MICROSOFT DYNAMICS ELEMENTA Hizmet sektörü Proje Yönetimi için özel geliştirilmiş dikey çözüm
İçindekiler Contents Genel Bakış... 3 Elementa nın temel felsefesi... 3 Gereksinimler, Sorunlar ve Çözüm... 3 Akılcı Çözüm... 5 Dynamics NAV... 6 Elementa Modüller... 7 İş Kartı / Proje Kartı... 7 Bütçe Araçları (Budget Tools)... 10 Proje Siparişi (Job Order)... 11 Zaman Çizelgesi (Timesheet)... 12 Masraf Yönetimi... 14 Proje Bilgi Formu PBF... 15 Satınalma... 15 CRM... 17 Rapor Modülü... 17 2
Genel Bakış Elementa nın temel felsefesi Elementa, Pargesoft tarafından, profesyonel hizmet alanında faaliyet gösteren ve proje bazlı çalışan firmalar için Microsoft Dynamics NAV ile entegre, web tabanlı olarak geliştirilen proje yönetim yazılımıdır. Sözleşmeye dayanan proje süreçlerinin diğer iş birimleri ile tümüyle bütünleşik bir yapıda yönetilmesi hedeflenmektedir. Elementa, tüm kaynaklarınızı ve enerjinizi proje planlama ve yönetiminde en verimli şekilde kullanmanızı sağlayacak eşsiz bir platformdur. Elementa nın her bir modülü, doğadaki dört element gibi, birbiriyle ilişkilendirilir, biri diğerini mükemmel bir uyumla besler ve güç verir. Elementa iş ve proje yönetiminde bu mükemmel uyumdan yola çıkarak eksiksiz bir döngü oluşturur. Elementa, arka ofisindeki güçlü ERP yazılımı Dynamics NAV ile beraber projenin planlanması, uygulanması, izlenmesi ve raporlanmasını sağlar, diğer tüm iş birimlerinizle ilişkilendiren güçlü yapısıyla tüm sorunlarınızı çözer, maliyetlerinizi düşürürken karınızı artırır. Gereksinimler, Sorunlar ve Çözüm Proje, başı ve sonu önceden belirlenen, çeşitli kaynakların kullanılması ile belirli bir amaca yönelik süreçler zinciri olarak tanımlanıyor. Ancak birçok tanımda eksik kalan, her projenin aslında bir karmaşa ve kaos olduğudur. Projeler yapısı gereği birçok unsurun aynı anda yönetilmesini gerektirir ve dinamik çalışma yöntemleri olarak karşımıza çıkar. Bu kaostan çıkmanın tek yolu ise sistem dahilinde etkili yönetimdir. 3
Proje yönetiminin başarılı olması için; Proje tasarı/planının olması; Proje maliyet yönetiminin büyük bir titizlikle uygulanması; Sözleşme-Faturalama tam entagrasyonunun sağlanması; Teklif/Sözleşme Süreçlerinin Yönetiminin etkili olması; İnsan kaynaklarının doğru yer ve sürede kullanılabilmesi, vardiya planlamasının eksiksiz olarak yapılması; Takvim uygulamalarıyla insan kaynaklarının çalışma sürelerinin hatasız şekilde izlenebilmesi; Etkin Operasyon Yönetiminin olması; Proje yönetiminin tüm kollarının birbiriyle ilişkilendirilebilmesi; Proje yönetiminin, muhasebe, satın alma, insan kaynakları gibi diğer iş birimleriyle kesintisiz ve eşzamanlı olarak entegre çalışması; İş zekasının; izleme, karşılaştırma, karlılık ve verimlilik raporları kadar süreç iyileştirme çalışmalarını mümkün kılabilmesi gerekmektedir. Firmalar proje yönetimi konusunda ne kadar deneyimli ve titiz olursa olsun birçok proje beklendiği gibi başarılı olmuyor/olamıyor. Maliyetler artıkça projelerde zarar ön plana çıkıyor. Buna bağlı olarak müşteri memnuniyeti düşüyor. Proje adımlarında ortaya çıkan aksamalar ve insan kaynaklarının verimli kullanılmaması nedeniyle projede yer alan tüm birim ve kurumlar arasında çatışmalar yaşanabiliyor. Yapılan araştırmalara göre projeler yürütülürken kuruluşların en çok karşılaştıkları sorunlar şöyle: Maliyet planlamasında sapmalar % 40.3 Proje kontrol ve izleme aşamasında aksaklıklar % 21.1 Ekip çalışmalarında sorunlar % 18.9 Proje grubunun oluşturulmasında sorunlar % 16.7 Fizibilite ve değerlendirme aşamasında sorunlar % 14.4 Proje enformasyon ve raporlama sisteminde tıkanıklıklar % 14.4 Planlama aşamasında sorunlar % 12.2 Kapasite ayarlamasında sorunlar % 10.0 Yönetimden kaynaklanan sorunlar % 8.9 Diğer % 6.7 4
Projeler insanlar tarafından planlanır, tasarlanır, izlenir, kontrol edilir ve değerlendirilir. Belki en büyük risk faktörü de insan. Eğer insan kaynakları doğru şekilde yönetilemezse, görev ve roller plan dahilinde belirlenemezse proje grubunun oluşturulmasında ya da ekip çalışmalarında sorun çıkması kaçınılmaz olur. Ya da en büyük sorun olarak gösterilen maliyet planlamasındaki sapmalar etkin bir izleme olmamasına, maliyetlerin analiz edilememesine, planlamanın hangi adımda şişme ve darboğaz olduğunu görülememesine, önceki proje maliyetlerinin doğru analizini yapıp sonraki projelerde iyileştirme çalışması yapılamamasına bağlanabilir. Bu aşamada motorcuların bir sözünü hatırlamakta fayda var: Sürüş için değil çarpışma için giyin. Elementa, sizi tüm projelerde oluşabilecek risklere karşı koruyabilen, gereksinimlerinize cevap veren, maliyetleri kontrol altına alıp karlılığı artıran, firmaların iş süreçlerine uyum sağlayabilen ve özelleştirilebilen yönetim sistemidir. Başarı ve başarısızlık, firmaların insanların enerji ve yeteneklerini ortaya çıkarabilmesine bağlıdır. Thomas J. Watson, Jr. Akılcı Çözüm Elementa şu modülleriyle, proje bazlı hizmet firmalarının iş süreçlerini optimize eder: Proje Teklifi Sözleşme Proje kaynaklarının tedariki (eleman, teçhizat vb.) Kurumsal izinler/bildirimler Vardiya Çizelgesi (Planlama) Fiili Hizmet Vardiya Çizelgesi (Gerçekleşen) Bordro hesaplamaları Faturalama Raporlama ve Analiz NAV Elementa nın size kazandırdıklarıyla projeleriniz başarı hikayesine dönüşecek: Maliyetler kontrol altına alınırken karlılık artar: %8 e kadar daha fazla kar! Teklif/Sözleşme/Faturalama sürecininin etkili yönetim sağlanır 5
Kaynak planlamasını mümkün kılarken verim artar, daha az insanla daha fazla proje yönetebilirsiniz. Gerçekleştirilen tüm projeleri; planlama, uygulama, maliyetlendirme ve sonuç bakımından karşılaştırarak her projeyle süreçlerinizi iyileştirebilir ve müşteri memnuniyetinizi arttırabilirsiniz. Gelişmiş raporlama fonksiyonlarıyla yönetim, proje lideri ve proje ekipleri yürütülen projeler üzerinde tam kontrol sağlar. Güçlü ve esnek arka ofis yazılımı olan Dynamics NAV ile şirketinizin tüm iş süreçleri aynı platform üzerinden yürütülür. Saha artık parmağınızın ucunda Hava nasıl özgürlüğün simgesiyse Elementa da firmlara, sahada ya da ofiste, mesafelere rağmen tam özgürlük ve özgürlüğe rağmen tam kontrol sağlıyor. Proje yöneticileri sahaya inmeden saha bilgisin eşzamanlı, eksiksiz olarak alabiliyor, sahada çalışan ekip üyesi web tabanlı erişim sayesinde ofise gitmeden kendisine atanan işleri görüp sonuçlarını sisteme girebiliyor, bu sayede projenin gelişimi anlık olarak izlenebilir hale geliyor. Her ERP implemantasyonu bir projedir Her projede olduğu gibi iyi planlamalı ve iyi takip edilmelidir. Erp projeleri üç ayaklıdır: Çözümün kendisi, çözümü alan firma ve çözümü firmanıza uyarlayan danışman firma. Çözümümüz, sektörde onlarca firmaya uyarlanarak geliştirilmiştir ve Dynamics NAV temelinde mükemmel sonuçlar almanızı sağlamaktadır. Danışman firma olarak Pargesoft hem yazılım hem de proje yönetimi açısından deneyimli ve uzman kadrosu ile hizmet vermektedir. Elementa yla tanışın, firmanızı beraber geleceğe taşıyalım Dynamics NAV Elementa, NAV ile entegre çalışan bir yazılım. Diğer bir deyişle Dynamics NAV temelinde ya da arka ofiste çalışan yazılımdır. Elementa yı firmanızın yönetiminde vazgeçilmez kılan sadece üstün proje yönetimi özellikleri değil, NAV ile tam entegre olması ve tüm iş birimlerinizi aynı çatı altında toplamasıdır. 6
Finans/muhasebe, satınalma, insan kaynakları, raporlama, kaynak kullanımı yönetimi modülleri ile Microsoft Dynamics NAV ın kurumlara kattığı ana değer bir cümle ile özetlenebilir: Ana işe odaklanabilmek. Gerçekten de Microsoft Dynamics NAV, kurumların ihtiyaç duyacağı tüm araçları ve fonksiyonları içermesiyle birlikte iş süreçlerini en üst seviyede otomatize etmeye imkan veriyor. Süreçlerini mümkün olduğunca otomatize eden ve akıcılığını arttıran kurumlar, asıl işlerine odaklanmak, ellerindeki kaynakları daha verimli ve etkili biçimde kullanabilmek gibi avantajlara sahip oluyor. Bunun sonucunda rekabet avantajı, verimlilik ve maliyet yapısının etkin biçimde kontrolü geliyor. Elementa Modüller İş Kartı / Proje Kartı Bir projeyi yönetebilmek, öncelikle iyi tanımlamayı gerektirir. İş kartında bir projenin bütünüyle tanımlanmasını sağlayacak tüm alanlar yer almaktadır. İş kartına projenin kimlik kartı olarak da bakabiliriz. Projeyle ilgili temel tanımlamalar bu modül üzerinden gerçekleştirilir. Aynı ekran üzerinde projesi alınan firmaya ait bilgiler, o proje ile ilgili atanan proje lideri ve proje takımı bilgileri, projenin durumu, proje için teklif edilen tutar, yürütülen projenin adımları takip edilebilir. Ayrıca, arka ofis NAV ile entegre edilerek zaman, performans, proje verimliliği, proje karlılığını finansal açıdan da takip etmenizi de sağlar. Bu uygulamada yeni bir proje kartını oluşturmak mümkün olduğu gibi mevcut projelerle ilgili iyileştirme/düzenleme yapmak da mümkün. Proje tekliflendirmesinin doğru şekilde gerçekleştirilmesi için maliyet ve fiyat hesaplamalarının yapıldığı Bütçe Araçları da bu modülde yer alıyor. Bütçe araçları, proje siparişi verildiğinde otomatik olarak yaratılabiliyor ya da proje siparişi modülünden yetki sahibi kullanıcılar tarafından oluşturulabiliyor. Tanımlamalar, proje bazlı hizmet sektörü firmalarına ortak ya da firmanın özel olarak ihtiyaç duyduğu parametrelerden oluşuyor. Yani sistemde hazır tanımlamalar dışında ihtiyaç doğrultusunda yeni kurgulamalar da yapılabiliyor. Dahası iş kartının arayüzü de işletmenin ihtiyaçları doğrultusunda yeniden kurgulanabilir. 7
Projeler bu uygulamada firma özelinde farklı iş gruplarına ve bunlara atanmış olan seri numaralarıyla ilişkilendirilebilir. Dolayısıyla etkin bir raporlama sistemi için sağlıklı veri giriş yapılmış olur. Projeler çoğunlukla gerçekleştirme seviyesine göre faturalanan ve müşterilerle ayrı ilişkilendirilen kavramlar. Yine de firmaların faturalanmadıkları ama belli bir sistematik çerçevesinde yönetikleri dahili projeler de bu modül kapsamındadır. Öneğin ISO 9001 çerçevesinde yapılan çalışmalar, faturalandırma olmasa bile bu modülden yönetilebilir. Eğer faturalanan bir proje söz konusu ise arka ofis NAV da tanımlanan müşterilerinden biriyle ve proje ekibi/yöneticisiyle web üzerinden ilişklendirilebilir. Proje ekibi ve yöneticisi ya da ilişkilendirilen herhangi bir firma yetkilisi her güncellemeden outlook entegrasyonu sayesinde 8
otomatik olarak haberdar edilebilir. Örneğin projenin statüsünde yapılan bir değişiklik, teklif seviyesinden kabul edilmiş proje seviyesine getirildiğinde tanımlanmış ilgili tüm kişiler otomatik olarak haberdar edilir. Proje teklifi, teklif tarihi, tahmini maliyet ve kar, kabul tarihi, sipariş tutarı ve fiili maliyet tutarı anlık olarak proje kartından izlenebilir. Hizmet firmasının içinde yer aldığı alt sektörle ilgili birtakım ek parametre alanları yine proje kartında tanımlanabiliyor. Firma müşterisinin içinde yer aldığı sektörü alt kategorilere ayırmak ve bu kategorilere dayanarak analiz etmek için iş alanı parametresi kullanılabilir. Dahası projelerde kullanılan araç ve yöntemlere göre alt kategoriler oluşturup bunlar proje kartıyla ilişkilendirilebilir. Tanımlanan her alan finansal analiz ve raporlama filtresi olarak kullanabilir. Örneğin inşaat sektöründe yapılan projelere toplam karlılık ya da inşaat sektöründe belli bir yöntemle gerçekleştirilen projenin karlılık analizi tanımlanan parametrelerle kolaylıkla yapılabilir. 9
Bütçe Araçları (Budget Tools) Her projenin en kritik unsurlarından bütçe yönetiminin önemi tartışılmaz. Bir projenin teklifendirilmesi öngörülen maliyetlere, özellikle hizmet sektöründeki firmalar için maliyet ise insan kaynağına dayanır. Diğer bir deyişle maliyeti doğuran ana unsur proje ekibi olduğundan, ekibin yarattığı tüm maliyet izlenebilir ve kontrol edilebilir olmalıdır. Bu uygulamada, arka ofis NAV ın üzerindeki finans/muhasebe modülünün İK bordro uygulamasıyla da entegre olduğundan, her bir kaynağın gerçek maliyetlendirmesini sağlanır. Bütçe Araçları nda projede yer alan ekip üyesinin ne kadar çalışması gerektiği belirlenir ve bu belirlemelere göre maliyet ön görülür. Dahası, daha önce gerçekleştirilen projeler ve belirlenmiş maliyetler temel veri olarak kullanabilir. 10
Bu uygulama üzerinde farklı bütçe senaryoları gerçekleştirilebilir. Parametreler değiştirilerek (çalışan sayısı, süresi, pozisyonu) projenin birden fazla bütçelendirilmesi, müşteri tarafından kabul edilen bütçenin doğrudan proje kart ya da proje siparişine doğrudan aktarılması mümkün. Proje Siparişi (Job Order) Proje ile ilgili siparişin ve faturalama sürecinin web tabanlı olarak yönetilebilmesini sağlayan uygulama. Kullanıcılar, yetki seviyelerine bağlı olarak sipariş girişi yapabilir ya da mevcut siparişleri görüntüleyebilirler. Faturalama, proje siparişi modülünün alt kategorilerinden biridir. Birçok hizmet firmasında faturalama, projenin gerçekleştirilmesine paralel olarak yürtülür. Yani gerçekleştirme oranında fatura kesilir. Ancak, bu konuda bir parametrenin önceden tanımlamasına bağlı olarak değişiklik de gösterebilir. Fatura, arka ofis NAV üzerinde tanımlanmış olan müşteri kartı ve ödeme şartları ile ilişkilendirilir ve buna göre kesilir. Eğer fatura döviz bazında ise, TCMB döviz kurları sistem üzerinde otomatik olarak alınarak döviz bazlı çalışmalar yürütülür. Proje faturalaması yetkili proje ekip üyesi tarafından oluşturulur, istenirse proje lideri tarafından onaylanır ve oluşturulması için otomatik olarak finans bölümüne gider. Herhangi bir anda güncel ya da tamamlanmış olan proje sipariş bilgisine, güncellemelere, ilişkilendirilen proje kartına ulaşmak mümkün. Proje tamamlandıkan sonra müşteri memnuniyet düzeyi sistem üzerinde yönetilebilir, memnuniyet anketi faturalandırmanın hemen sonrasında otomatik olarak müşteriye gönderilebilir. Müşteri bazında belirlenen memnuniyet parametreleri tanımlanarak anket versiyonlar halinde gönderilebilir. Son olarak sonuçlar raporlanıp ilgili proje ekibini üye ve yöneticilerine otomatik olarak ulaştırılır. 11
Zaman Çizelgesi (Timesheet) Pek çok konuda başarı, başarmanın ne kadar vakit alacağını bilmeye bağlıdır. Montequieu Zaman çizelgesi iki kritik unsuru aynı uygulamada çözüyor. Karmaşık proje süreçleri, içerisinde yer alan kaynak planlaması ve sonrasında insan kaynağının gerçekleştirdiği çalışmaların işlenmesi ve izlenmesi. Proje planlamada en kritik yönetim ve maliyet unsuru insan kaynaklarıdır. Proje yöneticisinin öncelikli görevi kaynak kısıtlamaları altında projeyi başarıyla tamamlayacak planlamayı yapmaktır. Doğru planlama yapılmadığında başarılı bir proje ekibi bile başarısız olabilir, maliyetler artar, firmanın güvenirliği sarsılır. Elementa Zaman Çizelgesi ile projeye başlamadan proje ekibinin hangi projede, ne zaman ve ne kadar çalışacağı belirlenir, böylece riskler minimize edilir. Ancak doğru bir planlama riskleri yine de tamamen ortadan kaldırmıyor. Projenin her evresinde izlenebilir ve kontrol edilebilir olması gerek. Elementa Zaman Çizelgesi, proje ekibinin proje gerçekleştirme bilgilerini girdiği, özellikle personel verimliliğiyle uygulama maliyetlerinin doğru aktarılmasını sağlayacak bir araç. Elementa Zaman Çizelgesi modülü ile Proje takımlarının, yöneticilerinin, kaynaklarının hangi projede yer aldığını, hangi gün ve saatte o proje ile ilgili bir çalışmanın yürütüldüğünü görmenizi sağlamaktadır. Bu uygulamada ayrıca günlük, haftalık, aylık gibi farklı zaman çizelgesi dönemleri tanımlamak mümkün. Geçmiş dönemleri copy&paste ile cari döneme aktarmanın mümkün olduğu gibi manuel olarak yeni giriş de yapılabiliyor. Böylece katı bir planlama yerine, esnek ve adapte edilebilir bir planlama ve gerçekleştirme olanağı doğuyor. 12
Zaman Çizelgisi denetimi de mümkün kılıyor. Proje yöneticileri, proje ekibinin herhangi bir çalışma günü içerisinde toplamda gerçekleştirdiği çalışmayı onaylayabildikleri gibi proje ekibi üyelerinin her brinin çalışmaları ayrı ayrı da onaylanabiliyor. Bir başka uygulama ise ekip üyesinin günlük çalışmasına süre olarak alt limit getirmesi. Örneğin, ekip üyeleri için en az 8 saat çalışma şartı getirildiyse, daha az çalışmaları sisteme kaydetmek mümkün olmuyor. Böylece gün içersinde projede çalışılmamış, izin, hastalık, proje bağımsız çalışma vs. süreler de sisteme farklı analiz ve raporlamalar için kaydedilebiliyor. Bu uygulamayla projeleriniz devam ederken ya da tamamladığında gerçekleşen çalışmaları analiz ederek, kaynakların daha verimli kullanımı için süreç iyileştirme ve kaynak verimi çalışması mümkün olmaktadır. Planlamak Nelerin planlandığını gözden geçirmek Planlananla gerçekleştirilen işin karşılaştırılması. Bunların planlanan başlangıç ve bitiş tarihleriyle karşılaştırılması 13
Bu aktivitelere başlama ve bitiş cinsinden ayarlama gerekip gerekmediğine karar verilmesi İstenen bir düzenlemenin diğer görevleri nasıl etkileyeceğinin analiz edilmesi mümkün hale geliyor. Masraf Yönetimi Kritik proje uygulama ihtiyaçlarından biri de masrafların zamanında ve doğru şekilde projeyle ilişkilendirilmesi. Masraf yönetimi, lokasyon bağımsız masraf yapan proje ekibi üyesine eşzamanlı olarak kayıt yapmasına olanak tanıyan bir işlevselliğe sahip. Her masraf ya bir projeyle ya da masraf merkeziyle (departman ya da iş birimi) ile ilişkilendirmek durumunda. Proje ya da masraf merkezi ile ilişkilendirmeyen masrafın sisteme kaydedilmesini engelleyecek kontrol mekanizmasıyla masrafın doğru yere kaydı garanti ediliyor. Ayrıca, projelerle ile ilgil girilebilecek masraf tipleri bir ön değer olarak NAV finans modülü üzerinde tanımlanıp projenin başında ya da devam eden süreç içerisinde belirleniyor. Masrafların finans/muhasebeyi ilgilendiren verilerle desteklenmesi şart. Bu yüzden de resmi fatura no, tarih, KDV dahil ya da hariç toplam bedel minimum zorunluluk olarak sisteme kaydediliyor. Masrafı gerçekleştiren ekip üyesinin yöneticisi masrafı onaylarken, istenirse soft 14
copy üzerinde ıslak imza sürecini de başlatabiliyor. Ekip üyeleri sadece masraf girmek gibi bir işlevsellik kullanmakla kalmıyor geçmişte yapmış oldukları masrafları da bu uygulama üzerinde izleyebilmeleri, dolayısıyla bütçe, limit gibi kısıtlamaları yönetebilmeleri mümkün. Kısaca bu uygulamayla; Projenin başlangıcından bitişine kadar geçen süreçte yapılan tüm harcamaları Yapılan harcamaların toplam bütçe ya da masraf limiti ile karşılaştırılması ve bu yönde yönetilebilmesi Proje adımlarında harcama ve bütçe karşılaştırmalarında hangi aşamalarda olduğunun takibi Proje sona erdiğinde projedeki karlılık analizi gerçekleştirilebiliyor. Proje Bilgi Formu PBF PBF, proje operasyonel geri bildiriminin hızlı ve proaktif şekilde gerçekleştirilmesini sağlar. Firmalar, müşterileri adına gerçekleştirdikleri işin ana adımlarını parametrik düzende sisteme tanımlayabilir. Böylece firmalar proje devam ederken attıkları her adımı kaynak ve tarih olarak izleyebilir, proje tamamladığında geriye yönelik verilerle analiz ve raporlar oluşturabilir, süreçlerinizi her aşamada iyileştirebilir. Proje ekibi üyelerini e-posta grubu altında toplayarak projelerle ilgili her türlü güncelleme ve değişiklikten outlook entegrasyonu sayesinde anında bilgilendirmek de işlevsellikler arasında. Bu formda birden fazla projeyi bir şablon olarak tanımlayarak Microsoft Office den alışık olduğumuz copy/paste fonksiyonuyla esnek şekilde otomatik olarak yeni projelere aktarmak da en kullanışlı işlevlerden biri. Dahası, proje adımlarına verilen tamamlanma yüzdesi ön değer olarak kabul edilerek herhangi bir anda projenin toplamda ne kadar tamamlandığı öğrenilebilir. Satınalma Hizmet sektöründeki firmaların sadece projeleriyle ilgili değil değişik türde satınalmalarını da yönetebileceği bir uygulamadır. Öncelikle muhasebe için gerekli ön değerler parametrik olarak arka ofis NAV üzerinde tanımlanıyor. Sabit kıymet, hizmet ya da envanter/stok satınalması kaydı, satınalmayı gerçekleştiren departman ya da proje ile ilişkilendirilerek bu fonksiyon üzerinde kaydediliyor. Böylece, kontrol mekanizması oluşturularak satınalmaların 15
hem muhasebe kayıtlarında hem de proje analiz ve raporlamalarında eksiksiz olarak yer alması sağlanıyor. İlgili masraf tipi, tutar, zaman gibi değerler sistem üzerinde tanımlandıktan sonra, firmanın önceden belirlediği şekilde bir onay mekanizması devreye girer. Mali işler yöneticisi, proje yöneticisi ya da satınalmanın büyüklüğüne göre üst yönetimin onaylamasına sunulur; herhangi bir kaçak kolaylıkla önlenir. Kısaca gerek masraf gerek satınalma yönetiminde veriler NAV üzerinde muhasebe tarafından denetlemeye hazır ön veri olarak otomatik kaydediliyor. Muhasebe bu ön verileri denetledikten sonra muhasebe kayıtlarına aktarılması yine otomatik olarak gerçekleştiriliyor. Bu sayede çok yoğun satınalma/masrafın gerçekleştirildiği hizmet sektöründe muhasebe, bir kontrol/onay birimi haline geliyor ve proje ekibinin yapılan her türlü harcamanın proje devam ederken eşzamanlı, hızlı ve eksiksiz olarak muhasebe sistemine girmesi mümkün oluyor. 16
CRM Satış pazarlama çalışmaları çerçevesinde görüşülen müşteri adayı firmalarıyla ilgili ayrıntılı bilginin kaydedilebildiği ve proje kart/siparişiyle ilişkilendirilebildiği ekran. Siparişin statüsü kesinleştiğinde, yani sipariş kabul edildiğinde müşteri ilie ilgili tüm bilgiler otomatik olarak arka ofis NAV a otomatik olarak aktarılır. Sahada çalışan proje ekibinin üyeleri mevcut ve potansiyel müşterilerle girdiği her türlü etkleşim, yapılan aktivitelerin ve elde edilen bilginin girilebildiği bir sistem. Birim yöneticileri de sisteme kaydedilen tüm aktiviteler eş zamanlı olarak izleyebilir, süreç hem tartılabilir hem de kontrol edebilir. Dahası üst yönetim ya da birim yöneticilerinin proje ve süreç performansının izlenebilmesi sağlanır. Kısaca saha ekibini sisteme entegre ederek aslında yönetimin sahaya doğrudan inmesine olanak sağlar. Microsoft Dynamics NAV üzerinde yer alan CRM modülü ile engtegre çalışması, Microsoft Outlook ile bilgi alışverişinde bulunması Proje yöneticileri için büyük avantaj sağlamaktadır. Rapor Modülü Standart bir gereksinim olarak projelerde üst yönetime yapılacak raporlamaya ihtiyaç vardır. En azından raporların sıklığı programlanmış yönetim toplantılarına bağlı olması gerekmektedir. Raporlama, periyodik olarak yada ana kilometre taşı/teslimat tamamlandığında yapılabilir. Elementa Raporlama Modülü bir projede ihtiyaç duyulabilecek her türlü veriyi istenen formatta yöneticiye sunmaktadır. 17
18