ÇANKIRI ÇERKEŞ DEVLET HASTANESİ TIBBİ SEKRETER GENEL ve BÖLÜM UYUM EĞİTİM REHBERİ Hazırlayan Kontrol Eden Onaylayan Kalite Birim Sorumlusu Kalite Yönetim Direktörü Başhekim/Hastane Yöneticisi
KODU: EY.RH.04 YAYIN TARİHİ: 01.01.2016 REVİZYON NO: 00 REVİZYON TARİHİ: 00 SAYFA NO: 2 Değerli Sağlık Çalışanı; Hastanemiz kadrosuna her geçen gün yeni arkadaşlarımız dahil olmaktadır. Çankırı çatısı altında hizmet veren sağlık çalışanlarının memnuniyetini artırmak en önemli hedeflerimizdendir. Bizler hastane yönetimi olarak bu doğrultuda durmaksızın çalışmaya devam etmekteyiz. Hastanemizdeki her çalışanın yürüttüğü sağlık hizmetinin hastalarımıza kaliteli hizmet, ilgi ve güler yüz olarak yansımasını ve bir büyük aile olarak yeni başarılara hep beraber imza atmayı temenni ediyor, saygılar sunuyorum. Op.Dr.Berk GÖKTEPE Başhekim Hastane Yöneticisi
KODU: EY.RH.04 YAYIN TARİHİ: 01.01.2016 REVİZYON NO: 00 REVİZYON TARİHİ: 00 SAYFA NO: 3 AMAÇ:Kuruma naklen tayin olan ya da açıktan atanan tüm personelin, kurum hizmet ve süreçlerini tanımasını sağlayıp, yapacağı iş ile ilgili bilgilerin ana hatları ile öğretilerek, adaptasyon sürecinin hızlandırılması. KAPSAM: Kurumda yeni çalışmaya başlayan tüm personeli kapsar. UYGULAMA: Göreve yeni başlayan personel özlük Birimindeki işlemleri tamamladıktan sonra Personel Katılım Formu ile Eğitim Birimine yönlendirilir. Her meslek grubu için eğitim içerikleri ayrı ayrı planlanmıştır. Oryantasyon eğitimi başvurudan itibaren bir hafta içinde tamamlanır. Eğitimin sonunda eğitimi veren ve alan personel Personel Eğitim Takip Formunu imzalar bu formlar eğitim biriminde arşivlenir. HASTANENİN FİZİKİ YAPISI -1(zemin kat): Morg, mutfak, çamaşırhane, eczane,mescit, 0 (zemin kat): Acil servis, hasta kabul,radyoloji, diyaliz bölümleri bulunmaktadır. 1 kat: İdari Birim ve Poliklinikler bulunmaktadır. 2 kat: Yataklı Servisler, Ameliyathane, Merkezi Sterilizasyon 3 kat: Yemekhane, Doğum Salonu, Yataklı Servisler Hastanemizde 3 tane giriş-çıkış kapısı bulunmaktadır. Poliklinik kapısı, Acil kapısı, Mutfak kapısı, 1 tane asansör, 1 tane merdiven bulunmaktadır.
KODU: EY.RH.04 YAYIN TARİHİ: 01.01.2016 REVİZYON NO: 00 REVİZYON TARİHİ: 00 SAYFA NO: 4 HİZMET SUNULAN BÖLÜMLER 1. Acil servis hizmetleri 2. Ayaktan hasta hizmetleri 3. Yatan hasta hizmetleri 4. Diyaliz hizmetleri 5. Labaratuar hizmetleri 6. Radyoloji hizmetleri HASTANEMİZ SKS BÖLÜMLERİ Kurumsal Hizmetler Kurumsal Yapı Kalite Yönetimi Doküman Yönetimi Risk Yönetimi Güvenlik Raporlama Sistemi Acil Durum ve Afet Yönetimi Eğitim Yönetimi SosyalSorumluluk Sağlık Hizmetleri Hasta Bakımı İlaç Yönetimi Enfeksiyonların Önlenmesi Sterilizasyon Hizmetleri Radyasyon Güvenliği Acil Servis Ameliyathane Doğum Hizmetleri Diyaliz Ünitesi Biyokimya Laboratuvarı Hasta ve Çalışan Odaklı Hizmetler Hasta Deneyimi Hizmete Erişim Yaşam Sonu Hizmetler Sağlıklı Çalışma Yaşamı Destek Hizmetleri Tesis Yönetimi Otelcilik Hizmetleri Bilgi Yönetim Sistemi Malzeme ve Cihaz Yönetimi TıbbiKayıt ve Arşiv Hizmetleri Atık Yönetimi Dış Kaynak Kullanımı Gösterge Yönetimi Göstergelerin İzlenmesi Bölüm Bazlı Göstergeler Klinik Göstergeler
KODU: EY.RH.04 YAYIN TARİHİ: 01.01.2016 REVİZYON NO: 00 REVİZYON TARİHİ: 00 SAYFA NO: 5 HASTANE YÖNETİMİ Hastane Yöneticisi/Başhekim : Op.Dr.Berk GÖKTEPE İdari Mali Hizmetler Müdürü: İkram DOĞAN Sağlık Bakım Hizmetleri Müdürü: Elif ÖZDEMİR ÇALIŞMA KOŞULLARI Haftalık çalışma süresi 45 saattir. Mesai 08:00 17.00, Nöbetler 16:00 08:00 ve 08:00 08.00 saat aralığında yürütülmektedir. Not: İhtiyaca göre çalışma saatleri yöneticiler tarafından ayarlanmaktadır. İZİNLER 1. Devlet memurlarının yıllık izin süresi, hizmeti 1 yıldan on yıla kadar (on yıl dahil) olanlar için yirmi gün, hizmeti on yıldan fazla olanlar için 30 gündür. 2. Memura doğum yapmasından önce 8 hafta ve doğum yaptığı tarihten itibaren 8 hafta olmak üzere toplam 16 hafta süre ile aylıklı izin verilir. Çoğul gebelik halinde, doğumdan önceki 8 haftalık süreye 2 hafta süre eklenir. 3. Doğum izni bittikten sonra süt izni ilk 6 ay 3 saat, 2. Altı ay 1,5 saat olarak kullanılır. Doğum sonrası aylıksız izin süresi 24 ay dır. 4. Memura, aylık ve özlük hakları korunarak verilecek raporda gösterilecek lüzum üzerine, kanser, verem ve akıl hastalığı gibi uzun süreli bir tedaviye ihtiyaç gösteren hastalığı hâlinde 18 aya kadar, diğer hastalık hâllerinde ise 12 aya kadar izin verilir. 5. Görevi sırasında veya görevinden dolayı bir kazaya veya saldırıya uğrayan veya bir meslek hastalığına tutulan memur, iyileşinceye kadar izinli sayılır. 6. Ayrıca, memurun bakmakla yükümlü olduğu veya memur refakat etmediği takdirde hayatı tehlikeye girecek ana, baba, eş ve çocukları ile kardeşlerinden birinin ağır bir kaza geçirmesi veya tedavisi uzun süren bir hastalığının bulunması hâllerinde, bu hâllerin sağlık kurulu raporuyla belgelendirilmesi şartıyla, aylık ve özlük hakları korunarak, 3 aya kadar izin verilir. Gerektiğinde bu süre bir katına kadar uzatılır. Aylıksız izin kullanmak isteyen memur 18 ay kullanabilir. 7. Doğum yapan memura, verilen doğum sonrası analık izni süresinin bitiminden; eşi doğum yapan memura ise, doğum tarihinden itibaren istekleri üzerine 24 aya kadar aylıksız izin verilir. 8. 3 yaşını doldurmamış bir çocuğu eşiyle birlikte veya münferit olarak evlat edinen memurlar ile memur olmayan eşin münferit olarak evlat edinmesi hâlinde memur olan eşlerine, çocuğun ana ve babasının rızasının kesinleştiği tarihten veya vesayet dairelerinin izin verme tarihinden itibaren, istekleri üzerine 24 aya kadar aylıksız izin verilir. Evlat edinen her iki eşin memur olması durumunda bu süre, eşlerin talebi üzerine 24 aylık süreyi geçmeyecek şekilde, birbirini izleyen iki bölüm hâlinde eşlere kullandırılabilir.
KODU: EY.RH.04 YAYIN TARİHİ: 01.01.2016 REVİZYON NO: 00 REVİZYON TARİHİ: 00 SAYFA NO: 6 9. Memura, yıllık izinde esas alınan süreler itibarıyla 5 hizmet yılını tamamlamış olması ve isteği hâlinde memuriyeti boyunca ve en fazla iki defada kullanılmak üzere, toplam 1 yıla kadar aylıksız izin verilebilir. Ancak, sıkıyönetim, olağanüstü hâl veya genel hayata müessir afet hâli ilan edilen bölgelere 72. madde gereğince belli bir süre görev yapmak üzere zorunlu olarak sürekli görevle atananlar hakkında bu bölgelerdeki görev süreleri içinde bu fıkra hükmü uygulanmaz. Aylıksız izin süresinin bitiminden önce mazereti gerektiren sebebin ortadan kalkması hâlinde, 10 gün içinde göreve dönülmesi zorunludur. Aylıksız izin süresinin bitiminde veya mazeret sebebinin kalkmasını izleyen 10 gün içinde görevine dönmeyenler, memuriyetten çekilmiş sayılır. 10. Muvazzaf askerliğe ayrılan memurlar askerlik süresince görev yeri saklı kalarak aylıksız izinli sayılır. BÖLÜM UYUM EĞİTİM REHBERİ YÖNETİCİ ve ÇALIŞANLAR Hastane Yöneticisi Sağlık Bakım Hizmetleri Müdürü Birim Sorumluları Tıbbi Sekreterler BÖLÜMÜN FAALİYETLERİ ve İŞLEYİŞİ 1. Klinik ve yoğun bakımlarda görev yapan tıbbi sekreterler hasta yatış-çıkışlarını, tetkik istemlerini, konsültasyon istemlerini, aylık malzeme istemlerini otomasyon üzerinden yapar. 2. Ameliyathanede görev yapan tıbbi sekreterler ameliyat listesini hazırlar ve birimin otomasyon üzerinden yapılması gereken işlerini yürütür. 3. İdari birimlerde ve diğer birimlerde görev yapan tıbbi sekreterler bölümün işlerini yürütürler. 4. Çalışana taciz, fiziksel şiddet olayı varsa Beyaz Kod Ekibi1111nolu numaradan, hastada solunum yetmezliği ve kardiyakarrest gelişmişse Mavi Kod Ekibi2222nolu numaradan,çocuk kaçırılması olayı varsa Pembe Kod Ekibi3333 nolu numaradan, aranır. 5. Çalışanlar, çalışan güvenliği ile ilgili olaylarını bakanlığa bildirmek içi 113no lu telefonu arayabilir. 6. Tüm personel Hasta Hakları Yönetmeliğine uygun olarak çalışmalıdır. 7. Hastanın kişisel bilgileri ile sağlık durumu hakkındaki bilgiler korunur. Hastanın onayı olmaksızın birinci derece yakınları dışındaki kişilerle paylaşılmaz. 8. Tıbbi Sekreterleralanı ile ilgili hizmet içi eğitim toplantılarına katılır. Eğitim talebi yapabilir. Göreve yeni başlayan Tıbbi Sekreterlereuyum eğitimi verilir. 9. Mesleki yaralanma (kesici- delici alet yaralanması, kan ve vücut sıvıları ile temas durumunda) Enfeksiyon Komitesine başvurulur.
KODU: EY.RH.04 YAYIN TARİHİ: 01.01.2016 REVİZYON NO: 00 REVİZYON TARİHİ: 00 SAYFA NO: 7 10. Atık Ayrıştırılması: Atıklar Atık Yönetim Prosedürüne göre biriktirilmekte, toplanmakta ve taşınmaktadır. Kesici, delici aletler için de ayrı kapaklı toplama kapları bulunmaktadır. BÖLÜMÜN FİZİKİ YAPISI Servislerimiz; Yatak kapasitesi;27-35 sayıları arasında değişmektedir. Servislerimizde 1 şef odası,1 doktor odası,1 hemşire odası,1 tedavi odası, cerrahi servislerde muayene odası mevcut. Yoğunbakım Hizmetleri; 14 odamız, 76 yatağımız,1 doktor,1 hemşire odamız mevcut. Diyaliz Hizmetleri: Yatak kapasitesi:30, 2 doktor odası, hemşire odası, teknisyen odası, acil müdahale odası mevcut. Ameliyathane:19 Ameliyat Odası, 2 Derlenme Odası, 1 PACU, 2 Anestezi Uzmanı Odası, 2 Sorumlu Hemşire ve Sorumlu Teknisyen Odası, 1 Perfüzyonist Odası, 3 Personel Dinlenme Odası, 1 Yemekhane, 11 Depo, 1 Uyanma Odası, 2 Personel Giyinme Odası, 2 Personel Girişi, 2 Hasta Girişi. TIBBİ SEKRETERİN GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI BİRİM: İdari Hizmetler, Tıbbi Hizmetler GÖREV ADI: Tıbbi Sekreter AMİR VE ÜST AMİRLER: Başhekim, İdari ve Mali Hizmetler Müdürü, GÖREV DEVRİ: Aynı Unvan da ki veya En Yakın Branştaki Diğer tıbbi Sekreter GÖREV AMACI: İdari ve Mali Hizmetlerin ve Tıbbi Hizmetler En Üst Düzeyde Yürütülmesini Sağlamak YETKİLER: Çalıştığı Birimde Kendisine Verilen Görevler TEMEL İŞ VE SORUMLULUKLAR: 1) Sağlık kurum ve kuruluşlarında, sağlık hizmet sunumunun devamlılığı esası ile tıbbi iş ve işlemlerin gerektirdiği haberleşme ve yazışma hizmetlerini yürütür. 2) Sağlık kurum ve kuruluşlarında randevu hizmetlerini ve hasta kabul işlemlerini yapar. 3) Hastaya ait tıbbi ve idari kayıtları tutar, elektronik ve/veya sesli ortamlara kayıt edilen tıbbi verileri tıbbi belgelere dönüştürür. 4) Hasta dosyalarını ve gerekli görülen diğer belge ve raporları dosyalar, arşivleme ve hizmete sunma işlemlerini yürütür. 5) Belirlenen sınıflandırma ve kodlama sistemlerine göre klinik kodlama işlemlerini yapar.
KODU: EY.RH.04 YAYIN TARİHİ: 01.01.2016 REVİZYON NO: 00 REVİZYON TARİHİ: 00 SAYFA NO: 8 6) Tıbbi istatistikler ile ilgili verileri derleyerek sonuçlarını üst yönetime raporlar. 7) Hasta dosyaları arşivinin kurulum ve işleyişinde görev alır. 8) Hasta dosyalarındaki eksikliklerin giderilmesini sağlar. 9) Hastanın taburcu ve transfer işlemlerini yapar, kurumlar arası iletişimi sağlar. HASTALARLA ETKİN İLETİŞİM KURMAK İÇİN YAPILMASI GEREKENLER 1. Sağlık personeli hasta ikilisinin bulunduğu ortamda hasta unutulmamalı, empati kurallarına dikkat edilmelidir. 2. Tıbbi terimler kullanılması gerekiyorsa, bunlar hastaya anlayacağı dilde iletilmelidir. 3. Hastaya hastalığı ile hitap etmek yerine adı ile hitap ederek, kimliğini, bireyselliğini, duygularını ve düşüncelerini önemsediğimizi hissettirmeli saygı duymalıyız. 4. Rutin ve yoğun işler sırasında iletişimin kopabileceği dikkate alınmalı ve geri bildirim alınmalıdır. 5. Hastanede çalışan diğer ekip elemanları ile iyi ilişkiler kurulmalıdır. Olumsuz iletişimlerin hasta ve yakınları üzerinde 'güvensizlik' oluşturabileceği unutulmamalıdır. 6. Hasta ailesi de iletişim zincirine alınarak, onların da hasta bakımına katılımının sağlanabileceği unutulmamalıdır. 7. Hastayı ve yakınlarını dinlemede gerçekten istekli olunmalı, ilginin tamamen hastada ve yakınında olduğu hissi verilmelidir. 8. Hastayı anlama zor bir deneyimdir. Hastaya önyargısız bir yaklaşımda bulunulmalı ve onu anlamaya çalışılmalıdır. Empati ve sempati yapabilmek için hastayı kendimiz yakın hissetmemiz, ondan hoşlanmamız, aynı olayları yaşamamız gerekmez. Hastayı gözlemlememiz yeterlidir iyi ve kötü halini hasta yansıtacaktır. HASTA HAKLARI 1. Hizmetten Genel Olarak Faydalanma Hakkı Adalet ve hakkaniyet ilkeleri çerçevesinde; ırk, dil, din ve mezhep, cinsiyet, felsefi inanç, ekonomik ve sosyal durumları dikkate alınmadan hizmet alma. 2. Bilgilendirme ve Bilgi İsteme Hakkı Her türlü sağlık hizmetinin ve imkanlarının neler olduğunu öğrenmeye ve sağlık durumu ile ilgili her türlü bilgiyi sözlü veya yazılı isteme. 3. Sağlık Kuruluşunu ve Personelini Seçme ve Değiştirme Hakkı Sağlık kuruluşunu seçme, değiştirme, seçtiği sağlık tesisinde verilen sağlık hizmetlerinden faydalanma; sağlık hizmeti verecek olan tabiplerin ve diğer sağlık çalışanlarının kimliklerini, görev ve unvanlarını öğrenme, sağlık personeli seçme ve değiştirme.
KODU: EY.RH.04 YAYIN TARİHİ: 01.01.2016 REVİZYON NO: 00 REVİZYON TARİHİ: 00 SAYFA NO: 9 4. Mahremiyet Hakkı Gizliliğe uygun bir ortamda, her türlü sağlık hizmeti alma. 5. Reddetme, Durdurma ve Rıza Hakkı Tedaviyi reddetme, durdurulmasını isteme, tıbbi müdahalelerde rızasının alınmasına ve rıza çerçevesinde hizmetten faydalanma. 6. Güvenlik Hakkı Sağlık hizmetini güvenli bir ortamda alma. 7. Dini vecibeleri yerine getirebilme Hakkı Sağlık tesisinin imkanları ölçüsünde ve idarece alınan tedbirler çerçevesinde, dini vecibeleri yerine getirme. 8. İnsani Değerlere Saygı Gösterilmesi, Saygınlık Görme ve Rahatlık Hakkı Saygı, itina ve ihtimam gösterilerek, güler yüzlü, nazik, şefkatli bir ortamda, her türlü hijyenik- şartları sağlanmış, gürültülü ve rahatsız edici bütün etkenlerin giderilmiş olduğu bir sağlık hizmeti alma. 9. Ziyaret ve Refakatçi Bulundurma Sağlık tesislerince belirlenen usul ve esaslar çerçevesinde ziyaretçi kabul etme, mevzuatın ve sağlık tesisinin imkânları ölçüsünde refakatçi bulundurma. 10. Müracaat, Şikâyet ve Dava Hakkı Haklarının ihlali halinde, mevzuat çerçevesinde her türlü başvuru, şikayet ve dava hakkını kullanma. 11. Hasta Sorumlulukları Son dönemlerde Hasta Hakları'nın yanında bir de "Hasta Sorumluluğu" kavramı ortaya çıkmıştır. Genel olarak, 'hastanın bir sağlık kuruluşuna başvurmadan önce ve başvurduktan sonraki süreçte yerine getirmesi gereken ödev ve yükümlülükler' olarak tarif edilebilir. BÖLÜM İLE İLGİLİ YAZILI DÜZENLEMELER Hastanede mevcut işleyişi gösteren tüm dokümanlara, işlerin nasıl yapılacağına ilişkin prosedürlere, talimatlara, görev tanımlarına ve listelere birimlerde bulunan Kalite Yönetim Biriminin bilgisayardaki paylaşım Klasöründen ulaşabilirsiniz. Dokümanlar üzerinde değişiklik yapılamaz. Doküman dağıtımı Kalite Yönetim Birimi tarafından yapılır. Revizyon, yeni ve iptal edilecek doküman talebi için Kalite Yönetim Birimine başvurulur. BÖLÜM İLE İLGİLİ KALİTE STANDARTLARI 1. Ameliyat öncesi yapılması gereken hazırlıkların kontrolüne ilişkin düzenleme bulunmalıdır. 2. İlaç ve kit muhafaza edilen buzdolaplarının sıcaklık takipleri yapılmalıdır. 3. Hasta Başı Test Cihazlarının (HBTC) kullanımı düzenlenmelidir. 4. Hasta kimliğinin doğrulanmasına yönelik düzenlemeler yapılmalıdır.
KODU: EY.RH.04 YAYIN TARİHİ: 01.01.2016 REVİZYON NO: 00 REVİZYON TARİHİ: 00 SAYFA NO: 10 5. Hastanın beraberinde getirdiği ilaçların yönetimine ilişkin düzenleme bulunmalıdır. 6. İlaçların güvenli uygulanmasına yönelik düzenleme yapılmalıdır. 7. İlaçların karışmasını engellemeye yönelik düzenleme yapılmalıdır. 8. Yeşil ve kırmızı reçeteye tabi ilaçlara yönelik düzenleme yapılmalıdır. 9. Advers Etki Bildirimi ile ilgili düzenleme yapılmalıdır. 10. Sözel istem uygulamasına yönelik düzenleme yapılmalıdır. 11. Kan ve/veya kan ürünleri için istem formu doldurulmalıdır. 12. Transfüzyon sürecinin güvenliğini sağlamaya yönelik düzenleme yapılmalıdır. 13. Hastanın güvenli transferi sağlanmalıdır. 14. Yatan hastaların düşmelerinin önlenmesine yönelik düzenleme yapılmalıdır. 15. Yatan hastalarda hareket kısıtlamasına yönelik düzenleme yapılmalıdır. 16. Yatan hastalara, tedavi sürecinde eğitim verilmelidir. 17. Çalışanlar tarafından kişisel koruyucu ekipman kullanılmalıdır. 18. Riskli girişimsel işlemler öncesinde hasta bilgilendirilmeli ve rızası alınmalıdır. 19. Hasta mahremiyetini sağlamaya yönelik düzenlemeler bulunmalıdır. 20. Hasta yatakları kullanıma hazır olmalıdır. 21. Hastanın/hasta yakınının bölüme uyumu sağlanmalıdır. 22. Hastanın bölüme kabulünde genel durumu değerlendirilmelidir. 23. Hasta gereksinimleri doğrultusunda hemşire bakım planı düzenlenmelidir. 24. Hemşire nöbet teslimlerine yönelik düzenleme yapılmalıdır. 25. İzolasyon önlemleriyle ilgili düzenleme yapılmalıdır. 26. El hijyenini sağlamaya yönelik malzeme bulunmalıdır. 27. Atıkların kaynağında ayrıştırılmasına yönelik düzenleme yapılmalıdır. 28. Güvenli cerrahiye yönelik düzenlemeler yapılmalıdır. 29. Enfeksiyonların kontrolü ve önlenmesine yönelik düzenleme yapılmalıdır. 30. Not: Detaylı bilgiye ;birimlerde bulunan Sağlıkta Hizmet Kalite Standartları Rehberinden veya internette Kalite ve Akreditasyon Daire Başkanlığındaki Hizmet Kalite Standartları Rehberinden ulaşabilirsiniz. HASTANE BİLGİ YÖNETİM SİSTEMİ Tıbbi sekreterler kendine verilen şifre ile sisteme giriş yaparak bölümünde yatan hasta dosyasına, tahlil sonuçlarına ve filmlerine ulaşabilir.
KODU: EY.RH.04 YAYIN TARİHİ: 01.01.2016 REVİZYON NO: 00 REVİZYON TARİHİ: 00 SAYFA NO: 11 Tıbbi sekreterler otomasyon sisteminden hastanın yatış kabulünü yapar, hastaya uygulanan tedavileri kodlar, istenilen tetkikler için barkod çıkartır. Birim için sarf malzeme istemi ve arıza bildirimlerini otomasyona girer. Bu eğitim bilgi işlem çalışanı tarafından kişi kuruma başladığında verilir. HASTANEYE ULAŞIM ve İLETİŞİM BİLGİLERİ www.cerkesdh.gov.tr internet adresimiz. TEL: 0376 766 16 71-0376 766 10 24 Faks: 0376 766 13 03 Adres: Cumhuriyet Mahallesi Reis İsmail Yenigün Cad. No:16 18600 Çerkeş / ÇANKIRI