TESİS IÇI SALGIN TEDBİR PLANI İçindekiler Bilkent Otel Koronavirüs Sorumluları...3 Acil Eylem Komitesi Çalışma Rehberi...3 Acil Eylem Komitesi İletişim Bilgileri...6 En Yakın Sağlık Kuruluşuna İlişkin İletişim Bilgileri...6 Hastalık Belirtisi Gösteren Misafir/Personel İle İlgilenecek Kişi İletişim Bilgileri...6 Bilkent Otel Koranavirüs Şüphelisi/Hasta Acil Durum Aksiyon Planı...7 Türkçe Acil Durum Aksiyon Planı Şeması...8 İngilizce Acil Durum Aksiyon Planı Şeması...9 Almanca Acil Durum Aksiyon Planı Şeması... 10 Yönetmelikler... 11 Koronavirüs Enfeksiyonunu Önleme Yönetmeliği (Bilintur)... 11 Sosyal Mesafe Planı... 17 Sosyal Mesafe Planı Şeması... 17 Kişisel Koruyucu Ekipmanların Doğru Kullanılması, Sosyal Mesafe İlkeleri... 17 Bilkent Otel Özel ve Genel Kullanıma Özgü Alanlarda Sosyal Mesafenin Korunmasını Saplamak Üzere Aynı Anda Kaç Personelin/Misafirin Bulunacağına Dair Bilgilendirme... 21 Koronavirüs Hakkında Misafir Bilgilendirmeleri... 23 Havuz Misafirleri İçin Hazırlanmış Türkçe Bilgilendirme Metni... 25 Havuz Misafirleri İçin Hazırlanmış İngilizce Bilgilendirme Metni... 27 Konaklama ve Diğer Misafirler İçin Hazırlanmış İngilizce Bilgilendirme Metni... 30 Konaklama ve Diğer Misafirler İçin Hazırlanmış Türkçe Bilgilendirme Metni... 32 Koronavirüs Sebebiyle Departman İşleyişlerinde Mevcut Talimat ve Prosedürlere Ek Olarak Alınan Önlemlere İlişkin Talimat ve Prosedürler... 33 Koronavirüs Sebebiyle Personel, Misafir ve Alan Takibine İlişkin Düzenlemeler... 63 Ortak Kullanım Alanlarında Mesafeye Yönelik Konulmuş Yer İşaretlemeleri, Alanların Çalışma Saatleri, Çalışma Usulleri ve Misafir Kabulüne İlişkin Plan... 63 Personellerin Takip ve Denetim Çizelgeleri... 64 Genel Kullanım Alanlarının Dezenfekte Edilme Sıklığı ve Dezenfekte İçin Kullanılan Araç, Gereç ve Malzemelere İlişkin Kullanma Talimatları... 64 Tüm Alanların Temizliğinde Personel Tarafından Uyulacak Standartlar, Koruyucu Ekipmanlar ve Teorik/Pratik Eğitimlere İlişkin Plan... 65 Mal Kabulde Uygulanacak Tedbirler... 66 1
I. BİLKENT OTEL KORONAVİRÜS SORUMLULARI A. ACİL EYLEM KOMİTESİ ÇALIŞMA REHBERİ 1) KOMİTENİN KURULMA AMACI Acil eylemlerde alınacak reaksiyonlar; işyerlerinde iş kazalarının ve meslek hastalıklarının önlenmesi için gerekli bütün faaliyetleri kapsayan bir konu olup, işveren ile çalışanın etkin iletişimi, koordinasyonu ve katılımıyla yönetilebilecek bir yapıdır. İşyerinde bulunan herkesi kapsayan bir acil eylem anları, kaza ve hastalıkları önleme çalışmalarında başarıyı doğrudan etkilemektedir. İşverenin kazaları önlemek için çalışanı gözetme yükümlülüğü olduğu kadar, çalışanın da işverene bu konuda destek olma yükümlülüğü vardır. İşverenin sağlık ve güvenlik risklerini etkili bir biçimde yönetme sorumluluğu bulunduğu gibi çalışanın da verilen eğitimleri alma, oluşturulan talimatları ve tedbirleri uygulama, işyerlerinde gördüğü tehlikeleri bildirerek sürekli iyileşmeye katılım sağlama görevi vardır. Sağlıklı ve güvenli işyeri oluşturmada her iki tarafın karşılıklı iletişim sağlayabileceği, değerlendirmede bulunabileceği, faaliyetleri programlayabileceği, ortaya çıkan problemlere çözüm bulabileceği ve başarı seviyelerini gözden geçirebileceği bir ortamın oluşturulması gerekir ki bu ortama en uygun zemin işyerlerinde kurulan acil eylem komiteleridir. 2) KURUL ÜYELERİ VE OLUŞTURULMASI Acil eylem komitesi onbir kişiden oluşmaktadır; 1) Muhasebe ve Finans Müdürü ile aynı zamanda İş Sağlığı ve Güvenliğinden Sorumlu İşveren Vekili 2) İnsan Kaynakları Uzmanı 3) Kat Hizmetleri Yöneticisi 4) Satış Yöneticisi 5) Konuk İlişkileri Yönetici Yardımcısı 6) Pazarlama Uzmanı 7) Yiyecek ve İçecek Müdürü 8) İşletme Müdürü 9) Teknik İşler Yöneticisi 10) Güvenlik Şefi 11) Satınalma Uzmanı Kurulun başkanı Muhasebe ve Finans Müdürü ile aynı zamanda İş Sağlığı ve Güvenliğinden Sorumlu İşveren Vekili dir. Muhasebe ve Finans Müdürü ile aynı zamanda İş Sağlığı ve Güvenliğinden Sorumlu İşveren Vekili nin katılamadığı 2
toplantılarda ise kurul sekretaryası; insan kaynakları uzmanı tarafından yürütülür. Muhasebe ve Finans Müdürü ile aynı zamanda İş Sağlığı ve Güvenliğinden Sorumlu İşveren Vekili Yönetim Kurulu kararı ile diğer üyeler ise Genel Müdür tarafından atanır. Komitede yer alan üyelerin yedekleri asil üyelerce seçilir ve asil üyenin olmadığı toplantı ve durumlarda asil üyenin yetkilerine tam olarak haizdir. İş güvenliği uzmanı ve işyeri hekim Komite ye ihtiyaç duyulması halinde danışmanlık yapar. 3) KOMİTENİN ORTAK GÖREV VE YETKİLERİ Komite üyeleri; Bilkent Otel ve Konferans Merkezi nin COVID-19 Enfeksiyonu ile ilgili sıfır tolerans prensibi ile ilkeler oluşturmaya, Sağlıklı Turizm Sertifikasının alınailmesi için gerekli çalışmaları yapmaya, bu görevlerle ilgili yapılacak çalışmaların sistemi, plan ve programı ile yapılacak işlerde kimlerin hangi faaliyetlere ne kadar katkı sağlayacağı hakkında karar vermeye ve verilen kararları uygulatmaya tam yetkilidir. Bilkent Otel ve Konferans Merkezi nde Sağlıklı Turizm açısından uyulması gereken kural ve tedbirler, kurulun yetkisine ve mevzuatta çizilen temel esaslara aykırı olmamak kaydıyla belirlenir. Ayrıca, kurul üyeleri işyerinde hazırlanan BİLKENT HOLDİNG VE BAĞLI ŞİRKETLERİ KORONAVİRÜS (COVID-19) ENFEKSİYONUNDAN KORUNMA TEDBİRLERİ YÖNETMELİĞİ yer alan hususlara dair bilgilendirilmiştir. Kurul üyeleri COVID-19 Enfeksiyonu, Önleme Tedbirleri, Korunma Yöntemleri ve Hijyen Kuralları ile ilgili bilgi ve eğitim almışlardır. Komitenin Görev ve Yetkileri Şunlardır; T.C. Sağlık Bakanlığı, T.C. Kültür ve Turizm Bakanlığı, T.C. İçişleri Bakanlığı başta olmak üzere sair resmi kurum ve kuruluşlar tarafından açıklanan kararlar doğrultusunda Bilkent Otel ve Konferans Merkezi ile Pia Sera/İncek Şube nin Sağlıklı Turizm açısından uygun hale getirilmesini sağlayıcı yönerge, talimat ve kararlar almak, Sağlıklı Turizm konusunda çalışanlara yol göstermek, Bilkent Otel ve Konferans Merkezi ile Pia Sera/İncek Şube de meydana gelecek olası ve kesin vakalara dair gerekli araştırma ve incelemeleri yapmak, Bilkent Otel ve Konferans Merkesi ile Pia Sera/İncek Şube de COVID-19 Enfeksiyonuna ilişkin tehlikeleri ve önlemleri değerlendirmek, tedbirleri belirlemek, Yönetim Kurulu ve Genel Müdür e bildirimde bulunmak, 3
COVID-19 Enfeksiyonundan Korunma ve Alınacak Önlemlerle ilgili eğitimleri planlamak ve uygulanmasını kontrol etmek Bilkent Otel ve Konferans Merkezi ile Pia sera/incek Şube de COVID-19 Enfeksiyonu ile ilgili yapılacak çalışmalarda gerekli güvenlik tedbirlerini planlamak ve bu tedbirlerin uygulamalarını kontrol etmek, Bilkent Otel ve Konferans Merkezi ile Pia sera/incek Şube de acil durumlar için alınan tedbirlerin yeterliliğini ve ekiplerin çalışmalarını izlemek, Talimat verilen çalışanların yerine getirmemesi halinde alınacak aksiyonları belirleme, Tutarlı ve genel bir önleme politikası geliştirmeye yönelik çalışmalar yapma. Muhasebe ve Finans Müdürü ile aynı zamanda İş Sağlığı ve Güvenliğinden Sorumlu İşveren Vekili tescil ve ilan edilen yetki ve görevlerine ek olarak Komite başkanı sıfatıyla yukarıda sayılan iş ve işlemlerde de yetkilidir. 4) KOMİTENİN TOPLANTI SÜRELERİ Komitenin toplanma usulü; Sosyal mesafe kurallarına uyulmak şartıyla her iki üyenin arasında en az 1,5 metre olacak şekilde sandalye düzeni atılmış, kişiye özel bırakılmış kapalı su harici herhangi ikram vb olmadığı, açık hava sistemi olan, pencerelerin sürekli açık olduğu ortamda fiziken veya Telekonferans vb gibi online olarak planlanmıştır. Komite periyodik olarak 2 haftada 1 yani ayda en az 2 kez toplanmak zorundadır. Komite bulaşın önüne geçebilmek adına basılı evrak, kalem vb gibi değiş-tokuş ve temas gerektirecek süreçlerden kaçınacaktır. Acil eylemin varlığı halinde ise Komite herhangi bir çağrı gerekmeksizin toplanır. Acil eylem halinde karar alabilmek ve harekete geçebilmek için Komite Başkanı nın onayı ile iki üyenin daha olur vermesi yeterli ve gereklidir. Komite her toplantı çağrısını sms, mesaj, mail vb online iletişim kanalı olmak önkoşulu ile yazılı yapmak zorunda olup COVID-19 Enfeksiyonu sebebiyle yazılı evrak bulaşıcılığının önüne geçebilmek adına tutanak, sayım, karar vb gibi süreçleri de online olarak yürütür. 4
B. ACİL EYLEM KOMİTESİ İLETİŞİM BİLGİLERİ Metin TATAROĞLU (0312) 266 46 86 Dahili 8040 Ekrem SARPKAYA (0312) 266 46 86 Dahili 8032 Sinem DİNLENMEZ (0312) 266 46 86 Hale KAYATURAN (0312) 266 46 86 Dahili 8010 Hüseyin TOSUNOĞLU (0312) 266 46 86 Dahili 8003 Gizem OK (0312) 266 46 86 Dahili 8026 İdil ÇATANA (0312) 266 46 86 Dahili 8018 Bilal ÇANKAYA (0312) 266 46 86 Dahili 8008 Esra BORAN (0312) 266 46 86 Dahili 8019 Ülkü SÖZEN (0312) 266 46 86 Dahili 8015 Yalçın ŞAHİN (0312) 266 46 86 Dahili 8059 C. EN YAKIN SAĞLIK KURULUŞUNA İLİŞKİN İLETİŞİM BİLGİLERİ Ankara Şehir Hastanesi Üniversiteler, 06800 Çankaya/Ankara Beytepe Gün Hastanesi Üniversiteler, No:, Hacettepe Beytepe Kampüsü No:35, 06800 Çankaya/Ankara 0312 552 60 00 444 4 444 D. HASTALIK BELİRTİSİ GÖSTEREN MİSAFİR/ PERSONEL İLE İLGİLENECEK KİŞİ İLETİŞİM BİLGİSİ Kişi Personel İse Kişi Misafir İse Kişi Personel İse İnsan Kaynakları Uzmanı ve Birim Amiri Kişi İle İlgilenecektir. Misafir tesise giriş anında belirti gösteriyorsa tesise alınmayacaktır. Misafir tesise giriş sonrası belirti gösteriyorsa 5 Bknz: Acil Durum Aksiyon Planı Bknz: Acil Durum Aksiyon Planı Konaklayan Misafir ise Ön Büro Yöneticisi (Dahili: 8024) Davet Misafiri ise daveti organize eden departman yöneticisi(dahili:8042-8015)
II. BİLKENT OTEK KORONAVİRÜS ŞÜPHELİSİ/HASTA ACİL DURUM AKSİYON PLANI A. Türkçe Acil Durum Aksiyon Planı Şeması 6
B. İngilizce Acil Durum Aksiyon Planı Şeması 7
C. Almanca Acil Durum Aksiyon Planı Şeması 8
III. YÖNETMELİK A. KORONAVİRÜS ENFEKSİYONUNU ÖNLEME YÖNETMELİĞİ (BİLİNTUR) I. 2019 YENİ KORONAVİRÜS (COVID-19) ENFEKSİYONU HAKKINDA GENEL BİLGİ: a. Yeni Koronavirüs (COVID-19), ilk olarak Çin in Vuhan Eyaleti nde Aralık ayının sonlarında solunum yolu belirtileri (ateş, öksürük, nefes darlığı) gelişen bir grup hastada yapılan araştırmalar sonucunda 13 Ocak 2020 de tanımlanan bir virüstür. b. Salgın başlangıçta bu bölgedeki deniz ürünleri ve hayvan pazarında bulunanlarda tespit edilmiştir. Daha sonra insandan insana bulaşarak Vuhan başta olmak üzere Hubei eyaletindeki diğer şehirlere ve Çin Halk Cumhuriyeti nin diğer eyaletlerine ve diğer dünya ülkelerine yayılmıştır. c. Coronavirüsler, hayvanlarda veya insanlarda hastalığa neden olabilecek büyük bir virüs ailesidir. İnsanlarda, birkaç koronavirüsün soğuk algınlığından Orta Doğu Solunum Sendromu (MERS) ve Şiddetli Akut Solunum Sendromu (SARS) gibi daha şiddetli hastalıklara kadar solunum yolu enfeksiyonlarına neden olduğu bilinmektedir. Koronavirüs hastalığına COVID-19 neden olur. d. Belirtisiz olgular olabileceği bildirilmekle birlikte, bunların oranı bilinmemektedir. En çok karşılaşılan belirtiler ateş, öksürük ve nefes darlığıdır. Şiddetli olgularda zatürre, ağır solunum yetmezliği, böbrek yetmezliği ve ölüm gelişebilmektedir. e. Hasta bireylerin öksürmeleri aksırmaları ile ortama saçılan damlacıkların solunması ile bulaşır. Hastaların solunum parçacıkları ile kirlenmiş yüzeylere dokunulduktan sonra ellerin yıkanmadan yüz, göz, burun veya ağıza götürülmesi ile de virüs alınabilir. Kirli ellerle göz, burun veya ağıza temas etmek risklidir. II.GENEL BULAŞMA RİSKİNİ AZALTMAK İÇİN ÖNERİLEN TEMEL İLKELER: f. El temizliğine dikkat edilmelidir. Eller en az 20(yirmi) saniye boyunca sabun ve suyla yıkanmalı, sabun ve suyun olmadığı durumlarda alkol bazlı el antiseptiği kullanılmalıdır. g. Ağız,burun ve gözlerle temas edilmemelidir. h. Hasta insanlarla temastan kaçınılmalıdır. (mümkün ise en az 1,5 metre uzakta bulunulmalıdır.) i. Özelikle hasta insanlarla veya çevreleriyle temas ettikten sonra eller sık sık temizlenmelidir. 9
j. Hastaların yoğun olarak bulunması nedeniyle sağlık kuruluşlarına gidilmesi gereken durumlarda diğer hastalarla temas en aza indirilmelidir. k. Öksürme ve hapşırma sırasında burun ve ağız tek kullanımlık kağıt mendil ile örtülmeli, kağıt mendilin bulunmadığı durumlarda ise dirsek içi kullanılmalı, mümkünse kalabalık yerlere girilmemeli, eğer girilmek zorunda kalınıyorsa ağız ve burun kapatılmalı, tıbbi maske kullanılmalıdır. l. Çiğ veya az pişmiş hayvan ürünü yemekten kaçınılmalıdır.iyi pişmiş yiyecekler tercih edilmelidir. m. Çiftlikler, canlı hayvan pazarları ve hayvanların kesileceği alanlar gibi genel enfeksiyonlar açısından yüksek riskli alanlardan kaçınılmalıdır. n. Seyahat sonrası 14 gün içinde herhangi bir solunum yolu semptomu olursa maske takılarak en yakın sağlık kuruluşuna başvurulmalı, doktora seyahat öyküsü hakkında bilgi verilmelidir. o. Araçların kullanımı sırasında sık sık taze hava ile havalandırılması sağlanmalıdır. Araç havalandırmasında havanın dışarıdan alınan hava ile ısıtılması ve soğutulması tercih edilmelidir. Havanın araç içi dönüşümü kullanılmamalıdır. III.ŞİRKET İÇERİSİNDE SÜREÇ YÖNETİMİ : p. Ziyaretçi/Misafir Karşılama Prosedürü: 1. Tesisi giriş kapılarında görev yapan güvenlik personelleri mesaileri sırasında sürekli olarak tıbbi koruyucu maske takmalı ve fiziksel temas içeren işlemleri sırasında derhal Kat Hizmetleri tarafından temin edilen alkol bazlı el antiseptiği ile el temizliklerini sağlamalıdırlar. 2. COVID 19 virüsünün yayılma riskine karşın 02.05.2020 tarihine kadar(bu tarih daha sonraki alınacak idari kararlar ile ertelenip /geri çekilebilir.) konaklama amacıyla gelen misafirler, sözleşme görüşmecileri ve işortakları hariç olmak üzere şirkete ziyaretçi kabul edilmeyecektir. 3. Şirketin çalışma alanlarına ise yalnızca Genel Müdür tarafından istisna tanınan ziyaretçiler girebilecek olup bu kişilerin koruyucu ekipmanlarının olmaması halinde, girişte şirket tarafından kendilerine verilen maskeleri takmak ve işbu yönetmelik kapsamında görevli personel tarafından bilgilendirilmek suretiyle giriş yapabilecektir. 10
4. Şirket tarafından tedarik edilen ve/veya gönderimi sağlanan ürün/şey olması halinde şirkete girmesi zorunlu bulunan sözleşmeli iş ortakları ise ancak girişte maske takmak suretiyle şirkete giriş yapabilecektir. 5. Çalışanların işbu yönetmelik uyarınca alınan önlemler kapsamında 02.05.202002.05.2020 tarihine kadar(bu tarih daha sonraki alınacak idari kararlar ile ertelenip /geri çekilebilir.) şirket adresi vererek özel kargo siparişi verilmesi yasaklanmıştır. 6. Şirket için gelen ürünlerin teslimini gerçekleştirmek için gelen kargo firmaları ise Şirket ön büroda teslimleri gerçekleştirecek, ofis ve konaklama alanlarına yönlendirilmeyecektir. 7. Şirkete yapılan resmi tebligatların teslim etmek için gelen posta görevlileri ise ofis katlarına yönlendirilmeyecek olup ilgili tebliğler ön büroda kabul edilecektir. 8. COVID-19 (Yeni Koronavirüs Hastalığı) Bilimsel Danışma Kurulu nun tavsiye kararı sebebiyle; Bilkent Otel ve Konferans Merkezi nde konaklayan misafirlerin kayıtların (isim-soyisim, adres, iletişim, pasaport bilgileri, son 14 gün içerisinde bulunduğu ülkeler ve konaklaması sonrasında ülke içerisindeki seyahat planı) tam ve düzenli tutulması için gerekli uyum sürecinin başlatılacaktır. 9. T.C. İçişleri Bakanlığı Emniyet Müdürlüğü nün kararı gereğince, corona virüs salgınının kontrol edilmesi, virüsün bulaştığı kişilerin tespit edilerek karantina altına alınması amacıyla; kamu güvenliğini tamamlayıcı mahiyette görev yapan özel güvenlik görevlilerinin bu süreç sona erinceye kadar ve Kişisel Verilerin Korunması Kanunu na aykırılık teşkil etmeyecek şekilde ziyaretçi ve misafirlerin ateşleri ölçülecektir. Ölçülen verilere risk içermemesi halinde anında imha edilecek olup riskli durum tespiti halinde veriler işyeri hekimi ile paylaşılacaktır. İşyeri hekimi ile verinin paylaşılması halinde özel güvenlik görevlisi kendisinde bulunan veriyi geri döndürülemez şekilde imha edecektir. Riskli bir durumun tespit halinde uygulanacak usul ve yöntemler bu yönetmeliğin ilgili maddesinde düzenlenmiştir. q. Çalışanların Şirkete Giriş ve Çalışma Prosedürü: 1. Önceliğimiz çalışanlarımızın sağlığının korunmasıdır. Bu kapsamda 02.05.2020 tarihine kadar(bu tarih daha sonraki alınacak idari kararlar ile ertelenip /geri çekilebilir.) çalışanlarımızın yurtdışına çıkışı yasaklanmıştır. 11
2. 02.05.2020 tarihine kadar(bu tarih daha sonraki alınacak idari kararlar ile ertelenip /geri çekilebilir.) toplu olarak bir araya gelmeyi gerektiren organizasyonlar gerektiği durumlarda elektronik ortamlarda gerçekleştirilecek olup istisnai olarak toplantıların fiziksel katılım ile gerçekleştirilmesi gerekir ise bu durum Genel Müdür ün onayına bağlıdır. 3. Gebe, kronik rahatsızlığı bulunan, 65 yaş üstü vb gibi resmi merciler tarafından risk grubu olduğu ilan edilen personelimizin olması durumunda bu personellerimiz doğrudan bağlı oldukları yöneticilerine ve İnsan Kaynakları Departmanına bilgi verecektir. Bu personellerimizin yıllık izin kullanma talepleri olması halinde talepleri kabul edilecek olup personelin çalıştığı birim iş akışını bu personeli dahil etmeden tekrar gözden geçirecek ve revize edecektir. 4. 01.04.2020 tarihi itibariyle kısa çalışma ödeneğinden yararlanmak için başvuru yapılacak olup tüm personele bu durumun bilgisi verilmiştir. Bu başvuru tarihine kadar talep eden personel yıllık izin kullanabilecektir. Çalışmaya devam etmek isteyen personellerin ise teması azaltmak amacıyla vardiya sistemine geçmesi, ofislerde sosyal mesafeye uygun olarak ve az sayıda personelle çalışılması konusunda İnsan Kaynakları Departmanı gerekli düzenlemeleri yapacaktır. 5. Taşeron firma çalışanları, işortakları vb de dahil olmak üzere tüm personel maske takmak suretiyle çalışacaktır. Misafir/Ziyaretçi ile doğrudan temas eden her personel tek kullanımlık eldiven kullanmak ve misafir/ziyaretçi temasından sonra ve asla 20 dakikayı aşmamak kaydıyla Kat Hizmetleri tarafından temin edilen alkol bazlı el antiseptiği ile el temizliklerini sağlamalıdırlar. 6. Şirket içerisinde düzenli aralıklarla dezenfekte işlemlerinin yapılacaktır. Çalışma alanlarının ve ortak alanların havalandırılarak temiz hava sirkülasyonu sağlanacak, çalışmaya devam eden personellerin ortak alanlar da dahil olmak üzere sosyal mesafe kurallarına uygun olarak temas kuracaktır. 7. T.C. Sağlık Bakanlığı Halk Sağlığı Genel Müdürlüğü Bulaşıcı Hastalıklar Dairesi Başkanlığı tarafından ilan edilen afiş, kitapçık vs uyarıcı ve bilgilendirici yayınlar personellerin ve misafirlerin görebileceği yerlere asılacaktır. 8. Temizlik çalışanlarına dağıtılan maske, eldiven ve koruyucu giysi stoklarının en fazla 15 günlük periyotlarla sayılacak olup asgari sayının altına düşülmeden yeni satınalmaların ivedilikle yapılacaktır. 12
9. Personel üniformaları için çamaşırhane açık kalacak olup personel şüpheli temasın varlığı halinde dilediği sıklıkla üniforma değişikliği yapacaktır. Kullanılmış maske, eldiven vb virüsün taşınabileceği atıklar ile temas eden personel olması halinde bu personel koruyucu giysi giyecektir. 10. Personel servis aracı hizmeti veren firmadan servislerin dezenfekte edildiğine ve taşınan personellerin mesafeli oturması için gerekli düzenlemelerin yapıldığına dair bilgi ve belgeler İdari İşler Departmanı tarafından temin edilecek olup firmanın bu kurallara uymaması halinde aradaki sözleşme ilişkisi hükümleri uyarınca ikaz, bildirim, süreli fesih vb gibi yaptırımların uygulanması bakımından her türlü işlem ve süreç takip edilecektir. 11. Yemekhane ikinci bir karara kadar kapatılmış olup personellere sıcak kumanya verilecektir. Personelin sıcak kumanyasını izole şekilde yemesi konusunda uyarılar yapılacak olup yemeklerde personelin toplu hareket etmesine izin verilmeyecektir. 12. Personelin tokalaşma ve sarılma gibi fiziksel temas kurması yasaktır. 13. İşyeri hekimi tarafından çalışanlara uygulamalı etkin el yıkama eğitimleri verilmiş ve hijyen konusunda farkındalık arttırılmaya çalışılmıştır. Ancak eğitime rağmen tekrar bilgi talep eden personel olması halinde İnsan Kaynakları Departmanı bu talepleri dikkate alarak işyeri hekiminin eğitim vermesi, soruları yanıtlaması için ivedilikle görüşme ayarlayacaktır. 14. Personeller giyinme odalarını maksimum 3 kişi kullanacaktır. Giyinme odası her kullanım sonrası en az 15 dakika havalandırılacaktır. 15. Şirket araçları sadece şoförler tarafından kullanılacaktır. Şirket aracının iş amacıyla şoför dışında kullanılması halinde araçlara şoförle birlikte 1 kişi binebilir ve binecek olan kişi arka koltukta cam kenarında seyahat etmelidir. Şirket araçları her kullanım sonrası dezenfekte edilecektir. 16. Şirket işleyişi içerisinde basılı evrak kullanılması yasaktır. Islak imza gereken durumlarda ise basılı evraka temas eden personelin tek kullanımlık eldiven kullanılması zorunludur. IV.ŞİRKET İÇERİSİNDE OLASI RİSK YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ: r. Şirkete giriş yapmış Ziyaretçiler/Misafirler arasında girişte yapılan kontrollerde veya girişte yapılan kontrollerde tespit edilmemesine rağmen Olası Vaka tanımına uyan durumların tespiti halinde, ilgili kişiye derhal tıbbi maske takılarak bu kişi izolasyon odasına alınacak ve 112 Acil Sağlık Hizmetleri aracılığıyla hastaneye nakli sağlanır. İmkan bulunması halinde hastaneye nakil öncesinde; yakın temas kurduğu kişi/kişiler sorularak bu kişilerinde hastaneye sevki sağlanacaktır. 13
s. Çalışanlar Arasında Olası Vaka Tanımına Uyan Durumların Tespiti Halinde; 1. İlgili çalışan koruyucu ekipmanlar kullanılarak izolasyon odasına alınır ve bekletilir. 2. Çalışanın durumu işyeri hekimi tarafından değerlendirilir. 3. İşyeri hekimi tarafından gerekli görülmesi halinde 112 Acil Servis Sağlık Hizmetleri aranarak bilgi verilir ve sağlık ekipleri tarafından çalışanın hastaneye sevki sağlanır. 4. İlgili çalışanın görev yaptığı birim/departman derhal boşaltılır. Burada çalışanlar koruyucu önlemler alınarak izole edilir. Durumları işyeri hekimi tarafından değerlendirilir, risk görülen çalışanlar hastaneye sevk edilir. 5. Sağlık kuruluşuna sevki sağlanan çalışanın ailesi veya yakınlarına bilgi verilerek sağlık kuruluşuna başvurmaları tavsiye edilir. 6. İlgili çalışanın görev yaptığı birim/departmanında ve risk görülen ortak alanlarda derhal detaylı temizlik yapılır ve ortam dezenfekte edilir. Bu süre içerisinde ortama girişler kapatılır. 7. Sağlık tetkikleri süresince ilgili çalışanlar idari izinli sayılır. Sağlık kuruluşu tarafından karantina veya ev istirahatı verilir ise Çalışanın istirahatraporu işleme alınır. 8. Yapılan sağlık tetkikleri sonucunda enfeksiyon görülmeyen çalışandan bu duruma ilişkin sağlık raporu sunması talep edilir ve işyeri hekiminin onayı ile tekrar çalışmaya başlayabilir. t. Çalışana Kesin Vaka Tanısının Konulduğunun Öğrenilmesi Halinde; 1. İlgili çalışan işyerinde ise işyeri hekiminin kontrolü beklenmeksizin derhal koruyucu ekipmanlarla sağlık kuruluşuna sevki sağlanır. 2. İlgili çalışanın görev yaptığı birim/departman derhal boşaltılır. Burada çalışanlar koruyucu önlemler alınarak izole ortama alınır. Durumları işyeri hekimi tarafından değerlendirilir, risk görülen çalışanların hastaneye sevkleri sağlanır. 3. Sağlık kuruluşuna sevki sağlanan çalışanın ailesi veya yakınlarına bilgi verilerek sağlık kuruluşuna başvurmaları tavsiye edilir. 14
4. İlgili çalışanın görev yaptığı birim/departmanında ve risk görülen ortak alanlarda derhal detaylı temizlik yapılır ve ortam dezenfekte edilir. Bu süre içerisinde ortama girişler kapatılır. 5. Sağlık tetkikleri süresince ilgili çalışanlar idari izinli sayılır. Sağlık kuruluşu tarafından karantina veya ev istirahatı verilir ise Çalışanın istirahat raporu işleme alınır. 6. İlgili Çalışanın son 14 gün içerisinde yakın mesafede çalıştığı veya temas halinde olduğu Çalışanlara bilgi verilerek Sağlık Kuruluşuna başvurmaları ve test yaptırmaları gerektiği bilgisi verilir. 7. Hasta çalışan, tamamen iyileşeceği süre içerisinde istirahat raporu varsa mazeretli, istirahat raporu yoksa idari izinli sayılır. 8. Tedavi süreci neticesinde iyileşen Çalışandan bu duruma ilişkin sağlık raporunu sunması talep edilir ve işyeri hekiminin onayı ile tekrar çalışmaya başlayabilir. V.YÜRÜRLÜK Bu Yönetmelik 01.04.2020 tarihinde yürürlüğe girmiştir. VI.ONAYLAR Bu yönetmelik İşyeri Hekimi eğitim notları, Sağlık Bakanlığı bildirim ve yayınları dikkate alınarak Hukuk Müşavirliği tarafından hazırlanmış olup Genel Müdür tarafından onaylanmıştır. Yönetmeliğin personele dağıtım ve duyurusu İnsan Kaynakları Departmanı tarafından yapılacaktır. Bu Yönetmelik teması engellemek amacıyla ıslak imzalanmamış olup elektronik olarak mail ortamında onaylanmıştır. 15
IV. SOSYAL MESAFE PLANI A. SOSYAL MESAFE PLANI ŞEMASI 16
B. KİŞİSEL KORUYUCU EKİPMANLARIN DOĞRU KULLANIMI, SOSYAL MESAFE İLKELERİ Yeni koronavirüs hastalığı (COVID-19) için kişisel koruyucu ekipmanların doğru kullanımı OLAY YERİ OTEL COVID-19 TANISI KONMUŞ HASTA ODASI VE İZOLASYON ODASI VE İŞYERİ HEKİMİ ODASI HEDEF PERSONEL VEYA MİSAFİRLER TEMİZLİK PERSONELİ DİĞER PERSONEL ETKİNLİK KİŞİSEL KORUYUCU EKİPMANIN (KKE) TİPİ VEYA İŞLEMLER ODAYA GİRİŞ Tıbbi maske, Önlük, tulum,temizlik için kullanılan eldivenler, Gözlük ya da yüz siperi (hastadan vücut çıktıları sıçrama riski varsa). Bot veya kapalı iş ayakkabıları ODAYA GİRİŞ Temizlik görevlileri sonrası odaya girmek şartıyla tıbbi maske, önlük, eldiven ve siperlik DİĞER ALANLAR (ÖR. KORİDORLAR, BAHÇE VB) KARŞILAMA (HERHANGİ SOLUNUM SEMPTOMU OLMAYAN VE NORMAL ATEŞİ ARALIKTAKİ MİSAFİR) TÜM PERSONEL VE MİSAFİR ÖN BÜRO PERSONELİ- BELLBOY GÜVENLİK GÖREVLİSİ COVID-19 OLASI VEYA KESİN VAKASI İLE TEMAS ETMEYEN HERHANGİ BİR AKTİVİTE HERHANGİ TEMAS HERHANGİ TEMAS Tıbbi maske ve siperlik yeterlidir. Aradaki mesafeyi en az 1,5 metre olacak şekilde koruyunuz. Tıbbi maske, siperlik kullanınız. Eldiven kullanmadığınız durumlarda ellerinizi işlem bitiminde mutlaka dezenfekte ediniz. Mesafeyi en az 1,5 metre koruyunuz. Tıbbi maske yeterlidir. Eldiven kullanmadığınız durumlarda ellerinizi işlem bitiminde mutlaka dezenfekte ediniz. 17
KARŞILAMA (HERHANGİ SOLUNUM SEMPTOMU OLAN VE/VEYA ATEŞİ NORMAL ARALIK ÜZERİ SEYREDEN MİSAFİR) OFİSLER DİĞER PERSONEL DOĞRUDAN TEMAS OLMAYAN DURUMLAR Mesafeyi en az 1,5 metre koruyunuz. TÜM PERSONEL HER DURUMDA Mesafeyi en az 1,5 metre koruyunuz. Tıbbi maske, Eldiven, Gözlerin korunması için gözlük veya siperlik. Eldiven kullanmadığınız durumlarda ellerinizi işlem bitiminde mutlaka dezenfekte ediniz. TEMİZLİK HER DURUMDA Mesafeyi en az 1,5 metre PERSONELİ koruyunuz. Tıbbi maske, üniforma,eldiven,gözlerin korunması için gözlük veya siperlik. Eldiven kullanmadığınız durumlarda ellerinizi işlem bitiminde mutlaka dezenfekte ediniz. DİĞER PERSONEL HER DURUMDA Mesafeyi en az 1,5 metre koruyunuz. Tıbbi maske MUTFAK MUTFAK PERSONELİ (BAŞKA PERSONEL VE KİŞİ GİRİŞİ YASAKTIR) HER DURUMDA ARAÇLAR ŞOFÖR COVID-19 OLASI VAKANIN SEVKİ HERHANGİ BİR DURUMDA BİRDEN FAZLA KİŞİ SEYAHATİ HALİNDE (Araçlara azami 3 kişi binebilir.) DİĞER PERSONEL HERHANGİ BİR DURUMDA BİRDEN FAZLA KİŞİ SEYAHATİ Önlük, üniforma, eldiven, gözlük veya siperlik, tıbbi maske Şüpheli arka koltukta cam açık şekilde seyir edecektir. Tıbbi maske, önlük, siperlik ve eldiven kullanılacaktır. Tıbbi maske yeterlidir. Eldiven kullanmadığınız durumlarda ellerinizi işlem bitiminde mutlaka dezenfekte ediniz. Tıbbi maske yeterlidir. Eldiven kullanmadığınız durumlarda ellerinizi işlem bitiminde mutlaka 18
HALİNDE (Araçlara azami 3 kişi binebilir.) dezenfekte ediniz. BAHÇE TEMİZLİK PERSONELİ HERHANGİ ATIĞA TEMASTA BULUNACAK İSE Önlük, eldiven ve maske TUVALET VB GİBİ ORTAK ALAN DİĞER PERSONEL VE MİSAFİR TEMİZLİK PERSONELİ KKE gerekmez. HERHANGİ TEMASSIZ DURUM HER DURUMDA Tıbbi maske, Önlük,Temizlik için kullanılan eldivenler, Gözlük ya da yüz siperi (hastadan vücut çıktıları sıçrama riski varsa). Bot veya kapalı iş ayakkabıları DİĞER PERSONEL HER DURUMDA Tıbbi maske ve siperlik. Eldiven kullanmadığınız durumlarda ellerinizi işlem bitiminde mutlaka dezenfekte ediniz. MİSAFİR HERHANGİ RİSK İÇERMEYEN DURUMDA Tıbbi maske takması istenmelidir. TIBBİ ATIK ÇÖP KUTUSU İLE TEMAS TEMİZLİK PERSONELİ HER DURUMDA Tıbbi maske, Önlük, tulum,temizlik için kullanılan eldivenler, Gözlük ya da yüz siperi (hastadan vücut çıktıları sıçrama riski varsa). Bot veya kapalı iş ayakkabıları ASANSÖR HER PERSONEL HER DURUMDA Tıbbi maske ve siperlik. Eldiven kullanmadığınız durumlarda ellerinizi işlem bitiminde mutlaka dezenfekte ediniz. MİSAFİR HER DURUMDA Tıbbi maske takması istenmelidir. 19
Kokteyl Cocktail Tiyatro Düzeni Theater Banket Düzeni Banquet Danslı Akşam Yemeği Dinner & Dance Sınıf Düzeni Classroom U Düzeni U Shape T Düzeni T Shape HAVUZ TEMİZLİK HER DURUMDA Tıbbi maske, Önlük, PERSONELİ Temizlik için kullanılan eldivenler, Gözlük ya da yüz siperi RESEPSİYONİST HER DURUMDA Tıbbi maske, siperlik ve eldiven Eldiven kullanmadığınız durumlarda ellerinizi işlem bitiminde mutlaka dezenfekte ediniz. Uygun KKE kullanımına ek olarak, her zaman el hijyeni ve solunum hijyeni yapılmalıdır. KKE kullanımdan sonra uygun bir atık kabında atılmalıdır. El hijyeni, KKE takmadan önce ve çıkarttıktan sonra yapılmalıdır. Ziyaretçi yasaklanmıştır. Misafirlerin odaları haricinde maskesiz dolaşmaması kural olup aksi halde kibarca uyarıda bulunulmalı ve hijyen kitinden verilmesi gerekmektedir. C. BİLKENT OTEK ÖZEL VE GENEL KULLANIMA ÖZGÜ ALANLARDA SOSYAL MESAFENİN KORUNMASINI SAPTAMAK ÜZERE AYNI ANDA KAÇ PERSONELİN/MİSAFİRİN BULUNACAĞINA DAİR BİLGİLENDİRME SALONLAR Kişi Adedi / Pax Salon İsmi Name of Room Sakarya 2000 1450 1000 900 600 - - Sakarya 1 400 400 300 260 180 60 - Sakarya 2 400 400 300 260 180 60 - Sakarya 3 400 400 300 260 180 60 - Sakarya fuaye salon önü Sakarya fuaye merdiven tarafı Sakarya Üst fuaye Sakarya Vıp İstanbul 900 441 520 450 324 - - İstanbul 1 600 273 330 250 198 100 - İstanbul 2 200 105 190 150 72 60 - istanbul fuaye İstanbul Vıp İzmir 400 250 320 300 150 60 55 20
Kapasite (pax) Capacity (pax) İzmir fuaye Ankara 250 220 180 150 110 45 51 Ankara Fuaye Konak Roof 200 110 130 80 55 50 Göksu 70 70 50 40 30 - Göksu 1 30 30 40 30 24 18 18 Göksu 2 30 30 40 30 24 18 18 Göksu fuaye alanı Fırat 100 90 100 60 45 45 34 Kızılırmak 60 65 50 40 33 21 21 Yeşilırmak 40 40 40 30 24 18 18 Meriç 45 30 40 30 18 18 15 Seyhan 50 50 40 30 18 24 22 Gediz 30 30 20 10 9-19 Toplantı fuaye Dicle salonu salonları 50 32 50 40 24 24 24 - - - - - - 16 Aksu ( Board Meeting Room ) 8 Kişilik / 8 Pax - - - - - - - Ceyhan RESTARONLAR SPA Akdeniz Mutfağı (toplam) 100 Sky Brasserie (toplam) 60 Norht Shıeld Bar (toplam) 20 SPA NET TOPLAM 666,00 METREKARE SPA MAKSİMUM KULLANACAK KİŞİ SAYISI 30 21
V. KORONAVİRÜS HAKKINDA MİSAFİR BİLGİLENDİRMELERİ A. HAVUZ MİSAFİRLERİ İÇİN HAZIRLANMIŞ TÜRKÇE BİLGİLENDİRME METNİ Ortak kullanım alanları ve odalarda kapı kolları, lamba düğmeleri, termostatlar, musluk, lavabo, klozet, havluluk, gibi sık dokunulan yüzeyler uygun kimyasallarla ekstra dezenfekte edilmektedir. Otele giriş çıkışların tamamı termal kameralar ile kontrol edilmekte olup ateş ölçümü yapılmaktadır. Otel girişlerinin bütününe dezenfektanlı paspaslar yerleştirilmiştir. Kural gereği otelimizde maskesiz dolaşmak yasaktır. Girişte maske ve eldiveni bulunmayan misafirlerimize tarafımızca koruyucu ekipman kiti temin edilmektedir. Otel içerisinde birçok bölgeye dezenfektanlar ve tıbbi atık çöp kutuları yerleştirilmiştir. Otel içerisinde hizmet veren tüm personel kişisel koruyucu ekipman ve dezenfektanları kullanırken paketlerinde önerilen kullanım miktarlarını, sürelerini aşmamaları ve kullanım yöntemleri konusunda eğitim verilmiştir. Sosyal mesafe kuralları korunarak belirli kapasitede misafir kabulü yapılmaktadır. Otelimizin ana girişinde termal kamera ile sair girişlerde ise temassız ateş ölçümü uygulamaları yapılmaktadır. Talep eden misafirlerimize maske ve eldiven gibi kişisel koruyucu ekipmanların bulunduğu kişiye özel temassız hazırlanmış misafir kitleri temin edilmektedir. Otelimizde önceliğimiz temassız ödeme alınmasıdır. Kabinler başta olmak üzere toplu ortak kullanım alanlarına sosyal mesafe kurallarına uygun kullanımına ilişkin işaretlendirmeler ve yazılı bilgilendirmeler yapılmıştır. Misafirlerimize talep etmeleri halinde özel dezenfekte edilmiş ve paketlenmiş havlu temin edilecektir. Genel kullanım alanları ve genel ortak tuvaletlerinin girişleri başta olmak üzere geniş 22
genel kullanım alanlarının farklı yerlerinde el dezenfektanı veya antisepti ği bulundurulmaktadır. Otelimizde bulunan tüm el dezenfektanı ve antiseptikleri Sağlık Bakanlığı onaylıdır. Yemek servisi verilen masalar arası mesafe 1,5 metre, yan yana sandaly eler arası 60 cm olacak şekilde düzenlemiştir. Açık büfemize misafir tarafına misafir erişimini engelleyecek şekilde pleksiglas veya benzeri bariyer yapılacak olup servis ise mutfak personelimiz tarafından yapılmaktadır. Misafirlerimize hizmet sunacağımız için personellerimizin düzenli sağlık kontrolü yapılmakta ve birlikte yaşadıkları kişiler de dahil olmak üzere tüm personelimizin COVID-19 açısından izlenebilmesi için periyodik bilgi temin edilmektedir. Tüm personelimize salgın ve hijyen konusunda özel eğitim verilmiştir. Personel girişlerimizde de ateş ölçüm uygulamaları yapılmakta ve tüm personelimize kişisel koruyucu hijyen ürünleri eksiksiz temin edilmektedir. Az insan az temas kuralını sağlayabilmek adına aynı vardiyaya mümkün olduğunca aynı personel çağırılmaktadır. Otelimiz, Bilkent Holding A.Ş. grup şirketi olan Bilintur Bilkent Turizm İnşaat Yatırım ve Ticaret A.Ş. işletmesidir. Bu sebeple Bilkent Holding A.Ş. ve Bilintur Bilkent Turizm İnşaat Yatırım ve Ticaret A.Ş. tarafından COVID-19 Enfeksiyonu riskine karşı çeşitli yönetmelik ve prodesürler hazırlanmış ve uygulanmaktadır. Tüm tedarikçiler ve iş ortaklarımızdan COVID-19 Enfeksiyonuna karşı kendi bünyelerinde aldıkları önlemlerle ilgili bilgi talep edilmiş ve tedarikçi listemiz bu önlemleri alan firmalar arasından güvenli şekilde oluşturulmuştur. Otelimiz sınırları içerisinde olası ve kesin vaka gerçekleşmesi ihtimaline karşı tüm süreci yönetebilmek adına COVID 19 eylem planları hazırlanmıştır. Eyleme planına ilişkin tüm personelimizi bilgilendirilmiş olup misafirlerimize de bilgi verilmektedir. Otelimizdeki her birimin çalışma prensipleri işi yapan-kontrol edenonaylayan olmak üzere üç aşamalıdır. Bu sebeple hijyen ve temizlik konusunda sıfır tolerans/sıfır hata sağlanmaktadır. Otelimizdeki tüm ünitelerinin girişinde olası yığılmalar dikkate alınarak yerler sosyal mesafe kurallarına uygun şekilde işaretlenmiştir. 23
Tedarikçiler, personellerimizin misafirleri, aile üyeleri de dahil olmak üzere Otelimize girişleri yasaklanmıştır. Personellerimiz MEB onaylı hijyen sertifikasına sahiptir. Misafirlerimize talep etmeleri halinde siperlik, kupa, çatal kaşık, tabak, çarşaf, yastık kılıfı vb gibi hiç kullanılmamış ve paketli ürünler satış noktalarında satışa sunulmaktadır. Havuz misafirimizin Otelimizden ayrılmasını takiben derhal kullanmış olduğu şezlong, temas ettiği şemsiye vb gibi ortak kullanım malzemeleri ULV Makinalar ile dezenfekte edilmekte ve üzerinden 1 saat geçmedikçe yeni misafirin kullanımına sunulmamaktadır. B. HAVUZ MİSAFİRLERİ İÇİN HAZIRLANMIŞ İNGİLİZCE BİLGİLENDİRME METNİ Surfaces frequently touched by people such as door handles, lamp switches, thermostats, water taps, sinks, closets, towel racks in rooms and the shared areas are extra disinfected with suitable chemicals. All entrances and exits of the hotel are controlled by thermal cameras and temperature is measured. Disinfectant mats are placed at all hotel entrances. As a rule, it is forbidden to walk in our hotel without a mask. Protective equipment kit is provided to our guests who do not have masks and gloves at the entrance. Disinfectants and medical waste bins are placed in many areas within the hotel. All the staff serving in the hotel have been trained on the usage method, recommended quantity for use of personal protective equipment and disinfectants, and not to use them after the expiry dates stated on their packages. Guests are accepted up to a certain occupation rate considering the social distance rules. Non-contact temperature measurement is made with thermal cameras at the main entrance of our hotel and at other entries. Upon request, we provide contact-free prepared guest kits with personal protective equipment such as masks and gloves for our guests. 24
Our priority in our hotel is to receive the payments in a non-contact manner. Signs and written notifications are present at the common areas, especially cabinets in relation with the social distance rules. Upon request, our guests will be provided specially disinfected and packaged towels. Hand sanitizers or antiseptics are available in different parts of the widely used areas, especially the common areas and the entrances of the common toilets. All hand sanitizers and antiseptics in our hotel are approved by the Ministry of Health. The distance between tables for food service is 1.5 meters and the interval between the chairs next to each other is 60 cm. A plexiglass or similar barrier will be placed in our open buffet to prevent guest access to the guest side and the service is provided by our kitchen staff. Regular health checks of our staff are carried out and the staff and those they live with are periodically informed in order to monitor all our staff in terms of COVID-19 as we provide continuous services to our guests. All of our staff were given special training on epidemics and hygiene. Temperature measurement is also made at the staff entrances and personal protective hygiene products are provided to all of our staff. In order to practice few people few contact rule, the same staff is called to the same shift as much as possible. Our hotel is an enterprise of Bilintur Bilkent Turizm İnşaat Yatırım ve Ticaret A.Ş. which is a group company of Bilkent Holding A.Ş. For this reason, various regulations and procedures have been drafted and applied implemented against the risk of COVID-19 infection by Bilkent Holding A.Ş. and Bilintur Bilkent Turizm İnşaat Yatırım ve Ticaret A.Ş. All suppliers and business partners have been asked for providing information about the precautions they have taken within their body against COVID-19 infection, and our supplier list has been created safely among the companies that have taken these measures. COVID 19 action plans have been prepared in order to manage the entire process for any possible and definitive incidents occur within the 25
boundaries of our hotel. All our staff and our guests are informed about the action plan. The working principles of each unit in our hotel are three - staged as the one performing the work - controlling the work and approving the work. For this reason, zero tolerance / zero error is ensured in hygiene and cleaning issue. The ground is marked in accordance with the social distance rules by considering the possible accumulation at the entrance of all the units in our hotel. The suppliers, staff members guests and their family members are prohibited from entering our Hotel. Our staff have MoNE approved hygiene certificate. If requested by our guests, unused and packaged products such as visors, cups, cutlery, plates, sheets, pillowcases, etc. are offered for sale at the sales points. The common use materials such as sunbeds, umbrellas, etc. that our pool guests have used will immediately be disinfected with ULV Machines after use and are not offered for use of other guests until after 1 hour. C. KONAKLAMA VE DİĞER MİSAFİRLER İÇİN HAZIRLANMIŞ İNGİLİZCE BİLGİLENDİRME METNİ Due to the outbreak of COVID-19 (coronavirus) declared as a pandemic by the World Health Organization, we have been closely following all national and international practices as Bilkent Hotel and Conference Center, brought especially by the T.C. Ministry of Health, T.R. Ministry of Interior, T.R. Ministry of Culture and Tourism and the Coronavirus Science Board of T.R. Ministry of Health, and we have been taking all our measures within this framework since the first day. In addition to acting with Zero Tolerance principle and the content of the national land international publications which have never been sacrificed, we provide the opportunity of staying safe to our guests with the cleaning procedures further elaborated by us. The titles of the cleaning procedures developed by us in addition to the high hygiene habits can be summarized as follows; 26
After the check-out, the room is disinfected with the necessary chemicals and left empty for at least 24 hours before serving. Thanks to our ventilation system inside the hotel, fresh air is supplied to all our meeting rooms, restaurants and all other common areas such as the gym. In common usage areas and rooms, frequently touched surfaces such as door handles, lamp buttons, thermostats, water taps, sinks, closets, towel holders are disinfected with suitable chemicals. All entrances and exits of the hotel are controlled by thermal cameras and temperature measurement is made. Disinfectant mats are placed in all hotel entrances. As a rule, it is forbidden to walk in our hotel without a mask. Protective equipment kit is provided to our guests who do not have masks and gloves at the entrance. Disinfectants and medical waste bins are placed in many areas within the hotel. All the staff serving in the hotel have been trained on the usage method, recommended quantity for use of personal protective equipment and disinfectants, and not to use them after the expiry dates stated on their packages. All table chairs in the restaurant are placed according to social distance rules and disposable cups prepared with zero - contact are available for your use. Guests are accepted up to a certain occupation rate considering the social distance rules Non-contact temperature measurement is made with thermal cameras at the main entrance of our hotel and at other entries. Upon request, our guests are provided contact-free guest kits with personal protective equipment such as masks and gloves. The guests who come to our hotel are requested for informing us about their location during the last 14 days and chronic diseases, if any, whether they have had COVID-19 or not, and according to the information given, a room / floor / block is selected according to the other guests. Our priority in our hotel is to receive the payments in a non-contact manner. Signs and written notifications are present at the common areas, especially cabinets in relation with the social distance rules. 27
For the guests who stay in the same room or are from the same family, no social distance condition is required with each other. For other guests, social distance is required. Hand sanitizers or antiseptics are available in different parts of the widely used areas, especially the common areas and the entrances of the common toilets. All hand sanitizers and antiseptics in our hotel are approved by the Ministry of Health. The distance between tables for food service is 1.5 meters and the interval between the chairs next to each other is 60 cm. A plexiglass or similar barrier will be placed in our open buffet to prevent guest access to the guest side and the service is provided by our kitchen staff Regular health checks of our staff are carried out and the staff and those they live with are periodically informed in order to monitor all our staff in terms of COVID-19 as we provide continuous services to our guests. All of our staff were given special training on epidemics and hygiene. Temperature measurement is also made at the staff entrances and personal protective hygiene products are provided to all of our staff. In order to practice few people few contact rule, the same staff is called to the same shift as much as possible. Our hotel is an enterprise of Bilintur Bilkent Turizm İnşaat Yatırım ve Ticaret A.Ş. which is a group company of Bilkent Holding A.Ş. For this reason, various regulations and procedures have been drafted and applied implemented against the risk of COVID-19 infection by Bilkent Holding A.Ş. and Bilintur Bilkent Turizm İnşaat Yatırım ve Ticaret A.Ş. All suppliers and business partners have been asked for providing information about the precautions they have taken within their body against COVID-19 infection, and our supplier list has been created safely among the companies that have taken these measures. COVID 19 action plans have been prepared in order to manage the entire process for any possible and definitive incidents occur within the boundaries of our hotel. All our staff and our guests are informed about the action plan. 28
The working principles of each unit in our hotel are three - staged as the one performing the work - controlling the work and approving the work. For this reason, zero tolerance / zero error is ensured in hygiene and cleaning issue. The ground is marked in accordance with the social distance rules by considering the possible accumulation at the entrance of all the units in our hotel. The suppliers, staff members guests and their family members are prohibited from entering our Hotel. Our staff have MoNE approved hygiene certificate. If requested by our guests, unused and packaged products such as visors, cups, cutlery, plates, sheets, pillowcases, etc. are offered for sale at the sales points. D. KONAKLAMA VE DİĞER MİSAFİRLER İÇİN HAZIRLANMIŞ TÜRKÇE BİLGİLENDİRME METNİ Dünya Sağlık Örtügü tarafından pandemi olarak ilan edilen COVID-19 (koronavirüs) salgını nedeniyle, ilk günden itibaren Bilkent Otel ve Konferans Merkezi olarak T.C. Sağlık Bakanlığı, T.C. İçişleri Bakanlığı, T.C. Kültür ve Turizm Bakanlığı ve T.C. Sağlık Bakanlığı Koronavirüs Bilim Kurulu başta olmak üzere ulusal ve uluslarası her türlü uygulamaları yakından takip ediyor, tüm önlemlerimizi bu çerçevede alıyoruz. Ulusal ve uluslar arası yayınlanan yayınların içeriğine ek olarak, Sıfır Tolerans prensibinden hareket ile ödün verilmeden tarafımızca daha da detaylandırılmış temizlik prosedürlerimiz ile tüm konuklarımıza güvenle kal imkanı sunuyoruz. Yüksek hijyen alışkanlıklarımıza ek olarak geliştirdiğimiz temizlik prosedürlerimizin özetle başlıkları şunlardır; Check-out sonrasında ilgili oda gerekli kimyasallarla dezenfekte edilip en az 24 saat boş bırakıldıktan sonra hizmete sunulmaktadır. Otel içerisindeki havalandırma sistemimiz sayesinde tüm toplantı salonlarımıza, restorana ve spor salonu gibi diğer tüm ortak alanlara dışarıdan taze hava verilmektedir.ortak kullanım alanları ve odalarda kapı kolları, lamba düğmeleri, termostatlar, musluk, lavabo, klozet, havluluk, gibi sık dokunulan yüzeyler uygun kimyasallarla ekstra dezenfekte edilmektedir. 29
Otele giriş çıkışların tamamı termal kameralar ile kontrol edilmekte olup ateş ölçümü yapılmaktadır. Otel girişlerinin bütününe dezenfektanlı paspaslar yerleştirilmiştir. Kural gereği otelimizde maskesiz dolaşmak yasaktır. Girişte maske ve eldiveni bulunmayan misafirlerimize tarafımızca hijyen kiti temin edilmektedir. Otel içerisinde birçok bölgeye dezenfektanlar ve tıbbi atık çöp kutuları yerleştirilmiştir. Otel içerisinde hizmet veren tüm personel kişisel koruyucu ekipman ve dezenfektanları kullanırken paketlerinde önerilen kullanım miktarlarını, sürelerini aşmamaları ve kullanım yöntemleri konusunda eğitim verilmiştir. Restoran içerisinde bulunan tüm masa sandalye düzeni sosyal mesafe kuralları gözetilerek yerleştirilmiş, sıfır temas ile hazırlanmış tek kullanımlık bardaklar kullanımınıza sunulmuştur. Sosyal mesafe kuralları korunarak belirli kapasitede misafir kabulü yapılmaktadır. Otelimizin ana girişinde termal kamera ile sair girişlerde ise temassız ateş ölçümü uygulamaları yapılmaktadır. Talep eden misafirlerimize maske ve eldiven gibi kişisel koruyucu ekipmanların bulunduğu kişiye özel temassız hazırlanmış misafir kitleri temin edilmektedir. Otelimize gelen misafirlerimize son 14 gün içerisinde bulunduğu yerleri ve varsa kronik rahatsızlıkları, COVID-19 geçirip geçirmediklerine ilişkin bilgiler talep edilmekte ve verilen bilgilere göre diğer misafirlerimizi dikkate alınarak konaklayacakları oda/kat/blok seçimi yapılmaktadır. Otelimizde önceliğimiz temassız ödeme alınmasıdır. Asansörler başta olmak üzere toplu ortak kullanım alanlarına sosyal mesafe kurallarına uygun kullanımına ilişkin işaretlendirmeler ve yazılı bilgilendirmeler yapılmıştır. Aynı odada konaklayan veya aynı aileden olan misafirlerin genel mahal kullanımlarında birbirleri ile sosyal mesafe şartı aranmaz. Diğer misafirler açısından ise sosyal mesafe şartı aranmaktadır. Genel kullanım alanları ve genel ortak tuvaletlerinin girişleri başta olmak üzere geniş genel kullanım alanlarının farklı yerlerinde el dezenfektanı veya antisepti 30
ği bulundurulmaktadır. Otelimizde bulunan tüm el dezenfektanı ve antiseptikleri Sağlık Bakanlığı onaylıdır. Yemek servisi verilen masalar arası mesafe 1,5 metre, yan yana sandaly eler arası 60 cm olacak şekilde düzenlemiştir. Açık büfemize misafir tarafına misafir erişimini engelleyecek şekilde pleksiglas veya benzeri bariyer yapılacak olup servis ise mutfak personelimiz tarafından yapılmaktadır. Misafirlerimize hizmet sunacağımız için personellerimizin düzenli sağlık kontrolü yapılmakta ve birlikte yaşadıkları kişiler de dahil olmak üzere tüm personelimizin COVID-19 açısından izlenebilmesi için periyodik bilgi temin edilmektedir. Tüm personelimize salgın ve hijyen konusunda özel eğitim verilmiştir. Personel girişlerimizde de ateş ölçüm uygulamaları yapılmakta ve tüm personelimize kişisel koruyucu hijyen ürünleri eksiksiz temin edilmektedir. Az insan az temas kuralını sağlayabilmek adına aynı vardiyaya mümkün olduğunca aynı personel çağırılmaktadır. Otelimiz, Bilkent Holding A.Ş. grup şirketi olan Bilintur Bilkent Turizm İnşaat Yatırım ve Ticaret A.Ş. işletmesidir. Bu sebeple Bilkent Holding A.Ş. ve Bilintur Bilkent Turizm İnşaat Yatırım ve Ticaret A.Ş. tarafından COVID-19 Enfeksiyonu riskine karşı çeşitli yönetmelik ve prodesürler hazırlanmış ve uygulanmaktadır. Tüm tedarikçiler ve iş ortaklarımızdan COVID-19 Enfeksiyonuna karşı kendi bünyelerinde aldıkları önlemlerle ilgili bilgi talep edilmiş ve tedarikçi listemiz bu önlemleri alan firmalar arasından güvenli şekilde oluşturulmuştur. Otelimiz sınırları içerisinde olası ve kesin vaka gerçekleşmesi ihtimaline karşı tüm süreci yönetebilmek adına COVID 19 eylem planları hazırlanmıştır. Eyleme planına ilişkin tüm personelimizi bilgilendirilmiş olup misafirlerimize de bilgi verilmektedir. Otelimizdeki her birimin çalışma prensipleri işi yapan-kontrol edenonaylayan olmak üzere üç aşamalıdır. Bu sebeple hijyen ve temizlik konusunda sıfır tolerans/sıfır hata sağlanmaktadır. Otelimizdeki tüm ünitelerinin girişinde olası yığılmalar dikkate alınarak yerler sosyal mesafe kurallarına uygun şekilde işaretlenmiştir. Tedarikçiler, personellerimizin misafirleri, aile üyeleri de dahil olmak üzere Otelimize girişleri yasaklanmıştır. 31