlerini destekler. Fonksiyon kapsamı, kurulu olan gösterge programına bağlıdır: 1. Doxis4 webcube HTML5 Viewer üzerinden gösterim: Burada sunucu tarafında Doxis4 görüntüleyicisi tarafından da desteklenen tüm biçimler işlenir. İstemci üzerinde yazılım kurulumuna gerek yoktur. Bir Windows sunucusunda bir Doxis4 Imaging Service gereklidir. Ek açıklamalar, tüm biçimler için kullanılabilir. 2. Bir Doxis4 Viewer ActiveX-Plug-In üzerinden gösterim: İstemci üzerinde Doxis4 görüntüleyicisi, OCX/ActiveX eklentisi olarak kurulur (sadece IE için) ve bu eklenti ile çoğu fonksiyon kullanıma sunulur. 3. Image biçimleri (salt okunur) için tarayıcıda bağlı olan PDF dönüştürmeli uygulama ile gösterim Burada gösterim, tarayıcı araçları üzerinden gerçekleştirilir. Ancak Doxis4 webcube, grafik biçimlerini (örneğin birden fazla JPG dosyası da mümkündür) ve CI belgelerini "on-the-fly" PDF'e dönüştürebilir. Ayrıca PDF'e ek açıklamalar da aktarılabilir/eklenebilir. Böylece arşiv biçimleri kesintisiz olarak tarayıcıda Adobe PDF eklentisi ile gösterilebilir. Entegre edilmiş olan HTML5 belge göstergesi, başka bir kurulum gerekmeden gösterilebilen 250'nin üstünde biçimi destekler. Bunların arasında resimler ve Office belgeleri gibi tüm standart biçimler yer almaktadır. Bunlar sayfalar halinde gösterim için hazırlanır ve böylece sadece o anda gösterilen sayfa, tarayıcıya aktarılmalıdır. Bu esnada kaydırma, yakınlaştırma ve ek açıklamalar gibi çok sayıda özellik korunur. Yazdırma işlemi, orijinal uygulama üzerinden gerçekleştirilir. Belge göstergesi, belgeye uygulanabilen çok sayıda ek açıklama aracı sunar. Bu ek açıklamalar gösterilebilir/gizlenebilir veya bunlara bir erişim koruması atanabilir. Ayrıca her bir açıklama, yorumlara sahip olabilir. Aşağıdaki açıklama türleri desteklenir: Metin işaretleyici Dikdörtgen, ok ve serbest çizgi Not (istenen notları içeren "sarı kağıt") Doğrudan belge üzerinde renkli metin İnternet veya bir yol olan bir adrese Hyperlink (Köprü). Damga (önceden tanımlanmış olan damga listesine göre) Belgeleri düzenleme Doxis4'e kaydedilen belgeler, belgelerin yanlışlıkla silinmesini ve düzenlenmesini önlemek için bir engelleme ve sürüm oluşturma mekanizmasına tabidir. Engelleme ve silme mekanizmaları dikkate alınarak Doxis4 webcube istemcisinde bir belgenin hem içeriği hem de ilave bilgileri düzenlenebilir. İçerik düzenlenecekse, Doxis4'te belgenin "çıkışı yapılır". Böylece başka kullanıcıların aynı belgeyi değiştirmesi önlenir. Belgeler düzenlendiğinde ve Doxis4'te tekrar "giriş yapıldığında", Doxis4 webcube istemcisi, sürüm yönetimi ile kullanıcıya belge geçmişinin eksiksiz belgelenmesi konusunda yardımcı olur. Giriş/çıkış yapma işlemi, Java- Applet olmadan da gerçekleştirilebilir, ancak bir Java-Applet daha fazla konfor sağlar. Belgelerin çıkarılması Doxis4 webcube istemcisi, belgelerin ve belge listelerinin dışa aktarma, gönderme ve baskı biçiminde çıkarılmasını sağlar. Örneğin bir elektronik tabloda kullanım için bir belge listesinin dizin kriterleri, CSV dosyası olarak dışa aktarılabilir. Şekil 5: Doxis4 webcube istemcisinde dışa aktarma seçenekleri Sayfa 5
Doxis4 webcube istemcisinden belgeler dışa aktarıldığında, bir biçim dönüştürme işlemi uygulanabilir. Belgeyi dışa aktarma işlemi bir sonuç listesinden, dosyalardan, görevlerden veya belge göstergesinden uygulanabilir. Tek tek belgeler, arka arkaya dışa aktarılabilir ve bu esnada isteğe bağlı olarak PDF'e dönüştürülebilir (sunucu tarafında PDF'e dönüştürme gereklidir) veya bir ZIP fonksiyonu üzerinden birden fazla belge aynı anda dışa aktarma işlemi için birleştirilebilir. Dışa aktarma iletişim kutusu Sıkıştırılmış (ziplenmiş) bir dışa aktarma işleminde farklı belge biçimleri, tek bir ZIP kapsayıcısında bir araya getirilebilir (örn. Office dosyaları, resimler vs.). Belgeler, orijinal biçimde dışa aktarılır. Belgeler ile birlikte isteğe bağlı olarak ilgili ek açıklamalar da dışa aktarılabilir (belgeler PDF veya grafik biçiminde mevcutsa). Bunun yanı sıra bir belgenin münferit sunumları veya içerik nesneleri (birden fazla eki olan belgelerde) de iletişim kutusu üzerinden örneğin sadece bir ek gerekli olduğunda, odaklı bir şekilde dışa aktarılabilir. Dışa aktarılan her bir eleman için dışa aktarılıp aktarılmayacağına ve aktarılacaksa hangi biçimde aktarılacağına (orijinal biçim,pdf veya ek açıklamalar ile birlikte PDF) dair karar verilebilir. Kullanıcının dışa aktarma iletişim kutusunu takip edebilmesi için isme ilave olarak belgenin dizin değerleri de görüntülenebilir. Böylece belgeler daha "bilgi verici" hale gelir. Belgeleri silme Artık gerekli olmayan belgeler, manüel olarak silinebilir. Silme işlemi, manüel olarak veya sunucu üzerinden otomatik olarak gerçekleştirilebilir. Ancak silme için ön koşul, belge için belirlenmiş olan saklama süresinin sona ermiş olmasıdır. Dosya planları, dizinler ve elektronik dosyalar Doxis4 webcube istemcisinin sonuç listeleri biçiminde normal içerik (belgeler, işlemler vs.) araması ve gösteriminin yanı sıra içerikler, dosyalarda, dosya planlarında veya dizinlerde de gösterilebilir. Dosya planları Dosya planı, bir şirketin tüm yazılı kayıtların (dosyalar veya belgeler) sistematik düzeninin (yapı tanımı) düzenlemesidir. Doxis4 webcube istemcisinde dosyalar ve belgeler, bunları bir içindekiler bölümüne benzer bir yapı üzerinden tekrar bulmak için bir dosya planına tasnif edilebilir. Dosya planının belirli bölümlerine erişimi kısıtlamak üzere dosya planı için özel haklar belirlenebilir. Belgeler ve Şekil 6: Basit bir iş ortağı dosyasının örneği Sayfa 6
dosyalar, sabit tanımlanmış bir dosya planına tasnif edilir. Dizinler Dizinler, Doxis4 webcube istemcisinde belgeleri ve dosyaları, Windows Explorer'a benzer şekilde düzenleme imkanı sunar. Bunun için dizinler, klasörlere ayrılabilir. Dizinler, kayıtlı olan belge veya dosyalara referanslar içerir ve mevcut olan belgelerde birçok farklı görünümün mümkün olmasını sağlar. Kişisel (sadece ilgili sahipleri tarafından erişilebilir) ve genel (birden fazla kullanıcı tarafından erişilebilir) dizinler arasında ayrım yapılır. Bir dizinin klasörleri, tek tek eklenmiş olan belgeler ve dosyalar veya bir aramanın sonuçlarını içerebilir. Elektronik dosyalar Elektronik dosyalar, bir çeşit kapsayıcı belgedir. Bu dosyalar, içerik açısından benzer verilerin bir araya getirilmesini sağlar. Dosyalar, benzer dosyalardan oluşan dosya sınıflarına (örn. müşteri dosyası, tedarikçi dosyası, personel dosyası vs.) ayrılır. Belgeler, sadece bir kere kaydedilmiş olsalar da farklı dosyalara bağlı olabilir (birden fazla bağlantı). Bir elektronik dosyanın içeriklerini sınıflandırmak için dosya, dahili bir yazmaç yapısına sahiptir. Bu yapı, bir dosya sınıfı için önceden tanımlanabilir ve böylece dosya sistemlerinde karmaşık klasör yapılarına kıyasla yüz binlerce dosyanın bile her zaman aynı yapıya sahip olması sağlanır. Dosya kapak sayfaları Elektronik dosyalar, meta verilerin gösterildiği bir iletişim kutusuna sahiptir (dosya kapak sayfası). Bunun yanı sıra dosya kapak sayfasına fonksiyonlar kaydedilebilir, örn. veritabanı erişimleri için standart kontroller veya komut dosyası oluşturma üzerinden kaydedilen çağrılar ve hesaplamalar. Yazmaç yapısı Doxis4, bir dosyanın yapısını tanımlamak için kapsamlı seçenekler sunar. Belgelerin sabit olarak bağlandığı statik yazmaçların yanı sıra belgeleri sorgulama yoluyla veritabanından açan dinamik yazmaçlar da tanımlanabilir. Bu dinamik yazmaçlar, kullanıcı tarafından bir dosya içerisinde kolayca Drag & Drop (Sürükle ve Bırak) aracılığıyla bir aramadan oluşturulabilir. Statik yazmaçların tüm yapısı için dosya göstergesinde yazmaç başına eleman sayısı gösterilebilir. Ayrıca, boş yazmaçlar, otomatik olarak gizlenebilir. Bu seçenekler, kullanılabilirliği ve kullanıcıların verimliliğini önemli ölçüde arttırır. Öne çıkan diğer bir özellik ise bir dosya sınıfı için yapı tanımına göre belirtilen "global" yazmaçların yanı sıra paralel olarak ilaveten bir dosyaya eklenebilen "yerel" yazmaçların da mümkün olmasıdır (yetki üzerinden kontrol edilebilir). Dosya ve yazmaç seviyesi hakları Dosyalarda dosya sınıfı için geçerli olan erişim korumasının yanı sıra yazmaç seviyesinde haklar atamak için ayrı bir mekanizma da bulunmaktadır. Bu şekilde örneğin kullanıcı hakkına bağlı olarak belirli yazmaçlar gösterilebilir veya gizlenebilir. Görünürlük hakları, bir dosyanın tüm yazmaçlarında aramalarda da dikkate alınır. İşlemler / iş akışı İlave bilgiler için aşağıdaki Bilgi Sayfası'na başvurmanızı öneririz: Doxis4 Records & Relationship Service Dijital belge yönetiminin istikrarlı devamı, işlemlerin ve süreçlerin Doxis4 iecm-suite'un entegre edilmiş Business Process Management (BPM) sistemi ile kontrol edilmesidir. Kullanıcı, Doxis4 webcube yardımıyla posta kutusu ve grup posta kutuları üzerinden kendisine atanan tüm görevlere doğrudan erişebilir. Kullanıcı, yeni işlemler oluşturabilir, işlem arayabilir ve denetleyebilir ve elbette işlemleri düzenleyebilir. Belgelere benzer şekilde işlemler ve görevlere de Doxis4 webcube istemcisinde açıklanmış olan meta veriler atanır (dizinleme). Süreçler Doxis4 ile iş süreçleri, süreç tanımı olarak uygun bir süreç şeması ile grafiksel olarak modellenir. Bir süreç veya bir iş akışı, etkinliklerden (örn. bir faturanın onaylanması) ve koşullardan (örn. Onay verildi mi?) meydana gelmektedir. Burada manüel ve otomatik etkinlikler arasında ayrım yapılır. Bir işlem, belirli bir sırada (veya paralel olarak) uygulanması gereken birden fazla çalışma adımı içerir. Mümkün olan işlemlerin ve bunların süreç tanımlarının kapsamı oldukça geniştir. Tipik uygulama durumları arasında fatura kontrolü, sözleşme revizyonu, onay prosedürü veya posta kutuları arasında basit bir aktarma işlemi yer almaktadır. Posta kutuları Sayfa 7
Şekil 7: Belge önizlemesi, süreç açıklaması ve belge listesi ile işleme genel bakış İş akışlarına katılmak için her kullanıcıya Doxis4 istemcisi içerisinde elektronik bir posta kutusu sunulur. Bu posta kutusunda münferit görevler ve işlemler gösterilir. Kullanıcının kendi posta kutusuna ve temsil edilen çalışanların posta kutusuna erişiminin yanı sıra görevleri aynı "role" sahip birden fazla çalışan tarafından düzenlenebilen grup posta kutuları mevcuttur. Düzenleme senkronizasyonu, Doxis4 tarafından gerçekleştirilir. posta kutuları içerisinde, sonuç listesine benzer şekilde belgeler ve dosyalar filtrelenebilir, sıralanabilir ve gruplandırılabilir. Hızlı bir şekilde birden fazla görevi yerine getirmek için görevler seçilebilir ve bir "AutoOpen" fonksiyonu ile açılabilir. Bir görev tamamlandıktan sonra Doxis4 webcube otomatik olarak sonraki görevi açar. Temsilcilere kendi posta kutularına erişim sağlanabilir. Ayrıca bulunmazlık durumunda bir iletme kuralı tanımlanabilir. E-posta üzerinden bilgilendirme Doxis4 webcube istemcisinde bir posta kutusu içerisinde süreç görevleri gösteriminin yanı sıra bu bilgi, süreç modelinde bir görev için e-posta aracılığıyla Sayfa 8
süreç katılımcısına da gönderilebilir. Örneğin e-posta alıcısının göreve tepki vermemesi durumunda, tanımlanmış bir sürenin ardından otomatik bir hatırlatma veya bir temsilci kuralı düzenlenebilir. İşlem görünümü Bir iş akışının kullanımı, kullanıcılar için oldukça kolaydır. Bir görev açıldığında, kullanıcıya görevine ve işlemin tamamına yönelik eksiksiz bir genel bakış sunulur. Kullanıcı ilgili belgelere, işlem geçmişine ve sürecin grafiksel gösterimine erişebilir. Kullanıcı görev için bir temsilci atayabilir veya görevi tamamlayabilir ve süreç modelinde tanımlanmış olan serbestlik derecelerine göre müteakip adımlar veya alıcılar belirleyebilir. Belgeler, doğrudan işlemde gözden geçirilebilir veya yeni belgeler, etkinliğe özel şablonlar temelinde oluşturulabilir. Süreler Süreçler (iş akışları) için süreler belirlenebilir. Burada süreler otomatik olarak denetlenir ve örneğin bir etkinliğin zaman aşımı durumunda (örn. faturanın kontrol edilmesi gerekli) ilgili kişiye e-posta aracılığıyla bir hatırlatma gönderilir. İlave bilgiler için aşağıdaki Bilgi Sayfası'na başvurmanızı öneririz: Doxis4 iş akışı Şekil 8: En son kullanılan nesnelerin listesi Buna belgeler, dosyalar, görevler ve arama sonuçları dahildir. Doxis4 webcube'da tüm nesneler, hızlı erişim için sık kullanılanlar olarak kaydedilebilir. Sık kullanılanlar örneğin belgelerden, dosyalardan, görevlerden, aramalardan veya sonuç listelerinden oluşabilir. İstenen nesneler, Drag & Drop (Sürükle ve Bırak) üzerinden sık kullanılanlara eklenir. Verimliliği arttırma Doxis4 webcube, belgeler, dosyalar veya işlemler ile çalışmalardan mümkün olduğunca bağımsız bir şekilde kullanılabilen, çok sayıda işi kolaylaştıran fonksiyon sunar. Abonelikler Abonelikler, kullanıcıları bir belgenin, dosyanın veya aramanın çevresindeki olaylar konusunda bilgilendirir. Örneğin bir belge değiştirildiğinde, bir dosya genişletildiğinde veya arama sonuçları değiştiğinde, sistem tarafından bilgilendirme için e-postalar gönderilir. Şekil 9: Sık kullanılanlar listesi örneği Sık kullanılanlar sayesinde kullanıcı, doğrudan belgelere erişebilir, örn. düzenlenen veya izlenen belgeler. Sık kullanılanlarda öne çıkan bir özelliği, aramalar oluşturmaktadır: Burada tam sonuç listeleri sık kullanılan olarak kaydedilebilir ve sonuç listeleri otomatik olarak güncellendiğinden dinamik bir arama için kullanılabilir. Abonelikler genel (örn. belirli bir alıcı çevresi için) veya kişisel olabilir. Alıcının bilgilendirmeyi alması için sadece e-posta kullanılmalıdır. İşlemlerin geri kalanı, Doxis4 webcube istemcisinde uygulanır. Verimli belge erişimi Doxis4 webcube, en son kullanılan nesnelere erişim ve bu nesneleri fare ile tıklayarak yeniden açma imkanı sunar. Şekil 10: Dinamik sonuç listesini sık kullanan olarak kaydetme Sayfa 9
Doxis4 webcube'da Wiki Doxis4 cubewiki (Doxis4 webcube kavramı ile Wiki kavramının kombinasyonu), Doxis4 iecm-suite bağlamında içeriklerine doğrudan Doxis4 webcube ile erişilebilen bir Wiki'nin düzenlenmesini sağlar. Wiki'ler Web'de içeriklerin serbest bir şekilde düzenlenmesini sağlar ve böylece içerikler üzerinde ortak bir şekilde çalışmak için bir platform oluşturur. Wiki'ler, bilgi yönetiminde önemli bir eleman olarak kabul edilmiştir. Doxis4 webcube,wiki Web sayfalarını kullanıcı bunları doğrudan istemcide değiştirebilecek şekilde kaydeder. Bu içerikler de sürüm oluşturma işleminden yararlanır ve eski güncellik durumları böylece her zaman tekrar açılabilir. Bir sayfa içeriği değiştiğinde, kullanıcı için dizinlemeyi kolaylaştırmak için dizin verileri otomatik olarak Wiki sayfası içeriğine göre güncellenir. Wiki sayfaları araması, dosyaların dizin verileri veya münferit sayfaların içeriği üzerinden gerçekleştirilebilir. Bu tam metin aramasında, aranan kavramlar ayrıca doğrudan Wiki sayfasında vurgulanır. Doxis4 webcube Portlet'ler webcube'un URL üzerinden kontrolü Portal sunucuları, Web'de tek bir arabirim üzerinden farklı uygulamalara erişim imkanı sunar. Portlet, bir portal sayfasında bir uygulamanın fonksiyonlarını kullanıma sunduğu alandır. Doxis4 webcube Portlet'ler üzerinden belgeler aranabilir, görüntülenebilir ve kaydedilebilir ve bunun yanı sıra görevler görüntülenebilir ve düzenlenebilir. Bu şekilde Doxis4 Suite'un hazır bileşenleri, programlama bilgileri gerekmeden portal sayfalarında kullanılmaya devam edilebilir. Kimlik doğrulaması için Doxis4 webcube'un tüm kimlik doğrulama prosedürleri kullanılabilir (Kerberos temelinde Single Sign-On önerilir) Böylece kullanıcılar, Doxis4 webcube'un avantajları ile birlikte sık sık uygulanan fonksiyonlara tek tip ve kişiselleştirilmiş bir erişime sahiptir. Portal sunucusu, portal üzerinden Doxis4 fonksiyonlarına erişmek için "single point of access" olarak görev görür. Doxis4 webcube Portlet'ler, örneğin portal üzerinden Doxis4 posta kutusuna erişim sunar. "Mashup özelliği" Çok sayıda portal ortamı, Java Portlet spesifikasyonunu Şekil 11: Doxis4 ürün yelpazesinde Doxis4 webcube düzeni Sayfa 10
destekleyen, gerçek bir portal sunucusuna dayandığından, Doxis4 webcube görünümleri kolayca URL ve iframe üzerinden bir Web sayfasına entegre edilebilir(örneğin Google Maps'te olduğu gibi). Böylece WCMS, php sayfalarına veya MediaWiki'ye entegrasyon çok kolaydır! Doxis4 webcube'a ait ürünler İşbu Bilgi Sayfası'nda aşağıdaki servisler ve bileşenler ele alınmıştır: Doxis4 webcube (CLI_WEBCUBE) Ürün yelpazesinde düzen Doxis4 webcube, Doxis4 platformunun bir modülüdür. Modüler yapı prensibine göre ECM ortamında her zaman ilave çözümler eklemek mümkündür. Ürün Puan Kartı Doxis4 webcube Taleplerinizi kolayca Doxis4 iecm çözümlerinin performans özellikleri ile karşılaştırmak için Ürün Puan Kartlarımızı kullanın: Doxis4 webcube Web'de de Ribbon teknolojisi İletişim kutuları be nesneler arasında sekme tabanlı göz atma Outlook çubuğunda kişisel sık kullanılanlar Windows kimlik doğrulaması üzerinden Single Sign-On (Kerberos) Kayıt ve dizinleme İstenen belge biçimlerini kaydetme Dosyalar için Drag & Drop (Sürükle ve Bırak) desteği Belgeler için sürüm oluşturma Biçim varyantlarını dikkate alma (Sunumlar / Renditions) Dosya tabanında kayıt organizasyonu Belge tipine göre dizinleme İçeriğe göre dizinleme Arama ve kayıt iletişim kutularında bağlama göre dizinleme için öneri fonksiyonu Dizinleme esnasında çoklu öznitelikler Öznitelik alanları ve zorunlu alan tanımları için biçim kısıtlamaları Elektronik dosyalar Ayrıntılı bilgiler için bkz. Bilgi Sayfası Doxis4 Records & Relationship Service Çalışma kutuları ve iş akışı Ayrıntılı bilgiler için bkz. Bilgi Sayfası Doxis4 Workflow Gösterge Belgeleri orijinal uygulama olmadan görüntülemek için dahili görüntüleyici Gösterim için desteklenen 250'nin üstünde biçim Ek açıklamalar: Yorum, not, ok, damga, metin işaretleyici, serbest çizgiler Tüm belge biçimleri için ek açıklamalar Belgede bulunan tüm eklemeler için ek açıklamalara genel bakış Image dosyalarının PDF'e On-the-fly dönüştürülmesi Genel bakış gösterimi için birden fazla belgenin bir PDF'te bir araya getirilmesi (IUmage ve PDF biçimleri için) Arama Mantıklı bağlantılı farklı arama yöntemleri Dizin verileri üzerinden arama İçerik tabanlı tam metin araması Meta veriler ve tam metin aramasından oluşan kombinasyon İletişim kutuları olmadan ve dosya yazmaçlarında araştırma için hızlı arama fonksiyonu Arama başvurularını sık kullanılanlar olarak kaydetme DMS'den bağlama duyarlı öneri değerleri Hızlı arama genel ve dosyalarda Filtreli, esnek hiyerarşik sonuç listesi Sonuçların renkli işaretlemesi Bir sonuç listesini CSV dosyası olarak dışa aktarma!! Sayfa 11
Belgeleri düzenleme Belgeleri düzenleme Sürüm yönetimi ve Check-in/Check-out mekanizması "Major" ve "Minor" sürümler Sürüm oluşturma yapmadan değişikliğe izin verme/yasaklama Birden fazla içerik nesnesinden ve sunumdan oluşan "Compound Documents" Saklama kuralları ve silme engelleri ayarlama Çöp sepetine kaydırma ve geri yükleme Münferit belgelere haklar atama Dışa aktarma Orijinal biçimde dışa aktarma Birden fazla belgeyi ZIP olarak dışa aktarma Birden fazla belgeyi bir PDF halinde dışa aktarma (grafik biçimleri ve PDF için) Münferit sunumları veya içerik nesnelerini dışa aktarma PDF'e ek açıklamalar aktarma/ekleme Wiki Entegre edilmiş Wiki fonksiyonları Wiki belgesine dizin verileri atama Wiki belgesi için dosyada/işlemde bağlantı oluşturma "Normal" belgeleri bir Wiki belgesinde referanslama Doxis4 aramasından dinamik olarak Wiki tablosu oluşturma Portlet'ler / Mashup'lar URL üzerinden esnek ve geniş kontrol imkanı iframe olarak Web bileşenleri entegrasyonu Portlet desteği Belgeye yönelik bilgi İşbu Bilgi Sayfası, Doxis4 webcube'un V06.03 ürün sürümü için geçerlidir. Yayıncı SERgroup Holding Europe GmbH Joseph-Schumpeter-Allee 19 D-53227 Bonn Tel: +49 228 90896-0 İnternet: www.ser.de E-posta: info@ser.de SER international: SER Solutions International GmbH Joseph-Schumpeter-Allee 19 53277 Bonn, Germany Phone: +49 228 90896-0 Fax: +49 228 90896-222 Web: www.ser-solutions.com Email: info@ser-solutions.com Teknik değişiklik yapma, yanlışlık ve baskı hatası hakları saklıdır. Tüm ticari markalar, ilgili sahiplerinin tescilli ticari markalarıdır. Yasal, kanuni ve vergiye yönelik kurallar ile ilgili ifadeler, bağlayıcı değildir. Broşürdeki tüm bilgiler, yaklaşık bilgiler olarak değerlendirilmelidir. Yapıda ve teslimat kapsamında değişiklik yapma hakkı saklıdır. (V06.03, TR) SERgroup Holding Europe GmbH Sayfa 12