İÇİNDEKİLER SAYFA Önsöz 4 Stratejik Planlama ve Bütçe Yol Haritası 5 Örnek İşletme Hakkında 6 Gider Yükleme Sistemi 8 Satış Bütçesi Oluşturma 9 Faaliyet Gider Bütçesi Oluşturma 12 Bütçe Sistem Otomasyonu 13 MRP-1 İle Bütçe Hazırlama 14 Ortak Gider Dağıtım 18 Üretim Bütçesi Birim Fiyat Hesap 19 Gelir Gider Tablosu Oluşturma 21 Nakit Akış Tablosu Oluşturma 23 Bütçe Gerçekleşme Bilgileri 27 Bir Yazılım Hakkında 28 BİR YAZILIM LTD. 2004-2015 3

Önsöz Bütçe, belirli bir dönem içerisinde işletmenin finansal ve finansal olmayan kaynaklarının elde edilmesi ve kullanımını tasarlayan ayrıntılı bir plan ve gelecek için belirlenen planların rakamlarla ifade edilmesi şeklinde tanımlanmaktadır. Bütçe hazırlama faaliyeti ise bütçeleme olarak tanımlanmaktadır. Bütçeleme süreci, genellikle işletmelerin büyüklüğüne bağlı olduğu için çok detaylı olabileceği gibi çok basit de olabilmektedir. Ancak, bütçeleme süreci nasıl olursa olsun, eğer bütçe herhangi bir amaca hizmet ediyorsa ve işletme içerisinde kullanılıyorsa bütçe yılbaşında hazırlanıp raflara kaldırılmamalı ve yıl boyunca çalışan bir doküman olmalıdır. Modern bütçelemenin kavramsal yapısı, geleneksel bütçelerin yetersizlikleri gözden geçirildikten sonra, etkili bir kâr planlaması ve bütçeleme sisteminin karşılamak zorunda olduğu yönetim amaçlarına yoğunlaşarak oluşturulmuştur. Söz konusu amaçlar yeni yaklaşımların geliştirilmesinde bir gösterge olmuştur. Bu amaçlar: 1- İşletme stratejisinden uygun bir şekilde faaliyet planlarının çekilmesi, 2- Süreç çıktılarıyla kaynak tüketimleri arasında bağlantı kurulması, 3- Sürekli gelişimin desteklenmesi, 4- Uyumlu davranış inşa edilmesi ve devam ettirilmesi, 5- Planlama ve bütçeleme yoluyla gerçek değer ilave edilmesi. Modern bütçeleme tekniğini hedef alan bu doküman, Hizmet ve Üretim İşletmelerinde Stratejik Planlama ve Bütçe Yönetimi görevi ile sorumlu kişilere, şirketimiz ürünü olan Nil ERP, Stratejik Planlama ve Bütçe Modülü hakkında bilgi vermek amacı ile hazırlanmıştır. Bu amaçla, örnek bir Hizmet ve Üretim İşletmesine ait Yıllık Faaliyetler, Satış Bütçesi ile başlayıp Nakit Akış Bütçesi ile biten bir süreçte ele alınmıştır. Bu süreç içerisinde sistemin çalışması mümkün olduğunca basit ve anlaşılır olmaya yönelik bilgiler ile sunulmuştur. Sistemin detaylı çalışma şeklinin görsel sunumu aşağıdaki linkte mevcuttur: http://www.youtube.com/user/biryazilim?feature=watch BİR YAZILIM LTD. 2004-2015 4

Stratejik Planlama ve Bütçe Yol Haritası Nil ERP Nakit Akış Bütçesi hazırlamak için gerekli bilgilerin girişi şekli yukarıda gösterilmiştir. Bu bilgiler sisteme dış veri kaynaklarından (MS-SQL, MS-EXCEL ) sistemde bulunan Veri Aktarma Robotu yardımı ile otomatik olarak rahatça aktarılabilir. Ayrıca MS-EXCEL üzerinde yapılan bir güncelleme de tüm bilgilerin tekrar aktarılmasına gerek kalmadan sistemde güncellenebilir. Sistem üzerinde hazırlanabilecek Bütçe Sayısı için bir sınırlama yoktur. Değişik bütçe değer girişleri ile farklı senaryolar denenebilir. BİR YAZILIM LTD. 2004-2015 5

Örnek İşletme Hakkında SATORE POMPA AŞ, iki çeşit Su Pompası üreten orta ölçekli bir aile firmasıdır. Şirket yurtiçi ve yurtdışı satışların yanında, Bakım ve Servis Hizmeti vermekte, Yedek Parça satışı da yapmaktadır. İşletme ana üretim ve yardımcı hizmet bölümleri aşağıda verilmiştir: MEKANİK ATÖLYE Tüm üretim bölümlerine teknik destek ve hizmet sağlamaktadır DÖKÜMHANE Su Pompası Gövde Döküm işleminin yapıldığı bölüm MONTAJ ATÖLYESİ Su Pompası Gövde ve Motor Montaj işleminin yapıldığı bölüm BOYAHANE Su Pompası Gövde Boyama işleminin yapıldığı bölüm DEPO VE SEVKİYAT Ürünlerin Paketlenip Satış Sevkiyatının yapıldığı bölüm Bu dokümanda işletme bölümleri arasındaki iş akışına ve işletmenin ürün yapısına göre tanımlamaların sistemde nasıl ve nerelere girileceği gösterilmiştir. Nil ERP Stratejik Planlama ve Bütçe modülü diğer modüllerden bağımsız olarak da kullanılabilir. Veriler diğer sistemlerden MS-SQL veya MS-EXCEL bağlantısı yöntemleri ile tam otomatik olarak alınabilir İşletme ve ürün yapısı ile ilgili Bütçe Modülü Gereksinimleri Kadar veri girilmesi gerekli yerler şunlardır: 1. Stok Bilgi ve Stok Reçete (Bill Of Material - BOM) Kartı Bilgileri 2. İşletme Tek Düzen Hesap Planı (TDHP) 3. Yurtiçi ve yurtdışı Müşteri Grup bilgileri 4. Otomatik Aylık Bütçe Fiyat Artış bilgileri oluşturmak için Artış Model bilgileri ve Kur bilgileri 5. Yıllık Satış Bütçesi 6. Yıllık Faaliyet Gider Bütçesi 7. Bütçe Ürün Masraf Yeri Yükleme ve Ortak Gider Dağıtım işlemi için gerekli tanımlar BİR YAZILIM LTD. 2004-2015 6

İşletme Üretim ve Hizmet bölümlerine ait Masraf Yer Kod ve Gider Hesap Plan Kod şematik bilgileri aşağıda verilmiştir BİR YAZILIM LTD. 2004-2015 7

Gider Yükleme Sistemi Sistemde Gider Çeşitlerine göre Ana Üretim Yerlerine Gider Yükleme giriş şekli aşağıda verilmiştir (? tüm hesap kodlarını ifade eder): Su Pompası 100 ve Su Pompası 200 farklı güçte 2 ayrı ürün olup Boyahane içinde aynı makineden geçtikleri halde yüklendikleri masrafların oransal dağılımı için Boyama İşlem Zamanları ile orantılı KATSAYI sistemi kurulmuştur (Su Pompası 200 ürünü için İşçilik kaleminde bu oran 1,50 girilir). Diğer işlemlerde 1.00 olarak gösterilen değer masrafın eşit dağılacağını gösterir: BİR YAZILIM LTD. 2004-2015 8

Mekanik Atölye Giderleri Dökümhane, Montaj ve Boyahane bölümleri üzerine Ortak Gider olarak dağıtılmaktadır, her safha için Dağıtım Oran Yüzde toplamı 100 olmalıdır. Dağıtım şeması aşağıda verilmiştir. Satış Bütçesi Oluşturma Yıllık Satış Bütçesi sistemde menü yardımı ile otomatik veya MS-EXCEL de hazırladığınız (şekli ne olursa olsun sistem aktaracak araçlara sahiptir) bütçe aktarma ile oluşturulur. Satış Bütçesi Satış Fiyat bilgisi TL veya Döviz olarak girilebilir. Sistem Döviz Fiyat bilgisini Yıllık Kur Değer bilgisi ile TL ye çevirir. Satış Bütçeleri Müşteri Grup bilgileri ile birlikte girilir. Bütçe otomatik başlangıç fiyatları atamak için aşağıdaki tanımlar yapılır: BİR YAZILIM LTD. 2004-2015 9

Müşteri Grupları Bazında Satış Bütçe bilgileri aşağıda raporlanmıştır: Toplamda girilen miktarlar (4680 Adet): 152-01 Su Pompası 100 3720 Adet 152-02 Su Pompası 200 960 Adet BİR YAZILIM LTD. 2004-2015 10

Satış Bütçesi bilgi giriş örneği aşağıda verilmiştir: Dönem Sonu Stok alanı Satış Sonrası Bakiye Kalması istenen miktar anlamına gelmektedir. MRP-1 sistemi gereksinim hesabı yaparken bu alanı dikkate alır. Birim Fiyat kısmı başlangıçta girilebileceği gibi Otomatik Fiyat Artış sistemi ile de doldurulabilir. Böylece Kur değerlerinde yapılan değişikliklerden sonra tekrar elle düzeltme gereği kalmaz. Satış Bütçesi, Satınalma ve Üretim Bütçe bilgilerinin MRP-1 sistemi ile otomatik oluşturulması için temel bilgileri oluşturur. BİR YAZILIM LTD. 2004-2015 11

Faaliyet Gider Bütçesi Oluşturma Üretim yerlerinde ve işletmenin diğer bölümlerinde işletme faaliyetleri nedeni ile oluşan giderler için Hesap Planı bazında faaliyet gider bütçesi oluşturulur. Gider Bütçesi, Gelir-Gider tablosunda kullanılmak üzere 6 Ana Grubu hesapları da içerebilir veya bu grup değerleri daha sonra tablo üzerinde elle (otomatik aktarma) girilebilir. Tek Düzen Hesap Planı doğrultusunda girilen her Gider Hesap Kodu bir Masraf Yeri ile eşleşmek durumundadır, bu otomatik gider yükleme aracı için gereklidir. BİR YAZILIM LTD. 2004-2015 12

Bütçe Sistem Otomasyonu Kullanıcıların otomasyon sistemini kolaylıkla ve hata yapmadan kullanabilmeleri amacı ile aşağıda gösterilen işlem akış şeması hazırlanmıştır, bu şemada A D arasında her bölümün alt adımları bitirildikten sonra diğerine geçiş yapılacaktır: Bütçe Bilgi Kontrol kısmı genelde olması gereken yapının varlığını girilen bilgiler için sorgular. Ancak kullanıcının sistem mantığına aykırı olabilecek hataları da kendi kabulleri doğrultusunda gözden geçirmesi gerekebilir. BİR YAZILIM LTD. 2004-2015 13

MRP-1 İle Bütçe Hazırlama MRP-1, ERP sistemlerinin kalbi olup burada Yıllık Satış Bütçe rakamlarından yola çıkarak Aylık Satınalma/Üretim Bütçe bilgilerinin bulunmasını sağlar. Bunu yaparken Stok Reçete (BOM) yapısında bulunan Birim Sarf Miktarlarını kullanır: BİR YAZILIM LTD. 2004-2015 14

Sistemin ürettiği aşağıdaki örnekte 4680 adet Su Pompası satışı planlandığı için sistem 4680 adet Motor alınmasını planlamıştır: MRP-1 Hesaplaması sırasında ilgili satışların hangi aylarda olduğu dikkate alınır ve Üretim Kapasitesi de göz önüne alınarak mantıklı bir dönemsel Satınalma bütçesi oluşturulur. Üretilmesi gereken Yarımamul stok kalemleri de yine sistem tarafından miktar ve zaman bağlantısı ile hesaplanır. Gerçek işletme ortamında bir ürüne ait alt reçete kırılım sayısı göz önüne alınırsa bütçe çalışmasında bu Otomatik Satınalma ve Yarımamul Bütçesi hazırlama işleminin en önemli hizmet olduğu görülür. BİR YAZILIM LTD. 2004-2015 15

Sistem MRP-1 yardımı ile otomatik hazırlanmış olan Satınalma Bütçesini otomatik olarak Döviz/TL bazında fiyatlandırır: Bu aşamadan sonra Satış Bütçesi de otomatik olarak Döviz ve TL bazında fiyatlandırılacaktır. Özel Boyut Kod atama işlemi raporlama ve maliyet yükleme işlemleri için bütçe bilgileri içinde gerekli alt bilgileri sağlar. Bu bilgiler her zaman elle müdahale ile değiştirme veya silmeye açıktır, ancak bu değişimler bir sonraki otomatik işlem tarafından ezilecektir. Bu nedenle değişimleri Varsayılan Değerler bazında yapmak daha kullanışlı olacaktır BİR YAZILIM LTD. 2004-2015 16

Ortak Gider Dağıtım Mekanik Atölye işletmede tüm bölümlere hizmet vermektedir. Dolayısı ile bu bölüm giderleri tüm bölümlere belirtilen Masraf Dağıtım Anahtar bilgileri yardımı ile dağıtılacaktır: Dağıtım sonrası bilgileri aşağıdadır (Mekanik Atölye giderleri toplamda 1400 TL diğer bölümlere dağıtılmıştır): BİR YAZILIM LTD. 2004-2015 17

Dökümhane için Endirekt Masrafların Ana Masraf Merkezine Dağıtılmış şekli: BİR YAZILIM LTD. 2004-2015 18

Üretim Bütçesi Birim Fiyat Hesap YM-01, Ocak 2016 dönemi için elle bir hesap yapılırsa aşağıdaki sonuç bulunur: Hammadde (HM-01) sarf meblağı 5 Kg * 1.25 TL/Kg = 6.25 TL Faaliyet Gider Meblağı Ortak Gider Payı 387,50 TL Kendi Gideri 3.025,00 TL Üretim Adet 390,00 Adet Birim Maliyet 3.412,50 / 390 = 8, 75 Bu bilgileri kullanarak sistem Satılan Mal Maliyetini Hesaplar (DSS Dönem Sonu Stok): BİR YAZILIM LTD. 2004-2015 19

Tüm Dağıtım ve Birim Maliyet Hesap Bilgileri Detay Hesap Şeması BİR YAZILIM LTD. 2004-2015 20

Gelir Gider Tablosu Oluşturma Bundan sonraki aşama tüm hesaplama sonuçlarını kullanarak tam otomatik Gelir Gider tablosu oluşturmaktır: BİR YAZILIM LTD. 2004-2015 21

Burada sistemin çalışma doğruluğunu tespit açısından önemli rakamlar Gelir Gider Tablosu içinde bulunur: Toplam Faaliyet Giderimiz (Direkt ve endirekt olarak Mamullere yüklenmesi gereken) 105.120,00 TL Toplam Hammadde Giderimiz (tamamını üretimde kullanıyoruz) 1.382.516,00 TL Genel Toplam: 1.487.636,00 TL Bu meblağ sol tarafta yer alan SATIŞLARIN MALİYETİ ile aynıdır. BİR YAZILIM LTD. 2004-2015 22

Nakit Akış Tablosu Oluşturma Son aşama olan Nakit Akış Tablosu Stratejik Planlama için temel ölçü olacaktır. Bundan önceki tüm hesaplamalara ilaveten yapacağımız aşağıdaki hesaplamalar bu tablonun elde edilmesini sağlayacaktır. Aylık Satış Tahsilât Bilgisi sistem tarafından kabul edilen Tahsilât Vade Meblağ verileri ile otomatik bulunur: BİR YAZILIM LTD. 2004-2015 23

Aylık Faaliyet Gider/Satınalma Ödeme Bilgisi sistem tarafından kabul edilen Ödeme Vade Meblağ verileri ile otomatik bulunur: BİR YAZILIM LTD. 2004-2015 24

Kur Fark Meblağ hesap işlemi de sistem tarafından otomatik yapılır: Devreden KDV Meblağ bilgisinin bulunması Nakit Akış için son hesaplamadır: BİR YAZILIM LTD. 2004-2015 25

Bundan sonra Nakit Akış tablosunu sistemden almaya hazırız (Devir/Kasa için elle veri girişi gereken satırlar vardır): BİR YAZILIM LTD. 2004-2015 26

Bütçe Gerçekleşme Bilgileri Her ay gerçekleşen değerler elle veya otomatik olarak sisteme aktarılabilir ve Bütçe-Gerçek rakamları tüm hesaplamalar için raporlanabilir: Stok Gerçekleşme Kartı Bilgi Giriş: Hammadde Satınalma Bütçe-Gerçek-Sapma % İzleme Raporu: Rapora göre %8 negatif yönde sapma olmuştur (bu bilgi rapor seçenekleri ile Gerçek Değer, Fark Değer olarak da alınabilir) Tüm raporlar MS-EXCEL ortamına aktarılabilmekte olup, ayrıca sistemde kullanıcının kendi raporlarını oluşturabileceği araçlarda mevuttur. BİR YAZILIM LTD. 2004-2015 27

Bir Yazılım Hakkında Bir Yazılım Ltd. 2004 yılında ERP Yazılım Sektöründe hizmet vermek üzere kurulmuştur (bu tarihin gerisinde 4 yıllık bir proje hazırlık safhası vardır). ERP Yazılımları yanında Özel Yazılım geliştirme ve özellikle e-fatura konusunda önde gelen çözümler üretmiştir. Bütçe Planlama Yazılımı ülkemizde ilk olarak Kartonsan A.Ş. (2004) daha sonra Sarkuysan A.Ş. (2006) tarafından başarı ile kullanılmıştır. Bu kurumların yazılımın gelişmesine büyük katkıları olmuştur. Geniş bilgi için lütfen izleyen erişim bilgilerine başvurunuz: WEB : http://www.biryazilim.com/ Bir Yazılım Bilgisayar Ltd. Mecidiyeköy, Dereboyu Cad., Kaynak İş Merkezi No:41/A Da:18 Şişli/İSTANBUL. Telefon: 0212 266 62 28 İstanbul / 0541 331 79 14 Ankara e-posta: info@biryazilim.com BİR YAZILIM LTD. 2004-2015 28