T.C. MİLLÎ EĞİTİM BAKANLIĞI MEGEP (MESLEKİ EĞİTİM VE ÖĞRETİM SİSTEMİNİN GÜÇLENDİRİLMESİ PROJESİ) PAZARLAMA VE PERAKENDE İŞLEM TAKİBİ ANKARA 2008
Milli Eğitim Bakanlığı tarafından geliştirilen modüller; Talim ve Terbiye Kurulu Başkanlığının 02.06.2006 tarih ve 269 sayılı Kararı ile onaylanan, Mesleki ve Teknik Eğitim Okul ve Kurumlarında kademeli olarak yaygınlaştırılan 42 alan ve 192 dala ait çerçeve öğretim programlarında amaçlanan mesleki yeterlikleri kazandırmaya yönelik geliştirilmiş öğretim materyalleridir (Ders Notlarıdır). Modüller, bireylere mesleki yeterlik kazandırmak ve bireysel öğrenmeye rehberlik etmek amacıyla öğrenme materyali olarak hazırlanmış, denenmek ve geliştirilmek üzere Mesleki ve Teknik Eğitim Okul ve Kurumlarında uygulanmaya başlanmıştır. Modüller teknolojik gelişmelere paralel olarak, amaçlanan yeterliği kazandırmak koşulu ile eğitim öğretim sırasında geliştirilebilir ve yapılması önerilen değişiklikler Bakanlıkta ilgili birime bildirilir. Örgün ve yaygın eğitim kurumları, işletmeler ve kendi kendine mesleki yeterlik kazanmak isteyen bireyler modüllere internet üzerinden ulaşılabilirler. Basılmış modüller, eğitim kurumlarında öğrencilere ücretsiz olarak dağıtılır. Modüller hiçbir şekilde ticari amaçla kullanılamaz ve ücret karşılığında satılamaz.
İÇİNDEKİLER AÇIKLAMALAR...ii GİRİŞ...1 ÖĞRENME FAALİYETİ 1...3 1. TAHSİLAT İŞLEMLERİ VE RAPORLAR...3 1.1. Nakit Tahsilat İşlemleri...3 1.2. Müşteriden Alınan Senetlerin Nakit Girişinden Tahsil Edilmesi...6 1.3. Tahsilatın Yabancı Para Cinsinden Yapılması...7 1.4. Gelen Havale İşlemleri...12 1.5. Alacak Çeki Girişleri...14 1.6. Alacak Çeki Kartları...19 1.7. Alacak Senedi Girişleri...22 1.8. Alacak Senedi Kartları...27 1.9. Müşteri Kredi Kartları Girişleri...31 1.10. Müşteri Kredi Kartları...38 1.11. Mahsup İşlemleri...40 1.12. Raporlar...44 1.12.1. Alacak Çekleri Listesi...47 1.12.2. Müşteri Senetleri Listesi...48 1.12.3. Müşteri Kredi Kartları Listesi...48 1.12.4. Genel Tahsilat Raporları...49 UYGULAMA FAALİYETİ...50 ÖLÇME VE DEĞERLENDİRME...52 ÖĞRENME FAALİYETİ 2...55 2. ÖDEME İŞLEMLERİ VE RAPORLAR...55 2.1. Genel Gider Ödemeleri...55 2.2. Nakit Tediye İşlemleri...59 2.3. Havale Tediye İşlemleri...61 2.4. Borç Çeki Çıkışları...62 2.5. Borç Çeki Kartları...67 2.6. Borç Senedi Çıkışları...69 2.7. Borç Senedi Kartları...73 2.8. Ödenecek Kredi Kartı Çıkışları...75 2.9. Ödenecek Kredi Kartları...78 2.10. Raporlar...80 2.10.1. Borç Çekleri Listesi...81 2.10.2. Borç Senetleri Listesi...82 2.10.3. Ödenecek Kredi Kartları Listesi...82 2.10.4. Genel Gidereler Listesi...83 2.10.5. Banka Defterleri...83 2.10.6. Kasa Defterleri...84 UYGULAMA FAALİYETİ...86 ÖLÇME VE DEĞERLENDİRME...88 MODÜL DEĞERLENDİRME...92 CEVAP ANAHTARLARI...95 ÖNERİLEN KAYNAKLAR...96 KAYNAKÇA...97 i
KOD ALAN DAL/MESLEK AÇIKLAMALAR AÇIKLAMALAR 343FBS030 Pazarlama ve Perakende Sigortacılık MODÜLÜN ADI İşlem Takibi Sigorta acentelerinde tahsilat ve ödeme işlemlerinin MODÜLÜN TANIMI sigortacılık paket programı kullanarak hızlı, pratik ve doğru bir şekilde yapılmasıyla ilgili temel bilgi ve becerilerin kazandırıldığı öğrenme materyalidir. SÜRE 40/16 ÖN KOŞUL Sigortacılık Paket Programları dersinin 5. modülünü almış olmak YETERLİK Sigorta acentelerinde, günlük işlemlerin takibini yapmak Genel Amaç Her ortamda sigortacılık paket programını kullanarak tahsilat ve ödemelerle ilgili işlem takibi yapabileceksiniz. MODÜLÜN AMACI Amaçlar 1. Bilgisayar ortamında sigorta acentesinin tahsilat işlemlerini yapabilecek ve raporlarını alabileceksiniz. 2. Bilgisayar ortamında sigorta acentesinin ödeme işlemlerini yapabilecek ve raporlarını alabileceksiniz. EĞİTİM ÖĞRETİM ORTAMLARI VE DONANIMLARI Bilgisayar, sigortacılık paket programı, hesap makinesi, kalem, silgi ÖLÇME VE DEĞERLENDİRME Her faaliyet sonrasında o faliyetle ilgili değerlendirme soruları ile kendi kendinizi değerlendireceksiniz. Öğretmen modül sonunda size ölçme aracı (uygulama, soru-cevap) uygulayarak modül uygulamaları ile kazandığınız bilgi ve becerileri ölçerek değerlendirecektir. ii
GİRİŞ GİRİŞ Sevgili Öğrenci, Günümüzde sigortacılık işlemlerinin büyük bir kısmı acenteler aracılığı ile yapılmaktadır. Sigorta şirketleri ile acenteleri arasında karşılıklı güvene dayalı bir ilişki bulunmaktadır. Eskilerin deyimi ile Bir masa, bir kasa, bir de telefon buldun mu sigorta acentesi olursun. sözü günümüzde geçerli değildir. Sigorta acentesi olmak için kurulması gereken şirkete yapılan yatırımlar, bir şirketten acentelik almak için verilen teminatların dışında, mesleğinde başarılı, teknik bilgisi tam, teknolojik desteği yerinde, çevresi geniş, portföyü orta büyüklükte bir acente olmak zorundasınız. Sigorta acentelerinin daktilo ile başlayan çalışma ortamları, günümüzde bilgisayar üzerinden yapılan bilgi akışı ile sağlanmaktadır. Bunun için de sigortacılık ile uğraşan kişi ve kurumlar öncelikle ciddi bir mesleki eğitimi almak zorundadırlar. Her sektörde olduğu gibi sigortacılık sektöründe de kullanılan programlar, yazılımlar bulunmaktadır. Özellikle acentelerin poliçelerini düzenleyebilmeleri, günlük işlemlerini takip edebilmeleri için bu yazılımlara ihtiyacı bulunmaktadır. Sigorta acentelerinin kullanabileceği yazılımlar, yazılım şirketleri tarafından hazırlanmaktadır. Çok sayıda sigorta acente yazılım programı bulunmaktadır. Bu modülümüzde Polisoft Acente Programı kullanarak sigorta acentelerinin günlük işlemlerinin takibini öğreneceksiniz. 1
2
ÖĞRENME FAALİYETİ 1 ÖĞRENME FAALİYETİ 1 AMAÇ Bilgisayar ortamında sigorta acentesinin tahsilat işlemlerini yapabilecek ve raporlarını alabileceksiniz. ARAŞTIRMA Bu faaliyet öncesinde yapmanız gereken araştırmalar şunlardır: Çevrenizdeki sigorta acentelerine giderek sigorta işlemlerinin takibinde kullandıkları programların hangileri olduğunu öğreniniz. Burada anlatılacak olan programdan farklı bir program kullanılıyor ise bu programların benzer ve farklı yönlerini araştırınız. Bulduğunuz sonuçları sınıfta arkadaşlarınızla paylaşınız. 1. TAHSİLAT İŞLEMLERİ VE RAPORLAR Müşterilerden yapılan tahsilat işlemleri ve bunlarının sonuçları takip edilmelidir. Tahsilat işlemlerinin kaydı ve raporları farklı menülerde yapılmaktadır. Tahsilat işlemlerinde, müşterilerden yapılan nakit tahsilatı, alınan çekler, alınan senetler, alınan kredi kartı talimatları ve bankadan yapılan havale işlemleri yapılır. 1.1. Nakit Tahsilat İşlemleri Günlük nakit tahsil işlemlerinin yapıldığı bölümdür. 3
Bu bölüme üst menüde bulunan Günlük İşlemler / Kasa İşlemleri menüsünden girilebilir. Ayrıca Ana Menü üzerindeki kısa yol menüsünden nakit seçeneğine tıklanarak veya üzerinde Enter tuşuna basılarak da ulaşılabilir. Programın menüleri anlatılırken örnekler verilecektir. Bu örneklerde iş yerimize poliçe borcu olan Mehmet ÖZŞEN isimli müşteri kullanılacaktır. Nakit tahsilat işlemini+ yapıldığı Nakit Tahsil / Tediye Bordrosunu açıklayalım. Müşteri Mehmet ÖZŞEN den 01.08.2007 tarihinde 200.00-YTL nakit tahsil edilmiştir. Öncelikle nakit tahsilat işlemi yapılan müşteri hesabı seçilmelidir. Unvanı sahasında Işıklı sayfa butonuna tıklanarak ya da F10 a basılarak liste alınır. Açılan listeden, tahsilat yapılan müşteri bulunarak seçilir. İşlem tarihi ve işlemin türü (Tahsil) seçilir. Bordro numarası sistem tarafından otomatik olarak verilmektedir. Kasa Hesabı sahasında nakit işlemin kasa hesabı belirtilir. Işıklı sayfa butonu tıklanarak kasa seçilir. Sistemde nakit giriş işleminin yapılabilmesi için kasa kartlarının açılmış olması gerekir Para birimi, seçilen kasa hesabının döviz cinsinden otomatik olarak alınacaktır. İşlemin YTL tutarı girilir. Varsa, işlemin evrak numarası ve açıklama girilir. 4
İşlemi Bordroya Ekle butonuna basılır. Yazılan işlemin bilgileri alttaki pencereli bölüme aktarılacaktır. Sonra, Kaydet butonuna ya da klavyeden F2 tuşuna basılır. Kaydedilecektir, Onaylıyor musunuz sorusunda Evet butonu tıklanır. Kayıt işlemi sonrasında otomatik olarak BORÇ KAPAMA ekranı açılmıştır. Sigorta işlemlerinde tahsilatın hangi poliçeye ait olduğu belirtilmelidir. Borç kapama ekranında poliçenin taksitleri listelenmektedir. Alınan tahsilatın hangi poliçenin hangi taksiti olduğu bu ekranda belirtilmelidir. Aşağıdaki ekranda; müşteri Mehmet ÖZŞEN den yapılan 200.00 YTL nakit tahsilatının aşağıda dökümü verilen poliçe taksitlerinden hangisine karşılık alındığı sorulmaktadır. Ekranın ortasında bulunan Vade Tarihi Sıralı Kapat (F11), Seçilen Taksiti Kapat (F12), Seçilen Taksitin Belirtilen Tutarını Kapat menüsü önemlidir. Vade Tarihi Sıralı Kapat (F11) seçeneğinin seçilmesi hâlinde müşterinin borçlarından vadesi en yakın olan borcunun, alınan tahsilat tutarı kadar kapatır. Seçilen Taksiti Kapat (F12) seçeneğinin seçilmesi hâlinde müşterinin borçlarından seçilen taksit tutar veya tutarları kapatılır. 5
Seçilen Taksitin Belirtilen Tutarını Kapat seçeneğinin seçilmesi hâlinde müşterinin borçlarından seçilen taksitin belirlenen tutarını kapatır. İlgili tabloda müşterinin işlemi yapılan tarih ve öncesi-sonrası vadeli taksitleri Vade Aralığı Listele bölümünde verilen tarih aralığına göre listelenecektir. Nakit tahsilat işlemlerinde borçlu hesap ve alacaklı hesap dengesi sağlanarak kayıt işlemi gerçekleşmektedir. Örneğin; gerçekleşen bir tahsilat işlemi, müşteri hesabına alacak olarak kaydedilirken aynı zamanda belirtilen kasa hesabına borç olarak girişi sağlanacaktır. Dolayısıyla tahsilat işlemlerinin ayrıca kasa hesaplarına kaydedilmesine gerek yoktur. 1.2. Müşteriden Alınan Senetlerin Nakit Girişinden Tahsil Edilmesi Sistemde kayıtlı ve pozisyonu portföyde olan senet tahsilatları bu bölümden de gerçekleştirilebilir. Bu bölümde senet tahsilat işlemi her bir senet için tek tek gerçekleştirilmelidir. Toplu senet tahsilatları, Alacak Senetleri İşlem Bordrosundan yapılmalıdır. Örneğin; müşterimiz Mehmet ÖZŞEN den alınan 01.11.2007 vadeli 110.00 YTL tutarındaki bir adet senet aynı tarihte tahsil edilmiştir. Bu tahsilat işlemini Günlük İşlemler / Kasa İşlemleri menüsünden yapalım. Unvanı kısmında Senet borçlusu Mehmet ÖZŞEN seçilmelidir. İşlemin tarihi olan 01.11.2007 tarihi girilmelidir. İşlem butonuna tıklanarak Senet Tahsilatı seçilmelidir. Senet kısmında tahsilatı gerçekleştirilen senet seçilmelidir. Kasa Hesabı butonu tıklanarak tahsilatın yapıldığı kasa seçilmelidir. YTL tutar kısmına senet tutarı olan 110.00 YTL yazılmalıdır. 6
İşlem tamamlandığı zaman İşlemi Bordroya Ekle (İns) butonuna tıklanarak işlem bordroya eklenir. Kaydet (F2) butonuna tıklanarak ya da klavyeden F2 tuşuna basılarak kaydedilir. 1.3. Tahsilatın Yabancı Para Cinsinden Yapılması Borcu olan bir müşteriden yapılan tahsilat yabancı para olarak gerçekleşir ise işlemin akışı YTL ye göre farklılık göstermektedir. Nakit tahsilatında olduğu gibi tahsilat yapılan müşteri unvanı, işlemin tarihi, işlemin türü girilir. Kasa Hesabı bölümünde tahsilatı yapılan döviz kasası seçilmelidir. Döviz kasası yok ise Kasa Hesabı listesinin alındığı ekranın üst kısmında bulunan + butonuna basılarak açılmalıdır. 7
Dövizli kasa işlemlerinde, açılan kur penceresine işlemin döviz kuru girilmelidir. Dövizli kasa işlemlerinde, YTL tutarı girildiğinde, döviz tutarı otomatik olarak, döviz tutarı girildiğinde ise YTL tutarı otomatik olarak hesaplanmaktadır. Örnek: Müşterimiz Mehmet ÖZŞEN den 01.08.2007 tarihinde 100 Amerikan doları alınmıştır (1 dolar 1.50.- YTL). İşlemi Bordroya Ekle butonuna basılır. Yazılan işlemin bilgileri alttaki pencereli bölüme aktarılacaktır. Sonra kaydet butonuna ya da klavyeden F2 tuşuna basılır. Kaydedilecektir, Onaylıyor musunuz sorusunda Evet butonu tıklanır. Kayıt işlemi sonrasında otomatik olarak BORÇ KAPAMA ekranı açılmıştır. 8
Tahsilatın yapıldığı döviz türünde taksitlerin olması durumunda önceki konuda anlatıldığı gibi borç kapama işlemi yapılır. Dövizli borç olmaması durumunda, YTL tahsilatından farklı olarak burada müşteriye ait taksitler ekranın alt kısmında gelmemiştir. Taksit tutarları YTL, şu anda yapılan tahsilat döviz olduğu için değişim işlemi yapılması gerekir. Alınan döviz tutarının üzerinde Mouse nin sağ tuşuna basılması hâlinde Exchange Uygula mesajı açılacaktır. Exchange Uygula mesajının üzeri tıklanarak EXCHANGE ekranı açılır. Bu ekranda Değiştir butonu tıklanır. Değiştir butonu tıklandığı zaman Para Birimi Değişikliği ekranı açılacaktır. Buraya alınan dövizin YTL tutarı girilir. Uygula butonu tıklanır. 9
Uygulama işleminden sonra aşağıdaki ekran açılacaktır. Burada herhangi bir işlem yapılmadan Kaydet butonuna tıklanır veya klavyeden F2 tuşuna basılarak kaydedilir. Tekrar BORÇ KAPAMA ekranına dönülmüştür. Borç kapama ekranının alt kısmında poliçenin taksitleri listelenmektedir. Tahsilatın hangi poliçeye ait olduğu belirtilmelidir. Alınan tahsilatın hangi poliçenin hangi taksiti olduğu bu ekranda belirtilmelidir. 10
Yapılan 150.00 YTL tahsilatın 01.09.2007 tarihli taksitten indirileceğini kabul edersek ışıklı gösterge ilgili satırın üzerindeyken Vade Tarihi Sıralı Kapat butonu tıklanır ise 225.00 YTL borcun 150.00 YTL si tahsil edilir. Kalan 75.00 YTL borç olarak ilgili satırda gösterilir. 11
1.4. Gelen Havale İşlemleri İşletmeye gönderilen havaleler bu ekranda sisteme kaydedilmelidir. Müşterilerden gelen havaleler girilmelidir. Unvanı kısmında havalenin hangi müşteriden geldiği seçilir. İşlemin tarihi seçilir. İşlem kısmından gelen havale kısmı seçilir. Havale işleminin hangi banka ile gerçekleştiği banka hesabı bölümünden seçilir. Havalenin geldiği banka kayıtlı değil ise açılan pencerenin üst kısmında bulunan + butonuna basılarak banka kartı tanımlanır. Havale tutarı yazılır. Örnek: Müşterimiz Mehmet ÖZŞEN borcuna karşılık 01/10/2007 tarihinde 300.00.- YTL havaleyi Garanti Bankası ile göndermiştir. İşlemi Bordroya Ekle (Ins) simgesine tıklanarak yapılan işlem alt kısma aktarılır. Aynı ekranda birden fazla havale işlemi gerçekleştirilebilir. 12
Bu ekranda Kaydet butonu tıklanır ya da klavyeden F2 tuşuna basılarak işlem kaydedilir. Kayıt işleminden sonra Borç Kapama ekranı açılmıştır. Gönderilen havalenin hangi poliçeye ait olduğu belirtilmelidir. Borç kapama ekranında poliçenin taksitleri listelenmektedir. Alınan tahsilatın hangi poliçenin hangi taksiti olduğu bu ekranda belirtilmelidir. Aşağıdaki ekranda müşteri Mehmet ÖZŞEN den gelen 300.00 YTL havalenin aşağıda dökümü verilen poliçe taksitlerinden hangisine karşılık alındığı sorulmaktadır. Ekranın ortasında bulunan Vade Tarihi Sıralı Kapat (F11) menüsü seçilir ise sırası ile 01.09.2007 tarihinden kalan 75.00 YTL ile ikinci sıradaki 01.11.2007 tarihli 225.00 YTL taksit tahsil edilmiş olacaktır. Tahsilat işleminden sonra müşteri Mehmet ÖZŞEN in kalan taksitleri şöyle oluşacaktır. 13
1.5. Alacak Çeki Girişleri Müşteriden alınan çeklerin girildiği menüdür. Programa Kambiyo İşlemleri / Çek İşlemleri / Çek Bordroları / Alacak Çeki Giriş Bordrosu menüsünden giriş yapılır. Alacak çekleri giriş bordosunda ilk olarak çek alınan müşteri Kodu ya da Unvanı butonları kullanılarak seçilmelidir. Bordro numarası sistem tarafından otomatik olarak verilmektedir. Tarih sahasında, çeklerin alındığı yani bordronun düzenlendiği tarih yazılmalıdır. Örnek: Müşterimiz Mehmet ÖZŞEN 01/10/2007 tarihinde 01/11/2007 vadeli Yapı Kredi Bankası Üsküdar Şubesi üzerine düzenlenmiş 100.00.- YTL tutarında çek ile 01/11/2007 vadeli T.C. Ziraat Bankası Kadıköy Şubesi üzerine düzenlenmiş 125.00.- YTL lik 2 adet çek vermiştir. 14
Üst bilgiler tamamlandıktan sonra Bordroya Çek Ekle (Insert) butonuna tıklanmalıdır. Alacak Çeki Detayı penceresi açılacaktır. Alınan çeklere ait bilgiler girilmelidir. Kayıt numarası sistem tarafından otomatik olarak verilmektedir. Sırası ile çek bilgi sahalarını doldurunuz. Vade tarihinin işlem tarihinden sonraya ait olması gerekir. Aksi takdirde program kayıt yapmaya izin vermeyecektir. İlgili sahaların doldurulmasından sonra Bordroya Ekle (F2) butonuna veya klavyeden F2 tuşuna basarak çeki bordroya ekleyiniz. Aynı işlem tekrarlanarak müşteriden aynı anda alınan çeklerin tamamı bordroya eklenir. Çekler bordroya eklendikçe müşteriden alınan çeklerin toplam tutarı, ortalama vadesi ve sayısı alt tabloda izlenebilir. 15
Çeklerin bordoya eklenmesinden sonra, Kaydet butonuna veya klavyeden F2 tuşuna basılarak bordro kaydedilir. Bordro kaydedilmeden önce, Yazdır butonu ile bordro yazıcı çıktısı alınabilir ve müşteriye bir tahsilat evrakı olarak verilebilir. Kayıt işlemi sonrasında otomatik olarak BORÇ KAPAMA ekranı açılmıştır. Sigorta işlemlerinde tahsilatın hangi poliçeye ait olduğu belirtilmelidir. Borç kapama ekranında poliçenin taksitleri listelenmektedir. Alınan tahsilatın hangi poliçenin hangi taksiti olduğu bu ekranda belirtilmelidir. Aşağıdaki ekranda, müşteri Mehmet ÖZŞEN den yapılan toplam 225.00 YTL tutarında alınan çeklerin aşağıda dökümü verilen poliçe taksitlerinden hangisine karşılık alındığı sorulmaktadır. Ekranın ortasında bulunan Vade Tarihi Sıralı Kapat (F11), seçeneğinin seçilmesi hâlinde 01.11.2007 vadeli 225.00 YTL lik taksiti kapatacaktır. 16
Tahsilat işleminden sonra kalan taksitler görüntülenmektedir. Alacak Çekleri Giriş Bordrosu ile sisteme kaydedilen çekler "Portföyde" pozisyonu ile kaydedilir. 17
Sisteme kaydedilen alacak çekleri giriş bordrosunu tekrar izlemek için, Alacak Çeki Giriş Bordrosu ekranında Kayıtlı Bordro Listesi butonuna tıklanır. Son kaydedilen bordro en üstte olacak şekilde sıralanacaklardır. Belli bir müşterinin çek bordroları aranıyor ise, Kayıtlı Bordro Listesi butonuna tıklamadan önce müşteri seçilmelidir. Bu durumda sadece seçilen müşteriye ait bordrolar listelenecektir. Bordro bilgileri bulunan satırın üzerine çift tıklanır ise bordro detayı listelenecektir. Kayıtlı bir bordroyu silmek için bordro listesi ekranda listelendikten sonra, Sil (F5) butonuna veya klavyeden F5 tuşuna basılır. 18
Program genelindeki tahsilat işlemlerinde poliçe borcuna otomatik kapama özelliğinden dolayı, silmek istenilen bordronun poliçe borcuna kapandığı şeklinde bir uyarı mesajı verecektir. İşlem onayladığı zaman, borç kapama işlemi iptal edilerek bordro silinebilir duruma getirilecektir. 1.6. Alacak Çeki Kartları Alacak Çeki Kartları, Alacak Çekleri Giriş Bordrosu ile müşterilerden alınarak sisteme kaydedilen çeklere ait bilgilerin ve çeklerin gördüğü işlemlerin izlenmesi amacıyla kullanılan bölümdür. Bu bölümden sisteme çek kaydı yapılamaz. Bölüm sadece sistemde kayıtlı çeklerin detaylarının izlenmesi amacıyla kullanılmaktadır. Çek detayını izlemek için, Çek Listesi butonuna tıklandığında, sistemde kayıtlı çekler listelenecektir. 19
Çek Listesi butonuna tıklamadan önce, Unvanı sahasında çekleri izlenecek müşteri hesabı seçilmelidir. Çek Listesi butonuna tıklanır ise seçilen müşteriye ait çekler listelenecektir. Bu ekranda pozisyon bölümünde Tümü seçilir ise tüm pozisyonlara (Portföy, ciro, tahsilatta, tahsil edildi, iade vb) ait müşteri çekleri listelenir. Portföy seçilir ise, portföyde olan müşteri çeklerinin listesi alınır. 20
Vade bölümüne yazılan tarihe kadar vadesi olan çekler listelenir. Kayıtları Süz butonuna tıklanır ise belirtilen pozisyon ve belirtilen vadeye kadar olan müşteri çekleri listelenir. Kayıtlı çek listesinde bulunan çeklerden detayı görüntülenmek istenilen çek, listeden çift tıklanarak seçilir. Örneğin; kayıt numarası 5 ve çek numarası 654321 numaralı çekin detayını incelemek istiyoruz. Mahsup butonuna tıklanarak seçilen çekin ödediği poliçe taksitleri izlenebilir. Belirtilen çek 320 000018 kodlu şirkete ait süper oto kasko poliçesi taksitinin ödenmesi için verilmiştir. İşlemler butonuna tıkladığınızda çekin gördüğü işlemler (tahsil, iade, ciro ) listelenecektir. 21
Müşteri çekleri, Alacak çeki giriş bordrosu ile sisteme kaydedilir. Alacak çekleri işlemler bordrosu üzerinden sonraki işlemlere tabi tutulur. Bu bölüm çeklerin giriş bordrolarında veya işlem bordrolarında tabi olduğu detayların izlenmesi amacıyla kullanılmaktadır. Bir bordroda çok sayıda çekin olması durumunda ve bu çeklerden birinin iptal edilmesi istenildiğinde, Alacak Çeki Kartları ekranında bulunarak silinmesi, giriş bordrosundan da silinmesini sağlayacaktır. Bu ekrandan kayıtlı bir bordroya çek ilavesi yapılması mümkün değildir. Birden fazla işlem görmüş bir müşteri çekinin işlem gördüğü bordrodan silinerek bir önceki işlem pozisyonuna dönebilmesi için, İşlemler butonu ile açılan Çekin Gördüğü İşlemler (ciro, tahsilatta, tahsil edildi ) listesinden, iptal etmek istenilen işlem silinir. Çek, silinen işlem bordrosundan da silinerek bir öndeki pozisyona geri dönecektir. İşlemler tablosunda çeklerin ilk pozisyonu olan Portföyde pozisyonu silinemez. Portföyde pozisyonunun silinmesi işlemi, çekin kayıtlardan tamamen silinmesi anlamındadır. 1.7. Alacak Senedi Girişleri Müşteriden alınan senetlerin girildiği menüdür. Programa Kambiyo İşlemleri / Senet İşlemleri / Senet Bordroları / Alacak Senedi Giriş Bordrosu menüsünden giriş yapılır. Alacak senetleri giriş bordosunda ilk olarak senet alınan müşterinin, Kodu veya Unvanı butonları tıklanarak ya da klavyeden F10 tuşuna basılarak seçilmesi gerekir.una 22
basarak tıklanarak ya da bordro numarası sistem tarafından otomatik olarak verilmektedir. Tarih sahasında senetlerin alındığı, yani bordronun düzenleneceği tarihi belirtilir. Örnek: Müşterimiz Mehmet ÖZŞEN 01/10/2007 tarihinde 01/11/2007 vadeli ve 110.00.- YTL tutarında senet vermiştir. Müşteriden alınan senetleri girebilmek için Bordroya Senet Ekle butonuna tıklanmalıdır. Alacak Senedi Detayı penceresi açılacaktır. Kayıt numarası sistem tarafından otomatik olarak verilmektedir. Sırası ile senet bilgi sahaları doldurulur. Tablonun sonunda yer alan adet sahasında belirtilen sayıda senet vade tarihi birer ay arttırılarak otomatik oluşturulacaktır. Bu işlem sadece tutarları aynı ve vade sırası takip eden senetler için geçerlidir. Örneğin 01.11.2007 tarihinde alınan bir senedin giriş yapılırken adet bölümüne 3 yazılır ise 01.12.2007 tarihli 110.00 YTL lik bir senet ile 31.01.2008 vadeli ve 110.00 YTL lik bir senet otomatik olarak girilecektir. Böylece bir işlem ile 3 adet senet oluşturulacaktır (sıra senet). 23
İlgili sahaların doldurulmasından sonra Bordroya Ekle (F2) butonuna veya F2 tuşuna basarak senetleri bordroya ekleyiniz. Müşteriden aldığınız senetlerin tutarları farklı ise veya vade sırası takip etmiyorsa, her biri Bordroya Senet Ekle butonuna tıklanarak açılan pencereden tek tek girilmelidir. Senetler bordroya eklendikçe alt tabloda müşteriden alınan senetlerin toplam tutarı, ortalama vadeleri ve sayısını izlenebilmektedir. Senetlerin bordoya eklenmesinden sonra, Kaydet butonuna veya klavyeden F2 tuşuna basılarak bordro kaydedilir. Bordro kaydedilmeden önce, Yazdır butonu ile bordro yazıcı çıktısını alabilir ve müşteriye tahsilat evrakı olarak verilebilir. Alacak Senetleri Giriş Bordrosu ile sisteme kaydedilen senetler "Portföyde" pozisyonu ile kaydedilir. Kayıt işlemi sonrasında otomatik olarak BORÇ KAPAMA ekranı açılmıştır. Sigorta işlemlerinde tahsilatın yani alınan senet ya da senetlerin hangi poliçeye ait olduğu belirtilmelidir. Borç kapama ekranında poliçenin taksitleri listelenmektedir. Alınan tahsilatın hangi poliçenin hangi taksiti olduğu bu ekranda belirtilmelidir. 24
Aşağıdaki ekranda, müşteri Mehmet ÖZŞEN den yapılan 110.00 YTL tutarında alınan senedin aşağıda dökümü verilen poliçe taksitlerinden hangisine karşılık alındığı sorulmaktadır. Ekranın ortasında bulunan Vade Tarihi Sıralı Kapat (F11), seçeneğinin seçilmesi hâlinde 01.12.2007 vadeli 225.00 YTL lik taksitin 110.00 YTL lik kısmını kapatacak ve 115.00 YTL kalan gösterecektir. 25
Sisteme kaydedilen alacak senetleri giriş bordrosunu tekrar izlemek için, Kayıtlı Bordro Listesi butonu tıklanır. Son kaydedilen bordro en üstte olacak şekilde sıralanacaklardır. Belli bir müşterinin senet bordroları aranıyor ise, Kayıtlı Bordro Listesi butonuna tıklamadan önce aranan müşteri seçilir. Sadece seçilen müşteriye ait bordrolar listelenecektir. Bordro bilgileri bulunan satırın üzerine çift tıklandığında bordro detayı listelenecektir. 26
Kayıtlı bir bordroyu silmek için senet bordrosu ekrana listelendikten sonra, Sil butotuna veya klavyeden F5 tuşuna basılır. Program genelindeki tahsilat işlemlerinde poliçe borcuna otomatik kapama özelliğinden dolayı, silinmek istenen bordronun poliçe borcuna kapandığı şeklinde bir uyarı mesajı alınacaktır. İşlem onaylandığında, borç kapama işlemi iptal edilerek bordro silinebilir duruma getirilecektir. 1.8. Alacak Senedi Kartları Alacak Senedi Kartları, Alacak Senedi Giriş Bodrosu ile müşterilerden alınarak sisteme kaydedilen senetlere ait bilgilerin ve senetlerin gördüğü işlemlerin izlenmesi amacıyla kullanılan bölümdür. İlgili menüye Kambiyo İşlemleri / Senet İşlemleri / Alacak Senedi Kartları menü sırası takip edilerek girilir. 27
Bu bölümden sisteme senet kaydı yapılamaz. Bölüm sadece sistemde kayıtlı senetlerin detaylarının izlenmesi amacıyla kullanılmaktadır. Senet detayını izlemek için, Senet Listesi butonuna tıkladığı zaman sistemde kayıtlı senetler listelenecektir. Senet Listesi butonuna tıklamadan önce, Unvanı sahasında senetleri izlenecek müşteri hesabı seçilir ise, sadece seçilen müşteriye ait senetler listelenecektir. 28
Bu ekranda pozisyon bölümünde tümü seçilir ise tüm pozisyonlara (portföy, ciro, tahsilatta, tahsil edildi, iade vb.) ait müşteri senetleri listelenir. Portföy seçilir ise, portföyde olan müşteri senetlerinin listesi alınır. Vade bölümüne yazılan tarihe kadar vadesi olan senetler listelenir. Kayıtları Süz butonuna tıklanır ise belirtilen pozisyon ve belirtilen vadeye kadar olan müşteri senetleri listelenir. Kayıtlı senet listesinde bulunan senetlerden detayı görüntülenmek istenilen senet, listeden çift tıklanarak seçilir. Mahsup butonu tıklanarak seçilen çekin ödediği poliçe taksitleri izlenebilir. 29
İşlemler butonuna tıklandığında senedin gördüğü işlemler ( tahsil, iade, ciro ) listelenecektir. Müşteri senetleri, Alacak senedi giriş bordrosu ile sisteme kaydedilir. Alacak senetleri işlemler bordrosu üzerinden sonraki işlemlere tabi tutulur. Bu bölüm senetlerin giriş bordrolarında veya işlem bordrolarında tabi olduğu detayların izlenmesi amacıyla kullanılmaktadır. Alacak senedi giriş bordrosu ile bir müşteriye ait birden fazla senedin girişi yapılabilmektedir. Bir bordroda çok sayıda senedin olması durumunda ve bu senetlerden birinin iptal edilmesi istenildiğinde, Alacak Senedi Kartları ekranında bulunarak silinmesi, giriş bordrosundan da silinmesini sağlayacaktır. Ancak kayıtlı bir bordroya senet ilavesi yapılması mümkün değildir. Birden fazla işlem görmüş bir müşteri senedinin işlem gördüğü bordrodan silinerek bir önceki işlem pozisyonuna dönebilmesi için, İşlemler butonu ile açılan Senedin Gördüğü İşlemler listesinden (ciro, tahsilatta, tahsil edildi...), iptal etmek istenilen işlem silinir. Senet, silinen işlem bordrosundan da silinerek bir öndeki pozisyona geri dönecektir. İşlemler tablosunda senetlerin ilk pozisyonu olan Portföyde pozisyonu silinemez. Portföyde pozisyonunun silinmesi işlemi, senedin kayıtlardan tamamen silinmesi anlamındadır. 30
1.9. Müşteri Kredi Kartları Girişleri Poliçe borcu olan müşteriler, ödemelerini kredi kartı kullanarak yerine getirmek isteyebilirler. Bunun için; Kambiyo İşlemleri / Kredi Kartı İşlemleri / Kredi Kartı Bordroları / Müşteri Kredi Kartı Giriş Bordrosu menüsü kullanılmalıdır. Müşteri Kredi Kartları giriş bordosunda ilk olarak, kredi kartı ile ödeme yapacak olan müşteri hesabı, Kodu veya Unvanı butonları tıklanarak ya da klavyeden F10 a basılarak seçilmelidir. Bordro numarası sistem tarafından otomatik olarak verilmektedir. Tarih sahasında kredi kartının alındığı, yani bordronun düzenleneceği tarih belirtilmelidir. Örnek: Müşteri Mehmet ÖZŞEN 01/12/2007 tarihinde Garanti Bankası na ait kredi kartı ile 60.00.- YTL ödeme yapmıştır. 31
Müşteri Kredi Kartlarının sisteme POS ve MAILORDER olarak iki farklı yapıda kaydedilmesi sağlanmıştır. Bordroya Kart Ekle butonu tıklanmadan önce sisteme girilecek kredi kartına dikkat edilerek işlem seçeneği POS ya da MAILORDER olarak belirlenir. Direkt POS cihazlarından çekilen kredi kartları POS, kredi kartı talimatı alınan kartlar için MAILORDER özelliği kullanılmaktadır. POS makinesinden çekilen kredi kartlarının, anlaşmalı banka hesaplarında valör günü nakde dönüşmek dışında opsiyonu bulunmamakta fakat MAILORDER talimatları günü geldiğinde çekilememekte, sigorta şirketlerine ciro edilebilmekte, yani çek veya senet gibi işlemlere tabi tutulabilmektedir. Bu nedenle sistemde POS ve MAILORDER ayrımı yapılmış, kullanıcıların hatalı işlem yapmalarını önlemek amacıyla MAILORDER lara verilen işlem özellikleri POS lara verilmemiştir. Müşteri borcuna istinaden alınan kartların tamamı bordroya eklenmelidir. Bordroya Kredi Kartı Ekle (Insert) butonuna tıkladığınızda, aldığınız kartların özelliklerini girebileceğiniz Müşteri Kredi Kartı Detayı penceresi açılacaktır. Kayıt numarası sistem tarafından otomatik olarak verilmektedir. Sırası ile kart bilgi sahaları doldurulur. Kredi Kartı bilgi sahalarının doldurulmasından sonra Kredi Kartı Arşivine Ekle butonuna tıklanması durumunda, kredi kartı bilgileri müşteri hesap kartlarında yer alan, kredi kartı arşivine kaydedilmiş olur. Müşteri hesap kartlarında kayıtlı kredi kartı bilgisi, kredi kartı talimatlarının girişi esnasında Kart Nu. butonuna tıklanarak kullanılabilir. Bordroya Ekle butonuna ya da klavyeden F2 tuşuna basıldığı zaman bordoya eklenecektir. Kredi kartları bordroya eklendikçe alt tabloda müşteriden alınan kartların toplam tutarı, ortalama vadesi ve sayısı izlenebilecektir. 32
Kartların bordoya eklenmesinden sonra, Kaydet butonuna veya klavyeden F2 tuşuna basılarak bordro kaydedilir. Bordro kaydedilmeden önce, Yazdır butonu ile bordro yazıcı çıktısı alınabilir ve müşteriye bir tahsilat evrakı olarak verilebilir. Kayıt işlemi sonrasında otomatik olarak BORÇ KAPAMA ekranı açılmıştır. Sigorta işlemlerinde tahsilatın yani alınan kredi kartı talimatlarının hangi poliçeye ait olduğu belirtilmelidir. Borç kapama ekranında poliçenin taksitleri listelenmektedir. Alınan tahsilatın hangi poliçenin hangi taksiti olduğu bu ekranda belirtilmelidir. 33
Yukarıda, müşteri Mehmet ÖZŞEN den yapılan 60.00 YTL tutarında alınan kredi kartı talimatının ekranın alt kısmında dökümü verilen poliçe taksitlerinden hangisine karşılık alındığı sorulmaktadır. Ekranın ortasında bulunan Vade Tarihi Sıralı Kapat (F11), seçeneğinin seçilmesi hâlinde 01.12.2007 vadeli kalan 115.00 YTL lik taksitin 60.00 YTL lik kısmını kapatacak ve 55.00 YTL kalan gösterecektir. Müşteriden MAILORDER talimatı alınmış ise Müşteri Kredi Kartı Detayı ekranı aşağıdaki şekilde açılacaktır. Örnek: Müşteri Mehmet ÖZŞEN 01/12/2007 tarihinde Garanti Bankası na ait kredi kartı ile 55.00.- YTL MAILORDER talimatı alınmıştır. 34