BÖLÜM12 2- FORMÜLLER ve OTOMATİK TOPLAM 2.1. Formüller Formül, bir sayfadaki verilerin aritmetiksel, mantıksal, istatistiksel vb. işlemleri yapması için kullanılan denklemlerdir ve bize sonuç bildirirler. Excel'de bir formül her zaman eşittir işaretiyle (=) başlar ve bu işaret ile hücredeki karakterlerin bir formül oluşturduğu anlaşılır. Formülün sonucu formülün bulunduğu hücreye yazılır ve yazılan formül, formül çubuğu alanında görüntülenir. Formül bir hücreye direk yazılabileceği gibi işlev sihirbazı kullanılarak da oluşturulabilir. Bunun için hücre seçilir ve formül çubuğuna önce eşittir (=) işareti ardından da formül yazılır. Formülün yazma işlemi bittiğinde klavyeden Enter tuşuna basılır veya başka bir hücre tıklanır. Formülle, toplama, çıkartma, çarpma ve bölme gibi matematik işlemler yapabileceği gibi sayfadaki değerler karşılaştırabilir veya yazılı metinler birleştirilebilir. Örneğin G4 hücresine =C4+D4+E4+F4 yazılırsa, Excel C4, D4, E4 ve F4 hücrelerinin değerlerini toplar. G4 hücresine yazılan formül =TOPLA(C4:F4) da olabilir. Her iki formülde aynı işlemi yapar ve sonuç aynıdır. Birisinde hücreler tek tek diğerinde ise hücreler grup olarak belirtilmiştir. Burada kullanılan TOPLA, Excel de toplama işlemini yapar. Formülde hücre adreslerini yazarken; adresleri tek tek yazmak yerine ilgili hücre veya hücre grupları mouse ile seçilerek seçilen hücre adreslerinin formüle eklenmesi sağlanabilir. Bu metot çok daha kolaydır. Formüllerde birden fazla işlem varsa her bir işlem özel bir sıraya göre hesaplanır. Excel de formül çözümünde, her işlemin bir sırası vardır; Excel formüllerindeki her hesaplama özel sırasına göre soldan sağa doğru yapılır. Formüllerde parantez işareti varsa işlem önceliği parantez içlerindedir. İç içe parantezler varsa önce en içteki parantezden başlayarak sırasıyla en dıştaki paranteze doğru işlem yapılır. 89
İşlem önceliği Bir formülde birden fazla işlem işareti varsa, Excel de işlemler şu sırayla yapılır: İşaret Anlamı Öncelik sırası ^ Üst alma 1 * Çarpma 2 / Bölme 2 + Toplama 3 Çıkarma 3 & İki metin dizesi artarda bağlama 4 = Eşittir 5 < Küçüktür 5 > Büyüktür 5 <= Eşit veya küçüktür 5 >= Eşit veya büyüktür 5 <> Eşit değildir 5 Bir formülde, aynı önceliğe sahip olan işaret varsa (örneğin, hem bir çarpma, hem de bir bölme varsa) Excel işlemleri soldan sağa doğru sırayla yapar. Değerlendirme sırasını değiştirmek için, formülün ilk olarak hesaplanacak olan parçası parantez içine alınabilir. Bir formülde sabit değerlere ve diğer hücrelere başvuru yer alabilir. Formül içeren bir hücrenin değeri diğer hücrelerdeki değerlere bağlı ise formülü içeren hücre etkilenen hücre diye adlandırılır. Bir formülün başvurduğu hücre değişikliğe uğrarsa, etkilenen hücre de değişir. Örneğin yukarıda verilen formüldeki C4 hücresinin değeri değişirse bundan etkilenen G4 hücresinin değeri de otomatik olarak değişecektir. Şekil 2.1.1. Excel de Formül Örnek : Sınav sonuçlarının Excel yardımı ile yazılarak başarı notu ve sonuç alanlarının formül yardımı ile hesaplanması 90
Şekil 2.1.2. Başarı notunun hesaplanması Başarı notu; vize notunun %40 ı ve final notunun %60 ının toplamıdır. D3 hücresi vize notu, E3 hücresi ise final notu için kullanılmıştır. F3 hücresi de başarı notunun yazılacağı hücredir. F3 hücresindeki değerin bir formül değeri olduğu formül çubuğu alanına yazılan = işareti ve bu alandaki YUVARLA((D3*0,4+E3*0,6);0) formül yazısından kolayca anlaşılır. Burada YUVARLA fonksiyonu çıkan sonucun yuvarlatılarak tam sayı hesaplanmasını sağlamak için kullanılmıştır (Daha fazla detay için Yuvarla fonksiyonunu inceleyiniz). Şekil 2.1.3. Sonuç alanının yazdırılması 91
G sütununa yazılacak Başarılı ve Başarısız ifadeleri için bu alana formül yazılmıştır. Bundaki amaç, kullanıcının bu sütuna yazılacak sonuçları tek tek yazmasını ve kontrol etmesini engellemek ve yapılacak işin daha kolay ve hızlı yapılmasını sağlamak içindir. Yazılan formül vize ve final notunun yazılıp başarı notunun Excel tarafından otomatik hesaplanmasından sonra öğrencinin başarı notunun 50 den büyük veya küçük olmasına göre sonucun Excel tarafından otomatik olarak yazılmasını sağlar. =EĞER(F3>=50;"Başarılı";"Başarısız") formülü F3 hücresindeki bilginin 50 den büyük ve eşit olması durumunda sonuç alanına Başarılı aksi durumlarda ise Başarısız yazılmasını sağlar. Yukarıda yapılan bu hesaplamalar 2000337004 nolu öğrenci için hesaplanmıştır. Sınava giren diğer öğrenciler için de bu hesaplamaların yapılması gerekmektedir. Excel her konuda olduğu gibi; bu konuda da çok büyük kolaylık sağlayarak her bir öğrenci için bu formüllerin ayrı ayrı yazılmasına gerek kalmadan otomatik doldurma yöntemi ile listedeki diğer öğrencilerin hesaplamalarını da yapar. 2.2. Otomatik Doldurma Yöntemi Not hesabında olduğu gibi çoklu alanlar için aynı formül uygulanacaksa serinin ilk elemanı için formül yazılır ve diğerlerinde de aynen geçerli olması için birinci formülün olduğu hücrenin sağ alt köşe çizgisine Mouse ile yaklaşılır. Bu noktada + işareti görülecektir. Bu işaret görüntülendiğinde bu işaretten başlayarak formülün geçerli olacağı alanlar boyunca Mouse basılı tutularak çek-sürükle metodu ile tüm liste boyunca çekilerek işaretlenir. Liste bittiğinde Mouse bırakılır ve işaretlenen tüm alanlarda formül geçerli olur. Hesaplama sonunda her bir alanın kendi ile ilgili rakamlara göre işlem yaptığı görülür. Otomatik doldurma için kullanılan sağ alt köşedeki işaret Şekil 2.2.1. Otomatik doldurma yöntemi Otomatik doldurmadan sonraki liste görüntüsü 92
Aynı işlem G sütununda bulunan sonuç alanı içinde yapılır. Önce birinci öğrenciye ait sonuç formülü yazılır sonra bu formülün alt köşesinden çek-sürükle yapılır ve Mouse tüm liste boyunca çekilerek daha önce aynı metotla hesaplanan başarı notlarına göre sonuçların her bir öğrenci için yazılması sağlanır. Burada tüm işlemler bittikten sonra herhangi bir hücredeki değerler üzerinde değişiklik yapılacak olursa yapılan değişiklik etkilenen hücreye de yansır. Örneğin E6 da bulunan 2001337003 numaralı öğrencinin final notu 30 olarak değiştirildiğinde başarı notu 38 ve sonuç alanı da başarısız olarak Excel tarafından otomatik olarak hemen değiştirilecektir. 2.3 Alt Toplamlar ve Otomatik Toplam Alma Simgesi Excel de otomatik toplama yaptırmak için kullanılır. Excel de birbirine komşu hücrelerdeki değerler toplatılmak istenirse en son rakamın altındaki hücreye konumlanarak bu simgeye çift tıklanır. Birinci tıklamada toplamı alınacak hücreler işaretlenir, formül çubuğu alanı ve sonucun yazılacağı hücreye (G3) formül yazılır ve ikinci tıklamada ise toplam alınarak ilgili hücreye sonuç yazılır. Otomatik Toplam bir birine komşu olmayan hücrelerdeki toplamı aldırmada kullanılacaksa, formül için =TOPLA( yazdıktan sonra bir elimiz klavyede Ctrl tuşuna basılı tutularak ve Mouse ile diğer hücre veya hücre grupları seçilebilir. Örneğin, =TOPLA(B2:B4;E6:E7;D9:D10) Bu işlemde B2,B3,B4,E6,E7,D9 ve D10 hücrelerindeki rakamlar toplanacaktır. Otomatik toplamda rakamlar alt alta veya yan yana arada boşluklar olmadan sıralanmış olmalıdır. Yani rakamlar arasında boşluk olmamalıdır. Eğer boşluk olursa; boşluktan önceki değerler dikkate alınmayacak ve toplama işlemi boşluktan sonraki değerlerin toplamı olacaktır. Bu durumda da sonuç yanlış olacağı için bu özelliğe dikkat etmek gerekmektedir. Şekil 2.3.1. Toplam alma 1.adım 93
Şekil 2.3.2. Toplam alma 2.adım Bu örnekte serinin ilk satır elemanı olan brüt gelirin yıllar toplamı hesaplanmıştır. Diğer satır elemanlarının hesaplaması için daha önce anlatılmış olan otomatik doldur metodu uygulanabilir veya her toplam tek tek otomatik toplam simgesine basılarak hesaplanabilir. Aynı işlem yatay toplam içinde yapılabilir. Önce 1999 yılı toplamı otomatik toplam simgesi ile hesaplanır ve sonra otomatik doldur metodu ile diğer alanlarda hesaplattırılır. Satır elemanlarının (yan-yana hücreler) otomatik toplamı alınırken yatay işaretleme yapılır. Sütun elemanlarının (alt-alta hücreler) otomatik toplamı alınırken dikey işaretleme yapılır. Buna benzer yatay ve dikey toplamların birlikte yapılacağı hesaplama işlemlerinde kullanılan kısa yöntem vardır. Bu yöntemde hesaplamaların yazılacağı alanlar dahil olmak üzere toplamı alınacak tüm değerler Mouse ile işaretlenir ve otomatik toplam simgesine tek tıklanır. Tüm toplama işlemleri yapılmış olur. Şekil 2.3.3. Otomatik toplam alma işlemi 94
2.4. Fonksiyonlar ve İşlev Yapıştır Excel hesaplama işlemleri için kullanılan bir ofis programıdır. Hesaplama işlemleri sadece basit aritmetik işlemlerden oluşmaz. Excelde birçok meslek grubunun yaptığı işlemler bu konu hakkında çok fazla bilgi sahibi olunmadan, ekstra işlemler yapmadan excel tarafından kolayca yapılabilir. Örneğin : ortalama alma, faiz oranı, çarpıklık, olasılık, kombinasyon v.b.işlemler gibi. Bu işlemlere fonksiyon denilmektedir. Excel de bulunan bu yüzlerce fonksiyon kullanılarak her türlü hesaplama işlemleri yapılabilir. Excelde bulunan bu yüzlerce fonksiyonu ve formüllerinin yazılışını akılda tutmak zordur. Fonksiyonların neler olduğunu, nasıl formülleşeceğini öğrenmek yerine bu işlemleri kolayca yaptıran işlev yapıştır kullanılır. Windows XP de işlev yapıştır simgesi bulunmamaktadır. İşlev yapmak için araç çubuğunda bulunan otomatik toplam simgesinin yanında bulunan aşağıya doğru ok işaretine tıklanarak yeni bir pencerenin gelmesi sağlanır. Şekil 2.4.1. Buradan Diğer işlevler seçilerek işlem yapılır. Aynı işlem ekle-işlev menüsünden seçilerek de yapılabilir. Bir sınava ait başarı notlarının ortalamasının işlev yardımı ile hesaplanması : Aşağıdaki ekranda bir sınava ait ders notları bulunmaktadır. 95
Şekil 2.4.2. Sınav sonuç listesi Bu notların başarı ortalamasını hesaplamak için başarı notlarının yazıldığı alanın en altına mouse ile konumlanır ve ekle menüsünden işlev seçilir veya araç çubuklarında bulunan tıklanır. Ekrana işlev yapıştır gelir. Şekil 2.4.3. İşlev Yapıştır 96
Bu ekranda fonksiyonlar kategorilerine göre sıralanmıştır. Pencerenin sol tarafında işlev kategorileri, sağ tarafında her işlev kategorisine ait işlev adları ve alt kısımda ise seçilen işleve ait açıklama ve formül bulunur. Ortalama bulma istatistiksel işlev kategorisindedir. Ortalamanın formülü ve ortalamaya ait açıklamalar ekranın alt kısmında görüntülenmiştir. Burada işlev seçildikten sonra tamam tıklanır. Şekil 2.4.4. Ortalama alma Yukarıdaki ekranda çift çizgi ile belirlenmiş bölgede işlemler yapılır. Burası ortalaması alınacak hücrelerin adreslerinin belirlendiği alandır. Bu alana excel deki hücre yazma kurallarına göre hücre adresleri yazılır. Bir diğer yöntem ekrandaki ilgili hücrelerin mouse yardımı ile işaretlenerek bu alana yazılmasını sağlamaktır. Hücre bilgileri bu alana yazıldığında veya seçildiğinde işlemin sonucu bu pencerenin ortasında ve sol alt köşesinde hemen görüntülenir. Tamam seçilerek işlev tamamlanır. 97
Şekil 2.4.5. Ortalama alma (Şekil devamı) Excel de yapılacak her işlem için işlev çok rahatlıkla kullanılabilir. Excel de yapılabilecek işlev kategorileri ve her kategoriye ait işlemleri inceleyiniz. Bunların çok fazla olduğu ve excelin bu konuda çok büyük kolaylıklar sağladığı görülecektir. Hata Mesajları Excel deki belli başlı hata mesajları şunlardır: ##### Bulunan sonuç hücrenin gösterebileceğinden daha geniş olduğundan sütun genişliğini arttırılmalıdır. Yaptırılan hesap eksi sonuç veren bir tarih ve/veya saat formülü içeriyorsa yine bu hata mesajı alınır. #AD? Bir formülde tanımlanmamış bir grup veya hücre adı kullanılıyor ise bu hata mesajı alınır. #BAŞV! Formülünüz artık varolmayan bir hücre veya hücre grubundan değer almaya çalışıyorsa bu hata alınır. #BOŞ! Birbirine dokunmayan hücreler bir grup olarak belirtildiğinden, muhtemelen grup adreslerinden birinin önünde boşluk var. #BÖL/0! Bir formülde bir sayı sıfıra bölünmek istenirse ortaya çıkar; formüllerde boş bir hücreden değer istenmemesine dikkat edilmelidir. #DEĞER! Formülde bir metin alana işlem yaptırılıyor veya yanlış tür değişken kullanmak isteniyor. Bu hata ile Formül Otomatik Düzelt komutunun formülü düzeltemediği durumlarda da karşılaşılır. #SAYI! Bir formüldeki veya fonksiyondaki bir sayı geçerli değil; ya da Excel formülde kullanacağı bir sayıyı henüz hesaplamamıştır. #YOK Bir değer, bir işlevde veya formülde herhangi bir sebeple kullanılamıyorsa ortaya çıkar. Doldurulan bir tabloda bazı hücrelerde değer yoksa, yazılan formüllerin uyarı vermesi için bu hücrelere #YOK yazılır; formüller #YOK mesajı verecektir. 98