GELEN EVRAK KAYIT KULLANICI KILAVUZU 2012
İÇERİK GELEN EVRAK KAYIT... 4 1.1. Gelen Evrak Detaylı Kayıt... 4 Geliş Şekli: Evrakın birime ulaşma şekli seçilir, birden fazla kutucuk işaretlenebilir.... 5 Geldiği Yer: Bakanlık İçi, Bakanlık Dışı ve Şahıs seçeneklerinde uygun olan kutucuk işaretlenir Bakanlık içi ve dışı birimler otomatik olarakseçilir, Şahıs seçeneği el ile yazılır.... 5 T.C. Kimlik No: Gerekli durumlarda yazılır zorunlu alan değildir.... 5 Gizlilik Derecesi:... 5 Özel Durum:... 5 Evrak Sayısı:... 5 Evrak Tarihi:... 5 Evrak No:... 5 Kayıt Tarihi... 6 Konu Grubu:... 6 Konu:... 6 Havale Notu:... 6 Ekler:... 6 İlgiler:... 6 Havale Onayına Gönder:... 7 Yetkili:... 7 Havale:... 7 Miadı:... 7 Açıklama:... 7 İçerik Yükle:... 7 Kaydet:... 7 1.2. Gelen Evrak Hızlı Kayıt Sayfası:... 8 1.3. Birim Evraklar:... 8 Birimde Kayıt Bekleyen:... 8 Evrak No:... 8 Filtrele:... 8 Kağıt Ortamında Gelmeyecek Evraklarla Çalış:... 8 Konu/Geldiği Yer:... 9 Tarih:... 9 Kayıt Tarihi:... 9
Miat:... 9 Kağıt Ortamında Gelecekmi:... 9 İçerik:... 9 Detay:... 9 Birim Adına Teslim Al:... 9 Şahsıma Teslim Al:... 9 1.4. Şahsa Teslim Alınmış Evraka İşlem Yapma:... 10 Havale Et:... 11 Havale Onayı:... 11 İçerik:... 11 Güncelle:... 11 Cevap Yaz:... 12 Evrak Dolabı:... 12 Geri Gönder:... 13 Evrakı Sil:... 13 Sistem İçi-Dışı Teslim Fişi:... 13 Konu Grubu Değiştir:... 13 Detaylı Evrak Safahati:... 13 Havale Yeri Değiştir:... 14 1.5. Havale Onayı İçin Yetkiliye Evrak Gönderme:... 14
Gelen Evrak Kayıt 1.1. Gelen Evrak Detaylı Kayıt Birimler kendilerine elden, postayla, mail yoluyla veya fax ile gelen evrakları kayda alarak gelen evrak numarası verebilmek amacıyla bu sayfayı kullanırlar. Evrak kaydı yapılırken Sistem kişinin aktif olan birimine göre kayıt gerçekleştirir. Kişinin birden fazla birimde kullanıcı kaydı varsa mutlaka ana sayfadan Birim Seçimi menüsünden kayıt yapmak istediği birimi seçmelidir. Yanlış birimde kaydedilen evraklar evrak raporlarında görünmeyecektir. Sayfaya ulaşmak için Ana sayfada Evrak sekmesine tıklanır, açılan sayfada Kayıt İşlemleri menüsü altından Gelen Evrak Detaylı Kayıt linki tıklanır.
Kayıt sayfasında alttaki veriler uygun şekilde doldurulur. Geliş Şekli: Evrakın birime ulaşma şekli seçilir, birden fazla kutucuk işaretlenebilir. Geldiği Yer: Bakanlık İçi, Bakanlık Dışı ve Şahıs seçeneklerinde uygun olan kutucuk işaretlenir Bakanlık içi ve dışı birimler otomatik olarakseçilir, Şahıs seçeneği el ile yazılır. Yasal Statü: TS 13298 Standartları gereğince kayıt edilen evraklarda bulunması gereken Özel hayatın korunması ve Bilgi Edinme Başvuruları üst veri olarak tutulur. T.C. Kimlik No: Gerekli durumlarda yazılır zorunlu alan değildir. Gizlilik Derecesi: Bu seçenekler işaretlendiğinde evrakı yalnızca gizli evraka işlem yapma yetkisi olan kullanıcılar açabilir. Bu yetkiyi sadece Amirin yazılı isteği ile birim proje sorunluları verebilir. Özel Durum: Evraka uygun durum seçilir. Evrak Sayısı: Evrakı gönderen kurumun verdiği sayı girilir. Evrakta sayı yoksa Bila ibaresi yazılabilir. Evrak Tarihi: Evrakı gönderen kurumun evraka verdiği tarih girilir. Evrakta tarih yoksa günün tarihi girilebilir. Evrak No: Kayıt işlemi tamamlandığında sistem tarafından otomatik olarak verilir.
Kayıt Tarihi: Kayıt işlemi tamamlandığında sistem tarafından otomatik olarak verilir. Konu Grubu: Başbakanlık Standart Dosya Planına uygun konu grubu aratılarak seçilir. Konu: Yazının konusu anlamlı ve özlü şekilde ifade edilir. Havale Notu: Evrakı Havale eden personelin Gideceği birim veya kişilere ileteceği bilgiler için ayırılmış alandır. Ekler: Sistem içi ve sistem dışı olmak üzere 2 şekilde eklenir. Sistem İçi Ek Ekleme; taratılarak bilgisayara kaydedilmiş bir ekin eklenmesi suretiyle gerçekleştirilir. Yazının havale edildiği birim tarafından içeriği açılabilir. Sistem Dışı Ek Ekleme; Ekleri taratılamayacak kadar büyük olan vb. durumlarda eklenemeyen eklerin yazı ile belirtilmesidir. İlgiler: Sistem içi ve sistem dışı olarak eklenir. Daha önce sistemde oluşturulmuş evraklar arama sayfasından bulunarak sistem içi ek olarak eklenir havale edildiği birim tarafından açılabilir. Sistemde kayıtlı olmayan diğer evraklar yazı ile yazılarak sistem dışı ek olarak eklenir.
Havale Onayına Gönder: Bu kutucuk işaretlendiğinde birimde havale onayı yapacak olan yetkili amirlerin adları seçilebilir hale gelir. Yetkili: Birimin gelen evrakçısı evrakı kaydedip gideceği adresleri seçtikten sonra adreslerin uygunluğuna karar verecek olan yetkilinin seçildiği ekrandır. Birimde havale için yetkili görünmüyorsa ilgili Proje Sorumlusu ile irtibata geçilmelidir. Havale: Evrakın birime bağlı alt birimlere (valiliklerde dış kurumlarada) havale edileceği adreslerin seçilebildiği ekrandır. Miadı: Evrakı kaydederken işlem yapılması gereken gün belirtilecekse 1-30 gün arası seçim yapılabilir. Açıklama: Evrakla İlgili daha sonraki evrak aramalarında görüntülenecek bir açıklama girişi yapılmak isteniyorsa bu alana girilebilir. İçerik Yükle: Gelen evraka ait üstyazı tarayıcıdan geçirilerek içerik butonu aracılığıyla bilgisayardan seçilerek sisteme yüklenir, böylelikle evrakın havale edildiği birimdeki kullanıcı içerik butonuna basarak taranmış içeriğe ulaşabilir. Kaydet: Butona basıldığında sistem evraka bir gelen evrak numarası vererek kaydeder ve evrakı havale onayı için seçilen amirin Havale Onayı Bekleyenler sayfasına düşürür.
1.2. Gelen Evrak Hızlı Kayıt Sayfası: Valiliklerde ildeki tüm resmi kurumlara gelen evraklar kayıt altına alınıp havale edildiğinden birimlerimizi ilgilendirmeyen dış kurum evraklarının sadece sayı, konu vb. kısa bilgilerinin kaydedilerek gelen evrak sayısı verilip birimine havale edildiği sayfadır. 1.3. Birim Evraklar: İçişleri Bakanlığına bağlı diğer birimleri tarafından kaydedilerek sistem üzerinden biriminize gönderilmiş olan evrakların birim adına teslim alınarak birim numaratöründen sayı verilmesi işlemidir. Yeni!! Birimdeki evrakları iş bölümü yaparak paylaşan evrakçılar için kolaylık olması amacıyla; Alt Birimlerden Gelen, Taşra Birimlerinden Gelen Merkez Birimlerinden Gelen kutucukları eklenmiş sadece bu kriterlere göre evrak listelenebilmesi özelliği getirilmiştir. Birimde Kayıt Bekleyen: Sadece Birim adına yetkilendirilmiş olan gelen veya genel evrakçılar tarafından görülebilir. Evrakı kaydeden kurumun verdiği evrak no. su ile görünür. Sayfada Görülen; Evrak No: Karşı kurumun giden evrak numarasını gösterir, Evrak No yazısının üstüne basıldığında büyükten küçüğe tekrar basıldığında küçükten büyüğe doğru listeleme yapar. Filtrele: Bu kutucuğun içerisine bir evrak numarası yazılarak aratıldığında birçok evrakın içerisinden aratılan evraka daha kolay ulaşılabilir. Kağıt Ortamında Gelmeyecek Evraklarla Çalış: Bu linke tıklandığında yalnızca karşı kurum tarafından elektronik imzalı olarak kaydedilerek gönderilmiş olan ve aslı gelmeyecek evraklar listelenir.
Konu/Geldiği Yer: Evrakın konusunu ve gönderen birimi gösterir başlığa tıklandığında harf sıralamasına göre filtreleme yapar. Konu üzerinde farenizin imlecini 1 sn. bekletirseniz otomatik ön izleme penceresi açılır ve kapanır. Tarih: Evrakın birime geldiği tarihi gösterir. Kayıt Tarihi: Evrakı ilk kaydeden birimin verdiği tarihi gösterir. Miat: Süreli evraklarda seçilen gün sayısını gösterir. Kağıt Ortamında Gelecekmi: Evrak aslının olup olmadığını gösterir. Hayır seçeneği seçilmişse aslı beklenmeden teslim alınabilir. İçerik: Butona tıklandığında evrakın ön izleme penceresini kalıcı olarak açar, bir kez daha tıklandığında kapatır. Detay: Evrakla ilgili içerik ve kayıt bilgilerinin detayına ulaşılan sayfadır. Birim Adına Teslim Al: Bu link aracılığıyla teslim alınan evraklar kurumun gelen evrak sayısını alarak Birimde Kaydedilmiş Evraklar sayfasına düşerler. Sizinle aynı yetkideki diğer ervakçılar birimde kaydedilmiş evrakların arasında bu evraklar görebilir ve şahsına teslim alarak işlem yapabilirler. Şahsıma Teslim Al: Bu link aracılığıyla teslim alınan evraklar kurumun gelen evrak sayısını alarak işlem yapılmak üzere Birimden Teslim Aldığım sayfanıza düşer. Sizinle aynı yetkideki diğer evrakçılar teslim aldığınız bu evraka işlem yapamaz ve birim evraklar içerisinde göremezler.
1.4. Şahsa Teslim Alınmış Evraka İşlem Yapma: İşlem yapılmak istenilen evrakın sağındaki Detay butonuna tıklandığında aşağıda görülen evrak genel sayfasına ulaşılır bu sayfa üzerindeki menülerden;
Havale Et: Evrak Havale onayına gönderilmeden doğruda ilgili birim ya da kişiye havale edilebilir. Havale Onayı: Evrak genel sayfasına tekrar gitmenizi gerektirmeden sayfadan doğrudan Havale Onayı işlemi gerçekleştirebilmenizi sağlar. İçerik: Evraka ait sisteme kaydedilmiş olan içeriğin görüntülendiği sayfa. Güncelle: Evrak kendinizce kaydedilmiş bir gelen evrak ise detay bilgilerini güncelleyebildiğiniz sayfaya ulaşırsınız. Diğer birimlerce kaydedilmiş bir evrak ise sistem güncelleme yapmanıza izin vermez.
Cevap Yaz: Bu linke tıklandığında sistem bir giden evrak oluşturma sayfası açar. Evrakın konusu, ilgisi ve cevap verileceği yer bilgisi giden evrakın üzerine otomatik yansır. Evrak Dolabı: İşi biten evrakı sistem arşivine kaldırmak için kullanılır. Daha önce oluşturduğunuz kapatma rotalarından evrak durumuna uygun olan bir tanesi seçilerek evrakın kapatma akışı işlemi başlatılır. Kapatılan evraklar Evrak Ana Sayfasındaki Kapatma İşlemleri menüsünün altına düşer. Kapatma rotasında paraf veya imza sürecinde yer alıyorsanız bu menüden giriş yaparak paraf veya imza işlemini tamamlamalısınız. Sadece kendinizin imzacı olduğu rotadaki kapatma işlemleri bu menüye düşmeden otomatik kapanır.
Geri Gönder: Evrakı size havale etmiş olan birime evrakı geri gönderebilirsiniz. Evraka işlem yapan ilk birim kendi biriminizse geri gönderme yapılamaz. Evrakı Sil: Sadece Kendi kaydetmiş olduğunuz gelen evrakları silebilirsiniz. Sistem İçi-Dışı Teslim Fişi: Evrakın havale edildiği birime göre alınabilen teslim fişini gösterir. Konu Grubu Değiştir: Yanlış seçilmiş veya birime uygun olarak değiştirilmek istenen konu grubu bu link aracılığıyla değiştiilebilir. Detaylı Evrak Safahati: Evrakın işlem gördüğü tüm süreçleri ağaç yapısı şeklinde gösteren sayfadır.
Havale Yeri Değiştir: Yanlış Birime havale edilmiş olan bir evrakın havale bilgilerini değiştirmek amacı ile kullanılır. 1.5. Havale Onayı İçin Yetkiliye Evrak Gönderme: Birimlerde yalnızca Gelen veya Genel evrakçılarının görebildiği sayfadır. Bu sayfada kaydedilen veya teslim alınan gelen evrakların gideceği yeri ve onaylayacak amirin ismini seçebilirler. Butona basıldığında açılan pencerede en üstte havaleye onay verecek birim amirlerinin isminin seçilebildiği açılır kutucuk bulunur.
Gelen evraklar Birim İçi, Birim Personeli ve Kurum Dışı olmak üzere 3 şekilde havale edilebilir. Havale Notu Ekle linki tıklanırsa açılacak pencere aracılığıyla birimlere evrakla ilgili özel bilgiler de verilebilir. Evrakın havale edileceği adresler aratılarak bulundktan sonra Ekle botununa basılarak seçili hale getirilir. Ardından Havale Onayına Gönder linkine tıklanırak işlem tamamlanır.